PROCEDIMIENTO PARA LA

APERTURA DE CAJA CHICA PARA

EL REGISTRO DE GASTOS
MENORES EN EL ÀREA DE
TESORERÍA DE LA EMPRESA
TRANSPORTE LEOAR C.A.
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ.
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA.

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJA CHICA PARA EL

REGISTRO DE GASTOS MENORES EN EL ÁREA DE
TESORERÍA DE LA EMPRESA TRANSPORTE LEOAR C.A.

Empresa: Transporte Leoar C.A.

Autor: Edgar Villamizar

San Diego, Octubre 2014

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJA CHICA PARA EL

REGISTRO DE GASTOS MENORES EN EL ÁREA DE
TESORERÍA DE LA EMPRESA TRANSPORTE LEOAR C.A.

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

Karlis Luna, CI: 13.989.290

Joe Figueroa, CI: 7.098.022

Autor: Edgar Villamizar

CI: 20.029.510

San Diego, Octubre 2014

 ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO
pp
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………...……6
CAPÍTULO
I LA EMPRESA
1.1. Ubicación de la empresa……………………………...………………5
1.2. Reseña histórica…………………….…………………...……………5
1.3. Misión……………………………………...…………………………5
1.4. Visión………………………………...………………...….………….5
1.5. Objetivos…………………………..…………………….....…………5
1.6. Estructura organizativa de la empresa…….….………………………6
1.7. Actividades realizadas durante el periodo de pasantías…..………..…6
II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……...………………...………8
2.1. Formulación del problema………………………...…………..……..9
2.2. Objetivos………...…………………………………………..……….9
2.3. Justificación……...…………………………………………….…...10
2.4 alcance……...………………………………………………..……...10
III MARCO REFERENCIA CONCEPTUAL……………………………...12
3.1. Antecedentes………………..……………………..……….……….12
3.2. Bases teóricas…………………..…………………...………………13
3.3. Definición de términos básicos…..…………………………………17
IV FASES METODOLÓGICAS…………………..………………………18
4.1. Fase I………………………..…………..……………………...…..18
4.2. Fase II……………………………..………………..………………19
4.3. Fase III……………………………………………………………...20
V RESULTADOS
 5.1.Presentación de los resultados…………..…………………………22
5.2. Fase I……………………………………………………………….23
5.3. Fase II………………………………………………………………24
5.4. Fase III……………………………………………………………..25
VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones………………...…………..…………………………30
6.2. Recomendaciones……..…………………...……………………….31
VI REFERENCIAS
7.1. Bibliográficas……………...…………..………………………...…33
 INTRODUCCIÓN

El desarrollo de este proyecto tiene por objetivo mejorar la gestión en el

departamento de tesorería de la empresa Transporte Leoar C.A., mediante
procedimientos para la apertura de caja chica como ayuda a una mayor facilidad de
llevar la cuenta de gastos menores en los libros contables; estos gastos tienen valor y
respaldan la contabilidad de la empresa a la hora de la declaración de impuestos
fiscales. También facilita archivar gastos agrupados de modo de no tener que
especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se tiene un mejor control de todas las
compras de montos que están por debajo de los gastos generales.

En toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser
contabilizados y controlados, es por ello que debe existir una caja chica para así
controlar los gastos menores e imprevistos del día a día que se deban pagar en
efectivo, dado que la empresa Transporte Leoar C.A. no presenta la caja chica, es de
gran importancia la creación de la misma, quienes refieren que su existencia es un
medio para hacer frente a gastos que se generan en la operación habitual de PYMES y
que requieren de disposición inmediata de efectivo.

El manejo de los recursos financieros de una PYMES debe ser categórico en

cuanto a la transparencia y uso que se le da, a fin de evitar posibles problemas que se
suscitan por el control de esta caja chica. El informe de pasantías está estructurado de
la siguiente manera:

Capítulo I: La Empresa, en este capítulo se da a conocer todos los detalles de la

empresa, tales como su ubicación geográfica, una breve reseña histórica, además la
misión y visión, así como también la estructura organizacional tanto de la empresa en
general como del departamento específico a trabajar.

Capítulo II: El Problema: está comprendido por el planteamiento del problema y su

formulación, además de los objetivos del informe, tanto el objetivo general como los
objetivos específicos, la justificación y el alcance del informe.

Capítulo III: Marco Referencial Conceptual: en este capítulo se plasman los

antecedentes de este informe de pasantías, además se desarrollan las bases teóricas
que sustentan el mismo así como también se da una definición de los términos
básicos.

Capítulo IV: Fases Metodológicas: en este capítulo se explica cuál fue el tipo y el
diseño de la investigación para la estructuración del informe y como se estructuran las
fases metodológicas a desarrollar.

Capítulo V: En este capítulo se explica todos los procedimientos aplicados para el

desarrollo de los objetivos planteados para este informe de pasantías.

Y por último se realizan las conclusiones a las que se llegaron con el desarrollo
del presente informe de pasantías y las Recomendaciones propuestas con la intención
de mejorar los aspectos negativos visualizados en la empresa al momento de realizar
dicho informe.
 CAPITULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicación de la Empresa

Transporte Leoar, C.A., se encuentra ubicada en el Estado Carabobo, en el

Municipio Valencia específicamente en la urbanización Parque Valencia avenida
principal cruce con avenida 72 parcela número 2.

1.1 Reseña Histórica

En Diciembre de 2000, se creó en Venezuela Transporte Leoar, C.A., empresa

dedicada al transporte terrestre de carga pesada por todo el territorio nacional
principalmente en las modalidades de vehículos, contenedores y carga regular,
maquinaria pesada y en general.
Cuenta con un área de 8,000 m2, en donde se encuentran las oficinas
administrativas, patio de maniobras y taller de servicio y mantenimiento general, el
cual se encuentra vigilado las 24 horas del día por sistemas de circuito cerrado.
Los agentes del transporte se encuentran ubicados estratégicamente en parque
valencia parcela Venezuela, para lograr el cubrimiento de la mayor parte del territorio
venezolano y cumplir con las necesidades de todos los clientes.

1.2 Misión

Ser una empresa de servicio de transporte terrestre de mercancías y productos con

rutas nacionales e internacionales, utilizando los recursos tecnológicos, financieros y
un equipo de trabajo certificado y comprometido para satisfacer y superar las
necesidades de nuestros clientes y del mercado.

1.3 Visión

Ser reconocida como una organización líder en el sector por la calidad de sus
servicios, siendo competitivos, innovadores, construyendo alianzas estratégicas que
permitan el desarrollo integral y dinámico de las relaciones comerciales nacional e
internacional.

1.4 Objetivos

• Establecer y cumplir los parámetros de seguridad que garanticen entregas

confiables para los clientes.
• Garantizar un servicio de transporte que satisfaga las necesidades de nuestros
clientes, por medio del cumplimiento de los requisitos pactados con estos.
• Realizar las operaciones de transporte dentro de altos estándares de seguridad que
garanticen la integridad de las mercancías transportadas.
• Contar con la logística necesaria para llevar a cabo el más alto rendimiento en el
desarrollo de las actividades.

1.5 Estructura Organizativa

Transporte Leoar C.A. está compuesto por una estructura organizativa vertical,
lineal y funcional donde demuestra cómo están relacionados los departamentos y las
funciones que ejercen coordinadamente de manera tal que cumplan con el logro de
los objetivos de la empresa. La empresa cuenta con los siguientes departamentos:
• Gerencia General,
General que ejerce la autoridad de la empresa y en los diferentes
departamentos
os que la conforman la organización.

• Área de administración y finanzas donde se llevan todas las operaciones de

cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el departamento de tesorería donde se
calculan las previsiones de tesorería y se ocupa de su disponibilidad.

• Área de recursos humanos,

humanos que define la política de personal de la empresa, la
selección, contratación y formación de todo el personal. Además para el momento
de tomas de decisiones,
isiones, optimizar procesos y ser más competitivos en el mercado.

• Área Operacional,
Operacional se ocupa de velar por la obtención de buenos resultados de las
líneas o viajes además con el debido mantenimiento que requiere,
requiere y garantizar el
control y eficiencia en el traslado.

Organigrama General

Gerente
General

Jefe de Jefe de
Jefe de
Administración Recursos
Operaciones
y Finanzas Humanos

Analista Analista Analista

Analista Prevención y Analista
Cuentas Cuentas de Conductores
Contable Mantenimiento de RH
porCobrar por Pagar Tesorería

Pasante

Figura N°1: Organigrama General de la empresa Transporte Leoar, C.A.

Fuente: Transporte Leoar, C.A.
 1.6 Actividades realizadas por el pasante

El departamento donde se llevó a cabo las pasantías es el de tesorería en donde se

realizaron todas las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos,
valores y documentos negociables que se administran en la empresa, se realizaron
también las conciliaciones bancarias, y registros de los libros diarios, los soportes de
las transacciones y verificar que la suma de los mismos coincidan, se implementaron
estrategias y conocimientos adquiridos en la Universidad José Antonio Páez en la
carrera de Contaduría Pública.
 CAPÍTULO II

El PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

En todas las empresas tanto públicas como privadas, debe existir una caja chica
para la ejecución los gastos menores dentro de la entidad, que se deben pagar en
efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o
transferencia bancaria, por lo tanto es necesario disponer de un fondo en efectivo para
llevar a cabo dichas erogaciones. En toda empresa siempre habrá compras de montos
pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la
hora de la declaración de impuestos fiscales. Recordando que este tipo de gastos son
aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas
personales.

Una de las cuentas contables más importantes en las Pequeñas y Medianas

Empresas (PYMES) es la caja chica: el cual es el dinero que se planea, organiza,
dirige y ejecuta para realizar los gastos menores de la empresa, prestando un gran
apoyo para el ejecutivo de cuenta de caja general permitiendo una mejor
administración.

Dependiendo de la capacidad económica de la empresa el fondo de la caja chica

cambiara de valor y será fijo de acuerdo a las necesidades de la empresa. La persona a
cargo llevará un control de estos gastos en el transcurso del mes y al finalizar
presentará un informe de liquidación de este fondo para que sea reembolsado para el
siguiente mes.
 Para manejar una caja chica, se debe tomar en cuenta cuales son los tipos de
gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones
menores, combustible, peajes, estacionamiento, tarifas de transporte público, contar
con una caja chica permite separar los gastos del negocio de los gastos personales, un
procedimiento que permite facilitar la contabilización de gastos menores en los libros
del negocio, registrando los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se
puede tomar por estos gastos menores guardando la documentación de estos gastos
todos juntos en un archivo y así saber dónde se está gastando el dinero.

En otro orden de ideas la empresa Transporte Leoar, C.A.; ubicada en Valencia,

Estado Carabobo, dedicada al transporte de productos de consumos masivos, viene
presentando una serie de inconvenientes contables debido a la falta de una caja chica
que regule los procedimientos de registrar los gastos menores por compras y
servicios, al revisar las cuentas del mayor se detectó mediante un estudio previo que
existían gastos no compensados.

Debe de haber un solo personal responsable de dicha labor, y se deben realizar

auditorías periódicas para saber si se le está dando el uso correcto al dinero y si los
gastos están debidamente respaldados. Adicionalmente, establecer una política clara
sobre qué tipo de gastos se puede cubrir con la caja chica, y que tipo de comprobantes
y justificaciones se exigirá con cada desembolso. Si no se logra abrir un departamento
donde se lleve el control de esos gastos menores que puede surgir del día a día no
habrá manera de llevar un orden y saber en qué se gasta el dinero y donde se gasta.

2.2 Formulación del Problema

¿Cómo se ve afectada la Empresa Transporte Leoar C.A. por no contar con una
caja chica?
 2.3 Objetivos

2.3.1 Objetivo General

Proponer la apertura de caja chica para el registro de gastos menores, en el área de

tesorería de la empresa Transporte Leoar, C.A. ubicada en la Urbanización Parque
Valencia del Estado Carabobo.

2.3.2 Objetivos Específicos

• Analizar la situación actual en el proceso para el pago de gastos menores de la

empresa Transporte Leoar, C.A.
• Determinar la factibilidad de los procedimientos contables para el registro de
los gastos de caja chica.
• Detectar las debilidades y fortalezas de la empresa con la apertura de la caja
chica.

2.4 Justificación

Es necesario contar con una caja chica para poder resolver contratiempos, o
alguna pequeña emergencia de tipo financiero, y tener disponible un dinero que puede
ayudar en casos puntuales o pagos mínimos que no necesiten de una orden de compra
para poder efectuar su adquisición.

Para solicitar compras por caja chica solamente si se cumplen las siguientes
condiciones:
• Consumo Inmediato.
• Urgencia.
• Indispensabilidad.
 • Baja Cuantía.
• Que la urgencia indicada en la justificación de la compra, no sea en realidad
falta de previsión y de programación del servicio.

La finalidad es hacer más eficaz el manejo del dinero en efectivo de Transporte

Leoar, C.A y así llevar un control de cuánto dinero se puede gastar en el día a día por
gastos menores que son relevantes para el departamento de tesorería, pero tienen
costos bajos como para ser cancelados por medio de cheque o transferencias. Así
poder sustentar las necesidades de bajo costo de la empresa y suministrar
información útil para el proceso de manejo de ya mencionados gastos. Dicho trabajo
aporta las bases máximas para la comprensión que tiene la comunicación e
información entre cada departamento de la empresa de Transporte Leoar C.A.

2.5 Alcance

Este instrumento de apertura de la caja chica va dirigido básicamente al

departamento tesorería de la empresa de Transporte Leoar C.A, debido a que es dicho
departamento quien se encarga de manejar la caja chica, una vez hecha la apertura
mediante los pasos planteados en este trabajo. Del mismo modo lograr una apertura
de una cuenta fiable en la contabilidad de la Empresa, y así facilitar información para
el proceso contable, con el fin de que cada departamento cumpla con las normas y
procedimientos pautados por la Empresa.
 CAPÍTULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1. Antecedentes

Para la comprensión y orientación al presente informe se hace necesario tomar

como base la exploración documental de trabajos de grados realizados con
anterioridad, en torno a esto se presentan seguidamente algunas investigaciones
referenciales que tienen cierto grado de correspondencia y afinidad con cada una de
las teorías expuestas.

Castillo (2011), presento una investigación titulada “Análisis de los

procedimientos contables para el registro de los gastos de caja chica y gastos de
viajes, en la gerencia de administración financiera, división tesorería de empresa
CVG Bauxilum, C.A.” realizada en la Facultad de Ciencias Sociales de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana ubicada en la ciudad de Puerto
Ordaz estado Bolívar, presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría
Pública. Este trabajo se basó en un análisis financiero, para buscar soluciones de
diferentes situaciones que generen un desequilibrio en las actividades para hacer
efectivo los tramites de los gastos de caja chica y gastos de viaje. La modalidad de la
investigación fue descriptiva, documental y de campo. Los instrumentos de
recolección de información que se emplearon fueron: la observación directa, la
entrevista y la recopilación de información a través de material bibliográfico.

A su vez el investigador utilizó métodos cuantitativos para el análisis e

interpretación de los resultados llegando a la conclusión que los procedimientos en
oportunidades no se llevan a cabo de manera eficiente por parte de los usuarios, los
cuales causan problemas a la gerencia administrativa en la división de tesorería en el
área caja chica.

Madrid (2011), presentó una investigación titulada “Descripción del proceso de

control interno de caja chica en el departamento de administración del Instituto
Cardiovascular de Guayana” realizada en la Facultad de Ciencias Sociales de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana ubicada en la ciudad de Puerto
Ordaz estado Bolívar, presentando para optar al título de Licenciada en
Administración y Contaduría, es un trabajo de investigación de tipo factible
apoyándose en una estudio descriptivo y de campo, el presente trabajo plantea el
control interno para el manejo del fondo de caja chica, a través de sistemas,
procedimientos, métodos, prácticas y políticas de carácter administrativo y/o contable
que son aplicables para coadyuvar al orden y disciplina, previniendo fallas y desvíos
del activo disponible, en la caja chica reposara el fondo que la empresa emplea para
los gasto dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.

Se puede observar que las dificultades más presentes en el proceso de control

interno de cualquier empresa u organización van ligadas al criterio, norma o directriz
utilizado para llevar a cabo el control interno, específicamente el control del efectivo,
o en su defecto la omisión o carencia de políticas y lineamientos. El efectivo es un
tema complejo más aún si tiene que ver con su control con relación a sus entradas y
salidas de la empresa, uso y manejo del recurso monetario como tal.

Parra, Vargas y Vergara (2010), realizaron una investigación titulada: “Diseño de

un manual de normas y procedimientos para el control interno del efectivo y sus
equivalentes en el colegio de contador es públicos del estado Carabobo” realizada
en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de Carabobo,
presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, efectuada a
través de una metodología de tipo factible no experimental de campo, con un diseño
documental y un nivel descriptivo. Se presenta como una alternativa para solucionar
la problemática relacionada con diversas debilidades de control interno y también dar
información a la directiva de la organización sobre los diferentes procesos que
afectan el efectivo y sus equivalentes.

Al explorar las áreas relacionadas al efectivo y sus equivalentes de la

organización se pone de manifiesto las debilidades encontradas tales como la
ausencia de un fondo fijo para las cajas, así como la falta de una adecuada protección
del dinero en caja. Por tal motivo, dadas las condiciones del Colegio de Contadores
Públicos se ve en la necesidad de la inserción de un manual de normas y
procedimientos de control interno para el manejo de efectivo y sus equivalentes para
generar así información financiera oportuna y confiable, además de prestar servicios
de calidad.

Caro, Betancourt y Perozo (2009) realizó una investigación titulada “Propuesta

de control interno para el mejoramiento del área del efectivo en la unidad de
servicio de salud integral del Centro Policlínico Valencia ubicada en el estado
Carabobo” realizada en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la
Universidad de Carabobo, presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría
Pública. El estudio responde a una investigación de tipo proyecto factible de tipo
descriptivo, partiendo de un diseño documental y de campo. Concluyeron que la
Unidad de Servicio debe aplicar mejoras en el control interno ya que no funciona
adecuadamente la segregación y responsabilidad de las funciones, las generalidades
del control interno, el registro y control de las operaciones relacionadas con el
efectivo. No se cuenta con un sistema automatizado e integrado que permita realizar
las conciliaciones bancarias y los registros contables de las operaciones de caja, no se
realiza una revisión diaria de las transacciones con los respectivos estados de cuenta
emitidos por los entes bancarios, cuadres de caja y soportes correspondientes.

Otro factor que incide en el control del efectivo, se origina de la ausencia de caja
chica para el registro de gastos menores. En virtud de lo expuesto, surge en esta
investigación la propuesta que se orientó al apoyo de la actividad administrativa por
identificarlas normas y procedimientos establecidos para el control interno del
efectivo en la Unidad de Servicio.

Cofre (2009) en su trabajo titulado “Diseño de un manual de procedimientos

contables de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja chica, bancos y
activos fijos de la empresa CODES.A.” en la ciudad de Quito Ecuador, realizada en
la Facultad de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Tecnológica Equinoccial,
para optar por el título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. Dicha propuesta se
efectuó con la finalidad de contar con un manual de procedimientos contables, para el
registro de la información de forma correcta y confiable con el propósito de facilitar
el desenvolvimiento de los empleados considerando de vital importancia que cuenten
con una herramienta de orientación y guía, es por ello el diseño este manual de
procedimientos contables. Este trabajo se aplicó una investigación de campo, cuyas
características confirman que el proceso de investigación fue viable y factible
apoyándose en una investigación explicativa y descriptiva de todos los procesos
contables que se llevan a cabo. La falta de un manual de procedimientos contables, ha
producido errores de interpretación y generado información imprecisa.

Como podemos ver, los procedimientos contables surgen para el avance, mejora y
aplicación de la contabilidad, de manera que la información que se presente sea
correcta y transparente. Durante el ciclo contable el personal financiero se encuentra
con varios obstáculos que sugieren implantar, corregir o ampliar ciertos
procedimientos, que no satisfacen las necesidades actuales, pero que a pesar de sus
resultados se siguen aplicando. Es de gran importancia que estos procedimientos sean
elaborados con el fin de facilitar, mejorar y controlar los registros contables. La
exactitud e integridad con que se manejen los registro contables inciden en los
resultados económicos financieros que está produce.

3.2 Bases teóricas

El cometido primordial que cumplen las bases teóricas es, situar al problema
planteado dentro de un conjunto de conocimientos sólidos y confiables que permita
orientar la búsqueda realizada y se ofrezca una conceptualización de los términos que
fueron utilizados. Es decir, es un sistema coordinado y coherente de conceptos y
proposiciones que permiten abordar el problema.

Moret, Labrador y Palencia (2002), señalan en su libro de metodología:

“Que las bases teóricas son postuladas, principios, leyes y teorías que
dan al sustento al tema de investigación, estas deben ser coherentes con
los planteamientos y posturas tomadas por el investigador. Se hace
referencia a los puntos de vista de autores de renombre que guardan
relación o constituyen un apuntalamiento referencial al supuesto del
trabajo. Aquí se trata de dar validez conceptual al tema de estudio, por
ello, generalmente se recurre a reforzar los supuestos del trabajo con
referencias de primera fuente, esto es, con citas y afirmaciones de
productores de teorías o en su defecto autores de reconocidos prestigio
por sus aportes al área de reconocimiento”.(p.36)

Efectivo

El efectivo y los valores negociables se consideran los activos con mayor liquidez
en una empresa Gitman (2003), establece:
“Que el efectivo es el circulante al cual todos los activos líquidos
pueden ser reducidos. Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo
generalmente debe ser presentado como primera partida del balance,
salvo aquellos casos en que los fondos de caja estén sujetos a
 restricciones o limitaciones para su disponibilidad, razón por la cual
deberán excluirse de la sección de activos corrientes. Una adecuada
administración del efectivo es de suma importancia, ya que es el
instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios.
Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y
procedimientos de control para protegerlos y salvaguardarlos de robos y
fraudes”. (p.215)

Existen cuatro principios básicos, cuya aplicación en la práctica conducen a una

administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, estos
principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos (entradas
de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero), de tal manera que la empresa
pueda conscientemente influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. Los dos
primeros principios se refiere a las entradas y salidas de dinero y las otras dos
erogaciones de dinero.

Partidas que componen el efectivo

De acuerdo a lo expuesto con Catacora (2000), “el efectivo está compuesto por
partidas que son manejadas mediante diferentes cuentas contables, las cuales
representan el numerario o sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo por
lo tanto puede estar representado por los siguientes rubros o conceptos: Caja, Fondos
fijos, Bancos, Depósitos a plazo fijo, otros conceptos equivalentes de efectivo”.
(p.121)

Bancos

Pertenece al Activo Corriente y es aquella que controla el movimiento de valores

monetarios que se depositan y se retiran de las instituciones bancarias relacionadas,
mediante notas de depósito, cheques girados, notas de crédito y notas de débito. La
cuenta Bancos se debita por la apertura de una cuenta bancaria, corriente o de
ahorros, por depósitos realizados, por la emisión de notas bancarias, intereses que
favorecen al saldo y en general otras formas que lo incrementan. Se acreditan por la
emisión de cheques o notas de débito bancario, con el fin de satisfacer pagos y por
cualquier otra forma de disminuir el saldo de la cuenta, siempre que el banco esté
debidamente autorizado por el titular de la cuenta. Su saldo es de naturaleza deudora.

Caja chica

Está representada por una cantidad pequeña de efectivo que las entidades tienen
disponibles para desembolsos menores. Se crea mediante un cheque emitido por la
empresa a nombre de la persona responsable de la misma.

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por

el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta
banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el
administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de
manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

Realización de Pagos

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o
recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar
pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una
reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes
junto con la relación anexa
Reposición de caja chica

Una vez que el cajero presenta la revisión de gastos junto con los comprobantes, y
el administrador le emita un cheque por el monto total del rembolso, este debe
hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la caja chica para
realizar los pagos.

Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque.
El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que
se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el
cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Arqueo de la caja chica

Es un procedimiento que realiza diariamente el encargado de la caja chica, para

comprobar que la suma del efectivo más los comprobantes que existan en ella, arrojan
el saldo correcto, también puede ser una revisión de manera sorpresiva que realizara
una persona autorizada la cual se encargara de examinar todos los comprobantes de
pago que aparecen en la caja chica.

Control

De acuerdo a lo expuesto por Horngren y Harrison(2002), “el control es una etapa

primordial en la administración y los procesos contables, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si
no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos”. (p.278)
Control Interno

Mantilla. (2005), en su libro de control interno informe coso, define el control

interno como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y
otro personal de una entidad, para proporcionar seguridad razonable mirando el
cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Según Horngre y Harrison(2002),

“los controles internos incluyen controles administrativo y contables.
El control interno administrativo; son métodos, medias y procedimientos
que están fundamentalmente relacionado con la eficiencia de las
operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas
impuestas por gerencia. Por otra parte el control interno contable; está
representado por los métodos, medidas y procedimientos que tienen
relación principalmente con la protección de los activos y a la
contabilización de los mismo”. (p.279)

De acuerdo a lo anterior mencionado para que los recursos asignados a la caja

chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se establezca el acuerdo de
control interno. Para ello es indispensable poner en práctica las siguientes normas:
1) Se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.
2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese
fondo. Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque e emita para la creación del fondo y los que posteriormente se
hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de
dicho fondo.
4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada por esa caja.
 5) Todo pago se haga con caja chica deberá ser respaldado por su respectivo
comprobante, representado por recibos prenumerados donde dará los detalles
del desembolso tales como: cantidad, autorización y firma.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados deberán
ser inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.
7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya
quedando haya alcanzado un mínimo establecido.
9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto
de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que
justifican su ausencia.

Roles y responsabilidades del control interno

Mantilla (2005), señala que cada quien en una organización es responsable del
control interno; los administradores, el consejo de directores, los auditores internos y
otro personal.
“Administradores; el director ejecutivo jefe es el responsable último y
debe asumir la propiedad del sistema. Más que cualquier otro individuo,
el director ejecutivo da el tono por lo alto, el cual afecta la integridad y la
ética así como los otros factores de un ambiente de control positivo;
Consejo de directores, la administración es responsabilidad del consejo de
directores, el cual proporciona gobierno, guía y supervisión reguladora.
Los miembros de un consejo efectivo son objetivos, competentes
inquisitivos. También tiene un conocimiento de las actividades y del
ambiente de la entidad, y aporte el tiempo necesario para cumplir
plenamente sus responsabilidades como consejo. Auditores internos;
juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de las
sistemas de control. A causas de su posición organizacional y su
autoridad en una entidad, una función de auditoría interna juega a menudo
un papel de monitoreo significativo. Otro personal; es en algún grado,
responsabilidad de cada quien en una organización y por consiguiente
debe ser una parte explícita o implícita de la descripción del trabajo de
cada uno” (p.8)
Flujo de caja

Permite complementar el análisis de liquidez y sirve de modo fundamental para

advertir el contraste que existe entre la capacidad de generación de recursos líquidos
desde el punto de vista financiero. Resulta una partida de análisis de la situación
financiera de la empresa, cuya importancia radica en una serie de procesos cuya
solución contribuye a determinar la estabilidad de la organización.

3.3 Definición de términos básicos

Activo: Esta representado por un bien, derechos que posee la empresa y que sea
posible su valoración en términos monetarios.

Activos circulantes: Es el efectivo más todos aquellos activos corrientes convertibles

en efectivo mediante su negociación en un periodo del año.

Caja: Representada por la cuenta a través de la cual se controlan el efectivo que se

encuentra en poder de la empresa.

Caja chica: Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para
cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean
factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.

Control: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.

Control interno: Son planes, métodos y medidas que adoptan las organizaciones con
el fin de salvaguardar sus bienes.
Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos apropiados en una organización, es
decir, hacer las cosas correctamente.

Eficiencia: Capacidad de minimizar el uso de recursos para alcanzar los objetivos de

la organización.

Lineamientos: Conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro

de una organización.
 CAPITULO IV

FASES METODOLÓGICAS

En este capítulo se describen las diferentes fases metodológicas que sirven para
recolectar, presentar y analizar los datos pertinentes de acuerdo con las definiciones y
teorías que conllevan a la realización de los objetivos planteados. Detallando los
métodos, técnicas e instrumentos utilizados en las diversas fases del trabajo de
investigación, distribuidos acorde a los objetivos y considerando las características y
limitaciones de cada uno de ellos.

En este sentido el autor Méndez (1999), “define las fuentes como hechos o
documentos a los que el investigador acude y que le permiten tener información. Las
técnicas son los medios empleados para recolectar la información”. (p.142).

Por otra parte Moret, Labrador y Palencia (2002),“señalan a las técnicas, medios e
instrumentos de recolección de la información, como establecimiento de los medios y
precisión de las técnicas utilizadas para la recolección de los datos, el tipo de
instrumento, la escala de medición, la validez y confiabilidad de los instrumentos”
(p.42).

Fase I: Diagnosticar la situación actual en el proceso del pago de gastos

menores de la empresa Transporte Leoar, C.A

Para el desarrollo de esta fase metodológica, se empleó la observación directa

como técnica de recolección de información. Al respecto Méndez (2001), “define a la
observación directa como el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de
los datos que necesitamos para resolver para resolver un problema de investigación”
(p.144).
Por otra parte el instrumento utilizado fue la lista de cotejo o también llamada
lista de control o verificación, el cual es instrumento que nos indica la presencia o
ausencia de los aspectos a ser observados.

Esta técnica sirve para conocer la realidad y permite definir previamente los datos
e información más importantes mediante la percepción visual que deben recogerse
por tener relación directa con el problema de investigación. Para llevar a cabo esta
técnica, se empleó una guía de observación que proporcionó la información necesaria
sobre los procedimientos utilizados en el pago de gastos menores de la empresa de
Transporte Leoar C.A.

En esta fase se tomó como población a veinte (20) empleados que laboran en la
empresa de Transporte Leoar, C.A. Zarcovich (2002) define la población: “como la
totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una
característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de investigación”.
(pág. 114).

Con relación a la muestra Ramírez (1999), la define como “un grupo

relativamente pequeño de una población que representa característica semejantes a la
misma”. (pág. 89). En el presente trabajo de investigación la muestra es del tipo
representativa, según Sabino (2000), este tipo de muestra refleja en sus unidades lo
que ocurre en el universo, es decir que observando una porción relativamente de
unidades, se obtienen conclusiones semejantes a las que se logran si se estudia el
universo total. (p.122)

Con lo anterior antes descrito, la muestra utilizada está formada por los siguientes
empleados: el gerente general, jefe de Administración y Finanzas administrativo con
los integrantes su departamento, de igual forma el jefe de operación, choferes y
ayudantes de choferes.

Sabino (2002), señala que “un cuestionario es un formato que contiene una serie
de preguntas en función de la información que se desea obtener y que se responde por
escrito”. (pág. 78)

Fase II: Determinar debilidades y fortalezas de la empresa de Transporte

Leoar C.A., con la apertura de la caja chica

En este orden de ideas el instrumento que se utilizó para la recolección de datos

fue el cuestionario de preguntas que encierran (2) alternativas, cuyos resultados serán
analizados a través deuna metodología de estudio que define la situación de la
empresa, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su
situación externa (Amenazas y Oportunidades), llamada matriz DOFA.

Fase III Diseñar procedimientos para la apertura de caja chica para el

registro de gastos menores en el área de tesorería de la empresa Transporte
Leoar C.A

Consistió en el diseño de lineamientos para el control interno en el manejo del

efectivo caja chica de la empresa de Transporte Leoar C.A. la cual le permitió a la
empresa mejorar sus procesos contables y controles internos en el efectivo caja chica
de esta manera solventar sus problemas y ser más competitivos en el mercado.
 CAPITULO V

RESULTADOS

5.1. Presentación y análisis de los resultados.

En el presente capitulo se exponen la representación y análisis de las fases

metodológicas que fueron definidas con anterioridad, con la finalidad de dar
respuesta a los objetivos propuestos en el presente informe, donde se desarrolló una
encuesta que fue aplicada a una muestra de veinte (20) personas que laboran en la
empresa Transporte Leoar, C.A. Los resultados obtenidos de dicha encuesta, se
representaron mediante técnicas estadísticas para manejar los datos a través de
cuadros de frecuencia y gráficos de torta logrando una mejor visualización de la
información obtenida a través del cuestionario realizado

Se realizó el instrumento metodológico de observación directa, el cual se

plasmó en una matriz denominada Lista de Cotejo determinando los aspectos más
resaltantes de la empresa, además obteniendo de esta forma el material indicado para
definir la opinión y el comportamiento de los trabajadores en relación a la aplicación
de la apertura de caja chica para el área de tesorería de dicha empresa.

Fase I: Diagnosticar la situación actual en el proceso del pago de gastos

menores de la empresa Transporte Leoar, C.A

El desarrollo de esta fase requirió la aplicación de una encuesta bajo la

modalidad de un cuestionario, constituido por diez (10) ítems que son preguntas
cerradas y dicotómicas (SI-NO)
(SI dirigido al personal involucrado en el manejo de caja
chica de la empresa.

Ítem N° 1 ¿Sabe usted que es una caja chica?

Cuadro No 1: Conocimiento de Caja Chica

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 18 90
90%
No 2 10
10%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Conocimiento de Caja Chica

10%

Si
No
90%

Análisis: Dado que la caja chica son fondos fijos que se tienen en una empresa con la
finalidad de pagar o cubrir gastos menores. El 90% de las personas encuestadas
opinaron que
ue si tienen conocimiento de caja chica, mientras que el 10% restante lo
desconoce. Este resultado
sultado refleja que la mayoría de los trabajadores conoce la
importancia del procedimiento para la apertura de caja chica para el registro de gastos
menores.
Ítem N° 2 ¿Conoce usted los beneficios de
d la caja chica en la empresa?

Cuadro No 2: Beneficios
eneficios de la Caja Chica
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 14 70
70%
No 6 3
30%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Beneficios de la Caja Chica

30%

Si
70% No

Análisis: Uno de los beneficios de la caja chica es que ttendrá

endrá los recibos para
respaldar las deducciones tributarias que se pueden tomar por estos gastos menores
menores,
también que facilita la contabilización de los gastos menores en los libros de la
organización. Obteniendo como resultado de la encuesta realizada a los empleados se
observó que el 70% afirma conocer estos beneficios
os de la caja chica en la empresa,
mientras que el otro 30% desconoce dichos beneficios.
Ítem N° 3 ¿Conoce usted el manejo de una caja chica?

Cuadro No 3: Manejo de caja chica

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 8 40
40%
No 12 60
60%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Manejo del fondo de caja chica

40%

Si
60%
No

Análisis: se observóó en los resultados obtenidos que el 40% del personal encuestado
tiene conocimiento para el manejo de uunaa caja chica, mientras que el 60%
60 restante no.
El resultado refleja que existe personal capacitado para el realizar las operaciones de
la caja chica.
Ítem N° 4 ¿Considera
Considera usted que la empresa cumple con un control de
planificación para
ra cancelar los gastos menores?

Cuadro No 4: Planificación para cancelar los gastos menores

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 4 2
20%
No 16 80
80%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Planificación para cancelar los gastos menores

20%

Si
No
80%

Análisis: En laa planificación para cancelar los gastos menores merece la pena
planificar sus actividades, en momentos de tanta incertidumbre
bre y cambio como los
actuales. En vista de que ell futuro se caracteriza por la incertidumbre y el cambio,
cambio
esto hace que la planificación
lanificación sea una necesidad. Laa muestra tomada afirma un 20%
que la empresa cumple con un control,
control mientras que el 80% restante indica que la
empresa no cumple con una planificación
planificación, demostrando así que no tienen establecidos
cuáles serán los gastos por los
os cuales se harán los desembolsos debido a que en
ocasiones anteriores se han postergadoo la cancelación de los mismos.
Ítem N° 5 ¿Considera usted que lla autorización previa para la cancelación de los
gastos menores suele ser eficaz y oportuna?
oportuna

Cuadro No 5: Autorización previa para cancelar los gastos menores

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 5 25
25%
No 15 75
75%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Autorización previa para cancelar los gastos menores

25%

Si
No
75%

Análisis: La caja chica permite realizar de forma ágil las compras directas de bienes
y servicios con pagos en efectivo a las instancias donde éstas han sido autorizadas por
cada departamento,, lo cual permite mayor eficacia en el desempeño de sus funciones
En la encuesta realizada a los empleados de empresa see observó que el 75% afirma
que para una autorización previa para cancelar los gastos menores, en algunos casos
suele ser engorroso el proceso
pr de autorización ya que estos son a criterio de los
dueños exclusivamente. El 25% restante considera que si es eficiente y oportuna la
aprobación para cancelar los gastos menores.

Ítem N° 6 ¿Se realizan todos los desembolsos con cheques nominativos?

Cuadro No 6: Todos los desembolsos con cheques

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 20 100%
No 0 0%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Todos los desembolsos con cheques

0%

Si
No

100%

Análisis: Los resultados obtenidos en este ítem arrojan que el 100% de los empleados
encuestados afirman que todos los desembolsos se realizan con cheques nominativos,
obteniendo como consecuencia que en algunos casos no está disponible a tiempo el
cheque para el pago de los gastos menores.
Ítem N° 7 ¿Considera
onsidera usted que existe atraso en la cancelación de los gastos
menores de la empresa
empresa?

Cuadro No 7: Atraso para cancelar los gastos menores

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 18 9
90%
No 2 1
10%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Atraso para cancelar los gastos menores

10%

Si
No

90%

Análisis: Tomando en cuenta un procedimiento para la apertura de la caja chica para

los registros de gastos menores da una respuesta más ágil y eficiente a los
requerimientos de las operaciones de la empresa. Loss resultados obtenidos de la
encuesta realizada,, indican
indic que el 90%
0% de las personas encuestadas consideran que
existe atraso en la cancelac
cancelación de los gastos menores, ocasionando demora en la
cancelación
celación de algunos gastos y la paralización de los despachos por falta
f de efectivo
inmediato,, mientras que el 10% restante
r no considera que exista atraso.
traso.
Ítem N°8 ¿Considera usted que con el procedimiento para la apertura de una
caja chica en la empresa ayude a mejorar el control de pagos de gastos menores?
menores

Cuadro No 8: La apertura de la caja chica mejora

m del control de la salida de efectivo
inmediato
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 20 100%
No 0 0%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

La apertura de la caja chica mejora del control de la salida de

efectivo inmediato
0%

Si
No

100%

Análisis: Un elemento importante en las organizaciones actualmente,

actualmente, es la caja chica
por cuanto permite el buen funcionamiento de las actividades
actividades operativas de la
empresa trayendo mejoras al cubrir los gastos menores. Los resulta
sultados obtenidos en
el presente gráfico indican
indica que el 100% de los empleados
dos encuestados consideran que
incorporando el procedimiento para la apertura de caja chica en la empresa ayuda a
mejorar el control para cancelar los gastos menores de la empresa..
Ítem N° 9 ¿Se ha visto Ud. afectado por el control que se lleva actualmente en
cuanto al manejo del
de pago de gastos menores de la empresa?

Cuadro No 9: Afecta el manejo actual del pago de gastos menores

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 16 8
80%
No 4 2
20%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Afecta el manejo actual del pago de gastos menores

20%

Si
No
80%

Análisis: El personal encuestado afirma que el 80% se ha visto afectado por el

control que se lleva actualmente para cancelar los gastos menores, tomando en cuenta
el retraso, por la disponibilidad del efectivo, la autorización para aprobar el pago es
engorroso, son factores de gran impor
importancia
tancia por los que se han visto afectado,
mientras que el 20% restante no.
Ítem N° 10¿Considera
Considera usted que la empresa cumple con las políticas y
procedimientos
ocedimientos en cuanto al pago de gastos menores?

Cuadro No 10: Políticas y procedimientos para el pago de gastos menores

Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 4 2
20%
No 16 8
80%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)

Políticas y procedimientos para el pago de gastos menores

20%

Si
No
80%

Análisis: Con respecto a este ítems, el 80

80%
% del personal encuestado afi
afirman que en la
empresa no cumple con políticas y procedimientos para el manejo del pago de gastos
menores, por otra parte el 20% consideran que si cumplen
cumplen,, siendo uno de los
primeros pasos para la solución de esta problemática, el diseño de procedimientos
para la apertura de una caja chica,
chica las cuales deberán ser aplicados
aplicado por los empleados
para el desarrollo eficaz de esta actividad para que de esta manera la empresa pueda
cumplir con su objetivos organizacionales.
Observación Directa

A continuación se muestra el resultado de la observación directa realizada, que se

efectúa a diario en el departamento de administración y finanzas, por lo que es
importante señalar que la observación directa fue aplicada a través de una lista de
cotejo.

Cuadro N° 11: Lista de Cotejo

ITEMS ASPECTOS A OBSERVAR SI NO
1 Existe en la empresa una caja chica X
2 Se generan gastos menores con regularidad X
3 Existe en la empresa un adecuado manejo de salida del X
efectivo para el pago de gastos menores
4 Existen políticas en cuanto, a cuales facturas serán X
llevadas a gastos
5 Hay personal capacitado dentro de la empresa para el X
manejo eficiente de efectivo.
6 Los empleados son responsables con sus deberes X
7 Se necesita un procedimiento para la apertura de caja
chica para el registro de gastos menores en el área de X
tesorería.

Se observa que la empresa Transporte Leoar, C.A, no posee una caja chica para
las operaciones y desembolsos que realiza, lo que ha ocasionado molestias entre los
choferes del transporte al tener ellos mismo que cubrir sus viáticos, mantenimientos
de los vehículos, además la demora en el pago de algunos proveedores entre otros. En
tal sentido, es importante destacar que de acuerdo al tamaño de la empresa y el
número de operaciones que realiza, se debería establecer un monto con el cual se
creara la caja chica y el límite en base al cual se van a realizar los pagos.

Por otro lado, de acuerdo a los resultados obtenidos en la lista de cotejo, se pudo
observar que se generan erogaciones repetitivas y de bajo monto, que hacen poco
práctico pagarlas con cheque como por ejemplo: periódico, café, gasolina, etc. de allí
la importancia de la caja chica, ya que no resulta económico para la empresa extender
un cheque individual para cada pago pequeño.

Es importante mencionar que la empresa no posee políticas que permitan el

crecimiento organizacional y cumplir con sus objetivos establecidos para ser más
competitivos en el mercado.

Por último se observa, que la empresa cuenta con un personal capacitado para el
desarrollo de sus actividades a pesar de los problemas que viene presentando con el
manejo del efectivo de caja chica.

Fase II: Determinar debilidades y fortalezas de la empresa de Transporte

Leoar C.A., con el procedimiento para la apertura de la caja chica

Con la finalidad de identificar las fortalezas y debilidades de la empresa

Transporte Leoar, C.A con el procedimiento para la apertura de caja chica, luego de
la aplicación de la encuesta realizada quedarán plasmadas en una matriz DOFA, la
cual se define como herramienta de análisis que se puede aplicar en cualquier
situación, la mima está compuesta por cuatro bases fundamentales que definen los
agentes internos y externos que intervienen en el desenvolvimiento de la organización
A continuación se establecen: las Fortalezas (F), Oportunidades (O) Debilidades (D)
y Amenazas (A), las mismas que permitirán realizar los cruces estratégicos
FA,FO,DO,DA, identificando el problema diagnostico con sus causas y efectos.

Cuadro 12: Matriz DOFA

DEBILIDADES FORTALEZAS

• Carencia en la • Conocimiento de Caja

planificación para Chica.
cancelar los gastos • Beneficios de una caja
menores. chica.
DOFA • Retraso para la
autorización previa
para cancelar los gastos
menores.
• Todos los desembolsos
con cheques.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (DO) ESTRATEGIAS (FO)

• La apertura de la caja • Incluir procedimiento • Capacitar el personal y

chica mejora del de La apertura de la reforzar el conocimiento
control de la salida de caja chica mejora del del manejo de la caja
efectivo inmediato. control de la salida de chica.
• El personal tiene efectivo inmediato.
conocimiento del
manejo de la caja
chica.
AMENAZAS ESTRATEGIAS (DA) ESTRATEGIAS (FA)

• Políticas y • Crear procedimiento • Establecer un

procedimientos para el para la apertura de caja procedimiento para la
manejo del pago de chica para el registrar apertura de caja chica
gastos menores. los gastos menores en para el registro de los
• Afecta el manejo el área de tesorería que gastos menores,
actual del pago de permita solventar este involucrando al personal
gastos menores. desembolso de manera capacitado para permitir
eficaz y eficiente. la fluidez de las
• Atraso para cancelar actividades.
los gastos menores.
 Con este análisis se observaron las fortalezas, oportunidades estrategias y
amenazas en el procedimiento para la apertura de caja chica en el registro de gastos
menores, teniendo en cuenta que en las fortalezas se nota que hay compromiso de
parte de los empleados para realizar o mejorar los procesos donde hay debilidades,
también hay procedimientos que se llevan actualmente que conllevan a retrasar las
operaciones de pago de gastos menores, mas sin embargo aprovechando de los
conocimientos que tiene el personal de la empresa en cuanto a la caja chica se
establece implementar procedimientos para la apertura de caja chica en para el
registro de gastos menores en el área de tesorería y de esta forma atacar la
problemática existente.

Fase III: Diseñar procedimientos para la apertura de caja chica para

registro de gastos menores en el área de tesorería de la empresa Transporte
Leoar C.A

De acuerdo con lo establecido en los objetivos planteados en el presente informe,

se detalla a continuación los procedimientos para la apertura de caja chica para el
registro de gastos menores en el departamento de tesorería.

Normas para la apertura de la caja chica

1. A través de la Junta Directiva se podrá autorizar la creación de un Fondo de

caja chica, una vez que se haya realizado un análisis de las necesidades de
cada unidad o dependencia de la empresa, a fin de verificar o corroborar la
creación del mismo.

2. Para el beneficio de lo establecido en la providencia administrativa N° 030

SNAT/2003 el monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos
de caja chica no podrá ser superior a 20 U.T. en la cual establece que no se
 practicará la retención a que se contrae esta providencia, cuando las compras
de bienes muebles o prestaciones de servicios vayan a ser pagadas con cargo a
la caja chica del agente de retención, siempre que el monto de la operación no
exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.)

3. El monto del fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la empresa y

con previa autorización de la Gerencia General

4. El responsable de la caja chica será el (Analista de Tesorería), el cual tendrá la

responsabilidad de custodiar todos los documentos y valores correspondientes
a dicho fondo.

5. Sólo podrá autorizar gastos con cargo a la caja chica el Gerente, o Jefes de
Departamento asignado para tal fin.

6. Las facturas que sustenten un gasto con cargo a la caja chica deben cumplir
con los requisitos establecidos por el SENIAT, además deben presentarse sin
tachaduras, enmendaduras y/o modificaciones.

7. En caso que se deba asignar un sustituto del custodio de caja chica se debe
realizar un arqueo de caja y un acta de entrega (con al menos un (01) testigo),
realizar el cierre respectivo e informar la Coordinación de Servicios con copia
a Auditaría Interna.

8. El responsable de la caja chica (Analista de Tesorería) es el encargado de

efectuar las reposiciones cuando se haya agotado el 60% del fondo, previa
notificación del custodio.
9. Las solicitudes de pago que soportan el Formato Reposición de Caja Chica
debe contener fecha correspondiente entre la última reposición y la que se esté
solicitando, por consiguiente no se aceptarán recibos de pago con fechas
anteriores ni posterior a la del período de reposición.

10. El custodio de la caja chica (Analista de Tesorería) deberá realizar

diariamente el cuadre del fondo y anexar los respectivos soportes que lo
soportan.

11. El cierre de la caja chica se realizará con el cierre del ejercicio económico.

12. La solicitud de reposición de caja chica debe estar acompañada de: Formato
Reposición de Caja Chica, Formato de Recibo de Pago y los soportes del
respectivo pago (Facturas originales).

13. El número de reposiciones mensuales será según el momento en que lo

amerite, ya que dependerá de la cantidad de operaciones que se realicen
durante el mes.

14. Los montos no utilizados en el mes, que no formen parte de la rendición

podrán ser utilizados mientras se repone la Caja Chica y ser rendidos en la
próxima solicitud.
Procedimiento para la apertura de la Caja Chica

RESPONSABLE ACCIÓN
Departamento de 1. Envía un memorando de solicitud de apertura de caja
Tesorería chica
2. Recibe el memorando, verifica la solicitud y
determina la conveniencia del mismo.
Jefe de Administración
y Finanzas
3. Envía un memorando notificando al departamento de
tesorería de la aprobación de la misma.
4. Recibe memorando y elabora orden de pago por el
monto de la creación de Caja Chica.
Departamento de
5. Emite cheque.
Tesorería
6. Entrega cheque a los propietarios de la empresa para
la firma.
Propietarios de la 7. Firma cheque y lo entrega al departamento de
empresa tesorería
8. Recibe el cheque y lo registra en el libro de control
de cheques entregados.
Departamento de
9. Cobra el cheque
Tesorería
10. Recibe el efectivo y registra el cheque por medio del
sistema por el monto de la apertura de la caja chica.
 Departamento de Jefe de Administración y Propietarios de la empresa
Tesorería Finanzas
Prepara memorando de
Memorando Cheque
solicitud de apertura de
caja chica

Memorando Analiza la solicitud y Firma cheque

prepara memorando
notificando la aprobación
de la solicitud

Cheque
Memorando

Memorando

Elabora orden de pago y

emite cheque por el
monto de la creación de
Caja Chica

Cheque

Cheque

Registra en el libro de
control de cheques
entregados. Cobra y
registra el cheque por medio
del sistema por el monto de
la apertura de la caja chica.
 CONCLUSIONES

• En la empresa se confirmó la necesidad de un procedimiento para la apertura

de caja chica para el registro de gastos menores en el área de tesorería, para
facilitar la el proceso de desembolso de efectivo frente a imprevistos o gastos
menores.

• Este procedimiento se considera una herramienta necesaria en toda actividad

comercial, de servicios o industrial, cuya aplicación facilita la contabilización
de los gastos menores en los libros de la organización.

• La carencia de una caja chica en la empresa ha producido retraso cancelar los

gastos menores debido a el proceso de autorización previa, la emisión del
cheque y la disponibilidad del mismo.

• En el área de tesorería la caja chica es una herramienta administrativa

altamente funcional, con un tráfico de información diaria, la cual es muy
importante y se debe tomar en cuenta para solucionar los problemas
potenciales que se presentan en el área. Este procedimiento permitirá la
disminución de la pérdida de tiempo en actividades que se solucionan con la
organización y un adecuado manejo en el control de desembolso de efectivo
para los gastos menores, que en la actualidad no se lleva de ninguna forma, lo
que origina problemas para el momento de auditorías, o lo más común la
búsqueda apresurada de información solicitada por los usuarios o por algunas
dependencias.
 RECOMENDACIONES

En función de las conclusiones derivadas de este estudio, se hacen las siguientes

recomendaciones, Las cuales podrían plantearse como metas útiles para emprender
acciones que contribuyan para el éxito de la empresa.

• Se recomienda la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en

el área de tesorería, la implementación de un procedimiento para el control del
manejo de desembolso de efectivo para los gastos imprevistos del área de caja
de la empresa Transporte Leoar, C.A., con la finalidad de organizar y
optimizar las funciones de dicha área.

• El sistema debe estar orientado hacia la aplicación de la optimización del

tiempo, y la organización de la información, como parte de las estrategias del
control de gastos menores, para así cumplir con las metas y los objetivos.

• Capacitar el personal y reforzar el conocimiento del manejo de la caja chica.

 REFERENCIAS

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