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Educàlia Editorial

Temario de oposiciones

PROCESOS DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA II

temario de oposiciones de PROCESOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA II


Mª José Olmedilla Salas

Mª José Olmedilla Salas

Educàlia editorial
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46100 Burjassot - Valencia
Tels. 960 624 309- 963 768 542 - 610 900 111

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Portada Temario PGA Vol II.indd 3 07/06/2017 11:34:46


TEMARIO DE OPOSICIONES DE

PROCESOS DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA II

Mª José Olmedilla Salas


Autora: Mª José Olmedilla Salas
Edita: Educàlia Editorial S.L.
ISBN: 978-84-947079-8-8
Déposito legal: V-1523-2017
Printed in Spain/Impreso en España.

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ÍNDICE
21. Impuestos en las operaciones de compraventa (II): Regla de prorrata. Exenciones, deducciones y devolu-
ciones en el Impuesto sobre el Valor Añadido. Regímenes especiales del I.V.A. Otros impuestos indirectos.
22. Los archivos: Concepto y tipos de archivos. Mobiliario, herramientas y útiles de archivo. Funcionamiento
habitual de un archivo. Sistemas de ordenación y clasificación, conservación, acceso, seguridad y confi-
dencialidad de la información y documentación. El archivo informático. El control del archivo.
23. Operatoria de teclados en ordenadores y máquinas eléctricas-electrónicas. Teclado estándar y tecla-
do extendido. Teclado QWERTY. Teclado numérico. Teclas de función. Teclas de movimiento del cursor.
Desarrollo de agilidad en el posicionamiento por filas: Fila dominante, fila base o normal, fila inferior y
superior. El ratón.
24. Procedimientos de desarrollo de destrezas en la operatoria de teclados. Indicaciones sobre la postura
adecuada. Procedimientos de desarrollo de velocidad. Procedimientos de corrección de errores. Elabo-
ración de textos y documentos. Utilización de sistemas audiovisuales en el desarrollo de destrezas.
25. El Derecho Laboral. Fuentes del Derecho del trabajo. La Organización Internacional del Trabajo. El Estatu-
to de los Trabajadores. El contrato de trabajo: Estructura, tipos y principales características.
26. Contrato de aprendizaje, contrato en prácticas, contrato a tiempo parcial, contratos de duración deter-
minada. Contrato indefinido. Otros contratos de trabajo.
27. El Proceso de contratación. Documentación relativa al proceso de contratación. Suspensión del contrato. Ex-
tinción del contrato. Oficinas de Empleo del Instituto Nacional de Empleo. Agencias Privadas de colocación.
28. Retribución de los trabajadores: El Salario: Salario Base. Complementos salariales. Clases de salarios. La
nómina: Requisitos de forma. Devengos. Deducciones. Retenciones a cuenta del Impuesto sobre la renta
de las personas físicas.
29. Cálculo y confección de nóminas y seguros sociales. Incapacidad Temporal. Legislación.
30. El Sistema de la Seguridad Social: Fines y campo de aplicación. Regímenes del Sistema de la Seguridad
Social. Entidades Gestoras y colaboradoras.
31. Cotizaciones a la Seguridad Social. Contingencias. Tipos de cotización. Determinación y cálculo de las Ba-
ses de Cotización a la Seguridad Social. Documentos de cotización a la Seguridad Social y su tramitación.
32. Relaciones laborales: Jornada y horario de trabajo. Horas extraordinarias. Calendario Laboral. Descanso se-
manal. Descanso anual. Festividades laborales. Régimen de vacaciones. Permisos. Condiciones de trabajo.
33. Las organizaciones sindicales: Estructura y organización. Los convenios colectivos. Ámbito. Contenido.
Duración. La representación de los trabajadores en la empresa. La huelga. Cierre patronal. Derechos y
Obligaciones del empresario y del trabajador.
34. El Derecho Administrativo. Fuentes. La división de los poderes. La jerarquía de las normas. Las normas y
su publicación.
35. Organización política y administrativa: Administración Central. Comunidades Autónomas. Administra-
ción Local. Organización de la Unión Europea.
36. El presupuesto del Estado: Aspectos básicos. Elementos del presupuesto. Tipos. Elaboración. Procesos y
procedimientos de aprobación del presupuesto.
37. Ejecución del presupuesto: Contratos tipo: Contratación de obras. Contratación de suministros. Contra-
tación de servicios.
38. El acceso a la Función Pública: Provisión de puestos de trabajo. Relación de puestos de trabajo. Contra-
tación de personal al servicio de la Administraciones públicas. Situaciones administrativas.
39. Derechos de los funcionarios: Representación y negociación en la Administración pública. Deberes, in-
compatibilidades y responsabilidades de los funcionarios públicos.
TEMA 21
IMPUESTOS EN LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA (II): REGLA DE PRORRATA.
EXENCIONES, DEDUCCIONES Y DEVOLUCIONES EN EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR
AÑADIDO. REGÍMENES ESPECIALES DEL I.V.A. OTROS IMPUESTOS INDIRECTOS.

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. IMPUESTOS EN LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA (II).
3. REGLA DE PRORRATA.
3.1.P rorratageneral
3.2.P rorrataespecial

4. EXENCIONES
5. DEDUCCIONES
6. DEVOLUCIONES EN EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO.
7. REGÍMENES ESPECIALES DEL I.V.A.
7.1.R égim ensim plificado
7.2.R égim enespecialdecriteriodecaja
7.3.R égim enespecialdelrecargodeequivalencia.
7.4. R égim enespecialdeagricultura,ganaderíay pesca
7.5.O trosregím enesespeciales

8. OTROS IMPUESTOS INDIRECTOS


9. CONCLUSIÓN
10. WEBGRAFÍA

Tema 21 1
1. INTRODUCCIÓN

ElIVA nuncaesun coste paraelem presario,só lo lo esparaelconsum idorfinal.P oreso se dice que el
IVA esun impuesto neutral para el empresario.Esto significaque no im portaelnúm ero de fases
productivasquetengaunproducto,pueselconsum idorpagalom ism o,elvalorañ adido.
Elm ecanism o fundam entaldelIVA esla repercusión del IVA soportado por el empresario. L a
repercusió n eseltraslado de lacargafiscaldelim puesto.Asíelem presario,cadavez que vende aotra
em presao aun consum idor,lescobra,adem ásde lam ercancíaelIVA correspondiente.Éste eselIVA
repercutido.
Cuando un em presario com praaotro em presario,tam bién le pagaelIVA ;elprim ero de ellosen este
caso,soportaelIVA (IVA soportado),hastaelm om ento en que puedarepercutiraotro em presario
que le com pre aél,o en elconsum idor final. En esto consiste laneutralidad delIVA,en que el
em presario siem pre traslada elIVA deduciendo o restando delIVA repercutido el IVA que ha
soportado.

2. IMPUESTOS EN LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA (II).

S egún laL ey 27/1992,de 28 de diciem bre delIVA,elhecho im ponible delim puesto está com puesto
porentregas de bienes y prestaciones de servicios, adquisiciones intracomunitarias e importaciones
de bienes.
L asentregasde bienesy prestacionesde serviciosrealizadasporem presariosy profesionalesen su
actividad em presarialconstituyenelprim erhechoim ponibledelim puesto.
Evidentem ente,la L ey se refiere a dar algo a cam bio de un precio por ello. Está hablando de
operacionesdecom praventa.
L asentregas de bienes lashacenlosempresarios.
L osbienesno hay que entenderlossolo con sinó nim o de objetos,puestam bién se incluyen los
derechos,yaqueunderechotam biéntienevalorpatrim onial.
P or el contrario las prestaciones de servicios son todo tipo de actividades que realizan los
denom inadosprofesionales(serviciosculturales,de ocio,de restauració n,de estética,de defensa
legal,deasesoram iento,desanidad… ).
L asprestaciones de servicios,pueslashacenlosprofesionales.
Entre em presario y profesional existe diferencia,aunque losdospuedan estar constituidosen
em presas(unasociedad lim itadao anó nim a)o serem presario individual,etc.,laley delIVA define a
losúltim ospor exclusió n,diciendo que son losque realizan elejercicio independiente (no son
asalariadosde otros) de una profesió n u oficio,com únm ente son losllam adas<<profesionales
liberales>> (abogados,arquitectos,decoradores,ingenieros,fisioterapeutas… ).
L asadquisicionesintracom unitariasde bienesque hacen losem presariosde nuestro país,cuando
adquieren o com pran aotrosque tienen su em presadentro de algún paísque pertenece alaU E
tam biénconstituyenhechoim ponibledelIVA.
L osserviciosprofesionalesse consideran prestadosen elpaísde origen de ese profesional,puesse
agotanenelm om entoqueseprestany nosepuedentrasladar.
Aunque las adquisiciones intracom unitarias solo pueden hacerlas los em presarios, existe una
excepció n:cuando un particularcom pre un vehículo nuevo en un paísde laU E,se consideraque está
realizandounaadquisició nintracom unitariadeunbien,y daorigenalim puesto.

Tema 21 2
L asim portacionesdebienesincluyendossituaciones:
 Cuandounaem presaespañ olacom praaotraqueestá ubicadaencualquierpaísqueno
pertenezcaalaU E.
 Cuandounparticularespañ olcom praenesosm ism ospaísesy quiereintroducirlosbienesen
Españ a.S inofueraasí,com praríam osbienesdeconsum o,porejem plo,enS uiza,sinque
tributáram osporconsum ir.

EN ECO N O M ÍA EN EL IVA
CO M P R A S : CO M P R A S :
 Im portació n :adquisició n de  Im portació n: adquisició n de bienesen cualquier
bienes en cualquier país paísquenopertenecealaU E.
diferentealnuestro  Adquisició n intracom unitaria: adquisició n de
bienesencualquierpaísquepertenezcaalaU E
VEN T AS : VEN T AS :
 Exportació n: ventao entregas  Entrega intracom unitaria: venta o entrega de
de bienes que hacen los bienesque hacen losem presariosde nuestro país
em presariosde nuestro paísa m iem brodelaU E.
cualquierotro.  Exportació n:ventao entregade bienesque hacen
losem presariosde nuestro paísaotrosque están
establecidosenunpaísquenopertenecealaU E.

ElIVA gravaelaum ento delvalorque añ ade cadafrase productivaaun bien desde que unam ateria
prim a,hastaque se aproxim ao vende alconsum idorfinal.Esdecir,en cadafase productivaelbien
saledecadaem presaconunvalorsuperioraldeentrada.Estadiferenciaesvalorañ adidoalbien.

3. REGLA DE PRORRATA.

L aaplicació n de lareglade prorrataprocede en elcaso de que elsujeto pasivo desarrolle actividades


em presarialeso profesionalesen lasque efectúe sim ultáneam ente entregasde bienesy prestaciones
deserviciosqueoriginenelderechoaladeducció ny otrasquenoatribuyantalderecho.

3.1.P rorratageneral

Elsujeto pasivo puede deducirse un porcentaje de lascuotassoportadasque se determ inaporel


cociente,m ultiplicadopor100,resultantedelasiguientefracció n,redondeadoporexceso
 Numerador: volum entotaldeoperacionesquegeneranelderechoadeducció n.
 Denominador: volum entotaldeoperacionesrealizadascon derechoy sinderechoadeducció n.
Am bostérm inosse calcularán paraelañ o que corresponda,redondeándose porexceso en launidad
superior.
O peracionesquedanderechoadeducirx 100
= Exceso
T otaloperacionesdelejercicio

N oseincluyennienelnum eradornieldenom inador,entreotrasoperaciones:


 CuotasdelIVA.
 Entregasy exportacionesdebienesdeinversió n.
 O peracionesinm obiliariaso financierasque no constituyan laactividad habitualdelsujeto
pasivo.

Tema 21 3
P araelcálculo delporcentajede prorratase tom ará en cuentaelvolum en totalde operaciones
delejercicio y cuálesde ellasdan derecho a deducir,pero obviam ente estosdatossó lo
podrem osconocerlosa31 de diciem bre.S in em bargo,elIVA esun im puesto de liquidació n
perió dica,debiendo presentarse declaraciones-liquidacionestrim estrales,com o reglageneral,
o m ensuales,en elcaso de grandesem presasy exportadores. Com o en elm om ento de
presentarestasliquidacionesdesconocem oslosdatosnecesariosparacalcularlaprorrata,la
ley prevé elsiguienteprocedim iento:
 S e aplicará provisionalm ente elporcentaje de prorratadefinitivo delañ o anterior (prorrata
provisional). P odrá solicitarse un porcentaje provisional distinto cuando se produzcan
circunstanciasquepuedanalterarlosignificativam ente.
 En laúltim adeclaració n-liquidació n delim puesto correspondiente acadaañ o natural,elsujeto
pasivo calculará laprorratadefinitivadelañ o y regularizará lasdeduccionespracticadasalo
largodelejercicio.

Ejemplo:U naem presacuyo porcentaje de prorrataen elejercicio anteriorfue del80% ,harealizado


encadaunodelostrim estresdeundeterm inadoañ olassiguientesoperaciones:
P R IM ER T R IM . S EGU N DO T R IM . T ER CER T R IM . CU AR T O T R IM .
Ventas sujetas y no
4.000.000 3.000.000 5.000.000 6.000.000
exentas
Ventas sujetas y
3.000.000 2.000.000 4.000.000 5.000.000
exentas
IVA soportado
600.000 400.000 700.000 800.000
com prastotales

SOLUCIÓN:
L asliquidacionesque realizará laem presalostresprim erostrim estresdelañ o,teniendo en cuentala
prorrataprovisionaldel80 % delañ oanteriorserán:
P R IM ER T R IM . S EGU N DO T R IM . T ER CER T R IM .
IVA R epercutido(21% ) 840.000 630.000 1.050.000
IVA S oportado
480.000 320.000 560.000
deducible(80% )
A Ingresar 360.000 310.000 490.000

T eniendo en cuentalasventasrealizadasen elcuarto trim estre tenem osunasventastotalesdurante


elpresenteañ o sujetasaIVA de(4.000.000 + 3.000.000 + 5.000.000 + 6.000.000 = 18.000.000),siendo
lasventastotalesde laem presaesos18.000.000 m áslasventasno sujetasaIVA que han sido
(3.000.000 + 2.000.000 + 4.000.000 + 5.000.000 = 14.000.000).De este m odo lasventastotalesde la
em presadurante elañ o han sido 18.000.000 + 14.000.000 = 22.000.000 lo que dalugaraunaprorrata
definitiva,queobtenem osaplicandolasiguientefó rm ula:

R edondeam osalnúm ero entero superiorm áspró xim o que esun82 % que será laprorratadefinitiva
quedeberíam oshaberaplicadoesteañ o.

Tema 21 4
P rocedem osa hacer losajustespertinentes,puespodríam oshabernosdeducido un82% delIVA
soportado en vez del80 % que hem osaplicado,lo que dará un ajuste positivo en elIVA anuestro
favor.

IVA soportado al 82%


TRIMESTRE IVA soportado al 80 % DIFERENCIA (AJUSTE +)
(PRORRATA DEFINITIVA)

1º 480.000 492.000 + 12.000

2º 320.000 328.000 + 8.000

3º 560.000 574.000 +14.000

4º 640.000 656.000 + 16.000

TOTAL + 50.000

3.2.P rorrataespecial

Consiste en que lascuotassoportadasen laadquisició n o im portació n de bienesy serviciosutilizados


exclusivam ente en la realizació n de operacionesque dan derecho a deducir,podrán deducirse
íntegram ente,en tanto queno podránserobjeto dededucció n lascuotassoportadasenlaadquisició n
e im portació n de bienesy serviciosutilizadosen larealizació n de operacionesque no dan derecho a
deducir. Cuando dichosbienesy serviciosse utilicen indistintam ente paralarealizació n de am bas
operacionesseaplicará laprorratageneral.
Estareglade prorratase caracteriza,en consecuencia,porperseguirladeducció n exactade lascuotas
soportadassegúnelusoquesedé alosbienesy serviciosadquiridosoim portados.

L aprorrataespecialseaplicará:
 Cuando lossujetospasivosopten porella.L aopció n se form ulará en elm esde noviem bre del
añ o anterioralquedebasurtirefecto o,en su caso,dentrodelm essiguientealcom ienzo delas
actividades,anteladelegació ndelaAEAT quecorrespondaaldom iciliofiscaldelsujetopasivo.
 Cuando elm ontante totalde lascuotasdeduciblesen un añ o naturalpor aplicació n de la
prorratageneralexcedaenun20% delqueresultaríaporaplicació ndelaprorrataespecial.

L aprorratageneralesm ássencilla,pero altiem po m enosperfecta,porlo que puede suponeruna


deducció n de lascuotasque reporte unaventajao unadesventajaparaelcontribuyente.S ise ve
perjudicado deberá asum irelperjuicio,yaque pudo optarporlaprorrataespecial.P ero sielperjuicio
esparalaHaciendapública,alexcederen un 20% elim porte de lascuotasdeduciblesporaplicació n
de laprorratageneralsobre elque habríaresultado de aplicarlaprorrataespecial,entoncesserá de
obligatoriaaplicació n laprorrataespecial.Deestem odo elT esoro lim itaelperjuicio,asum iéndolo só lo
cuandonosuperael20% .

EJEMPLO: U nsujetopasivorealizadosactividades:
 Actividad 1: origina el derecho a deducir la totalidad de lascuotassoportadas. Ventas
efectuadasporim portede4.000 euros;IVA soportado,200 euros.
 Actividad 2: no originaelderecho adeducir lascuotassoportadas. Ventasefectuadaspor
im portede1.000 euros;IVA soportado,200 euros.
ElIVA soportadoenoperacionescom unesaam basactividadesasciendea400 euros.

Tema 21 5
SOLUCIÓN
P rorratageneral: 800 x 80% = 640
P rorrataespecial:
Actividad 1 200
Actividad 2 0
Cuotascom unes(400x80% ) 320
Total deducible 520
Com paració n
P rorratageneral 640
P rorrataespecial 520
Elexcesoasciendea120 (640-520),superioral20% de520 (104).S eaplicará lareglade
prorrataespecial.

Cuandounaentidad enrégim endeprorrataadquierabienesdeinversió ndeberá regularizarlascuotas


deducidasen elañ o de laadquisició n durante loscuatro añ osnaturalessiguienteso nueve añ ossise
tratadeinm uebles.
S e considerarán bienesde inversió n losbienescorporales,m uebles,sem ovienteso inm ueblesque por
su naturalezay funció n están destinadosaserutilizadosporun periodo superioraun añ o y cualquier
otro bien cuyo valorde adquisició n no seainferiora3.005, 06 euros.En cualquiercaso,no tienen la
condició n de bienesde inversió n losaccesoriosy piezasde recam bio,lasejecucionesde obra,los
envasesy em balajesolasropasutilizadasparaeltrabajo.
L aregularizació nsó loprocederá si:

 L aprorratadefinitivadelañ o de lainversió n y ladelañ o de regularizació n difieren en m ásde


10 puntosporcentuales.
 En elañ o de adquisició n de losbienesse realicen exclusivam ente operacionesque originen el
derechoadeducció nonooriginentalderechoy posteriorm entesem odifiqueestasituació n.

L aregularizació ndelasdeduccionesinicialessepracticará delasiguienteform a:

 1º S e calculaelporcentaje de deducció n definitivadelejercicio de laregularizació n y se


com paraconlaprorrataaplicadaenelañ odelainversió n.
 2º S iladiferenciaessuperiora10 puntosporcentuales,calcularem oslacuotaque se hubiese
podidodeducirdehaberadquiridoelbienenelejercicioderegularizació n.
 3º De la referida cuota restarem osla cuota que efectivam ente se dedujo elañ o de la
adquisició n.
 4º L acuantíaresultante se dividirá por5 o por10 sise tratade un inm ueble.Elcociente
resultanteserá lacantidad aingresaroadeducircom plem entaria.

EJEMPLO: En elejercicio 2007 se adquiere unam aquinariaen elsegundo trim estre porun im porte de
100.000 euros.
CuotadeIVA soportadade16.000 euros.P rorratadefinitivaañ o2006:59% .
L asprorratasdefinitivashansido:2012,70% ;2013,85% ;2014,61% ;2015,40% ,y 2016,60% .

SOLUCIÓN
Año 2012: añ odelainversió n:
IVA soportado deducible en elm om ento de la adquisició n (segundo trim estre 2007):
(100.000 x 16% x 59% ) 9.440

Tema 21 6
Conocidalaprorratadefinitivadelejercicioresultaunacuantíadeducibleen2012:
(16.000 x 70% ) 11.200.
Deducció ncom plem entaria 1.760
Año 2013: Enesteejercicioseproduceunadiferenciasuperioralos10 puntosporcentuales
(85% -70% ),porloqueprocederegularizar:
Cuantíadeducibleenelañ odelainversió n:(16.000 x 70% ) 11.200
Cuantíadeducibleenelañ odelaregularizació n:(16.000 x 85) 13.600
Deducció ncom plem entaria:(11.200 -13.600)/5 480

Año 2014: N oprocederegularizarporquenohay unadiferenciadem ásde10 puntos(70% -


61% )

Año 2015: P rocedelaregularizació nporqueladiferenciaessuperiora10 puntosporcentuales


(70% -40% )
Cuantíadeducibleenelañ odelainversió n:(16.000x70% ) 11.200
Cuantíadeducibleenelañ odelaregularizació n:(16.000x40% ) 6.400
Ingresocom plem entario:(11.200-6.400)/5 480

Año 2016:N oprocederegularizar.


L adiferencia(70% -60% )nodifiereenm ásde10 puntosporcentuales

S ielsujeto pasivo transm ite losbienesde inversió n durante elperiodo de regularizació n,habrá que
realizarunaregularizació n portodo elperiodo que quede pendiente de acuerdo con lassiguientes
reglas:
 T ransm isió n sujetay noexenta.L aprorratadelosañ osquequedenporregularizary ladel
añ oenqueseefectúalatransm isió nesdel100% .Ahorabien,ladeducció ncom plem entaria
quepudierapracticarsenopodrá excederdelacuotarepercutidaenlatransm isió ndelbien.
 T ransm isió n sujetay exenta.L aprorratadelañ oenquesetransm itey ladelosañ os
pendientesderegularizarserá del0% .

EJEMPLO: Continuando con elejem plo anterior,elbien de inversió n se enajenaen elañ o 2015
teniendoencuenta:
a. L aenajenació nestá sujetay noexenta,repercutiéndoseIVA porim portede2.000 euros.
b. L atransm isió n está sujetay noexenta,repercutiéndoseIVA porim portede1.500 euros.
c. L atransm isió n está exentadelIVA.

SOLUCIÓN
a. L a prorrata de losañ ospendientesy la delañ o de la transm isió n será del100% . Añ os
pendientes:2015 y 2016.
b. L aprorratadelañ o en que se enajenay losrestantesserá del100% .Añ ospendientes:2015 y
2016.
c. L aprorratadelañ o en que se transm ite y lospendientesde regularizarserá del0% . Añ os
pendientes:2015 y 2016.

Tema 21 7
4. EXENCIONES

U naexenció n fiscaleslasituació n en que laley fijao determ inalasactividadesque,debiendo ser


gravadasporelim puesto,quedan exentasdelgravam en pordeterm inadascircunstanciasde política
fiscal,com o puede serelreducireste im puesto en serviciosy bienesconsideradosbásicosparael
ciudadano,y así hacerlosm ásasequibles.Estasactividadesse denom inan en laL ey 37/1992,de 28
diciem bre,delIVA operacionesexentas.Esto significadesdeelpunto devistadelconsum idor,quepor
esosbienesoserviciosnosepagaIVA.
S erecogen,en estecuadro,agrupadasporactividadeslasoperacionesexentas,aunquenoestántodas
lasestablecidasporlaL ey:

T IP O S DEACT IVIDAD O P ER ACIO N ES EX EN T AS


CO M U N ICACIÓ N T odoslosserviciosprestadospor elproveedor de servicio
postaluniversaly que respondan alaobligació n de servicio
postal universal,y no solo los servicios que hayan sido
reservadosaeseoperador.
S AN IDAD  S erviciosdehospitalizació noasistenciasanitariay
m édica.
 S erviciosdepsicó logas,logopedas,ó pticosy otros
diplom adosencentrosoficiales,reconocidosporla
adm inistració n.
 P restacionesdeestom ató logos,odontó logos,
m ecánicos,dentistas,protésicosdentales.
 T ransportedeenferm osoheridos.
P R O T ECCIÓ N DE L A IN FAN CIA Y  R ehabilitació ndeniñ osy jó venes.
L A JU VEN T U D  Custodiay atenció naniñ osm enoresde6 añ os.
 R ealizació ndecursos,excursiones,cam pam entos,
viajesam enoresde25 añ os.
AS IS T EN CIA A LA T ER CER A T am bién incluye asistencia a personas con discapacidad,
EDAD refugiados,alcohó licosy toxicó m anos.
EDU CA CIÓ N  Escolar,universitaria,deposgrado,deidiom asy de
reciclajeprofesional.
 P restació ndeserviciosdeautoescuelasde
conductoresparalosperm isosA y B
CU L T U R A  Entradasam useos,galeríasdearte,pinacotecas,
parqueszooló gicos…
 R epresentacionesteatrales,m usicales,
audiovisuales,coreografíasy cinem atográficas.
FIN AN ZAS  O peracionesdeseguro,reaseguroy capitalizació n.
 Entregadeefectostim brados.
 Depó sitosencuentascorrientesy ahorro.
 Concesió ndecréditosy préstam os.
 Giros,chequesy pagarés.
BIEN ES IN M U EBL ES  Entregasdeterrenosrústicosy noedificables.
 L assegundasy posterioresentregasde
edificaciones.
 Arrendam ientosdevivienda.
JU EGO S DEAZAR L oteríasy ApuestasdelEstado,delaO N CE.

Tema 21 8
O TRO S Derechosdeautor.

L aexenció n lo essolo paraelconsum idor.Elprofesionalo em presario hace adquisicionesaotros


em presariosalosque abonaelIVA (IVA soportado).En elcaso de dentistaque prestasusservicios,el
dentistadebe com prarm aterialquirúrgico,m édico,m obiliario,etc.,porelque pagaasu proveedorel
IVA.S ilaoperació n no fueraexentaeldentistacom pensaríaelIVA quesoportó con elque repercutiría
alconsum idor,peroalnoabonarloelconsum idorpuedepasarque:

 Elem presariooprofesionaldebe<<cargar>> conelim puestopagado.S edenom inaexenció n


lim itada.
 Enotroscasos,laHaciendaP úblicadevuelvetodoelim portedelIVA soportadoporel
em presario.S edenom inaexenció nplena.
S ería elcaso de em presasque venden bienesen Canarias,Ceuta o M elilla o a paísesque no
pertenecen alaU nió n Europea,puesen susventasno pueden cobrarelIVA,aunque sí lo hayan
soportado.

L aley 37/1992,de28 dediciem bre,delIVA establececlaram entecuálessonlassiguientesactividades:

 O peracionessujetasalim puesto son aquellasen lasque se cum ple elhecho im ponible


delIVA.
 O peracionesexentasdelIVA ,son lasactividadesen lasque se cum ple plenam ente el
hechoim ponible,pesealocual,ellegisladorlasexam inedelim puesto.
 O peracionesno sujetasalIVA son lasoperacionesen lasque faltaalgún requisito del
hechoim ponible,conloquealnodarseesteplenam ente,nohaceelim puesto.
Ellegisladorquiere que no hayadudasacercade lasoperacionessujetasalIVA y porexclusió n y de
m aneraporm enorizada,establecelasquenoloestán.
S onoperacionesno sujetas:

 L atrasm isió ndeunconjuntodeelem entoscorporalesy,en su caso,incorporalesque


form andopartedelpatrim onioem presarialoprofesionaldelsujetopasivo,constituyanuna
unidad econó m icaautó nom acapazdedesarrollarunaactividad em presarialoprofesional
quesuspropiosm edios,conindependenciadequeestastrasm isionesselesapliquenotros
tributos.
 Entregasgratuitasdem uestrasdem ercancíassinvalorcom ercialestim able,para
prom ocionarlasactividadesem presarialesoprofesionalesy lasprestacionesdeservicios
gratuitasconfinesdeprom oció n.
 Entregassincontraprestació ndeim presosu objetospublicitariossinvalorcom ercial
intrínsecoy enlosquefiguren deform aindeleblelam enció npublicitaria.
 S erviciosprestadosporpersonasfísicasenrégim endedependencia,derivadoderelaciones
adm inistrativasolaborales.
 L osserviciosprestadosalascooperativasdetrabajoasociadoporsussocios.
 Entregasdebienesy prestacionesdeserviciosrealizadosdirectam enteporentespúblicossin
contraprestació nom ediantecontraprestació ndenaturalezatributaria.
 L asentregasdedineroatitulodepago.

Tema 21 9
5. DEDUCCIONES

S e podríadecirque lasdeduccionesson el eje central del impuesto.L asdeduccionesfuncionan de la


siguientem anera:
En cadafase de laproducció n o distribució n elem presario o profesionalcobraasu cliente elIVA que
corresponden alprecio alque vende elbien o elservicio (IVA repercutido). Cuando presentaala
Hacienda P ública su correspondiente declaració n-liquidació n deduce o resta del IVA que ha
repercutido y que debe devolveralT esoro,elIVA que este sujeto pasivo soportó cuando loscom pró
paradesarrollar su actividad unosbieneso servicios,com o por ejem plo,lasm ateriasprim as,los
servicios,loselem entosde inm ovilizado.De estaform a,solo debe ingresarladiferenciaentre elIVA
repercutidodelclientey elIVA soportadoensuscom pras.
Asíescom o secum plelaneutralidad delim puestoparaelsujetopasivo.
En principio,podríam ospensarque todo elIVA que soportan losem presariosy profesionalesen sus
com prassepuedededucirelIVA repercutido;sinem bargo,estonoesasí.
L as deducciones tienen unas lim itaciones, pues el legislador pretende que solo se deduzca
ló gicam ente,ElIVA de lascom prasde bienesy serviciosque se van utilizarexclusivam ente en la
actividad em presarialoprofesional.
Ciertasoperacionesaunque sean de bienesque se utilizarán paralasactividadesem presarialeso
profesionales,lasoperacionesexentaslim itadas,nodanderechoaladeducció n.
L aregla general en lasdeduccionesesque elderecho aladeducció n se aplicaalascuotassoportadas
porelconjuntodebienesy serviciosqueseutilizan enlaactividad em presarialoprofesional.
U n requisito de estareglageneralesque estosbienesestén directay exclusivam ente dedicadosala
actividad.L aL ey creequeno cum plenestacondició nlossiguientes:

 L osbienesque habitualm ente se destinen de form aalternativao sim ultáneaalaactividad


em presarialoprofesionaly aotrasdistintas(privadas,personales,deociodelsujetopasivo).
 L osbienesoderechosqueno figurenenlacontabilidad oregistrosoficialesdelaactividad del
sujetopasivo.
 L osbienesdestinadosasatisfacernecesidadespersonaleso particularesdelsujeto pasivo,de
susfam iliaresoem pleados,salvo:
- L osbienesdestinadosalalojam iento gratuito en loslocalesde laem presadelpersonal
encargadodesu vigilanciay seguridad.
- L osservicioseconó m icosy socio-culturalesdelpersonalalserviciodelaactividad.
Existen determ inadosbienesadquiridosporelsujeto pasivo que constituyen laexcepció n aestaregla
generaldeladeducció n.

BIEN ES CO N DER ECHO A DEDU CCIÓ N N O DAN DER ECHO A DEDU CIR
Bienesde inversió n: son losbienescorporales Bienesquenosondeinversió n:
m uebles,sem ovienteso inm ueblesque por su  Accesoriosy piezasde recam bio de los
naturalezaestán destinadosaserutilizadoscom o bienesdeinversió n.
instrum ento de trabajo o m ediosde explotació n  O bras para reparar los bienes de
poruntiem posuperioraunañ o. inversió n.
P or ejem plo, un m ostrador frigorífico en un  Envasesy em balajes.
superm ercado,o una caja registradora con su  Vestuariodetrabajo.
m ueblecorrespondiente.  Cualquierbien adquiridoy cuyo valorsea
inferiora3.005, 06€
Vehículosusadosen: L osvehículosautom ó vilesse presum e que solo
 T rasportedeviajeros,m edianteprecios. están afectosalaactividad delsujeto pasivo en
 P ara enseñ anza de conductores o un 50% ,que esladeducció n que puede hacerse

Tema 21 10
pilotos,acam biodeunprecio. porsu com pra,salvoquesepruebelocontrario.
 L os usados en desplazam ientos
profesionalesde representeso agentes
com erciales.
 L osusadosen vigilancia.
 L os vehículos m ixtos usados en
trasportes de m ercancías. N o se
consideran com o taleslosvehículostipo
rancheraostationw agon.
 L os usados por sus fabricantes para
realizarpruebasoensayos.
Viajes: sise consideran gastosdeduciblesen el N o se deducen las cuotas por servicios de
IR P F,tam biénpuedendeducirseenelIVA. desplazam ientoso viajes,gastosde m anutenció n
o estancia delsujeto pasivo o de su personal,
aunqueesténrelacionadosconlaactividad.
Alim entosy espectáculos. N o se deduce laadquisició n porelsujeto pasivo
de alim entos, tabaco, bebidas espectáculos o
actividadesrecreativas.
Joyas y objetos: son deducibleslosobjetosque N o se deducen las joyas, alhajas, piedras
noesténincluidosenlacolum nadeladerecha. preciosas (diam ante, rubí, zafiro, esm eralda,
aguam arina,ó palo y turquesa) perlas,objetos
elaborados con oro platino, obras de arte,
antigü edadesu objetosdecolecció n.
Atenciones a clientes: N o se consideran N o son deducibleslasatencionesdestinadasa
atencionesen m uestrasgratuitasy losobjetosde clientes,asalariadosoterceraspersonas.
escaso valor,salvo que se trate de unaem presa
publicitaria.

R equisitosparaqueelsujeto pasivopuedaaplicarladeducció n:

 Q ue presente un docum ento que justifique laadquisició n y valordelbien (facturaoriginal,o


ensu caso,justificantecontable).
 Q uelopresenteenelplazoprevisto

6. DEVOLUCIONES EN EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO.

L ossujetospasivoscuyascuotassoportadasexcedan de lascuotasrepercutidastienen asu favorun


crédito frentealaHaciendapública,quepuedetrasladarse alasdeclaraciones-liquidacionessiguientes
paracom pensar su im porte con lacuotaaingresar resultante de aquéllas,siem pre y cuando no
hubiesen transcurrido cuatro añ os. S in em bargo, el sistem a de com pensació n puede resultar
insuficiente paradeterm inadossujetospasivos,cuando lacuantíade lascuotassoportadasexceda
continuam ente de lacuantíade lascuotasrepercutidas.En este caso procederá ladevolució n de las
cuotassoportadasenexceso.
L ossujetospasivosque no hayan podido efectuar lasdeduccionesoriginadasen un periodo de
liquidació n,por exceder continuam ente lascuotassoportadasde lascuotasrepercutidas,tienen
derechoasolicitarladevolució ndelsaldoexistenteasu favora31 dediciem bredecadaañ o.
L asolicitud se form ulará m ediante ladeclaració n-liquidació n correspondiente alúltim o periodo de
liquidació ndelañ o,esdecir,hay queesperaralafinalizació ndelejercicio.
L ossujetospasivosinscritosen elregistro de devolucionesm ensualespueden solicitarladevolució n

Tema 21 11
delsaldo asu favorexistente altérm ino de cadaperiodo de liquidació n.En caso de ejercitarlaopció n
poreste procedim iento,elperiodo de liquidació n coincidirá con elm esnatural,con independenciade
su volum endeoperaciones.

L ossujetospasivosexportadorespueden solicitarladevolució n de lascuotassoportadasen exceso en


cadaperiododeliquidació nsinnecesidad deesperaralafinalizació ndelejercicio.P araellodeben:

a)S olicitarlainscripció nenelR egistrodeExportadoresy otrosO peradoresEconó m icos.


b)Haberrealizadolassiguientesoperaciones:
 Exportacionesy operacionesasim iladasaexportacionesexentas.

 Entregasintracom unitariasexentas.

 P restacionesdeserviciosexentasporincluirseenlabaseim ponibledelasim portaciones.

 Ventasadistanciasujetasen elEstadom iem brodedestino.


Ahorabien,ladevolució n no alcanzaalatotalidad delexceso,sino que se lim itaalresultado de aplicar
eltipoim positivogeneralsobreelim portetotaldedichasoperacionesrealizadasenelperiodo.

L osviajerospodrán deducir lascuotassoportadasen lasadquisicionesde bienes,m ediante la


oportunasolicitud de devolució n.L aexenció n en elrégim en de viajerosse realizaatravésdelsistem a
dereem bolsodelascuotassoportadas.
Devoluciones a em presarios o profesionales establecidos en el T AI correspondientes a cuotas
soportadasporoperacionesefectuadasenotrospaísesdelaU E
Com o consecuenciade laincorporació n alanorm ativainternade laDirectiva2008/9/CE delConsejo,
de12 defebrero de2008,seintroduceun nuevo artículo 117 bisen laL ey delIVA ,con elfin dereducir
lascargasadm inistrativasparaloscontribuyentesporelim puesto.

L osem presarioso profesionalesque estén establecidosen elterritorio de aplicació n delim puesto


podrán solicitarladevolució n de lascuotassoportadasporadquisicioneso im portacionesde bieneso
serviciosefectuadasen laCom unidad,con excepció n de lasrealizadasen dicho territorio,m ediante la
presentació n porvíaelectró nicade unasolicitud atravésde losm odelosdispuestosalefecto en la
páginaw eb delaAgenciaEstataldeAdm inistració nT ributaria.
L arecepció n y tram itació n de estasolicitud se llevará acabo atravésdelprocedim iento que se
establezcareglam entariam ente.

P araelrégim en especialdedevolució nanoestablecidos,peroestablecidosenlaU E,Canarias,Ceutao


M elilla,dichosem presariospodrán solicitarladevolució n de lascuotassoportadasen elT AI,con
arregloalosplazosy alprocedim ientoqueseestablezcanreglam entariam ente.
L osrequisitosquedebencum plirson:

 P resentarsu solicitud de devolució n porvíaelectró nicaatravésdelportalelectró nico dispuesto al


efectoporelEstadom iem bro enelqueesténestablecidos.

 Cum plircon latotalidad de losrequisitosy lim itacionesestablecidosen laley paraelejercicio del


derechoaladeducció n,enparticular,loscontenidosenlosartículos95 y 96 delam ism a.

 Destinarlosbienesadquiridosoim portadosolosserviciosdelosquehayansidodestinatariosen el
T AIalarealizació n de operacionesque originen elderecho adeducirde acuerdo con lanorm ativa
vigente en elEstado m iem bro en donde estén establecidosy en funció n delporcentaje de
deducció naplicableendichoEstado.
L aAdm inistració n tributariapodrá exigiralossolicitantes,alaAdm inistració n tributariadelEstado
m iem bro de establecim iento o aterceroslaaportació n de lainform ació n y losjustificantesnecesarios
parapoderapreciarelfundam ento devolució n solicitaday paralacorrectadeterm inació n delim porte
delam ism a.

Tema 21 12
En elrégim en especialde devolucionesadeterm inadosem presarioso profesionalesno establecidos
en elterritorio de aplicació n delim puesto,nien laCom unidad,islasCanarias,Ceutao M elillapodrán
solicitarladevolució n de lascuotasdelim puesto sobre elvalorañ adido que hayan soportado porlas
adquisicioneso im portacionesy con arreglo alprocedim iento que se establezcareglam entariam ente,
sinm ásespecialidadesquelasqueseindicanacontinuació n:

 L ossolicitantesdeberán nom brarcon carácterprevio un representante que searesidente en elT AI


que habrá de cum plir lasobligacionesform aleso de procedim iento correspondientesy que
responderá solidariam enteconaquéllosenloscasosdedevolució n

 Deberánestarestablecidosen unEstadoenqueexistareciprocidad detrato.

S ialfinaldelejercicio econó m ico,esdecir,en el303 delcuarto trim estre,finalm ente se decide la


devolució n,tenem osque estar segurosde que lasvíasde com unicació n con Hacienda son las
correctas.Esnecesario verificarque ladirecció n fiscalestá actualizaday en elcaso de lasS ociedades
L im itadasque hayan sido incluidasen elsistem a de notificacionestelem áticas,disponer de un
certificado digital.Haciendaprevisiblem entecontestará aesasolicitud dedevolució n,paradecirsinos
devuelve lacantidad directam ente,silo com pensacon otrasdeudasque tengam oso sisolicitauna
revisió n.N o responderasusnotificacionespuede suponerunasanció n.Haciendapuede tardarde 6 a
8 m esesenhacerefectivaladevolució n,oinclusotodoelañ osiguiente.
P orreglageneral,ladevolució n de IVA no se podrá solicitarhastafinalde añ o,pero tenem osque
teneren cuentaque desde elañ o 2009,hay un sistem aalque todaslasem presaspueden acogerse
voluntariam ente,que eselde solicitarladevolució n deIVA m ensualm ente,sin necesidad deesperara
que acabe elejercicio fiscal.P araesto esnecesario acogerse alsistem ade devolució n m ensualen
noviem bre delañ o anterioralque querem osque surtaefecto.Elgran inconveniente esque sisale a
pagar,igualm entetendrem osqueabonarlacantidad m ensual.

7. REGÍMENES ESPECIALES DEL I.V.A.

Junto con elrégim en generaldelIVA,coexisten unaserie de regím enesespecialesque tienen por


objetofacilitarelcum plim ientodelasobligacionesform alesdelim puestoasujetospasivosque,obien
cuentan con escasos m edios adm inistrativos, o bien pertenecen a sectores econó m icos con
característicasespeciales.

Regímenes especiales
 R égim ensim plificado
 R égim enespecialdelcriteriodecaja
 R égim enespecialdelrecargo deequivalencia
 R égim enespecialdeagricultura,ganaderíay pesca
 R égim enespecialdelosbienesusados,objetosdearte,antigü edades.
 R égim enespecialdelasagenciasdeviajes
 R égim enespecialaplicablealasoperacionesconorodeinversió n
 R égim enespecialaplicablealosserviciosprestadosporvíaelectró nica
 R égim enespecialdelgrupodeentidades

7.1.R égim ensim plificado

Tema 21 13
Esun régim en especialque se caracterizaporque laliquidació n delIVA no se hace porelIVA
repercutido m enoselIVA soportado,sino en funció n de unade lascantidadeseconó m icasfijas
(denom inadasmódulos)establecidasporHaciendaparacadaactividad quesedesarrolle.

Elrégim ensim plificadoseaplicaalosem presarios,profesionalesy laspersonasfísicasque,entreotras


condiciones,realicen cualquierade lasactividades incluidasen laO rden M inisterialque regulaeste
régim eny quenosuperenelvolum endeingresos y degastos establecidosenlam ism aO rden.

Modalidad Modelo Plazo de presentación


Declaración ordinaria: los tres Del1 al20 delm essiguiente altrim estre que
303
prim erostrim estres seliquida.
Declaración final: cuartotrim estre Durante los 30 prim eros días del m es de
303
enero.
Resumen anual 390 S epresentadel1 al30 deenero.

Declaraciones trimestrales
P aracalcular lacantidad aingresar trim estralm ente,unaO rden M inisterialfijaparalosm ó dulos
aplicablesacadaactividad lacantidad quehay quepagarporcadam odulo.
L acuantíade losm ó dulosse calculam ultiplicando lacantidad econó m icaasignadaacadam ó dulo por
el núm ero de unidadesutilizadasen la actividad,y sum a de losm ó dulosse denom ina cuota
devengadaporoperacionescorrientes.
Elsujeto pasivo efectuaratresingresos,que se calculan aplicando un porcentaje específico paracada
actividad sobrelacuotadevengadaporoperacionescorrientes.

Declaración del cuarto trimestre


1.T resprim erostrim estres.Calculo de lacuotadevengadaporoperacionescorrientes.S e calculael
im portetotaldelosm ó duloscom oyasehaexplicadoanteriorm ente.
2. Calculo de lacuotasoportadapor operacionescorrientes. L acuotasoportadapor operaciones
corrienteseslasum ade:
 L ascuotassoportadasenlascom prasdelejercicio.
 El1% delim porte de lascuotasdevengadaspor operacionescorrientesen concepto de
cuotassoportadasdedifíciljustificació n.
3.Cuarto trim estre.Cuotaderivadadelrégim en sim plificado.L acuotaanualderivadadelrégim en
sim plificadosecalculaalfinaldelejercicioy será lam ayordelasdoscantidadessiguientes:
 L adiferenciaentrelacuotadevengaday lacuotasoportadaporoperacionescorrientes:
 L acuotam ínim aresultantedeaplicarelporcentajefijadoporlaO rdenM inisterial.

7.2.R égim enespecialdecriteriodecaja

Esun régim en voluntario alque pueden acogerse losem presariosy profesionalesalpresentar la


declaració n de com ienzo de actividad o en elm esde diciem bre delañ o anterioralde com ienzo de la
aplicació n.

Tema 21 14
P uedenacogerseaesterégim enespeciallossujetospasivosconunvolum endeoperacionesinferiora
2 m illonesdeeurosanuales.
Q uedan excluidoslossujetospasivoscuyoscobrosen efectivo respecto de un m ism o destinatario
duranteelañ onaturalsuperenlos100.000 euros.

Elrégim en especialpuedeaplicarseatodaslasoperacionesrealizadasen elterritorio de aplicació n del


im puesto,quedando excluidaslasacogidasa algún régim en especial,lasintracom unitariasy las
exportacioneseim portaciones.

 L asfacturasexpedidascontendránlam enció n“R égim enespecialdelcriteriodecaja”.


 Enellibroregistrodefacturasexpedidassedebeincluirlasiguienteinform ació n.
1. L afechadecobroy su im porte.
2. L acuentabancaria

L ossujetospasivosque reciban unafacturaen este régim en especialestán obligadosaincluiren su


libro registro lasfacturasrecibidaslasfechasde cobro y elnúm ero de cuentabancariao elm edio de
cobro.

Básicam ente,este régim en consiste en que solo se ingresaraelIVA de lasfacturascobradasy se


podrá deducirelIVA delasfacturaspagadas.

A. IVA Repercutido
Elim puestosedevengaraen elm om entodelcobro,yaseatotaloparcialdelim portepercibido.
B. IVA Soportado deducible
L ascuotassoportadasse pueden deduciren elm om ento delpago totalo parcialdelprecio de los
im portessatisfechoso,sieste no se haproducido,el31 de diciem bredelañ o inm ediato posterior
aaquelenquesehayarealizadolaoperació n.
C. Deducción por los destinatarios de las operaciones del régimen especial
L ossujetospasivosno acogidosaeste régim en,pero que sean destinatariosde lasoperaciones
incluidasen elm ism o,no podrán deducirlascuotassoportadasque no hayan pagado totalo
parcialm entelasm ism as.

7.3.R égim enespecialdelrecargodeequivalencia.

Esun régim en obligatorio aplicable exclusivam ente en lasoperacionesde com praventarealizadaspor


comerciantes minoristas que sean personas físicas.

Requisitos:

 R ealicen entregasde bienesm uebleso sem ovientessin haberlossom etido aproceso de


transform ació n.
 Q ue lasum ade lasentregasrealizadasaclientesfinalessupere el80% deltotalde las
entregasrealizadas.

Cuando el proveedor envía m ercancías a com erciantes m inoristas incluidos en este régim en,
repercutenenlam ism afacturadelIVA y unrecargoespecial,perodeform aseparada.
Elrecargodeequivalencialo declaray loingresan,juntoconelIVA,losproveedores.

Tema 21 15
Se debe:
 Acreditarantesusproveedoreselhechodeestarsom etidosalrégim enespecial.
 Expedirfacturacuando eldestinatario de laoperació n seaem presario,o cuando asíse lo
exija.

7.4. R égim enespecialdeagricultura,ganaderíay pesca

Esun régim en voluntario aplicablealostitularesdeexplotacionesagrícolas,forestales,ganaderíaso


pesquerasquecum planlascondicionessiguientes:
 Q ueseanpersonas físicas.
 Q uenohayanfacturadoelañ oanteriorm ásde300.000€.

L osem presariosincluidosen este régim en no tienen laobligació n de repercutirniingresarelIVA por


lasventasde losproductosobtenidosen susexploraciones,así com o porlaentregade bienesde
inversió nutilizadosensu actividad quenoseaninm uebles.Com oconsecuencia,nopuedendeducirlas
cuotassoportadasen susadquisiciones.P orno poderdeducirelIVA soportado en susadquisiciones,
tienen derecho aobtenercom pensació n cadavez que vendan susproductos.Estacom pensació n es
deducibleparaelem presario quelapaga.

L acom pensació n eslacantidad resultantedeaplicaralabaseestosporcentajes:

Actividades agrícolas o forestales 12%

Actividades ganaderas o pesqueras 10,50%

L abasedelacom pensació n eselprecio de venta de los productos, sin incluirlostributosindirectosni


losgastosaccesorios,com otransportesy em balajes,cargadosseparadam entealcom prador.
L ossujetospasivosque hayan pagado lascom pensacionespodrán deducir su importe y,paraello,
deberán tenerelrecibo delpago de lacom pensació n firm ado porlosvendedores,que constituirá el
justificante delaoperació n.

Obligaciones
 S olicitarelN IF
 P resentardeclaració ndecom ienzo,m odificació nocesedeactividades.M odelo037.
 L levarunlibroregistroenelqueseanotenlasoperacionesdelrégim enespecial.

7.5.O trosregím enesespeciales

Resto de regímenes especiales del IVA

 S eaplicaalosrevendedoresdebienesusados
 S e caracterizapor unaform aespecialde determinar la base imponible para
Régimen especial de calcularelIVA
los bienes usados,  S e calculade laform asiguiente: P recio de venta(IVA incluido) – P recio de
objetos de arte com pra(IVA incluido)
 L ossujetospasivostienen la posibilidad de aplicar elrégim en generalo el
especial

Tema 21 16
 Esunrégim enobligatorio
Régimen especial de  S u form ade calcularlabase im ponible,entendidacom o elm argen bruto que
las agencias de tienelaagenciadeviajes
viajes  L asagenciaspueden optarpordeterm inarlabase,bien operació n aoperació n,o
biendeform aglobalparacadaperiodo
 Este régim en especial consiste en la exenció n del IVA para lasentregasy
Régimen especial de adquisicionesdeoro de inversión
las operaciones con  S etratadeunaexenció nlim itada
oro de inversión  Esun régim en obligatorio alque se puede renunciarsise cum plen losrequisitos
queregulaelrégim en
Régimen especial  P ueden acogerse aeste régim en especiallosem presariosy profesionalesno
aplicable a los establecidos a la Unión Europea
servicios prestados  Este régim en se aplicaraatodoslosserviciosprestadosen laU nió n Europeapor
por vía electrónica vía electrónica
 P ueden aplicarlosem presarioso profesionalesqueform en partedeun grupo de
Régimen especial
entidades.
del grupo de
 Entidad dom inante eslaque tiene participació n directao indirecta,alm enos,el
entidades
50%

8. OTROS IMPUESTOS INDIRECTOS

Existen diferentestiposde im puestosy form asde clasificarlossegún su naturaleza,aunque lam ás


com ún esdistinguirentre im puestosdirectose indirectos.L adivisió n obedece alhecho im ponibleque
gravan,esdecir,laacció noposesió nsobreelqueseaplican.

L osim puestosindirectosse aplican sobre unam anifestació n indirectade lacapacidad econó m ica
y gravan laproducció n,eltráfico o elconsum o. L aprincipalcaracterísticasdelosim puestosindirectos
esque,alcontrario que losdirectos,no dependen de lascaracterísticaspersonalesdelcontribuyente,
sino delproducto en sí.Esdecir,no repercuten directam ente sobre larentadelcontribuyente,sino
sobresobreelconsum oquerealice.
En este sentido,losim puestosindirectosgravarán principalm ente elconsum o,de form aque los
pagarem osalcom prarun bien o usarun servicio,porejem plo.Esto eslo que ocurre con elIVA,el
im puestoindirectoporexcelencia,aunquenoelúnico.
M ásallá de que elIVA esunade lasprincipalesfuentesde financiació n delEstado y queotrostributos
indirectossirven paraaum entar larecaudació n de losayuntam ientos,desde laAgenciaT ributaria
explican elporqué de laexistenciade estosim puestos.En este sentido,justificasu creació n porla
consideració n de que elconsum o de estosbienessobre losque se aplicaelim puesto generaunaserie
de costessociales,algo cierto en casoscom o losim puestossobre eltabaco o elalcohol,pero no tanto
conelIVA general.

IVA
ElIVA o Impuesto sobre el Valor Añadido es el impuesto indirecto más conocido y quizás el que
mejor expone en qué consisten este tipo de tributos. ElIVA gravalosactosde consum o y está
financiado por elconsum idor final,yaque sobre élrecae elpago delim puesto. S e tratade un
im puestoregresivo,yaquenosecobraatodoslosciudadanosporigual.
Elfuncionam iento delIVA esrelativam ente sencillo: cadaunade lasem presasde lacadenade
producció n de un artículo o laconcesió n de un servicio añ ade elIVA porsu participació n y esel

Tema 21 17
consum idor final quien debe hacer frente al valor agregado. L as em presas después podrán
reem bolsarse elIVA soportado,que se puede definircom o elque pagaporlosserviciosque necesita
paradesarrollarsu actividad.Está regulado porellaL ey 37/1992,de 28 de diciem bre,y R ealDecreto
1624/1992,de29 dediciem bre.
EnEspañ aconvivenactualm entetrestiposdeIVA,elgeneral,situadoenel21% ,elreducido,enel10%
y elsuperreducido,lim itadoalosbienesdeprim eranecesidad y queesdel4% .

ImpuestosobreTransmisionesPatrimoniales
S u nom bre com pleto es el deImpuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
Documentados.Este im puesto gravalacirculació n de bienesy derechosporun lado,y elgasto del
dinero o la renta que tengam ospor otro. Está regulado por elR ealDecreto 1/1993,de 24 de
septiem brey R ealDecreto828/1995,de29 dem ayo.
El Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales se aplica,entre otrascosas,alacom praventade
bienesde segundam ano donde no esposible aplicarelIVA.Cuando com prasun coche usado o una
vivienda de segunda m ano,pagaráseste im puesto y no elIVA. Este tributo está cedido a las
com unidadesautó nom as.

ElEstado dictam inaelm arco generalaaplicar,aunque altratarse de unimpuesto cedido a las


comunidades autónomas son estasquieneslo gestionan,pudiendo establecer losaum entosque
consideren oportunos.En caso de no existirregulació n autonó m icase aplicará laley de transm isiones
patrim onialesgeneralconlossiguientesporcentajes:

 6 %, paralatransm isió n de transm isió n de bienesinm uebleso de laconstitució n y cesió n de


derechosrealesquerecaigansobreestosinm uebles.
 4 %,paralatransm isió n de bienesm ueblesy sem ovientes,así com o laconstitució n de derechos
realessobrelosm ism os.

Esto se aplicará sobre vivienda,pero tam bién en lacom praventade coches. Cuando com prasun
cochedesegundam anodeberáspagarel impuesto de transmisiones patrimoniales sobre vehículos.
Com o ocurre con otrostantostributosgestionadosporlascom unidadesautó nom as,unacosaesel
m arco generalfijado paralastransm isionespatrim onialesonerosas–lasgratuitastributarán en el
Im puesto de S ucesionesy Donaciones-y otralo que despuéshace cadaCCAA. L arealidad esque
prácticam entetodaslasregionesaplicanalgúntipodealza.
S in em bargo,la realidad esbien diferente y todaslascom unidadesautó nom as,a excepció n de
N avarray P aísVascoportenernorm ativapropia,aplicanalzassobreestanorm ativageneral.

Impuestosespeciales
Ellistado esam plio,pero en térm inosgeneralessetratade im puestosquerecaen sobredeterm inados
bienes com o son el alcohol y bebidas alcohó licas, hidrocarburos, electricidad, tabaco o la
m atriculació n de m ediosde transporte.Este tipo de im puestosestán reguladosporlaL ey 38/1992,de
28 dediciem brey elR ealDecreto1165/1995,de7 dejulio.
N uestraim posició n indirectase configurasobre dosfigurasbásicas:elIVA,com o im puesto general
sobre elconsum o,y losim puestosespeciales,que gravan elconsum o de determ inadosbienes.L os
im puestosespeciales(“accisas”,según laterm inologíacom unitaria)son im puestossobre consum os
específicos,en losque,adem ásdesu capacidad recaudatoria,destacasu finalidad extrafiscal,com o
instrum entosdelaspolíticassanitaria,energéticaodem edioam biente.

A nivelcom unitario,losIIEEestánarm onizados.A esterespecto,en:

Tema 21 18
 L ossistem asfiscalesde todoslosEstadosm iem brosde laCom unidad Europeadeben existir
im puestos especiales que graven el consum o de alcohol y bebidas alcohó licas, productos
energéticos,electricidad y laboresdeltabaco.
 L os Estados m iem bros pueden m antener o introducir en cualquier m om ento, en sus
ordenam ientospositivos,otrosim puestosespecialesdistintosde losseñ aladosen laletraanterior,a
condició n de que no den lugaracontrolesde ningunaclase en losintercam bioscom unitariosde
productosobjetodelosm ism os.

L osim puestosespecialesse regulan en Españ a,internalizando lasnorm asarm onizadorasde la


U nió nEuropea.
L osim puestosespecialesde fabricació n son tributosde naturaleza indirecta que recaen sobre
consum osespecíficosy gravan,en fase única,lafabricació n,im portació n y,en su caso,introducció n,
en elám bito territorialinterno,de determ inadosbienes.L osim puestosespecialesde fabricació n son
lossiguientes:
1. Im puestosespecialessobreelalcoholy lasbebidasalcohó licas:
1. Elim puestosobrelacerveza.
2. Elim puestosobreelvinoy bebidasferm entadas.
3. Elim puestosobreproductosinterm edios.
4. Elim puestosobreelalcoholy bebidasderivadas.
2. Elim puestosobrehidrocarburos.
3. Elim puestosobrelaslaboresdeltabaco.
4. Elim puestosobrelaelectricidad.

L osim puestosespecialessecaracterizanporser:

 Indirectos. S u hecho im ponible representaunam anifestació n indirectade capacidad econó m icay


recaensobreelconsum o.
 Reales. S u hechoim poniblenosedefineenrelació nconunapersonadeterm inada.
 Objetivos. N o tienen en cuentalascircunstanciaspersonalesdelsujeto paradeterm inarladeuda
tributaria.
 Instantáneos. S edevenganencadaoperació n.
 Monofásicos. S ó logravan una fase en el proceso de com ercializació n (su fabricació n o su
im portació n).

Hay quedistinguirentre:
1. Á m bito territorialcom unitario.Elconstituido porelterritorio de lacom unidad (definido en el
T ratado Constitutivo de laCE)con algunas“exclusiones” y con algunas“inclusiones”.En relació n a
Españ aestánexcluidasCanarias,Ceutay M elilla.
2. Á m bito territorialinterno. Eselterritorio en que resultade aplicació n lanorm ativainterna
españ olasobre IIEE.Este ám bito no esuniform e yaque no en todo elterritorio nacionalrigen los
m ism osIIEE:
 L osIIEE arm onizadosse exigirán en todo elterritorio españ olsalvo Canarias,Ceutay M elilla.
P ortanto,seexigencom oim puestoscom unitarios.
 En Canariasson aplicableslosIIEE quegravan lacerveza,losproductosinterm edios,elalcohol
y lasbebidasderivadascom o im puestosespañ oles.
 ElIE sobrelaelectricidad esexigibleen todo elterritorio nacional.P ortanto,seexigetam bién
com oim puestoespañ ol.

Tema 21 19
L afabricació n e im portació n de losproductosobjeto de dichosim puestosdentro delám bito
territorialcom unitario y siem pre que losproductos"se encuentren"en elám bito territorialinterno
de cadauno de losim puestos(esdecir,siem pre que losproductosse fabriquen en elám bito
territorialinternooseim portenalám bitoterritorialinterno).

Existen adem ásunaserie de supuestosde no sujeció n expresam ente establecidosporlaley,com o


laspérdidaso m erm asinherentesa la naturaleza de losproductosobjeto de losim puestos
especialesde fabricació n,acaecidasen régim en suspensivo,y laspérdidasproducidasporcaso
fortuitoodefuerzam ayor,quenoexcedandelosporcentajesreglam entarios.

P araque se produzcalano sujeció n espreciso que losproductosse encuentren en régim en


suspensivo,esdecir,que elim puesto especialno se hayadevengado.Elim puesto no se devengará
m ientraslosproductosno se pongan aconsum o,esdecir,m ientrasperm anezcan en lasfábricasen
que se han obtenido o en unoslugaresautorizadospara alm acenar productosen régim en
suspensivo,denom inadosdepó sitosfiscales.Así se evitalaaparició n de costesfinancierosporel
desfase tem poralentre larealizació n delhecho im ponible y elm om ento en que se produce la
puestaaconsum o.
Igualm ente,establece laley unaserie de supuestosde exenció n en losque,apesarde haberse
realizado elhecho im ponible (fabricació n,im portació n),pordiversasrazones,no resultará exigible
ningúnim puesto.

Delm ism o m odo,se regulan tam bién unaserie de supuestosde devoluciones,en losque se ha
devengado yaelim puesto en Españ a(técnicam ente,ám bito territorialinterno)porhaberse puesto
losproductosaconsum o. N o obstante lo anterior,en lugar de ser consum idosen Españ a,los
productosson:

1. Exportados(fueradelám bito territorialcom unitario).

Tema 21 20
2. EnviadosaotrosEstadosm iem bros.S upuestos:

 S eintroducenlosproductosenundepó sitofiscalparaserenviadosaotroEstadom iem bro.


 S eentreganlosproductosareceptoresautorizadosdom iciliadosenotroEstadom iem bro.
 S e envían o transportan losproductosapersonasdom iciliadasen otrosEstadosm iem brosen
elám bitodelsistem adecirculació nintracom unitariadeventasadistancia.

En elpaísdedestino soportarán lafiscalidad correspondiente.Esló gico,portanto,ladevolució n de


lascuotaspreviam entesoportadasenEspañ a.

L asbasesim poniblesestán constituidas,norm alm ente,porunidadesfísicastalescom o elpeso,el


volum en u otras.Cuando se tratade volúm enes,laley precisará latem peraturaalaque deben
efectuarse lasm ediciones,habidacuentalainterrelació n que existe entre tem peraturay volum en
deloslíquidos(gasolinas,alcoholes,etcétera).

El hecho de que lasbases im poniblesde los im puestosespecialesde fabricació n,con las


excepcionesde losque recaen sobre laslaboresdeltabaco y laelectricidad,estén constituidaspor
unidadesfísicastrae com o consecuenciaque lostiposim positivosno sean siem pread valorem (en
funció n delvalor de losproductos),sino específicosen su m ayoría,esdecir,tantoseurospor
unidad.

Con caráctergeneral,ladeterm inació n de labase im ponible se realizará en régim en de estim ació n


directa,aplicandolostiposim positivosvigentesenelm om entodeldevengo.
L ossujetospasivosdeben repercutirelim porte de lascuotasresultantesde laaplicació n deltipo a
labase,sobre losadquirentesde losproductosobjeto de losim puestosespecialesde fabricació n,
quedandoéstosobligadosasoportarlas.

Impuestoslocales
L osim puestosprevistosen laL ey R eguladorade HaciendasL ocales,exclusivam ente m unicipales,
soncinco,tres de ellosdeexigencia obligatoria y dos deestablecimiento voluntario porparte de los
Ayuntam ientos.

L osim puestosdeexigencia obligatoria son:

Im puesto sobrebienes inmuebles. Este im puesto recae sobre elvalor de losbienesinm uebles
radicadosenelm unicipiooriginándoselaobligació ndesu pagoporlatitularidad dedichosinm uebles.
Im puesto sobreactividades económicas. Elorigen de este im puesto lo constituye elejercicio en
territorio nacionalde actividadesem presariales,profesionaleso artísticas,se ejerzan o no en un local
determ inado y estén o no especificadasen lastarifasdelim puesto.L aactividad se puede ejerceren el
ám bito delM unicipio,pagando lacuotam unicipal,en elde laprovincia,pagando lacuotaprovincialo
entodoelterritorionacional,pagandolacuotanacionalcorrespondiente.
Im puesto sobrevehículos de tracción mecánica.Este im puesto tiene su origen en latitularidad de
vehículosde tracció n m ecánica,aptosparacircularporlasvíaspúblicas,cualesquieraque sean su
clasey su categoría.

L osim puestosdeestablecim ientovoluntario son:

Im puestossobreconstrucciones, instalaciones y obras.T iene su origen en larealizació n,dentro del


térm ino m unicipal,decualquierconstrucció n,instalació n u obraparalaqueseexijalaobtenció n dela

Tema 21 21
correspondiente licenciade obrasurbanística,tanto sise obtiene lalicenciacom o sino.Eltipo de
gravam enm áxim ofijadoporlaL ey esdel4% delcostedeejecució ndelosm ism os.
Im puesto sobre elIncremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana. Este im puesto se
originaporelincrem ento de valorque experim entan losterrenosde naturalezaurbanay que se pone
de m anifiesto com o consecuenciade latransm isió n de lapropiedad de losm ism os,o laconstitució n o
transm isió ndederechosrealessobrelosm ism os.Eltipodegravam enm áxim olegalesdel30% .

9. CONCLUSIÓN

L aL ey GeneralT ributariadefine losim puestoscom o "lostributosexigidossin contraprestació n cuyo


hecho im ponible está constituido pornegocios,actoso hechosque ponen de m anifiesto lacapacidad
econó m icadelcontribuyente".
ElS istem aT ributarioEspañ oldiferenciaentreim puestosdirectoseindirectos:
L osimpuestos de fiscalidad directa son un conjunto de tributossobre larentade losparticularesy
sobre losbeneficiosde lassociedades.S e aplican sobre larentay elpatrim onio.En laU nió n Europea,
cadaEstado m iem bro tiene potestad parafijarlibrem ente lostiposde im puesto directos,asícom o las
cargasfiscalessobreelahorro y lasplusvalías.
L osImpuestos Directos sonlossiguientes

 elIm puestosobrelaR entadelasP ersonasFísicas(IR P F)


 elIm puestosobreS ociedades(IS )
 elIm puestosobreelP atrim onio
 Im puesto sobrelaR entadeN oR esidentes
 elIm puestosobreS ucesionesy Donaciones

L osimpuestos indirectos seaplicanalasoperacionesdeproducció ny consum o.R equierenunelevado


nivelde arm onizació n y afectan alalibre circulació n de m ercancíasy alalibre prestació n de servicios.
L aU nió n Europeahaarm onizado im puestoscom o elIVA,losim puestosespecialesde carburantes,
bebidasalcohó licaso tabaco paraque ningunam odificació n unilateralde estosim puestosfalsee la
com petencia entre em presas. L a instauració n de tipos de fiscalidad m ínim osevita efectosde
distorsió nim portantessobrelosintercam bios.
L osImpuestos indirectos son:

 elIm puestosobreelValorAñ adido(IVA)


 elIm puestosobreT ransm isionesP atrim onialesy ActosJurídicosDocum entados(IT P AJD)
 losIm puestosEspeciales
 Im puesto sobrelasP rim asdeS eguros
 T ributossobreelJuego

En elsistem atributario delasCom unidadesAutó nom as,losquecadaunadeellasestablezcaen virtud


de laautonom íafinancieraque lesesreconocidaen laConstitució n Españ ola. Con respecto alas
HaciendasL ocales,elIm puesto sobre BienesInm uebles(IBI)y elIm puesto de ActividadesEconó m icas
(IAE),serán,en todo caso de exacció n obligatoriaporlosAyuntam ientos. A ellosse añ aden otras
figurasim positivasdem enorim portancia.

10. WEBGRAFÍA

http://w w w .fiscal-im puestos.com /


http://w w w .aeat.es

Tema 21 22
TEMA 22

LOS ARCHIVOS: CONCEPTO Y TIPOS DE ARCHIVOS. MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y


ÚTILES DE ARCHIVO. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN, CONSERVACIÓN, ACCESO, SEGURIDAD Y
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. EL ARCHIVO
INFORMÁTICO. EL CONTROL DEL ARCHIVO.

ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. LOS ARCHIVOS
3. CONCEPTO
4. TIPOS DE ARCHIVOS.
4.1. Según el grado de autonomía
4.2. Según el soporte de la información
5. MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE ARCHIVO.
6. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO.
7. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
7.1. Sistema Alfabético
7.2. Sistema Numérico
7.3. Sistema Alfanumérico
7.4. Sistema Cronológico
7.5. Sistema Geográfico o Toponímico
7.6. Sistema Temático
7.7. Sistema Cromático
7.8. Sistema de Referencias Cruzadas
8. CONSERVACIÓN
8.1. Medidas preventivas para la conservación de los documentos.
9. ACCESO
10. SEGURIDAD
11. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
12. EL ARCHIVO INFORMÁTICO.
12.1. Complejidad de los documentos informáticos.
12.2. Conservación de los soportes.
12.3. Conservación del contenido.
12.4. Recomendaciones.
13. EL CONTROL DEL ARCHIVO.
14. CONCLUSIÓN.
15. BIBLIOGRAFÍA.

Tema 22 1
1. INTRODUCCIÓN

En la actividad diaria de la empresa se genera una gran cantidad de documentos (facturas,


nominas, informes, etc.) que es necesario mantener debidamente ordenados para poder localizados y
acceder a la información que contiene de manera cómoda y fácil. Para realizar las tareas de selección y
ordenación y clasificación de la información que hay en una empresa se utilizan diferentes técnicas de
archivo. El archivo es la memoria de la empresa y, como tal, hay que atenderlo y cuidarlo con esmero.
Una buena organización de documentos deberá cumplir:

 Ser personalizada: cada empresa establecerá el sistema de archivo adecuado a sus


necesidades.
 Estar planificada: a fin de evitar la improvisación y precipitación.
 Ser metódica: respondiendo a normas y inequívocas y concretas.
 Ser adecuada y eficaz: debe permitir gestionar el archivo de forma óptima según la necesidad
concreta.
 Darse a conocer: quienes trabajan con el archivo deben conocer, respetar y aplicar las normas y
métodos establecidos.
 Iniciarse con el nacimiento del documento: no hay que esperar a estar sobresaturados de
documentos para empezar a organizarlos.
 Ser constante: hay que dedicar una parte de nuestra actividad laboral a esta tarea.

2. LOS ARCHIVOS

La finalidad del archivo en la empresa es:

- Asegurar la conservación de los documentos que recibe y emite.


- Mantener esos documentos ordenados de acuerdo a un criterio de selección.
- Garantizar la rapidez y consulta de los documentos.
- Aprovechar de manera eficaz el espacio.

Porque los documentos también tienen su ciclo vital que consta de cuatro fases:

- Nacimiento: cuando se generan o llegan, comienza su existencia.


- Madurez: durante el tiempo que los manejamos o trabajamos con ellos.
- Declive: cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.
- Muerte: cuando desaparecen porque ya no sirven y se eliminan.

En algunos casos, las fase intermedias son muy cortas, sin embargo, para los documentos que sí
interesan es a lo largo de estas fases en las que el archivo tiene su sentido.
Por otra parte, el código de comercio impone en la empresa la obligación de conservar la
documentación relacionada con su actividad (libros de facturas, recibos, etc.) durante un tiempo
establecido, generalmente entre cinco y seis años.
Para mantener debidamente recogida y localizada esa información hay que llevar a cabo una serie
de tareas: seleccionar, clasificar, codificar y ordenar el documento.

Tema 22 2
3. CONCEPTO

La palabra archivo puede tener dos acepciones:


Documentación:
Lugar físico:
Conjunto ordenado de documentos, que se
Local en el que se guarda la documentación.
conservan con algún fin determinado.

En el ámbito empresarial, al hablar de archivo se conjugan ambos significados, de manera que


entendemos que se trata de:

 Un conjunto ordenado de documentos.


 Que se guardan
 Siguiendo unas normas y criterios establecidos
 En un lugar determinado
El hecho de guardar la documentación, no constituye por sí mismo un archivo, porque deben darse
todas y cada una de las condiciones mencionadas.

4. TIPOS DE ARCHIVOS.

Existen diferentes criterios para clasificar archivos, aunque los más frecuentes son:

4.1. Según el grado de autonomía

- Centralizado. Es el archivo central de la empresa donde se conservan todos los documentos e


informaciones de la misma. Normalmente en las pequeñas y medianas empresas, el archivo centralizado
lo integran los archivos activos, semiactivos e inactivos. En las empresas grandes, el archivo central
contiene solamente el archivo inactivo.
- Descentralizado. Es el archivo que pertenece a un departamento o sección de la empresa.
Normalmente, existen tantos archivos descentralizados en una empresa como número de
departamentos o secciones hay. Estos archivos contienen los archivos activos y semiactivos.

4.2. Según el soporte de la información

- Archivos mobiliarios: los que contienen documentos en papel impresos y que por tanto necesitan de
muebles específicos para recogerlos. Para almacenar este tipo de documentos, se suelen utilizar
distintos accesorios de soporte, como carpetas, carpetas colgantes, ficheros, archivadores, cajas,
bandejas y casilleros de organización.
- Archivos magnéticos: son archivos informáticos. El registro de documentos se lleva a cabo mediante
base de datos que relacionan la información solicitada: pedidos, facturas, albaranes, faxes o
correspondencias. El escáner permite captar documentos impresos e imágenes para pasarlos a
magnéticos mediante la digitalización de los mismos. Para almacenar este tipo de documentos se
necesitan archivos informáticos, por ejemplo: disquetes, videodiscos, discos ópticos, CD-ROM.
- Microfilme. Se trata de películas que contienen imágenes de la información o documentos de la
empresa, en reducido tamaño con respecto al original. Se requieren para su uso aparatos de
microfilmación, y para el revelado y duplicación, lectores de microfilmes.

Tema 22 3
5. MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE ARCHIVO.

En todos los archivos debe contarse con el mobiliario adecuado para almacenar la información,
tanto si se trata de documentos impresos como si el soporte es magnético o digital, en cuyo caso se
requiere mucho menos espacio para su almacenamiento. A pesar del avance en el sistema de captación
de la información, debido a las nuevas tecnologías, hay archivos que siguen almacenando documentos
impresos y que legalmente no admiten el soporte magnético.
En el archivo utilizado en las empresas, podemos utilizar:

- Estanterías: es uno de los sistemas más utilizados, en el que los documentos se guardan en
carpetas clasificadoras o archivadoras que se depositan en estas estanterías.
- Estanterías Modulares: contienen cajas de plástico de colores donde se introduce los
documentos.
- Armarios: se trata del armario clásico de oficina, con puertas correderas o no donde se colocan
las capetas con los documentos.
- Muebles mixtos: son muebles con zonas de estanterías y zonas de armario que permiten
archivar la información de distintos modos.
- Armarios con carpetas: módulos de armarios con grandes cajones donde se cuelgan las
carpetas en las que está almacenada la información.
- Armarios con raíles: conjuntos de estanterías que se desplazan por raíles quedando un pasillo
entre ellas. Su desplazamiento puede ser eléctrico.
- Ficheros: mueble dedicado a la conservación de fichas. Suelen tener cajones del tamaño
aproximado de las mismas.
- Carritos móviles: muebles metálicos con ruedas para sus desplazamientos. Suelen tener una
parte para carpetas colgantes, y otras con repisa. Se utilizan mucho para el traslado de
documentación impresa dentro de la empresa.

Además de los anteriores, existe otro tipo de muebles, de archivo parecido a los descritos cuya
principal función es preservar la seguridad de los documentos que contiene. Suelen tener claves de
apertura, llaves de seguridad y otros accesos especiales para limitar el acceso a la información.
Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos útiles de acuerdo
con las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer de la misma.

• Etiquetas adhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. Pueden
utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el pegamento daña el
papel.
• Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: indicadas para su colocación en las
cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido. La utilización de
diferentes colores permite diferenciar las series u oficinas.
• Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se aconsejan los
separadores de carpetas de hoja completa, que permiten escribir normas de utilización de la
carpeta.
• Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja
para una serie documental.

Contenedores de documentos:

• Carpetas de anillas (comúnmente conocidos como archivadores A/Z):

Tema 22 4
Como ventajas están la posibilidad de ordenar los documentos por separadores y la fijación en la
sujeción de los documentos; sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y el
deterioro de cantos y orificios cuando no están debidamente reforzados.

• Cajas de archivo (llamadas cajas de archivo definitivo):


El sistema más difundido en las oficinas son las cajas de cartón que vienen desmontadas y que se
montan en el momento de su utilización. Las ventajas son: su bajo precio, la protección de los
documentos y el fácil almacenaje. Este sistema es el más adecuado para conservar los
documentos una vez que se haya finalizado su trámite y su vigencia, ya que pueden deteriorarse si
su consulta es muy habitual y los documentos se doblan cuando la caja no está suficientemente
llena.

• Carpetas suspendidas:
Es el sistema recomendado para el archivo de oficina. Existen diferentes modelos, colores y
sistemas de visor, por lo que habrá que elegir los que más de adecuen a la documentación que se
ha de guardar y no a la inversa. En el caso de expedientes voluminosos se han de escoger carpetas
con 2 cm. de lomo.

6. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO.

El funcionamiento depende en gran medida del tipo de empresa del que se trate, de su
composición, de sus necesidades, etcétera.

En las empresas grandes suele haber un encargado del archivo central. En las pequeñas y
medianas empresas la gestión del archivo es una tarea encomendada al personal administrativo.
Independientemente de cuál sea el tamaño de la empresa, se suelen establecer unas mínimas normas
para gestionar el archivo de una manera eficaz y comprensible para todas personas que tengan acceso a
él:

- Considerar qué documentos deben ser archivados y cuáles no en función de su importancia


para la empresa.
- Asociar el documento a un predeterminado sistema de archivo es decir, saber dónde ubicarlo
dentro de las distintas posibilidades de archivo del que se disponga.
- Intentar archivar el documento lo antes posible. No conviene acumular documentos, pues
retrasan la labor propia de archivo de la información y dificultan su posible consulta.
- Establecer el tiempo de permanencia del documento en el archivo. Hay documentos que se
deben cambiar de archivos cuando dejan de tener vigencia o actualidad o al cabo de
determinado tiempo.
- Dejar una ficha o nota de referencia cuando se toma un documento, de esta manera, en el caso
de que otra persona necesite ese mismo documento, sabrá exactamente donde se encuentra.
- Controlar los préstamos de los documentos. Para realizar estas tareas se suelen realizar libros
de registro o ficha de control del archivo. En los que se anotan: el nombre o la referencia del
documento, la fecha en la que se ha prestado y la persona o departamento que lo está
consultando.
- Inventariar los distintos tipos de archivos que existen en la empresa según el soporte y los
documentos que contienen.

Tema 22 5
7. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN

Dentro de la empresa, para archivar documentos, se pueden adoptar diferentes métodos de


clasificación en función del tipo de documento, de las necesidades particulares de la empresa, etc. Para
ello, antes de archivar un documento debemos pensar qué tipo de información contiene; cuál es la
forma en que se nos presenta (impreso, digital, etc.); con qué periodicidad o frecuencia se suelen
consultar ese tipo de documentos en el día a día de la empresa; quién lo va a consultar, etc.

7.1. Sistema Alfabético


Los documentos se clasifican alfabéticamente. Normalmente, los documentos se ordenan por uno de
sus elementos, es decir, se utiliza una de las palabras que contiene llamada ordenatriz, así se pueden
ordenar por el nombre de la persona o empresa que suscribe el documento o por el nombre del
destinatario.
Las reglas que hay que seguir para establecer este tipo de ordenación son las siguientes:

Para nombres de personas

a) Para los nombres de personas físicas se elige como palabra de ordenación el primer apellido.
b) En caso de que el primer apellido coincidan, se ordena por el segundo apellido. En caso de que
coincidieran los dos apellidos se ordenarían por el nombre.
c) Para nombres extranjeros se toma el primer apellido y se respetan las preposiciones que lo
preceden.
d) A la hora de clasificar alfabéticamente, no se tendrán en cuenta los artículos, las preposiciones,
los títulos honoríficos, los títulos nobiliarios, las preposiciones, los estados civiles ni grado de
parentesco.

Para nombres de empresa

a) Los nombres de empresas se ordenan por el nombre. Para clasificar estos documentos, no
importa la actividad de la empresa (que se coloca al final) ni los artículos que precedan al
nombre de la misma.
b) Los nombres de empresas extranjeras se ordenan con la primera palabra.
c) Los nombres de empresas conocidas por sus siglas o acrónimos se ordenaran como si se tratase
de una palabra.

El sistema de clasificación alfabético es el más útil de los sistemas de ordenación, ya que permite la
localización rápida del documento pero a veces resulta difícil la ordenación de los documentos, sino se
conocen las normas de clasificación alfabética.

7.2. Sistema Numérico


Los documentos se ordenan por números naturales correlativos. La referencia numérica se puede
formar también con varios números (códigos que se refieren normalmente al contenido para acceder a
distintos aspectos de la documentación). Las cifras se pueden descomponer en dos partes para facilitar
la búsqueda o secciones del archivo. Ejemplo: 5.11./12.
Este sistema permite una búsqueda más fácil que en el alfabético pero hay que prestar atención para
no equivocarse en la lectura de los números de ordenación. La numeración puede llegar hacerse
complicada por el número de cifras.

Tema 22 6
7.3. Sistema Alfanumérico
Los documentos se colocan por orden de repetición del documento mediante un código de combinación
de letras y números. Normalmente, se utiliza un índice alfabético para saber el número que corresponde
a cada documento.
Es el sistema es sencillo y la lectura es rápida pero es necesario consultar el índice que registra los
números asignados a cada expediente.

7.4. Sistema Cronológico


Los documentos se ordenan según la fecha y dentro de éstas se establecen distintas clasificaciones:
fecha de entrada, de salida, de recepción de envío, de fabricación, etc. Los documentos se suelen
clasificar del más reciente al más antiguo y para facilitar su ubicación se dividen en grupos y secciones.
El orden de datos empleados para la colocación suelen ser: año, mes, día (del más reciente al más
lejano).
Es una de las clasificaciones más sencillas y se utiliza para ordenar la correspondencia, aunque al
localizar un documento, es necesario conocer sus fechas (a no ser que se combine con otros sistemas de
archivo) o revisar todos los documentos que están este archivo hasta encontrarlo.

7.5. Sistema Geográfico o Toponímico


Los documentos se ordenan según la ordenación geográfica de los titulares de los documentos.
Combina sistema alfabético con el geográfico. Suele ser utilizado por empresas que trabajan mucho con
clientes que tienen delegaciones extranjeras o empresas dedicadas a la exportación. También se utiliza
este sistema para ordenar listas de direcciones. Para la pequeña empresa este sistema no resulta muy
útil. Además, requiere tener mucha información sobre la empresa o persona titular de que se trate, y no
siempre es fácil de obtener.
El orden de los datos suele ser: continente- país- división territorial- Comunidad Autónoma-ciudad-
distrito sucursal-pueblo o ciudad-dirección-nombre-teléfono. Algunas veces no disponemos de todos los
datos correctos y en esos casos, mantendríamos el orden de los datos pasando al inmediatamente
siguiente de los que disponemos.
Es de fácil localización y no son necesarios los índices pero tiene como inconveniente la compleja
clasificación de estos documentos, sobre todo si hay mucho para un determinado país o región.

7.6. Sistema Temático


Los documentos se ordenan por materia o asunto según su contenido. Aunque depende de las
actividades de la empresa, esta división suele ser: facturas, clientes, cobros… dentro de este sistema se
utilizan a menudo otros para facilitar la ordenación. Así, el sistema temático se suele combinar con
sistemas alfabéticos, numéricos, alfanuméricos y cronológicos.
Esta clasificación permite agrupar distintos tipos de documentos y ordenarlos sistemáticamente de
manera descriptiva. En ocasiones, resulta complejo categorizar o localizar un tipo determinado de
documento y se necesita crear un índice de búsqueda o consulta.
Permite la fácil localización de documentos. Si se tiene claro el contenido del documento que se archiva
o se busca, resulta muy rápida la búsqueda pero, a veces, se dan dificultades para determinar el tema de
un documento (tanto en su clasificación como en su búsqueda).

7.7. Sistema Cromático


Los documentos se ordenan atendiendo a un color diferente. Normalmente se trata de 10 colores
diferente que se asocian a los dígitos, a un tema de departamento, sección o actividad determinada.
Da mejores resultados utilizarlo como complemento o combinación con otros sistemas de clasificación
para facilitar el acceso a la información que se asocia a cada color, por ejemplo, el rojo para las facturas

Tema 22 7
pendientes de cobro, el azul para las facturas pendientes de pago, sería necesaria ordenar a su vez las
facturas que las integran.
Resulta fácil asociar un determinado documento a un determinado color, por lo cual, en muchos casos la
ordenación es muy rápida pero es complicado acceder al documento si hay otras clasificaciones.

7.8. Sistema de Referencias Cruzadas


Se trata para una ayuda para la búsqueda de información deseada, consiste en hacer un pequeña señal
de identificación en un documento cuando es necesario dar la referencia en otro archivo o sistema de
clasificación de donde se encuentra clasificado realmente, por ejemplo, si tenemos archivada una
factura por la letra mayúscula, podemos hacer una referencia de pago de esa misma factura, véase
Pagos R, para consultar la fecha en que ha pagado, también se utiliza este sistema cuando un
documento archivado puede ser consultado tanto por el nombre de la empresa como por la razón
social.
Permite localizar con facilidad el documento y conocer su ubicación pero, en ocasiones, resulta
laboriosa la tarea de anotación de referencia y a veces se tarda en conseguir el documento deseado,
pues solo se encuentra referencias de él.

8. CONSERVACIÓN

En el proceso de conservación y archivo de los documentos podemos distinguir las siguientes etapas:

- Recepción del documento: se trata de la fase en que se recibe el documento, es decir, cuando el
documento llega al lugar o departamento de la empresa al que va dirigido.
- Registro del documento. En esta fase se identifica el tipo de documento que es (factura de
cobro, factura de pago, carta comercial, etc.) y se anota en los libros de registros
correspondientes.
- Clasificación del documento. Una vez que se haya clasificado el documento se establece un
criterio de clasificación (por fechas, por empresas, etc.)
- Codificación del documento. En esta fase se trata de asignar al documento un nombre. El
nombre o denominación asignado puede ser: un número, una letra o una combinación de ellas,
es decir, un código alfanumérico. El nombre elegido para el documento lo diferenciará de los
existentes en el archivo y facilitará su búsqueda y consulta.
- Ordenación de documento. Cuando el documento no esté codificado correctamente debemos
colocarlo en el archivo correspondiente tanto si se trata de un documento impreso, para lo que
utilizamos un archivo físico, como si tenemos un documento electrónico, para los que
utilizamos programas informáticos. Para registrar y clasificar los documentos son muy útiles las
bases de datos. Las bases de datos son programas informáticos que nos permiten, gestionar y
clasificar la información de una forma rápida y ágil, los datos que sueles incluir en este tipo son
identificación del documento, con número de documento.

8.1. Medidas preventivas para la conservación de los documentos.

 No utilizar papel reciclado para los documentos importantes.


 Los documentos importantes no se perforan nunca.
 No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es necesario, se
abrirán varias carpetas y se numerarán: volumen I, II,…
 Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas, fastener,
etc.), gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico.

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 Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los
documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa, etiquetas de papel
engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5),
armarios y contenedores metálicos.
 Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una temperatura
entre 15 y 25ºC, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no supere los 200
lux. Estas condiciones son difíciles de conseguir en una oficina y no siempre son compatibles
con las condiciones ambientales que requerimos los seres humanos. No obstante, se pueden
tomar las siguientes medidas en las oficinas:

• Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los
fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.
• Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o
existan humedades.
• Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o cartón).
• Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo.

9. ACCESO

La Ley de régimen jurídico de las Administraciones públicas y del procedimiento administrativo común
desarrolló el derecho reconocido en la Constitución en sus artículos 35 y 37, estableciendo que el acceso
puede producirse respecto a:

 Los archivos y registros administrativos.


 Los registros públicos.

La Constitución establece que les está permitido el acceso a los ciudadanos, y no solo a los que estén
interesados en un determinado procedimiento administrativo.

Se puede acceder a los archivos y registros administrativos siguientes:

 Los de cualquier administración pública territorial.


 Los de los organismos públicos autónomos.
 Los de la administración corporativa.
 Los de las sociedades estatales, entidades públicas empresariales, etc.

Los derechos de acceso se concretan en:

 El ciudadano tiene derecho a conocer, en cualquier momento, en qué estado se encuentra la


tramitación del proceso administrativo en el que la ley le considera interesado.
 Poder identificar a las autoridades y al personal al servicio de la Administración pública que
están tramitando los procedimientos en los que el ciudadano está interesado.
 Obtener información y orientación de los requisitos que las leyes exigen para las actuaciones
que los ciudadanos pretender realizar en una Administración.
 Acceder a los archivos y registros de la Administración pública y a los documentos que se
conservan en ellos, siempre que esos procedimientos estén terminados en la fecha en la que se
solicite el acceso.

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10. SEGURIDAD

La Constitución Española fija algunos límites a los ciudadanos, cuando se trate del acceso a:

 Documentos relacionados con la seguridad del Estado. El límite se establece cuando la


documentación sea declarada como “materia reservada”, para salvaguardar la defensa de
nuestro Estado. El ciudadano solo puede acceder a materias no reservadas, siempre que se
trate de un procedimiento acabado y el contenido no se considere “secreto oficial”.
 Lo relativo a la averiguación de delitos. Esta restricción es lógica, puesto que en sumarios
judiciales, se puede ver frustrada la investigación judicial por el acceso de los ciudadanos a los
mismos. Normalmente, en estos casos se declara el secreto del sumario, con lo que no serían
accesibles.
 El acceso al resto de sumarios es posible, siempre con la limitación genérica de protección de la
intimidad de las personas y la salvaguarda de datos de carácter personal. Esta limitación se
refiere a los documentos o informaciones que permiten identificar a las personas a las que
afectan. Se puede acceder a ellos, pero con la obligación por parte de quien los proporciona, de
reservar los datos personales.

Existen límites contenidos en otras normas:

 Acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los


pacientes de un centro sanitario.
 Acceso a archivos que solo tengan fines estadísticos.
 El acceso al Registro Civil y al Registro Central de Penados: el acceso se regula por Ley. Para el
primero, se establece que es público solo para quienes tengan un interés legítimo y razón
fundada para solicitar el conocimiento de ciertos asuntos, siendo necesaria una autorización
del juez encargado del Registro para conocer datos relativos a la filiación adoptiva, no
matrimonial o desconocida, o la rectificación del sexo, las causas de nulidad o divorcio de un
matrimonio.

11. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.

En la actividad diaria de la empresa se maneja información que debe estar sujeta a ciertas normas de
seguridad, son el fin de que nadie ajeno a la organización tenga acceso a ella.
Todos los empleados s de una empresa están obligados a guardar secreto profesional y no revelar
información vital de la empresa. De hecho, el Código Penal establece distintos tipos de penas para aquel
que revelase secretos ajenos, de los tenga conocimientos por razón de su oficio o relaciones laborales.

Para mantener la seguridad de los archivos y garantizar la confidencialidad de los datos que se guardan
en los mismos, se pueden establecer las siguientes reglas:

- En caso de que la documentación esté impresa, se debe cerrar con llave los armarios o muebles
de archivos donde se almacena la misma.
- Almacenar la información, confidencial y restingar el número de personas que puede acceder a
ella.
- Proteger las comunicaciones electrónicas (vía internet o intranet) con sistema de encriptación o
codificación de documentos para que las personas ajenas a la información transmitida no
puedan tener acceso a ella.

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Si la información esta almacenada en un ordenador, proteger dicha información mediante: contraseñas
de acceso al equipo; protección de carpetas y archivos; programas especificaos y ocultación de archivos;
programas de control de acceso a otros usuarios.

12. EL ARCHIVO INFORMÁTICO.

En el caso del archivo informático deben tenerse en cuenta algunas consideraciones:

12.1. Complejidad de los documentos informáticos: la informática distribuida y la propia evolución del
software está conduciendo a una progresiva complejidad de los documentos informáticos, en la medida
en que se multiplican los documentos compuestos (lo que a la vista del usuario es un solo documento, se
descompone en una serie de documentos de menor tamaño, generados por distintas aplicaciones, y que
se unen sólo en el momento de su visualización), documentos distribuidos (los distintos ficheros que
forman un mismo documento pueden residir en una misma unidad de memoria, o en distintas unidades,
de un mismo ordenador o de distintos ordenadores, en una misma red o en distintas redes) y
documentos dinámicos (los diversos ficheros que componen un documento pueden cambiar
periódicamente, por ejemplo: bases de datos, hojas de cálculo, etc.).

12.2. Conservación de los soportes: las estimaciones sobre la vida media de los soportes magnéticos
oscilan entre los 5 y los 40 años, siempre que se mantengan en condiciones óptimas de conservación,
manipulación y almacenamiento, tales como:

• Control de temperatura y humedad: 18ºC y 40% humedad relativa, siendo especialmente


sensibles a la degradación por la falta de control de la humedad.

• Cuidado en la manipulación y en la utilización:

 evitar tocar directamente el soporte magnético o no escribir sobre los disquetes


 no apilar los disquetes horizontalmente
 separarlos de posibles campos magnéticos (imanes, motores, generadores...)
 no situarlos cerca de focos de calor
 aislar los soportes magnéticos del polvo

• Almacenamiento de los soportes:

 Conservación de cintas: posición vertical para evitar que la cinta se desplace lateralmente,
rebobinar las cintas antes de ser guardadas y rebobinarlas periódicamente para evitar
que la información magnética se traspase de una capa a otra de la cinta.
 Conservación de discos, tanto magnéticos como ópticos: conviene evitar que se doblen o
curven por cualquier causa de carácter físico o ambiental. Almacenamiento en posición
vertical y superficie de lectura limpia y seca en caso de sistemas de almacenamiento
óptico.

• Aislamiento de campos magnéticos.

12.3. Conservación del contenido: El mayor problema de conservación NO es la conservación de los


soportes, sino la conservación de los contenidos a medio y largo plazo, ya que la obsolescencia de los

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programas y equipos informáticos presenta plazos más cortos que la propia durabilidad de los soportes,
si se mantienen las condiciones de conservación mencionadas en el apartado anterior.

Existen múltiples iniciativas en ámbitos internacionales para hacer frente a este grave problema que
amenaza con hacer desaparecer la memoria de la historia más reciente de la Humanidad, si bien es
todavía un campo abierto a la investigación, pudiendo aportar en la actualidad sólo algunas
recomendaciones generales o buenas prácticas aconsejadas:

 Intervención "a priori”: Supone un trabajo común por parte del servicio de archivos, en
colaboración con el servicio de informática y tiene por objeto normalizar y fijar los formatos
electrónicos utilizados en una organización, con el fin de decidir cuáles de ellos son los más
adecuados para la creación de documentos informáticos, de acuerdo con las características de
universalidad, compatibilidad y facilidad de transferencia y conversión.

 Intervención "a posteriori": Existen diversos métodos y estrategias de conservación de los


documentos electrónicos en los archivos, si bien el más comúnmente aceptado en la actualidad
se basa en la migración y conversión de los documentos electrónicos de archivo a formatos
standard (SGML o XML) para su conservación definitiva. Esta solución no asegura la conservación
de todos los elementos y en cualquier caso, implica un importante coste económico en recursos
informáticos y humanos.

 Evaluación documental: el elevado coste y complejidad de la conservación de los documentos


electrónicos a medio y largo plazo hace necesario realizar previamente una evaluación que
determine el valor de los documentos con vistas a su eliminación o conservación temporal o
permanente. Si esta función de evaluación ya es necesaria para las series documentales en papel,
en el caso de los documentos electrónicos es un elemento absolutamente imprescindible.

12.4. Recomendaciones de aplicación en los archivos de gestión;

Generales:

 Trabajo en equipo entre el personal informático, archivero y las propias oficinas de gestión.
 Aplicación de criterios archivísticos a la hora de gestionar los documentos electrónicos y
activa participación del Archivo en la creación del archivo digital de la institución.
 Establecimiento de políticas de evaluación y selección de los documentos a aplicar desde el
momento de concepción y creación de los mismos.

Documentos ofimáticos:

 Se aconseja estructurar los directorios del ordenador personal o de uso compartido en red,
utilizando la codificación del cuadro de clasificación del archivo del organismo.
 Al igual que los documentos de archivo en papel, estos documentos electrónicos están
sujetos a la misma obligatoriedad de conservación y calendario de transferencia al archivo
que se acuerde para cada serie documental.

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13. EL CONTROL DEL ARCHIVO.

El archivo es el centro de información de la empresa. Para que el archivo cumpla su función debe ser
actualizado de una forma continua. Por eso, en las empresas se suelen establecer tres niveles de archivo
en función de la información que contiene y su utilización:

- Archivo activo. Está compuesto por los documentos más actuales y de consulta frecuente para
el trabajo de la empresa. Los documentos permanecen en él el tiempo imprescindible hasta
que pasa a formar parte de otros archivos que contienen información más antigua.
- Archivo semiactivo. Está compuesto por los documentos que se consultan con menor
frecuencia en la actividad diaria de la empresa. La información que contiene estos documentos
obedece asuntos ya cerrados. Normalmente sirve para proporcionar información de control de
la gestión empresarial.
- El archivo inactivo o pasivo. Está compuesto por los documentos que carecen de actualidad
para el trabajo cotidiano de la empresa, pero que debe conservarse un tiempo, entre otras
cosas, porque lo exige la ley. Su consulta es casi nula.

Después de un tiempo determinado, entre cinco o seis años, los documentos del archivo inactivo o
pasivo pueden ser destruidos. En la mayoría de los casos cuando se trata de mucha cantidad de papel, y
para garantizar la desaparición total de esta información, se encarga la destrucción de los mismos a
empresas especializadas en este tipo de actividad o se utilizan maquinas destinadas a este fin.

En la práctica diaria, cuando la documentación ha pasado en el archivo el tiempo que la ley prescribe, y
a la empresa no le interesa seguir conservándola, hay que eliminarla, pues de no hacerlo así se
acumularían cantidades ingentes de papel que bloquearían el archivo y consumirían muchos recursos. El
espacio físico dedicado al archivo es parte de las instalaciones de la empresa y, ese espacio tiene un
valor económico. Por ello, no solo se pueden eliminar sino que es bueno hacerlo para optimizar
recursos, siempre y cuando se haga de acuerdo a la legislación mercantil.

La eliminación de documentos inservibles se puede hacer por dos métodos:

 Venta a empresas dedicadas a reciclado de papel.


 Destrucción por medio de máquinas que los convierte en fina viruta.

14. CONCLUSIÓN.

El Código de Comercio, al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar
ciertos documentos.

Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas, tanto en lo referente a materiales y
accesorios para archivado, como en el mobiliario que se utilice para instalar los documentos, son
elementos importantes para una buena organización del archivo administrativo. A la hora de
seleccionar los más adecuados para cada oficina, se tendrán en cuenta:

- Las características de la documentación a archivar (volumen de los expedientes,


formatos y soportes físicos…).

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- La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados (una mayor o menor
frecuencia de uso determinará el contenedor y mobiliario a utilizar).

- Las medidas preventivas de conservación de los documentos.

15. BIBLIOGRAFÍA.

 Conde Villaverde, M.L. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:


Dirección de Archivos Estatales, 1992.

 Cruz Mundet, J.R.; Mikelarena Peña, F. Información y documentación administrativa.


Madrid : Tecnos, 1998.

 Cruz Mundet, J.R. Manual de Archivística. – Madrid : Fundación Germán Sánchez


Ruizpérez, 2001.

 Diccionario de terminología archivística. Madrid : Dirección de Archivos Estatales, 1993.

 Doyle, M. y Freniere, A. La preparación de manuales de gestión de documentos para las


administraciones públicas: un estudio RAMP. Paris : UNESCO, 1991.

 Dupla del Moral, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid.
Madrid : Marcial Pons, 1997.

 Fernández Gil, P. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas


municipales. Granada : CEMCI, 1999.

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