Manual de ECL

Registro No.
001001-U-MHC-CNCyC
Material didáctico
Elaborado por: Sistema Centros de Capacitación y Calidad
Edición: Centro Nacional de Capacitación y Calidad del Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social y del
Instituto Mexicano del Seguro Social
Índice
Presentación .................................................................................................................................... 5
Justificación ..................................................................................................................................... 7
Objetivo ........................................................................................................................................... 9
Fórmulas ........................................................................................................................................ 11
Objetivo .................................................................................................................................... 11
Introducción .............................................................................................................................. 11
Sintaxis de una fórmula ............................................................................................................ 11
Operadores de Cálculo y Jerarquía ........................................................................................... 11
Creación e Inserción de Fórmulas ............................................................................................ 14
Tipos de Referencias de Celdas ................................................................................................ 15
Copiados Absolutos y Relativos ............................................................................................... 18
Concatenación de Textos .......................................................................................................... 20
Uso de Nombres en Celdas y Rangos de Celdas ...................................................................... 21
Errores en las Fórmulas ............................................................................................................ 23
Autocorrección de Fórmulas .................................................................................................... 24
Resumen ................................................................................................................................... 26
Evaluación ................................................................................................................................ 26
Funciones Básicas ......................................................................................................................... 27
Objetivo .................................................................................................................................... 27
Introducción .............................................................................................................................. 27
Estructura general de una Función ........................................................................................... 27
El Diálogo “Insertar Función” .................................................................................................. 28
Funciones Matemáticas y Trigonométricas .............................................................................. 29
Funciones Estadísticas .............................................................................................................. 33
Funciones Financieras .............................................................................................................. 36
Funciones Lógicas .................................................................................................................... 39
Funciones de Fecha y Hora ...................................................................................................... 43
Funciones de Texto................................................................................................................... 46
Resumen ................................................................................................................................... 49
Evaluación ................................................................................................................................ 49
Herramientas para Gestión de Listas ............................................................................................. 51
Objetivo .................................................................................................................................... 51
Introducción .............................................................................................................................. 51
Generalidades Sobre Bases de Datos........................................................................................ 51
Formularios o Fichas ................................................................................................................ 52
Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC Página 1

Ordenar Listas de Datos ........................................................................................................... 54
Consultas y Filtrado de Datos ................................................................................................... 56
Evaluación ................................................................................................................................ 64
Funciones Avanzadas .................................................................................................................... 65
Objetivo .................................................................................................................................... 65
Introducción .............................................................................................................................. 65
Funciones Lógicas .................................................................................................................... 65
Función “SI” con “Y” anidada ................................................................................................. 68
Funciones de Búsqueda y Referencia ....................................................................................... 68
Funciones de Administración de Bases de Datos y Listas ....................................................... 70
Lista de Funciones de Base de Datos ....................................................................................... 71
Resumen: .................................................................................................................................. 73
Evaluación ................................................................................................................................ 73
Tablas Dinámicas, Esquemas y Subtotales ................................................................................... 75
Objetivo .................................................................................................................................... 75
Introducción .............................................................................................................................. 75
Tablas Dinámicas ..................................................................................................................... 75
Esquemas .................................................................................................................................. 79
Subtotales ................................................................................................................................. 82
Resumen: .................................................................................................................................. 83
Evaluación ................................................................................................................................ 83
Creación y Edición de Gráficos .................................................................................................... 85
Objetivo .................................................................................................................................... 85
Introducción .............................................................................................................................. 85
Elementos de un Gráfico de Excel ........................................................................................... 85
Tipos de Gráficos ..................................................................................................................... 87
Procedimiento Para Crear Gráficos en Excel 2010 .................................................................. 90
Edición y Formato de los Elementos de un Gráfico ................................................................. 91
Resumen del procedimiento para crear un gráfico ................................................................... 97
Resumen: .................................................................................................................................. 97
Evaluación ................................................................................................................................ 97
Impresión de Hojas de Cálculo ..................................................................................................... 99
Objetivo .................................................................................................................................... 99
Introducción .............................................................................................................................. 99
Área de Impresión .................................................................................................................... 99
Configuración de las opciones de impresión .......................................................................... 100
Encabezado y Pie de página ............................................................................................................................. 103
Configuraciones de Hoja .................................................................................................................................. 104
Vista Previa o Vista Preliminar .............................................................................................. 106
Insertar y Eliminar Saltos de Página. ..................................................................................... 109
Página 2 Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC
Imprimir el Documento .......................................................................................................... 110
Resumen ................................................................................................................................. 112
Evaluación .............................................................................................................................. 112
Organización y Protección de Datos. .......................................................................................... 113
Objetivo .................................................................................................................................. 113
Introducción ............................................................................................................................ 113
Operaciones con Fórmulas Entre Hojas de Cálculo ............................................................... 113
Creación de Enlaces.......................................................................................................................................... 113
Operaciones entre Hojas con Pegado Especial ................................................................................................. 114
Protección de Hojas de Cálculo y Libros de Trabajo ............................................................. 116
Protección de los Elementos de una Hoja de Cálculo ....................................................................................... 116
Protección de los Elementos de un Libro ......................................................................................................... 119
Protección de Rangos de Celdas ....................................................................................................................... 120
Protección con Contraseña Para Abrir o Modificar un Libro ........................................................................... 120
Desproteger Archivos ....................................................................................................................................... 122
Resumen: ................................................................................................................................ 122
Evaluación .............................................................................................................................. 122
Validación de Datos y Formatos Especiales ............................................................................... 123
Objetivo .................................................................................................................................. 123
Introducción ............................................................................................................................ 123
Formato Condicional .............................................................................................................. 123
Crear un Formato Condicional ......................................................................................................................... 123
Formatos con Escala de dos Colores ................................................................................................................ 124
Formato con Barras de Datos ........................................................................................................................... 125
Formato Usando un Conjunto de Iconos .......................................................................................................... 126
Formato a Celdas con Valores de Texto, Número o Fecha y Hora ................................................................... 126
Formato Sólo a Valores de Rango Inferior o Superior ..................................................................................... 126
Formato Solo a los Valores Únicos o Duplicados ............................................................................................ 127
Utilizar Fórmulas Para Aplicar Formato ............................................................................................................ 127
Borrar Formatos Condicionales ........................................................................................................................ 128
Validación de Datos................................................................................................................ 129
Validar con Número Entero .............................................................................................................................. 130
Validar con Número Decimal Dentro de Límites ............................................................................................. 131
Validar con Fecha ............................................................................................................................................. 132
Validar por Hora en un Periodo de Tiempo ...................................................................................................... 132
Validar con Lista Desplegable .......................................................................................................................... 132
Validar por Longitud de Texto ......................................................................................................................... 134
Mensajes de Validación de Datos ........................................................................................... 134
Mensajes de entrada: ........................................................................................................................................ 134
Mensajes de error.............................................................................................................................................. 135
Recomendaciones Para Trabajar con Validación de Datos .................................................... 136
Resumen: ................................................................................................................................ 137
Evaluación .............................................................................................................................. 138
Macros ......................................................................................................................................... 139
Objetivo .................................................................................................................................. 139
Introducción ............................................................................................................................ 139
Macros .................................................................................................................................... 139
Tipos de Macros ............................................................................................................................................... 140
El Código de la Macro ...................................................................................................................................... 141
Modificación de Macros ................................................................................................................................... 141
La Instrucción InputBox: .................................................................................................................................. 141
Ejercicios 142
Uso de Botones Para la Ejecución de Macros ........................................................................ 143
INSTRUCCIÓNES “MsgBox” y “Do While” ....................................................................... 144
La Instrucción Do…While: .............................................................................................................................. 144
Resumen ................................................................................................................................. 146
Evaluación .............................................................................................................................. 146
Macros - Ejercicios Resueltos ..................................................................................................... 147
EJERCICIO 1: ........................................................................................................................ 147
EJERCICIO 2: ........................................................................................................................ 148
EJERCICIO 3: ........................................................................................................................ 149
Resumen ................................................................................................................................. 152
EVALUACIÓN FINAL ......................................................................................................... 152
Bibliografía.................................................................................................................................. 153

Presentación
Excel es un sistema de aplicación que permite realizar múltiples tareas en hojas de cálculo,
integradas en el conjunto ofimático Microsoft Office, lo que permite al trabajador-alumno del
Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Sindicato Nacional de Trabajadores del
Seguro Social (SNTSS), optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos de sus funciones
laborales.
En Excel, el trabajador-alumno, aprenderá a emplear con gran facilidad el uso de hojas de

cálculo, permitiéndole operar datos numéricos y alfanuméricos con la capacidad de representarlos
por medio de gráficos, además de manipularlos a través de diversas funciones.
Para que el trabajador-alumno pueda adquirir habilidades en el manejo de la hoja de cálculo de

excel requiere del desarrollo de las capacidades cognoscitivas y del conocimiento básico del
sistema operativo y, así, pueda utilizar las múltiples herramientas que le ayudarán a realizar
diferentes tipos de cálculos y gráficos de una forma rápida y sencilla. Ante esta necesidad el
SNTSS a través del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, presenta la Unidad Educativa
Excel, la cual va dirigida a los trabajadores-alumnos que deseen aprender a realizar operaciones
con números organizados en hojas de cálculo.
La unidad cuenta con 10 módulos:
 Fórmulas  Creación y edición de gráficos

 Funciones básicas  Impresión de hojas de cálculo
 Herramientas para la gestión de listas  Organización y protección de datos
 Funciones avanzadas  Validación de datos, formatos
 Funciones de búsqueda y referencia condicionales y personalizados.
 Tablas dinámicas, esquemas y  Macros
herramientas de análisis.
Cada módulo le proporcionará al trabajador-alumno la capacidad y habilidad de operar con datos
numéricos y alfanuméricos a través de cuadrículas de celdas que incluyan la utilización de
fórmulas y funciones, además del uso de textos, imágenes y gráficos.

Justificación
La Unidad Educativa Excel le brinda al trabajador-alumno del IMSS y del SNTSS, las
herramientas y métodos en el desarrollo de habilidades y construcción de conocimientos
necesarios para el manejo de hojas de cálculo.
La principal función de esta unidad educativa es proporcionar al trabajador-alumno los

conocimientos y procesos informáticos que induzcan a crear formatos de celda; cálculos con
aplicación de fórmulas y funciones lógicas-matemáticas, financieras, estadísticas, binarias, de
fecha y hora, de búsqueda, de referencia; así como los conocimientos para elaborar y manejar
bases de datos; también los medios y recursos necesarios para la impresión de hojas de cálculo;
los bloqueos básicos para almacenar información; y las herramientas de organización de
procedimientos de macros, donde se automatizarán los procesos en un lenguaje de programación.
Con la finalidad de otorgar los conocimientos necesarios para facilitar los cálculos numéricos a
través de fórmulas de una manera sencilla y rápida, así como realizar operaciones aritméticas
sobre cientos de miles de datos que el trabajador-alumno maneja diariamente, y pueda
actualizarlos o corregirlos mediante operaciones automáticas sin la necesidad de emplear más
tiempo laboral, logrando eficientar los servicios en sus áreas de trabajo.
Asesor-facilitador te sugerimos dar seguimiento a las dudas e inquitudes denotadas por el

trabajador-alumno.
La operatividad de la unidad educativa se llevará a cabo en salas multifuncionales con red

inalámbrica, con equipos de cómputo equipados con el software Microsoft Office actualizado, el
cual le permita al trabajador-alumno el desarrollo de los módulos por medio de procedimientos
que le ayuden a representar los datos y entenderlos fácilmente con base en la representación
adecuada de la información.

Objetivo
El trabajador-alumno resolverá procesos lógicos matemáticos en el contexto de sus funciones

diarias con Microsoft Excel a partir de emplear lista de datos, tablas dinámicas, esquemas, buscar
objetivos, gráficos, validación de datos, enlace entre hojas y archivos; así como la protección de
hojas, libros, rangos, archivos y automatización de hojas de cálculo con Macros.

Excel 2010
Fórmulas
Fórmulas
Objetivo
El trabajador-alumno inferirá el uso de fórmulas desde su óptima estructura y empleo de
operadores aritméticos, lógicos y de relación.
Introducción
Uno de los mayores potenciales que tiene una Operandos: Son los datos que se calcularán
en la fórmula. Pueden incluir cualquier
hoja de cálculo es el manejo de fórmulas y
combinación de los siguientes elementos:
funciones.
Valores Constantes. Números, texto o fechas
Las fórmulas aumentan la “inteligencia” de una introducidas directamente en una celda o en una
hoja de cálculo. fórmula.
Aunque todas las operaciones que se realizan Referencias. Una referencia es la
en una hoja de cálculo se pueden realizar con identificación de una celda o rango de celdas
una calculadora, se tiene la ventaja de que en la hoja de cálculo. También le informa a
todos los elementos ya están escritos y sólo se Excel en que celdas se deben buscar los
indican las acciones a realizar. valores o datos que desea utilizar en una
fórmula.
Se pueden crear fórmulas que realicen
operaciones básicas de suma, resta, Nombres. Cada celda o rango puede contener
multiplicación, división o potenciación entre un nombre que lo identifique de forma
otras o fórmulas complejas que involucren unívoca. Si utiliza un nombre o una referencia
funciones y realicen cálculos avanzados. a un rango o a una celda, Excel sustituirá el
contenido de la dirección igual que si la
TODOS los ejemplos del manual están hubiera escrito directamente.
contenidos en el libro de trabajo EXCEL
2010 CURSO ALUMNO. Operadores. Un operador especifica la
operación que debe realizarse con los
elementos de una fórmula. Los operadores se
Sintaxis de una fórmula clasifican en: aritméticos, lógicos, de relación,
Una fórmula es una ecuación dentro de una de concatenación de textos y de referencia.
celda que calcula un nuevo valor a partir de Funciones. Se trata de fórmulas predefinidas
valores existentes. La estructura u orden en que permiten realizar operaciones sobre un
que van colocados los elementos en una valor constante o una referencia a una celda o
fórmula se denomina sintaxis. a un rango utilizado como argumento para la
transformación realizada por la fórmula.
En Excel las fórmulas, por muy complejas que
sean, siguen una estructura o sintaxis Por ejemplo, puede utilizar una función para
específica que inicia con un signo de igual (=) completar el contenido de una fórmula o como
seguido de los elementos que la integran, que operando de otra fórmula.
son básicamente de tres tipos: Operandos (los
Operadores de Cálculo y Jerarquía
elementos que se calculan), Operadores de
Cálculo y Funciones predefinidas. Si se inicia Para especificar los cálculos que se realizarán
una fórmula con un signo de suma (+) o de en una fórmula, Excel utiliza diversos
resta (-), Excel añadirá el signo de igualdad al operadores que se clasifican dentro de éstos
principio de la fórmula. tipos:

Excel 2010
Fórmulas
Operadores Aritméticos multiplica 2 por 3, y a continuación suma 5 al

resultado.
Se utilizan para ejecutar las operaciones
matemáticas básicas como suma, resta,
= 5+2*3
multiplicación o división, y generar resultados
numéricos. La siguiente tabla contiene los
operadores aritméticos: Por el contrario, si se utilizan paréntesis para
cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2, a
continuación, multiplica el resultado por 3 con
lo que se obtiene 21.
= (5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que

rodean la primera parte de la fórmula indican
a Excel que calcule B4+25 primero y después
divida el resultado por la suma de los valores
de las celdas D5, E5 y F5.
Jerarquía de los Operadores Aritméticos
= (B4+25)/SUMA(D5:F5)
Las fórmulas calculan los valores en un orden
específico denominado orden de evaluación o Por otra parte, no existe ningún límite al
jerarquía de operadores. Estas reglas número de niveles de paréntesis anidados que
determinan que las operaciones de se pueden utilizar en una fórmula, aunque en
potenciación se realizan en primer lugar, los una función el máximo es de 64 niveles.
cálculos de multiplicación y división en
segundo lugar y, por último, la adición y Resumiendo lo anterior. Excel ejecutará las
sustracción. operaciones en el orden que se indica en la
Si una fórmula contiene operadores con la tabla siguiente.
misma precedencia (suma o resta,
multiplicación o división). Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha.
Uso de Paréntesis
Para controlar la prioridad de los cálculos en una
fórmula se pueden utilizar paréntesis, Excel
ejecuta en primer lugar todos los elementos
entre paréntesis, de acuerdo al orden de
prioridad mencionado.
Para cambiar el orden de evaluación, debe
escribirse entre paréntesis la parte de la
fórmula que se calculará en primer lugar.
Si una fórmula contiene operadores con la
Por ejemplo, la siguiente fórmula da un misma precedencia (suma o resta,
resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación o división), Excel evaluará los
multiplicación antes que la suma. La fórmula operadores de izquierda a derecha.

Excel 2010
Fórmulas
Al realizar operaciones encerradas entre

paréntesis se deberá tomar en cuenta lo
siguiente:
Primero se realizan todas las operaciones
encerradas entre paréntesis.
Si en una expresión existen paréntesis

anidados, se ejecutarán primero las
operaciones contenidas en los paréntesis más
internos y luego en los más externos.
Si se abre más de un paréntesis en un

anidamiento, deberá cuidarse de colocar el
mismo número de paréntesis de cierre. Si esto Los operadores lógicos permiten efectuar dos
no sucede, Excel mostrará un mensaje de error "comparaciones" hechas cada una con un
proponiendo una solución para el mismo. operador relacional en una sola línea. Una
Ejemplo: en la hoja OPERACIONES de su comparación relacional arroja resultado
libro de EXCEL 2010 CURSO ALUMNO VERDADERO o FALSO. El producto de
realice el ejercicio correspondiente. una comparación lógica es también
VERDADERO o FALSO. Estos valores se
Operadores de Relación o Comparación
consideran como constantes, ya que nos sirven
Con estos operadores se pueden comparar dos para evaluar el resultado de una relación
valores. El resultado de esta comparación es lógica.
un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Se utilizan constantemente en el campo de las Los operadores lógicos se rigen por las
funciones lógicas. siguientes tablas denominadas “tablas de
verdad”:
Operadores Lógicos
Los Operadores Lógicos, también llamados
Booleanos (en honor a George Boole
matemático inglés del Siglo XIX, quien Operadores de Referencia
sugirió un pensamiento lógico que pudiese Las referencias identifican una celda o grupo
expresar operadores de manera algebraica), de celdas en una hoja de cálculo. Una
son los que permiten relaciones lógicas, las referencia le indica a Excel en qué lugar debe
cuales, como se deduce, pueden provenir de buscar los valores o los datos que se desean
una comparación relacional. utilizar en una fórmula.

Excel 2010
Fórmulas
Se pueden utilizar datos de distintas partes de Ejemplo: “Centro”& “Nacional” general la

una hoja de cálculo dentro de una fórmula, o cadena de texto: “Centro Nacional”
bien, utilizar el valor de una celda en varias
fórmulas.También puede hacerse referencia a Creación e Inserción de Fórmulas
las celdas de otras hojas en el mismo libro, a
otros libros y a los datos de otros programas. Como se comentó anteriormente, el poder de
una hoja de cálculo radica en las fórmulas que
Las referencias de celdas a otros libros se
denominan Referencias Externas. Las en ella se utilizan.
referencias a datos de otros programas se En Microsoft Office Excel usted podrá
denominan Referencias remotas. obtener el resultado dinámico del cálculo de
De forma predeterminada Excel utiliza el valores a través de las Fórmulas, éstas son
estilo de referencia A1, que rotula las expresiones matemáticas que ayudan a obtener
columnas con las letras (desde A hasta XFD, resultados que a la vez economizan mucho el
en un total de 16,384 columnas) y filas con tiempo.
número (del 1 al 1,048,576).
En el punto anterior se estableció que una
Los operadores de referencia combinan
fórmula se define como una ecuación que
rangos de celdas para los cálculos con los
calcula un nuevo valor a partir de valores
siguientes operadores.
existentes.
Con Excel 2010 se pueden crear fórmulas para
realizar un gran número de operaciones. Para
llevar a cabo operaciones más sofisticadas,
Excel 2010 permite añadir cálculos
predefinidos denominados funciones a las
fórmulas.
Una función es una ecuación predefinida que
opera sobre uno o más valores y devuelve un
único valor. Excel incluye una biblioteca con
329 funciones de distintas categorías.
Una fórmula puede utilizar valores contenidos
en las celdas para realizar operaciones como la
suma, resta, multiplicación y división.
¿Cómo Introducir una fórmula?
Operador de Concatenación de Textos Al empezar a escribir una fórmula se activa la
Utiliza el signo (&) para unir o concatenar una barra de fórmulas y con ella los siguientes
o varias cadenas de texto con el fin de generar botones:
un solo elemento de texto.
1. Botón Cancelar: Permite cancelar lo que

se está escribiendo, es equivalente a presionar
la tecla ESC.

Excel 2010
Fórmulas
2. Botón Aceptar: Permite aceptar lo que se de los operandos cambia se debe hacer la
está escribiendo, es equivalente a presionar la modificación correspondiente en la fórmula.
tecla Enter. Esto no sucede si usamos referencias de celda
en lugar de números, ya que en este caso
Para insertar una fórmula en una celda realice
Excel recalculará automáticamente la fórmula
el siguiente procedimiento:
para mostrar el resultado correcto. El ejemplo
Con un clic coloque el cursor en la celda siguiente ilustra esto:
donde desea escribir la fórmula y obtener el
resultado.
Teclee el signo de igual (=). ¡Recuerde
siempre que toda fórmula debe iniciar con
este signo! También puede teclear el signo más
(+) o menos (-). Automáticamente aparecerá el
signo igual (=) y el primer operando de la Otro ejemplo: La fórmula =B2+B3+B4 da
fórmula estará precedido del signo tecleado. como resultado la suma de los valores que se
Escriba la fórmula deseada. encuentran en la celda B2, B3 Y B4.
Pulse la tecla Enter para ejecutar el cálculo.

Nota: El no comenzar las fórmulas con el signo
de igual hará que Excel interprete la ecuación
como un texto, y la fórmula quedará sin
calcular, si comete este error tan común pulse F2
para editar la fórmula, presione la tecla inicio
para colocarse al comienzo de la fórmula,
escriba el signo igual (=) y pulse Enter.
Si usted no desea ver el resultado de una
Cómo editar una fórmula fórmula sino la fórmula misma, comience
Coloque el cursor en la celda que contiene la tecleando un apóstrofe “'” el cual no aparecerá
fórmula. en su celda al ejecutar la fórmula, pero evitará
que Excel realice la operación.
Oprima la tecla de función F2.
Realice los cambios necesarios. Tipos de Referencias de Celdas
Pulse la tecla Enter. Una referencia es la identificación de una
celda o rango de celdas en la hoja de cálculo.
A continuación se describe un ejemplo de una También le informa a Excel en que celdas se
fórmula en donde se involucran números deben buscar los valores o datos que desea
colocados en las celdas de Excel. utilizar en una fórmula.
Cuando se crea una fórmula usando números,

como en el ejemplo dado, si el valor de alguno

Excel 2010
Fórmulas
Las referencias de las celdas están basadas en Excel no diferencia entre mayúsculas y
los encabezados de columna y renglón, para minúsculas en las direcciones de celdas, por lo
hacer referencia a una celda, se escribe la letra que si escribe a2:b8 lo convertirá en A2:B8
de la columna (A, B, C,…XFD.) seguida del cuando presione Enter.
número de la fila o renglón (1, 2,
3,…1,048,576). En el ejemplo mostrado, la En Excel existen tres tipos de referencias:
referencia para la celda activa es B3 y ésta se Relativas, Absolutas y Mixtas. Dependiendo
despliega en el Cuadro de nombres. de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de
Una fórmula puede hacer referencia a una referencia a utilizar. Es importante destacar
celda. Si desea que una celda contenga el mismo que el tipo de referencia que se utiliza va a
valor que otra, introduzca un signo igual (=) afectar la fórmula cuando ésta se copie a otro
seguido de la referencia a la celda. La celda lugar de la hoja de cálculo y no cuando se
que contiene la fórmula se denomina celda posicione (mueva) en otro lugar.
dependiente, ya que su valor depende del
valor en la otra celda. Siempre que se cambie Referencias Relativas
la celda a la que hace referencia la fórmula, Es el tipo de referencia que Microsoft Office
cambiará también la celda que contiene la Excel usa de manera
fórmula. Las fórmulas pueden hacer referencia
a celdas, rangos de celdas, nombres o rótulos predeterminada y se
que representan a las celdas o rangos. compone sólo del nombre
de la celda, es decir, la
Para hacer referencia a un rango de celdas ubicación entre una
dentro de una fórmula, se debe especificar la columna y una fila.
referencia de la celda en la esquina superior
izquierda del rango, enseguida dos puntos (:) y Son referencias de celdas relacionadas con la
posteriormente la referencia de la celda en la posición de la fórmula. Indican la posición
esquina inferior derecha del rango. Por que la celda referenciada ocupa con respecto a
ejemplo la referencia para el rango mostrado la celda donde se introduce la fórmula.
es A1:D5.
Ejemplo: B3
Este tipo de referencia permite que al copiarse
una fórmula a otra ubicación, ésta se
modifique de manera relativa según el lugar a
dónde se haya copiado. Si se copia una fórmula
con referencias relativas Excel ajustará
automáticamente las referencias en las celdas
en que se copia la fórmula original.
Ejemplo: En la figura la celda C3 contiene
=A3+B3. Para ejecutar el cálculo Excel toma
Por ejemplo: el valor que está dos celdas a la izquierda para
la primera referencia (A3) y lo suma al valor
que se encuentra una celda a la izquierda para
la segunda referencia (B3).
En el ejemplo siguiente, si se copia la fórmula
de C3 a la celda C4, Excel hará el mismo
procedimiento para determinar el valor de C4,
va a caminar dos celdas a la izquierda en la
primera referencia, y una celda hacia la

Excel 2010
Fórmulas
izquierda de C3 en la segunda, dando como Ejemplo: en las hojas Referencias, Enero,

resultado la celda C4. Febrero y Resumen de su Libro de Trabajo
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO aplica
estas opciones de cálculo.
NOTA: El método más sencillo para copiar

las fórmulas en una fila o en una columna es
utilizar la función Autorellenar de Excel. Con esto, si se copia la fórmula de C3 en la
celda C4 no se ajustará la referencia $B$3, ya
Referencias Absolutas que es absoluta y la fórmula en C4 será
Se componen del nombre de una celda y el =A4+$B$3 y así sucesivamente.
símbolo de valor
Referencias Mixtas
absoluto [$] y se utiliza
cuando en una fórmula En algunos casos es necesario emplear
se requiere hacer una referencias en las que la fila o la columna es
referencia a una celda absoluta, pero no ambas. Este tipo de
específica, y que ésta no varié aunque la referencias se denominan MIXTAS debido a
fórmula sea copiada o bien movida a otra que combinan las propiedades de las
ubicación. Ejemplo: $A$1 referencias relativas y de las absolutas. Una
referencia mixta toma la forma $A1 ó A$1.
Cuando se desea copiar la fórmula y mantener
la referencia al rango o a la celda de la Veamos un ejemplo:
fórmula original se utiliza este tipo de Se desea elaborar una tabla que a los precios
referencias. de lista introducidos en el rango B4:B8, se les
Ejemplo: apliquen los descuentos indicados en el rango
$B$3
C3:E3.
Este signo de pesos indica que el elemento Para hacer este cálculo se introdujo en la celda
(columna o fila) al que antecede será fijo, es C4 la fórmula =$B4-$B4*C$3 en donde las
decir, no se modificará al momento de referencias $B4 y C$3 son mixtas. La
copiarlo; cuando la fórmula sea copiada, Excel referencia $B6 permite que, al copiarse la
no ajustará las celdas debido a que se están fórmula, hacia la derecha las nuevas fórmulas
utilizando referencias absolutas. continúen haciendo referencia a la columna B.
Si en el ejemplo dado a todos los valores
contenidos en la columna A (A3:A9) se desea
sumar el valor que contiene la celda B3, en la
fórmula de la celda C3 se debe convertir la
referencia B3 en absoluta ($B$3) de la forma
siguiente:=A3+$B$3

Excel 2010
Fórmulas
Por otra parte, la referencia C$3 hace posible

que al copiarse la fórmula hacia abajo las
nuevas fórmulas continúen haciendo
referencia a la fila 3.
Cambio entre Referencias Relativas,
Absolutas y Mixtas.
Si creó una fórmula y desea cambiar las Para obtener la cantidad vendida en el
referencias relativas a absolutas o mixtas siga bimestre en la hoja RESUMEN se escribe la
este procedimiento: fórmula:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula
con la referencia a cambiar.
2. Edite la celda presionando la tecla F2 o dar
doble clic sobre la celda que contiene la
fórmula
3. En la celda seleccionada o en la barra de
fórmulas coloque el cursor sobre la referencia
que desea cambiar.
4. Presione la tecla F4 cuantas veces sea Copiados Absolutos y Relativos
necesario hasta que la referencia quede como Mover o Copiar Fórmulas
usted la necesita.
Como ya se ha mencionado antes, uno de los
Cada vez que presione la tecla F4 Excel más grandes beneficios de Microsoft Office
alterna las referencias. Ejemplo: B3, $B$3, Excel es que al utilizar referencias en las
$B3 ó B$3 fórmulas permite generar muchas fórmulas a
Referencias a Celdas de Otras Hojas: partir de una si el razonamiento es el mismo.
En Excel, una fórmula puede hacer referencia Si se mueve una fórmula, las referencias de
a celdas que se encuentran en otras hojas del celda no cambiarán. Si se copia una fórmula,
mismo libro. Haciendo que los datos queden las referencias absolutas de celda no
enlazados entre hojas. La notación es la cambiarán; en cambio las referencias relativas
siguiente: de celda si cambiarán.
Nombre de la Hoja ! Celda Cuando se copia la fórmula, lo que en realidad
sucede es que se copia el razonamiento (para
En este ejemplo de la hoja RESUMEN se
el cálculo) y no el contenido textual de la
hace referencia a datos que se encuentran en la
celda.
hoja ENERO y FEBRERO.
Mover una fórmula a otra celda:
Haga lo siguiente:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula
que desee mover.
2. Dé clic en el borde de la selección.
3. Arrastre la selección hasta la celda deseada.

Excel 2010
Fórmulas
2. En el grupo Portapapeles de
la ficha Inicio elija el comando
Copiar. Otra forma es utilizar
el método abreviado de teclado
CTRL + C o después de dar un
clic con el botón derecho del
mouse, elija la opción Copiar.
Copiados relativos. 3. Seleccione la celda o rango de celdas en
donde desea copiar la fórmula.
Para copiar una fórmula con copiados
relativos las referencias utilizadas deben ser 4. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio
relativas. Siga este procedimiento: elija el comando Pegar o utilice las teclas
CTRL+V. También lo puede hacer utilizando
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula la opción Pegar del menú contextual que
que desee mover. aparece al pulsar la celda con el botón derecho
2. Ubíquese en la esquina inferior derecha de del mouse.
la celda para utilizar el controlador de relleno Del resultado obtenido podemos concluir lo
de celdas. siguiente:
3. Con un clic sostenido recorra las celdas en Si se copia una fórmula que utiliza referencias
dónde desea que la fórmula sea copiada. El relativas, se actualizarán las referencias en la
resultado será el siguiente: fórmula pegada y se hará referencia a
diferentes celdas relativas a la posición de la
fórmula.
En el ejemplo, la fórmula en la celda B2 se ha
copiado en la celda B3, B4, B5, B6, B7, B8 y
B9. La fórmula en la celda B3 ha cambiado a
=F2+G2, que hace referencia a las celdas que
están cuatro celdas a la derecha y una celda
arriba de la celda B3.
Nota: ¡También puede copiar las celdas una a Copiados Absolutos
una, manteniendo presionada la tecla También se ha mencionado acerca de las
CONTROL mientras arrastra! Referencias Absolutas, y que estas permiten
SUGERENCIA: Pueden copiarse también hacer referencia a una celda específica; pues
fórmulas en celdas adyacentes utilizando el bien si lo que se desea es generar varias
controlador de relleno. Seleccione la celda que fórmulas a partir de una y ésta contiene un
contenga la fórmula, y a continuación, arrastre dato que será constante en todas las fórmulas,
el controlador de relleno al rango que desee entonces es cuando se citará una referencia
rellenar. absoluta.
Copiar fórmulas con los comandos Si no desea que cambien las referencias
Copiar y Pegar cuando se copie una fórmula en una celda
diferente, utilice una referencia absoluta.
Siga este procedimiento:
Para crear una referencia absoluta a la celda
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula F12, agregue signos de PESOS ($) a la
que desea copiar. fórmula como se indica a continuación:

Excel 2010
Fórmulas
=F3/$F$12 queremos pasar a una sola celda, este operador

nos va a ayudar a hacerlo.
Ejemplo:
Cuando se quiere unir alguna constante de
texto o un espacio en blanco, éste se concatena
con el operador de texto y se pone entre
comillas (“ ”) como se muestra en la barra de
fórmulas de la siguiente figura. De hecho,
todos los caracteres de espacio o puntuación
que desee que aparezcan en el argumento debe
especificarlos como un argumento entre
comillas.
Ejemplo: en las hojas Ventas, Amortiza y
Cálculos de su libro EXCEL 2010 CURSO Veamos este ejemplo:
ALUMNO, aplique estos tipos de copiados. Se trata de integrar en la celda E3 los datos de
Recalculando Fórmulas, Calle, Número y Colonia para integrar una
dirección:
Normalmente, Excel vuelve a calcular las
fórmulas cada vez que se abre o se guarda un
libro, calculando las que hacen referencia a
una celda cada vez que se modifica el valor de
ésta.
El cálculo se realiza en segundo plano y suele
ser instantáneo, a menos que la hoja de cálculo
sea especialmente complicada. Ejemplo 2:
Cuando se desactiva el cálculo automático de Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el
fórmulas es necesario especificar manualmente nombre de una persona en la celda A2 y el
cuándo se desea que Excel vuelva a calcular nombre de otra persona en la celda A3, ambos
las fórmulas; para calcular el resultado de valores se pueden combinar en otra celda,
todas las fórmulas del libro presione F9 y para porque se quieren hacer equipos de trabajo de
calcular únicamente las fórmulas de la hoja dos personas, mediante la fórmulas siguiente:
actual presione Mayús-F9. =A2&”y”&A3
Concatenación de Textos
La concatenación de textos es una operación
matemática que consiste en unir datos de
distintas celdas a una sola. Los datos pueden
ser textos, números, referencias de celda o una
combinación de estos elementos.
El operador utilizado para este fin es el signo
“&” conocido como “Y” comercial o
“Ampersand”
Por ejemplo, en un directorio telefónico si la
dirección está dividida en calle, número y
colonia cada una en diferente celda y la

Excel 2010
Fórmulas
Ejemplo: en la hoja Concatenar de su Libro Asignar nombres a Celdas o Rangos.

EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, aplique
En Excel se pueden crear nombres para
estas operaciones de concatenación.
establecer referencias a una celda, a un grupo
de celdas, a un valor o a una fórmula. Cada
Uso de Nombres en Celdas y Rangos celda o rango puede contener un Nombre que
de Celdas lo identifique de forma unívoca.
Recuerde que en Excel cada celda tiene un Ventajas de usar nombres:
nombre o referencia original, la cual se forma
por el nombre de la columna, seguida del Se pueden compartir los mismos nombres en
número de la fila, ejemplo A1. todas las hojas de un libro de trabajo.
El Cuadro de nombres es el lugar en donde Las fórmulas con nombres son más fáciles de
podemos visualizar la leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil leer:
referencia o nombre de “=Ingresos-Gastos” que “=B6-A6”.
la celda o del rango
Si se cambia la estructura de la hoja de
seleccionado, en la
cálculo, se puede cambiar la referencia en un
parte izquierda de la
solo lugar y se actualizan automáticamente
barra de fórmulas.
todas las fórmulas que utilizan ese nombre.
Una celda puede ser seleccionada de dos
Para utilizar nombres de celdas o rangos lo
formas:
primero que debe hacerse es definirlos.
1. Dar un clic sobre la celda.
Nombres válidos:
2. Escribir la referencia de la celda en el
Para que el nombre de una celda o rango sea
cuadro de nombres y pulsar la tecla Enter.
válido debe cumplir las siguientes
Ejemplo A1+Enter.
condiciones:
Si se trata de un rango de celdas el
Los nombres deben comenzar por una letra,
procedimiento es el siguiente:
Dar un clic sobre la primera celda y sin soltar Pueden contener letras y números
con el mouse hacer un arrastre hasta la última No deben contener espacios en blanco.
celda. También puede ser seleccionando la
Procedimiento para Asignar Nombres
primera celda y con la tecla MAYUS
sostenida mover la selección con las flechas Para dar nombre a una celda o rango de celdas
de navegación o dar un clic en la última celda debe realizar los pasos siguientes:
del rango. Seleccione la celda o rango a que se desea
O bien escribir la referencia del rango de asignar nombre.
celdas en el cuadro de nombres y dar Enter. Ejemplo Celda B2
Un rango continuo se escribe de la siguiente
forma: En la ficha Fórmulas localice el grupo
Nombres Definidos y elija el comando
CeldaInicial:CeldaFinal Administrador de Nombres.
Ejemplo de rango
continuo:
A3:C9

Excel 2010
Fórmulas
Se muestra el diálogo Administrador de Nombres. Asignar nombre desde el Cuadro de Nombres

Un procedimiento alternativo para dar nombre
a una celda o rango es el siguiente:
Seleccione la celda o rango al que desea
asignar nombre.
Dentro del Cuadro de Nombres teclee el
nombre que
desea asignar a
Este diálogo también se puede abrir pulsando la celda o rango
las teclas CTRL + F3 seleccionado.
Pulse el botón Nuevo… y se abrirá el diálogo
Nombre nuevo. Termine pulsando la tecla Enter.
El nombre ha quedado registrado en el cuadro
de nombres.
Seleccionar Rangos identificados mediante
Nombres o Referencias de celda
En el cuadro Nombre introduzca el Nombre

que desea asignar a la celda o rango de celdas
seleccionado (Teclea FACTOR).
En el cuadro Se refiere a: Aparecerá
desplegado el nombre de la hoja y celda o
rango de celdas seleccionados.
Pulse el botón Aceptar y el nuevo nombre SUGERENCIA. Excel hará un seguimiento de
queda registrado y aparecerá listado en el los cuatro últimos cambios seleccionados
Cuadro de Nombres de la siguiente forma. mediante el Cuadro de Nombres o el
Opción Cerrar para terminar de definir el comando Ir a. Para regresar a una selección
Nombre. anterior, abra el diálogo Ir a con un clic en
Si desea abrir el diálogo Nombre nuevo de F5, a continuación haga clic en la referencia
una forma más directa, en la ficha Fórmulas de celda en el cuadro Ir a.
localice el grupo Nombres Definidos y elija el Buscar Nombres
comando Asignar nombre.
Pulse la tecla de función F5 o pulse el método
abreviado de teclas CTRL + I. El diálogo Ir a
es mostrado.
En el cuadro Ir a seleccione el nombre que
desea localizar. También puede teclear la
referencia o nombre en el cuadro Referencia.

Excel 2010
Fórmulas
finalmente en donde se desea colocar el

resultado de la suma se coloca la función con
la referencia de este rango llamada Gastos,
como se ve en la figura:
Pulse el botón Aceptar.

Eliminar Nombres.
Para eliminar alguno de los nombres listados Ejemplo: en la hoja Nombres de celdas de su
en el cuadro de nombres realice estos pasos: LIBRO EXCEL 2010 CURSO ALUMNO,
aplique estas operaciones.
1. En la ficha Fórmulas localice el grupo
Nombres Definidos y elija el comando
Administrador de Nombres. Errores en las Fórmulas
Se mostrará el diálogo Cuando utilizamos fórmulas nos encontramos
Administrador de con una serie de errores que muchas veces no
Nombres en donde entendemos. Cada error se señala de forma
verá la lista de distinta y es importante tener en cuenta los
nombres registrados siguientes puntos en la construcción de la
fórmula:
2. Seleccione el nombre que desea eliminar.
Pulse el botón Eliminar. Aparece un diálogo Cada fórmula debe iniciar con el signo
de confirmación en el que deberá aceptar la igual = de lo contrario la fórmula se tomará
eliminación. como texto y no se ejecutará ningún cálculo.
Fórmulas con Nombres:

Podemos hacer cualquier cálculo con una
celda referenciada con un nombre.
Se deben hacer coincidir todos los
Por ejemplo: La celda A3, hasta la celda A5 se
paréntesis de apertura y de cierre, el mismo
multiplicarán por la
número de paréntesis que abra se deben cerrar.
misma celda que es la
Ejemplo, no puede haber dos paréntesis de
B1, nombrada FACTOR.
apertura y uno para cerrar.
La fórmula quedará
establecida como lo
muestra la figura:
Otro ejemplo
Se desea hacer la suma de un rango de celdas, Escribir todos los argumentos necesarios,
donde están los gastos mensuales de una casa. como comillas, rangos de celdas, criterios, etc.
Se seleccionan y se nombra como “Gastos” el De igual modo, asegurarse de no introducir
rango de celdas que se desea sumar; más argumentos de los que acepta la función.

Excel 2010
Fórmulas
Escribir el tipo correcto de argumentos. acceso y después del nombre de la hoja de

Algunas funciones requieren argumentos cálculo, antes del signo de exclamación).
numéricos, otras requieren un valor de texto, Evitar dividir entre cero. Microsoft Excel
si usa un tipo incorrecto de datos Excel puede muestra el error #¡DIV/0! cuando un número
devolver resultados inesperados o mostrar un se divide por cero (0) o por una celda que no
error. contiene ningún valor o contiene CERO como
Anidar como máximo 64 niveles de resultado de una fórmula.
funciones. Busque si se ha borrado algo fuera de la
Escribir los nombres de otras hojas entre fórmula o le ha cambiado el nombre
comillas simples (') cuando la fórmula hace Eliminar una columna de datos. Si elimina
referencia a valores o celdas de otras hojas de una columna de un rango de hoja de cálculo o
cálculo u otros libros cuyos nombres una tabla de Excel, la fórmula que depende de
contienen un carácter no alfabético. esa columna puede generar un error #REF!
Colocar un signo de admiración (!) después Eliminar un nombre definido. Si elimina un
de un nombre de hoja de cálculo al hacer nombre definido, la fórmula que depende de
referencia a él en una fórmula. Ejemplo, para dicho nombre generará un error #NOMBRE?
obtener el valor de la celda C5 en una hoja de
cálculo denominada Nómina en el mismo Eliminar una hoja de cálculo. Si elimina una
libro, use esta fórmula: ='Nómina'!C5. hoja de cálculo, una fórmula que dependa de
ella generará un error #REF! No hay forma de
Incluir la ruta de acceso a libros externos. solucionar el problema, ya que no se puede
Una referencia a un libro incluye el nombre recuperar una hoja de cálculo eliminada.
del libro y debe incluirse entre corchetes ([ ]).
La referencia también debe contener el Eliminar un libro. Si elimina un libro, los
nombre de la hoja de cálculo del libro. valores en las celdas que hacen referencia a
ese libro permanecen intactos hasta que
Ejemplo de referencia a un libro abierto: actualice la fórmula.
para incluir una referencia a las celdas B3 a
B7 de la hoja de cálculo denominada Ingresos Evite usar números con separadores
decimales en argumentos de fórmula. No
del libro Contabilidad_2010.xlsx, actualmente
escriba números con separadores decimales en
abierto en Excel, la fórmula debe tener este las fórmulas porque los separadores (comas)
aspecto: se usan como separadores de argumento en las
=[Contabilidad_2010.xlsx]Ingresos!B3:B7. fórmulas.
Si el libro al que se desea hacer referencia no
está abierto en Excel, igualmente se puede Autocorrección de Fórmulas
crear una referencia a él en una fórmula. En En ocasiones escribimos fórmulas con errores.
ella debe proporcionar la ruta de acceso Excel cuenta con una herramienta que ayuda a
completa al archivo, como en el siguiente corregir los errores más comunes al escribir
ejemplo: una fórmula. Por ejemplo, si escribimos la
='C:\Mis documentos\[Contabilidad_2010.xlsx]Ingresos'!B3:B7
fórmula:
Nota: Si la ruta de acceso completa contiene =SUMA(C4;C6)
caracteres de espacio, como en el ejemplo En esta fórmula se utilizó erróneamente el
anterior, debe escribir la ruta de acceso entre operador “;” en lugar del operador “:” para
comillas simples (al principio de la ruta de definir el rango.

Excel 2010
Fórmulas
La Autocorrección de fórmulas envía el

siguiente mensaje:
Al hacer clic en la celda aparecerá una

etiqueta inteligente con un signo de
exclamación amarillo y un indicador del tipo
de error en el contenido de la celda.
El ayudante de Office propone cambiar el

punto y coma, por dos puntos. Esta corrección
la podemos aceptar o no. Al aceptarla la
Si hace clic en la etiqueta inteligente verá
fórmula quedará corregida y podremos
sugerencias que le ayudarán a determinar la
continuar.
causa de un mensaje de error y sus posibles
Resolución de los Mensajes de error habituales soluciones.
Todos los mensajes de error de Excel La primera línea del menú de la etiqueta
comienzan con el signo de almohadilla (#), en inteligente muestra el
total puede ver hasta 7 códigos de error nombre del error y no
diferentes. Para quitar el mensaje de error y se puede seleccionar.
ver el resultado esperado, tendrá que corregir Las demás opciones
el problema modificando la fórmula o del menú le ayudarán
cambiando el contenido de una celda a la que a encontrar las
la fórmula hace referencia. posibles causas del error y sus soluciones.
Si lo comparamos con versiones anteriores, En la tabla siguiente encontrará los siete
Excel 2007 y 2010 ofrecen herramientas códigos de error que puede encontrar si una
mucho mejores para la resolución de los fórmula de Excel no funciona correctamente,
mensajes de error. Si una celda contiene un así como algunas sugerencias para resolver los
error, aparece en su esquina superior izquierda problemas relacionados con estos tipos de
un pequeño triángulo verde. error.

Excel 2010
Fórmulas
Resumen
Con Excel 2010 se pueden crear fórmulas para Aunque todas las operaciones que se realizan
realizar un gran número de operaciones. Para en una hoja de cálculo se pueden realizar con
llevar a cabo operaciones más sofisticadas, una calculadora, se tiene la ventaja de que
Excel 2010 permite añadir cálculos todos los elementos ya están escritos y sólo se
predefinidos denominados funciones. indican las acciones a realizar.
Una fórmula puede utilizar valores contenidos Se puede crear fórmulas que realicen
en las celdas para realizar operaciones como la operaciones básicas de suma, resta,
suma, resta, multiplicación y división.
multiplicación, división o potenciación entre
Una fórmula se define como una ecuación otras, o fórmulas complejas que involucren
que calcula un nuevo valor a partir de valores funciones y realicen cálculos avanzados.
existentes.
Le invitamos a seguir aplicando los
En Microsoft Office Excel usted podrá conocimientos adquiridos en estas páginas en
obtener el resultado dinámico del cálculo de la elaboración de fórmulas que resuelvan
valores a través de las Fórmulas, éstas son problemas que usted enfrenta día a día en su
expresiones matemáticas que ayudan a obtener desempeño laboral.
resultados que a la vez economizan mucho el
tiempo. Evaluación
Como se comentó anteriormente, el poder de
Instrucciones. Del Libro EJERCICIOS
una hoja de cálculo radica en las fórmulas que
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, resuelva
en ella se utilizan.
las hojas Facturas, Pagos, Concatena,
Las fórmulas aumentan la “inteligencia” de Operaciones y Módulo.
una hoja de cálculo.

Excel 2010
Funciones Básicas
Funciones Básicas
Objetivo
El trabajador-alumno empleará funciones básicas de Excel a partir de las diferentes opciones de
accceso al comando insertar función.
Introducción resuelven las necesidades más frecuentes de

distintas disciplinas.
Una fórmula puede incluir funciones. Las
funciones resuelven problemas que también se Estructura general de una Función
pueden resolver con fórmulas normales, pero
lo hacen en un solo paso en lugar de varios. La estructura de una función debe integrarse
con los siguientes elementos:
Las funciones son fórmulas predefinidas
que ejecutan cálculos utilizando valores Debe comenzar siempre con el signo igual (=).
específicos, denominados argumentos, en Enseguida colocar el nombre de la función.
un orden determinado o estructura que se
denomina sintaxis. Un paréntesis de apertura.
Una función normalmente precede a uno o más Dentro del paréntesis colocar los argumentos
argumentos y le ayuda a describir la operación de la función separados por comas.
que está realizando. Un argumento proporciona Un paréntesis de cierre, de la forma siguiente:
la información indicando a la función qué
datos debe calcular y qué operaciones debe = Nombre de Función (Arg 1, Arg2,…, Arg n)
realizar. Son fórmulas simplificadas de las
operaciones que se realizan comúnmente Usted podrá encontrar una lista de las
como una sumatoria, un promedio, etc. Las funciones disponibles en Excel 2010. Si así lo
funciones pueden utilizarse para ejecutar desea haga lo siguiente:
operaciones simples o complejas.
Seleccione una celda de su hoja de cálculo.
Acerca de las funciones para hojas de cálculo
la más común es la función SUMA, que se Ahora pulse el botón fx
utiliza para sumar rangos de celdas. Por de su barra de fórmulas.
ejemplo, en lugar de escribir en la fórmula: También puede hacerlo pulsando el método
=A1+A2+A3+A4 abreviado: MAYÚS+F3.
Se puede utilizar la función Suma para Qué son los Argumentos1
construir la fórmula: Los argumentos son valores que utiliza una
=SUMA(A1:A4) función para llevar a cabo operaciones o
cálculos. Los argumentos pueden ser números,
Esta fórmula indica que se está sumando el
texto, valores lógicos como VERDADERO o
rango de celdas de A1 hasta A4. Además de la
función SUMA, Excel cuenta con 329 FALSO, matrices, valores de error como
funciones de diferentes categorías tales como #N/A, referencias de celda y nombres. El
financieras, lógicas, de fecha y hora, de texto, argumento que se designe deberá generar un
estadísticas, matemáticas y trigonométricas, de
información, de bases de datos, etc., que 1
Título: La Bíblia Microsoft Office 2010,
Autor: Ed Bott, Woody Leonhard, Editorial: Anaya
Año de Publicación 2010,País de edición: España.

Excel 2010
Funciones Básicas
valor válido para el mismo. Los argumentos otras funciones.

pueden ser también constantes, fórmulas u
El Diálogo “Insertar Función”
Puesto que existe una gran variedad y cuadro Seleccionar una categoría. Al hacerlo
complejidad de funciones, Excel cuenta con Excel desplegará en el cuadro Seleccionar
un asistente para funciones que le orientará para una función la lista de funciones que contiene
su uso adecuado. Usted puede iniciar diálogo la categoría elegida. Haga clic en el nombre de
“Insertar función” con cualquiera de los tres la función deseada.
métodos siguientes: En la parte inferior del cuadro de diálogo se
En el Grupo Biblioteca de funciones de la muestra una breve descripción de la función
Ficha Fórmulas seleccione Insertar Función. seleccionada y su sintaxis. Si desea obtener
información más detallada sobre esta función
haga clic en el vínculo: Ayuda sobre esta
función.
Al seleccionar la función deseada y dar clic en
el botón Aceptar, aparecerá la ventana
“Argumentos de función” en donde usted
podrá teclear o seleccionar los argumentos de
Pulse simultáneamente las teclas MAYUS + F3. la función.
Dé un clic sobre el icono fx en la barra de En este caso la función seleccionada es
fórmulas. SUMA, que devuelve la suma de todos los
números en un rango de celdas; que puede
Cualquiera de los tres métodos anteriores nos tener hasta 255 argumentos que se deben
lleva al Asistente para funciones desplegando teclear en los cuadros Número1, Número2,…,
el siguiente diálogo: Número 255, o bien se pueden seleccionar las
celdas con el ratón. También se puede auxiliar
con los botones de referencia que aparecen a
la derecha de cada cuadro.
Dentro de la sección Buscar una función se

cuenta con una caja de texto donde podemos Para ejecutar la función deberá presionar
Aceptar. Para cerrar la ventana y no realizar
escribir una palabra clave o una descripción ninguna operación pulse Cancelar
breve de la acción que deseamos realizar; una
vez indicada la instrucción, se despliega una Puede utilizar el Asistente para funciones
lista de funciones recomendadas. para modificar las funciones en las fórmulas,
siguiendo estos pasos:
Si se sabe a qué categoría corresponde la
función buscada, ésta deberá elegirse en el

Excel 2010
Funciones Básicas
1. Seleccione una celda que contenga una funciones más utilizadas. Puede elegirse la
fórmula con función(es). función deseada en esta lista.
2. A continuación haga clic en el botón Insertar 3. Al elegir alguna de las funciones mostradas
función para que aparezca el cuadro se abrirá el diálogo Argumentos de función.
Argumentos de función. Haga los ajustes necesarios en este diálogo.
3. En la paleta aparecerá la primera función en 4. Pulse Aceptar para ejecutar el cálculo.
la fórmula y cada uno de sus argumentos,
Para seleccionar alguna función que no
puede modificar la primera función o
aparece en la lista pulse la opción Más
modificar otra función de la misma fórmula, funciones, esta opción mostrará la caja de
haciendo clic en la barra de fórmulas en Insertar función que le permitirá introducir la
cualquier posición dentro de la función. función deseada. Una vez terminada la función
Otra forma de incluir una función es la y hechos todos los cambios, se presiona el
botón Aceptar y la función queda insertada.
siguiente:
El Asistente para funciones es un método
1. Seleccione la celda en la que va introducir la para insertar funciones, pero si usted conoce la
función. sintaxis de la función a introducir también
2. Introduzca en ella el signo (=). Al hacerlo puede escribirla directamente con todos sus
vemos que inmediatamente el Cuadro de elementos. Para iniciar la función recuerde
escribir siempre el signo de (=) como se hace
Nombres cambia su nombre por el de con las fórmulas.
Funciones y muestra una lista de las
Funciones Matemáticas y Trigonométricas

Función SUMA La función SUMA por ser la más común en
Suma todos los números en un rango de celdas. Excel, se puede insertar directamente con el
icono llamado Suma que se localiza en la
Sintaxis: Ficha Inicio en el Grupo Modificar. Para
utilizar el icono de Suma se debe de colocar
=SUMA(número1,número 2,...) en la celda donde desea el resultado, a
Número1, número2..., son de 1 a 255 continuación dar clic a dicho icono. En el
argumentos cuyo valor total o suma desea ejemplo el rango es (F3:F7).
obtener. Además, esta función automáticamente detecta
1. Seleccionar celda para el resultado y teclear: cuales son las celdas que se van a incluir en la
función.
2. =Suma(Primer celda a sumar : Última celda a sumar)
Como generalmente se realiza esta operación
3. Enter. en la parte inferior de una tabla, toma todos
Ejemplo: los valores que se encuentran hacia arriba de
esta celda. Si no encuentra valores hacia arriba
busca hacia la izquierda. Si no se desean estos
valores, simplemente se escriben las celdas
deseadas o se seleccionan con el mouse.
Entre las funciones más frecuentemente
utilizadas se encuentran, además de Suma, la
función Promedio, Cuenta, Max y Min.

Excel 2010
Funciones Básicas
Funciones que también se pueden insertar con Si un argumento es una matriz o una
el icono mencionado si se eligen pulsando referencia, sólo se tomarán en cuenta los
sobre la flecha a la derecha del mismo. números de la matriz o de la referencia. Se
Además, se puede asignar cualquier función al pasan por alto las celdas vacías, valores
mismo icono al elegir la opción “Más lógicos, texto o valores de error en la matriz o
funciones”. en la referencia.
Por ser estas funciones muy utilizadas, Excel Ejemplo:
cuenta con un mecanismo
para utilizarlas en forma
rápida. Si seleccionamos el
rango sobre el cual
deseamos aplicar la
función, inmediatamente en
la barra de estado aparece
la función y su resultado.
Ejemplo: en la hoja FN Potencia de su libro
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO realice las
Para mostrar la lista de los valores de las operaciones propuestas.
funciones en la barra de
estado, basta con dar clic Función POTENCIA
derecho sobre la barra de Devuelve el resultado de elevar el argumento
estado y seleccionar las número a una potencia.
funciones que deseamos
se muestren con sus Sintaxis:
respectivos valores. =POTENCIA(número,potencia)
Ejemplo: en la hoja FN Suma Promedio de
su libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO Argumentos:
realice las operaciones. Número es el número base. Puede ser cualquier
número real.
Función PRODUCTO
Potencia es el exponente al que desea elevar
Multiplica todos los números que figuran el número base.
como argumentos y devuelve el producto.
Observación
Sintaxis:
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la
=PRODUCTO(número1,número2, ...) función POTENCIA para indicar a qué potencia
se eleva el número base, por ejemplo 5^2.
Número1, número2,... son de 1 a 255 números
Ejemplos:
que se desean multiplicar.
Observaciones
Los argumentos que son números, valores
lógicos o representaciones textuales de
números se toman en cuenta; los argumentos
que son valores de error o texto que no se
puede convertir en números causan errores.

Excel 2010
Funciones Básicas
Ejemplo: en la hoja FN Potencia de su libro =REDONDEAR(número,núm_decimales

operaciones propuestas. Argumentos:
En este ejercicio utilizará la función Potencia Número: número que desea redondear.
para calcular la potencia del número
propuesto. Núm_decimales: número de decimales al que
desea redondear el argumento de número.
Posteriormente realizará el mismo cálculo
mediante una operación aritmética utilizando Observaciones:
para ello el operador (^). Si el argumento núm_decimales es mayor
que 0 (cero), el número se redondea al número
Función RCUAD
de lugares decimales especificado.
En versiones anteriores de Excel el nombre de
Si núm_decimales es 0, el número se
esta función era RAIZ.
redondea al número entero más próximo.
La función RCUAD devuelve la raíz cuadrada
Si núm_decimales es menor que 0, el número
de un número.
se redondea hacia la izquierda del separador
Sintaxis: decimal.
=RCUAD(número) Para redondear al alza (lejos de cero), use la

función REDONDEAR.MAS.
Número es el número cuya raíz cuadrada desea Para redondear a la baja (hacia cero), use la
obtener. función REDONDEAR.MENOS.
Observación: Para redondear un número a un múltiplo
Si el número es negativo, RAÍZ devuelve el específico (por ejemplo, para redondear al
valor de error #¡NUM! número 0,5 más cercano), use la función
REDOND.MULT.
Ejemplos: En la figura siguiente se observan
tres ejemplos de aplicación de la función Ejemplo: Si la celda B2 contiene el valor
RAIZ: 10.6764 y desea redondear ese valor a dos
posiciones decimales, puede usar la siguiente
fórmula:=REDONDEAR (B2,2). El resultado
será: 10.68.
Ejemplo 2:
Ejemplo: en la hoja FN RCUAD de su libro

operaciones propuestas.
Función REDONDEAR
La función REDONDEAR redondea un
número a un número de decimales especificado. Si lo que desea es forzar el redondeo hacia
abajo o hacia arriba existe la alternativa de
Sintaxis:

Excel 2010
Funciones Básicas
utilizar las funciones REDONDEAR.MENOS

o REDONDEAR.MAS.
Función REDONDEAR.MAS
A continuación se describe el comportamiento
de la función REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia arriba en dirección
contraria a cero.
Función REDONDEAR.MENOS
Sintaxis:
Redondea un número hacia abajo en dirección
hacia cero. REDONDEAR.MAS(número; núm_decimales)
Sintaxis: Número: cualquier número real que se desea

redondear hacia arriba.
=REDONDEAR.MENOS (número,núm_decimales)
Núm_decimales. El número de dígitos al que
Número es cualquier número real que desea se desea redondear el número.
redondear hacia abajo. Observación:
Núm_decimales es el número de dígitos al La función REDONDEAR.MAS es similar a
que desea redondear número. la función REDONDEAR, excepto que
siempre redondea al número superior más
Observaciones: próximo, alejándolo de cero.
La función REDONDEAR.MENOS es similar Si el argumento núm_decimales es mayor
a la función REDONDEAR, excepto que que 0 (cero), el número se redondea al valor
siempre redondea un número acercándolo a superior (inferior para los números negativos)
cero más próximo que contenga el número de
Si el argumento núm_decimales es mayor lugares decimales especificado.
que 0 (cero), el número se redondea al valor Si núm_decimales es 0, número se redondeará
inferior (superior para los números negativos) hacia arriba al entero más próximo.
más próximo que contenga el número de Si el argumento núm_decimales es menor
lugares decimales especificado. que 0, el número se redondea al valor superior
(inferior si es negativo) más próximo a partir
Si núm_decimales es 0, el número se
de la izquierda del punto decimal.
redondeará al entero inferior más próximo.
Ejemplo:
Si el argumento núm_decimales es menor
que 0, el número se redondea al valor inferior
(superior si es negativo) más próximo a partir
de la izquierda del punto decimal.
Ejemplo:
Ejemplo: en la hoja FN Redondear de su libro


Excel 2010
Funciones Básicas
Funciones Estadísticas
Al término Estadística se le asignan diversas En este apartado veremos algunas de las
acepciones por parte de las personas funciones estadísticas más utilizadas a través de
vinculadas al campo socioeducativo; así se algunos ejemplos:
puede entender como una serie de conjuntos Función PROMEDIO
de números, como método de trabajo propio
del campo empírico, como a la forma de La función Promedio devuelve el promedio (o
media aritmética) de los argumentos que
resolver problemas educativos, e incluso, a
contiene.
considerarla como una ciencia.
Sintaxis:
Al considerarla como ciencia, se encamina al
estudio de los fenómenos aleatorios, con este =PROMEDIO(número1,número2, ...)
enfoque se ha conseguido avanzar en el
desarrollo de métodos, técnicas y modelos que Número1, número2,...son de 1 a 255
nos ayudan en la resolución de problemas argumentos numéricos cuyo promedio desea
pedagógicos y, sobre todo, a la toma de obtener.
decisiones. Observaciones:
La Estadística actúa como una disciplina Los argumentos deben ser números o nombres,
puente entre los modelos matemáticos y los matrices o referencias que contengan números
fenómenos reales que, además, proporciona
una metodología para evaluar las Si un argumento matricial o de referencia
contiene texto, valores lógicos o celdas vacías,
discrepancias entre la realidad y la teoría.
esos valores se pasan por alto; sin embargo, se
Entre los autores que han definido la incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
Estadística, quizá una de las más completas y Consideremos el siguiente ejemplo:
comprensibles nos la ofrece Kerlinger (1985)
cuando la define como:
«La teoría y el método de analizar datos
cuantitativos obtenidos de muestras de
observaciones, para estudiar y comparar
fuentes de varianza de fenómenos, ayudar a
tomar decisiones sobre aceptar o rechazar
relaciones hipotéticas entre los fenómenos y
ayudar a hacer inferencias fidedignas de SUGERENCIA:
observaciones empíricas» Al calcular promedios tenga en cuenta la
Excel cuenta con varias funciones estadísticas, diferencia entre celdas vacías y las que
con las que se pueden realizar cálculos básicos contienen un valor cero, especialmente si
desactivó la casilla de verificación:
como un promedio, el máximo, el mínimo de
un rango de datos o cálculos más complicados
como una desviación estándar.
(Diálogo Opciones de Excel en la sección
Avanzadas.)

Excel 2010
Funciones Básicas
Ejemplo: En su archivo LIBRO EXCEL 2010 El resultado es 4, que es el número de valores

CURSO ALUMNO realice el ejercicio descrito numéricos presentes en el rango B16:B20.
en la hoja Estadísticas, que consiste en calcular
el promedio de calificaciones de los alumnos Ejemplo: en la hoja FN Estadísticas de su libro
mostrados en la tabla. EXCEL 2010 CURSO ALUMNO realice las
Función CONTAR
Función CONTAR.SI
Cuenta el número de celdas de un rango que
contiene números, además de los números La función CONTAR.SI es una variante de la
dentro de la lista de argumentos. Utilice función CONTAR que cuenta las celdas, que
CONTAR para obtener el número de entradas no están en blanco dentro de un rango y que
en un campo numérico de un rango o de una cumplen con un criterio especificado.
matriz de números. Sintaxis:
Sintaxis:
=CONTAR.SI(rango,criterio)
=CONTAR(ref1,ref2, ...)
Rango es el rango dentro del cual desea
Ref1, ref2,...son de 1 a 255 argumentos que contar las celdas.
pueden contener o hacer referencia a distintos Criterio es el criterio en forma de número,
tipos de datos, pero sólo se cuentan los expresión o texto, que determina las celdas
números. que se van a contar. Por ejemplo, los criterios
Observaciones: pueden expresarse como 32, "32", ">32",
Los argumentos que son números, fechas o "manzanas".
representaciones textuales de números se Observación:
cuentan; los argumentos que son valores de Microsoft Excel proporciona funciones
error o texto que no puede traducirse a adicionales que se pueden utilizar para
números se pasan por alto. analizar los datos basándose en una condición.
Si un argumento es una matriz o referencia, Por ejemplo, para calcular una suma
sólo se considerarán los números en esa matriz basándose en una cadena de texto o un
o referencia. Se pasan por alto las celdas número dentro de un rango, utilice la función
vacías, valores lógicos, texto o valores de SUMAR.SI. Para hacer que una fórmula
error en la matriz o en la referencia. Utilice la devuelva uno de dos valores según una
función CONTARA si necesita contar valores condición, como una bonificación por ventas
lógicos, texto o valores de error. basada en un importe de ventas especificado,
utilice la función de hoja de cálculo SI.
Ejemplo:
Ejercicio:
En su libro de ejercicios calcule el número de
calificaciones con valor de 8 en el rango
especificado de la siguiente forma:

Excel 2010
Funciones Básicas
Como ya se mencionó, cuando se desea contar un

número de celdas que no están vacías en un
rango utilice CONTARA(Valor1, valor 2,...) ó
CONTAR.BLANCO(rango), si desea contar
celdas vacías o que contienen alguna fórmula
cuyo resultado sea texto vacío. Las celdas que
contienen el valor 0 no se cuentan.
Ejemplos:
El resultado de la fórmula mostrada es igual a

60.
Para el ejercicio propuesto en su libro de
ejercicios calcule la calificación mínima como
se muestra a continuación:
Ejemplo: en la hoja FN Contar Si de su libro
Función MIN
Ejemplo: en la hoja FN Estadísticas de su libro
La función MIN devuelve el valor mínimo de EXCEL 2010 CURSO ALUMNO realice las
un conjunto de valores. Sintaxis: operaciones propuestas.
=MIN(número1,número2, ...)
Función MAX
Número1, número2,...son entre 1 y 255 La función MAX devuelve el valor máximo
números de los que desea encontrar el valor
mínimo. de un conjunto de valores.
Observaciones Sintaxis:
Puede especificar los argumentos que sean =MAX(número1,número2, ...)
números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones numéricas en texto. Los Número1, número2, ... son entre 1 y 255
argumentos que sean valores de error o texto
que no se pueda traducir a números causarán números de los cuales desea encontrar el valor
errores. máximo.
Si un argumento es una matriz o referencia, Observaciones:
sólo se usan los números de esa matriz o
referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o Puede especificar los argumentos que sean
texto que se encuentren dentro de la matriz o números, celdas vacías, valores lógicos o
referencia se pasan por alto. Si los valores representaciones numéricas en texto. Los
lógicos o el texto no deben pasarse por alto,
utilice la función MIN. argumentos que sean valores de error o texto
que no se pueda traducir a números causarán
Si los argumentos no contienen números, MIN errores.
devuelve 0.
Si un argumento es una matriz o referencia,
Ejemplo:
sólo se usan los números de esa matriz o

Excel 2010
Funciones Básicas
referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o El resultado de la fórmula mostrada es igual a
texto que se encuentren dentro de la matriz o 90.
referencia se pasan por alto. Utilice MAX si Para el ejercicio propuesto en su libro de
no se deben pasar por alto los valores lógicos ejercicios encuentre la calificación más alta
y el texto. como se muestra a continuación:
Si el argumento no contiene números, MAX
devuelve 0.
Ejemplo:
Ejemplo: en la hoja FN Estadísticas de su
libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO realice
las operaciones propuestas.
Funciones Financieras
Las Matemáticas Financieras son una derivación través de un ambiente gráfico permite realizar
de las matemáticas aplicadas que estudian el operaciones matemáticas básicas y complejas
valor del dinero en el tiempo y que a través de y desarrollar diferentes funciones entre las que
una serie de modelos matemáticos llamados se encuentran las funciones estadísticas.
criterios permiten tomar las decisiones más
La aplicación de Finanzas en Excel puede
adecuadas en los proyectos de inversión.
llegar a ser tan buena como las personas que
Aunque el mundo de las finanzas pueda lo apliquen puedan hacerlo. El reto es
parecer un poco alejado de nuestra vida conseguir manejar las herramientas básicas,
cotidiana, es posible que en el futuro nos intermedias y avanzadas de Excel, para poder
veamos en la necesidad de realizar alguno de aplicarlas en el desarrollo de nuestro trabajo
estos cálculos, bien sea para conocer la cuota cotidiano.
de una hipoteca, los intereses a pagar por un
préstamo, etcétera. En este apartado aplicamos en forma
combinada las fórmulas y las funciones
Dada la importancia que posee el estudio de
financieras de Excel, y su relación con la
las finanzas en ámbito académico, toma
especial interés el manejo de dichos conceptos práctica empresarial para la solución de los
de forma ágil, para conseguir rapidez y ejemplos, casos y ejercicios dados siguiendo
precisión en el análisis. La forma más rápida el proceso básico que a continuación se
de conseguir dicho objetivo es a través de la describe:
aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, 1º. Identificación y ordenamiento de los datos,
para nuestro caso, Excel 2010.
2º. Aplicación de la fórmula o fórmulas y,
Las hojas de cálculo proporcionan una
solución rápida y sencilla a las exigencias que 3º. Empleo de las funciones financieras de Excel.
se presentan en el mundo actual. Excel a

Excel 2010
Funciones Básicas
Las funciones financieras más utilizadas con impuestos, pagos en reserva ni los gastos que
sus respectivos argumentos son: algunas veces se asocian con los préstamos.
PAGO (tasa,nper,va,vf,tipo) Mantenga uniformidad en el uso de las
unidades con las que especifica los argumentos
PER (tasa,pago,va,vf,tipo) tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un
TASA (nper;pago;va;vf;tipo;estimar) préstamo de cuatro años con una tasa de interés
anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el
VA (tasa;nper;pago;vf;tipo)
argumento tasa y 4*12 para el argumento
VF (tasa;nper;pago;va;tipo) nper. Si efectúa pagos anuales del mismo
préstamo, use 12 por ciento para el argumento
Comenzaremos viendo un sencillo ejemplo de
tasa y 4 para el argumento nper.
utilización de la función PAGO, que calcula
el pago de un préstamo basándose en pagos Para conocer la cantidad total pagada durante
constantes y en una tasa de interés constante. la duración del préstamo, multiplique el valor
Realizaremos además la respectiva Tabla de de PAGO por el argumento nper.
Amortización. Para aplicar la función realice los siguientes
Función PAGO pasos:
Calcula el pago de un préstamo basándose en 1. Coloque el cursor en la celda donde desea
pagos constantes y en una tasa de interés el resultado y teclee la función:
constante. =PAGO(Interés,Tiempo,Préstamo)
Sintaxis: 2. Pulse Enter
=PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo) El resultado obtenido es negativo debido a que
representa el dinero que se paga, es decir, un
Tasa: Es el tipo de interés del préstamo valor que se resta del saldo insoluto. Para crear
Nper: Es el número total de pagos del préstamo una tabla de amortización se requiere que este
(en un caso particular el tiempo o número de valor sea positivo. Para convertirlo, la fórmula
meses) que contiene la función se multiplica *-1
Va: Es el valor inicial o actual (lo que vale Ejemplo 1: Obtener el pago mensual para un
ahora la cantidad total de una serie de pagos préstamo de $10000.00 con un interés anual
futuros), también se conoce como valor del 8% a pagar en 10 meses.
bursátil.
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo
que desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se asume
que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de
un préstamo es 0).
Tipo: Es el número 0 (cero) o 1 e indica el
vencimiento de los pagos al inicio o al final
del período. Para pago al inicio = 1, para pago
La tasa de interés mensual se encuentra
al final = 0 u omitido.
dividiendo la tasa de interés anual entre 12.
Observaciones:
Para elaborar la respectiva tabla de amortización
El pago devuelto por la función PAGO las variables se calculan de la siguiente forma:
incluye el capital y el interés, pero no incluye

Excel 2010
Funciones Básicas
TIEMPO: Enumere desde 0 hasta el número Obtener el Pago mensual para un ahorro de
de pagos que se harán (10). $50,000.00 con un Interés anual del 6% a un
plazo de 10 años. Elaborar tabla de Inversión.
INTERESES: = Saldo Insoluto Anterior
multiplicado por la Tasa de Interés Mensual.
CAPITAL: = PAGO menos INTERESES
del periodo.
SALDO INSOLUTO = Saldo Insoluto
Anterior menos Capital abonado.
Para éste ejercicio las fórmulas son las siguientes:
Para elaborar la respectiva Tabla de

Inversión utilizamos las siguientes variantes:
TIEMPO: enumere desde 1 hasta el Número
El tiempo 0 representa el inicio del proceso en
de Meses de ahorro (120)
el que los Intereses y el capital son “0” y el
Saldo Insoluto lo representa el importe del INTERESES = Capital Acumulado Anterior
préstamo ($ 10,000.00). por Tasa mensual
Las cantidades que serán constantes durante CAPITAL ACUMULADO = Pago +
todo el proceso de cálculo son la Tasa de Intereses + Capital Acum. Ant.
Interés y el Pago por esta razón las hacemos
absolutas agregando los respectivos signos de Al aplicar estas fórmulas su tabla de inversión
pesos. se verá así:
Utilizando el controlador de relleno para cada
una de las columnas hacemos un llenado
absoluto y la tabla de amortización queda
como se muestra a continuación:
Las cantidades que serán constantes durante
todo el proceso de cálculo son la Tasa de
Interés y el Pago, por esta razón las hacemos
absolutas agregando los respectivos signos de
pesos.
una de las columnas hacemos un llenado
absoluto y la Tabla de Inversión queda llena
como se muestra a continuación:
Como se observa, el saldo insoluto al final del

proceso es 0.
Ejemplo 2:

Excel 2010
Funciones Básicas
Para la elaboración de la tabla de amortización

utilice fórmulas de acuerdo a la siguiente
una de las columnas hacemos un llenado descripción:
absoluto y la Tabla de Inversión presentará el TIEMPO: Enumere del 0 al 24 que es el
aspecto de la tabla anterior. número de pagos que se harán.
Ejercicio: INTERESES = Saldo Insoluto Anterior por la
Tasa de Interés.
En la Hoja FINANCIERAS de su Libro de
CAPITAL = Pago menos Intereses del mes.
Ejercicios realice el ejercicio que consiste en
calcular el pago mensual para un Préstamo por SALDO INSOLUTO = Saldo Insoluto Anterior
$ 20,000.00 con una tasa de interés mensual menos Capital.
del 3% a pagar en un plazo de un año. Elabore Ejemplo: en la hoja FN Pago de su libro
la tabla de amortización correspondiente: EXCEL 2010 CURSO ALUMNO realice los
tres ejemplos propuestos.
Funciones Lógicas
Las funciones lógicas son funciones derivadas En resumen, las funciones lógicas permiten
de la aplicación del algebra booleana que no elegir caminos o resultados en función de los
calculan valores. En lugar de eso, hacen datos o valores que adoptan otras variables, en
comparaciones lógicas como: =, <, y > o las forma individual o conjunta.
combinaciones <=, >=, <>. Tal prueba le Se diferencian de las demás funciones, por
permitirá realizar una instrucción cuando la entregar un resultado lógico, es decir:
comparación resulte VERDADERA y otra verdadero o falso, en lugar de un resultado
diferente cuando resulte FALSA. numérico.
Por tal motivo, la utilización de funciones En esta sección mostraremos ejemplos prácticos
lógicas está ligada a la utilización de de algunas funciones de esta categoría.
operadores relacionales o argumentos que son
funciones lógicas y devuelven un valor Función “Y”
verdadero o falso frente a una condición. La función Y es una función lógica que
Son herramientas que nos permiten devuelve el resultado VERDADERO si todos
seleccionar alternativas atendiendo a uno o los argumentos son VERDADERO y devuelve
varios criterios de evaluación. Su fácil FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
planteamiento permite buscar las alternativas Sintaxis:
viables o las más adecuadas dentro de grandes
volúmenes de información. =Y(Valor_lógico1,Valor_lógico2, …)
Una función lógica sirve para verificar una o Valor_lógico1, Valor_lógico2,… Son de 1 a
más condiciones. 255 condiciones que se desea comprobar y

Excel 2010
Funciones Básicas
que pueden tener un resultado igual a Ejercicio 1:

VERDADERO o FALSO.
En la hoja “FUNCION Y” de su Libro de
Observaciones Ejercicios aplique la función Y para que las
1. Los argumentos deben evaluarse como mujeres aprobadas aparezcan con resultado
valores lógicos, como VERDADERO o Verdadero. Los varones y las mujeres
FALSO, o los argumentos deben ser matrices reprobadas aparecen con resultado Falso.
o referencias que contengan valores lógicos. Solución:
2. Si un argumento matricial o de referencia Puesto que existen dos condiciones a cumplir:
contiene texto o celdas vacías, dichos valores a) Que sean mujeres.
se pasarán por alto. b) Que estén aprobadas.
3. Si el rango especificado no contiene valores Además, conociendo que la función “Y” da
lógicos, la función Y devuelve el valor de
resultado VERDADERO siempre que ambas
error #¡VALOR!
pruebas lógicas sean verdaderas, por lo tanto,
La siguiente tabla de verdad ilustra el es la función que necesitamos. En la celda D4
comportamiento general de la función lógica colocamos la fórmula: =Y(B4=”F”,C4>=6)
Y para dos valores lógicos: como se muestra en la figura:
Ejemplo 1: Enseguida utilizamos el controlador de relleno

automático para transferir la fórmula a las
En la hoja “Funciones Y-O” de su LIBRO siguientes filas. El resultado es el siguiente:
DE TRABAJO copie la fórmula mostrada en
la columna RESULTADO. Observará el
resultado siguiente:
Ejemplo 2: Ejercicio 2:
Determinar con la función "Y" qué números En la hoja “LOGICA Y” de su Libro de
de los proporcionados en la columna DATO Ejercicios resuelva el Ejercicio 2.
están dentro del rango [50-100]. Función “O”
La función lógica “O” devuelve VERDADERO
si alguno de los argumentos es VERDADERO

Excel 2010
Funciones Básicas
y devuelve FALSO si todos los argumentos

son FALSO.
Sintaxis:
=O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...) El resultado obtenido se observa en la figura

siguiente:
Valor_lógico1, valor_lógico2,...Son de 1 a
255 condiciones que desea comprobar y que
pueden tener un resultado igual a VERDADERO
o FALSO.
Las observaciones descritas para la función Y
se aplican también a la función O.
La siguiente tabla de verdad ilustra el
comportamiento general de la función lógica
Y para dos valores lógicos:
Ejemplo 1: Ejercicio 1:
En la hoja “FUNCIONES Y-O” de su En la hoja “LOGICA O” de su Libro de
LIBRO DE TRABAJO copie la fórmula
Ejercicios aplique la función O para que
mostrada en la columna RESULTADO.
Observará el resultado siguiente: aparezcan con Verdadero los alumnos con
calificación 1,2,3 y 8,9,10.
Solución:
Puesto que existen dos valores lógicos:
a) Calificación <=3: Para el rango [0-3].
b) Calificación >=8: Para el rango [8-10].
Además, conociendo que la función “O” da
resultado VERDADERO cuando alguna de
los valores lógicos es verdadero, es la función
que necesitamos. En la celda D4 colocamos la
Ejemplo 2: fórmula: =O(C4<=3,C4>=8) de la forma
Determinar con la función "Y" qué números siguiente:
de los proporcionados en la columna DATO
están fuera del rango [50-100].

Excel 2010
Funciones Básicas
como FALSO. Este argumento puede utilizar

cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se
devolverá si prueba_lógica es VERDADERO.
Si prueba_lógica es VERDADERO y se
El resultado obtenido se observa en la omite el argumento valor_si_verdadero, la
siguiente figura: función devuelve VERDADERO.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso: Es el valor que se devolverá
si prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica es
FALSO y se omite el argumento
valor_si_falso, la función devuelve FALSO.
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones:
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso se evalúan, la función SI
devuelve el valor devuelto por la ejecución de
las instrucciones.
Ejercicio 2:
Si uno de los argumentos de la función SI es una
En la hoja “LOGICA O” de su Libro de matriz, cada elemento de la matriz se evaluará
Ejercicios resuelva el Ejercicio 2. cuando se ejecute la instrucción SI. Cuando
Función “SI” alguno de los argumentos valor_si_verdadero
o valor_si_falso es una función que ejecuta
Devuelve un valor si la condición especificada una acción, se ejecutan todas las acciones.
es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar =SI(Condición ,Valor Verdadero, Valor Falso)
pruebas condicionales en valores y fórmulas. Si la condición se cumple se ejecuta el Valor
Es una de las funciones más potentes de Excel Verdadero. Si la condición no se cumple se
que trabaja bajo el entorno: Verdadero, Falso. ejecuta el Valor Falso.
Decide el contenido de una celda dependiendo Ejemplo 1:
de que la prueba lógica sea cierta o falsa.
En este ejemplo la función SI evaluará el
Sintaxis:
contenido del rango A6:A18 para determinar
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) si el contenido es mayor a 0. Si se cumple
esta prueba la función escribirá "Verdadero",
En su forma más simple la función SI prueba en caso contrario escribirá "Falso". Escriba la
el valor de una celda y ejecuta una acción. Si
fórmula mostrada en la celda B6 y con el
la prueba lógica es positiva escribe
“Verdadero”; si es negativa escribe “Falso”. controlador de relleno haga un relleno
automático hasta la celda B18.
Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión
que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, B5=50 es una
expresión lógica. Si el valor de la celda B5 es
igual a 50, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, se evaluará

Excel 2010
Funciones Básicas
Muestre dicho porcentaje para los empleados

que tengan derecho. A los de menor
antigüedad asigne la leyenda "NO APLICA"
Argumentos:
Prueba_Lógica: A6>0
Valor_Si_Verdadero: “Verdadero”
Valor_Si_Falso: “Falso” Argumentos:
Análisis: Excel revisa la celda A6 para ver si su Prueba_Lógica: E6>=5
contenido es mayor a cero. El valor Valor_Si_Verdadero: 5%
almacenado en A6 es igual a 4 (Mayor a
Valor_Si_Falso: “NO APLICA”
cero), por tal razón el valor es evaluado como
Verdadero. Análisis: Excel revisa la celda E6 para ver si su
contenido es mayor o igual a 5. El valor
En la celda A7 el valor almacenado es 0, por almacenado en E6 es menor a 5 por tal razón
esta razón la función sí mostrará el valor el valor es evaluado como “NO APLICA”.
lógico Falso.
Ejemplo: En la hoja FN SI de su libro EXCEL
Ejemplo 2: 2010 CURSO ALUMNO realice los cuatro
La prima de antigüedad pagada a los ejemplos que allí se indican.
empleados mostrados en la tabla es del 5% del
sueldo a partir del quinto año de antigüedad.
Funciones de Fecha y Hora

Este tipo de funciones de Excel 2010 permiten Saber a qué día de la semana corresponde una
manipular los datos que son de tipo fecha y fecha determinada, por ejemplo, si es lunes o
hora y hacer los cálculos necesarios. Con ellos martes.
podemos realizar cálculos como los Extraer sólo el año o el mes de una fecha.
siguientes:
Son muchas las posibilidades que se tienen en
Obtener rápidamente la fecha actual y/o la Excel para llevar a cabo este tipo de cálculos.
hora actual. Antes de iniciar el tratamiento de este tipo de
Calcular el número de días que hay entre dos funciones es importante establecer las
fechas. siguientes observaciones:

Excel 2010
Funciones Básicas
Excel almacena las fechas como números de Nota: Para que en una celda aparezca la fecha
serie secuenciales para que puedan utilizarse de este justo momento utilice la combinación
en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de teclas: “Ctrl+;” Si desea que aparezca la
de enero de 1900 es el número de serie 1 y el hora utilice la combinación de teclas:
22 de abril de 2015 es el número de serie “Ctrl+Mayus+:”
42,116 porque viene 42,116 después del 1 de
enero de 1900. Ejemplo: en la hoja Ejercicio Edad de su libro
Para poder observar la fecha como un número
operaciones que allí se indican para calcular la
de serie, la celda que la contiene deberá estar
en formato General. edad del trabajador en base a su RFC.
En los números de serie, los dígitos a la Funciones DÍA, MES y AÑO

derecha del separador decimal representan la Devuelven el año, mes o día correspondiente a
hora; los números a la izquierda representan la una fecha, representada por un número de
fecha. Por ejemplo, el número de serie 0.5 serie.
representa la hora 12:00 del mediodía
Sintaxis:
Ejemplo: en la hoja FN Fecha y Hora de su
AÑO(núm_de_serie)
libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO realice
las operaciones que allí se indican utilizando las MES(núm_de_serie)
funciones Fecha() y Ahora(). DIA(núm_de_serie)
Funciones HOY() y AHORA() El año se devuelve como número entero

comprendido entre 1900 y 9999. El mes se
Devuelven la fecha o la hora actuales como un
expresa como número entero comprendido
valor serie o número de serie. entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis: El día se expresa como un número entero
=HOY( )
comprendido entre 1 y 31.
=AHORA( ) Núm_de_serie: es la fecha del mes que
intenta buscar. Las fechas deben introducirse
Observaciones: mediante la función FECHA o como resultados
de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo,
No requieren argumentos. FECHA(2010;6;12) para el día 12 de junio de
Puede teclear =HOY() para incluir 2010.
únicamente la fecha ó =AHORA() si desea Nota: Pueden producirse problemas si las
incluir la fecha y/o la hora actuales en una fechas se introducen como texto.
celda. Si el formato de celda era General
antes de escribir esta función, el resultado Los valores que devuelven las funciones
tendrá formato de fecha. AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos
independientemente del formato de
La función AHORA() sólo cambia cuando se visualización del valor de fecha suministrado.
realiza un cálculo en la hoja de cálculo o
Función FECHA
cuando se ejecuta una macro que contiene la
función. No se actualiza.

Excel 2010
Funciones Básicas
Esta es una función muy útil en aquellos casos Si el mes es mayor que 12, mes suma esa
en que el año, el mes y el día se proporcionan cantidad de meses al primer mes del año
mediante fórmulas o referencias de celda. especificado. Por ejemplo, FECHA(2010;14;2)
devuelve el número de serie que representa el
Por ejemplo, si se tiene una hoja de cálculo
2 de febrero de 2011.
con fechas en un formato que Excel no
reconoce, como AAAAMMDD. Puede usar la Si el mes es menor que 1, mes resta la
función FECHA junto con otras funciones magnitud de esa cantidad de meses, más 1, del
para convertir las fechas a un número de serie primer mes del año especificado. Por ejemplo,
que Excel reconozca. FECHA(2011;-3;2) devuelve el número de
serie que representa el 2 de septiembre de
La función FECHA devuelve el número de
2010.
serie secuencial que representa una fecha
determinada siempre y cuando el formato de Día: Si el día es menor que 1, día resta la
la celda sea general. Por ejemplo, al introducir magnitud de la cantidad de días, más uno, del
FECHA(2011,1,30) devuelve el número primer día del mes especificado. Por ejemplo,
40573 que es el número de serie que FECHA(2008;1;-15) devuelve el número de
corresponde a la fecha 30/1/2011. serie que representa el 16 de diciembre de
2007.
Sintaxis:
Si el día es mayor que la cantidad de días del
FECHA(año,mes,día) mes especificado, día suma esa cantidad a los
Año: Este argumento puede incluir de 1 a 4 días del primer día del siguiente mes. Por
dígitos. De manera predeterminada, Excel ejemplo, FECHA(2011,2,30) devuelve el
2010 para Windows usa el sistema de fechas número de serie que representa el 2 de marzo
1900. Para evitar resultados no deseados, se de 2011.
recomienda el uso de cuatro dígitos. Por Si el día es menor que 1, día resta la magnitud
ejemplo, si usa "11" se devuelve "1911" como de la cantidad de días, más uno, del primer día
valor de año. del mes especificado. Por ejemplo,
Si el año es un número entre 0 (cero) y 1899 FECHA(2011;1;-15) devuelve el número de
(inclusive), Excel suma ese valor a 1900 para serie que representa el 16 de diciembre de
calcular el año. Por ejemplo, FECHA(110;1;2) 2010.
devuelve 2 de enero de 2010 (1900+110). Ejemplo: en la hoja FN Fecha y Hora de su
Si el año es un número entre 1900 y 9999 libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO revisa
(inclusive), Excel usa ese valor como el año. las operaciones que allí se realizaron utilizando
Por ejemplo, FECHA(2010;3;2) devuelve 2 de las funciones Fecha() y Ahora().
marzo de 2010.
Función DIAS360()
Si el año es menor que 0, o es igual o mayor
que 10,000, Excel devuelve el valor de error Esta función calcula el número de días entre
#¡NUM! dos fechas basándose en un año de 360 días
(doce meses de 30 días) que se utiliza en
Mes: Es un número entero positivo o negativo
algunos cálculos contables. Use esta función
que representa el mes del año, de 1 a 12 (de
para facilitar el cálculo de pagos si su sistema
enero a diciembre).
de contabilidad se basa en 12 meses de 30 días.

Excel 2010
Funciones Básicas
Sintaxis: Sintaxis:
DIAS360(fecha_inicial,fecha_final,método) DIASEM(núm_de_serie,[tipo])
Fecha inicial y Fecha final son las dos fechas Núm_de_serie. Argumento obligatorio. Es un
entre las que desea calcular el número de días. número secuencial que representa la fecha del
Si la fecha_inicial es posterior a la fecha final, día que intenta buscar. Las fechas deben
DIAS360 devuelve un número negativo. especificarse mediante la función FECHA o
Las fechas deben introducirse mediante la como resultado de otras fórmulas o funciones.
función FECHA o como resultados de otras Por ejemplo, FECHA(2008,5,23) para el día 23
fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice de mayo de 2008. Pueden producirse problemas
FECHA(2008,5,23) para el día 23 de mayo de si las fechas se escriben como texto.
2008. Pueden producirse problemas si las Tipo Argumento opcional. Es un número que
fechas se introducen como texto. determina el tipo de valor que debe devolverse
Método es un valor lógico que especifica si se Observaciones:
utilizará el método de cálculo europeo o
americano. Si núm_de_serie está fuera del rango para el
valor de base de fecha actual, se devuelve un
error #¡NUM!
Si tipo está fuera del rango especificado en la
tabla anterior, se devuelve un error #¡NUM!
Ejemplo: en la hoja FN Fecha y Hora de su

libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO revisa
el ejemplo dado para ésta función.
Función DIASEM
Esta función devuelve el día de la semana
correspondiente al argumento núm_de_serie. Ejemplo: en la hoja FN Fecha y Hora de su
El día se devuelve como un número entero libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO revisa
entre 1 (domingo) y 7 (sábado). el ejemplo dado para ésta función.
Funciones de Texto
Excel dispone también de un conjunto de argumentos, tanto podemos utilizar texto
funciones específicas que nos permiten directamente entre comillas o una referencia a
trabajar con el texto que contienen las celdas. una celda la cual contiene texto. En los
Es importante hacer notar que en el momento ejemplos de las funciones utilizaremos las dos
que utilizamos estas funciones, en los opciones.

Excel 2010
Funciones Básicas
Función CONCATENAR
Concatena argumentos de texto, es decir, une
varios elementos de texto en uno solo.
Sintaxis:
=CONCATENAR (texto1,texto2, ...)
Función MED
Texto1, texto2,... son de 1 a 255 elementos de
texto que se unirán en un elemento de texto MED devuelve un número específico de
único. Los elementos de texto pueden ser caracteres de una cadena de texto, comenzando
cadenas de texto, números o referencias a en la posición que especifique y en función
celdas únicas. del número de caracteres que especifique.
Observaciones: Nota: En versiones anteriores de Excel esta
función tenía el nombre de EXTRAE. En esta
Puede utilizarse el operador "&" en lugar de
versión ha cambiado a MED con los mismos
CONCATENAR para unir elementos de texto.
argumentos.
Ejemplo:
Sintaxis:
=MED(texto,posición_inicial,núm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los

caracteres que desea extraer.
Posición_inicial es la posición del primer
carácter que desea extraer de texto. La
Función RECORTAR posición_inicial del primer carácter de texto es
Esta función elimina los espacios del texto, 1 y así sucesivamente.
excepto el espacio normal que se deja entre Núm_de_caracteres especifica el número de
palabras. Use RECORTAR en texto procedente caracteres que desea que EXTRAE devuelva
de otras aplicaciones que pueda contener una del argumento texto.
separación irregular.
Observaciones:
Nota: En versiones anteriores de Excel esta
Si posición_inicial es mayor que la longitud
función tenía el nombre de ESPACIOS. En
de texto, EXTRAE devuelve " " (texto vacío).
esta versión ha cambiado a RECORTAR con
los mismos argumentos. Si posición_inicial es menor que la longitud
de texto, pero posición_inicial más
Sintaxis: núm_de_caracteres excede la longitud de
texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta
=RECORTAR(texto)
el final de texto.
Texto es el texto del que se desea quitar Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE
espacios. devuelve el valor de error #¡VALOR!
Ejemplo: Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE
devuelve el valor de error #¡VALOR!
Ejemplo:

Excel 2010
Funciones Básicas

Núm_de_caracteres especifica el número de
caracteres que desea extraer con DERECHA.
Para las dos funciones anteriores deben
considerarse las siguientes:
Ejemplo: en la hoja FN Extrae de su libro
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, utiliza Observaciones:
la función Extrae y Fecha para calcular la Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que
edad que allí se solicita. cero.
Función IZQUIERDA Si núm_de_caracteres es mayor que la
longitud del texto, IZQUIERDA y DERECHA
Devuelve el primer caracter o caracteres de devolverán todo el texto.
una cadena de texto, según el número de
caracteres que especifique el usuario. Si núm_de_caracteres se omite, se calculará
como 1.
Sintaxis:
Ejemplo:
IZQUIERDA(texto,Num_de_caracteres)

Núm_de_caracteres especifica el número de
caracteres que desea extraer con IZQUIERDA.
Ejemplo: Ejemplo: en la hoja FN Derecha de su libro
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, utiliza la
función Derecha para extraer la homoclave de
los RFC que allí se indican.
Función TEXTO
Convierte un valor en texto, con un formato
Ejemplo: en la hoja FN Izquierda de su libro numérico específico.
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, utiliza la
función Izquierda para extraer las iniciales de
Sintaxis:
los apellidos y el nombre que allí se indican. TEXTO(valor, formato)
Función DERECHA Valor es un valor numérico, una fórmula que
DERECHA devuelve el último caracter o evalúa un valor numérico o una referencia a
caracteres de una cadena de texto, según el una celda que contenga un valor numérico.
número de caracteres que el usuario especifica. Formato es un formato de número, en forma
Sintaxis: de texto, indicado en el cuadro Categoría en
la ficha Número del cuadro de diálogo
DERECHA(texto,Num_de_caracteres) Formato de celdas.
Observaciones:

Excel 2010
Funciones Básicas
El argumento formato no puede contener un Núm_inicial es la posición del caracter dentro

asterisco (*). de texto_original que desea reemplazar por
texto_nuevo.
Al dar formato a una celda con la ficha Número
(Grupo Número diálogo Formato de Celdas) Núm_de_caractereses el número de
sólo cambiará el formato y no el valor. caracteres de texto_original que desea que
REEMPLAZAR sustituya por texto_nuevo.
La función TEXTO convierte un valor en
texto con formato, el cual ya no se calculará Texto_nuevo es el texto que reemplazará los
como un número. caracteres de texto_original.
Ejemplo:
Resumen
El uso de Funciones hará que usted se
Función REEMPLAZAR familiarice con el asistente para funciones de
Reemplaza parte de una cadena de texto, en Excel, y le mostrará lo versátil que es la hoja
función del número de caracteres que de cálculo en la solución de problemas.
especifique, con una cadena de texto diferente.
Evaluación
Sintaxis:
Instrucciones. Del Libro EJERCICIOS
REEMPLAZAR(texto_original,núm_inicial, EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, resuelva
núm_de_caracteres,texto_nuevo) las hojas Producto y Potencia, Estadísticas,
Estadisticas2, Función Pago, Fechas,
Texto_original es el texto en el que desea Calificaciones y Sueldos.
reemplazar algunos caracteres.
Le invitamos a seguir explorando el mundo de las funciones que posee Excel para facilitarle
cada día más sus actividades laborales y personales.

Excel 2010
Herramientas para Gestión de Listas

Objetivo
El trabajador-alumno ejemplificará la gestión de listas con el uso de herramientas de
ordenamiento, autofiltros y filtros avanzados.
Introducción Excel proporciona dos herramientas útiles

para localizar la información específica de una
A diario en nuestra área de trabajo es útil lista: El Filtrado y la Ordenación. Con estas
manejar la información en tablas o listas de herramientas podrá ordenar y filtrar fácilmente
datos. los datos de su hoja.
Una tabla o lista en Excel es un conjunto de Generalidades Sobre Bases de Datos
datos organizados en filas y columnas. Los
datos están organizados dentro de una lista En Microsoft Excel se puede utilizar una tabla
con cabeceras de columna que definen o lista de información como una base de datos.
Cuando se ejecutan tareas en la lista como
Campos y filas que contienen Registros. La
búsquedas, clasificaciones o datos subtotales,
primera fila contiene las cabeceras de las Excel la reconoce automáticamente como una
columnas con los nombres de los campos, y base de datos y utiliza los siguientes
las demás filas contienen los datos elementos de la lista para organizar los datos.
almacenados.
Entre las operaciones más interesantes que
En Excel puede utilizarse fácilmente una lista podemos realizar con las listas tenemos:
de información como una base de datos.
Ordenar los registros.
Un campo es un elemento específico de Filtrar el contenido de la tabla por algún
información de su lista de datos como por criterio.
ejemplo, nombre, matrícula, puesto y sueldo.
Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún
Un registro contiene toda la información sobre
tipo de filtrado.
un apartado concreto de su lista.
Crear un resumen de los datos.
Se denomina Base de Datos a una lista
completa de datos organizada en campos y Aplicar formatos a todos los datos.
registros como por ejemplo, la lista de Los rótulos de las columnas de la lista son los
empleados de su empresa. nombres de los campos en la base de datos y
cada fila de la lista es un registro en la base de
Cuando se ejecutan tareas en la lista, como datos.
búsquedas, filtrado de datos, clasificaciones o
datos subtotales, Excel la reconoce ¿Cómo definir una Base de Datos en Excel?
automáticamente como una base de datos y En Excel no se necesita definir la base de
utiliza los siguientes elementos de la lista para datos como tal, sólo tiene que escribir los
organizar los datos. títulos de las columnas en las celdas y en la
siguiente fila empezar a introducir la
Por ejemplo, si necesita preparar un informe información. Por ejemplo, si desea crear un
sobre los empleados que trabajan en el directorio telefónico con los campos de
departamento administrativo, tendría que nombre, apellido, edad, teléfono, sólo tiene
poder visualizar en su lista únicamente dicho que teclearlos en Excel quedando como se
departamento. muestra en la figura.

Excel 2010
Crear una base de datos en Excel 2010. ¿Cómo definir una Base de Datos en Excel?
Para crear una Lista de datos en Excel 2010 En Excel no se necesita definir la base de datos
siga estos pasos: como tal, sólo tiene que escribir los títulos de
las columnas en las celdas y en la siguiente
1. Seleccione el rango de celdas que desea fila empezar a introducir la información.
incluir en la lista (las celdas pueden contener
Por ejemplo, si desea crear un directorio
datos o pueden estar vacías).
telefónico con los campos de nombre, apellido,
edad, teléfono, sólo tiene que teclearlos en
Excel quedando de la siguiente manera:
2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar

seleccione Tabla.
Formularios o Fichas
Para modificar o introducir nuevos datos en
una lista podemos teclear directamente los
nuevos valores sobre ella, o bien podemos
utilizar un formulario de datos. Esta es la
mejor opción cuando la lista es muy grande.
3. A continuación aparecerá el cuadro de Una Ficha o Formulario de datos es un
diálogo Crear tabla. Si omitió el paso de cuadro de diálogo que permite al usuario
selección de las escribir, mostrar o modificar con facilidad una
celdas, las puede fila entera de datos (un registro); también se
seleccionar ahora. puede usar para ubicar y eliminar registros.
Si el rango elegido El Formulario es uno de los comandos
contiene título, incluidos desde Excel 2003, disponible
active la casilla de verificación “La tabla también en Excel 2007 y 2010. Para utilizar
tiene encabezados” este comando en Excel 2010, primero debe
agregarlo a la Barra de herramientas de
4. Clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de acceso rápido del siguiente modo.
diálogo y aparece el rango seleccionado con el
1. Dé un clic derecho sobre la Barra de
formato propio de la tabla y de la ficha Herramientas de acceso rápido y en el menú
Diseño, con las opciones correspondiente a las contextual mostrado elija: “Personalizar
Herramientas de Tabla. barra de herramientas de acceso rápido”

Excel 2010
A continuación Excel mostrará un diálogo El formulario será desplegado:

para la personalización de la barra de
herramientas de acceso rápido
2. En Comandos disponibles en: elija Todos
los comandos y localice el comando
Formulario…. A continuación pulse el botón
Agregar >>. El ícono será agregado en el área
derecha del diálogo.
Los botones contenidos en el formulario así

como la función de cada uno se ilustran a
continuación:
Nuevo: sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: elimina el registro que está activo.
Restaurar: deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: va al siguiente registro.
Criterios: aplica un filtro de búsqueda.
3. Pulse Aceptar. En este momento el Cerrar: permite salir de aplicación.
comando Formulario es agregado a la Barra Puede utilizar su formulario aplicando alguno
de Herramientas de acceso rápido y estará de los siguientes procedimientos:
disponible para su uso.
Agregar un registro
1. Pulse sobre el botón Nuevo. Excel se
colocará en un registro vacío. A continuación
Abrir un Nuevo formulario: introduzca la información para el nuevo
Antes de utilizar un formulario de datos para registro.
agregar un registro a una lista nueva, 2. Una vez capturados todos los datos, presione
asegúrese que su lista tenga rótulos en la parte
Intro o Nuevo para agregar el registro. Excel
superior de cada columna que contenga. Excel
utilizará estos rótulos para crear campos en el se colocará en un nuevo registro vacío.
formulario. Agregados los registros, haga clic en Cerrar
Para abrir el formulario proceda da la forma para cerrar el formulario de datos.
siguiente: Buscar un Registro:
1. Seleccione cualquier celda dentro de su lista Para desplazarse entre registros de uno en uno,
de datos. utilice las flechas de la barra de desplazamiento
2. Seleccione el icono Formulario agregado a del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en
su Barra de Herramientas de acceso rápido 10 registros a la vez, haga clic en las flechas
para abrir un nuevo formulario: de la barra de desplazamiento.

Excel 2010
Para desplazarse al registro siguiente de la lista, Los campos que contienen fórmulas de Excel
haga clic en Buscar siguiente. Para moverse presentan los resultados de la fórmula como
al registro anterior de la lista, haga clic en un rótulo. Este rótulo no se puede modificar
Buscar anterior. en el formulario de datos, sólo en la hoja de
cálculo.
Criterios de Búsqueda:
3. Una vez cambiados los datos, presione Intro
Para definir las condiciones de búsqueda por para actualizar el registro y desplazarse al
criterios de comparación, haga clic en registro siguiente.
Criterios y, a continuación, introduzca los
criterios en el formulario de datos. 4. Después de modificar los registros, haga
clic en Cerrar para actualizar el registro
Para buscar los registros que coinciden con los presentado y cerrar el formulario de datos.
criterios, haga clic en Buscar siguiente o
Para aplicar los criterios de búsqueda, damos
Buscar anterior. Para regresar al formulario
clic en Criterios y escribimos los criterios de
de datos sin buscar los registros basándose en comparación. Estos criterios de comparación
los criterios especificados, haga clic en el se utilizan para encontrar datos, son una serie
botón Formulario. de caracteres que se desea que coincidan en el
Los siguientes caracteres comodín pueden formulario de datos. Cuando se buscan textos
usarse como criterios de comparación para que comparten algunos caracteres se utiliza un
filtros, así como para buscar y reemplazar caracter comodín como criterio.
contenido. Ejemplo: en la hoja Formulario de su libro
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, utilice la
herramienta de formulario, allí mostrada.
Ordenar Listas de Datos

El ordenamiento de datos en una lista o base
de datos es una tarea esencial en el análisis de
datos.
Por ejemplo en las áreas administrativas
donde se desarrollan listas de gran cantidad de
datos podemos aplicar el ordenamiento por
nombre en orden alfabético, por categoría, por
adscripción, etc.
Modificar un registro:
Tal vez desea ordenar en orden alfabético una
Para cambiar los datos de un registro, realice lista de nombres, compilar una lista de niveles
los siguientes pasos: de inventario de productos de mayor a menor
1. Localice el registro que desea modificar. u ordenar filas por colores o por iconos.
2. Colóquese sobre el registro, y rectifique los Ordenar los datos ayuda a verlos y a
datos que desee (para desplazarse entre los comprenderlos mejor, así como a organizarlos
y encontrarlos más fácilmente y a tomar
campos puede utilizar las teclas de tabulación).
decisiones más eficaces.
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para
ir al campo anterior, presione MAYÚS+TAB Orden Ascendente:
Si se equivoca y no desea fijar los cambios En orden ascendente Excel siempre pondrá los
pulse el botón Restaurar. Si desea fijar los números en primer lugar, a continuación la
cambios pulse la tecla Intro. mayoría de los caracteres y después las letras

Excel 2010
en orden ascendente (de la A a la Z), sin tener Orden Personalizado:

en cuenta si son mayúsculas o minúsculas. Si lo desea, puede ordenar por más de una
Las funciones de ordenación de Excel columna o fila cuando tiene datos que desea
permiten ver los datos casi en cualquier orden, agrupar por el mismo valor en una columna o
sea cual sea, el orden en que los introdujo. Para fila y ordenar a continuación otra columna o
ordenar rápidamente una lista, en forma fila dentro de ese grupo de valores iguales.
ascendente haga lo siguiente:
Por ejemplo, si tiene una columna
1. En su lista de datos seleccione alguna de las Departamento y una columna Empleado,
celdas de la columna por la que desea ordenar. puede ordenar primero por Departamento
2. En la ficha Inicio localice el grupo Modificar (para agrupar a todos los empleados del
y pulse sobre la flecha presente en el comando mismo departamento) y, después, ordenar por
Ordenar y filtrar para abrir las opciones de nombre (para colocar los nombres en orden
ordenación: alfabético dentro de cada departamento).
Excel le permite ordenar utilizando hasta 64
niveles de ordenamiento. Para obtener
resultados óptimos, el rango de celdas que se
ordene debe tener encabezados de columna.
Siga este procedimiento:
3. Elija la opción para Orden ascendente
(Ordenar de A a Z) 1. Seleccione un rango de celdas con dos o
más columnas de datos, o asegúrese de que la
Excel seleccionará todos los datos de la lista y
celda activa se encuentra en una tabla con dos
los ordenará alfabéticamente utilizando la
o más columnas.
columna que contiene la celda activa.
2. En el grupo
Orden Descendente:
Ordenar y filtrar
Para realizar un ordenamiento inverso de la de la ficha Datos,
misma columna en el paso 3 del elija el comando
procedimiento anterior elija la opción para Ordenar.
orden descendente (Ordenar de Z a A).
3. Se mostrará el diálogo Ordenar con un
También puede ordenar desde la ficha Datos primer nivel de criterios de ordenamiento que
en el grupo Ordenar y le permitirán personalizar su ordenamiento:
Filtrar en el que
encontrará los comandos
para ordenar en forma
ascendente y descendente.
Excel suele omitir los guiones al ordenar una
lista; si dos entradas son idénticas excepto por
una que contiene un guión, esta última
aparecerá después de la que no lo contiene. El En Columna puede elegir la columna para
orden exacto de los signos de puntuación es el este primer nivel de ordenamiento.
mismo que el del conjunto de caracteres
Unicode: En Ordenar según muestra las opciones
Valores, Color de Celda, Color de fuente o
(espacio) ¡ “ # $ % & (°) * , . / : ; ¿ @ Icono de celda. Para que pueda elegir la que
[ \ ] ^ - `{ | } ~ + <=> desee.

Excel 2010
En Criterio de ordenación puede elegir: De 6. Para copiar una columna por la que ordenar,
A a Z (o de menor a mayor); de Z a A (o de seleccione la entrada y, a continuación, haga
mayor a menor) o Lista personalizada… clic en Copiar nivel. Nota: Debe conservar
por lo menos una entrada en lista.
8. Para eliminar una columna por la que ordenar,
seleccione la entrada y, a continuación, haga
clic en Eliminar nivel.
4. Si desea agregar nuevos niveles de ordenación 9. Para cambiar el orden en el que se ordenan
pulse el botón Agregar nivel. Un nuevo nivel
las columnas, seleccione una entrada y, a
será agregado. Ajuste en él los criterios de
ordenación. Para terminar pulse Aceptar y la continuación, haga clic en la flecha Arriba o
ordenación será ejecutada. Abajo para cambiar el orden. Las entradas
más altas de la lista se ordenan antes que las
5. Para agregar otra columna por la que ordenar, más bajas.
haga clic en Agregar nivel y, a continuación,
repita los pasos del tres al cinco. Ejemplo: En la hoja Ordenamiento de su libro
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, realice
ordenamientos, utilizando más de un criterio.
Consultas y Filtrado de Datos

Suponga que usted necesita realizar una A diferencia de la ordenación, el filtrado no
búsqueda en una hoja de cálculo con 5,000 reorganiza los rangos. El filtrado oculta
filas de datos sobre infinidad de productos de temporalmente las filas que no se desea
proveedores de todo el mundo. Desea buscar mostrar.
todos los productos de un determinado Los filtros no cambian los datos de ninguna
proveedor, pero están dispersos por la hoja de forma. En cuanto quite el filtro, volverán a
cálculo y no dispone de mucho tiempo. Bien, aparecer todos los datos exactamente como
entonces ha llegado el momento de aprender a estaban antes.
filtrar en Excel. Además, puede filtrar por más de un columna.
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de Los filtros son aditivos, lo que significa que
buscar un subconjunto de datos de un rango y cada filtro adicional se basa en el filtro actual
trabajar con el mismo. Los filtros seleccionan y además reduce el subconjunto de datos.
los datos que cumplen los criterios que haya Microsoft Excel proporciona dos comandos
especificado y ocultan el resto, por lo que sólo para aplicar filtros a los rangos:
ve lo que desea ver y para ello sólo es
Filtro automático o Autofiltro: que incluye
necesario un clic.
filtrar por selección, utilizando criterios
¿Por qué leer filas y filas de datos para simples.
localizar la información que busca cuando Filtro avanzado: para criterios más complejos
Excel es capaz de encontrarla rápidamente?
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de
Los criterios son condiciones que se filtros: por una lista de valores, por un
especifican para limitar los registros que se formato o por criterios. Estos tipos de filtro
incluyen en el conjunto de resultados de una se excluyen mutuamente para cada rango de
consulta o un filtro. celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede

Excel 2010
filtrar por color de celda o por una lista de Ahora usted está listo para aplicar un filtro.
números, pero no por ambos; puede filtrar por 4. Elija uno de los elementos de la lista
icono o por un filtro personalizado, pero no desplegable para ver únicamente aquellas filas
por ambos. que lo contienen o escoja una de las opciones que
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aparecen en la lista. Excel aplicará el criterio
aplicar formato, representar en gráficos e inmediatamente y ocultará todas las filas excepto
imprimir el subconjunto del rango sin las que contengan el valor seleccionado.
necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. En este ejemplo de un listado de personal se
aplicó el filtro sobre la columna PUESTO, se
Filtros Automáticos o Autofiltros
abre la siguiente pantalla que permite ordenar
El método más sencillo para crear un filtro es de A a Z, de Z a A, Ordenar por color o
utilizar la función Autofiltro de Excel. mediante una lista personalizada.
Cuando esta opción está habilitada es posible
definir los criterios eligiendo los valores
deseados en listas desplegables. Como su
propio nombre indica, el Autofiltro se aplica a
la lista automáticamente.
Para conectar un filtrado automático en una
lista de datos, realice el siguiente
procedimiento:
1. Dé un clic en alguna de las celdas dentro de
la lista de datos en la que desea aplicar el filtro
para seleccionarla. De esta forma Excel
reconoce todo el rango que la define.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar,
seleccione Ordenar y filtrar.
En la parte inferior se puede seleccionar el

Puesto que se desea mostrar, para elegirlo
debe quitar la selección del casillero
3. A continuación, haga clic en Filtro, para Seleccionar todo y a continuación seleccionar
conectar el filtrado automático. solo la casilla que contiene el criterio deseado.
En cada uno de los Encabezados de columna Ejemplo: En la hoja Autofiltros de su libro
(Campos) aparecerán cuadros con flecha que EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, realice los
le mostrarán los criterios para realizar el diferentes tipos de autofiltros que le facilita
filtrado. Excel.

Excel 2010
4. Pulse el botón Aceptar para ejecutar el 2. En la lista de valores de texto o numéricos

filtro. En la lista de datos sólo se mostrarán los active o desactiva uno o más valores por los
registros que cumplen con el criterio para el cuales filtrar. Si la lista es grande, desactive
puesto ENFERMERA. (Seleccionar todo) en la parte superior y, a
continuación, seleccione los valores concretos
por los que desea filtrar. Para ver más opciones
de filtro use la barra de desplazamiento vertical
que le muestra todas las opciones.
También puede filtrar por más de una
columna. Los filtros son aditivos, lo que
significa que cada filtro adicional se basa en el
filtro actual y además reduce el subconjunto
Si desea ver todos los puestos elija de datos.
(Seleccionar todo) y ejecute el filtro. Ordenar y filtrar por color.
Con filtros automáticos, puede crear tres tipos Se puede ordenar y filtrar los datos por
de filtros: por una lista de valores, por un formato, incluidos el color de celda y el color
formato o por criterios. Estos tipos de filtro de fuente, independientemente de que las
se excluyen mutuamente para cada rango de celdas tengan un formato manual o
celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede condicional.
filtrar por color de celda o por una lista de
números, pero no por ambos; puede filtrar por Puede utilizar colores como el amarillo
icono o por un filtro personalizado, pero no brillante, el verde medio o el rojo oscuro.
por ambos. Si tiene que usar una imagen o un color de
A fin de obtener los mejores resultados, nunca fondo, el color o la imagen deben ser tan
mezcle formatos, como texto y números o claros como sea posible de modo que el color
números y fecha, en la misma columna, puesto de celda o de fuente no tenga un efecto de
que para cada columna solamente hay desgastado.
disponible un tipo de comando de filtro. Si Si se basa sólo en el color de fuente, considere
hay una mezcla de formatos, el comando que la posibilidad de aumentar el tamaño de la
se muestra es el formato que se repite más. fuente o de aplicarle el formato de negrita.
Por ejemplo, si la columna contiene tres Cuanto más grande sea la fuente, más fácil
valores almacenados como número y cuatro resultará ver o distinguir el color. Evite usar
como texto, el comando de filtro que se combinaciones de colores que reduzcan la
muestra es Filtros de texto. visibilidad o creen confusión.
Determine primero qué es lo que desea filtrar. En el siguiente ejemplo se aplica un filtro por
Suponga que tiene una hoja de cálculo de color.
registros de ventas que contiene el vendedor,
el producto y la región de cada venta. ¿Desea
centrarse en las ventas de un vendedor, las
ventas en una región o las ventas de un
producto? Usted elige.
Realice el siguiente procedimiento
1. Seleccione el cuadro combinado del campo
a consultar. Si eligió una columna con datos
alfanuméricos ejecutará un filtro con valores
de texto. Por el contrario, si eligió una
columna con valores numéricos, los datos que
filtrará serán valores numéricos.

Excel 2010
A la columna de Matrícula se le aplicó color

desde la barra de herramientas de formato:
4. El icono de flecha de Autofiltro de cada

columna filtrada cambia por el que
indica que la columna está filtrada.
Además en el recuadro muestra los criterios
usados para el filtro.
Mostrar nuevamente todos los datos:
Para mostrar nuevamente todos los datos
La lista ya filtrada se muestra a continuación: puede utilizar cualquiera de estos métodos:
Utilice el comando deshacer (CTRL+Z) o
bien…
Utilice la opción Borrar filtro de… en el
menú desplegado con el icono de flecha.
Si su consulta se hizo utilizando aditivamente
varios campos en la ficha Datos en el grupo
¿Cómo saber si los datos ya están filtrados? Ordenar y Filtrar pulse el icono Borrar. Se
mostrarán todos los datos ocultos, pero el
Excel le indica, de varias formas, cuándo una Autofiltro permanecerá activado.
hoja de cálculo contiene filtros.
1. Inmediatamente después de filtrar los
datos los resultados del filtro se muestran en la
esquina inferior izquierda de la barra de estado:
Ejemplo: “Se encontraron 9 de 75 registros”
NOTA. En esta ficha también puede realizar

2. Al cabo de un rato, desaparecerán los todo el procedimiento de ordenación y filtrado
números y en su lugar se mostrará la leyenda que se realizó utilizando la ficha Inicio y el
Modo Filtrar en la barra de estado. (Puede grupo Modificar.
marcar deshacer y rehacer para ver esta
Si guarda una hoja de cálculo que contiene
leyenda inmediatamente).
una lista filtrada, al abrirla de nuevo la lista
aparecerá con el filtro aplicado.
Ejemplo: en la hoja Autofiltros de su libro
3. Puede saber que algunas filas están ocultas EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, aplique un
por los números de fila discontinuos y porque formato de color a los números nones de las
los números de las filas visibles cambian de matrículas y otro color a los pares para que
color para indicar que las filas están filtradas. pueda aplicar filtros por color.

Excel 2010
Filtros Personalizados -Valores iguales o distintos a otro valor.

La lista desplegable Autofiltro de cada -Texto específico que forma parte de otro
columna permite seleccionar únicamente un texto.
valor concreto. Si este es el caso, lo que necesita es realizar un
En la pantalla de autofiltro tenemos también filtro personalizado utilizando criterios.
las opciones Filtro de número y Filtros de Proceda de la siguiente forma:
texto con las siguientes opciones: 1. Asegúrese que la celda activa pertenece a
una columna con datos numéricos o
alfanuméricos según se trate de un filtro de
número o de texto.
2. Si el filtro es de número en Filtro de
número haga clic en uno de los comandos del
operador de comparación o en Filtro
personalizado. Entre los operadores se
incluyen:
= Igual a, > Mayor que, < Menor que, >=
Mayor o igual que, <= Menor o igual que y
Si elige alguna de estas opciones o la opción <> Diferente de.
Filtro personalizado… se mostrará el diálogo
Autofiltro personalizado:
Si el filtro es de texto elija Filtros de texto y,

a continuación, haga clic en uno de los
comandos del operador de comparación o en
Aplique un autofiltro personalizado, si desea Filtro personalizado.
ver varios datos seleccionados en una columna.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que
Puede utilizar también un Autofiltro comience por un carácter específico, seleccione
personalizado para buscar elementos no Comienza por, o para filtrar por un texto que
disponibles en la lista situada junto a la flecha tenga caracteres específicos en cualquier lugar
de Autofiltro, como: del texto, seleccione Contiene…
-Valores incluidos en un intervalo, como todos
los números incluidos entre dos números
específicos.
-Valores no incluidos en un intervalo, como
todas las fechas anteriores o posteriores a un
par de fechas específicas.

Excel 2010
Si eligió Filtro personalizado…se abrirá el Filtrar por más de un criterio:

cuadro de dialogo Autofiltro Personalizado. También puede filtrar por más de un criterio.
En el cuadro de la izquierda elija el operador Para agregar más criterios siga este
de comparación correspondiente; en el cuadro procedimiento:
de la derecha, escriba texto o número o En la segunda entrada, seleccione un operador
seleccione un valor de la lista. de comparación y, después, en el cuadro de la
derecha, escriba un número o seleccione uno
de la lista.
Para filtrar la columna de tabla o la selección
de forma que ambos criterios se cumplan,
seleccione Y.
Para filtrar la columna de tabla o la selección
de forma que se cumplan uno o ambos
criterios, seleccione O.
Eliminar el Autofiltro
Al finalizar su consulta deberá desconectar el
autofiltro para eliminar las marcas de campos
combinados que se generaron. Proceda de la
Por ejemplo, para filtrar por un texto que forma siguiente:
empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar
Dé clic en Filtro o en el comando Borrar en
texto que tenga la palabra "campana" en
el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos
cualquier lugar del texto, escriba “campana”. Si
necesita buscar texto que comparta algunos Filtros Avanzados
caracteres pero no otros, utilice un carácter Comparados con los Autofiltros, los filtros
comodín. avanzados de Excel aparentemente son más
Los siguientes caracteres comodines se confusos. Aun así, son el único método para
realizar algunas tareas, como definir más de
pueden utilizar como criterios de comparación
tres criterios para una misma columna o
para filtros de texto.
encontrar los valores únicos de una lista que
contiene entradas duplicadas. Los filtros
avanzados también permiten especificar
criterios más complejos que los que podrá
utilizar con la opción Autofiltro, incluso
criterios basados en fórmulas.
Cuando realiza un filtrado con filtros avanzados
deberá tener bien establecidas las siguientes
tres áreas dentro de su hoja de cálculo:
El rango de la lista:
En la hoja Autofiltros de su libro EXCEL Lo constituyen las coordenadas que delimitan
2010 CURSO ALUMNO, realice diferentes la lista o base de datos desde la cual se va a
tipos de autofiltros personalizados que le extraer la información incluyendo títulos.
facilita Excel. (Ejemplo: $B$10:$H$85)

Excel 2010
valores lógicos y operadores de comparación

como < y >.
Si desea encontrar los valores mayores o
iguales que un valor determinado, utilice el
operador >=, Por ejemplo “>=1000” busca
todos los valores mayores o iguales que 1000
en la columna especificada; del mismo modo,
“<C” busca todas las entradas que comienzan
por “A” o por “B”.
Puede introducir valores en más de una
columna y en más de una fila. Si lo hace,
Excel los interpretará del siguiente modo:
Si introduce valores en más de una columna
El rango de criterios: de una misma fila, Excel buscará los registros
que cumplan todos los valores especificados
Un Filtro avanzado le permite filtrar un en la fila, lo que equivale a un Y lógico.
rango como el Autofiltro, pero a diferencia de
éste, no muestra listas desplegables para las Si introduce valores en la misma columna y en
columnas. En lugar de ello, usted deberá diferentes filas, Excel mostrará los registros
escribir los criterios según los cuales desea que coincidan con cualquiera de estos valores,
filtrar los datos en un rango de criterios lo que equivale a un O lógico.
independiente. Un rango de criterios permite Copiar a:
filtrar criterios más complejos.
Copiar a: es la zona en la que Excel entregará
la respuesta a la consulta realizada. Para
definir esta área haga lo siguiente:
El rango de criterios debe quedar definido en

la misma hoja de cálculo que contiene la lista.
Aunque puede incluir este rango en cualquier 1. Elija las celdas en su hoja de cálculo en
parte de la lista, es recomendable situarlo donde desea que Excel le deposite la respuesta.
directamente encima de ella, donde no es
2. Copie en esas celdas las etiquetas de las
probable que se vea afectado por cualquier
columnas de su lista de datos.
cambio que pueda hacer en el diseño de la
hoja. Las tres áreas mencionadas deberán quedar
bien definidas antes de iniciar el filtrado de la
1. Deje como mínimo cinco filas para el rango
información. Enseguida usted puede proceder
de criterios, una para las etiquetas de las
a realizar el filtrado:
columnas, cuatro para los criterios y otra de
separación entre la lista y el rango de criterios. Procedimiento para ejecutar el filtrado:
2. Copie las etiquetas de las columnas de la Para ejecutar el filtro realice el siguiente
lista en la primera fila del rango de criterios. procedimiento:
3. Introduzca los criterios en la fila situada 1. Con un clic seleccione cualquier celda
justo debajo de las etiquetas de las columnas. dentro de la Base de datos o Rango de la
Puede introducir texto, números, fechas o Lista para que Excel la reconozca como tal.

Excel 2010
2. En la ficha Datos localice el grupo Ordenar 5. Para finalizar su filtro pulse el botón Aceptar.
y filtrar y elija el comando Avanzadas. El filtro será ejecutado y mostrará el resultado
siguiente:
El cuadro de diálogo Filtro avanzado será

mostrado:
Para cambiar la forma en que se filtran los

datos, cambie los valores del rango de
criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.
Notas Adicionales:
Se puede asignar a un rango un nombre, por
ej. Criterios y la referencia del rango aparecerá
automáticamente en el cuadro Rango de
criterios. También se puede definir el nombre
3. Compruebe que en Rango de la lista Base de datos para el rango de datos que se
aparecen las coordenadas de la selección de deben filtrar y definir el nombre Extraer para
toda la lista de datos $B$10:$H$85 y en el área donde desea pegar las filas, y estos
Rango de criterios introduzca las coordenadas rangos aparecerán automáticamente en los
del título copiado y el renglón de criterio cuadros Rango de la lista y Copiar a,
$B$4:$H$5. respectivamente.
4. Copiar a: Son las coordenadas de la Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se
segunda fila de títulos ($B$90:$H$90) que pueden especificar las columnas que deben
usted copió, bajo las cuales Excel entregará el incluirse en la operación de copia. Antes de
resultado de la consulta. filtrar, copie los rótulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del área
Para filtrar el rango ocultando las filas que no donde va a pegar las filas filtradas.
cumplen los criterios, haga clic en  Filtrar
la lista sin moverla a otro lugar. Cuando filtre, escriba una referencia a los
rótulos de columna copiados en el cuadro
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen Copiar a. De este modo, las filas copiadas
los criterios a otra área de la hoja de cálculo, incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se
haga clic en  Copiar a otro lugar, después hayan copiado.
en la casilla Copiar a y, por último, en la
esquina superior izquierda del área donde SUGERENCIA: Para especificar varios
desea pegar las filas. criterios para la misma columna en la misma
fila, añada otro encabezado de columna al
Para ocultar temporalmente el cuadro rango de criterios con la misma etiqueta (si es
de diálogo Filtro avanzado mientras necesario amplié el rango de criterios o
selecciona el rango de criterios, haga clic en el sustituya la etiqueta de una columna ya
icono Contraer diálogo. existente para la que no suela definir

Excel 2010
condiciones). Por ejemplo, si tiene una informes personalizados que le permitirán

etiqueta de columna llamada “Importe” y realizar tomas de decisiones en el área
añade al rango de criterios una segunda personal, laboral y profesional. Con los
etiqueta de columna con el mismo nombre, conocimientos adquiridos en este módulo
cuando escriba “>3000” en una celda y ahora podrá diseñar su lista de datos para su
“<6000” en la otra, Excel devolverá todos los consulta posterior. ÉXITO.
registros en los que el valor del importe esté
entre 3000 y 6000. Una base de datos (como se le conoce en
Excel a las listas de datos) es, en esencia, un
Ejemplo: en la hoja Filtros Avanzados1 y
conjunto de datos estructurado que ofrece un
Filtros Avanzados2 de su libro EXCEL 2010
CURSO ALUMNO, realice diferentes
acceso fácil, rápido y flexible a la
ejemplos de filtros avanzados. información.
Resumen: Evaluación
El saber cómo administrar una lista de datos Instrucciones.
Del Libro EJERCICIOS EXCEL
en Excel utilizando las herramientas 2010 CURSO ALUMNO, resuelva las hojas
adecuadas le facilitará efectuar consultas e Filtros Automáticos y Filtros Avanzados.

Excel 2010
Funciones Avanzadas
Funciones Avanzadas
Objetivo
El trabajador-alumno utilizará funciones avanzadas de acuerdo a las condiciones de las listas de
datos.
Introducción Funciones Lógicas

Como ya se mencionó en el módulo de funciones Las funciones lógicas son funciones derivadas
básicas de Excel de nuestro curso anterior, de la aplicación del algebra booleana que no
calculan valores. En lugar de eso, hacen
generalmente, las hojas de cálculo tienen una comparaciones lógicas como: =, <, y > o las
gran cantidad de funciones integradas para combinaciones <=, >=, <>. Tal prueba le
procesar datos. Existen cientos de ellas. permitirá realizar una instrucción cuando la
Una función se caracteriza por su nombre que comparación resulte VERDADERA y otra
diferente cuando resulte FALSA.
por convención se escribe en mayúsculas
seguido de paréntesis. Contiene argumentos Por tal motivo, la utilización de funciones
(dentro de los paréntesis) que son un conjunto lógicas está ligada a la utilización de
de valores separados por coma sobre los cuales operadores relacionales o argumentos que son
funciones lógicas y devuelven un valor
aplica la función. La estructura general o
verdadero o falso frente a una condición.
sintaxis de cualquier función se escribe de la
siguiente forma: Son herramientas que nos permiten
seleccionar alternativas atendiendo a uno o
= Nombre de Función (Arg 1, Arg2,…, Arg n ) varios criterios de evaluación. Su fácil
planteamiento permite buscar las alternativas
En este módulo conoceremos y aplicaremos viables o las más adecuadas dentro de grandes
funciones comprendidas dentro de las volúmenes de información.
siguientes categorías: Una función lógica sirve para verificar una o
Funciones Lógicas, se denominan funciones más condiciones.
lógicas o booleanas a las funciones matemáticas En resumen, las funciones lógicas permiten
cuyas variables son binarias y están unidas elegir caminos o resultados en función de los
mediante los operadores del álgebra de Boole datos o valores que adoptan otras variables, en
suma lógica, producto lógico o negación. forma individual o conjunta.
Funciones de Búsqueda y Referencia Se diferencian de las demás funciones, por
Permiten realizar búsquedas de datos; son entregar un resultado lógico, es decir:
útiles en particular para recuperar información verdadero o falso, en lugar de un resultado
desde una lista de información de referencia numérico.
estructurada, en la cual cada registro será En esta sección mostraremos ejemplos
único, como es el caso de una base de datos de prácticos de algunas funciones de esta
un inventario. categoría
Funciones de Base de Datos, también
Función “SI”
conocidas como funciones BD, analizan si los
valores de una lista o base de datos cumplen La función lógica SI devuelve un valor si la
con una condición determinada o criterio. condición especificada es VERDADERO y

Excel 2010
Funciones Avanzadas
otro valor si dicho argumento es FALSO. o valor_si_falso es una función que ejecuta
Utilice SI para realizar pruebas condicionales una acción, se ejecutan todas las acciones.
en valores y fórmulas.
=SI(Condición ,Valor Verdadero, Valor Falso)
Sintaxis:
Si la condición se cumple se ejecuta el Valor
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Verdadero. Si la condición no se cumple se
ejecuta el Valor Falso.
En su forma más simple la función SI prueba
el valor de una celda y ejecuta una acción. Si Ejemplo de la Función “SI”
la prueba lógica es positiva escribe Tenemos una lista de alumnos a los cuales
“Verdadero”; si es negativa escribe “Falso”. queremos asignar un calificativo de acuerdo a
Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión su calificación. Para calificación mayor o igual
que pueda evaluarse como VERDADERO o a 6 el calificativo es “APROBADO”, en caso
FALSO. Por ejemplo, B5=50 es una expresión contrario el calificativo será “REPROBADO”.
lógica. Si el valor de la celda B5 es igual a 50, La función SI es la opción adecuada a utilizar
la expresión se evalúa como VERDADERO. mediante la siguiente fórmula:
De lo contrario, se evaluará como FALSO. =SI(C5>=6,"APROBADO","REPROBADO")
Este argumento puede utilizar cualquier
Esta fórmula se aplicará al renglón 5 (celda
operador de comparación.
D5). El resultado se es el siguiente:
Valor_si_verdadero: es el valor que se
devuelve si prueba_lógica es VERDADERO.
Si prueba_lógica es VERDADERO y se omite
el argumento valor_si_verdadero, la función
devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero
puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si
prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica
es FALSO y se omite el argumento
valor_si_falso, la función devuelve FALSO.
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones:
En Excel 2010 es posible anidar hasta 64 Si la condición C5>=6 se cumple, la función
funciones SI como argumentos devuelve la cadena de texto “APROBADO”,
valor_si_verdadero y valor_si_falso para en caso contrario devolverá “REPROBADO”.
construir pruebas más elaboradas.
Ejemplo: en la hoja Funcion SI de su libro
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, realice los
valor_si_falso se evalúan, la función SI diferentes ejemplos que allí se muestran.
devuelve el valor devuelto por la ejecución de Función “SI” anidada
las instrucciones.
En algunos casos, pueden utilizarse funciones
Si uno de los argumentos de la función SI es una como argumentos de otras funciones. Cuando
matriz, cada elemento de la matriz se evaluará se utiliza una función como un argumento o
cuando se ejecute la instrucción SI. Cuando anidada, deberá devolver el mismo tipo de
alguno de los argumentos valor_si_verdadero valor que el que utilice el argumento. Si una

Excel 2010
Funciones Avanzadas
función anidada no devuelve el tipo de valor =SI(C30<6,"NO PASA",SI(C30=6,"APENITAS",

correcto, Excel presentará el valor de error SI(C30=7,"REGULAR",SI(C30=8,"BIEN",
SI(C30=9,"MUY BIEN","EXCELENTE")))))
#¡VALOR!
El resultado se muestra en la columna D.
Una fórmula puede contener como máximo 64
niveles de funciones anidadas. Si la Función B Función “SI” con “Y”
se utiliza como un argumento en la Función A, Recordemos que la función Y devuelve
la Función B es una función de segundo nivel. VERDADERO si todos los argumentos se
Si la Función B contiene la Función C como evalúan como VERDADERO; y devuelve
un argumento, la Función C será una función FALSO si uno o más argumentos se evalúan
como FALSO.
de tercer nivel.
Un uso común de la función Y es expandir la
Sintaxis: utilidad de otras funciones que realizan
pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI
=SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x, realiza una prueba lógica y, luego, devuelve
SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y))))))) un valor si la prueba se evalúa como
VERDADERO y otro valor si la prueba se
En dónde: “x” es el valor verdadero; “y” es el evalúa como FALSO.
valor falso.
Con la función Y utilizada como argumento
Ejemplo de Función SI Anidada: prueba_lógica de la función SI, puede probar
varias condiciones diferentes en lugar de sólo
una.
Sintaxis:
=SI(Y(cond_1,cond_2),valor_si_verdadero,
valor_si_falso)
Al igual que la función SI anterior el valor

verdadero se ejecuta siempre y cuando las dos
condiciones sean verdaderas, en caso
contrario, se ejecuta el valor falso.
Ejemplo de Función SI con Y
Este ejemplo trata de asignar un calificativo
En este ejemplo se asignan calificativos de “APROBADO” a los alumnos que obtuvieron
acuerdo a la siguiente tabla: calificación dentro de un rango de 6 a 10.
Aplicamos una fórmula que involucra la

función SI anidado en la celda D30 con las
siguientes características:

Excel 2010
Funciones Avanzadas
En este rango existen dos condiciones a Ejemplo de Función SI con Y anidada:

cumplir: Calif>=6 y Calif<=10. Con la función En este ejemplo realizaremos un anidamiento
Y anidada y usada como condición lógica de funciones SI con Y para asignar
dentro de la función SI deducimos la siguiente calificativos en varios rangos de acuerdo a la
formula que aplicaremos en la celda C5: siguiente tabla:
=SI(Y(B5>=6,B5<=10),"APROBADO",
"REPROBADO")
Los alumnos que tienen una calificación que
cumple con ambas condiciones la función Y
determina un resultado verdadero, indicando
que están dentro del rango por lo tanto
aparecen como “APROBADO”.
Los alumnos que no cumplen con alguna de
Para la solución de este ejemplo, en la celda
las dos condiciones están fuera del rango por
D30 aplicaremos la siguiente fórmula que
lo tanto la función Y arroja resultado FALSO
involucra la función “SI con Y” anidada:
y aparecerán como REPROBADOS.
= SI(C30<6,"REPROBADO",
Ejemplo: en la hoja Función SI con Y de su SI(Y(C30>=6,C30<=6.5),"PANZASO",
libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, SI(Y(C30>6.5,C30<=7.5),"REGULAR",
realice los diferentes ejemplos que allí se SI(Y(C30>7.5,C30<=8.5),"BIEN",
muestran. SI(Y(C30>8.5,C30<=9.5),"MUY BIEN",
SI(Y(C30>=9.5,C30<=10),"EXCELENTE
Función “SI” con “Y” anidada "NO TE PASES"))))))
La utilidad de la función Y utilizada como
prueba_lógica de la función SI puede
extenderse anidando varias funciones SI con
la función Y como prueba_lógica. Al hacerlo
utilizaremos la siguiente
Sintaxis:
=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso)))))))
Donde “X” es el valor verdadero.
Funciones de Búsqueda y Referencia

Las funciones de Búsqueda y Referencia se devolver un valor situado en la misma fila
utilizan para la recuperación de los datos que pero una o varias columnas hacia la derecha.
presentan una estructura tabular, es decir,
dispuestos en filas y columnas. La función CONSULTAV busca un valor
Función “CONSULTAV” específico en la columna más a la izquierda de
una matriz y devuelve el valor en la misma
Excel tiene una función para consultar un valor fila de una columna especificada en la tabla.
determinado en una columna de un rango y

Excel 2010
Funciones Avanzadas
Nota: En versiones anteriores de Excel esta mayor que el número de columnas de

función tenía el nombre de BUSCARV. En matriz_de_comparación, CONSULTAV
esta versión ha cambiado a CONSULTAV devuelve el valor de error #¡REF!
con los mismos argumentos.
Valor Ordenado: es un valor lógico que
Sintaxis: especifica si CONSULTAV debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si se
= CONSULTAV (Valor_buscado,Matriz_de_comparación,
Indicador_de_columnas,Valor_Ordenado)
omite o es VERDADERO, devolverá una
coincidencia aproximada. En otras palabras,
Valor_buscado: es el valor que se busca en la si no localiza ninguna coincidencia exacta,
primera columna de la matriz. Valor_buscado devolverá el siguiente valor más alto
inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
puede ser un valor, una referencia o una
CONSULTAV encontrará una coincidencia
cadena de texto. exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el
Matriz_de_comparación: es la tabla de valor de error # N/A.
información donde se buscan los datos. Utilice Observaciones:
una referencia a un rango o un nombre de rango,
como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si CONSULTAV no puede encontrar
valor_buscado y ordenado es VERDADERO,
Si el argumento Valor_ordenado es utiliza el valor más grande que sea menor o
VERDADERO, los valores de la primera igual a valor_buscado.
columna del argumento deben colocarse en
orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2;...; A-Z; Si valor_buscado es menor que el menor
FALSO; VERDADERO. De lo contrario, valor de la primera columna de
CONSULTAV podría devolver un valor matriz_de_comparación, CONSULTAV
incorrecto. devuelve el valor de error #N/A.
Para colocar los valores en orden ascendente, Si CONSULTAV no puede encontrar
elija el comando Ordenar del menú Datos y valor_buscado y ordenado es FALSO,
seleccione la opción Ascendente. devuelve el valor de error #N/A.
Los valores de la primera columna de Ejemplo:
Matriz_de_comparación pueden ser texto, En este ejemplo trataremos de hacer una
números o valores lógicos. búsqueda de datos en una tabla introduciendo
El texto en mayúsculas y en minúsculas es el valor MATRICULA como valor_buscado,
equivalente. para que la función BUSCARV nos devuelva
Indicador_columnas: Es el número de el NOMBRE, el SUELDO, el PUESTO, la
columna de matriz_de_comparación desde la DELEGACION, la ANTIGÜEDAD y la
cual debe devolverse el valor coincidente. FECHA DE INGRESO correspondientes a la
Si el argumento indicador_columnas es misma matrícula.
igual a 1, la función devuelve el valor Para esto elaboramos una tabla de búsqueda
de la primera columna del argumento como la mostrada a continuación:
matriz_de_comparación; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve
el valor de la segunda columna de
matriz_de_comparación y así sucesivamente.
Si indicador_columnas es menor que 1,
CONSULTAV devuelve el valor de error
#¡VALOR!; si indicador_columnas es

Excel 2010
Funciones Avanzadas
En la celda C4 colocaremos la matrícula a Excel devolverá como resultado el Nombre

buscar (Para este ejemplo es la matrícula No. que corresponde a la matrícula No. 8. Para la
8), la cual constituye el valor buscado. búsqueda del Sueldo en la celda C6
colocamos la fórmula:
Este valor va a ser buscado en la matriz o
tabla delimitada por el rango B14:G30 que se =CONSULTAV(C4,B14:G30,4,FALSO)
muestra a continuación: Excel devolverá como resultado el Sueldo que
corresponde a la Matrícula No. 8. Note que el
único valor que cambia en la segunda fórmula
es el Indicador de Columna.
En las celdas que siguen coloque fórmulas
como las anteriores para que Excel devuelve
los valores que se buscan (Puesto, Antigüedad,
Delegación y Fecha Ingreso).
Cuando todas las fórmulas han sido colocadas
y Excel ha devuelto todos los valores
buscados será suficiente cambiar la matrícula
por otra e inmediatamente serán devueltos los
valores para esta nueva matrícula.
NOTA:
Las columnas han sido numeradas en orden También existe la función CONSULTAH en
progresivo a fin de establecer el argumento la que los valores se buscan en la primera fila
indicador_columna, la columna elegida para de una matriz y devuelve un valor situado en
la misma columna, pero una o varias filas
este argumento contiene el valor que
hacia abajo.
deseamos que sea devuelto correspondiente a
la matrícula buscada. Ejemplo: en las hojas Buscarv, Busqueda con
Nombres y Busqueda con Nombres(2) de su
Para la búsqueda del Nombre en la celda C5 libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO,
colocamos la fórmula: realice los diferentes tipos de búsqueda que nos
=CONSULTAV(C4,B14:G30,2,FALSO) permite realizar Excel con las listas de datos.
Funciones de Administración de Bases de Datos y Listas

Como se mencionó antes, una Base de Datos Estos argumentos se refieren a los rangos de la
es una lista de datos relacionados en donde las hoja de cálculo empleados en la función para
filas de información son Registros y las base de datos.
columnas de datos son Campos. La primera
fila de la lista muestra los rótulos o nombres Sintaxis:
de campo. =BDfunción(base_de_datos,
Cuando es necesario analizar si los valores de nombre_de_campo,criterios)
una lista o Base de Datos cumplen una
condición determinada o criterio se utilizan las Donde:
funciones para Base de Datos de Excel Base_de_datos: Es el rango de celdas que
denominadas colectivamente Funciones BD.
compone la lista o base de datos. En este
Cada una de estas funciones usa tres argumentos: rango debe incluirse la primera fila, que
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. contiene los rótulos de columna o campos.

Excel 2010
Funciones Avanzadas
Nombre_de_campo: Indica el campo que se usarse como argumento criterios en las

utiliza en la función. Nombre_de_campo funciones para bases de datos.
puede ser texto con el rótulo encerrado entre Aunque el Rango de Criterios puede ubicarse
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o en cualquier parte de la hoja de cálculo, no
"Campo", o como un número que represente coloque el rango de criterios debajo de la lista.
la posición de la columna en la lista: 1 para la Si agrega más información a la lista utilizando
primera columna, 2 para la segunda y así el comando Formulario en el menú Datos, la
sucesivamente. También puede usarse la nueva información se agrega a la primera fila
referencia a la celda que contiene el nombre debajo de la lista. Si la fila de debajo no está
del campo, ejemplo D4. vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la
Criterios: Es el rango de celdas que contiene nueva información.
las condiciones especificadas o criterios. Asegúrese de que el rango de criterios no se
Observaciones: superpone sobre la lista.
Cualquier rango puede ser usado como Para realizar una operación en toda una
argumento Criterios, siempre que incluya por columna de la base de datos, introduzca una
lo menos un Nombre de Campo y por lo línea en blanco debajo de los nombres de
menos una celda debajo del Nombre de campo en el rango de criterios
Campo que especifique un valor de
comparación de criterios. Por ejemplo, si el Lista de Funciones de Base de Datos
rango E4:E5 contiene el encabezado de campo La tabla siguiente describe las funciones para
Ingresos en la celda E4 y la cantidad 10,000 en hojas de cálculo empleadas para los cálculos
la celda E5, el rango podría definirse como de bases de datos (o listas) de Microsoft
CoincidirIngresos y ese nombre podría Excel.

Excel 2010
Funciones Avanzadas
NOTA: En la aplicación de todas las Ejemplo de aplicación:

funciones BD se debe cumplir una condición:
el contenido de los valores de la columna Para la Base de Datos siguiente aplicar
elegida para el criterio nombre_de_campo funciones BD para encontrar la suma de
debe ser numérico, de lo contrario la función sueldos, el promedio, el sueldo más alto, el
no devolverá ningún valor. sueldo más bajo y el número de empleados
La única función que no exige que se cumpla por puesto.
esta condición es la función BDCONTARA
ya que esta función sólo cuenta el número de Base_de_Datos: la base de datos está
celdas que no están vacías dentro de los delimitada por el rango de celdas A11:E36
registros de la base de datos y que cumplen que incluye los títulos de los campos.
con los criterios especificados.

Excel 2010
Funciones Avanzadas
Puede escribirla de cualquiera de estas tres

formas:
=BDSUMA(A11:E36,”SUELDO”,E4:E5)
ó =BDSUMA(A11:E36,D11,E4:E5)
ó =BDSUMA(A11:E36,4,E4:E5)
Para los cálculos siguientes utilice cada una de
las funciones necesarias (BDPROMEDIO,
BDMAX, BDMIN, BDCONTAR
respectivamente) utilizando los mismos criterios
que se utilizaron en la primera fórmula.
Nombre_de_Campo: para este criterio pueden En las hojas Funciones BD y Ejer Funciones
usarse tres opciones: BD del libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO,
realice diferentes ejemplos utilizando las
1) El nombre del campo encerrado entre diferentes funciones de Base de Datos.
comillas, en este caso el campo es “SUELDO” o
La práctica constante de las funciones
2) La coordenada del campo numérico elegido descritas en este módulo aplicadas a la
que en este caso es D11 o solución de problemas que se le presenten en
3) El número de columna en la base de datos su vida laboral, hará que usted se familiarice
correspondiente a este campo contada de con el uso de las mismas. No desista
izquierda a derecha a partir de la primera. El y…¡Adelante con su capacitación!
número que corresponde a este ejemplo es el 4.
Criterios: Para el
Resumen:
rango de criterios En Excel disponemos de funciones especiales
se han elegido las para el tratamiento de la información cuando
celdas E4:E5. se maneja como base de datos en Excel.
En la celda E4 se Si bien su funcionamiento es idéntico en todas
ha colocado el ellas, exigen que dispongamos la información
nombre del campo que contiene el criterio de del mismo modo que lo hicimos en los filtros
búsqueda. avanzados, es decir, colocando una copia de
los campos y escribiendo debajo los criterios
En la celda E5 se ha colocado el criterio que de consulta.
se usará como condición.
Para obtener el resultado se han configurado Evaluación
las siguientes celdas: Instrucciones. Del libro EJERCICIOS EXCEL
2010 CURSO ALUMNO, resuelva las hojas
En la celda C4 se colocará la fórmula que
Busquedas y BuscarV, siguiendo las
incluye la función para calcular el total a indicaciones que en ellas se indican.
pagar por puesto.

Excel 2010
Tablas Dinámicas, Esquemas y Subtotales

Objetivo
El trabajador-alumno aplicará tablas dinámicas, esquemas y subtotales de acuerdo a las
necesidades de informes con respecto a sus funciones laborales.
Introducción Tablas Dinámicas
Los informes de tabla dinámica pueden ayudar Las tablas dinámicas se utilizan para analizar
a analizar datos numéricos y responder a datos de un modo flexible y adecuado. Se usan
preguntas al respecto. En cuestión de para resumir, analizar, consolidar, filtrar e
segundos puede ver quién ha vendido más, y informar. Además, para resumir grandes bases
dónde. Ver qué trimestres han sido los más de datos, preparar datos para su representación
rentables, y qué producto ha sido el más gráfica, análisis de datos adecuado, creación de
vendido. Haga preguntas y vea las respuestas. informes, etc.
Con los informes de tabla dinámica puede ver la Un informe de tabla dinámica es una tabla
misma información de maneras distintas con tan interactiva que combina y compara rápidamente
sólo unos clics. Los datos se ponen en su sitio, grandes volúmenes de datos. Podrá girar las
contestan a sus preguntas y le dicen lo que filas y las columnas para ver diferentes
significan los datos. Si lo que desea es crear resúmenes de los datos de origen, y mostrar
un informe que combine todos los datos y que los detalles de determinadas áreas de interés.
muestre un conjunto de sólo ciertos El principal desafío para los usuarios de hojas de
subconjuntos de los datos, lo mejor es utilizar cálculo es la necesidad de obtener información
una tabla dinámica. importante de grandes cantidades de datos sin
En este módulo aprenderá cómo funcionan los depurar.
informes de tabla dinámica y elaborará un Se llaman tablas dinámicas porque nos
informe de tabla dinámica en Excel 2010. permiten ir obteniendo diferentes totales,
Si utiliza Excel 2010 en un marco de filtrando datos, cambiando la presentación de
organización o empresa, necesitará compartir los datos, visualizando o no los datos origen,
la información de sus libros de trabajo con etc.
otras personas. Normalmente, la presentación Con su lista de personal, podría crear una tabla
de sus datos a otros implica el uso de un dinámica que muestre todos los departamentos
informe. Excel hace que le resulte fácil producir de cada sección y que calcule la media del
informes lógicos y claros al proporcionarle número de empleados. O podría mostrar los
formas para que resuma o consolide sus datos. salarios máximos o mínimos de cada sección,
Los informes raramente constan de todos los departamento y puesto. Las posibilidades de
detalles; en vez de ello, los informes muestran una tabla dinámica sólo están limitadas por el
una panorámica, una tendencia o una sinopsis tipo de datos con el que esté trabajando.
con datos de apoyo en el segundo plano.
También puede ocultar fácilmente ciertos
En este módulo aprenderá a crear subtotales puestos, departamentos o secciones dentro de
para localizar la información que requiera la lista. Cuando desarrolle una tabla dinámica,
cuando la necesite, a modificar las líneas incluirá campos de tabla dinámica, campos
generales de su hoja para resumir la que actúan como cualificadores mostrando
información que desea, y a consolidar sus únicamente un resumen de los datos. Así,
datos para producir un cuadro conciso pero puede modificar simplemente el campo
preciso de éstos. Departamento que contenga únicamente el

Excel 2010
departamento de Contabilidad o que los tenga 2. En la ficha Insertar y en

todos menos el departamento de Informática. el grupo Tabla hacemos
En este apartado aprenderá cómo funcionan clic en Tabla dinámica.
los informes de tabla dinámica y elaborará un Aparecen dos opciones:
informe de tabla dinámica en Excel 2010. Tabla dinámica abre el
Crear una Tabla Dinámica cuadro de diálogo Crear tabla dinámica que
crea sólo un informe de tabla dinámica.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de
un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como
una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Para quienes
tienen conocimientos de Access es lo más
parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Para crear un informe de tabla dinámica o de
gráfico dinámico, debe conectarse a un origen
de datos y especificar la ubicación del informe.
A continuación vamos a crear una tabla
dinámica a partir de una tabla de datos que ya Grafico dinámico abre el cuadro de diálogo
tenemos. El procedimiento es el siguiente: Crear tabla dinámica con el gráfico
dinámico que crea un informe de gráfico
1. Seleccione una celda dentro de un rango de dinámico con un informe de tabla dinámica
celdas o coloque el punto de inserción dentro asociado.
de una tabla de Microsoft Office Excel.
Asegúrese de que el rango de celdas tiene
encabezados de columna.
Para nuestro ejemplo la tabla está delimitada
por el rango A4:E29
3. Seleccione un origen de datos mediante uno

de los siguientes procedimientos:
-Haga clic en  Seleccione una tabla o rango.
Considere la posibilidad de usar una
referencia de nombre de tabla en lugar de un
rango de celdas, ya que las filas agregadas a
una tabla se incluyen automáticamente en el
informe de tabla dinámica cuando actualiza

Excel 2010
los datos. Escriba el rango de celdas o la …y mostrará la Lista de campos de tabla

referencia del nombre de tabla, como dinámica para que pueda agregar campos,
=Empleados, en el cuadro Tabla o rango ó. crear un diseño o personalizar el informe de
tabla dinámica.
-Si seleccionó una celda en un rango de celdas
o si el punto de inserción estaba en una tabla
antes de que se iniciara el asistente, Excel
muestra el rango de celdas o la referencia del
nombre de tabla en el cuadro Tabla o rango.
Opcionalmente, para seleccionar un
rango de celdas o una tabla, haga clic
en Contraer cuadro de diálogo para ocultar
temporalmente el cuadro de diálogo,
seleccione el rango en la hoja de
cálculo y, a continuación, presione Expandir .
diálogo.
Ejemplos: Utilice las hojas Tablas Dinamicas,
Nota: Si el rango se encuentra en otra hoja de Tablas Dinamicas(2), Tablas Dinamicas(3),
cálculo en el mismo libro o en otro, escriba el Tablas Dinamicas(4), Frecuencias y Salud
nombre del libro y de la hoja de cálculo con la Publica de su libro EXCEL 2010 CURSO
siguiente: ALUMNO, para realizar los diferentes tipos de
tablas dinámicas y gráficos que Excel nos
Sintaxis: permite realizar con esta herramienta.
([nombrelibro]nombrehoja!rango). Modificar una Tabla Dinámica
-Especifique una ubicación para colocar la La primera vez que desarrolle una tabla
tabla dinámica mediante alguno de los dinámica para un informe, puede no estar
siguientes procedimientos: seguro de qué datos necesitará. Las tablas
dinámicas hacen que resulte fácil modificar
-Para colocar el informe de tabla dinámica en los datos que ha incluido. Si fuera a crear una
una hoja de cálculo nueva que empiece por la hoja a mano, tendría que realizar una mayor
celda A1, haga clic en  Nueva hoja de reestructuración y posiblemente una mayor
cálculo. entrada de datos a reordenar, añadir, o
-Para colocar el informe de tabla dinámica en eliminar datos.
una hoja de cálculo existente, seleccione  Desde el panel Lista de Campos de Tabla
Hoja de cálculo existente y, a continuación, dinámica podemos personalizar la forma en
especifique la primera celda del rango de que van a verse los datos en la tabla dinámica.
celdas donde desea situar el informe de tabla Para el ejemplo dado, utilizando esta
dinámica. O bien, haga clic en Contraer herramienta podemos construir una tabla
cuadro de diálogo para ocultar temporalmente dinámica con la siguiente estructura:
el cuadro de diálogo, seleccione la primera
celda de la hoja de cálculo y, a continuación, -Una fila para cada uno de los Nombres en la
presione Expandir diálogo. tabla.
4. Haga clic en Aceptar. -Una columna para cada uno de los Puestos
de la tabla.
Excel agregará un informe vacío de tabla
dinámica en la ubicación especificada… Para esto sólo necesitamos arrastrar cada uno
de los elementos o campos listados que se

Excel 2010
observan a su lugar correspondiente al pie del De esta manera es mucho más fácil analizar
panel. los datos.
En este ejemplo debemos arrastrar el campo
NOMBRE a Rótulos de fila; el campo PUESTO
a Rótulos de Columna; y finalmente el
campo SUELDO a la sección Valores.
Tras realizar la tabla dinámica obtenemos el

resultado mostrado a la derecha:
De acuerdo a esta estructura en el campo fila
aparecen todos los Nombres, en el campo Cuando la tabla ha sido creada y estamos
columna aparecen los Puestos, y en el centro dentro de ella, nos aparecen las Herramientas
de la tabla aparecen los importes de los de Tabla dinámica: las pestañas Opciones y
Sueldos. Diseño:
Mediante esta herramienta y el panel Lista de Si deja marcados sólo los puestos ACTUARIO,
Campos de Tabla Dinámica podemos variar CONTADOR e INGENIERO, los otros
la estructura de nuestra tabla dinámica para puestos desaparecen de la tabla, pero no se
obtener diferentes resultados de una manera pierden, en cualquier momento podemos
fácil y rápida. visualizarlos volviendo a desplegar la lista y
marcando la casilla (Seleccionar todo).
Aplicar Filtros a una Tabla Dinámica
Cuando el volumen de datos en una tabla
dinámica es grande, existe una característica
en Tablas Dinámicas de Excel que nos permite
filtrar los resultados y visualizar únicamente
aquellos datos que nos interesan.
Los campos principales en el panel y los
rótulos en la tabla están acompañados, en su
parte derecha, de una flecha indicando una ...
lista desplegable. Para terminar pulse el botón Aceptar para
Por ejemplo, si usted pulsa sobre la flecha del ejecutar el filtro o Cancelar para dejar la tabla
campo PUESTO aparece una lista como como estaba.
vemos en la imagen con los distintos puestos Aplicando el filtro a varios campos podemos
disponibles en la tabla con una casilla de formar condiciones de filtrado más complejas.
verificación en cada uno de ellos para indicar Obtener Promedios en una Tabla Dinámica
si los quiere ver o no, más una opción para
marcar todas las opciones en este caso todos Al crear una tabla dinámica, Excel genera por
los puestos. defecto totales con sumatoria, sin embargo,

Excel 2010
puede interesarle modificar esas fórmulas por Gráficos con Tablas Dinámicas
otras como pueden ser sacar el máximo o el Para crear una gráfica de nuestra tabla
mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto siga dinámica haga clic en el botón Gráfico
este procedimiento: dinámico de la pestaña Opciones. Al pulsar
este botón se abrirá el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico, allí deberá elegir el gráfico
que más le convenga. Luego, la mecánica a
seguir para trabajar con el gráfico es la misma
que se vio en el tema de gráficos.
Ejemplos: Utilice la hoja Frecuencias de su
libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para
realizar gráficos en la tabla dinámica.
Eliminar una Tabla Dinámica
Clic dentro de la Tabla Dinámica.
Clic sobre los campos de la Tabla Dinámica
que desea eliminar, y arrástrelos fuera de la
-Coloque su cursor en cualquier celda de la Tabla Dinámica…o
zona que quiera rectificar y haga clic con el
elimine toda la hoja.
botón derecho del ratón.
-Aparece un menú emergente con diferentes Esquemas
opciones. Elija la opción Configuración de
Microsoft Excel puede crear esquemas de los
campo de valor...; aparecerá el cuadro de
datos de una lista en los que podrá mostrar y
diálogo Configuración de campo de valor:
ocultar niveles de detalle con sólo hacer clic
También puede abrir el cuadro de diálogo en con el mouse (ratón).
la pestaña Opciones, en el grupo Campo
Puede hacer clic en los símbolos del esquema.
Activo seleccionando el botón Configuración
de Campo: , y
Para mostrar rápidamente sólo las filas o
columnas que ofrecen resúmenes o
encabezados de secciones de la hoja de
cálculo, o bien utilizar los símbolos para ver
los detalles de cada resumen o encabezado
individual.
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y
resumir, puede crear un esquema de hasta ocho
niveles, uno para cada grupo. Cada nivel
En este cuadro de diálogo elija la operación interno, representado por un número superior
con la que desea hacer el resumen, mediante de símbolos de esquema muestra datos de
Suma, Cuenta, Promedio, etc. detalle para el nivel externo anterior,
representado por un número inferior de los
Ejemplos: Utilice la hoja Frecuencias de su símbolos de esquema. Utilice un esquema para
libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para mostrar filas o columnas de resumen, o para
realizar promedios en la tabla dinámica. revelar los datos de detalle para cada grupo.

Excel 2010
Puede crear un esquema de filas (como se Totales generales

muestra en el ejemplo siguiente), un esquema Los valores del total general se obtienen a
de columnas o un esquema de filas y partir de los datos de detalle y no de los
columnas. valores de las filas de subtotales. Por ejemplo,
Crear un Esquema de Filas si se utiliza la función de resumen Promedio,
la fila Total general mostrará el promedio de
Para crear un esquema de filas debe tener una
todas las filas de detalle de la lista y no el
lista en la que cada columna debe tener un
promedio de los valores de las filas de
rótulo en la primera fila, contener datos
subtotales.
similares en cada columna y el rango no debe
tener filas ni columnas en blanco. Realice Si el libro se establece para calcular fórmulas
paso a paso el siguiente procedimiento: automáticamente, el comando Subtotal vuelve
a calcular los valores del subtotal y del total
1. Ordene las columnas que forman los grupos.
general a medida que modifica los datos. El
2. Con un clic elija cualquier celda dentro del comando Subtotal también esquematiza la lista
rango. de modo que pueda mostrar u ocultar las filas
de detalle de cada subtotal.
4. En el grupo Esquema
de la ficha Datos, dé clic
en Subtotal. Se mostrará
el cuadro de diálogo
Subtotales.
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic
en la columna cuyos subtotales desee calcular
(Mes).
3. Inserte las filas de resumen. Para trazar

esquemas de los datos por filas, debe tener
filas de resumen que contengan fórmulas que
hagan referencias a las celdas de cada una de
las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno
de los siguientes procedimientos:
Insertar filas de resumen utilizando el
comando Subtotal
Puede calcular automáticamente subtotales y
totales generales en una lista de una columna
utilizando el comando Subtotal del grupo
Esquema de la ficha Datos.
Subtotales:
Se calculan con una función de resumen por
ejemplo, Suma o Promedio, mediante la
función SUBTOTALES. Puede mostrar más
de un tipo de función de resumen para cada
columna.

Excel 2010
En el cuadro Usar función, haga clic en la Incluya filas de resumen, bien encima o
función de resumen que desee utilizar para debajo de cada grupo de filas de detalle.
calcular los subtotales. En el ejemplo Suma. Para obtener los mejores resultados, las filas
En el cuadro Agregar subtotal a, active la de resumen deberán contener fórmulas que
casilla de verificación correspondiente a cada hagan referencia a las celdas de cada una de
columna que contenga valores cuyos las filas de detalle.
subtotales desee calcular. En el ejemplo En la ilustración, existe una fila de totales
anterior, seleccionaría Ventas. debajo del detalle de cada mes y región. Por
Si desea un salto de página automático ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13
después de cada subtotal, active la casilla de se totalizan en la fila 14. También puede trazar
verificación Salto de página entre grupos. el esquema cuando las filas de resumen
contengan texto descriptivo u otros datos.
Para especificar una fila de resumen encima
de la fila de detalles, desactive la casilla de Si el esquema se aplica a columnas en lugar de
verificación Resumen debajo de los datos. a filas, asegúrese de que la lista tenga rótulos
Para especificar una fila de resumen debajo de en la primera columna, y de que haya columnas
la fila de detalles, active la casilla de de resumen a la izquierda o a la derecha de las
verificación Resumen debajo de los datos. En columnas de detalle.
el ejemplo anterior, desactivaría la casilla de
Crear el Esquema
verificación.
Para realizar el esquema de ejemplo deberá
Utilizará el comando Subtotal, que inserta la
función SUBTOTAL inmediatamente debajo seguir éstos pasos:
o encima de cada grupo de filas de detalle y 1. Tener una hoja
crea automáticamente el esquema para usted donde existan fórmulas.
de la siguiente manera:
2. En el grupo
Se muestra una fila de datos de ventas Esquema de la ficha
agrupados por regiones geográficas y meses Datos, haga clic en
con varias filas de resumen y detalles. Agrupar y a
Ejemplo de aplicación: continuación en
Autoesquema.
Los datos que se van a incluir en un esquema
deben estar en formato de lista, en que cada Excel presentará automáticamente su hoja en
columna tenga un rótulo en la primera fila y forma de esquema. Cada sección y sus
contenga información similar, y de modo que productos, cada nombre de producto y su total
la lista no contenga filas ni columnas en son agrupados juntos.
blanco.
Antes de trazar el esquema, puede ser
conveniente ordenar los datos de modo que las
filas que deban agruparse estén juntas. En la
ilustración anterior, la lista se ha ordenado por
región y luego por mes, de modo que las filas
detalladas de marzo y abril de la región Este
quedan juntas, y las filas de cada mes de la
región Oeste están también juntas.

Excel 2010
Las líneas que ve en el margen a la izquierda y Agregar subtotales

los números por encima de las líneas son 1.- Verifique que los datos a los cuales desea
símbolos de esquema que le permiten agregar subtotales se encuentren en forma de
controlar cuántos detalles ve en su informe. lista.
Puede plegar su esquema, pulsando los 2. Verifique que la columna sobre la cual
símbolos del nivel de fila, los botones desea agregar subtotales se encuentre ordenada.
numerados de la parte superior del área de 3. Seleccione Datos, Subtotales a fin de
esquema. desplegar la caja de diálogo Subtotales.
Los símbolos del nivel de fila están
numerados 1, 2, 3, 4 etc, para corresponder
con los niveles de detalle de su hoja. Si desea
ver únicamente los grandes totales, pulse el
primer botón del nivel de fila. Si lo que desea
ver son todos los detalles, pulse el cuarto
botón del nivel de fila.
Ejemplos: Utilice las hojas Esquemas y
Esquemas(2) de su libro EXCEL 2010
CURSO ALUMNO, para realizar para
esquematizar su hoja de cálculo y contraer y
extender sus totales y subtotales.
Borrar un Esquema
Para borrar el esquema creado siga este
procedimiento:
1. Seleccione la hoja
que contiene su
esquema.
2. En el grupo 4. Seleccione la columna que desea totalizar
Esquema de la ficha desde la lista desplegable Para cada cambio.
Datos, haga clic en 5. Seleccione la función que desea emplear
Desagrupar y a para calcular los subtotales desde la lista
continuación en desplegable Función.
Borrar Esquema.
6. Seleccione todas las columnas para las
cuales desea crear subtotales en la caja
Subtotales desplegable Agregar subtotal a.
Cuando posee grandes listas de datos es 7. Dé clic en Aceptar.
posible que desee sumar los datos agrupados
de sus listas. Examinar subtotales
Para tal efecto, es posible emplear los Cuando se crean subtotales, Excel construye
subtotales. Usted habrá de sumar los datos de automáticamente un esquema de los datos.
una lista agregando subtotales, lo primero que El esquema le permite mostrar u ocultar
tiene que realizar es ordenar la lista por los ciertas secciones (o niveles) de datos. Puede
registros comunes para que queden agrupados. emplear los botones del esquema ubicados

Excel 2010
junto a los números de renglones para Resumen:

desplegar un resumen que contiene
únicamente los subtotales y el gran total. Recuerde que debe de estar colocado en la
lista de datos para poder iniciar las Tablas
Puede emplear los signos más (+) y menos (-)
Dinámicas, de lo contrario Excel no inicia el
para desplegar u ocultar los detalles de los asistente para las tablas dinámicas.
renglones para cada subtotal.
Para crear esquemas recuerde que debe tener
Eliminar Subtotales fórmulas dentro de su tabla de datos agrupadas
1. Seleccione alguna celda dentro de la lista. por niveles.
Para calcular subtotales no olvide que debe
2. Seleccione Datos, Subtotales.
ordenar su lista de datos por el campo único
3. En la caja de diálogo Subtotales, haga clic para que estén agrupados sus datos y pueda
en Eliminar todos a fin de eliminar todos los aplicar la herramienta de subtotales.
subtotales.
Evaluación
Ejemplo: Utilice la hoja Subtotales de su libro
Instrucciones.
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para realizar
2010 CURSO ALUMNO, resuelva las hojas
sumas y cuentas de los datos mostrados en la Totales, Tablas Din Sexo Edades Tablas Din
tabla, utilizando la herramienta de Subtotales. Pcs Impresoras.

Excel 2010
Creación y Edición de Gráficos

Objetivo
El trabajador-alumno representará gráficamente datos provenientes de una tabla a partir de la
opción herramientas de gráficos.
Introducción En este módulo aprenderá a modificar su
gráfico, cambiar entre tipos de gráficos, añadir
En la actualidad es de vital importancia líneas, color, texto y a utilizar los
comunicar los datos y la información de una autoformatos de gráficos para ahorrarle los
forma rápida, atractiva y sencilla; tanto a pasos de crear un conjunto de gráficos
niveles operativos (básicos) como directivos estandarizados.
(especializados). El representar la información
de una forma cada vez más gráfica y cada vez Elementos de un Gráfico de Excel
menos a nivel de caracteres es una tendencia a
la alza. Antes de hablar de los elementos de un
gráfico (partes que lo componen), es
Una hoja calcula y presenta diferencias entre necesario decir que para que pueda existir un
números, similitudes entre números y cambios gráfico, primero debe existir una “tabla de
en números a lo largo del tiempo. Pero los datos datos”. Por ejemplo, la tabla siguiente:
en sí no pueden ilustrar estos conceptos. Cuando
hace una presentación o muestra, un avance o
modificación de un informe, los datos no pueden
ilustrar sus ideas o percepciones de forma tan
eficaz como lo haría una representación
gráfica.
Un gráfico es una representación visual de los
datos, usando figuras geométricas. Al usar Se está ilustrando el comportamiento del
elementos como columnas (en un gráfico de Rango de Celdas: A5:D9 en el gráfico
columnas) o líneas (en un gráfico de líneas), siguiente:
el gráfico muestra series de datos numéricos
en un formato gráfico.
De esta forma Microsoft Excel 2010 permite
representar los datos “Planos” en imágenes
estructuradas comúnmente conocidas como
“gráficas” y que en esta potente Hoja de
Cálculo se le llaman: GRÁFICOS.
Con los gráficos, puede hacer que sus datos se
visualicen. Puede crear un gráfico para
mostrar los cambios de sus datos en el tiempo,
o cómo partes de sus datos se ajustan hasta
formar un todo. Vamos a conocer los elementos del gráfico a
Las presentaciones gráficas de Excel son través de su interpretación:
flexibles, así que podrá cambiar su gráfico En el gráfico de columnas anterior, se está
para que coincida con lo que usted desea. representando el número de pacientes atendidos

Excel 2010
en los meses de enero, febrero y marzo en los “fondo” que contiene a todos los elementos
servicios de urgencias, cirugía, consulta del Gráfico.
externa y hospitalización de un cierto hospital Cuando la seleccione verá ocho pequeños
del Instituto Mexicano del Seguro Social. cuadrados negros (uno en cada esquina y otro
Al servicio de consulta externa se le ha agregado en el centro de cada lado). Si hace clic en el
una línea de tendencia lineal extrapolada un área y selecciona Formato del área de
periodo, la cual nos “predice” (en base a un gráfico podrá cambiar todos los elementos de
cálculo matemático) cuantos pacientes se texto para que utilicen una determinada fuente
espera serán atendidos en este servicio para el o añadir un color de fondo o una textura detrás
siguiente periodo; es decir, para el mes de de todo el gráfico.
abril (que al observar en donde termina la
Área de Trazado
línea de tendencia, podemos decir que serán
aproximadamente poco más de 800 pacientes). En un gráfico en dos dimensiones, es la región
limitada por los ejes que incluye las series de
De forma adicional Excel se ha configurado
datos. En un gráfico tridimensional, el área de
para que el gráfico muestre la “Ecuación” de trazado incluye también los nombres de las
la línea de tendencia, la cual describe el categorías, las etiquetas de las marcas y los
comportamiento. títulos de los ejes. Si hace clic con el botón
En este gráfico podemos comparar en cada derecho y selecciona la opción Formato del
mes (Categoría) el número de pacientes área de trazado, podrá añadir bordes, colores
atendidos en cada uno de los servicios (Series de fondo, texturas y efectos de relleno detrás
de Datos); así pues las columnas de un mismo del área del gráfico.
color representan a una Serie y a cada Es en donde “crecen” las columnas y sobre
Columna (en lo individual) se le llama “Punto ésta se trazan las líneas horizontales de la
de Datos”. En la “Leyenda” se relacionan las cuadrícula (que nos ayudan a comparar las
series de datos que se están graficando con el columna con su eje respectivo).
color respectivo usado en las columnas.
Para ser más claro en la representación de los
A la serie de datos correspondiente al servicio datos se ha acompañado a todas las series de
de Urgencias se le ha agregado lo que se las “etiquetas de datos”, los cuales nos “dicen”
conoce como “barras de Error” en donde se el valor exacto que está representando cada
está representando que estos datos pueden columna.
tener un rango de variación hacia arriba (por
exceso) y hacia abajo (por defecto) de un 20% Ejes y Cuadrícula
(por esta razón observamos que el “tamaño” Los Ejes son las líneas que aparecen a lo largo
de estas barras, es directamente proporcional a de cada lado del área de trazado y en las que
lo “alto” de la Columna respectiva. se representa la escala de medición o
Elementos de un Gráfico en Excel comparación del área trazada. El Eje de
Categorías (X) organiza los datos por
Un gráfico se compone de varios objetos que a categorías. El Eje de Valores (Y), define como
continuación se describen y que pueden ser se representarán los datos de la hoja de
modificados en conjunto o por separado. cálculo.
Área del Gráfico La Cuadrícula está formada por líneas
verticales y horizontales que sirven como
El área del Gráfico es el contenedor general ayuda para visualizar la relación entre los
de todo el gráfico y podemos decir que es el puntos de datos, los valores y las categorías.

Excel 2010
Las cuadrículas comienzan en las marcas de están alineados respecto a los ejes o centrados
graduación de un eje y ocupan toda la en la parte superior del gráfico.
superficie del gráfico.
Ejemplo: Utilice la hoja Pacientes de su libro
Para indicar de forma más precisa lo que se EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para
está graficando, se ha añadido el Título del realizar gráficas y aplicar las diferentes opciones
Gráfico (Título principal) y los Títulos de que se pueden crear con esta herramienta.
Eje, tanto del horizontal (también llamado Eje
X, Eje de las abscisas, o Eje de la variable Tipos de Gráficos
independiente) como del vertical (también
llamado Eje Y, Eje de las ordenadas, o Eje de Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico.
la variable dependiente). El tipo de datos que quiera representar
determinará el tipo de gráfico que debe utilizar.
Series de datos Cuando se crea un gráfico o cambia el tipo de
Cada grupo de puntos de datos relacionados se uno existente se puede seleccionar uno de
denomina serie de datos. En la mayoría de los siguientes tipos.
casos, una serie de datos corresponde a una fila Gráficos de Columnas
o una columna de una hoja de cálculo y cada
una de ellas se representa en el gráfico con un Presenta una comparación
color o un patrón único que la identifica. entre los valores de una o
más series, generalmente a lo
Marcadores de datos largo del tiempo. Úselo si
Cada punto de una serie de datos se convierte desea representar una
en el gráfico en un marcador de datos. En los comparación entre diferentes
gráficos de columnas, barras y circulares, cada puntos de datos, especialmente si estos
columna, barra o sector es un marcador que cambian con el tiempo. Evite este tipo de
representa un punto de datos. gráfico si cada serie incluye muchos puntos de
datos ya que resultará imposible distinguir
Etiquetas de Datos, Leyendas y Título cada columna.
Las Etiquetas de Datos identifican los Ejemplo:
elementos del eje de categorías y definen la
escala de valores.
Las etiquetas de datos pueden mostrar valores,
los nombres de las series de datos o las
categorías, porcentajes o una combinación de
estos elementos.
Sin embargo, deben utilizarse con moderación,
ya que si las usa en exceso los gráficos tienden
a producir una sensación de desorden y
amontonamiento.
Leyenda. Es una clave de color que identifica Gráfico de Barras
los colores o los patrones correspondientes a Gráficos de columnas
cada serie de datos o a cada categoría. Si ha girados sobre un lado, en los
definido caracteres como marcadores de datos, que los valores se
por ejemplo, en un gráfico de línea, la leyenda representan en el eje
incluye también el caracter marcador. horizontal y las categorías
Títulos. Son textos descriptivos que identifican en el vertical. Se destacan
el gráfico o los ejes. De forma predeterminada los niveles máximo y mínimos.

Excel 2010
Ejemplo: demasiado pequeños como para establecer

comparaciones.
Ejemplo:
Gráfico de Líneas
Representa tendencias o
relaciones entre valores a lo Gráficos de Áreas
largo del tiempo. Selecciónelo Representa líneas para los
si tiene muchos puntos de datos elementos de una serie,
y desea representar una sumando todos los valores
tendencia a lo largo de un período de tiempo. para representar cambios
Evite utilizar este tipo de gráficos para acumulativos. A diferencia
representar relaciones entre números respecto de los gráficos de líneas, que
al tiempo y si no tiene muchos puntos de datos representan la velocidad de los cambios, los
para representar en el gráfico. gráficos de áreas muestran el importe y la
Ejemplo: magnitud del cambio. Los gráficos de áreas
representan gráficamente cambios
acumulativos.
Ejemplo:
Gráficos Circulares
Muestran el tamaño relativo
de todas las partes de un
total. No tiene eje de valores Gráficos XY (Dispersión)
ni de categorías, sólo Muestran las relaciones entre
permiten representar una diferentes series de valores
serie de datos. Se usan cuando el elemento temporal
cuando se tienen pocos datos y se desea no es representativo,
representar su participación en el total. Evite normalmente se utilizan para
utilizarlos si la serie de datos incluye números análisis científicos.
que contribuyan al total en un porcentaje muy
pequeño, ya que los sectores del gráfico serán Ejemplo:

Excel 2010
Gráfico de Superficie
Añade una capa topográfica
sobre un gráfico de columnas
o superficies. En lugar de
asignar un color a cada serie,
asigna diferentes colores a
valores similares. Como
resultado, se obtiene una representación
similar a un mapa topográfico, que permite
Gráfico de Anillos mostrar la relación entre grandes cantidades de
Es similar al gráfico circular, datos que de otra forma resultaría difícil
pero contiene una o más series comparar.
de datos, cada una de ellas
representada en uno de los Ejemplo:
anillos del gráfico.
Ejemplo:
Gráfico de Burbujas
Gráfico Radial
Son similares a los gráficos de
Cada categoría de un gráfico
radial tiene su propio eje de dispersión, pero contienen tres
valores con origen en el series de datos, y no dos. En
centro del gráfico. Los lugar de utilizar puntos de
valores de una misma serie similar tamaño en la
se conectan entre líneas. intersección de los valores x e y, los
Ejemplo: marcadores de datos son burbujas cuyo
tamaño viene determinado por los valores de
una tercera serie. Se utilizan normalmente
para representar información financiera o de
investigación de mercado.
Ejemplo:

Excel 2010
Gráfico Cilíndrico, Cónico y Piramidal
Básicamente, estos tipos de gráficos no son

más que variaciones de los gráficos estándar
de columnas y barras tridimensionales. Las
opciones disponibles permiten controlar si
cada marcador de datos se asigna a un punto al
valor máximo de una serie.2
Gráfico de Cotizaciones Procedimiento Para Crear Gráficos

en Excel 2010
Cuatro de los tipos de gráficos
predefinidos permiten 1. Seleccione los Datos que desea representar.
realizar seguimientos
temporales de las cotizaciones
de apertura, cierre, máxima y
mínima de valores de bolsa.
Los tipos de gráfico combinados de esta
categoría también permiten representar el
volumen de negocio. Así mismo, es posible
adaptar estos gráficos para utilizarlos con Sugerencia. Los datos deben estar organizados
información científica y representar los valores en filas y columnas, con etiquetas de fila a la
máximos y mínimos de un experimento. derecha y etiquetas de columna sobre los datos.
Excel determina automáticamente la mejor
Ejemplo: manera de representar los datos en el gráfico.
Nota: Como se ve en la ilustración, normalmente
los totales no se deben seleccionar junto con
las parcialidades
2. En el grupo Gráficos de la pestaña Insertar,
seleccione el tipo de gráfico que desea usar y
luego elija un Subtipo de gráfico.
2
Título: La Bíblia Microsoft Office 2010, Autor: Ed Bott, Woody
Leonhard, Editorial: Anaya
Año de Publicación 2010, País de edición: España

Excel 2010
Sugerencia. Para ver todos los tipos de Aunque la configuración predeterminada de

gráfico disponibles, haga clic en el los gráficos suele ser suficientemente buena
iniciador de cuadro de diálogo para el para empezar, Excel proporciona una amplia
cuadro de diálogo Insertar gráfico y, variedad de opciones que le permitirán
a continuación, haga clic en las flechas para controlar la apariencia del gráfico y del área
desplazarse por los tipos de gráfico. de trazado.
Para ajustar individualmente los objetos de un
gráfico, seleccione en primer lugar el objeto
que desea modificar (por ejemplo, el título o el
eje de categorías), a continuación cambie sus
propiedades. Excel también permite añadir
innumerables elementos para atraer la
atención a la capa de dibujo situada sobre el
gráfico. Por ejemplo puede añadir cuadros de
texto a los marcadores de datos para explicar
cualquier anomalía en los datos o atraer la
Cuando coloca el puntero del mouse sobre atención sobre los datos principales.
algún tipo de gráfico, aparece la información Gráficos Express.
en pantalla con el nombre. Para obtener más
información acerca de cualquier tipo de gráfico, Para crear rápidamente un gráfico basado en el
vea el tema sobre Tipos de gráficos. tipo de gráfico predeterminado, seleccione los
datos que desea utilizar para el gráfico y, a
3. Pulse sobre el botón Aceptar. El grafico es continuación, presione ALT+F1 o F11. Al
creado en su hoja de cálculo, presionar ALT+F1, el gráfico se muestra
Para agregar elementos de gráficos como como un gráfico incrustado en la misma hoja.
títulos y etiquetas de datos, y para modificar el Al presionar F11, el gráfico aparece en una
diseño, la presentación o el formato del gráfico hoja de gráfico independiente.
use las Herramientas de gráficos que Excel Cuando ya no necesite un gráfico, puede
provee para tal fin. eliminarlo. Haga clic en el gráfico para
seleccionarlo y presione la tecla Suprimir.
AJUSTAR LAS OPCIONES DEL GRÁFICO
Para abrir el diálogo de edición de cada uno de
los elementos de su gráfico haga doble clic
Sugerencia: Si no se muestran las sobre el elemento a editar. Al hacerlo se abre
Herramientas de gráficos, dé clic en cualquier el diálogo para dar formato al elemento
punto dentro del gráfico para activarlas. seleccionado. También puede hacerlo
mediante el menú contextual que se activa con
Edición y Formato de los Elementos el botón derecho del mouse y a continuación
de un Gráfico elija la opción correspondiente.
Después de crear un gráfico, puede cambiar su Aplicar un diseño de gráfico predefinido
aspecto de forma instantánea. En lugar de 1. Dé clic en cualquier parte del gráfico al que
agregar o cambiar manualmente los elementos desee dar formato mediante un diseño
o el formato del gráfico, puede aplicarle predefinido. De este modo se mostrarán las
rápidamente un diseño y un estilo Herramientas de gráficos y se agregarán las
predefinidos. pestañas Diseño, Presentación y Formato.

Excel 2010
2. En la pestaña Diseño, elemento que seleccionó y luego dé clic en la

en el grupo Diseños de opción de diseño deseada.
gráfico, con un clic elija
el diseño que desee usar.
Nota: Cuando el tamaño de la ventana de
Excel esté reducido, los diseños de gráfico
estarán disponibles en la galería Diseño rápido Las opciones de diseño que seleccione se
del grupo Diseños de gráfico. aplicarán al elemento de gráfico que haya
Sugerencia: Para ver todos los diseños seleccionado. Por ejemplo, si tiene
disponibles, haga clic en Más… seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de
datos se aplicarán a todas las series de datos.
Aplicar un estilo de gráfico predefinido:
Si tiene seleccionado un único punto de datos,
1. Dé clic en cualquier parte del gráfico al que las etiquetas de datos se aplicarán solamente a
desee dar formato mediante un diseño la serie de datos o al punto de datos
predefinido. De este modo se mostrarán las seleccionado.
Herramientas de gráficos y se agregarán las
Cambio manual del formato de elementos de
pestañas Diseño, Presentación y Formato.
un gráfico.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de
Realice los pasos 1 y 2 del procedimiento
diseño, haga clic en el estilo que desee usar.
anterior para mostrar las Herramientas de
gráficos y elegir el elemento deseado.
En la pestaña Formato, siga uno o varios de
estos procedimientos:
Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté
reducido, los estilos estarán disponibles en la Para dar formato a un elemento del gráfico
galería Estilos rápidos del grupo Estilos de seleccionado, en el grupo Selección actual,
diseño. haga clic en Aplicar formato a la selección y,
a continuación, seleccione las opciones que
Cambio manual del diseño de elementos de desee.
un gráfico.
1. Dé clic en cualquier parte del gráfico para
mostrar las Herramientas de gráficos.
2. En el grupo Selección actual, de la ficha
Formato, dé clic en la flecha situada junto al
Ejemplo: Utilice la hojas Graficas y Graficar
cuadro Área del gráfico y luego, elija el
de su libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO,
elemento que desee. para realizar gráficas y aplicar las diferentes
opciones que se pueden crear con esta
herramienta.
AGREGAR O QUITAR TÍTULOS O
ETIQUETAS DE DATOS
Para facilitar la interpretación de un gráfico,
3. En la ficha Presentación, en los grupos puede agregar títulos, por ejemplo títulos de
Etiquetas, Ejes o Fondo, dé clic en el botón gráfico y de eje. Generalmente puede agregarse
del elemento de gráfico que corresponda al títulos de eje a todos los ejes que se pueden

Excel 2010
mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de 2. En el grupo Etiquetas, de la pestaña

profundidad (de series) de los gráficos 3D. Presentación, seleccione Rótulos del Eje.
Puede vincular también los títulos de gráfico y 3. Realice cualquiera de las siguientes opciones:
de eje al texto correspondiente de las celdas de - Para agregar un título a un eje horizontal
la hoja de cálculo creando una referencia a primario (categorías), haga clic en Título de
esas celdas. Los títulos vinculados se eje horizontal primario y, a continuación,
actualizan automáticamente en el gráfico haga clic en la opción que desee (si el gráfico
cuando se modifica el texto correspondiente contiene un eje horizontal secundario, puede
en la hoja de cálculo. hacer clic también en Título de eje horizontal
Agregar un título a un gráfico. secundario.)
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al - Para agregar un título al eje vertical primario
que desee dar formato mediante un diseño (valores), haga clic en Título de eje vertical
predefinido para mostrar las Herramientas de primario y, a continuación, haga clic en la
gráficos, con las pestañas Diseño, opción que desee (si el gráfico contiene un eje
Presentación y Formato. vertical secundario, puede hacer clic también
en Título de eje vertical secundario).
2. En el grupo Etiquetas, de la pestaña
Presentación, seleccione Título del gráfico. - Para agregar un título a un eje (serie) de
profundidad, dé clic en Título de eje de
profundidad y, a continuación, dé clic en la
opción que desee (esta opción sólo está
disponible cuando el gráfico seleccionado es
un gráfico 3D real, por ejemplo un gráfico de
columnas 3D).
3. Dé clic en Título superpuesto centrado o 4. En el cuadro de texto Título del eje que
Encima del gráfico. aparece en el gráfico, escriba el texto que
desee. (Nota: Para insertar un salto de línea,
4. En el cuadro de texto Título del gráfico haga clic en el lugar donde desee dividir la
que aparece en el gráfico, escriba el texto que línea, para ubicar el puntero allí, y luego
desee. (Nota: Para insertar un salto de línea, presione Intro).
haga clic en el lugar donde desee dividir la
línea, para ubicar el puntero allí, y luego 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y
presione Intro). haga clic en las opciones de formato de la
mini barra de herramientas que desee usar
5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y También puede usar los botones de formato de
dé clic en las opciones de formato de la mini la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo
barra de herramientas que desee usar. Fuente). Para aplicar formato a todo el título,
También puede usar los botones de formato de puede hacer clic en él con el botón secundario,
la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo hacer clic en Formato del título del eje en el
Fuente). Para aplicar formato a todo el título, menú contextual y, a continuación, seleccionar
puede dar clic en él con el botón secundario, las opciones de formato que desee).
hacer clic en Formato del título del gráfico
en el menú contextual y, a continuación, Notas:
seleccionar las opciones de formato que desee.) Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite
Agregar títulos de eje títulos de eje (como un gráfico circular), los
títulos de eje no se mostrarán, pero se
1. Dé clic en cualquier parte del gráfico para volverán a mostrar si cambia de nuevo a un
mostrar las Herramientas de gráficos.
tipo de gráfico que admita títulos de eje.

Excel 2010
Los títulos de eje que se muestran para los ejes - Para quitar un título de eje, dé clic en Rótulos
secundarios se perderán cuando cambie a un del eje, luego en el tipo de título de eje que
tipo de gráfico que no admita ejes secundarios. quiera quitar y finalmente en Ninguno.
Agregar etiquetas de datos. - Para quitar las etiquetas de datos, dé clic en
1. En un gráfico, elija cualquiera de los Etiquetas de datos y luego en Ninguna.
siguientes procedimientos: NOTA: Para quitar rápidamente un título o
- Para agregar una etiqueta de datos a todos una etiqueta de datos, dé clic en él y, a
los puntos de datos de todas las series de continuación, presione la tecla SUPRIMIR.
datos, haga clic en el área del gráfico. MOSTRAR U OCULTAR UNA LEYENDA
- Para agregar una etiqueta de datos a todos Cuando se crea un gráfico, éste muestra una
los puntos de datos de una serie de datos, haga leyenda; sin embargo, puede ocultarla o
clic en cualquier lugar de la serie de datos que
cambiar su ubicación después de crear el
desee etiquetar.
gráfico. Realice los siguientes pasos:
- Para agregar una etiqueta de datos a un único
punto de datos de una serie de datos, haga clic 1. Para mostrar las Herramientas de gráficos
en la serie de datos que contiene el punto de con las pestañas Diseño, Presentación y
datos que desee etiquetar y, a continuación, Formato dé clic en cualquier parte del gráfico.
haga clic en el punto de datos que desee 2. En el grupo Etiquetas de la pestaña
etiquetar. Presentación, seleccione Leyenda.
De este modo se muestran las Herramientas
de gráficos con las pestañas Diseño,
Presentación y Formato.
2. En el grupo Etiquetas de la pestaña
Presentación, elija Etiquetas de datos y, a
continuación, dé clic en la opción de 3. A continuación siga alguno de estas opciones:
presentación que desee (las opciones de -Para ocultar la leyenda dé clic en Ninguno.
etiquetas de datos disponibles dependerán del (Puede quitar rápidamente una leyenda si la
tipo de gráfico que utilice). selecciona y, a continuación, presione
SUPRIMIR. También puede dar clic con el
botón secundario en la leyenda o en una
entrada de leyenda y luego clic en Eliminar).
-Para mostrar una leyenda, dé clic en la opción
de presentación que desee (al dar clic en una
de las opciones de presentación, la leyenda se
Quitar títulos o etiquetas de datos de un mueve y el área de trazado se ajusta
gráfico. automáticamente para hacerle lugar. Si mueve
1. Dé clic en cualquier parte del gráfico para y cambia el tamaño de la leyenda con el
mostrar las Herramientas de gráficos con las mouse, el área de trazado no se ajustará
pestañas Diseño, Presentación y Formato. automáticamente).
2. En el grupo Etiquetas de la pestaña -Para ver opciones adicionales, dé clic en Más

opciones de leyenda y luego seleccione la
Presentación, realice alguno de estas opciones:
opción de presentación que desee (de forma
- Para quitar un título de gráfico, dé clic en predeterminada, las leyendas no se superponen
Título del gráfico y luego en Ninguno. a los gráficos. Si tiene restricciones de espacio,

Excel 2010
tal vez pueda reducir el tamaño del gráfico - Para ocultar un eje, elija Eje horizontal
desactivando la casilla Mostrar la leyenda primario, Eje vertical primario o Eje de
sin superponerla al gráfico). profundidad (si es un gráfico 3D) y luego dé
Cuando un gráfico tiene una leyenda, puede clic en Ninguno.
cambiar las entradas de leyenda individuales - Para especificar opciones detalladas de
modificando los datos correspondientes de la escala y presentación de los ejes, elija Más
hoja de cálculo. Para usar otras opciones de opciones del eje horizontal primario, del eje
modificación o para modificar las entradas de vertical primario o del eje de profundidad.
la leyenda sin que ello afecte los datos de la
hoja de cálculo, puede realizar cambios en las Mostrar u ocultar los ejes secundarios:
entradas de la leyenda 1. En un gráfico, elija la serie de datos que
en el cuadro de desea trazar en un eje vertical secundario o
diálogo Seleccionar siga este procedimiento para seleccionar la
origen de datos
serie de datos de una lista de elementos del
(pestaña Diseño,
grupo Datos, botón Seleccionar datos). gráfico:
MOSTRAR/OCULTAR LOS EJES DE Dé clic en el grafico para mostrar las

GRÁFICO O LAS CUADRÍCULAS. Herramientas de Gráficos.
Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de En el grupo Selección actual de la pestaña

los tipos de gráfico se muestran ejes Formato, dé clic en la flecha situada junto al
principales, que se pueden activar o desactivar cuadro Elementos de gráfico y, a
según sea necesario. Al agregar ejes, puede continuación, dé clic en la serie de datos que
especificar el nivel de detalle que desee que desea trazar en un eje vertical secundario.
muestren. En los gráficos 3D se muestra
también un eje de profundidad.
Cuando los valores de un gráfico varían
considerablemente entre las distintas series de
datos, o cuando hay tipos de datos mezclados
(como precio o volumen), puede trazar una o
varias series de datos en un eje vertical (eje de 2. En el grupo Selección actual, elija Aplicar
valores) secundario. La escala del eje vertical formato a la selección.
secundario refleja los valores de las series de
datos asociadas. 3. Elija Opciones de serie si no está
seleccionada esta opción y, a continuación, en
Mostrar u ocultar los ejes principales
Trazar serie en, haga clic en Eje secundario
1. Para mostrar las Herramientas de gráficos y luego en Cerrar.
haga clic en el gráfico en el cual desea mostrar
u ocultar los ejes. Para mostrar un eje vertical secundario, en la
pestaña Presentación, en el
2. En la pestaña Presentación, grupo Ejes, dé clic en el
en el grupo Ejes, elija Ejes y comando Ejes y luego elija
realice cualquiera de los
Eje vertical secundario.
siguientes procedimientos:
Luego elija la opción de presentación deseada.
- Para mostrar un eje, elija Eje horizontal
principal, Eje horizontal vertical o Eje de Para mostrar un eje horizontal secundario,
profundidad (si es un gráfico 3D) y luego dé elija Eje horizontal secundario y luego la
clic en la opción de presentación de eje deseada. opción de presentación deseada (esta opción

Excel 2010
solamente está disponible después de MOVER UN GRÁFICO O CAMBIAR SU

presentar un eje vertical secundario). TAMAÑO
Para ocultar un eje secundario, elija Eje vertical También puede mover un gráfico a cualquier
secundario o Eje horizontal secundario y punto de una hoja de cálculo o a otra hoja de
luego en la opción Ninguno. cálculo nueva o existente y puede cambiar el
tamaño del gráfico para un mejor ajuste.
Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula
Mover un gráfico
1. Para mostrar las Herramientas de gráficos
haga clic en el gráfico en el cual desea mostrar Para mover un gráfico, haga un clic sostenido
u ocultar los ejes. sobre él y arrástrelo a la ubicación que desee.
2. En la pestaña Cambiar el tamaño de un gráfico

Presentación, en el grupo SI desea cambiar el tamaño de un gráfico,
Ejes, haga clic en Líneas realice alguno de estos procedimientos:
de la cuadrícula. Haga clic en el gráfico y, a continuación,
Para agregar líneas de cuadrícula horizontales arrastre los controladores de tamaño hasta el
al gráfico, elija Líneas horizontales de la tamaño que desee.
cuadrícula primarias y, a continuación, haga En la pestaña Formato, en el
clic en la opción que desee. Si el gráfico grupo Tamaño, escriba el
contiene un eje horizontal secundario, también
tamaño en el cuadro Alto de
puede hacer clic en Líneas horizontales de la
cuadrícula secundaria. forma y Ancho de forma.
Para agregar líneas de cuadrícula verticales al Para obtener más opciones de cambio de
gráfico, elija Líneas verticales de la tamaño, en la ficha Formato, en el
cuadrícula primarias y, a continuación, haga grupo Tamaño, haga clic en el iniciador
clic en la opción que desee. Si el gráfico de cuadro de diálogo para abrir el diálogo
contiene un eje vertical secundario, también Formato del área del gráfico.
puede hacer clic en Líneas verticales de la En la ficha Tamaño, puede seleccionar
cuadrícula secundaria. opciones para cambiar el tamaño, la
Para agregar líneas de cuadrícula de orientación o la escala del gráfico. En la ficha
profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de Propiedades, puede especificar cómo desea
cuadrícula de profundidad y, a que se modifique la posición o el tamaño del
continuación, haga clic en la opción que gráfico en relación con las celdas de la hoja de
desee. Esta opción sólo está disponible cuando cálculo.
el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, Cambio del Formato de los Números
como un gráfico de columnas 3D.
Utilice los menús contextuales para cambiar el
Para ocultar las líneas de cuadrícula de un formato numérico de cualquier elemento del
gráfico, elija líneas horizontales de la gráfico.
cuadrícula primarias (o secundarias), líneas
verticales de la cuadrícula primarias (o Cambio del Formato de Texto
secundarias) o líneas de cuadrícula de Es posible cambiar la apariencia de cualquier
profundidad (en un gráfico 3D) y, a
elemento de texto de un gráfico. Al igual que
continuación, haga clic en Ninguna.
sucede con las celdas de una hoja de cálculo,
Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula Excel permite cambiar las fuentes, los tamaños
de un gráfico, selecciónelas y presione y los atributos de texto, así como seleccionar
SUPRIMIR. diferentes colores para el texto y el fondo.

Excel 2010
Inclusión de Colores, texturas e imágenes de Resumen:

fondo
Cuando hace una presentación o muestra, un
El fondo predeterminado de los gráficos es avance o modificación de un informe, los
totalmente blanco, pero es posible agregar datos no pueden ilustrar sus ideas o
colores, texturas, imágenes y rellenos percepciones de forma tan eficaz como lo
degradados a un gráfico, al área de trazado o a haría una representación gráfica.
un elemento individual, como los marcadores.
Un gráfico es una representación visual de los
Resumen del procedimiento para datos usando figuras geométricas. Al usar
crear un gráfico elementos como columnas (en un gráfico de
columnas) o líneas (en un gráfico de líneas), el
Recordemos en un resumen paso a paso el gráfico muestra series de datos numéricos en
procedimiento para la creación de un gráfico: un formato gráfico.
1. Seleccionar los datos que se desean graficar Las opciones de gráficos avanzadas en Excel
(antes de continuar verifique que las
permiten incluir detalles que permiten detectar
coordenadas indicadas correspondan a sus
tendencias más fácilmente. Por ejemplo, en un
datos que desea graficar, si no lo son, vuelva a
empezar). gráfico de líneas que representa el precio de
cierre diario de un valor a lo largo del tiempo,
2. En el Grupo Gráficos de la Ficha Insertar puede añadir una línea de tendencia y una
seleccionar el tipo de Gráfico deseado (esto media móvil que suavizarán algunos de los
insertará el gráfico en su hoja de cálculo y se picos y los valles existentes en los datos.
mostrarán las Herramientas de Gráficos con También puede hacer lo mismo en un gráfico
las Fichas Diseño, Presentación y Formato)
de columnas para representar una tendencia
3. En la ficha Diseño elegir el Diseño del temporal.
Gráfico (elementos del gráfico que se
incluyen y su distribución). Si el gráfico proyecta los datos, también podrá
incluir barras de error que definan los límites
4. En la ficha Diseño elegir el Estilo de de error superior e inferior para las
Diseño del Gráfico (colores). proyecciones basadas en mediciones
5. Si desea colocar el gráfico en una hoja de estadísticas estándar.
gráfico: En la Ficha Diseño elegir: Mover
Si ha creado un gráfico circular con un
Gráfico.
subgráfico circular o de barras, pero tiene
6. Si desea hacer modificaciones especiales problemas para cambiar el formato recuerde
utilice las opciones presentes en las Fichas que estos tipos de gráficos combinados siguen
Presentación y Formato. algunas reglas bastante estrictas. No es posible
Si lo que deseamos es eliminar un gráfico, los seleccionar los gráficos individualmente,
pasos se describen a continuación: siempre aparecen uno junto a otro y no es
posible moverlos, aunque si es posible
1. Seleccione el gráfico cambiar su tamaño relativo.
2. Clic en la opción Eliminar
Evaluación
3. Aceptar o
Instrucciones.
si el gráfico está en la misma hoja de los datos 2010 CURSO ALUMNO, resuelva la hoja
1. Clic sobre el gráfico Datos para Graficar.
2. Suprimir.

Excel 2010

Excel 2010
Impresión de Hojas de Cálculo

Objetivo
El trabajador-alumno utilizará la opción de diseño de página a partir de aplicar formato a los
datos.
Introducción trabajo que no podrán ser incluidos como
parte de una impresión, estos detalles se
La impresión de un modelo o documento es de presentan al incluir otros elementos que no
gran importancia para toda persona que desee pertenecen a Excel, o que tal vez se tengan
presentar o archivar sus resultados de una que programar por separado.
forma atractiva y funcional. Entre mejor sea la
apariencia que tenga el documento presentado, Sin otra consideración a tomar en cuenta
más positivo será el efecto logrado en las pasemos al desarrollo de este módulo.
personas que lo vean.
Área de Impresión
A diferencia de los documentos de Word, que
normalmente se diseñan para un determinado Definimos como Área de Impresión al rango
tamaño de papel, las hojas de Excel son de celdas que seleccionamos para imprimirlas
entornos de trabajo de tamaño libre que crecen cuando no se desea imprimir la hoja de
en todas direcciones. Si hace clic en el botón cálculo completa. En una hoja de cálculo sólo
imprimir y deja que Excel se encargue del se imprimirá dicha área, que es solo una parte
formato, aparecerán saltos de página en del archivo. Una vez establecida esa área de
posiciones arbitrarias de la hoja de cálculo, sin impresión, se imprimirá automáticamente la
tener en cuenta el contenido. Para poder próxima vez que decida imprimir.
imprimir correctamente una hoja de gran Si no define de forma específica un área de
tamaño deberá planificar el proceso con impresión, Excel asumirá que desea imprimir
antelación y ser bastante creativo. todos los datos de la hoja u hojas de cálculo
Este módulo está dedicado al desarrollo del seleccionadas, desde la celda A1 hasta el límite
tema “La impresión de las hojas de cálculo”, del área que contiene datos o formato.
con la finalidad de que el participante obtenga Si es necesario, puede dividir la hoja de cálculo
en forma impresa el resultado de los diferentes en secciones menores e imprimir cada una de
contenidos de un libro de trabajo. ellas en una página. También puede reducir el
De este modo usted, así como tantos usuarios área de impresión para que ocupe un determinado
número de páginas, es posible repetir los
más, podrán hacer ajustes de acuerdo a las
encabezados de filas y columnas para que
necesidades del momento, para presentar un resulte más fácil consultar los datos impresos.
informe impreso a quien se lo solicite.
Establecer el Área de Impresión
Para que el participante identifique los
Predeterminada
diferentes elementos que hay que tomar en
cuenta en el informe impreso, puede trabajar Para que observe los resultados en forma
directamente con el comando Imprimir de práctica, realizaremos paso a paso un ejemplo
Excel 2010, presente en la ficha Archivo, práctico. Abra por favor el archivo con el
haciendo uso de las herramientas necesarias, nombre “EXCEL 2010 BASICO CURSO
para una buena presentación de sus archivos. ALUMNO”, en la hoja “IMPRESIÓN”.
Excel 2010 cubre la mayor parte de exigencias 1. Seleccione el Área o rango de celdas que
de un usuario, pero es probable que usted se desea imprimir. No es necesario que sea un
encuentre con algunos detalles propios del rango contiguo, pero si selecciona un rango

Excel 2010
así, recuerde que cada área seleccionada se 2. En la ficha Diseño de página de la cinta de
imprimirá en una página propia, por lo que el opciones identifique el grupo Configurar
resultado podría no ser el deseado. Todas las página y elija la opción Área de impresión.
partes del rango que se desea imprimir deben 3. Elija Borrar área de impresión en las
estar en la misma hoja de cálculo, ya que cada opciones mostradas. Notará que la línea
hoja de cálculo de un libro tiene un área de punteada desaparece.
impresión independiente.
2. En la ficha Diseño de página de la cinta de Configuración de las opciones de
opciones identifique el grupo Configurar impresión
página y elija la opción Área de impresión.
La configuración de las opciones de impresión
no es otra cosa más que el ajuste de los valores
preestablecidos para un mejor uso de los
recursos materiales como son la impresora, la
tinta y el papel, y por supuesto el resultado
final que trae como consecuencia la satisfacción
3. Excel creará en la hoja actual el rango
del usuario que verá este informe impreso.
denominado “Area_de_impresión”. Notará
que el rango creado queda delimitado con una En la siguiente figura se describen las partes
línea punteada. principales de una hoja de impresión.
Recuerde que al definir un área de impresión,

Excel únicamente imprime el contenido de esa
área. Si define un área de impresión y
posteriormente añade filas o columnas debajo
o la derecha de los datos, estas nuevas filas o
columnas no se imprimirán. Siempre que
cambie el diseño de una hoja de cálculo
deberá volver a definir el área de impresión.
Modificar el Área de impresión
Si desea modificar un área de impresión ya
definida haga lo siguiente:
1. Seleccione el nuevo rango de celdas que
desea imprimir.
2. Repita los pasos 2 y 3 del procedimiento
anterior.
Borrar el Área de impresión
Para borrar un área de impresión previamente
Los márgenes definen el área de impresión
definida realice este procedimiento:
que ocupa la información a imprimir en la
1. Seleccione el rango de celdas que compone hoja de papel y el espacio en el que no se
el área de impresión que se desea borrar. imprime información

Excel 2010
El Encabezado y Pie de Página es la Diseño de página es posible controlar la

información que se desea imprimir en todas orientación de la página, la anchura de los
las páginas del documento. márgenes, el texto que aparece en las
cabeceras y en los pies de página, la presencia
El Encabezado quedará impreso dentro del
de extras tales como las líneas de la cuadrícula
margen superior de la hoja.
y las anotaciones de las celdas.
El Pie de Página se imprimirá dentro del
El diálogo Configurar página… tiene cuatro
margen inferior
fichas o pestañas (Página, Márgenes,
Si queremos imprimir todos los datos que Encabezado y pie de página y Hoja) que
componen nuestra hoja de cálculo (filas y sirven para configurar todas las posibles
columnas), pero queremos asegurarnos de no opciones de impresión.
desperdiciar hojas, y mucho menos que la
Para abrir este cuadro de diálogo haga lo
impresión quede desconfigurada y no se pueda
siguiente:
interpretar adecuadamente, haremos una serie
de configuraciones en la hoja para obtener los En la ficha Diseño de Página en el grupo
mejores resultados. Configurar página pulse el iniciador de
cuadro de diálogo.
El diálogo es el que se muestra en esta figura:
Configuraciones de Página
Ejemplo: Utilice la hoja IMPRESION de su
libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para
realizar las opciones de impresión que nos
Pocos de los cambios hechos sobre el libro de ofrece la hoja de cálculo.
trabajo son tan destacables como los que se Tamaño del Papel:
hacen al configurar las opciones de impresión.
Lo primero que debe ajustarse es el tamaño de la
El diálogo “Configurar página… ” hoja de papel que se utilizará en la impresión.
Con el diálogo Configurar página…presente Aquí es bueno saber la cantidad de columnas
en el grupo del mismo nombre en la ficha y filas que contiene nuestro archivo ya que de

Excel 2010
esto depende el tamaño de la hoja. Aparecen las dos opciones,
Generalmente utilizamos tres tipos de tamaños de un clic en la opción
de hoja que son CARTA, A4 y OFICIO; esto deseada. Observará un ajuste
depende de la cantidad de datos a imprimir. y movimiento en sus datos al
Para lograr esto haga lo siguiente. confirmar el tamaño.
1. En la cinta de opciones seleccione la ficha Repita el procedimiento si desea volver a
Diseño de Página. ajustar la orientación.
2. Ahora localice el grupo Configurar Página Para realizar este ajuste con el diálogo
y elija el botón Tamaño: Configurar página… abra este diálogo y en
la pestaña Página en el apartado Orientación
elija la opción deseada.
Ajuste de Escala:
También puede hacerlo abriendo el diálogo De la misma forma que puede utilizar el zoom
Configurar Página y en el renglón Tamaño para cambiar el tamaño de las celdas en la
del papel elegir el tamaño deseado. ventana de la hoja de cálculo, es posible
reducir el tamaño de los datos en la copia
impresa, lo que permite incluir más filas y
columnas en cada página.
Excel calcula automáticamente el porcentaje
Orientación de la hoja de escala. Para cambiar la escala de la página
en un porcentaje haga lo siguiente:
La orientación de la hoja le permite ajustar el
espacio dentro de la hoja para su mejor En la pestaña Página del diálogo Configurar
aprovechamiento. Como podrá ver sólo hay página en Ajuste de escala escriba un valor
dos opciones: Vertical y Horizontal, entre 10 y 400 en el cuadro Ajustar al
generalmente las hojas se orientan en forma _____% del tamaño normal.
Vertical, lo puede conservar o cambiarlo a
Horizontal. Este cambio respeta el tamaño de
la hoja que usted selecciono previamente.
Para configurar la orientación de la hoja haga
lo siguiente:
Calidad de Impresión:
1. En la cinta de opciones seleccione la ficha
Diseño de Página. Para elegir una calidad en la impresión de la
información en este cuadro se puede
2. Ahora localice el grupo Configurar Página seleccionar alguna de las opciones disponibles
y elija la opción Orientación: en puntos por pulgada (ppp).

Excel 2010
Configuración de Márgenes Para centrar en forma horizontal active la

casilla Horizontalmente y la información
Los márgenes en las hojas de cálculo son de
impresa quedará centrada en forma horizontal
gran utilidad, ya que nos permiten ganar más
dentro de la hoja.
espacio en las mismas hojas, y hacer que los
datos queden centrados. Para centrar en forma vertical active la casilla
Verticalmente y la información impresa en el
Todo esto depende mucho de la cantidad de
documento quedará centrada verticalmente.
columnas y filas del archivo que se esté
trabajando, si estos valores preestablecidos no Para un centrado absoluto de la información
se han modificado los márgenes siempre serán en la página impresa active ambas casillas.
1.8 a la izquierda y derecha y 1.9 arriba y
abajo, ahora para ajustar los nuevos márgenes Encabezado y Pie de página
haga lo siguiente. Los Encabezados y Pies de Página son las
Para establecer nuevas medidas para los leyendas que aparecen impresas en la parte
márgenes haga lo siguiente: superior e inferior de todas las hojas.
1. En la ficha Diseño de Página de la cinta de Cualquier hoja de cálculo que ocupe más de
opciones de Excel identifique el grupo una página deberá incluir un encabezado o un
Configurar página y elija la opción Márgenes. pie de página (o ambos). Los diferentes
encabezados y pies de página predefinidos
permiten numerar las páginas, identificar la
hoja de cálculo, especificar la fecha de
creación, incluir el nombre del autor, etc.
De forma predeterminada, Excel reserva 1.25
2. Aparecen opciones con valores sugeridos. cm. para el encabezado y para el pie de página
Dé un clic en la opción deseada. Observará un de una hoja de cálculo. Si desea aprovechar al
ajuste y movimiento en sus datos al confirmar máximo cada hoja para mostrar datos y no va a
el nuevo valor del margen. utilizar ni encabezados ni pies de página, abra
el cuadro de diálogo Configurar página, haga
Si elige Márgenes Personalizados… abrirá el clic en la ficha Márgenes y asigne el valor 0
diálogo Configurar página… y podrá hacer los (cero) a los cuadros superior, inferior,
ajustes necesarios desde la pestaña Márgenes. izquierdo y derecho.
Si desea cambiar nuevamente los márgenes Para incluir encabezados y pies de página en
repita los dos pasos anteriores. sus documentos realice este procedimiento.
Centrar el contenido en la Hoja 1. Abra el diálogo Configurar página.
Usted puede centrar la información a imprimir 2. Elija la pestaña Encabezado y pie de
en sentido horizontal y/o vertical dentro de la página de este diálogo.
hoja. Realice los siguientes pasos:
1. Abra el diálogo Configurar página.
2. En el diálogo Configurar página elija la
ficha Hoja y en Centrar en la página haga
estos ajustes:

Excel 2010
3. Para añadir a estos elementos un texto

personalizado elija el botón Personalizar
encabezado… que abre el siguiente diálogo:
O el botón Personalizar pie de página, que

abre el siguiente diálogo:
Configuraciones de Hoja
Mediante la ficha Hoja del diálogo
Configurar página… podemos ajustar
Ambos cuadros de diálogo muestran tres algunas opciones de la hoja que vamos a
secciones (izquierda, centro y derecha). Para imprimir. Los ajustes que se pueden hacer en
insertar un texto basta con ubicarse en el área este cuadro son los siguientes:
deseada y escribirlo. No es forzoso utilizar las Área de Impresión:
tres áreas. Permite comprobar y/o seleccionar el rango de
Dentro de los cuadros de diálogo anteriores se la hoja de cálculo que se desea imprimir. El
observa una serie de botones que sirven para botón Contraer diálogo, situado en el
incluir varios elementos dentro de los cuadros extremo derecho de este renglón,
de encabezado o pie de página. ocultará de forma temporal el cuadro de
diálogo y le permitirá introducir el rango
Puede utilizar estos cuadros para asignar seleccionando o las celdas en la hoja de cálculo.
formato o personalizar aún más los encabezados Al finalizar pulse nuevamente este botón y
y pies de página. Excel le presentará todo el cuadro de diálogo.
En ambos casos la distancia establecida deberá
ser menor que los valores de los márgenes; de
Impresión de Títulos:
esta manera se evitará que el encabezado o el
pie de página oculten los datos impresos dentro Si la información consiste en una tabla que se
del área de impresión. imprimirá en más de una hoja, puede imprimir
títulos o etiquetas de filas y columnas
La siguiente tabla ilustra el uso de cada uno de (también llamados títulos de impresión) en
ellos:

Excel 2010
cada página para asegurarse de que los datos celdas que se observan en el área de
estén denominados correctamente. impresión.
En esta sección puede seleccionar una opción Blanco y Negro: Debe activarse esta casilla
que le permita imprimir las mismas columnas cuando se haya utilizado formato con
o filas como títulos en cada una de las páginas diferentes colores en la pantalla, y se esté
impresas de su hoja de cálculo. Realice el usando una impresora en blanco y negro.
siguiente procedimiento:
Calidad de borrador: Seleccionar esta
1. En la ficha Diseño de Pagina elija el grupo opción permite reducir el tiempo de
Configurar página y seleccione el comando
impresión, ya que Excel no imprime las líneas
Imprimir títulos.
de división y la mayoría de los gráficos.
Encabezados de filas y columnas: Esta opción
imprime los encabezados de fila y columna de
su hoja de cálculo.
Comentarios: Contiene dos opciones para
Notará que se abre el diálogo Configurar imprimir comentarios; la opción:
página en la pestaña Hoja. Al final de la hoja imprime los comentarios en
2. Si desea especificar alguna fila como el una página al final del documento.
título horizontal de cada página, elija Repetir
Como en la hoja imprime los comentarios
filas en extremo superior y seleccione la fila
deseada. donde se localiza cada uno de ellos en la hoja
de trabajo.
Si eligió Como en la hoja, Excel imprimirá
únicamente los comentarios desplegados.
Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de Para desplegar todos los comentarios, en la
columnas en la parte superior de cada página cinta de opciones seleccione la ficha Revisar
impresa, puede escribir $1:$1. y en el grupo Comentarios elija el comando
Si desea incluir títulos verticales en cada Mostrar todos los comentarios.
página, elija Repetir columnas a la izquierda
y seleccione una o varias celdas en las
columnas de títulos que desee.
Imprimir:
Este apartado permite especificar qué se va a
imprimir desde la hoja de trabajo, si se va a Para imprimir un comentario individual, con
imprimir en blanco y negro y la calidad de la el botón derecho del mouse elija la celda que
impresión. tiene el comentario y dé clic en la opción
Mostrar u ocultar Comentarios.
Orden de las páginas:
Esta sección permite controlar el orden en que
Líneas de división: El activar esta casilla hará se numerarán e imprimirán los datos cuando
que se imprima el cuadriculado de todas las no se ajusten a una página.

Excel 2010
Seleccione (1) Hacia abajo, luego hacia la La vista preliminar de la imagen de muestra
derecha o seleccione (2) Hacia la derecha, presenta la dirección en que se imprimirá el
luego hacia abajo. (1
documento (2
cuando se seleccione una de estas
)
opciones: )
Después de haber configurado la página a

imprimir haga una vista preliminar antes de
mandar su documento a impresión.
Vista Previa o Vista Preliminar
En los programas de Microsoft Office 2010, 1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione
ahora puede obtener una vista previa e las hojas de cálculo de las que desea obtener
imprimir archivos de Office en un sólo lugar, una vista previa.
en el comando Imprimir de la ficha Archivo.
2. En la pestaña Archivo seleccione el
Pero ¿cuál es la finalidad de esto? Es tener una comando Imprimir. Para hacerlo con método
vista de los datos tal y como quedarán abreviado de teclado deberá presionar las
impresos en el papel. teclas CTRL+F2.
Cabe mencionar que la vista previa sólo A menos que se haya configurado para
muestra la información, pero no permite hacer imprimir en una impresora de color, la
cambios directamente, hay que salir de este ventana de vista previa se mostrará en blanco
modo para llegar a la hoja principal. y negro, independientemente de si la hoja de
Para acceder a esta vista haga lo siguiente: cálculo incluye color.

Excel 2010
3. Si la hoja de cálculo cuenta con más de una

página, para que pueda ver las siguientes
apóyese con los botones de navegación que se
encuentran en la parte
inferior al centro de esta El botón Vista previa e imprimir.
misma ventana. Dé clic Otra forma de acceder a la Vista Previa es
en Página siguiente y Página anterior. usando el botón Vista previa e imprimir.
Para ver varias hojas de cálculo, haga clic en
Este botón es fácil de identificar, ya que está
Todo el libro en Configuración.
compuesto por una lupa sobre una hoja, y
4. Para ver los márgenes de muestra el documento actual con todas las
página, en la parte inferior configuraciones que se hicieron al archivo. Se
derecha de la ventana Vista localiza en la Barra de herramientas de
previa de impresión, haga acceso rápido y si no se encuentra se puede
clic en el botón Mostrar márgenes. agregar a dicha barra mediante el siguiente
Si desea cambiar los márgenes, arrástrelos procedimiento:
hasta la altura y el ancho que desee. También
1. Con el botón derecho del mouse haga clic
puede cambiar los anchos de las columnas
sobre la Barra de herramientas de acceso
arrastrando los controladores hasta la parte
rápido.
superior o inferior de la página de vista
preliminar. 2. En el menú contextual mostrado elija
5. Si desea salir de la vista previa de Personalizar barra de herramientas de
impresión y volver a la hoja de cálculo, elija acceso rápido…
cualquier otra ficha de la cinta de opciones.
Aprovechando esta ventana notará que desde
la sección Configuración puede hacer ajustes
en su hoja por medio de los siguientes
botones:
Orientación: Al dar un clic a este botón pude 3. En el diálogo abierto, en Comandos
invertir la orientación de su hoja. Observará el disponibles en… elija Todos los comandos.
cambio directamente en la ventana que
tenemos a la derecha.
4. Localice el comando Vista previa e

Tamaño del papel: Si le damos un clic a este imprimir y selecciónelo.
botón tendrá la opción de cambiar nuevamente
el tamaño del papel.
Márgenes: No podíamos dejar a un lado a

este punto igual de importante, que nos ayuda
a modificar nuevamente los márgenes, al dar
un clic aparece la lista de opciones que usted
desea ajustar.

Excel 2010
5. Pulse el botón Agregar>> hechos los ajustes de la hoja tanto en tamaño,
6. Pulse el botón Aceptar. El comando será orientación y márgenes.
agregado a la Barra de herramientas de acceso Si usted no ha notado esta cuadricula como se
rápido como se muestra a continuación. muestra en el ejemplo, apóyese con la barra
del ZOOM.
En la parte inferior derecha de su ventana verá
la barra que hace referencia al ZOOM, al dar
Ahora si usted hace clic sobre la flecha que se varios clics sobre los botones con los signos +
encuentra colocado a la derecha del comando ó -, el porcentaje aumenta o disminuye, y por
observará las siguientes opciones: consecuencia el contenido de su hoja de
cálculo.
La función ZOOM se utiliza para acercar o

alejar la vista para ver sólo un porcentaje de la
hoja de cálculo.
Generalmente esta función la encontramos al
100%, pero podemos ajustarla según nuestras
Vista previa de Impresión e imprimir: Abre necesidades.
la misma vista previa que abrimos desde la
ficha Archivo. Para el caso práctico con el tema que estamos
tratando el zoom es de gran ayuda pues nos
Impresión Rápida: Envía el libro directamente proporciona otra forma de ver el ajuste de
a la impresora predeterminada sin realizar datos en la hoja.
cambios.
Cuando usted inicia la sesión con Excel verá
Vista previa de impresión a pantalla la hoja sin ninguna división, pero al activar la
completa:
Vista previa y salir posteriormente de ella
Muestra una vista de impresión a pantalla vera la cuadricula que hace referencia a las
completa en donde se aprecian con más detalle diferentes hojas en las que quedarán impresos
los elementos a imprimir y permite además sus datos modificando el zoom a un 40%
ajustar las opciones de impresión. aproximadamente.
La Función ZOOM Esta función la encuentra

en tres lugares de su hoja:
En el momento de salir de la Vista Previa
notara una cuadricula trazada en la hoja de 1) Desde la pestaña
cálculo, esto no es otra cosa más que la Vista.
cantidad de hojas en las que quedara impresa 2) Desde la parte inferior derecha de su
su información. ventana.
En el ejemplo notará que hay una columna 3) Desde la pestaña Archivo, en el comando
que queda fuera de la hoja, a pesar de haber Imprimir.

Excel 2010
Insertar y Eliminar Saltos de Página. Dicho en otras palabras, si no quiere que

Excel imprima la cantidad de líneas ya
Los saltos de página son divisiones que preestablecidas acorde a la configuración
separan una hoja de cálculo en distintas actual, usted mismo pude personalizar esos
páginas para la impresión.
cambios de página, indicándole a Excel la
Microsoft Excel inserta automáticamente cantidad de líneas que tendrá cada hoja.
saltos de página basándose en el tamaño del
papel, la configuración de los márgenes, las ¿Qué hacer para personalizar los Saltos de
opciones de aplicación de escala y las página?
posiciones de los saltos de página manuales Excel incluye una vista poco usual, llamada
que se hayan insertado. Ver saltos de página que permite ver todos
Cuando imprime una hoja de cálculo, Excel los saltos de página y ajustarlos mediante la
añade automáticamente saltos de página para acción de arrastrar y colocar.
dividirla en secciones que abarcan el tamaño Para activar esta vista en una hoja de cálculo,
de papel seleccionado. en la cinta de opciones en el grupo Vistas de
Excel no analiza la estructura de la hoja libro de la ficha Vista elija Ver salt. Pag.
antes de insertar estos saltos de página, se
limita a insertarlos en el punto en el que se
agota el área imprimible de cada página.
Para poder leer mejor las hojas de cálculo
que ocupen más de una página deberá
insertar saltos de página manualmente.

Excel 2010
Esta vista permite ver la hoja completa, 2. En el grupo Configurar página de la ficha
dividida en páginas, tal como la imprimirá Diseño de página elija el comando Saltos.
Excel y con números de página de gran
tamaño en cada bloque (los números y las filas
no aparecen en las páginas impresas).
Las líneas punteadas representan los saltos de
línea automáticos añadidos por Excel. Las Excel mostrará el siguiente menú:
líneas sólidas representan los saltos de página
manuales.
3. Elija Insertar salto de página. Un nuevo

salto de página quedará insertado en este
punto.
Eliminar saltos de página manuales:

Para eliminar un salto de página manual,
realice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la celda o fila situada debajo del
salto de página que desea eliminar.
2. Realice los pasos 2 y 3 del procedimiento
Para ajustar los saltos de página seleccione la anterior. En el paso 3 elija la opción Quitar
línea gruesa que separa dos páginas y salto de página.
arrástrela en cualquier dirección. Para ajustar
el área de impresión, arrastre las líneas sólidas Quitar todos los saltos de página de una hoja:
que aparecen en los límites del área. Todas las Para quitar todos los saltos de página
celdas que queden fuera del área de impresión manuales de la hoja actual elija Restablecer
aparecerán en esta vista de color gris. todos los saltos de página.
Para insertar un salto de página manual realice
los siguientes pasos: Imprimir el Documento
1. Seleccione la celda o fila situada debajo de Durante todo este proceso usted ha dedicado
la última celda que desea imprimir en una tiempo a la preparación de sus datos y al
página. mismo diseño de la página y ahora desea
obtener el informe impreso.
Para esto se debe saber qué es lo que se desea
hacer, ya sea imprimir sólo un área de la hoja
de trabajo, un gráfico o ambas cosas. Excel le
permite imprimir todo el libro completo (todas

Excel 2010
las hojas que compones su archivo), o sólo el Además, seleccione Propiedades de Impresora
contenido de una hoja completa. podrá ver las propiedades de la impresora
seleccionada.
Para esto Excel le brinda múltiples opciones
que dependen de como desea realizar la 3. En Configuración puede elegir tres opciones:
impresión. Es recomendable que antes Imprimir hojas activas para que sean impresas
considere los siguientes puntos: sólo las hojas activas; Imprimir todo el libro
imprime todas las hojas del libro de trabajo e
Haga uso de fuentes de fácil lectura (Arial,
Imprimir selección sólo imprime el área
Calibri o Times New Roman).
seleccionada en la hoja.
El tamaño de la fuente es muy importante y se
recomienda entre 11 y 12 puntos.
Ajuste el ancho de las columnas.
Utilice de preferencia tonos grises si desea
usar sombreados.
Coloque Encabezados y Pies de página, son de
gran utilidad. Si sólo desea imprimir algunas páginas en
Y procure que su archivo preferentemente Páginas indique el intervalo de páginas que
quede ajustado a lo ancho de la hoja. desea imprimir.
Antes de imprimir dé una última revisión 4. En Intercaladas se organizan los números

desde la Vista Previa, para realizar sus últimas de los documentos para impresiones de copias
correcciones. múltiples. Imprime un juego antes de iniciar
con la segunda copia.
Así logrará mostrar su profesionalismo en el
diseño de sus informes.
Ahora estamos listos para imprimir el
documento. Para hacerlo, siga este
procedimiento:
En este mismo apartado puede también
1. En la ficha Archivo elija el comando reajustar algunas de las opciones ya vistas
Imprimir. Se abrirá el diálogo Vista previa anteriormente como la orientación y el tamaño
de impresión e imprimir. En la sección del papel, los márgenes y el ajuste de escala
Imprimir haremos algunos últimos ajustes de impresión.
para proceder a la impresión.
5. En la sección Imprimir introduzca el
2. En Impresora pulse la flecha a la derecha número de copias que desea de cada hoja.
del cuadro para seleccionar la impresora en
que imprimirá el documento. Además podrá
ver el estado, el tipo, en donde está conectada
y algún comentario adicional.
6. Al terminar de hacer los ajustes necesarios

proceda a ejecutar la impresión del
documento. Para hacerlo pulse el botón
Imprimir y la impresión será realizada.

Excel 2010
Resumen
seleccionada, insertar imágenes, líneas de
Imprimir un documento es de lo más sencillo, división etc, todas estas herramientas
lo complicado es realizar los formatos utilizadas de la mejor manera es lo que nos
necesarios para obtener una impresión permite obtener documentos impresos con
agradable a la vista del usuario final, por ello excelente calidad.
Excel 2010 nos ofrece las herramientas
necesarias para dar un formato aceptable. Evaluación
Puede insertar encabezados de página, pies de InstruccionesDel Libro EJERCICIOS EXCEL
página, números de página, repetición de filas 2010 CURSO ALUMNO, prepara las hojas
de títulos en las tablas de datos, ajustar el OPERACIONES y SUELDOS, para que toda
porcentaje de impresión a la hoja la información este en una sola hoja.

Excel 2010
Organización y Protección de Datos
Organización y Protección de Datos.

Objetivo
El trabajador-alumno aplicará protección de datos desde la ficha cambios de la opción Revisar.
Introducción Excel actualiza automáticamente toda la
información en las hojas de cálculo a las que
Si las hojas de cálculo son los bloques básicos está vinculada.
en los que se almacena la información en
Excel, los libros de trabajo son las Creación de Enlaces
herramientas de organización utilizadas para
gestionar esa información de manera eficiente. Para hacer esto, comience con el libro de
trabajo dependiente, el cual recibe los datos
Cuando crea una hoja, necesita con frecuencia enlazados y utilice una fórmula para señalar la
utilizar datos almacenados en una hoja o libro información del libro de trabajo origen, el cual
de trabajo diferente. Puede copiar y pegar los contiene los datos originales. La fórmula que
datos, pero ¿qué ocurre si los datos cambian utilizará para enlazar los datos origen con los
con frecuencia? Si copia y pega, necesitará datos dependientes toma la forma de una
hacerlo de nuevo cuando cambien los datos. referencia de celda externa. Dígale
Existe una solución a este problema: el simplemente a la hoja dependiente la posición
enlace. en la que se encuentran los datos de la hoja
origen, y Excel hará el resto.
En este módulo aprenderá a crear un enlace
 Debe tener mínimo dos hojas en su libro
entre una hoja dependiente que utilizará los
con los totales que desee sumar
datos, y una de origen en la que se encuentran
los datos originales. Su hoja dependiente se  Colóquese en una tercer hoja donde desee
actualizará siempre que cambien los datos de la colocar el total global y escriba la fórmula:
hoja origen, puede crear enlaces fácilmente =Nombre_de_la_hoja!Celda+Nombre_de_la_Hoja!Celda
entre estas hojas; con Excel 2003 se actualizan
los datos automáticamente cuando éstos  Enter.
cambian. Además creará enlaces que le Ejemplo: Utilice las hojas ENE, FEB, MAR Y
permitan utilizar los mismos datos para más 1er TRIM de su libro EXCEL 2010 CURSO
de una hoja, a actualizar los datos enlazados si ALUMNO, para realizar los enlaces entre hojas
los datos originales cambian, y a modificar o del mismo libro.
restablecer enlaces rotos o perdidos.
Nota: Coloque un signo de igual en la celda
Operaciones con Fórmulas Entre donde desea el resultado, y con su Mouse
cámbiese a las hojas que desea operar y
Hojas de Cálculo seleccione la celda que tiene el valor a sumar,
Cuando se crea un libro de trabajo que oprima el operador y repita para las siguientes
contiene varias hojas de cálculo, es posible hojas, al final oprima Enter.
que se quieran referenciar los datos de alguna
de las hojas a la hora de crear alguna fórmula
en otra hoja. Establecer una relación entre
diferentes hojas de cálculo se denomina, en la
terminología de Excel, crear un Vínculo. Los
vínculos entre hojas de cálculo también
proporcionan una ventaja adicional: cuando se
hacen cambios en una hoja de cálculo fuente,

Excel 2010
El libro que contiene los vínculos se denomina el libro de origen no está abierto en el
libro de destino y el libro vinculado se momento de abrir el libro de destino, la barra
denomina libro de origen. Si el libro que ha de confianza puede preguntarle si desea
abierto (denominado archivo de destino) actualizar los vínculos.
contiene vínculos a otros libros o archivos Actualizar de forma manual todos los vínculos o
(denominados archivos de origen) y los no actualizar ningún vínculo de un libro.
archivos de origen han cambiado, puede que Cierre todos los libros. Si un libro de origen se
los vínculos del libro abierto muestren datos queda abierto y los demás se cierran, las
que no están actualizados. actualizaciones no serán uniformes.
Controlar los vínculos a otros libros 1. Abra el libro que contiene los vínculos.
Cuando el libro de origen y el libro de destino 2. Para actualizar los vínculos, en la barra de
están abiertos en el mismo equipo, los confianza, haga clic en Opciones y, a
vínculos se actualizan de forma automática. Si continuación, en Habilitar contenido.
Actualizar de forma manual sólo algunos Cambio y restablecimiento de Enlaces

de los vínculos a otros libros Si lleva a otro directorio el archivo origen del
1. Cierre todos los libros. libro de trabajo, lo renombra o lo suprime, los
enlaces con sus datos se romperán. Si posee
2. Abra el libro que contiene los vínculos.
una copia de seguridad de su archivo origen, o
3. En la ficha Datos, en el si su archivo está en otro directorio, puede
grupo Conexiones, elija cambiar fácilmente el vínculo para que sus
Editar vínculos. datos aparezcan como antes en el libro de
4. En la lista Origen, dé trabajo dependiente. Si necesita llevar un
clic en el objeto vinculado que desee archivo a un nuevo directorio, asegúrese de
actualizar. que también desplaza al mismo directorio
cualquier otro archivo que esté enlazado con
él.
Si rompe un enlace entre un archivo origen y
uno dependiente, puede restablecer el enlace
con la orden Cambiar origen.
Operaciones entre Hojas con Pegado

Especial
El cuadro de diálogo Pegado especial que se
5. Para seleccionar varios vínculos, mantenga muestra permite copiar elementos complejos
presionada la tecla CTRL y dé clic en cada de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en
objeto vinculado. la misma hoja de cálculo o en otra utilizando
6. Para seleccionar todos los vínculos, sólo los atributos específicos de los datos
presione CTRL+E. copiados o las operaciones matemáticas que
7. Dé clic en Actualizar valores. desea aplicar a los datos copiados.

Excel 2010
Formatos de números y valores: pega sólo las

fórmulas y todas las opciones de formato de
números de las celdas copiadas.
En la sección Operación:
En esta sección especifique qué operación
matemática desea aplicar a los datos copiados.
Ninguna: especifica que no se aplique ninguna
operación matemática a los datos copiados.
Sumar: especifica que los datos copiados se
A continuación se explica el comportamiento suman a los datos de la celda o rango de
de cada una de las opciones de pegado celdas de destino.
especial.
Restar: especifica que los datos copiados se
En la sección Pegar: restan de los datos de la celda o rango de
Todo: pega todo el contenido de las celdas y el celdas de destino.
formato de los datos copiados. Multiplicar: especifica que los datos copiados
Formulas: pega sólo las fórmulas de los datos se multiplican por los datos de la celda o
copiados tal y como se escribieron en la barra rango de celdas de destino.
de fórmulas. Dividir: especifica que los datos copiados se
Valores: pega sólo los valores de los datos dividen entre los datos de la celda o rango de
copiados tal y como se muestran en las celdas. celdas de destino.
Formatos: pega sólo el formato de las celdas Saltar blancos: cuando se activa esta casilla
de los datos copiados. de verificación, se impide que se reemplacen
los valores en el área de pegado si hay celdas
Comentarios: pega sólo los comentarios en blanco en el área de copiado.
adjuntos a las celdas copiadas.
Transponer: cambia las columnas de los datos
Validación: pega las reglas de validación de los copiados a filas y viceversa.
datos de las celdas copiadas en el área de
pegado. Pegar vínculo: vincula los datos pegados en
la hoja de cálculo activa con los datos
Todo: utilizando el tema de origen pega todo el copiados.
contenido de la celda en el formato del tema
del documento que se aplica a los datos Para este ejemplo: debe tener mínimo dos
copiados. hojas en su libro con totales que desee sumar.
(ENE, FEB y MAR)
Todo excepto bordes: pega el contenido y el
formato de todas las celdas en las celdas 1. Marque el primer total que desea sumar.
copiadas excepto los bordes. (F10 de la hoja ENE)
Ancho de columna: pega el ancho de una 2. En el grupo
columna o rango de columnas copiadas en otra Portapapeles de la
columna o rango de columnas. Ficha Inicio haga clic
en el icono Copiar o
Formatos de números y fórmulas: pega sólo en las teclas de método
los valores y todas las opciones de formato de abreviado Ctrl+C.
números de las celdas copiadas.

Excel 2010
3. Cámbiese a la hoja donde desea colocar los Protección de Hojas de Cálculo y

totales globales. Colóquese en la celda elegida Libros de Trabajo
para los totales. (Celda D10 de la hoja 1er
TRIM) Excel proporciona varias capas de seguridad y
protección que permiten controlar quién puede
4. En el grupo tener acceso a los datos de Excel y
Portapapeles de la modificarlos. Cuando las hojas de cálculo o
Ficha Inicio haga clic los libros de trabajo se protegen de esta
en el icono Pegar. manera, los usuarios pueden abrir el archivo
Aparece la opción pero no pueden modificar las secciones
Pegado Especial; protegidas. Esta es la opción apropiada para
haga clic en ella. compartir libros de trabajo, sin que sea posible
(También puede dar modificar sus datos.
clic derecho en la Para ayudar a proteger los datos de un
celda en la que va a libro, debe hacer lo siguiente:
hacer el pegado; en el
menú contextual Para conseguir una seguridad óptima, debe
proteger todo el archivo de libro mediante una
aparecerá la opción
contraseña, de forma que sólo los usuarios
Pegado Especial). autorizados puedan ver o modificar los datos.
Aparece el cuadro de Las contraseñas de Excel pueden tener hasta
diálogo Pegado 255 letras, números, espacios y símbolos.
Especial. Debe escribir correctamente las letras
5. En la sección Pegar, active el botón de mayúsculas y minúsculas cuando defina y
opción  Valores y en operación active la especifique contraseñas.
opción  Sumar. Para lograr protección adicional de datos
6. Finalmente pulse el botón Aceptar y específicos, puede proteger también algunos
enseguida Esc para desactivar los valores que elementos de la hoja de cálculo o del libro, con
copió. o sin una contraseña. Proteger los elementos de
la hoja de cálculo o del libro le ayudará a evitar
Repita el procedimiento para agregar los que los usuarios modifiquen, muevan o
totales de FEB y MAR. Al terminar eliminen datos importantes accidental o
comprobará que el resultado final en la hoja premeditadamente.
1er TRIM es la suma de cada uno de los
totales de los meses. La protección de elementos del libro u hoja no
debe confundirse con la seguridad mediante
Nota: Puede Multiplicar, Dividir, Restar y contraseña de nivel de libro. La protección de
Transponer información utilizando el elementos no protege un libro frente a
Pegado Especial. usuarios malintencionados.
Ejemplo: Utilice las hojas ENE, FEB, MAR Y
1er TRIM de su libro EXCEL 2010 CURSO Protección de los Elementos de una
ALUMNO, para realizar las operaciones de Hoja de Cálculo
Pegado Especial.
Al abrir un nuevo libro de trabajo, todas las
celdas de sus hojas están bloqueadas de forma
predeterminada; si usted protege alguna de las
hojas los usuarios no podrán realizar cambios
en una celda bloqueada. Por ejemplo, no
pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar

Excel 2010
formato a los datos de una celda bloqueada.  Seleccionar celdas bloqueadas. Muevan el
Sin embargo, puede especificar qué elementos puntero a celdas que tienen activada la casilla
pueden modificar los usuarios cuando proteja de verificación Bloqueado en la ficha
la hoja de cálculo. Protección del cuadro de diálogo Formato de
celdas.
Para proteger determinados elementos de la
hoja de cálculo o libro, con o sin una De forma predeterminada, los usuarios pueden
contraseña utilice el siguiente procedimiento: seleccionar celdas bloqueadas.
1. Seleccione la hoja de cálculo que desea  Seleccionar celdas desbloqueadas.
proteger. Muevan el puntero a celdas que tienen
desactivada la casilla de verificación
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
Bloqueado en la ficha Protección del cuadro
haga clic en Proteger hoja.
de diálogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden
seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden
presionar la tecla TAB para desplazarse por las
celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo
protegida.
Enseguida se abrirá el cuadro de diálogo
Proteger hoja, el cual contiene un cuadro  Aplicar formato a celdas. Cambien
para insertar una contraseña que será cualquiera de las opciones de los cuadros de
requerida en el momento que sea necesario diálogo Formato de celdas o Formato
desproteger la hoja. condicional. Si aplicó formatos condicionales
antes de proteger la hoja de cálculo, el formato
3. En la lista Permitir a los usuarios de esta seguirá cambiando si un usuario especifica un
hoja de cálculo, seleccione los elementos que valor que satisfaga una condición diferente.
desee que los usuarios puedan cambiar.
 Aplicar formato a columnas. Utilicen
cualquiera de los comandos de formato de
columnas, incluidos los que permiten cambiar
el ancho de columna u ocultar las columnas
(ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
 Aplicar formato a filas. Utilicen
cualquiera de los comandos de formato de
filas, incluidos los que permiten cambiar el
ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio,
grupo Celdas, botón Formato).
 Insertar columnas. Inserten columnas.
 Insertar filas. Inserten filas.
 Insertar hipervínculos. Inserten nuevos
hipervínculos, incluso en celdas
desbloqueadas.
Desactivar estas casillas de verificación  Eliminar columnas. Eliminen columnas. Si

impedirá a los usuarios: Eliminar columnas está protegido e Insertar
columnas no está también protegido, un

Excel 2010
usuario podría insertar columnas que no puede 4. En el cuadro Contraseña para desproteger la
eliminar. hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga
 Eliminar filas. Eliminen filas. Si Eliminar clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a
filas está protegido e Insertar filas no está escribir la contraseña para confirmarla.
también protegido, un usuario podría insertar Nota: La contraseña es opcional. Si no
filas que no puede eliminar. proporciona una contraseña, cualquier usuario
 Ordenar. Utilicen cualquier comando para puede desproteger la hoja y modificar los
ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y elementos protegidos. Asegúrese de elegir una
filtrar). Los usuarios no pueden ordenar contraseña que sea fácil de recordar, porque si
rangos que contienen celdas en una hoja de la pierde, no podrá tener acceso a los
cálculo protegida, independientemente de esta elementos protegidos de la hoja de cálculo.
configuración. 5. Pulse el botón Aceptar
 Usar Autofiltro. Usen las flechas Quitar la protección de elementos
desplegables para cambiar el filtro en rangos de una hoja de cálculo
al aplicar autofiltros. Los usuarios no pueden Una vez protegidos los elementos de la hoja
aplicar ni quitar rangos de autofiltros en una de cálculo o del libro (con o sin contraseña),
hoja de cálculo protegida, independientemente es posible que desee realizar cambios en estos
de esta configuración. elementos o contraseñas. Es posible que
 Usar informes de tabla dinámica. Apliquen también desee quitar la protección de
formato, cambien el diseño, actualicen o elementos para poder realizar cambios sin
modifiquen de algún otro modo informes de restricciones en todos los datos y elementos.
tabla dinámica, o creen nuevos informes. Aplique el siguiente procedimiento:
 Modificar objetos. Realicen alguno de estos 1. Haga clic en la hoja de cálculo protegida.
procedimientos: efectúen cambios en los 2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos haga clic en Desproteger hoja. Esta opción
incrustados, formas, cuadros de texto y está disponible sólo cuando una hoja de
controles, que no se bloquearon antes de cálculo está protegida.
proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una
hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una
macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar
la macro, pero no puede eliminar el botón.
Efectúe cambios, como modificar el formato,
en un gráfico incrustado. El gráfico sigue 3. Si se le pide, escriba la contraseña de
actualizándose cuando cambian sus datos de protección de elementos de hoja de cálculo y
origen. haga clic en Aceptar.
 Modificar escenarios: Vean escenarios que
ha ocultado, realicen cambios en escenarios
protegidos frente a modificaciones y eliminen
dichos escenarios. Los usuarios pueden
cambiar los valores de las celdas modificadas,
si las celdas no están protegidas, y agregar
nuevos escenarios.

Excel 2010
Ejemplo: Utilice la hoja PROTECCION de su  En informes de tabla dinámica, muestren los

libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para datos de origen de una celda en el área de
proteger y desproteger su hoja de cálculo. datos, o muestren páginas de campos de
página en hojas de cálculo independientes.
Protección de los Elementos de un Libro  En escenarios, creen un informe de resumen
de escenario.
1. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios,
haga clic en Proteger libro.  En el complemento Herramientas para
análisis, usen las herramientas de análisis que
colocan los resultados en una nueva hoja de
cálculo.
 Graben nuevas macros. Si ejecuta una macro
que incluye una operación que no se puede
realizar en un libro protegido, aparecerá un
2. En Proteger estructura y ventanas active la mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
opción deseada:
Ventanas impide que los usuarios:
Para proteger la estructura de un libro, active  Cambien el tamaño y la posición de las
la casilla de verificación Estructura. ventanas del libro cuando éste se abre.
Para que las ventanas del libro tengan siempre  Muevan, cambien de tamaño o cierren las
el mismo tamaño y posición cada vez que se ventanas. Los usuarios sólo podrán ocultar y
abra el libro, active la casilla de verificación mostrar las ventanas.
Ventanas. 4. Para impedir que otros usuarios quiten la
protección del libro, en el cuadro Contraseña
(opcional), escriba una contraseña, haga clic
en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña
para confirmarla.
Quitar la protección de elementos
de un libro.
1. Abra el libro protegido.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
haga clic en Proteger libro.
Más información acerca de estos elementos:

Estructura. Impide que los usuarios:
4. Si se le pide, escriba la contraseña de
 Muevan, eliminen, oculten o cambien los protección de elementos de libro y haga clic en
nombres de las hojas de cálculo. Aceptar. El libro ha quedado sin protección.
 Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de
gráfico. Los usuarios solo podrán insertar un
gráfico incrustado en una hoja de cálculo
existente.
 Muevan o copien hojas de cálculo en otro
libro.

Excel 2010
Protección de Rangos de Celdas situado junto a Fuente. Método abreviado de

teclado También puede presionar
Proteger rangos de celda específicos para que
CTRL+MAYÚS+F o CTRL+1.
su contenido no sea modificado se realiza en
un procedimiento que consta de tres acciones: 3. En la ficha Protección, active la casilla de
verificación Bloqueada y, a continuación,
Desbloquear todas las celdas de la Hoja.
haga clic en Aceptar.
Primero deberá desbloquear todas las celdas
Proteger los rangos bloqueados
de su hoja de cálculo realizando los siguientes
pasos: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
haga clic en Proteger hoja.
1. Seleccione toda la hoja de cálculo pulsando
las teclas de método
abreviado CTRL + C o dar
clic en el botón
Seleccionar todo:
2. En la ficha Inicio, en Enseguida se abrirá el cuadro de diálogo
el grupo Fuente, haga Proteger hoja, el cual contiene un cuadro
clic en el iniciador del para insertar una contraseña que será
cuadro de diálogo requerida en el momento que sea necesario
Formato de fuente de desproteger la hoja.
celda.
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta
Método abreviado de teclado. También puede hoja de cálculo, seleccione los elementos que
presionar CTRL+MAYÚS+F o CTRL+1. desee que los usuarios puedan cambiar.
Aparece el cuadro de diálogo Fuente.
3. En el cuadro Contraseña, escriba una
contraseña para la hoja, pulse Aceptar y, a
continuación, vuelva a escribir la contraseña
para confirmarla.
4. Pulse el botón Aceptar
3. En la pestaña Protección, desactive la casilla Desproteger Rango de Celdas

de verificación Bloqueada y, a continuación, Para desproteger los rangos de celdas
haga clic en Aceptar. Se desbloquearán todas protegidos con el método anterior utilice los
las celdas de la hoja. Si se protege la hoja, estas pasos usados para “Quitar la protección de
celdas quedan desprotegidas. elementos de un Libro”,
Bloquear sólo las celdas que se van a Ejemplo: Utilice la hoja PROTECCION de su
proteger: libro EXCEL 2010 CURSO ALUMNO, para
proteger y desproteger su hoja de cálculo.
Ahora deberá bloquear sólo las celdas o
rangos que desea que queden protegidos.
Realice lo siguiente: Protección con Contraseña Para Abrir o
Modificar un Libro
1. En la hoja de cálculo, seleccione sólo las
celdas o rangos de celdas que desea proteger. Cifrar y establecer una contraseña para abrir
un libro
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga
clic en el iniciador del cuadro de diálogo En Microsoft Office System 2010 puede usar
contraseñas para impedir que otras personas

Excel 2010
abran o modifiquen los documentos de Word 2. En el cuadro Contraseña, escriba una

2010, los libros de Excel 2010 y las contraseña y, a continuación, haga clic en
presentaciones de PowerPoint 2010. Aceptar. Puede escribir hasta 255 caracteres.
La seguridad mediante contraseña en el nivel
de libro usa el cifrado avanzado para proteger
el libro frente a accesos no autorizados. Se
puede definir una contraseña al guardar el libro.
Puede especificar dos contraseñas distintas
que deben escribir los usuarios para:
Abrir y ver el libro. Esta contraseña está
cifrada para proteger los datos frente a accesos
no autorizados.
Modificar el libro. Esta contraseña no está
cifrada y sólo está destinada a conceder De forma predeterminada, esta característica
permiso a usuarios específicos para que usa cifrado avanzado AES de 128 bits. El
modifiquen los datos del libro y guarden los cifrado es un método estándar que se usa para
cambios en el archivo. que el archivo sea más seguro.
Estas contraseñas se aplican a todo el libro. 3. En el cuadro Repetir contraseña, vuelva a

Para conseguir una seguridad óptima, debe escribir la contraseña y, a continuación, haga
asignar siempre una contraseña para abrir y clic en Aceptar.
ver el archivo. Para otorgar a usuarios 4. Para guardar la contraseña, guarde el archivo.
específicos permiso para modificar los datos,
puede ser conveniente asignar ambas Establecer una contraseña para modificar
contraseñas. un libro.
Para cifrar el archivo y establecer una Para permitir que sólo los revisores autorizados
modifiquen el contenido, realice lo siguiente:
contraseña para abrirlo, realice lo siguiente:
1. En la ficha Archivo elija Guardar como.
1. Dé clic en la ficha Archivo, seleccione
Información y, a continuación, haga clic en 2. Dé clic en Herramientas y, luego en
Permisos > Proteger libro. Opciones generales.
Ahora elija Cifrar con contraseña.
3. Siga uno o ambos procedimientos:

 Contraseña de Apertura. Si desea que los
revisores escriban una contraseña para poder
ver el libro, especifique la contraseña en el
cuadro Contraseña de apertura. De forma
predeterminada, esta característica usa cifrado
avanzado, lo que equivale a usar el comando

Excel 2010
Cifrar documento descrito en Cifrar y NOTA: La protección de un libro completo

establecer una contraseña para abrir un mediante una contraseña es independiente de
libro. la protección de libros y hojas de cálculo que
se puede establecer en la ficha Revisar en el
 Contraseña de Escritura. Si desea que los
grupo Cambios.
revisores escriban una contraseña para poder
guardar los cambios en el libro, especifique la Desproteger Archivos
contraseña en el cuadro Contraseña de
escritura. Esta característica no usa ningún Desproteger un archivo es quitar las
método de cifrado. Está diseñada para que contraseñas al mismo para que pueda abrirse
pueda colaborar con los revisores de directamente y sin el requerimiento de
contenido de su confianza, no para que el ninguna contraseña. Procedimiento:
archivo sea más seguro. 1. Siga uno o ambos procedimientos:
 Ambas contraseñas. Puede asignar ambas  Abra el archivo con la contraseña de
contraseñas: una para tener acceso al archivo y apertura y como lectura y escritura.
otra para proporcionar a revisores específicos
 Abra el archivo con la contraseña de
permiso para modificar el contenido.
escritura y como lectura y escritura.
Asegúrese de que cada contraseña es diferente.
2. En ficha Archivo dé clic en Guardar como.
Utilice contraseñas seguras que combinen
3. En el diálogo Guardar como dé clic en
letras en mayúsculas y minúsculas, números y
Herramientas y, a continuación, en Opciones
símbolos. Las contraseñas no seguras son
generales.
aquellas que no combinan estos elementos. Un
ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y 4. Seleccione la contraseña y presione la tecla
de contraseña no segura, Casa27. SUPRIMIR.
¡Nota Importante!: 5. Dé clic en Aceptar.
Las contraseñas deben tener 8 o más 6. Dé clic en Guardar.
caracteres. Una frase con 14 o más caracteres
es todavía mejor. Es fundamental que recuerde 7. Si se le pregunta si desea reemplazar el
la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede archivo existente, elija Sí.
recuperarla. Guarde las contraseñas que anote Resumen:
en un lugar seguro, lejos de la información
que ayudan a proteger. Para poder proteger una celda (o varias), hay
que empezar por aplicarles el atributo
4. Si no desea que los revisores de contenido Bloqueada (se pulsan las teclas CONTROL
modifiquen el archivo por error, active la casilla +1) y se accede a la ficha Proteger). Después,
Se recomienda sólo lectura. Cuando los es necesario proteger la hoja entera y aquellas
revisores abran el archivo, se les preguntará si celdas que no hayan sido desbloqueadas
desean abrir el archivo como de sólo lectura. quedarán inaccesibles. Para ello, nos
5. Dé clic en Aceptar. desplazaremos a la ficha Revisar, grupo
Cambios que nos ofrece las opciones de
6. Cuando se le indique, vuelva a escribir las Proteger Hoja y Proteger Libro.
contraseñas para confirmarlas y, enseguida dé
clic en Aceptar. Evaluación
7. En el cuadro de diálogo Guardar como, dé Instrucciones EJERCICIOS EXCEL 2010
clic en Guardar. CURSO ALUMNO, resuelva la hoja
8. Si se le pregunta si desea reemplazar el PROTECCION, con las indicaciones que en
libro existente, dé clic en Sí. ella se indican. ÉXITO.

Excel 2010
Validación de Datos y Formatos Especiales

Objetivo
El trabajador-alumno utilizará la ficha Datos a partir de validar la información y de esta manera
restringir su captura.
Introducción El formato condicional suele utilizarse para
resaltar errores, para valores que cumplan una
La validación de datos de Microsoft Excel determinada condición, para resaltar las celdas
permite definir el tipo de datos que se desea según el valor contenido en ella, etc.
introducir en una celda. Si desea asegurarse de
que se introducen los datos correctos en una Aplicar un formato condicional es similar a
hoja de cálculo, puede especificar qué datos cuando a una celda se le va a aplicar un color,
son válidos para cada celda o cada rango de un borde o determinado tipo de letra, lo
celdas restringiendo los datos a un tipo adicional en este caso es que se debe indicar
determinado (como números enteros, números una condición específica la cual Excel
decimales o texto) y definir límites en las evaluará y ante una condición de Verdadero o
entradas válidas. Falso, aplica el formato que se le indique.
Puede especificarse una lista de entradas Por ejemplo, se puede aplicar un sombreado
válidas o limitar el número de caracteres en de color verde (resaltar) a la celda si las ventas
las entradas. Para determinar si una entrada es sobrepasan a las ventas pronosticadas y un
válida basándose en un cálculo de otra celda sombreado de color rojo si las ventas son
(como por ejemplo, comprobar por qué una menores que las ventas pronosticadas.
entrada en una cuenta no coloca el total de Cuando cambian las condiciones. Si el valor
todas las cuentas de un presupuesto), puede de la celda cambia y ya no cumple la
utilizarse una fórmula. condición especificada, Microsoft Excel
Una vez introducidos y calculados los datos, suprimirá temporalmente los formatos que
puede hacerse una auditoría de la hoja de resalten esa condición. Los formatos
cálculo para buscar y corregir los datos que no condicionales continúan aplicados a las celdas
sean válidos. hasta que se quiten, aunque no se cumpla
ninguna de las condiciones y no se muestren
Con la configuración de Excel conocerá la los formatos de celda especificados.
forma de manejarlo de una manera óptima
para la ubicación de archivos, el color de la En Excel 2010, el formato condicional puede
fuente, el movimiento del cursor, la contener un máximo de sesenta y cuatro
visualización de los datos y fórmulas, el condiciones, pero en versiones anteriores de
número de hojas que desea en cada libro Excel sólo se pueden utilizar tres.
nuevo, etc.
Crear un Formato Condicional
Formato Condicional Ejemplo: En la hoja FORMATO
Microsoft Excel puede aplicar formatos CONDICIONAL de su libro EXCEL 2010
automáticamente a una celda o rango de CURSO ALUMNO, aplique los formatos
celdas, dependiendo de su contenido. A esto condicionales que Excel ofrece.
se le conoce como formato condicional, y es
Para crear un formato condicional, siga estos
muy útil para identificar rápidamente
pasos:
información en la hoja de cálculo.

Excel 2010
1. Seleccione la celda
o rango al que va a
aplicar el formato
condicional.
2. En la ficha Inicio,
en el grupo Estilos,
haga clic en la flecha
situada junto a
Formato
condicional y a
continuación en
Administrar Reglas:
A continuación se mostrará el cuadro de Excel 2007 - 2010 ofrece los siguientes tipos
diálogo Administrador de reglas de formato de formato condicional nuevos que no se
condicionales. admiten en versiones anteriores de Excel:
Escalas de color, Barras de datos, Conjuntos
de iconos, Valores de rango inferior o
superior, Valores por debajo o por encima del
promedio, Valores únicos o duplicados,
Comparación de las columnas de la tabla para
determinar a qué celdas se va a aplicar
formato.
En versiones anteriores de Excel, los usuarios
NOTA IMPORTANTE: Cuando cree un no verán el formato condicional, como barras
formato condicional, puede hacer referencia a de datos, escalas de color o conjuntos de
otras celdas de una hoja de cálculo, como iconos. Sin embargo, todas las reglas de
=AF2006!A5, pero no puede realizar formato condicional seguirán estando
referencias externas a otro libro. disponibles en el libro y se aplicarán cuando
3. En el cuadro de lista Mostrar reglas de se abra este de nuevo en Excel 20007 o 2010,
formato para: asegúrese de que la hoja de a menos que las reglas se editen en la versión
cálculo o la tabla adecuada está seleccionada. anterior de Excel.
4. Para agregar un formato condicional, haga Enseguida se describen algunas de estas reglas
clic en Nueva regla…. de validación:
Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de Formatos con Escala de dos Colores
formato.
Las escalas de colores son
5. En Seleccionar un tipo de regla: seleccione guías visuales que ayudan a
la opción de regla que guste. comprender la variación y la
6. En Editar una descripción de regla: haga distribución de datos. Una
los ajustes necesarios para editar la regla escala de dos colores permite
seleccionada. comparar un rango de celdas
utilizando una gradación de
7. Pulse el botón Aceptar, Aceptar. La regla dos colores. El tono de color representa los
de formato ha quedado registrada. valores superiores o inferiores.

Excel 2010
Por ejemplo, en una escala de colores verde y 1. Seleccione un rango de celdas o asegúrese
rojo, puede especificar que las celdas con el de que la celda activa está en una tabla o en un
valor superior tengan un color más verde y las informe de tabla dinámica.
celdas de valor inferior tengan un color más
rojo. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga
clic en la flecha situada junto a Formato
Formato rápido: condicional y, después, en Escalas de color.
1. Seleccione un rango de celdas o asegúrese 3. Seleccione una escala de tres colores. El
de que la celda activa está en una tabla o en un color superior representa valores superiores, el
informe de tabla dinámica. color central representa valores medios y el
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga color inferior representa valores inferiores.
condicional y, después, en Escalas de color.
3. Seleccione una escala de dos colores.
Sugerencia: Mueva el mouse por los iconos de

escala de color para ver cuál es una escala de
tres colores.
Formato con Barras de Datos

Sugerencia: Mueva el mouse Una barra de datos le ayuda a ver el valor de
(ratón) por los iconos de una celda con relación a las demás.
escala de color para ver cuál La longitud de la barra de datos representa el
es una escala de dos colores. valor de la celda.
El color superior representa Una barra más grande representa un valor más
valores superiores y el color alto y una barra más corta representa un valor
inferior representa valores más bajo.
inferiores.
Las barras de datos son útiles para encontrar
Formato con Escala de Tres Colores números más altos y más bajos especialmente
Las escalas de colores son guías visuales que con grandes cantidades de datos, como las
ayudan a comprender la variación y la mayores y menores ventas de juguetes en un
distribución de datos. informe de ventas.
Una escala de tres colores permite comparar 1. Seleccione un rango de
un rango de celdas utilizando una gradación celdas o asegúrese de que
de tres colores. El tono de color representa los la celda activa está en una
valores superiores, medios o inferiores. tabla o en un informe de
Por ejemplo, en una escala de colores verde, tabla dinámica.
amarillo y rojo, puede especificar que las 2. En la ficha Inicio, en el
celdas con el valor superior tengan un color grupo Estilo, haga clic en
verde, las celdas de valor medio tengan un la flecha junto a Formato
color amarillo y las celdas de valor inferior condicional, haga clic en Barras de datos y,
tengan un color rojo.

Excel 2010
a continuación, seleccione un icono de la barra resaltar los productos con menos de 10

de datos. artículos disponibles en amarillo. O bien, en
una hoja de cálculo de resumen de almacén al
por menor, puede identificar todos los
almacenes con beneficios superiores al 10%,
volúmenes de ventas menores de 100.000
dólares EE.UU., y región igual a "Sudeste".
1. Seleccione un rango de celdas o asegúrese
Formato Usando un Conjunto de Iconos de que la celda activa está en una tabla o en un
informe de tabla dinámica.
Puede usar un conjunto de iconos para
comentar y clasificar datos de tres a cinco 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga
categorías separadas por un clic en la flecha junto a Formato condicional
valor de umbral. Cada icono y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas
representa un rango de valores. de celdas.
Por ejemplo, en el conjunto de
iconos de 3 flechas, la flecha
roja hacia arriba representa
valores más altos, la flecha hacia el lado
amarilla representa valores medios y la flecha
hacia abajo verde representa valores más
bajos.
de que la celda activa está en una tabla o en un
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, dé clic
3. Seleccione el comando que desea, como
en la flecha junto a Formato condicional, dé
Entre, Igual a texto que contiene o Una
clic en Conjuntos de iconos y, luego,
fecha.
seleccione un icono de la barra de datos.
4. Escriba los valores que desee utilizar y, a
continuación, seleccione un formato.
Formato Sólo a Valores de Rango

Inferior o Superior
Puede buscar los valores más altos y más
Formato a Celdas con Valores de Texto, bajos en un rango de celdas según un valor de
Número o Fecha y Hora corte que especifique. Por ejemplo, puede
Para encontrar más fácilmente celdas buscar los 5 productos más vendidos en un
específicas dentro de un rango de celdas, informe regional, el 15% de los productos del
puede aplicar formato a dichas celdas final de una encuesta al cliente o los 25
específicas basándose en un operador de mejores salarios de un análisis de personal de
comparación. departamento.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo de 1. Seleccione un rango de celdas o asegúrese

inventario clasificada por categorías, puede de que la celda activa está en una tabla o en un

Excel 2010
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga 7. Dé clic en Formato para mostrar el cuadro
clic en la flecha junto a Formato condicional de diálogo Formato de celdas.
y, a continuación, elija Reglas superiores e 8. Seleccione el número, fuente, borde o
inferiores. formato de relleno que desea aplicar cuando el
3. Seleccione el comando que desee, como 10 valor de la celda cumple la condición y, a
elementos superiores o 10% inferiores. continuación, haga clic en el botón Aceptar.
Utilizar Fórmulas Para Aplicar Formato

Si el formato condicional tiene que ser más
complejo, puede utilizar una fórmula lógica
para especificar los criterios de formato. Por
ejemplo, puede que desee comparar valores
con un resultado devuelto por una función o
evaluar datos de celdas que se encuentran
fuera del rango seleccionado.
de que la celda activa está en una tabla o en un
4. Escriba los valores que desee utilizar y, a
continuación, seleccione un formato.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga
Formato Solo a los Valores Únicos o clic en la flecha situada junto a Formato
Duplicados condicional y, después, en Administrar
reglas.
de que la celda activa está en una tabla o en un Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador
informe de tabla dinámica. de reglas de formato condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, dé 3. En el cuadro de lista Mostrar reglas de
clic en la flecha situada junto a Formato formato para… asegúrese de que la hoja de
condicional y, después, en Administrar cálculo o la tabla adecuada está seleccionada.
reglas. 4. Para agregar el formato condicional, haga
Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de
de reglas de formato condicionales. diálogo Nueva regla de formato.
3. En el cuadro de lista Mostrar reglas de 5. En Seleccionar un tipo de regla:
formato para… asegúrese de que la hoja de Seleccione la opción Utilice una fórmula que
cálculo o la tabla adecuada está seleccionada. determine las celdas para aplicar formato.
4. Para agregar el formato condicional, haga 6. En Editar una descripción de regla en el
clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de cuadro de lista Dar formato a los valores
diálogo Nueva regla de formato. donde esta fórmula sea verdadera, escriba
una fórmula.
5. En Seleccionar un tipo de regla: Elija la
opción Aplicar formato únicamente a los Se debe comenzar la fórmula con un signo
valores únicos o duplicados. igual (=) y la fórmula debe devolver un valor
lógico de VERDADERO (1) o FALSO (0).
6. En Editar una descripción de regla en el
cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione 7. Dé clic en Formato para mostrar el cuadro
Único o Duplicar. de diálogo Formato de celdas.

Excel 2010
8. Seleccione el número, fuente, borde o

formato de relleno que desea aplicar cuando el
valor de la celda cumple la condición y, a
continuación, haga clic en el botón Aceptar.
Borrar Formatos Condicionales

En una Hoja de cálculo:
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga
condicional y, después, en Borrar reglas
haga clic en Borrar reglas de toda la hoja.
La fórmula para calcular la calificación final
es: =SI(E7="SI",D7+1,D7) es decir, que a los
alumnos que hayan cumplido con tareas se les
aumenta un punto en la calificación final.
La fórmula para el calificativo es la siguiente:
En un Rango de celdas, tabla o tabla =SI(F7>=6,"APROBADO","REPROBAD
dinámica: O"), es decir, los alumnos que tengan
1. Seleccione el rango de celdas, la tabla o la calificación mayor o igual a 6 aparecerán con
tabla dinámica para la que desea borrar la leyenda “Aprobado” y cualquier otro caso
formatos condicionales. tendrá asignada la leyenda “Reprobado”.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga Aplique ambas fórmulas en las celdas
clic en la flecha situada junto a Formato respectivas y enseguida proceda a configurar
condicional y, después, en Borrar reglas. los formatos condicionales de la forma
siguiente:
3. Según lo que haya seleccionado, haga clic
en Borrar reglas de las celdas seleccionadas, Calificación Final:
Borrar reglas de toda la hoja, Borrar reglas Este formato condicional se aplicará de
de esta tabla o Borrar reglas de esta tabla acuerdo al valor contenido en la celda
dinámica. (Aplicar formato solo a las celdas que
Ejemplo: Utilice la hoja Formato Condicional2, contengan) y tendrá dos reglas de formato
del libro de trabajo EXCEL 2010 CURSO condicional; una para las calificaciones
ALUMNO, para elaborar el ejercicio siguiente. aprobatorias y otra para las reprobatorias:
En la siguiente lista se relacionan registros Primera regla:
considerando Nombre, Calificación, Registro 1. Seleccione el rango de celdas F7:F28 que
de Tareas, Calificación Final y un Calificativo. contiene la calificación final.
Se diseñará un formato condicional a fin de que 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga
en la columna de Calificación final se resalten clic en la flecha situada junto a Formato
en verde las calificaciones aprobatorias y en condicional y, después, en Administrar
rojo las reprobatorias; y en la columna de reglas.
Calificativo aparezca la leyenda Aprobado
resaltado en azul para los alumnos que tengan Se mostrará el cuadro de diálogo
calificación aprobatoria y Reprobado en rojo Administrador de reglas de formato
para los que no cumplan esta condición. condicionales.

Excel 2010
3. En el cuadro de lista Mostrar reglas de reglas de formato condicional; una para la

formato para… asegúrese de que aparezca la leyenda “Aprobado” y otra para la leyenda
opción Selección Actual. “Reprobado”:
4. Para agregar el formato condicional, haga Primera regla:
clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de 1. Seleccione el rango de celdas G4:G18 que
diálogo Nueva regla de formato. contiene el calificativo.
5. En Seleccionar un tipo de regla: 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga
Seleccione la opción Aplicar formato clic en la flecha situada junto a Formato
únicamente a las celdas que contengan… condicional y, después, en Administrar
reglas.
Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador
de reglas de formato condicionales.
3. En el cuadro de lista Mostrar reglas de
formato para… asegúrese de que aparezca la
6. En Editar una descripción de regla haga lo opción Selección Actual.
siguiente:
4. Para agregar el formato condicional, haga
clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Nueva regla de formato.
5. En Seleccionar un tipo de regla: seleccione
la opción “Utilice una fórmula que determine
las celdas para aplicar formato”.
En Dar formato únicamente a las celdas con: 6. En Editar una descripción de regla haga
En el primer cuadro elija: Valor de la celda. lo siguiente:
En el segundo cuadro elija el operador: Menor
En el cuadro “Dar formato a los valores
que En el tercer cuadro teclee el valor: =6
donde esta fórmula sea verdadera” escriba
7. Dé clic en Formato para mostrar el cuadro la fórmula:
de diálogo Formato de celdas. En este cuadro =G4=”Reprobado”
realice la configuración del formato para las
celdas que cumplan con las condiciones 7. Dé clic en el botón Formato para mostrar
establecidas. el cuadro de diálogo Formato de celdas. En
este cuadro realice la configuración del
8. Pulse el botón Aceptar. La regla de formato para las celdas que cumplan con la
validación ha quedado establecida. condición establecida.
Para introducir la segunda regla de validación 8. Pulse el botón Aceptar. La regla de
para este rango (calificaciones reprobatorias), validación ha quedado establecida.
repita paso a paso el procedimiento mencionado.
Para introducir la segunda regla de validación
Calificativo: para este rango (Calificativo = “Aprobado”)
Para la columna Calificativo haga lo siguiente: repita paso a paso el procedimiento mencionado.
Este formato condicional se aplicará de Validación de Datos

acuerdo a una fórmula contenida en la celda
(utilice una fórmula que determine las La validación de datos es una función de
celdas para aplicar formato) y tendrá dos Excel que permite establecer restricciones

Excel 2010
respecto a los datos que se pueden o se deben Lista de valores: elaborar una lista de las
escribir en una celda. La validación de datos opciones para una celda como, por ejemplo,
puede configurarse para impedir que los pequeña, mediana, grande, y admitir sólo esos
usuarios escriban datos no válidos. Si lo valores en la celda. Se puede mostrar una
prefiere, puede permitir que los usuarios flecha de lista desplegable cuando un usuario
escriban datos no válidos en una celda y hace clic en la celda para facilitar la selección
advertirles cuando intenten hacerlo. También de una opción de la lista.
puede proporcionar mensajes para indicar qué
Tipos de Validación
tipo de entradas se esperan en una celda, así
como instrucciones para ayudar a los usuarios Validar con Número Entero
a corregir los errores.
1. Seleccione las celdas que desea validar.
La validación de datos resulta especialmente
útil al diseñar formularios u hojas de cálculo 2. En el grupo Herramientas de datos de la
que otras personas utilizarán para introducir ficha Datos, haga clic en Validación de
datos como formularios presupuestarios o datos.
informes de gastos.
Cuando se introducen datos que no cumplen
los requisitos, Excel muestra un mensaje con
instrucciones proporcionadas por el usuario.
En este apartado se describe cómo configurar
la validación de datos, incluidos los tipos de
datos que se pueden validar y los mensajes Problema: si al ir al comando Validación de
que se pueden mostrar, además de ejercicios y Datos este no está disponible. Esto se debe a
ejemplos de validación que se pueden realizar alguna de las siguientes razones:
modificar y utilizar en hojas de cálculo Una tabla de Excel puede estar vinculada a
propias. un sitio de SharePoint. No se puede agregar
Tipos de datos que se pueden validar una validación de datos a una tabla de Excel
que está vinculada a un sitio SharePoint. Para
Excel permite designar los siguientes tipos de agregar una validación de datos, debe
datos válidos para una celda: desvincular la tabla de Excel o convertir la
Números: especificar que la entrada en una tabla de Excel en un rango.
celda debe ser un número entero o un número Es posible que actualmente esté escribiendo
decimal. Puede establecer un mínimo o datos. El comando Validación de datos no se
máximo, excluir un número o intervalo encuentra disponible en la ficha Datos
determinado, o utilizar una fórmula para mientras se escriben datos en una celda. Para
calcular la validez de un número. finalizar la escritura de datos, presione
Fechas y horas: establecer un mínimo o ENTRAR o ESC.
máximo, excluir determinadas fechas u horas, La hoja de cálculo podría estar protegida o
o utilizar una fórmula para calcular la validez compartida. No se puede cambiar la
de una fecha u hora. configuración de la validación de datos si la
Longitud: limitar el número de caracteres que hoja de cálculo está compartida o protegida.
se puede escribir en una celda o exigir un 3. En el cuadro de diálogo Validación de
número mínimo de caracteres. datos, haga clic en la pestaña Configuración.

Excel 2010
9. Pruebe la validación de datos para

asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en
las celdas para asegurarse de que la
configuración funciona como pretende.
Sugerencia: si cambia la configuración de
validación para una celda, automáticamente se
pueden aplicar los cambios a todas las demás
celdas que tienen la misma configuración.
Para ello, abra el cuadro de diálogo
Validación de datos y, a continuación, active
la casilla Aplicar estos cambios a otras
4. En el cuadro Permitir, seleccione Número celdas con la misma configuración en la
entero. ficha Configuración.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de Ejemplo: del libro EXCEL 2010 CURSO
restricción que desee. Por ejemplo, para ALUMNO, utilice la hoja VALIDACIONES,
definir los límites superior e inferior, para aplicar los diferentes tipos de validación
seleccione entre. de datos.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o Seleccione la columna D (Edad) para validar
específico que desee permitir. También puede que solo permita capturar valores enteros entre
escribir una fórmula que devuelva un valor de 18 y 40 Años.
número.
Validar con Número Decimal Dentro de
Por ejemplo, para definir un límite mínimo de Límites
deducciones a dos veces el número de hijos en
la celda F1, seleccione mayor que o igual a en 1. Seleccione las celdas que desea validar.
el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, (Columna E: TALLA)
en el cuadro Mínimo. 2. En el grupo Herramientas de datos de la
7. Para especificar cómo desea administrar los ficha Datos, haga clic en Validación de
valores en blanco (nulos), active o desactive la datos.
casilla Omitir blancos. 3. En el cuadro de diálogo Validación de
Nota: si los valores permitidos se basan en un datos, haga clic en la pestaña Configuración.
rango de celdas con un nombre definido y 4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
existe una celda en blanco en cualquier lugar
del rango, la configuración de la casilla 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de
Omitir blancos permite escribir cualquier restricción que desee.
valor en la celda validada. Lo mismo puede Por ejemplo, para definir los límites superior e
decirse de las celdas a las que se haga inferior, seleccione enter.
referencia mediante fórmulas de validación: si
6. Escriba el valor mínimo, máximo o
una celda a la que se hace referencia está en
específico que desee permitir.
blanco, la activación de la casilla Omitir
blancos permite escribir cualquier valor en la También puede escribir una fórmula que
celda validada. devuelva un valor de número.
8. Pulse el botón Aceptar. 7. Pulse el botón Aceptar.

Excel 2010
8. Pruebe la validación de datos para 3. En el cuadro de diálogo Validación de

asegurarse de que funciona correctamente. datos, haga clic en la pestaña Configuración.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en 4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
las celdas para asegurarse de que la 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de
configuración funciona como pretende. restricción que desee. Por ejemplo, para
permitir horas antes de una hora determinada
Validar con Fecha
del día, seleccione menor que.
6. Escriba la hora de inicio, de finalización o
(Columna B: FECHA DE NACIMIENTO)
la hora específica que desee permitir. También
2. En el grupo Herramientas de datos de la puede escribir una fórmula que devuelva una
ficha Datos, haga clic en Validación de datos. hora.
3. En el cuadro de diálogo Validación de Por ejemplo, para definir un período de
datos, haga clic en la pestaña Configuración. tiempo para servir el desayuno entre la hora
4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha. en la que se abre el restaurante (07:00) y
cinco horas después de que se abra el
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restaurante, seleccione entre en el cuadro
restricción que desee. Por ejemplo, para Datos, escriba 07:00 en el cuadro Mínimo
permitir las fechas posteriores a un día y, a continuación, escriba 12:00 en el
determinado, seleccione mayor que. cuadro Máximo.
6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o 7. Pulse el botón Aceptar.
la fecha específica que desee permitir.
8. Pruebe la validación de datos para
También puede escribir una fórmula que asegurarse de que funciona correctamente.
devuelva una fecha.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en
Por ejemplo, para definir un período de las celdas para asegurarse de que la
tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la configuración funciona como pretende.
fecha actual, seleccione entre en el cuadro
Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo Validar con Lista Desplegable
y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.
Para facilitar la entrada de datos o para limitar
7. Pulse el botón Aceptar.
la entrada a determinados elementos que
8. Pruebe la validación de datos para define el usuario,
asegurarse de que funciona correctamente. puede crear una lista
Trate de escribir datos válidos y no válidos en desplegable de
las celdas para asegurarse de que la entradas válidas que se
configuración funciona como pretende. compila a partir de las
celdas de otra parte de la hoja de cálculo.
Validar por Hora en un Periodo de
Tiempo Cuando se crea una lista desplegable para una
celda, se muestra una flecha en dicha celda.
1. Seleccione las celdas que desea validar. Para escribir información en esta celda, haga
(Columna F: HORA DE ENTRADA)
clic en la flecha y, a continuación, en la
2. En el grupo Herramientas de datos de la entrada que desee.
ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Excel 2010
Para crear una lista de entradas válidas para la Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba
lista desplegable haga lo siguiente: el nombre definido para la lista en el cuadro
Origen.
1. Escriba las entradas en una fila o columna
única sin celdas en blanco. En ambos caso, asegúrese de que la referencia
o el nombre está precedido del signo igual (=).
Nota: Puede que desee Por ejemplo, escriba =Edo_Civil.
ordenar los datos en el
orden en que desea que También puede escribir dentro del cuadro
aparezcan en la lista Origen los valores de la lista separados por el
desplegable. carácter separador de listas de Microsoft
Windows (comas de forma predeterminada).
2. Si desea utilizar otra hoja de cálculo en el Por ejemplo:
mismo libro, escriba la lista en dicha hoja de
cálculo y, Para limitar la entrada a una pregunta, como
"¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.
3. A continuación, defina un nombre para la
lista. Utilice nombres fáciles de entender, Para limitar la reputación de la calidad de un
como Edo_Civil, para referirse a rangos proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja,
difíciles de entender, como Validación!I7:I11. Media, Alta.
Ejemplo: En la hoja VALIDACIONES, de su 6. Asegúrese de que esté activada la casilla de
libro de trabajo EXCEL 2010 BASICO verificación Celda con lista desplegable.
CURSO ALUMNO, escribe en N24:N28 los 7. Pulse el botón Aceptar.
diferentes Estados Civil (SOLTERO,
CASADO, VIUDO, DIVORCIADO Y UNION 8. Pruebe la validación de datos para
LIBRE). Asigne a este rango el nombre asegurarse de que funciona correctamente.
Edo_Civil y realice lo siguiente.
Notas:
El ancho de la lista desplegable está
(Columna G: ESTADO CIVIL)
determinado por el ancho de la celda que tiene
2. En el grupo Herramientas de datos de la la validación de datos. Puede que tenga que
ficha Datos, haga clic en Validación de ajustar el ancho de esa celda para evitar
datos. truncar el ancho de las entradas válidas que
son mayores que el ancho de la lista
3. En el cuadro de diálogo Validación de desplegable.
datos, haga clic en la pestaña Configuración.
El número máximo de entradas que puede
4. En el cuadro Permitir, seleccione lista. tener en una lista desplegable es 32.767.
5. Para especificar la ubicación de la lista de Si la lista de validación está en otra hoja de
entradas válidas haga clic en el cuadro Origen cálculo y desea evitar que los usuarios la vean
y, a continuación escriba el rango de o realicen cambios en ella, piense en ocultar y
la lista establecida precedido de un proteger dicha hoja de cálculo.
signo = (igual) o haga clic en el botón
Contraer Diálogo y seleccione manualmente Ejemplo: Valide la columna C: SEXO de la
el rango que contiene la lista. hoja VALIDACIONESDE, de su libro de
trabajo EXCEL 2010 BASICO CURSO
ALUMNO, para que solo permita capturar
la información F o M.

Excel 2010
Validar por Longitud de Texto Puede elegir mostrar un mensaje de entrada

cuando el usuario seleccione la celda. Este
(Columna A: NOMBRE) tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si
lo desea, este mensaje puede moverse y
2. En el grupo Herramientas de datos de la dejarse visible hasta que el usuario pase a otra
ficha Datos, haga clic en Validación de celda o presione ESC.
datos.
3. En el cuadro de diálogo Validación de Generalmente, los mensajes de entrada se
datos, haga clic en la pestaña Configuración. usan para orientar a los usuarios acerca del
tipo de datos que deben escribirse en una
4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud determinada celda.
de Texto.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de
restricción que desee. Por ejemplo, para
permitir un número máximo de caracteres,
seleccione menor que o igual a.
6. Escriba la duración del texto mínima, máxima
o específica que desee permitir. También
puede escribir una fórmula que devuelva un
valor de número.
Para configurar una validación con mensaje
7. Pulse el botón Aceptar. entrante realice los siguientes pasos:
8. Pruebe la validación de datos para asegurarse
1. Seleccione la celda o rango de celdas a validar
de que funciona correctamente. Trate de escribir
datos válidos y no válidos en las celdas para 2. Valide ese rango con alguno de los métodos
asegurarse de que la configuración funciona mencionados anteriormente.
como pretende.
3. En el grupo Herramientas de datos de la
ELIMINAR VALIDACIÓN ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
1. Seleccione la celda o rango de celdas que 4. En el cuadro de diálogo mostrado
esta(n) validada(s).
(Validación de datos), haga clic en la pestaña
2. En el grupo Herramientas de datos de la Mensaje de entrada.
ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
5. En el cuadro Titulo coloque un título para
3. En el cuadro Permitir: Seleccione: el mensaje que va a configurar.
Cualquier valor
4. Pulse el botón Aceptar
La validación ha quedado eliminada.
Mensajes de Validación de Datos

Mensajes de entrada:
Un mensaje de entrada es un mensaje de aviso
o advertencia que se muestra al seleccionar
una celda.
Lo que los usuarios verán al escribir datos no
válidos en una celda depende de cómo se haya
configurado la validación de datos.

Excel 2010
6. En Mensaje de entrada, escriba el

contenido del mensaje. Asegúrese de marcar
la casilla Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.
7. Pulse el botón Aceptar.
8. Para probar la validación de datos
seleccione alguna de las celdas validadas y Mensaje de error de Advertencia:
asegurarse que funciona correctamente. El Se utiliza para advertir a los usuarios que los
mensaje será mostrado en el momento en que datos que han escrito no son válidos, pero no
usted selecciona la celda. les impide escribirlos.
Eliminar Mensajes de entrada Cuando aparece un mensaje de Advertencia,
Si desea eliminar un mensaje de entrada los usuarios pueden hacer clic en Sí para
realice los siguientes pasos: aceptar la entrada no válida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
1. Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) el
mensaje
2. En el grupo Herramientas de datos de la
ficha Datos, haga clic en Validación de
datos.
3. Elija la ficha Mensaje de entrada Mensaje de error de Información:
4. Pulse el botón Borrar todos Sólo permite informar a los usuarios que los
5. Pulse el botón Aceptar datos que han escrito no son válidos, pero no
les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de
Mensajes de error error es el más flexible.
También puede elegir mostrar un mensaje de Cuando aparece un mensaje de Información,
error. Un mensaje de error sólo aparecerá los usuarios pueden hacer clic en Aceptar
cuando el usuario escriba datos no válidos. para aceptar el valor no válido o en Cancelar
Usted puede elegir entre tres tipos de mensajes para rechazarlo.
de error:
1. Mensaje de error Detener.
2. Mensaje de error de Advertencia.
3. Mensaje de error de Información
Mensaje de error Grave (Detener): Puede personalizar el texto que los usuarios
Se utiliza para evitar que los usuarios escriban ven en un mensaje de error. Si elige no
datos no válidos en una celda. Un mensaje de hacerlo, los usuarios verán un mensaje
error Grave tiene dos opciones: Reintentar o predeterminado.
Cancelar. Los mensajes de entrada y de error sólo
En ninguna circunstancia acepta proseguir si aparecen cuando los datos se escriben
el valor introducido es distinto al especificado directamente en las celdas. No aparecen en los
en la validación. siguientes casos:

Excel 2010
El usuario escribe datos en la celda mediante 8. Para probar la validación de datos

copia o relleno. seleccione alguna de las celdas validadas y
asegurarse que funciona correctamente. El
Una fórmula en la celda calcula un resultado
mensaje será mostrado cuando usted
que no es válido.
introduzca un valor no válido en la celda.
Una macro especifica datos no válidos en la
celda. Eliminar Mensajes de Error
Si desea eliminar un mensaje de error realice
Para configurar un mensaje de error en una
los siguientes pasos:
celda o rango de celdas validadas realice los
siguientes pasos: 1. Seleccione la celda o rango de celdas que
contiene(n) el mensaje.
1. Seleccione la celda o rango de celdas y
valídelas conforme a alguno de los métodos 2. En el grupo Herramientas de datos de la
mencionados. ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
2. En el grupo Herramientas de datos de la 3. En el cuadro de diálogo Validación de
ficha Datos, haga clic en Validación de datos, haga clic en la pestaña Mensaje de
datos. error.
3. En el cuadro de diálogo Validación de 4. Pulse el botón Borrar todos o Borre el
datos, haga clic en la pestaña Mensaje de Título y el Mensaje de error.
error. 5. Pulse el botón Aceptar.
4. En el cuadro Estilos seleccione el tipo de
mensaje (Detener, de Advertencia o de Recomendaciones Para Trabajar con
Información). Validación de Datos
Las siguientes son sugerencias para trabajar
con la validación de datos en Excel.
Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o
el libro, hágalo después de haber terminado de
configurar la validación. Asegúrese de
desbloquear cualquier celda validada antes de
proteger la hoja de cálculo. De lo contrario,
los usuarios no podrán escribir en las celdas.
Si tiene previsto compartir el libro, hágalo
únicamente después de haber acabado de
configurar la validación y la protección de
datos. Después de compartir un libro, no podrá
cambiar la configuración de validación a
5. En el cuadro Titulo coloque un título para
menos que deje de compartirlo, pero Excel
el mensaje que va a configurar.
continuará validando las celdas que haya
6. En Mensaje de error, escriba el contenido designado mientras el libro esté compartido.
del mensaje. Asegúrese de marcar la casilla
Puede aplicar la validación de datos a celdas
Mostrar mensaje de error si se introducen en las que ya se han escrito datos. No obstante,
datos no válidos. Excel no le notificará automáticamente que las
7. Pulse el botón Aceptar. celdas existentes contienen datos no válidos.
En este caso, puede resaltar los datos no

Excel 2010
válidos indicando a Excel que los marque con Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no
un círculo en la hoja de cálculo. aparecen mensajes. Para impedir que los
usuarios copien datos y rellenen celdas
mediante la operación de arrastrar y colocar,
desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar
el controlador de relleno y las celdas (cuadro
de diálogo Opciones de Excel, opciones
Avanzadas) y, a continuación, proteja la hoja
de cálculo.
Una vez que haya identificado los datos no La actualización manual está desactivada.
válidos, puede ocultar Si la actualización manual está activada, las
los círculos nuevamente. celdas no calculadas pueden impedir que los
datos se validen correctamente. Para desactivar
Si corrige una entrada la actualización manual, en la ficha Fórmulas,
no válida, el círculo en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones
desaparecerá automáticamente. para el cálculo y, a continuación, haga clic en
Para quitar rápidamente la validación de datos Automático.
de una celda, seleccione la celda y, a Las fórmulas no contienen errores.
continuación, en el grupo Herramientas de
Asegúrese de que las fórmulas de las celdas
datos de la ficha Datos, abra el cuadro de validadas no causen errores, como #REF! o
diálogo Validación de datos. En este cuadro, #DIV/0! Excel pasará por alto la validación de
en la pestaña Configuración, haga clic en datos hasta que se corrija el error.
Borrar todos.
Las celdas a las que se hace referencia en
Para buscar las celdas de la hoja de cálculo las fórmulas son correctas. Si una celda a la
que tienen validación de datos, en la ficha que se hace referencia se cambia de forma tal
Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en que una fórmula de una celda validada calcula
Buscar y seleccionar y, a continuación, en un resultado no válido, no aparecerá el
Validación de datos. Una vez que haya mensaje de validación de la celda.
encontrado las celdas que tienen validación de Resumen:
datos, puede cambiar, copiar o quitar la
configuración de validación. La validación de datos de Excel se encarga de
comprobar si los datos que tecleamos en las
Cuando cree una lista desplegable, puede usar celdas son los adecuados (válidos) o no.
el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, Para conseguirlo, realice lo siguiente:
grupo Nombres definidos) para definir un
nombre para el rango que contiene la lista.
Después de crear la lista en otra hoja de
cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que
contiene la lista y proteger el libro para que
los usuarios no tengan acceso a la lista.
Si la validación de datos no funciona,
asegúrese de que:
Los usuarios no están copiando datos ni
rellenando celdas. La validación de datos está
diseñada para mostrar mensajes y evitar
entradas no válidas sólo cuando los usuarios
escriben los datos directamente en una celda.

Excel 2010
Ficha: Datos Evaluación

Grupo: Herramientas de datos Del Libro EJERCICIOS EXCEL 2010
Icono: Validación de datos CURSO ALUMNO, resuelva la hoja
VALIDACION CON MSG siguiendo las
Pestaña: Configuración indicaciones que en ellas se indican.

Excel 2010
Macros
Macros
Objetivo
El trabajador-alumno desarrollará aplicaciones automatizadas a partir de comandos, sentencias
funciones y librerías de Excel Visual Basic.
categorías en cada hoja de presupuesto, puede
Introducción ahorrar tiempo si automatiza estas tareas.
Si es usted como la mayoría de los usuarios de Puede registrar una macro para casi cualquier
Excel, puede que la mayor parte del trabajo serie de acciones que ejecute con Excel 2010.
que realice sea repetitivo. Por ejemplo, si Para crear una macro, active simplemente el
siempre introduce una serie de cabeceras en registrador de macros; ejecute la secuencia de
los informes financieros o que incremente de tareas que desea registrar, y luego desactive el
manera habitual la anchura de las primeras registrador de macros. Cuando registre la
columnas del libro de trabajo. Si estas macro, las órdenes son traducidas
acciones le llevan mucho tiempo puede automáticamente al lenguaje Visual Basic y
considerar grabar las órdenes como una macro
almacenadas en una hoja de módulo separada
y ejecutar la macro siempre que quiera realizar
de su libro de trabajo.
ese trabajo. Una macro es un conjunto de
instrucciones a las que se da un nombre y que
indica a Excel una determinada acción a
realizar. En este módulo se verá la forma que
tienen las macros y cómo se pueden utilizar
para incrementar la productividad. También
veremos cómo grabar, ejecutar, editar y
asignarles botones de órdenes.
Una macro consta de una serie de
instrucciones escritas en un lenguaje
denominado Visual Basic que Excel puede
entender. Para crear una macro, no necesita
comprender el lenguaje que se utiliza sólo
necesita saber qué órdenes de Excel desea que Configure las opciones de Excel para que al
la macro ejecute para usted. Puede registrar oprimir Enter, el cursor se mantenga en la
las órdenes en secuencia, y éstas serán celda y no se mueva. Realice lo siguiente
traducidas automáticamente al lenguaje (Ficha Archivo > Opciones, Avanzadas,
utilizado por Excel. Registrar una macro es Opciones de edición, desactive la casilla de
similar a registrar una música en una cinta verificación  Después de presionar Entrar,
magnetofónica: no necesita comprender cómo mover selección). Con esto evitamos que al
se registra en la cinta; sólo tiene que saber qué oprimir Enter el cursor cambie de celda.
música desea registrar.
Registro de Macros
Macros Antes de registrar una macro, necesita
Si encuentra que ejecuta con alguna planificar exactamente lo que desea que haga
frecuencia determinadas tareas, como por la macro, y en qué orden. Después de escoger
ejemplo la aplicación de la negrita, la letra Grabar nueva macro, cada celda que
cursiva y un tipo de tamaño mayor para los seleccione, todo lo que introduzca, y cada
títulos de la hoja o que introduce las mismas orden que escoja será registrada. También

Excel 2010
Macros-Ejercicios Resueltos
necesita pensar en un nombre y una Se abre la ventana de diálogo Grabar Macro.

descripción para la macro que identifique
exactamente lo que ésta hace.
Tipos de Macros
En Excel pueden grabarse dos tipos de
macros: Absolutas y Relativas.
De forma predeterminada, las macros
grabadas utilizan referencias absolutas, es decir,
hace referencia a celdas absolutas, lo que
significa que se registran ubicaciones exactas
de la celda en la macro.
La macro sólo funciona con las direcciones
exactas de celdas que utiliza para grabar la 2. En Nombre de la Macro: Teclear nombre
macro. Es decir, cuando se selecciona una para la macro. Pulse Aceptar.
celda, recordará o almacenará la posición
exacta de esa celda dentro de la Hoja, y no su 3.- Ejecutar los pasos de grabación de la macro.
posición relativa respecto de la celda 4. Detener la grabación de la macro (Clic en el
anteriormente activa. botón de comando Detener grabación, en el
Cuando grabe una macro con la referencia de grupo Código o en la barra de estado).
celda relativa, las acciones registradas en la
macro son relativas a la ubicación inicial de la
celda.
Activar macros Relativas
Antes de iniciar la grabación de su macro debe
decidir si se grabará como macro absoluta o
relativa. Si la macro se grabará con referencia
relativa en la ficha código deberá activar el
Ejemplos:
botón Usar referencias relativas.
Ejemplo 1: Crear una macro para un Título
1. Colocarse en la celda para el título.
2. Clic en el icono Referencia Relativa
(Si ya está activado ya no lo haga)
3. Clic en ficha Programador > grupo Código
Para grabar la macro: > icono Grabar Macro.
1. Clic en la ficha Programador > grupo Nombre de la macro: Teclee TITULO
Código > icono Grabar Macro. 4. Aceptar (Comienza la grabación)
5. Teclear: Centro Nacional. Enter
6. Doble clic en la separación de las columnas
para ajuste automático del ancho de columna.
7. Detener grabación (ficha Programador >
grupo Código > icono Detener grabación.)

Excel 2010
Macros
Ejemplo 2 1. Clic en ficha Programador > Grupo Código

> icono Macros.(Se abre el cuadro de diálogo
1. Colocarse en la celda para el título
Macro)
2. Clic en el icono Referencia Relativa (Si ya
2. Seleccionar el nombre de la macro: TITULO
está activado no lo haga)
3. Pulse el botón Modificar. Observará el
3. Clic en ficha Programador > grupo Código
siguiente código:
> icono Grabar Macro.
Nombre de la macro: Teclee TITULO2
4. Aceptar: (Comienza la grabación):
5. Teclear CNCC – Enter
6. Clic en ficha Inicio > Grupo Fuente Nota: Lo que usted ve es código Excel Visual
a) Fuente: Impact Basic. Cualquier cambio en su macro lo
b) Estilo: Regular realizará usando Instrucciones de código
c) Tamaño: 16 ptos Visual Basic
d) Color: Azul Salir del código
Bordes:  Clic en el icono Ver Microsoft Excel
Estilo de Línea: Seleccione un estilo o ALT + F11
Color de Línea: Azul
Bordes: Elija Todos los bordes Eliminar una macro
Color de Relleno: Color Amarillo Para eliminar una macro haga lo siguiente:
7. Aceptar 1. Clic en ficha Programador > Grupo Código
8. Ajuste automático de columnas (Doble clic > icono Macros.(Se abre el cuadro de diálogo
en la separación de la columna) Macro)
9. Detener la grabación (Clic en el icono 2. Seleccionar el nombre de la macro: TITULO
Detener grabación) 3. Pulse el botón Eliminar
Ejecutar la macro: 4. Confirme la eliminación pulsando Sí
1. Colóquese en una celda vacía
Modificación de Macros
2. Clic en ficha Programador > Grupo
Código > icono Macros.(Se abre el cuadro de Para lograr la automatización de nuestras
diálogo Macro) macros es necesario:
3. Seleccione el nombre de la macro: TITULO Editar la macro
Realizar los cambios adecuados
Pasar a la hoja de trabajo
Para modificar sus macros usaremos código
de Excel Visual Basic
4. Pulse el botón de comando Ejecutar
La Instrucción InputBox:
El Código de la Macro InputBox es una instrucción en lenguaje
Para ver el código correspondiente a su macro Visual Basic que al ejecutar la macro muestra
en lenguaje Visual Basic haga lo siguiente: un mensaje en un cuadro de diálogo, espera
que el usuario escriba un texto o haga clic en

Excel 2010
un botón y devuelve un tipo String con el

contenido introducido en el cuadro de texto.
Sintaxis:
Variable=Inputbox(“Mensaje”)
Ejercicios
Ejercicio 1
Genere una macro para capturar MATRICULA,
NOMBRE, PUESTO Y SUELDO en una
Base de Datos como se muestra en el siguiente
El código correspondiente a la macro TITULO ejemplo.
es el que se muestra enseguida:
Aquí se muestra el Código de la Macro TITULO

Enseguida modificará el código Visual Basic
modificado con la instrucción INPUTBOX y
para que al ejecutar la macro esta nos pida a
una variable llamada NOMBRE
través de la instrucción Input Box la
Matrícula, el Nombre, el Puesto y el Sueldo,
y los coloque al final de la base de datos.
El código ya modificado con el uso de la
instrucción Input Box debe quedar de la
En pantalla aparecerá el siguiente cuadro: forma siguiente:

Excel 2010
Macros
Ejercicio 2: Uso de Botones Para la Ejecución de

En una hoja de Excel crear una macro que Macros
permita capturar MATRÍCULA, NOMBRE, Puede ejecutar cualquier macro de su libro
CATEGORÍA, SUELDO, NIVEL desde el cuadro de diálogo de Macro, pero
ACADÉMICO y EDO. CIVIL del trabajador éste no siempre es el método más rápido. Si
en el rango de B2:B7. Los datos capturados se tiene una macro, la cual se utilizará con cierta
deberán copiar para colocarlos al final de la frecuencia en una hoja particular, puede añadir
lista o base de datos. un botón a esa hoja y asignar la macro al
botón. De esta forma, puede pulsar el botón
para ejecutar la macro, en lugar de utilizar una
orden de menú. Incluso puede acceder a la
macro a través del menú que debería necesitar.
Colocar un botón a una macro
Para colocar un botón que permita ejecutar
una macro en un documento es necesario
previamente haber agregado macros al mismo.
El botón de comando es un elemento
La solución a estos ejercicios (secuencia de contenido en la familia de iconos de la barra
grabación y código) la puede consultar en el de herramientas Controles de Formulario.
Anexo 1 al final de este manual. Para acceder a ella es necesario hacer lo
siguiente:
Ejercicio 3:
En la ficha Programador, en el
Ahora creará una macro para generar una grupo Controles pulse el icono
factura. La macro genera el número consecutivo Insertar. Esto hará que se
de la factura; limpia los datos del cliente de la despliegue la ventana de
factura anterior y todos los productos que se Controles de formulario y
llevó; luego, pide el Nombre del Cliente, así Controles ActiveX.
como su Dirección.
1. En Controles de formulario seleccione el
Enseguida ingresa el nombre del producto, el icono Botón.
precio, la cantidad, y realiza operaciones para
calcular el Subtotal, el IVA y Total. 2. Trace un botón en su
hoja de cálculo del tamaño
Finalmente suma los totales para integrarlos en de una celda
un Total a Pagar. Al final este total a pagar lo
acumula en un Total Global. 3. Al soltar el botón del
Mouse se abre el diálogo
Asignar Macro en donde
aparecen todas las macros
que contiene su documento.
4. Seleccione la macro que desea asignar a su
botón.
5. Pulse Aceptar.
6. Dé un Clic dentro del botón creado (Botón 1).

Excel 2010
7. Elimine el texto que INSTRUCCIÓNES “MsgBox” y “Do

aparece en el botón y en su While”
lugar escriba su nuevo texto
Instrucción MsgBox
8. Dé un Clic fuera del botón.
La instrucción MsgBox muestra un mensaje
Ejecutar su macro con el botón
en un cuadro de diálogo, espera a que el
Ahora probemos el funcionamiento de su botón: usuario haga clic en un botón y devuelve un
1. Seleccione una celda vacía. tipo Integer correspondiente al botón elegido
por el usuario.
2. Pulse su botón. Observará que se ejecutan
las acciones grabadas en su macro. Sintaxis:
Modificar su botón Variable = MsgBox(“Mensaje”,VBYesNo)
1. Clic derecho con su Mouse sobre el botón.
2. Realice los cambios necesarios.
Asignar Macro a un Objeto Grafico
También puede asignarse la ejecución de una
macro a cualquier objeto gráfico. Haga lo
siguiente:
1. Tener el gráfico en la hoja (Clic en ficha
Insertar > icono Imagen > Grupo
Ilustraciones > seleccione Imagen, Imágenes La Instrucción Do…While:
prediseñadas, o Autoformas
La instrucción Do repite un bloque de
2. Seleccione una imagen e insértela, instrucciones cuando una condición es
modifique el tamaño si la imagen es muy
Verdadera o hasta que una condición se
grande)
convierta en Verdadero o Falso dependiendo
3. Dé un clic derecho sobre el gráfico y en el de la condición.
menú contextual elija Asignar macro...
Sintaxis:
4. Seleccione el nombre de la macro y pulse
Aceptar
El código del ejercicio realizado modificado

con el uso de la variable MSGBOX debe
quedar de la forma siguiente:

Excel 2010
Macros
El siguiente es el código de la macro del pulse el botón SI. En el momento en que sea
Ejercicio 1 anterior utilizando las oprimido el botón NO terminará la ejecución
instrucciones Do While, MsgBox, e InputBox del DO.
para crear una macro repetitiva.
AGREGAR CÓDIGO A UNA MACRO
En este ejemplo se utilizaron 5 Variables que EXISTENTE
son: RESPUESTA, que sirve para poner la Genere otra macro con las instrucciones que
condición de la Instrucción Do While, desea agregar a la macro que ya existe.
MATRICULA, para almacenar la matrícula,
NOMBRE, para almacenar el nombre, Edite la nueva macro y copie el código que
PUESTO, para almacenar el puesto y generó.
SUELDO para almacenar el sueldo. Edite la macro a la cual desea agregar más
instrucciones
Ubique el cursor en la posición donde desea el
código de las nuevas instrucciones.
Pegue el código que Copió
Vuelva a la hoja de Excel y guarde su
documento.
Ejercicios:
1. Modifique el código correspondiente a la
macro creada en el Ejercicio 2 de manera que
compruebe si los datos capturados en B2:B7 son
correctos. Si lo son que avance a la siguiente
instrucción, si no lo son, que permita capturarlos
de nuevo. Al terminar la ejecución nos
pregunte si deseamos seguir capturando más
datos, si contestamos que sí, entonces que nos
pida los datos para capturar un nuevo registro,
pero si contestamos que no, que termine la
ejecución. Si lo necesita consulte el Anexo 1.
Al ejecutar la macro, al final de la ejecución
del Do While se mostrará el siguiente 2. Modifique el código correspondiente a la
mensaje: macro creada en el Ejercicio 3 agregando las
instrucciones necesarias para automatizar la
ejecución de la macro. Al capturar los datos del
cliente que permita comprobar si éstos son
correctos. Si lo son que avance para ingresar el
nombre del Producto, el Precio, la Cantidad, y
realice operaciones para calcular el Subtotal, el
IVA y Total. Al llegar al Total Individual nos
pregunte si deseamos más productos para este
cliente, si contestamos que sí, que nos vuelva a
pedir Producto, Precio y Cantidad, si
El bloque de instrucciones contenido en el DO contestamos que no que sume los productos al
se ejecutará cíclicamente mientras el usuario Total a Pagar. Al final que este total a pagar lo

Excel 2010
acumula en un Total Global. Si lo necesita el que se pueden llegar a construir funciones

consulte el Anexo 1. realmente complejas. Microsoft desarrolló un
lenguaje de programación: Visual Basic, este
Resumen lenguaje se ha ido adaptando a las
En palabras sencillas, una macro es una aplicaciones de Microsoft Office. Gracias a él
función que reúne varias funciones. Suelen podemos conseguir macros realmente potentes
utilizarse para procesos que requieren varias en Excel para construir aplicaciones que
funciones que se emplean con frecuencia. La faciliten el trabajo de los usuarios.
macro se encarga de ejecutar automáticamente
todas las funciones que se hayan incorporado Evaluación
en ella. Instrucciones. Del Libro Ejercicios Excel 2010
Las macros en Excel, y en cualquier otro Curso Alumno, hoja VALIDACIÓN CON
sistema de su categoría, forman todo un MSG, crea una macro que capture los datos al
lenguaje de programación completo mediante final de la lista.

Excel 2010
Macros - Ejercicios Resueltos

En este apartado se describen los procedimientos de grabación, códigos y modificaciones de
código para cada uno de los ejercicios realizados durante el curso como una guía de apoyo
didáctico para el participante. Le invitamos a consultarlos si le es necesario al realizar sus
ejercicios.
EJERCICIO 1:
Crear una macro que capture MATRICULA,
NOMBRE, PUESTO y SUELDO del
trabajador y los coloque al final de una lista, y
al terminar nos regrese a la primera celda de
la hoja.
Procedimiento: Código Visual Basic Modificado:

Nombre de la Macro: EJER_01 El código ya modificado con la instrucción
InputBox de Visual Basic queda de la forma
Secuencia de grabación:
siguiente:
Código Visual Basic:

Excel 2010
Código Visual Basic modificado con Secuencia de grabación:

instrucción Do While:
El código deberá modificarse con las
instrucciones InputBox, Do While y MsgBox
quedando de la forma siguiente:
EJERCICIO 2:
Crear una macro para capturar MATRÍCULA, Código Visual Basic:
NOMBRE, CATEGORIA, SUELDO, NIVEL
ACADEMICO Y EDO. CIVIL del trabajador
en el rango de B2:B7, después copiar estos
datos y colocarlos al final de la lista.
Procedimiento:
Nombre de Macro: "EJER_02"
Nota: Antes de proceder al grabado de la
macro deberá definirse un nombre de rango
para los datos capturados (B2:B7): "DATOS"

Excel 2010
Código Visual Basic modificado con

Do While
El código deberá modificarse con las

instrucciones InputBox, Do While y MsgBox
quedando finalmente de la forma siguiente:
Código Visual Basic modificado:

El código ya modificado con la instrucción
InputBox de Visual Basic queda de la forma
siguiente:
EJERCICIO 3:
Crear una macro para generar una factura. La
macro genera el número consecutivo de la
factura; limpia los datos del cliente anterior y
todos los productos que se llevó; luego, pide el
Nombre del Cliente, así como su Dirección.
Enseguida ingresa el nombre del producto, el
calcular el Subtotal, el IVA y Total, y los suma
al Total a Pagar. Al final este total a pagar lo
acumula en un Total Global.

Excel 2010
EJERCICIO 3:
Crear una macro para generar una factura. La
macro genera el número consecutivo de la
factura; limpia los datos del cliente anterior y
todos los productos que se llevó; luego, pide el
Nombre del Cliente, así como su Dirección.
Enseguida ingresa el nombre del producto, el
calcular el Subtotal, el IVA y Total, y los
suma al Total a Pagar. Al final este total a
pagar lo acumula en un Total Global.
PROCEDIMIENTO:
Nombre de Macro: "EJER_03"
Nota: Antes de proceder al grabado de la
macro deberá hacer lo siguiente:
 Definir un nombre para el rango B4:B5
("CLIENTE") que corresponde a los datos del
cliente y otro para el rango A8:F15
(“PRODUCTOS”) correspondiente a los
productos vendidos.
 Para el registro de fecha y hora en que se
emite la factura colocar en B2 la función Código Visual Basic:
=HOY() y en D2 la función =AHORA() con
formato de hora.
 Para generar el consecutivo de la factura
colocar un número 1 en la celda F1.
 Para el cálculo del total de la factura colocar
en F16 la fórmula: =SUMA(F8:F15)

Excel 2010
Código Visual Basic modificado con

Código Visual Basic modificado: instrucciones Do While y MsgBox
El código ya modificado con la instrucción El código deberá modificarse con las
InputBox de Visual Basic queda de la forma instrucciones Do While y MsgBox de la
siguiente: forma siguiente:

Excel 2010
Resumen
La utilidad de las macros en solución de
problemas es extensa. La práctica constante de
ejercicios con aplicación de macros hace que
el trabajador alumno logre un dominio sobre
ellas y construya sistemas realmente
complejos que solucionen sus problemas
cotidianos.
EVALUACIÓN FINAL
Abre el archivo EXCEL 2010 EVALUACION
FINAL y realiza las instrucciones que allí se
indican.
Éxito.

Excel 2010
Bibliografía
Bibliografía
Microsoft Office 2010.

Francisco Pascual, Ma Carmen Morales. (2012). Domine Microsoft OFFICE 2010. México.
Editorial Alfaomega
Ed Bott, Woody Leonhard. (2005). La BIBLIA de Microsoft Office 2003. España. Anaya
Multimedia.
ED BOTT y WOODY LEONHARD. (2004). Edición Especial Microsoft Office XP. España.
Prentice Hall.
C. Nossiter Joshua. (2004). Microsoft Excel 2003 Paso a Paso. México. Editorial Prentice Hall.
McFedries Paul. (2004). Excel 2003 Super Book. EEUU. SAMS Publishing

Excel 2010
Referencias

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izquierda de C3 en la segunda, dando como Ejemplo: en las hojas Referencias, Enero,

NOTA: El método más sencillo para copiar

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Por otra parte, la referencia C$3 hace posible

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Ejemplo: en la hoja Concatenar de su Libro Asignar nombres a Celdas o Rangos.

Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC Página 21

Se muestra el diálogo Administrador de Nombres. Asignar nombre desde el Cuadro de Nombres

En el cuadro Nombre introduzca el Nombre

Página 22 Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC

finalmente en donde se desea colocar el

Pulse el botón Aceptar.

Fórmulas con Nombres:

Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC Página 23

Escribir el tipo correcto de argumentos. acceso y después del nombre de la hoja de

Página 24 Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC

La Autocorrección de fórmulas envía el

Al hacer clic en la celda aparecerá una

El ayudante de Office propone cambiar el

Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC Página 25

Página 26 Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC

Introducción resuelven las necesidades más frecuentes de

Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC Página 27

valor válido para el mismo. Los argumentos otras funciones.

Dentro de la sección Buscar una función se

Página 28 Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC

Funciones Matemáticas y Trigonométricas

Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC Página 29

Página 30 Modelo Holístico IMSS-SNTSS-CNCyC

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