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Instituto Politécnico Nacional

PowerPoint 2007
Intermedio

Centro de Educación Continua


Unidad Allende
PowerPoint 2007 Intermedio

PRESENTACIÓN

ESTIMADOS PARTICIPANTES

El Dirección de Educación Continua, del Instituto Politécnico Nacional dentro de su


programa de cursos de capacitación, ha desarrollado una serie de materiales
especializados con el fin de poner al alcance de ustedes, los conocimientos necesarios
para su formación y actualización en los campos del quehacer profesional propio de
sus actividades.

El mundo globalizado que hoy vivimos requiere de un mayor esfuerzo en el


aprendizaje de nuevas tecnologías o conocimiento, es por ello se hace entrega de este
material de apoyo, esperando que sea de gran utilidad en su desarrollo personal y
profesional.

Los exhortamos a que pongan su mayor empeño, pregunten y aprovechen el presente


manual, así también los invitamos a expresar sus criticas, creando la retroalimentación
que nos ayuda a la mejora continua.

Gracias.

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OBJETIVO GENERAL

Al término del curso, el participante será capaz de generar presentaciones de aspecto


profesional mediante el manejo de las herramientas de objetos, formas, imágenes,
tablas, gráficos y organigramas de PowerPoint 2007 para presentar la información con
elementos visuales que proporcionen presentación y estilo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

AL TÉRMINO DEL CURSO EL ALUMNO SERÁ CAPAZ DE:

 Identificar, manejar y modificar diversos tipos de objetos

 Identificar, manejar y modificar Tablas

 Identificar, manejar y modificar diferentes tipos de gráficos

 Identificar, manejar y manipular Organigramas

 Insertar y modificar formas desde la ficha de dibujo

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Presentación i
Objetivo ii
Índice iii

Unidad 1. Manejar objetos ......................................................................................... 1


Seleccionar objetos ...................................................................................................... 1
Copiar objetos............................................................................................................... 1
Duplicar objetos ........................................................................................................... 2
Mover objetos .............................................................................................................. 3
Distancia entre objetos ................................................................................................. 4
Modificar tamaño .......................................................................................................... 4
Girar y voltear ............................................................................................................... 5
Alinear y distribuir ......................................................................................................... 6
Ordenar objetos ............................................................................................................ 8
Eliminar objetos .......................................................................................................... 10

Unidad 2. Trabajar con tablas ................................................................................. 11


Conceptos básicos ..................................................................................................... 11
Crear una tabla ........................................................................................................... 12
Eliminar tabla, fila y columnas..................................................................................... 13
Insertar filas y/o columnas .......................................................................................... 13
Bordes de una tabla .................................................................................................... 14
Color de relleno .......................................................................................................... 15
Combinar y dividir celdas ............................................................................................ 16

Unidad 3. Trabajar con gráficos .............................................................................. 17


Insertar un gráfico ....................................................................................................... 17
Modificar el tipo de gráfico .......................................................................................... 18
Opciones de diseño ................................................................................................... 19

Unidad 4. Trabajar con organigramas .................................................................... 21


Crear un organigrama ................................................................................................. 21
Añadir texto ................................................................................................................ 22
Agregar relaciones ...................................................................................................... 22
Organizar sus elementos ............................................................................................ 24

Unidad 5. Dibujar formas ......................................................................................... 25


Dibujar una forma ....................................................................................................... 25
Modificar las formas .................................................................................................... 26
Texto en una forma ..................................................................................................... 27
Estilos de formas ........................................................................................................ 27

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Unidad 6. Impresión ................................................................................................ 28


Configurar presentaciones .......................................................................................... 28
Diseño de página ........................................................................................................ 29
Opciones de diseño de impresión ............................................................................... 29
Diapositivas en blanco y negro ................................................................................... 30
Imprimir presentaciones.............................................................................................. 31

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Unidad 1. Manejar Objetos

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva,
por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.

Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante
analizaremos con más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones
que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar,
etc.
Seleccionar Objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que


hacer clic sobre él. Si aparece el marco del objeto con este aspecto

haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar


seleccionado.

El marco tomará un aspecto diferente como el que te mostramos a continuación

Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.

Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT


(mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos.

Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados


manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la
selección.
Copiar Objetos

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes
pasos:

 Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco

tome este aspecto : . Puedes seleccionar varios a la vez


si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.

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 Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas:

- con las teclas (Ctrl + C),

- con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón


derecho del ratón),

- o con el icono de la banda de opciones.

 A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el


objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para
cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.
 Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias
formas:

- con las teclas (Ctrl + V),

- con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón


derecho del ratón),

- o con el icono de la banda de opciones.

Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es


que se sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo
hasta su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.

La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.

Duplicar Objetos

Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva


podemos utilizar el método de duplicar objetos que
consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos
que tenemos seleccionado/s.

Para duplicar un objeto primero tienes que


seleccionarlo, después desplegar el menú Pegar de la
pestaña Inicio y seleccionar la opción Duplicar.

También puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D.

Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

A continuación te mostramos un ejemplo de cómo quedaría la diapositiva al


duplicar un objeto.

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después de Ctrl+Alt+D

Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres
cambiarla de lugar solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que
quieras. Eso te lo explicamos en la siguiente página...

Mover Objetos

 Mover arrastrando.

Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto
haciendo clic sobre él, verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él
(pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el
siguiente aspecto , pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado
arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del
ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has
indicado.

Mover cortando.

Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que seleccionar


el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto,
después situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente
pulsar Ctrl + V para pegar el objeto.

En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original.

Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar

de la pestaña Inicio y del menú contextual.

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Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la


diapositiva original quede una sección reservada a insertar un contenido aunque
éste lo hayamos quitado.

Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa SUPR.


Distancia entre objetos

PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien
la distancia desde un objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo
el margen de una diapositiva, etc.)

Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo primero las guías, si
no tienes muy claro cómo hacerlo consulta el tema 7(Las Reglas y Guías).

Verás que al activar las guías aparecen en la diapositiva dos líneas ( una
horizontal y otra vertical) que dividen la diapositiva en 4 partes iguales.

Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir
cuando el puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el
primer objeto, después suelta el botón del ratón. A continuación arrastra la guía
hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, verás que
aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el
primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía.

Modificar el tamaño de los objetos

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Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir,


tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco
del objeto tenemos ocho círculos o puntos.

Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los
puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha
de dos direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y
alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la
flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el
tamaño deseado, después suelta el botón del ratón.

Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen
una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que
estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el
cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales


permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos
puntos, este toma esta forma .

Girar y Voltear

PowerPoint permite aplicar otros cambios a los


objetos, puedes cambiar su orientación (por ejemplo
girar un dibujo 30 grados hacia la derecha para dejarlo
inclinado), también puedes voltear los objetos (cuando
volteas un dibujo por ejemplo hacia la derecha lo que
obtienes es la imagen que aparecería en un espejo
puesto de forma vertical frente al objeto original).

No todos los objetos de una diapositiva se pueden


girar, las imágenes y los dibujos Autoforma son
algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear.

 Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez
seleccionado despliega el menú Girar de la pestaña Formato.
 A continuación selecciona el tipo de giro que quieras realizar entre los
que te propone.

Si seleccionas la opción Girar 90º a la izquierda automáticamente el objeto


experimenta un giro de 90 grados a la izquierda.

Si seleccionas la opción Girar 90º a la derecha automáticamente el objeto


experimenta un giro de 90 grados a la derecha.

Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene


su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical.

Si seleccionas la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su


simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal.

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Observa, que manteniendo el cursor sobre la opción deseada, el objeto gira para
que veamos el resultado. Pero el cambio no será real si no pulsamos.

A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo queda un objeto girado y


volteado.

Después de Girar a la derecha

Después de Girar a la izquierda

Después de Voltear horizontalmente

Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que


hacer clic sobre unos puntos verdes que aparecen alrededor
del objeto (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual
giraremos el objeto), en la punta del puntero del ratón
aparece una flecha en forma de circunferencia, sitúate sobre
el punto verde que quieras y después arrastra el ratón hacia
la posición que tu deseas y verás como la figura gira, una
vez conseguido el giro
deseado suelta el botón
izquierdo del ratón.

Alinear y distribuir

PowerPoint nos permite


también cambiar la posición
que ocupan los objetos
dentro de la diapositiva e
incluso cambiar la posición
de alguno de ellos en
función de otro objeto.

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Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos


para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o
vertical.

Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea
imaginaria.

En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y desplegar el menú
Alinear de la pestaña Formato.

Después elegimos el tipo de alineación o distribución que deseamos de la lista


siguiente.

Podemos marcar la casilla Alinear a la diapositiva si queremos que la


alineación se haga en función de la diapositiva y así los objetos de la diapositiva y
la diapositiva guarden la misma distancia.

A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo quedan los objetos al


alinearlos o al distribuirlos.

Ejemplo Distribuir Objetos

Después de Distribuir Horizontalmente obtenemos esto:

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Como podrás observar ahora tenemos la misma distancia desde el lateral


izquierdo a la flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequeña y esta a su
vez con el cuadrado. Como teníamos la opción Alinear a la diapositiva activada,
los laterales de la diapositiva también se han tenido en cuenta.

Ejemplo Alinear Objetos

En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha


pequeña se ha situado en la misma horizontal que la grande y que el cuadro. En
este caso no teníamos la opción Alinear a la diapositiva.

Ordenar objetos

En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos
unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y después insertar un
rectángulo) y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema
PowerPoint incorpora la opción ordenar que te permitirá mover los objetos a
planos distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrás de
otro y que por eso no se veía.

Para ordenar objetos primero tienes que


seleccionar el objeto al que quieras cambiar su
orden.

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Una vez seleccionado haz clic en la pestaña Formato y despliega una de los
dos menús: Traer al frente o Enviar al fondo.

A continuación selecciona el tipo de orden que quieras realizar.

Si seleccionas la opción Traer al frente el objeto que tengas


seleccionado pasará a ser el primero por lo que si los pones
encima de otro este objeto tapará a los que tiene debajo.

Si seleccionas la opción Traer adelante el objeto que tengas seleccionado


pasará una posición hacia adelante.

Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasará a ser


el último por lo que cualquier objeto que haya encima de él
lo tapará.

Si seleccionas Enviar atrás este objeto pasará una


posición atrás.

A continuación te mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.

después de enviar al fondo:

Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenación de
elementos es utilizar el panel Selección y visivilidad, para ello haz clic en Panel
de selección.

Puedes esconder los objetos haciendo


clic en su correspondiente botón .

Con los botones Mostrar todo y


Ocultar todas esconderás o volverás a
mostrar todos los elementos.

Utiliza las flechas para


cambiar el orden de los objetos en la
diapositiva.

Puedes cambiar su nombre para


reconocerlos mejor haciendo clic sobre su
texto o seleccionándolos y pulsando la tecla F2.

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Eliminar objetos

 Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar


manteniendo pulsada la tecla SHIFT.
 Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.

Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc pero la sección reservada a
estos objetos se mantiene aunque vacía:

Si quieres también borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente SUPR.

Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo
cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos
sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada.

 Para Deshacer la última operación realizada podemos:

- Seleccionar la opción Deshacer de la


barra de acceso rápido,

- o con las teclas Ctrl + Z

Haciendo clic en el triángulo del botón se


despliega una lista con las últimas operaciones
realizadas. Sólo nos queda marcar las que queremos deshacer.

 Para Rehacer la última operación realizada podemos:

- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso


rápido,

- o con las teclas Ctrl + Y

Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones
marcándolas de la lista desplegable asociada al botón.

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Unidad 2. Trabajar con Tablas

En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos


insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás
comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en
Microsoft Word.

Conceptos básicos sobre tablas

Lo principal antes de empezar a trabajar con tablas es necesario saber qué es


una tabla, para qué se suele utilizar y qué partes la componen, por eso a
continuación te explicamos algunos conceptos básicos sobre las tablas.

Las tablas

Las tablas se utilizan principalmente para organizar la información en columnas


y filas.
A continuación te mostramos un ejemplo de una tabla.

Como puedes ver la combinación de filas (Horizontal) y columnas (Vertical)


generan unos cuadrados que reciben el nombre de celdas. La tabla del
ejemplo tiene cuatro filas y tres columnas.

En las celdas es donde insertamos el texto.

La celda que se encuentra en la fila 1 columna 2 tiene el siguiente contenido: 2º


Celda.

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Crear una tabla

Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos:


Despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.

Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te aparecerá una ventana en la


que podrás indicar el número de columnas y filas.

Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una


tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te
permitirá personalizar la tabla.

Otra opción para crear la tabla es desplegar el menú y establecer su estructura


utilizando la rejilla.

Los cuadros naranjas delimitan el tamaño de la tabla que aparece indicado en


la cabecera del listado.
En nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas.

Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde


quieras escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás
empezar a escribir.

Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que
hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño,
el color de la fuente, justificar al centro, etc...
Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de
Tabulador.

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Eliminar una tabla, fila o columna

Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la
tabla para seleccionarla y pulsar SUPR.

Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en
la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar filas.

Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la
columna que quieras eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la
opción Eliminar columnas.

Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que
seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus) y después elegir
Eliminar filas o Eliminar columnas.

Insertar filas y/o columnas

Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar


nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por
cualquier motivo tenemos que ampliar.

Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la
tabla queremos insertarla, después nos situaremos en alguna celda de la fila
más próxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación
utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la
fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por
encima de la fila en la que nos encontramos).

Para insertar una nueva columna el proceso es similar.

Sitúate en la columna más cercana al lugar donde quieras insertar la nueva


columna, después selecciona una opción de la pestaña Presentación: Insertar
columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde
quieras situar la nueva columna.

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Bordes de una tabla

Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su aspecto


cambiándole por ejemplo el color, los bordes, etc.

A continuación veremos cómo podemos cambiar el color y los bordes de una


tabla.

Para poder modificar una celda primero deberemos hacer clic sobre ella o
seleccionar varias a la vez.

En la pestaña Diseño, que se encuentra agrupada en Herramientas de tabla,


puedes elegir qué bordes quieres mostrar desplegando el menú Bordes.

Puedes establecer el formato de estos bordes desde la sección Dibujar


bordes.

Como puedes ver en la parte derecha de la banda aparecen estas opciones:

Estas te permitirán modificar el estilo que quieres aplicar a los bordes.


Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla utilizando el
segundo desplegable.

Selecciona después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que


te gusta del cuadro desplegable Color de la pluma.

En la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o


Borrador para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos.

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Color de relleno

Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos pasos:


Selecciona una celda o más y despliega el menú Sombreado de la pestaña
Diseño.

De la lista desplegable selecciona el color que más te guste, en el caso de no


encontrarlo pulsa en Más colores de relleno... y elige el que te guste, después
pulsa Aceptar.

Puedes hacer que no tenga color de relleno seleccionando la opción Sin


relleno.
Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar Imágenes como
fondo, Degradados o Texturas.

Efectos del relleno

El degradado del color

Selecciona una celda o celdas.


Despliega la opción Sombreado de la pestaña Diseño.
Despliega una de las opciones, por ejemplo, Degradado.
De la lista desplegable selecciona Más degradados.
Se abrirá este cuadro de diálogo:

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Desde este cuadro de diálogo podemos establecer el tipo de fondo que vamos
a diseñar.

Puedes elegir entre varios tipos de rellenos, colores o incluso establecer


Transparencia.

También puedes cambiar el estilo y color de los bordes seleccionando las


diferentes categorías en la parte izquierda de la derecha.

Combinar o dividir celdas

Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo


que dejará de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán
una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para
escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las celdas
de la primera fila en una sola.

Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda.


- Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres
combinar, después pulsa en el botón Combinar celdas de la pestaña
Presentación.

- Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el
botón Dividir celdas.

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Unidad 3. Trabajar con Gráficos

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de


esquematizar gran cantidad de información.

PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante podrás ver.

Insertar un gráfico

Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el


botón Gráfico de la pestaña Insertar.

Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres
mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta,


inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la
derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has
elegido anteriormente.

Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres


que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la
información fácilmente.

PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos


de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

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Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que
puedes utilizar todas sus características para su creación.

En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la


leyenda, la primera fila (1er trim., 2do trim....) representa el eje X (horizontal) y
las cantidades serán representadas en el eje Y.

Este dibujo es la representación de la hoja de datos que te hemos mostrado


anteriormente.

Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de
datos, únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el
nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.

Modificar el tipo de gráfico

Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de


herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que
te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.

Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo


para que puedas modificar los datos introducidos.

Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics
aspectos relativos a tu gráfico. También puedes cambiar sus colores desde el
desplegable Estilos de diseño.

Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo
de gráfico de la pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de
selección de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.

A continuación te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que


anteriormente te habíamos mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.

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Opciones de diseño

Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de la pestaña Presentación


para ocultar o mostrar etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda, el
título, los rótulos de los ejes, etc...

Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo así:

Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil,
Cambiar entre filas y columnas:

Al utilizar esta opción permutamos las columnas por las filas dando como
resultado lo que puedes ver en las siguientes imágenes:

Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales


para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones de la
sección Ejes de la pestaña Presentación.
Este es el resultado:

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Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las series que componen


el gráfico (una de las barras que se representan en el gráfico, el área del
gráfico, etc.) primero selecciónala en la sección Selección actual o haciendo
clic directamente sobre ella en el gráfico.

Luego aplica los cambios de color o de estilo que prefieras utilizando las
opciones correspondientes.

Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.

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Unidad 4. Trabajar con Organigramas

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se


pueden insertar diagramas, su utilización es muy sencilla y a continuación lo
descubrirás.

Crear un Organigrama

Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la


opción SmartArt.

Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas
que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarquía.

Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa


Aceptar.

Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de


organigramas Diseño y Formato:

A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes
realizar con el organigrama.

Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el


organigrama.
En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los
niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo
de diagrama que utilicemos.

Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno


de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas
pertenecientes a la categoría Jerarquía.

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En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu


diagrama.

Al pasar el ratón por encima de uno de ellos verás una pre visualización en el
organigrama de la diapositiva.

Añadir texto en los cuadros de un diagrama

Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora
PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente tienes que hacer clic
con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras
insertar texto y verás como aparece el cursor para que insertes el texto.

Puedes aplicar al texto de las elementos del diagrama las mismas opciones
de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar,
cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...

Agregar relaciones en el organigrama

Para añadir nuevos niveles en un organigrama tienes que situarte primero en


el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel.

Después en la pestaña Diseño despliega el menú Agregar Forma y


selecciona la opción Agregar forma debajo.

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PowerPoint 2007 Intermedio

Después de Agregar forma debajo

Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el


cuadro del nivel dónde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en
cuenta que PowerPoint añadirá el nuevo cuadro a la derecha del cuadro
seleccionado.

Después en la pestaña Diseño despliega el menú Insertar Forma y selecciona


la opción Agregar forma delante o Agregar forma detrás, según la posición
que quieras que tome.

Después de Agregar forma delante

Para añadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva
rama y después en la pestaña Diseño desplegar el menú Insertar Forma y
seleccionar Agregar asistente.

Después de agregar asistente

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PowerPoint 2007 Intermedio

Organizar los elementos del organigrama

PowerPoint te permite modificar la posición de las ramas que dependen de


un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan
del que tenemos seleccionado se sitúen a la izquierda, etc.

Para modificar el Diseño tienes que seleccionar el cuadro que quieras y


después desplegar el menú Diseño de la pestaña Diseño.

Si seleccionas Dependientes a la izquierda por ejemplo te aparecerá algo


similar a lo que te mostramos a continuación.

Los elementos dependientes del que está seleccionado (B2), se posicionan


todos a la izquierda.

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PowerPoint 2007 Intermedio

Unidad 5. Dibujar Formas

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o


trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les
denomina Formas.

Dibujar una forma

Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de


forma, desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la
pestaña Insertar:

La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas, flechas.


Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra
forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ahí el conector, este permanece
unido aunque desplacemos la forma.

En Líneas también disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y


mano alzada.

La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de


estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a
una determinada diapositiva, o ejecute un programa.

El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se


insertan del mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener
propiedades diferentes.

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PowerPoint 2007 Intermedio

Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Después, hacemos
clic sobre la parte del documento donde queremos que comience, y
arrastramos sin soltar el botón hasta donde queremos que acabe.
No todas las formas se comportan así. Algunas, como las líneas, pueden crear
una curva a cada clic, o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el dibujo,
habrá que hacer doble clic.

Modificar la forma

Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de
puntos, que nos permitirán modificar su forma:

Los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la forma desde la
esquina, mientras que los cuadraditos en el centro del marco permiten alargar o
ensanchar la figura.

Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro, rotaremos la


figura.

Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma


independiente para cada tipo de forma. Por ejemplo, se puede agudizar la
punta en alguna flecha o modificar la curvatura de la boca si incluimos una
forma de cara.

Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas, podemos


modificarlas independientemente pulsando el icono Modificar puntos, en la
pestaña Formato.

Esta opción no está disponible en formas que no sean libres (las que tienen el
rombo amarillo), y para poder hacerlo, primero debemos pulsar en Convertir a
forma libre.

Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se


rodeará de unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla.

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PowerPoint 2007 Intermedio

Texto en una forma

Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma
seleccionada. Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal.

Estilos de forma
Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado,
relieve...).
El estilo por defecto cambia en función del diseño de la diapositiva.
Los iconos que nos permitirán hacerlo, se encuentran en la pestaña Formato,

Y también en la sección Dibujo, de la pestaña Inicio.

Estilos de formas

PowerPoint incluye unos estilos prediseñados, (Estilos rápidos), que aplicarán


una combinación de colores y efectos sobre las formas seleccionadas, que
podremos modificar.

Para aplicar uno de estos estilos, seleccionaremos la forma creada y


elegiremos uno de los estilos, pulsando en Estilos rápidos, o eligiéndolo en
Estilos de forma.

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PowerPoint 2007 Intermedio

Unidad 6. Impresión
U sualmente, imprimir su presentación es más complicado que solo apretar el botón
Imprimir . El botón Imprimir usa las configuraciones que usted utilizó la última vez
que imprimió. ¿Sabe usted cuales fueron ésas?

¿Dónde se pueden cambiar las configuraciones para imprimir?

• Barra de herramientas Vista Preliminar


• Diálogo de Imprimir
• Diálogo de Propiedades del Documento de la Impresora
Barra de herramientas Vista preliminar

Cuadro de dialogo de imprimir

Cuadro de dialogo de
propiedades del
documento

¿Cuales son las configuraciones para imprimir?

• ¿Cuál impresora?
• Propiedades de la Impresora
o Orientación del papel
o Calidad de la impresión
o Medios - papel simple, transparencia, tarjetas
o Tamaño de los medios
o Color, escala de grises o blanco y negro
o ¿Características avanzadas?
• ¿Cuáles diapositivas - diapositiva actual, todas, una selección, una variedad,
una presentación personalizada?
• ¿Nº de copias?
• ¿Intercalar?
• Cuál diseño
o Diapositivas

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PowerPoint 2007 Intermedio

o Documentos
o Notas
o Esquema
• ¿Reducir las diapositivas para que entren en el papel?
• ¿Enmarcar diapositivas?
• ¿Comentarios, también?

Más, algunas impresoras tienen características avanzadas, como impresión en ambos


lados del papel y manejo del color avanzado.

Diseño de Página

Para imprimir una presentación, se tiene que elegir un diseño de página. PowerPoint
tiene varios diseños diferentes para imprimir sus diapositivas:

• Diapositivas.- Imprime el contenido de la diapositiva en toda la hoja.



• Documentos – De 1 a 9 diapositivas por página
o 1 diapositiva por página
o 2 diapositivas por página
o 3 diapositivas por página
o 4 diapositivas por página
o 6 diapositivas por página
o 9 diapositivas por página
• Páginas de notas
• Esquema

Opciones de Diseño de impresión

Diapositivas - Cada una ocupa una página Documentos- 1 diapositiva por


página completa

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PowerPoint 2007 Intermedio

Documentos - 2 diapositivas por página Documentos- 3 diapositivas por página


Incluye líneas para tomar notas.

Documentos- 4 diapositivas por página Documentos- 6 diapositivas por


página

Documentos- 9 diapositivas por página Páginas de Notas - Una diapositiva


por página, con sus Notas

Usted puede elegir su diseño en la caja Imprimir: en ambas, Vista Preliminar de


Impresión y en el Diálogo Imprimir.

Diapositivas en blanco y negro o color

Se puede elegir, si la impresión se realizará: en blanco y negro puros, en color o en


escala de grises. Esta característica implica el ahorro de tinta en blanco y negro puros
o en escala de grises y la vistosidad del color y sus tonalidades para una adecuada
presentación de la información.

Establecer el tamaño y la orientación de las diapositivas para la impresión

Para cambiar las opciones de impresión, siga este procedimiento:

1. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño, haga clic en Configurar


página.
2. En la lista Tamaño de diapositivas para, haga clic en el tamaño de papel en
el que va a imprimir.

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PowerPoint 2007 Intermedio

Notas:

oSi hace clic en Personalizado, escriba o seleccione las medidas que


desee en los cuadros Ancho y Alto.
o Para imprimir una transparencia, haga clic en Transparencia.
3. Para establecer la orientación de página de las diapositivas, bajo Orientación,
en Diapositivas, haga clic en Horizontal o Vertical.

Nota: Todas las diapositivas de una presentación deben establecerse con


una misma orientación.

Imprimir presentaciones

Para realizar la impresión de las presentaciones y el contenido de las diapositivas se


deberá haber configurado y/o elegido las siguientes características de la impresión:

 Tamaño de la hoja (carta, oficio, etc.)


 Intervalo de impresión (todas, actual, selección o un determinado grupo de
diapositivas).
 Número de copias.
 El tipo de impresión (diapositiva, documento. Página de notas o esquema).
 El color o B/N.
 Y otras opciones: ajustar el tamaño del papel y/o enmarcar la diapositiva.

De acuerdo a las características y configuración de cada archivo, las instrucciones


para realizar la impresión son las siguientes:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , en la flecha situada junto a


Imprimir y, a continuación, en Vista preliminar.

2. En la lista Imprimir del grupo Configurar página, seleccione Diapositivas.

3. Haga clic en Opciones, elija Color o escala de grises y después haga clic en
una de las opciones siguientes:

 Color Si usa una impresora en color, con esta opción se imprime en


color.

 Color (en impresora en blanco y negro) Si utiliza una impresora en


blanco y negro, esta opción imprime en escala de grises.

 Escala de grises Esta opción imprime imágenes que contienen


variaciones de gris entre blanco y negro. Los rellenos de fondo se
imprimen en blanco a fin de que el texto sea más legible. A veces, la
escala de grises parece igual que Blanco y negro puros.

 Blanco y negro puros Esta opción imprime el documento sin rellenos


grises.

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PowerPoint 2007 Intermedio

4. Haga clic en Imprimir.

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