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Manual de procedimientos del Departamento de Transportes

Importancia
Es de importancia mantener ordenada la secuencia de los registros de los
procesos que se llevan cabo, en el área de transportes, con la finalidad de
presentar información adecuada y objetiva a través de un manual de
procedimientos.

Definición
El departamento de transportes es una unidad administrativa, encargada de
prestar el servicio de transportes a las diferentes unidades que comprende la
Facultad de Odontología.

Concepto
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y las distintas operaciones.

Características
La implantación de un manual de procedimientos, es para garantizar la calidad de
un servicio y la mejora continúa de los procesos y requiere de un manual de
calidad que describa el modo en el que la organización va adaptarse para cumplir
con los requisitos que establezca el manual.

Describir cómo va a ser ese proceso, en que políticas se van a basar, cuál va a
ser su alcance, que procedimientos, en qué medidas de control se van a
establecer.
El manual de procedimientos es un documento obligatorio, que servirá de guía
para la implementación, mantenimiento y mejora de la gestión de transportes.
Alcance

Es de trascendencia y aplicable al conjunto de procesos interrelacionadas de


funcionamiento que se realizan en las unidades de transporte.

Objetivos
Generales
Administrar, supervisar, operativamente, y estandarizar los procesos con un
manual de procedimientos de cumplimiento en forma ordenada y sistemática, en el
desarrollo de las funciones del departamento de transportes.

Específicos

a) Proporcionar un procedimiento administrativo, que permita agilizar la


viabilidad de los procesos.

b) Establecer la secuencia de instrucciones necesarias a ejecutarse para la


óptima utilización de los recursos de la facultad.

c) Definir políticas acerca del mantenimiento de vehículos utilizados en las


diferentes comisiones de transporte.
Descripción del procedimiento

Nombre de la Unidad Administrativa: Departamento de Transportes

Título del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo de Vehículos

Hoja No. de No. De Formas:

Inicia: Toma y revisión de Kilometraje Termina: Ingresa información al Sistema

Unidad Responsable Paso No. Actividad


Procede a tomar el kilometraje y
revisa cuales están próximos, para
1 realizarle mantenimiento.

Elabora orden de trabajo según


Encargado de forma.
Transporte
2

Envía vehículo al taller contratado,


para mantenimiento de vehículo,
División de Jefe firma y sella la orden de trabajo.
Desarrollo Departamento 3
Organizacional de Transporte

Recibe vehículo.

Taller de
Mantenimiento 4
de Vehículo

Elabora diagnostico al vehículo a


Taller efectuar mantenimiento preventivo.
Mantenimiento
de vehículo
5
Nombre de la Unidad Administrativa:
Hoja No de
Título del Procedimiento:

Unidad Responsable Paso No. Actividad


Mantenimiento correctivo en el
vehículo.
6

Taller
Contratado

Recibe presupuesto, revisa y


Jefe autoriza, en cada mantenimiento
departamento de vehículo.
de transporte 7

Procede a realizar el mantenimiento


autorizado, en cada mantenimiento
de vehículo.
8

Entrega de vehículo reparado, a


conductor o persona autorizada,
Taller de para recibirlo.
mantenimiento 9
Recibe e Inspecciona vehículo ya
reparado e informa al Jefe de
Transporte, en cada
Conductor de mantenimiento preventivo
10
vehículo

Supervisa la ejecución de los


trabajos de mantenimiento
Jefe preventivo y se realizan las
departamento 11 pruebas, para asegurar que los
de transporte mismos fueron positivos.

Registra en el programa de
mantenimiento, las acciones
Jefe realizadas, en cada
departamento 12 mantenimiento.
de transporte

Taller envía facturación con la


orden de mantenimiento y
presupuesto en caso
Taller mantenimiento correctivo.
13
contratado

Ingresa información al sistema y


traslada para pago, en cada
Jefe mantenimiento.
departamento 14
transporte

Diagrama de Flujo:

Inicio

1. Toma y Revisión
de Kilometraje
2. Elabora orden de
Trabajo

3. Envía vehículo a
taller contratado
para mantenimiento
de vehículos

5. Elabora 6. Envía 7. Recibe


4. Recibe vehículos diagnostico al presupuesto para presupuesto
vehículo autorización revisa y autoriza

11. Supervisa la
10. Recibe e 8. Procede a realizar
ejecución de los 9. Entrega
inspecciona mantenimiento
trabajos de vehículo
vehículo ya autorizado e informa
mantenimiento reparado
reparado que el vehículo esta
preventivo
reparado

12. Registra acciones


implementadas en el
plan de
mantenimiento

13. Taller envía la 14. Ingresa


factura con la orden información a Fin del
de trabajo sistema y traslada Procedimiento
para pago

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