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CURSO ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS

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SENAI – Departamento Nacional

Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti
Diretor-Geral

Departamento Regional do SENAI-PI

Ewerton Negri Pinheiro
Diretor Regional

Centro de Formação Profissional “Cândido Athayde”

Mônica Patrícia Mota Lins Lira
Gerente/Diretora

MISSÃO DO SENAI/PIAUÍ

O SENAI/PI tem por missão contribuir para o desenvolvimento sócio-

econômico sustentável do Estado, promovendo a educação para o trabalho e a
cidadania através da prestação de informações, assistência técnica tecnológica
e da absorção e difusão de tecnologias, atendendo prioritariamente à indústria.

MISSÃO DO C.F.P. “CÂNDIDO ATHAYDE”

Contribuir para o desenvolvimento da indústria do Estado, através da Educação

Profissional, Assistência, Informação Técnica e Tecnológica, priorizando a
região da grande Teresina.

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Evento - Definição

A origem da palavra é do do latim "eventu", onde dentre os conceitos

apresentados podemos adotar a expressão "acontecimento". Acontecer, por
sua vez, vem do latim "contigescere", ou seja, ser ou constituir fato de
importância na vida social ou em outros âmbitos. Assim, levando-se em conta
a correlação existentes entre "eventos & acontecimento", definimos de
EVENTO como iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidade
diversas, tais como: comemorações, festividades, intercâmbio de
conhecimentos & experiências, troca de informações, etc.

Portanto, dada a abrangência do termo, evento pode ser uma simples reunião
de negócios ou, até mesmo, um amplo congresso técnico & científico.

Tipologia dos eventos

Antes de tratarmos da classificação dos eventos é importante abordamos

alguns conceitos de eventos. Existem muitas definições complexas, mas ainda
nenhuma em comum acordo entre os autores; depois de várias análises sobre
o conceito de eventos, a que nos parece mais sucinta e propícia para o
profissional organizador de eventos é a seguinte:

"Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE,

1999, p. 117).

A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de

decidirmos qual evento será executado para a idéia na qual tivemos. Existem
várias formas de se classificar eventos, apresentamos a seguir algumas
tipologias apresentadas pelos autores.

Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: "a reunião
caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do
encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar

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questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de
atividade".(MEIRELLES,1999,pág.30).

Ainda sobre a reunião podemos dizer também que se assemelha com eventos,
pois precisa ser planejada, ter convite, infra-estrutura e relatório para poder
acontecer e atingir os objetivos.

Baseada no autor Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em Como administrar

reuniões, MEIRELLES (1999, pág. 25) apresenta a tipologia dos eventos tendo
como embrião a reunião:

• Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na

discussão - palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista,
entre outros.

Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação

entre as pessoas e na confraternização - coquetel, café da manhã, almoço,
jantar, brunch, happy hour, entre outros.

Competitivas: concurso, torneios, entre outros.

Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile,

lançamento de produtos, inauguração, entre outros.

No tópico acima, apresentamos uma forma de fácil compreensão para

classificar os eventos quanto sua tipologia, já que muitos autores somente
descrevem os eventos, mas não os classificam como dialogais, ou competitivos
e assim por diante, dizendo apenas o que são, sua definição, e não em que
contextos estão inseridos. É importante lembrar que devido à abrangência dos
eventos, não devemos observar apenas esta classificação, mas também sua
categoria e áreas de interesse.

Quanto à classificação por categoria, NETO (1999, p. 25), retrata uma gama de
eventos, podendo assim ser resumido: Eventos especiais, de participação,
permanentes, esporádicos, únicos, de oportunidade, de massa, de nicho,

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promocionais de marca, promocionais de produtos e serviços, locais,
regionalizados e globais.

Na realidade o mais importante destas classificações é ter a informação correta

para se planejar um evento de acordo com o objetivo, por exemplo, se o
objetivo é atrair pessoas para discutir um assunto de uma determinada área,
chamar este encontro de conferência, ao invés de fórum, ou então não
identificar a área de interesse, ou não saber distinguir um evento competitivo
de um expositivo.

Quanto à definição dos eventos encontramos uma forma didática de se definir

alguns eventos, que parecem simples no nome, mas se não tomarmos cuidado
podemos confundi-los e acabar atraindo um público não esperado, ou
literalmente não executar o evento planejado, já que nossos objetivos não
serão atingidos:

Ciclo de palestras: é uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto

desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se
complementam. Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes,
especialistas no assunto.

Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve

determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição,
responde perguntas.

Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações

diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus
participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar,
desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em
módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas,
sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos
ou grupos de trabalhos.

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Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente
busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a
homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.

Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser

tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem
restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para
garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do
consenso e no registro de opiniões significativas.

Inauguração: é um evento formal de alta representatividade social, e portanto,

requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento
complexo, portanto, não deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o
descerramento de uma guarnição que envolve uma bela placa comemorativa.

Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um

mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de
idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus
pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa
ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar.

Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em

levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu
entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao
tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no
intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O
comum é que perguntas ocorram após o término da palestra.

Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo

custo. Na maioria das vezes é feita na própria instalação (residência, escola,
escritório, empresa) ou em clubes, objetivando atender às necessidades e às
satisfações pessoais ou sociais.

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Reunião: é o encontro de duas ou mais pessoas para o exercício de alguma
atividade. Elas podem ser formais ou informais.

Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível

de conhecimento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será
tratado. Divide-se em três fases: Exposição, discussão e conclusão.

Sessão de autógrafo: é o encontro do autor de um livro com o seu público.

Com certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatória e um
autógrafo. O autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas
pesquisas, quanto ao tipo de pessoas que ele está sensibilizando com a sua
escrita: expectativas, suas necessidades, etc.

Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente,

dentro de normas pré-estabelecidas.

Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas

pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de
prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc.

Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade é

promover o aprendizado de forma prática. (MARTINS, 1999, p. 77-81).

É importante salientar que existem definições mais detalhadas e outros tipos de

eventos que não estão descritos aqui, mas para o trabalho inicial de definição
do tipo de evento que se quer planejar, estas definições sucintas são um bom
começo e abordam os eventos dialogais mais utilizados, cujas dúvidas
aparecem com maior freqüência.

Quando tratamos de eventos baseados nas reuniões coloquiais sociais, como

brunch, happy hour, almoço e jantar adotamos esta definição:

Brunch (breakfast + lunch) - tipo de evento criado nos Estados Unidos e

adotado com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um café da manhã - almoço
servido em estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idéia ou

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produto a um grupo de pessoas, não exigindo contigüidade física entre os
participantes.

Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os

doces e salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se
trata de um café da manhã-almoço, horário no qual os estômagos estão vazios.
Tortas salgadas e sanduíches podem ser servidos com bolo inglês, pãezinhos,
pães de queijo, frios e queijos são bem-vindos. Próximo da hora do almoço,
empadas, coxinhas. Sucos, café, chá, leite podem estar lado a lado com
coquetéis de frutas. Não abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor
alcoólico, principalmente na primeira fase do evento.

Além do seu conceito empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais

de semana, quando os horários são mais flexíveis e as pessoas acabam
fazendo duas refeições em uma só. O horário ideal para sua realização é das
10:00 às 14:00 horas.

Happy Hour: empresarialmente, trata-se de um evento caracterizado por um

drink, sempre ao final da tarde, utilizado como política de entrosamento da
empresa. É dirigido a um número limitado de participantes, que se reúnem em
local adequado - bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimização do
relacionamento, entre drinks, canapés e uma boa conversa.

Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salão,

sendo o horário ideal para sua realização das 17:30 às 19:00 horas.

Almoço ou jantar: evento utilizado para comemorações, confraternizações e

consolidação entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal do que o
almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial
adequados à ocasião. (MEIRELLES, 1999, págs 49- 55).

Quanto as definições de coffee-break, coquetel, café da manhã, temos:

Coffee-break: é conhecido como a famosa "paradinha para o café", ocorrendo

em reuniões de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes é

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utilizada uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de
quinze minutos, ocorrendo ocasionalmente entre às 10:00 e às 15:00 horas.
São servidos dois tipos de biscoito, pão doce, um tipo de salgado, suco de
laranja, chá, café, leite, mel, geléias e manteiga.

Breakfast: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente informal e sadio.

Envolve alimentos ricos em proteínas, cereais e vitaminas e pode ser realizado
das 6:00 às 10:00 horas.

Coquetel: é um tipo de reunião social prática e rápida, em que as pessoas

ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a comunicação
entre as pessoas. Realizado por inúmeros motivos (homenagear alguém,
inaugurações, comemorações, etc), permite reunir um número maior de
pessoas, durante um determinado período, geralmente das 19:00 às 21:00
horas, sem dar muito trabalho aos anfitriões.

Um coquetel pede um cardápio simples: patês, torradas, petiscos, salgadinhos

quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em
quatro S:

Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;

Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;

Sorrir: apresentar espírito de festa, ser agradável;

Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetéis,

nunca ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, págs.

Palestra, Seminário, Curso, Treinamento ou Workshop?

Defina claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de organizar

seu evento. Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê
preferência a um curso, treinamento ou workshop.

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Palestras, Seminários, Workshops, Treinamentos ou Cursos , Saiba escolher:

Duração - Se for palestra, não pense que quanto menor o tempo, menor o
preço. É mais difícil falar bem em pouco tempo do que ficar horas enrolando.
Mark Twain dizia que para fazer um discurso de 5 horas ele precisava de 5
minutos para se preparar. Para falar 5 minutos ele precisava de 5 horas (ou
algo assim).

 PALESTRAS - Expectativa e Resultados - Não espere que uma

palestra de uma hora irá ter o efeito de um curso de pós-graduação.
Palestras servem de pontapé inicial ou amarra final de um conjunto de
ações da empresa, nunca para ensinar os detalhes de qualquer assunto.

Generalista ou especialista? - Se for uma palestra técnica, contrate um técnico

especializado em sua área. Caso contrário, dê preferência a palestrantes que
falem de conceitos gerais e evite os que pensam que entendem e podem dar
palpites sobre as particularidades de seu negócio. Não se iluda. Em meia hora
de conversa ninguém é capaz de entender os detalhes do processo que você
utiliza na fabricação dos petroleiros em seu estaleiro. Depois de sair de sua
empresa ele provavelmente irá fazer uma palestra para costureiras de uma
confecção de biquinis ou universitários especializados em fermentação da
cevada.

Palestrantes - Saiba escolher dentre os perfis de palestrantes.

- O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para

eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participação de familiares
dos colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com

uma maior carga de entretenimento. Neste caso você pode contratar, além do
palestrante, um mágico, um comediante, um circo, ou uma peça de teatro
empresarial. Fique atento para não levar palestrante boca-suja em eventos
com a participação de familiares e crianças, para evitar constrangimentos. Se o

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assunto tiver um foco muito técnico e específico, prefira um consultor técnico
com habilidade de comunicação e bem-humorado.

Preço - Não escolha o palestrante pelo preço, mas pelo que ele poderá
acrescentar ao seu evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer
resultados de pouco valor . Lembre-se de que o palestrante é apenas parte de
seu investimento. O custo maior está na soma do tempo de todos os
participantes que estão ali para ouvi-lo. Provavelmente você gastará também
com hospedagem e passagens aéreas. Não gaste querosene de jato para levar
alguém ruim só por ser mais barato. Uma caneta barata que não escreve é
cara.

Preparo do palco para o palestrante em eventos. Bastidores - Jamais

sobrecarregue o palestrante com problemas relacionados aos preparativos do
evento e nem faça pressão, se quiser que os resultados sejam motivadores.
Lembre-se de que ele também é humano e sujeito a variações em seu estado
de ânimo e humor. Se receber uma carga grande de estímulos negativos antes
da palestra poderá ter seu próprio ânimo abalado, entrar em depressão e até
morrer no palco.

Atividades extras - Se o palestrante chegar com poucas horas de

antecedência para a palestra, evite programar um grande número de atividades
extras. Não o leve para visitar todos os pontos turísticos de sua cidade e nem
adianta apresentar políticos e empresários locais porque ele provavelmente
estará com a cabeça no evento e se esquecerá dos nomes. Lembre-se de que
seu palestrante irá precisar de toda a energia possível para fazer um bom
trabalho no palco. Se a palestra for na primeira hora da manhã, não o convide
para aquela festa de varar a madrugada. Evite cansá-lo. Ele é o único que não
pode dormir durante a palestra.

Jantares - No caso de jantares, é preferível que a palestra seja antes do jantar

e que o serviço comece apenas ao final. A circulação de garçons e o serviço
de bebidas e alimentos durante a palestra prejudica a atenção do público e a

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concentração do palestrante. Como avisam as placas em zoológicos, evite
alimentar o palestrante antes da palestra. Ele poderá fazer sons engraçados
enquanto fala.

Tempo de duração da palestra

TEMPO - O tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15

minutos para perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de
palestra motivacional, por reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo
maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for
mais expositiva e menos motivacional ou de impacto. Treinamentos, cursos e
workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um café a cada duas horas e
intervalo para o almoço. Neste caso evite feijoada e caipirinha no cardápio.

Auditórios e disposição de assentos em palestras, seminários e eventos.

Agenda - Depois de planejar a agenda de seu evento, elimine uma atividade

ou reduza o tempo de todas. Dificilmente você conseguirá fazer com que o
intervalo de quinze minutos dure exatamente isso ou que uma palestra de uma
hora não passe alguns minutos do prazo. Eventos com agenda espremida
acabam criando uma sensação de estresse nos palestrantes e participantes. É
preferível prever prazos flexíveis para evitar que o palestrante omita o fim da
piada só porque o tempo está esgotado.

Avisos - Se precisar avisar os palestrantes do tempo, dê preferência a

recepcionistas com cartazes de 15, 10 e 5 minutos postadas no fundo, atrás do
público, e nunca na frente. Calcule uma margem, pois o palestrante pode se
empolgar, mas se ele continuar lá duas horas depois do tempo regulamentar,
desligue o microfone, apague as luzes e entregue a ele as chaves do auditório.

Assentos - Em auditórios improvisados, disponha os assentos em semicírculo

para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. Uma leve torção do
pescoço reduz a oxigenação do cérebro e causa sono. Uma torção severa

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pode causar a morte. Em treinamentos ou workshops, dê preferência a uma
disposição do tipo espinha de peixe (é modo de falar) com mesas para
dinâmicas e atividades. Calcule com cuidado o tamanho da sala em palestras
ou treinamentos que envolverem atividades de interação com o público.
Ninguém quer que ocorram pisoteamentos em seu evento.

Iluminação de palco e platéia em palestras, seminários, cursos e

workhops.

Iluminação - Verifique se a iluminação não é demais para a tela do projetor

(data-show), ou pouca para a platéia (causa sono). Iluminação suave sobre a
audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante.
Saiba exatamente onde estão os interruptores e que lâmpadas eles acendem
ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminação durante a palestra para
passar um vídeo, por exemplo. Se apagar totalmente as luzes da platéia e
jogar um canhão de luz sobre o palestrante isso o ajudará a perder peso, mas
é provável que ele comece a enxergar bolinhas no canto dos olhos e fique sem
saber se ainda tem alguém assistindo ou já foram todos embora.

Lei de Murphy - Se existir um fio ou cabo elétrico no chão sem estar protegido
por um carpete ou fita adesiva, alguém irá tropeçar nele, apagar o projetor,
derrubar o notebook ou as duas coisas.

Preparo do palco para o palestrante em eventos.

Palco - Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve
ficar muito próxima da beirada do palco, para evitar que o palestrante quebre o
pescoço. Nem muito próxima da tela no fundo, para evitar que os componentes
da mesa torçam o pescoço. Se existir algum alçapão no piso do palco,
mantenha-o fechado, salvo para o caso do palestrante ser também mágico e
querer desaparecer durante a palestra.

Mesa - Certifique-se de colocá-la distante da beirada do palco, para o

palestrante ter espaço para se movimentar. Lembre-se de que é melhor colocá-

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la em diagonal numa das laterais do palco ou pedir aos seus componentes
para retornarem aos seus lugares durante a palestra, a menos que eles
queiram ver o palestrante pelas costas. Como qualquer pessoa, o palestrante
não fica muito à vontade com pessoas atrás de si. Além disso, expressões de
desinteresse, bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou não,
poderão influenciar negativamente o público.

Auditórios e salões para palestras e eventos - obstáculos para o

palestrante.

Obstáculos - Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos

que criem uma barreira entre o palestrante e o público. Grandes espaços como
pistas de dança entre o palco e os participantes causam um efeito de
distanciamento e devem ser evitados. Se existir uma pista de dança, peça às
pessoas para não dançarem durante a palestra.

Tela de projeção para palestras e apresentações em power-point

Tela de Projeção - Deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da

audiência), para ele apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o
microfone com a direita. Inverta as instruções se ele for canhoto. Se forem três
as telas, como em grandes eventos, provavelmente o palestrante só apontará
para uma. Observe a mão do palestrante antes de começar. Se tremer demais,
para o bem dos presentes, não deixe o apontador a laser na mão dele.

Equipamentos para eventos e palestras: microfones, datashow,

apontador, cabos, conexões Equipamentos - Microfones, equipamento de
som e projetores devem estar instalados e testados com antecedência. Use
sempre baterias novas e tenha um ótimo microfone na reserva, porque
certamente será ele o titular após os primeiros cinco minutos de palestra.

Projetores e datashow para palestrantes, conferencistas e keynote

speakers

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Projeção - Prefira que o palestrante faça a mudança dos slides. Para isto
devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o
datashow e o amplificador de som ou um controle remoto. Se o palestrante
trouxer sua apresentação em pen-drive, CD ou disquete, instale com
antecedência. Se trouxer em transparências ou vier com uma caixinha de giz e
apagador, é melhor procurar um palestrante mais novo.

Operador em palestras para a troca de slides.

Operador - Apenas em último caso a mudança dos slides deve ser feita por
um operador. Se não existir controle remoto para a mudança ou o notebook
estiver longe do palestrante, dê bastante café ao operador, amarre seu pé na
cadeira e certifique-se de que ele esteja ouvindo bem. Não se preocupe,
porque depois de duas horas o público acabará se acostumando com a frase
"O próximo, por favor!"

Microfones para palestrantes - lapela, mão, orelha, cabeça etc. Microfones -

Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os
lados. A colocação de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do
palestrante entrar em cena e ele deve saber como ligá-lo. Avise o palestrante
para desligar o microfone de lapela quando for ao banheiro ou conversar
assuntos sigilosos durante o intervalo.

Amplificação de som em palestras, seminários e eventos.

Som - Se o palestrante utilizar som de seu próprio notebook, providencie

amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de
fone de ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam músicas ou filmes
durante a apresentação. Se a execução dos vídeos e áudios for feita por
terceiros sob o comando do palestrante, não espere por um sincronismo
perfeito.

Serviço de palco, bastidores e camarim para palestrantes e

conferencistas.

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Água - Coloque um copo e garrafa de água à disposição do palestrante. Evite
que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para
abastecer copos, pois roubam a atenção do público. Quando o garçon derruba
a bandeja, então, nem se fala. Se o palestrante exigir água Perrier, diga para
ele ir buscar. Não o garçom, o palestrante.

Circulação de recepcionistas, garçons e fotógrafos em palestras e

eventos.

Circulação - Evite que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem

na área do palestrante. Alguns palestrantes não permitem filmagens (pode me
filmar à vontade), portanto é melhor perguntar antes para evitar embaraços.

Ambiente de palestras, seminários e workshops.

Programa prévio – Alguns profissionais contratados para cuidar do áudio e

vídeo costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as
pessoas chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores
costumam passar seus próprios vídeos. Em nenhuma hipótese ligue o projetor
em algum canal de TV com filmes ou noticiários deprimentes. Novela, então,
nem pensar. A plateia vai pedir para o palestrante esperar até acabar o
episódio.

Música ambiente - É aconselhável ter música ambiente antes (mais alto para
animar) e depois (mais baixo para as pessoas conversarem) da palestra. Dê
preferência a um jazz instrumental com ritmo alegre. Se conseguir se infiltrar no
evento de seu concorrente, aí sim você pode tentar dar ao operador do som um
CD de pagode numa caixinha do Ray Charles. Desligue a música antes de
começar a palestra, obviamente.

Recepcionistas para eventos com palestrantes

Plateia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as

primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala.
Assentos vazios entre o palestrante e a plateia criam distanciamento e

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prejudicam o sucesso da palestra. Se as recepcionistas forem muito bonitas, é
melhor que fiquem no fundo do auditório durante a palestra.

Mestre de cerimônia (mestres de cerimônia) para palestras e eventos.

Abertura - O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante,
dar avisos de duração e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares, pedir
para que desliguem os celulares, insistir no desligamento dos celulares e,
finalmente, recolher os celulares. Mesmo assim muita gente não irá obedecer e
alguns conversarão alegremente em voz alta como se estivessem sozinhos na
caverna de onde saíram.

Perguntas para o palestrante, keynote speaker ou conferencista.

Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado de

antemão pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos
para questões escritas cuidarão da seqüência de perguntas. Dê preferência a
perguntas feitas por escrito. Por razões óbvias, é melhor não franquear o
microfone para perguntas da plateia em véspera de eleições.

Coffee-break e intervalos em eventos com palestrantes, keynote speakers,

conferencistas...

Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os

participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o
networking e renovar o ângulo de visão. Em grandes eventos é bom avisar que
os participantes levem seus objetos de valor ou alguém levará. Lembre-se de
que seu evento não acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete, toalhas
e papel em quantidade suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a
palestra, não durante os intervalos.

Mestre de cerimônias - Jamais deverá continuar no palco verificando seus

papéis durante a palestra ou conversando animadamente nos bastidores.
Também não deve se colocar ao lado do palestrante durante a finalização da

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palestra, e nem ficar consultando o relógio, para não desviar a atenção do
público.

Encerramento de palestra pelo mestre de cerimônias.

Finalização - O mestre de cerimônias deve reassumir no final para acordar os

presentes, dar avisos de horários, indicar o local do intervalo (se houver) e
fazer uma breve descrição da próxima palestra, solicitando o retorno rápido da
audiência a seus lugares. Provavelmente quando ele terminar de falar tudo isso
o pessoal já terá saído para disputar o coquetel ou o pão de queijo.

 Como fazer a apresentação do palestrante.

Apresentar o palestrante. Apresentação - Apresente o palestrante rapidamente,

sem ler currículos enormes ou exagerar nos adjetivos. Se elogiar demais, o
público pode criar uma falsa expectativa e se decepcionar. Deixe que o próprio
palestrante venda seu peixe pela sua atuação. Ou não.

Sugestão de apresentação:

Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [tema]. Mario Persona é autor
de vários livros de marketing, carreira e negócios. Além de palestrante, é
consultor e professor de estratégias de comunicação e marketing. Mario
Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios,
marketing e desenvolvimento pessoal e profissional. Com vocês, para falar
sobre [tema ]: Mario Persona!

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Dicas para a Realização de Eventos

 O Planejamento é fundamental, quando se pretende realizar um evento.
 Descreva os objetivos e estratégias de trabalho, elabore a programação,
orçamento e cronograma de atividades.
 Todas as ações devem ser previamente estabelecidas para garantir o
sucesso do evento.
 Construa a metodologia que irá nortear os trabalhos.
 Verifique datas e horários possíveis para a realização do evento,
considerando outros eventos regionais previamente agendados,
destinados a um público comum.
 Organize a equipe de trabalho, delegando funções a cada integrante.
Centralizar as ações pode ser prejudicial.
 Uma equipe responsável por realizar o cerimonial do evento é sempre
necessária.
 A definição do local é muito importante, pois espaço inadequado pode
gerar constrangimentos. Ao escolher o local, deve ser feita uma análise
criteriosa, considerando o público esperado, o espaço físico disponível
e, também a facilidade de acesso.
 A captação de recursos é imprescindível, pois facilita a execução do
evento, permitindo também, que as taxas de inscrição se tornem mais
acessíveis ao público. A busca por patrocínio e apoio, requer um amplo
envolvimento da Comissão Organizadora.
 Definido o cronograma de execução, é importante priorizar sua
divulgação, pois esta vai definir o sucesso, ou não, do evento.
 Em caso de divulgação através de mídia rádio-televisiva busque
alternativas de horários de veiculação gratuitos;
 Divulgue o evento no site da Instituição, faça cartazes, folders, envie e-
mails e não se esqueça da divulgação chamada popularmente de “boca-
a boca”;

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 Nunca se esqueça que a Instituição e/ou Empresa que investe em um
evento precisa ter seu nome inserido nos mais diversos meios em que o
evento for divulgado.
 Para eventos que envolvam explanações sobre temas específicos,
procure convidar pessoas com formação adequada e, atuação na área a
ser trabalhada no evento. O perfil do palestrante deve ser adequado aos
objetivos do evento.
 É importante que todos os envolvidos no evento estejam informados da
dinâmica. Não existe coisa pior do que um participante perguntar algo no
evento e ter como resposta: Não sei!
 Defina claramente, quais os resultados esperados, antes de organizar
seu evento. Se o objetivo for discutir uma temática com aprofundamento,
dê preferência a um curso, treinamento ou workshop.
 Depois de planejar a agenda do evento, reduza o tempo de todas as
ações, pois dificilmente se conseguirá fazer um intervalo de 15 minutos
durar exatamente isso.
 Se precisar compor uma mesa de autoridades, esta nunca deverá ficar
muito perto do limite do palco e nem próxima demais da tela de fundo.
 Fique atento a emergências e imprevistos e tenha toda cautela para
resolvê-los.
 Microfones, equipamentos de som e projetores devem ser instalados e
testados com antecedência.
 Em qualquer evento lembre-se sempre dos produtos utilitários e não se
esqueça da água e copos descartáveis.
 A programação do evento deve apresentar informações gerais sobre
todos os acontecimentos.
 Os certificados são de suma importância para os participantes do
evento. Não sendo entregues ao final, dê orientações de como e onde
retirá-lo.
 Ao final uma pesquisa de opinião é necessária para saber se o evento
foi bem sucedido.

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Referências bibliográficas

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.

CORNELL, Tim. Grandes Impérios e Civilizações: O Mundo Egípcio Vol. I. Rio
de Janeiro: Del Prado, 1982.
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e
Cerimonial. São Paulo, 2000
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.

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