Documentos básicos en la exportación

Los documentos básicos que existen en toda operación de comercio internacional se pueden
clasificar de la siguiente forma:

Documentos comerciales
La factura comercial, la lista de contenido (o packing list), certificados de origen, cuaderno ATA,
etc.

Como mínimo, siempre tendremos los dos primeros (o a veces un único documento que incorpora
factura y contenido), que deben ser emitidos por el exportador. El resto de documentos pueden
ser necesarios según el tipo de mercancía o destino final de la misma – por ejemplo, el certificado
de origen puede ser requerido por el importador final para obtener un beneficio en el pago del
arancel en el país de destino.
Documentos de transporte
Según el modo de transporte, tendríamos básicamente el conocimiento de embarque marítimo o
aéreo (Bill of Lading o Airway Bill), la carta de porte terrestre o CMR, o los conocimientos de
embarque multimodales. En todos los casos, los conocimientos se emiten por el transitario o bien
por la línea marítima o aérea.
Documentos y certificado específicos
Dependiendo del tipo de mercancía y/o destino de la misma, pueden ser necesarios otros
documentos, como el certificado sanitario o veterinario, licencia de exportación, certificado de
control de calidad (SOIVRE), y un largo etcétera.

Documentos aduaneros
El DUA (Documento Único Administrativo) es el formulario que se presenta ante la Aduana para el
despacho. Tiene los efectos de una declaración tributaria, y de ahí la importancia de que el agente
de aduanas sea competente a la hora de “puntualizarlo”, identificando y clasificando
correctamente la mercancía, su partida arancelaria, y los importes a declarar.

Además del DUA, y según el tipo de operación, podemos encontrar otros documentos como el
Tránsito, DAE, DVD, etc. El transitario o agente de aduanas se encargará de asesorar al exportador
sobre el documento aduanero necesario según la operación y de tramitarlo.
Fiscalidad en las exportaciones
La exportación de bienes a tercer país (fuera de la Unión Europea) está sujeta pero exenta de IVA,
por lo que el exportador no paga dicho impuesto. No obstante, sí debe informar a la Agencia
Tributaria de dichas operaciones y para ello servirá el DUA y los diversos modelos que deberá
presentar a las autoridades.
LA IMPORTACION EN 10 PUNTOS
A grandes rasgos, una importación de bienes es una introducción en un país de una mercancía
proveniente de un tercer país (incluidos Ceuta, Melilla y Canarias entre otros territorios).
Mercancía proveniente de la Unión Europea no se considera de importación sino que suele
efectuarse como adquisición intracomunitaria de bienes. Al contrario que en el caso de estas
últimas, para importar no es necesario ser una empresa o profesional, de forma que los
particulares también pueden importar de terceros países.

Toda importación supone una serie de riesgos que es importante conocer y, en la medida de lo
posible, mitigar. Este artículo no pretende ser un curso acelerado para importadores noveles sino
una pequeña introducción y guía sobre la materia.

ELECCION DE PROVEEDORES PARA IMPORTAR

Una de las cosas que más asusta a las empresas a la hora de empezar a hacer importaciones es la
fiabilidad del proveedor. Habitualmente nos preguntan clientes que están empezando a importar
si se pueden fiar de éste o del otro proveedor. En nuestra experiencia, en esto hay que aplicar
bastante sentido común y asumir algún riesgo. Muchos clientes acuden a ferias generalistas o
específicas de su sector donde conocen a potenciales proveedores. A partir de ahí empiezan un
proceso de comunicación por email que puede llevar a cerrar el pedido. El hecho de haber visto en
persona al proveedor te suele dar una idea de qué empresa es, qué solvencia tiene, etc. No es
mala idea pedirle referencias de a qué otros clientes (¿en España?) le vende.

Para encontrar ferias comerciales a las que asistir hay diversas páginas web, entra las que
destacan para ferias en España www.feriascomerciales.es y a nivel mundial
www.biztradeshows.com.

De cara a la feria, es importante planificar bien el viaje mirando en la página web de la feria la lista
de expositores, investigando por internet previamente a ver quién es cada uno, incluso
contactando con ellos pidiendo una persona de contacto que esté en la feria, etc. Esto puede
ahorrar mucho tiempo y algún que otro disgusto.

Parecerá una tontería, pero a la feria hay que ir bien equipado. Es fundamental llevar calzado
cómodo (te vas a pasar +6 horas andando), varios bolis, un buen stock de tarjetas de visita y un
lugar donde anotar. Para esto último hay quien se hace unas “fichas de proveedor” en Excel, con
casillas para cada cosa (tarjeta de visita que grapan), nº de stand, anotaciones, etc. Hay incluso
quien lleva una cámara de fotos y hace fotos del stand para luego acordarse de quién es cada uno.
Si la feria es importante, ojo con los billetes y los hoteles, que se ponen por las nubes si no los
reservas con antelación.

PROCESO DE COMPRA EN IMPORTACIONES

Una vez tenemos más o menos claro a quién le podríamos comprar, empieza el proceso de
negociación. Dependerá del tipo de producto, del país del proveedor, etc. pero la negociación para
una importación puede ser rápida o larga, más fácil o más difícil. No hay una regla, más que aplicar
el sentido común. Suele ser habitual pedir muestras, que te las envían por courier (es barato y
rápido). Aquí te la juegas en que tienes que adelantar dinero al proveedor para que te haga esas
muestras, pero es normal. Y es mejor tener problemas con las muestras que tenerlo con la
importación final.

¿Qué Incoterm es mejor para importar?

El proveedor posiblemente te de un precio en FOB y otro en CFR. Mi recomendación es siempre
intentar controlar el envío y para ellos suelo aconsejar comprar en condiciones FOB (Free on
Board). Con esto, el precio que te den incluirá el de la mercancía más todos los costes hasta puesta
de la mercancía a bordo del buque. Con los Incoterms 2010, ya no se debe utilizar el Incoterm FOB
para las importaciones por avión, utilizándose en este caso el FCA.

Al precio FOB le tendrás que sumar los costes del transporte según te facilite cotización tu
transitario. Si no tienes, estaremos encantados de facilitarte una cotización.

En general, siempre desaconsejo importar grupajes marítimos en condiciones CFR. El motivo es

que los gastos de destino suelen ser muy altos y totalmente desconocidos cuando compras la
mercancía. Si por algún motivo prefieres que te venga la mercancía con los gastos pagados, te
sugiero que pidas un precio DAP, aunque lo más seguro es que acabe siendo más caro que un FOB
más tu propio coste de transporte, además de perder el control sobre el envío.

A los efectos de calcular qué te cuesta al final la importación deberás saber qué impuestos paga
esa mercancía, para lo que tu transitario o agente de aduanas te podrá ayudar. Sobre el coste
total, así a grandes rasgos, puedes aplicar la fórmula de:

COSTE = ( Valor FOB + Transporte ) x (1 + prima seguro %) x (1 + tipo arancel %)

Si hubieras comprado en condiciones CFR, dentro del primer paréntesis tendrías (Valor CFR +
Gastos Destino). Estos gastos te los podrá facilitar tu transitario. El seguro se tiene que tener en
cuenta para este cálculo, se contrate o no. El arancel, puede haberlo o no, tu agente de aduanas te
lo podrá indicar.

El IVA de la importación se calculará sobre el coste calculado arriba.

FINANCIACIÓN DE LA IMPORTACION
Hablar hoy en día de financiación es casi utópico y realmente dependerá de las relaciones que
tengas con el banco. El proveedor, sobre todo si es la primera operación, no te dará condiciones
de crédito y seguramente te exija pagarle una parte por adelantado (20%-40%) y el resto contra
entrega de documentos. Eso quiere decir, que una vez embarque la mercancía, le haces la
transferencia bancaria del importe restante y entonces te envía los documentos. Por documentos
se refiere al conocimiento de embarque necesario para retirar la mercancía. En ocasiones, en lugar
de enviártelo por courier con el coste y riesgo de pérdida asociados, les puedes pedir que hagan
un “BL Express”, que quiere decir que el transitario en destino no te pedirá el conocimiento de
embarque para hacerte entrega de la mercancía.

DOCUMENTOS IMPORTACION
Para efectuar una importación, como regla general te harán falta los siguientes documentos:

 Factura comercial: se trata de la factura emitida por el proveedor, donde se ve claramente

tu razón social y dirección, los suyos, la descripción de la mercancía, el precio y las
condiciones de venta (por ejemplo, “FOB Shanghai” o “CFR Barcelona Port”).
 Packing List: en este documento el proveedor debe realizar de forma clara y precisa una
lista con el contenido del envío, identificando los bultos, el peso unitario y total, las
medidas de cada bulto, cuando sea posible las referencias, etc. Es especialmente
importante en el caso de los grupajes.
 Conocimiento de embarque: llamado en inglés Bill of Lading (BL), es el documento que
expide el transitario en origen y que entrega a tu proveedor. En general, tu proveedor te
lo hará llegar a ti cuando le hayas pagado (o antes si tienes condiciones de crédito) y es
con este documento que el transitario te podrá hacer entrega de la mercancía. Debes
prestar especial atención al número de originales que el propio BL (pronunciado ‘be ele’)
menciona: te harán falta todos para que te entreguen la mercancía. Excepción a esto es
que, como se explicaba arriba, el BL sea de tipo “Express” en cuyo caso el BL no será
necesario para tener la mercancía aunque sí para realizar el despacho de aduanas.
 Certificado de origen: si por la mercancía y el origen de la misma ésta está sujeta a
gravamen arancelario pero se puede acoger a algún tipo de beneficio, será necesario el
documento oficial que pruebe, precisamente, ese origen. Generalmente se tratará de un
“FORM A”.
  Hay más documentos y certificados que pueden ser requeridos según el tipo de productos
(alimentos, del mar, cosméticos y sanitarios, fauna y flora, efectos personales, ropa,
calzado, etc.).

IMPORTAR COMPRAS HECHAS POR INTERNET

Hay quien piensa que por el hecho de comprar por internet no aplica la regulación de aduanera.
Nada más lejos de la realidad. Si se trata de una importación, poco importa que se compre en una
página web o de otra forma, se deberán observar los mismos controles y mecanismos de
importación que si traemos 5 contenedores de 40’. Es cierto que en ocasiones, si lo comprado es
de reducidas dimensiones, el proveedor chino declara el envío como muestras dando un valor muy
inferior al real. Es cierto que en ocasiones, esto ‘cuela’ y uno se ahorra el despacho de aduanas, los
impuestos, etc. Pero no es menos cierto que se trata de una ilegalidad, que puede suponer altos
costes en caso de que la Aduana inspeccione el envío y que fiscalmente, uno tendrá
complicaciones para deducirse el coste real de la importación (por el pago al proveedor) sin el
correspondiente DUA por el valor correcto.

Se compre como se compre, nuestro consejo es declarar siempre la realidad de los comprado.
Ningún transitario o agente de aduanas serio, especialmente si es OEA, podrá prestarse a este tipo
de operaciones de engaño a la Aduana, además de que sería hacerle un flaco favor a su cliente.

ELECCION DEL TRANSITARIO PARA UNA IMPORTACION

Elegir el transitario idóneo para realizar importaciones es muy importante. Algunos de los
parámetros que un importador debe tener en cuenta es:

Tamaño: hay quien piensa que un transitario multinacional muy grande es mejor porque le da
seguridad mientras que hay quien prefiere trabajar con uno muy pequeño porque el servicio es
más personalizado. Quizás la clave sea encontrar uno mediano donde tenemos lo mejor de ambos
lados.

Países donde tiene presencia: según de dónde se quiera importar puede ser importante,
aconsejable o irrelevante que el transitario tenga su propia casa. Por ejemplo, para importar de
China es importante que el transitario tenga sus propias oficinas allá, pues no siempre es fácil
entender los problemas que habitualmente se producen en el país asiático. Sin embargo, para
importar por ejemplo de Estados Unidos, donde todo es más fácil, el contar con oficinas propias es
menos importante.

 Servicio: el servicio siempre es importante. En general, transitarios de tamaño medio

suelen dar mejor servicio que las grandes multinacionales o los muy pequeños.
 Precios: esto es lo más fácil de comparar, aunque ojo con las cotizaciones de algunos
transitarios, que no son claras. En ocasiones, es mejor pedir un precio “todo incluido”.
 Especialización: según la mercancía que se quiera importar, es importante que el
transitario sea un especialista de esa mercancía. Por ejemplo, no es lo mismo hacer
importaciones de material de construcción, que de material sanitario, productos
cosméticos, productos perecederos, maquinaria, etc.