PK07 – Pengurusan Mesyuarat

PK 07/3

SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN TAMIL SARASWATHY, 47000 SUNGAI BULOH, SEL.

MINIT MESYUARAT SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI BIL 01/(2018)

Tarikh : 17 Januari 2018

Masa : 1.15pm – 2.00pm

Tempat : Bilik Guru

Pengerusi : T.Karunakari - Penolong Kanan Pentadbiran

Kehadiran(Bilangan) : Seperti senarai Kehadiran ( Lampiran A)

Turut Hadir (Jika ada) : M.Yasotha – Guru Besar

1 PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Tuan Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih atas kehadiran
semua ahli mesyuarat untuk taklimat SPSK kali pertama.
1.2. Beliau berharap guru- guru dapat mengaplikasikannya dalam
pengajaran dan pembelajaran serta dalam semua proses pengurusan
sistem perkhidmatan pendidikan agar selaras dengan keperluan
standard MS ISO 9001:2008 di bawah pelaksanaan Sistem
Pengurusan Sekolah Kualiti.
1.3. Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan
pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pelajaran Malaysia
seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
Harapan pengerusi agar semua guru memberi komitmen yang baik dan
saling bekerjasama.

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

2.1 Tiada minit mesyuarat yang dibentangkan kerana ini mesyuarat
pertama bagi sesi 2018.

3 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
3.1. Tiada perkara yang berbangkit

4 FOKUS MESYUARAT
4.1 Manual Kualiti SPSK

4.1.1. Sekolah hendaklah mewujud, mendokumen, melaksana dan

menyenggara SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara
berterusan selaras dengan keperluan standard MS ISO
9001:2008.
4.1.2. Borang- borang akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan

Hak Cipta Terpelihara © Unit Jaminan Kualiti, SJKT Saraswathy, 47000 Sungai Buloh, Selangor.
01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

supaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja

yang digunakan.
4.1.3. Sekolah hendaklah mewujud dan menyenggara rekod-rekod
sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan
keberkesanan operasi SPSK. Rekod hendaklah mudah dibaca,
dikenalpasti dan diperolehi semula.

4.2. Carta Organisasi dan Tugas/ Portfolio Ahli Jawatankuasa SPSK

4.2.1. rujuk lampiran B

4.3. Skop SPSK

4.3.1. Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-

fungsi berikut:-

 PK 01 Pengurusan Panitia
 PK 02 Pengurusan Jadual Waktu
 PK 03 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
 PK 04 Pengurusan Pencerapan
 PK 05 Pengurusan Peperiksaan
 PK 06 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
 PK 07 Pengurusan Mesyuarat
 PK 08 Pengurusan Bimbingan
 PK 09 Pengurusan Pusat Sumber
 PK 10 Pengurusan Perkembangan Staf
 PK 11 Pengurusan Aduan Pelanggan
 PK 12 Pengurusan Maklum Balas Pelanggan
 PK 13 Pengurusan Kawalan Dokumen
 PK 14 Pengurusan Audit Dalam
 PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan
 PK 16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan
Penambahbaikan
 PK 17 Pengurusan Perolehan
 PK 18 Pengurusan Pelaksanaan PdPc Guru Ganti
 PK 19 Pengurusan PBS

4.4. PK 01 - Pengurusan Panitia

4.4.1. Semua bahan seperti pekeliling, sukatan pelajaran dan huraian

sukatan pelajaran yang perlu diletakkan di dalam fail pengurusan
panitia hendaklah disahkan oleh guru besar terlebih dahulu.
Semua bahan tersebut boleh dimuat turun.
4.4.2. Rancangan pelajaran hendaklah dirancang berdasarkan takwim
sekolah.
4.4.3. Segala perbelanjaan panitia hendaklah mengikut peruntukan dan
tidak perlu disimpan sebanyak 10% untuk perbelanjaan tahun
berikutnya.
4.4.4. Semua fail- fail sama ada fail keras atau fail nipis perlu diuruskan
oleh ketua panitia.
4.4.5. Surat-surat asal akan disimpan di dalam fail pengurusan di

Hak Cipta Terpelihara © Unit Jaminan Kualiti, SJKT Saraswathy, 47000 Sungai Buloh, Selangor.
01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

pejabat. Hanya salinannya sahaja yang perlu disimpan di dalam

fail panitia.

Tindakan: Semua Ketua Panitia

4.5. PK 02 - Pengurusan Jadual Waktu

4.5.1. Prosedur ini diguna pakai untuk memastikan jadual waktu

diedarkan dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum sesi
persekolahan dimulakan.
4.5.2. Jadual guru ganti hendaklah disediakan dan diedarkan untuk guru
yang tidak hadir.
Tindakan : PK 1

4.6. PK 03 - Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4.6.1. Prosedur ini bagi memastikan proses Pembelajaran dan

Pengajaran yang telah dirancang dan dilaksanakan 100 %
berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan, melainkan berlaku
perkara-perkara di luar kawalan sekolah.
4.6.2. Pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk P d P
hendaklah direkod sebelum kelas bermula.
4.6.3. Kehadiran murid dan penggunaan bilik juga hendaklah
direkodkan.
4.6.4. Bilik- bilik khas hendaklah diberi nama yang bersesuaian dengan
fungsi bilik tersebut.
Tindakan : Semua guru

4.7. PK 04 - Pengurusan Pencerapan

4.7.1. Prosedur ini digunakan untuk mengurus pencerapan

pembelajaran dan pengajaran di sekolah. Guru- guru perlu
dicerap minimum sekali (1) kali setahun.
4.7.2. Instrumen pencerapan adalah mengikut SKPM Standard 4 2010.
4.7.3. Jadual pencerapan akan dikeluarkan dalam masa terdekat.

Tindakan : Semua guru

4.8. PK 05 - Pengurusan Peperiksaan

4.8.1. Prosedur ini disediakan untuk memastikan penyediaan soalan

dan pengurusan Peperiksaan Pertengahan Tahun dan
Peperiksaan Akhir Tahun dapat berjalan dengan lancar dalam
tempoh 60 hari mengikut perancangan yang telah ditetapkan
dalam takwim sekolah.
4.8.2. Prosedur ini digunapakai oleh semua guru supaya dapat
menyediakan soalan, pengawasan peperiksaan, menyemak
kertas jawapan murid dan menyiapkan laporan markah
peperiksaan.
4.8.3. Soalan peperiksaan mesti disiapkan sekurang-kurangnya sebulan
sebelum peperiksaan untuk disahkan oleh Ketua Panitia dan para
pentadbir. Seterusnya 2 minggu sebelum peperiksaan, kertas

Hak Cipta Terpelihara © Unit Jaminan Kualiti, SJKT Saraswathy, 47000 Sungai Buloh, Selangor.
01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

soalan hendaklah dihantar ke pejabat untuk direso.

Tindakan : Semua guru

4.9. PK 06- Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

4.9.1. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan 100 peratus hasil kerja
murid disemak oleh guru mata pelajaran.
4.9.2. Pihak pentadbir hendaklah memantau semakan hasil kerja murid
minimum dua kali setahun.
4.9.3. Semua guru perlu menghantar borang PK06-1 dan 2 salinannya
setelah merekodkan 25 latihan/aktiviti kepada pentadbir.
4.9.4. Setiap guru perlu menghantar 10 buah buku latihan untuk
disemak oleh Ketua Panitia, seterusnya 5 buah buku daripadanya
dihantar untuk semakan GKMP atau pentadbir.
Tindakan : semua guru
4.10.PK 07 - Pengurusan Mesyuarat

4.10.1. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian

mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan.
4.10.2. Surat panggilan mesyuarat perlu dikeluarkan sekurang-
kurangnya 3 hari sebelum tarikh mesyuarat.
4.10.3. Minit mesyuarat dan Borang Maklum balas pula diedarkan dalam
tempoh 7 hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat.

Tindakan : Setiausaha setiap unit

4.11.PK 10 - Pengurusan Perkembangan Staf

4.11.1. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua guru sekolah di

Negeri Selangor mendapat latihan tujuh (7) hari dalam satu
tahun, sebagaimana Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 6/2005 - Dasar
Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
4.11.2. Taklimat SPSK kali-1 telah diputuskan sebagai LADAP iaitu 2
hari untuk semua ketua panitia dan taklimat SPSK ke- 2 pula
dikira sebagai LADAP iaitu 1 hari untuk semua guru.
Tindakan : SU LADAP

4.12.PK 11- Pengurusan Aduan Pelanggan

4.12.1. Prosedur ini diguna pakai dalam mengendalikan setiap aduan

yang diterima sama ada secara lisan atau bertulis berkaitan
dengan perkhidmatan P & P yang diberikan.
4.12.2. Keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum Balas
(PK04-6) hendaklah dihantar kepada pengadu yang memberi
butiran lengkap dalam tempoh 14 hari bekerja.
Tindakan : Petugas Kualiti PK 11

4.13.PK 12- Pengurusan Maklum Balas Pelanggan

4.13.1. Prosedur ini bertujuan memastikan proses pengurusan maklum

balas pelanggan dan tahap kepuasan guru dan staf diuruskan
secara terancang dan berkesan.

Hak Cipta Terpelihara © Unit Jaminan Kualiti, SJKT Saraswathy, 47000 Sungai Buloh, Selangor.
01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

4.13.2. Analisis hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan:

a. Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
b. Tahap kepuasan guru dan staf sekurang-kurangnya 2 kali
setahun.
c. Maklum balas murid murid 2 kali setahun.
Tindakan : Petugas Kualiti PK 12

4.14.PK 17- Pengurusan Perolehan

4.14.1. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat

secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan
Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit Berteguran.
4.14.2. Semua Ketua Panitia boleh mengisi borang PK17/3 untuk
pendaftaran pembekal/ syarikat dan borang PK17/4 untuk menilai
prestasi pembekal.
Tindakan : Semua Ketua Panitia dan Pembantu Tadbir
4.15.PK 18- Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti

4.15.1. Prosedur ini bagi memastikan proses pembelajaran dan

pengajaran dapat dilaksanakan dengan berkesan tanpa
kehadiran guru subjek.
4.15.2. Semua guru perlu menyediakan bahan sekiranya pergi
berkursus, mesyuarat dan sebagainya.
4.15.3. Modul guru ganti juga perlu disediakan yang diuruskan di bawah
panitia untuk kegunaan ketika cuti kecemasan.
Tindakan : Semua guru

4.16.PK 19- Pengurusan PBS

4.16.1. Prosedur ini diguna pakai oleh semua guru supaya dapat
melaksanakan pentaksiran sekolah, menguruskan evidens serta
merekod prestasi dalam SPPBS mengikut perancangan yang
ditetapkan oleh Jawatankuasa PBS sekolah.
4.16.2. Mesyuarat Jawatankuasa PBS perlu diadakan sekurang-
kurangnya 4 kali setahun.
4.16.3. Peperiksaan pertengahan tahun dan akhir tahun untuk tingkatan
1 dan tingkatan 2 akan jalankan. Bentuk soalan bergantung
kepada panitia masing- masing.
4.16.4. Hal- hal berkaitan PBS akan dibincangkan di dalam mesyuarat
PBS yang seterusnya.
Tindakan : Semua guru dan SU PBS

5 HAL-HAL LAIN
5.1. Semua dokumen-dokumen SPSK akan diemelkan kepada semua guru.
Tindakan : Setiausaha SPSK

6. PENUTUP
6.1 Tuan Pengerusi mengharapkan kerjasama semua guru dalam melaksanakan
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti agar tiada teguran dalam pemantauan
yang dijalankan oleh PPD, JPNS atau Kementerian Pelajaran. Pengerusi

Hak Cipta Terpelihara © Unit Jaminan Kualiti, SJKT Saraswathy, 47000 Sungai Buloh, Selangor.
01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

berharap ahli- ahli panitia sentiasa berganding bahu dan berbincang dari
semasa ke semasa dalam semua urusan panitia.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.15 petang

Disediakan oleh, Disemak oleh, Disahkan oleh,

_________________ ________________ ___________________

( Thanalechmi Muniandi)
Setiausaha SPSK

Tarikh : 20 Januari 2018

Hak Cipta Terpelihara © Unit Jaminan Kualiti, SJKT Saraswathy, 47000 Sungai Buloh, Selangor.
01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00