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Temario de oposiciones
PROCESOS DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA II
Educàlia editorial
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PROCESOS DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA II
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ÍNDICE
21. Impuestos en las operaciones de compraventa (II): Regla de prorrata. Exenciones, deducciones y devolu-
ciones en el Impuesto sobre el Valor Añadido. Regímenes especiales del I.V.A. Otros impuestos indirectos.
22. Los archivos: Concepto y tipos de archivos. Mobiliario, herramientas y útiles de archivo. Funcionamiento
habitual de un archivo. Sistemas de ordenación y clasificación, conservación, acceso, seguridad y confi-
dencialidad de la información y documentación. El archivo informático. El control del archivo.
23. Operatoria de teclados en ordenadores y máquinas eléctricas-electrónicas. Teclado estándar y tecla-
do extendido. Teclado QWERTY. Teclado numérico. Teclas de función. Teclas de movimiento del cursor.
Desarrollo de agilidad en el posicionamiento por filas: Fila dominante, fila base o normal, fila inferior y
superior. El ratón.
24. Procedimientos de desarrollo de destrezas en la operatoria de teclados. Indicaciones sobre la postura
adecuada. Procedimientos de desarrollo de velocidad. Procedimientos de corrección de errores. Elabo-
ración de textos y documentos. Utilización de sistemas audiovisuales en el desarrollo de destrezas.
25. El Derecho Laboral. Fuentes del Derecho del trabajo. La Organización Internacional del Trabajo. El Estatu-
to de los Trabajadores. El contrato de trabajo: Estructura, tipos y principales características.
26. Contrato de aprendizaje, contrato en prácticas, contrato a tiempo parcial, contratos de duración deter-
minada. Contrato indefinido. Otros contratos de trabajo.
27. El Proceso de contratación. Documentación relativa al proceso de contratación. Suspensión del contrato. Ex-
tinción del contrato. Oficinas de Empleo del Instituto Nacional de Empleo. Agencias Privadas de colocación.
28. Retribución de los trabajadores: El Salario: Salario Base. Complementos salariales. Clases de salarios. La
nómina: Requisitos de forma. Devengos. Deducciones. Retenciones a cuenta del Impuesto sobre la renta
de las personas físicas.
29. Cálculo y confección de nóminas y seguros sociales. Incapacidad Temporal. Legislación.
30. El Sistema de la Seguridad Social: Fines y campo de aplicación. Regímenes del Sistema de la Seguridad
Social. Entidades Gestoras y colaboradoras.
31. Cotizaciones a la Seguridad Social. Contingencias. Tipos de cotización. Determinación y cálculo de las Ba-
ses de Cotización a la Seguridad Social. Documentos de cotización a la Seguridad Social y su tramitación.
32. Relaciones laborales: Jornada y horario de trabajo. Horas extraordinarias. Calendario Laboral. Descanso se-
manal. Descanso anual. Festividades laborales. Régimen de vacaciones. Permisos. Condiciones de trabajo.
33. Las organizaciones sindicales: Estructura y organización. Los convenios colectivos. Ámbito. Contenido.
Duración. La representación de los trabajadores en la empresa. La huelga. Cierre patronal. Derechos y
Obligaciones del empresario y del trabajador.
34. El Derecho Administrativo. Fuentes. La división de los poderes. La jerarquía de las normas. Las normas y
su publicación.
35. Organización política y administrativa: Administración Central. Comunidades Autónomas. Administra-
ción Local. Organización de la Unión Europea.
36. El presupuesto del Estado: Aspectos básicos. Elementos del presupuesto. Tipos. Elaboración. Procesos y
procedimientos de aprobación del presupuesto.
37. Ejecución del presupuesto: Contratos tipo: Contratación de obras. Contratación de suministros. Contra-
tación de servicios.
38. El acceso a la Función Pública: Provisión de puestos de trabajo. Relación de puestos de trabajo. Contra-
tación de personal al servicio de la Administraciones públicas. Situaciones administrativas.
39. Derechos de los funcionarios: Representación y negociación en la Administración pública. Deberes, in-
compatibilidades y responsabilidades de los funcionarios públicos.
TEMA 21
IMPUESTOS EN LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA (II): REGLA DE PRORRATA.
EXENCIONES, DEDUCCIONES Y DEVOLUCIONES EN EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR
AÑADIDO. REGÍMENES ESPECIALES DEL I.V.A. OTROS IMPUESTOS INDIRECTOS.
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. IMPUESTOS EN LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA (II).
3. REGLA DE PRORRATA.
3.1.P rorratageneral
3.2.P rorrataespecial
4. EXENCIONES
5. DEDUCCIONES
6. DEVOLUCIONES EN EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO.
7. REGÍMENES ESPECIALES DEL I.V.A.
7.1.R égim ensim plificado
7.2.R égim enespecialdecriteriodecaja
7.3.R égim enespecialdelrecargodeequivalencia.
7.4. R égim enespecialdeagricultura,ganaderíay pesca
7.5.O trosregím enesespeciales
Tema 21 1
1. INTRODUCCIÓN
ElIVA nuncaesun coste paraelem presario,só lo lo esparaelconsum idorfinal.P oreso se dice que el
IVA esun impuesto neutral para el empresario.Esto significaque no im portaelnúm ero de fases
productivasquetengaunproducto,pueselconsum idorpagalom ism o,elvalorañ adido.
Elm ecanism o fundam entaldelIVA esla repercusión del IVA soportado por el empresario. L a
repercusió n eseltraslado de lacargafiscaldelim puesto.Asíelem presario,cadavez que vende aotra
em presao aun consum idor,lescobra,adem ásde lam ercancíaelIVA correspondiente.Éste eselIVA
repercutido.
Cuando un em presario com praaotro em presario,tam bién le pagaelIVA ;elprim ero de ellosen este
caso,soportaelIVA (IVA soportado),hastaelm om ento en que puedarepercutiraotro em presario
que le com pre aél,o en elconsum idor final. En esto consiste laneutralidad delIVA,en que el
em presario siem pre traslada elIVA deduciendo o restando delIVA repercutido el IVA que ha
soportado.
S egún laL ey 27/1992,de 28 de diciem bre delIVA,elhecho im ponible delim puesto está com puesto
porentregas de bienes y prestaciones de servicios, adquisiciones intracomunitarias e importaciones
de bienes.
L asentregasde bienesy prestacionesde serviciosrealizadasporem presariosy profesionalesen su
actividad em presarialconstituyenelprim erhechoim ponibledelim puesto.
Evidentem ente,la L ey se refiere a dar algo a cam bio de un precio por ello. Está hablando de
operacionesdecom praventa.
L asentregas de bienes lashacenlosempresarios.
L osbienesno hay que entenderlossolo con sinó nim o de objetos,puestam bién se incluyen los
derechos,yaqueunderechotam biéntienevalorpatrim onial.
P or el contrario las prestaciones de servicios son todo tipo de actividades que realizan los
denom inadosprofesionales(serviciosculturales,de ocio,de restauració n,de estética,de defensa
legal,deasesoram iento,desanidad… ).
L asprestaciones de servicios,pueslashacenlosprofesionales.
Entre em presario y profesional existe diferencia,aunque losdospuedan estar constituidosen
em presas(unasociedad lim itadao anó nim a)o serem presario individual,etc.,laley delIVA define a
losúltim ospor exclusió n,diciendo que son losque realizan elejercicio independiente (no son
asalariadosde otros) de una profesió n u oficio,com únm ente son losllam adas<<profesionales
liberales>> (abogados,arquitectos,decoradores,ingenieros,fisioterapeutas… ).
L asadquisicionesintracom unitariasde bienesque hacen losem presariosde nuestro país,cuando
adquieren o com pran aotrosque tienen su em presadentro de algún paísque pertenece alaU E
tam biénconstituyenhechoim ponibledelIVA.
L osserviciosprofesionalesse consideran prestadosen elpaísde origen de ese profesional,puesse
agotanenelm om entoqueseprestany nosepuedentrasladar.
Aunque las adquisiciones intracom unitarias solo pueden hacerlas los em presarios, existe una
excepció n:cuando un particularcom pre un vehículo nuevo en un paísde laU E,se consideraque está
realizandounaadquisició nintracom unitariadeunbien,y daorigenalim puesto.
Tema 21 2
L asim portacionesdebienesincluyendossituaciones:
Cuandounaem presaespañ olacom praaotraqueestá ubicadaencualquierpaísqueno
pertenezcaalaU E.
Cuandounparticularespañ olcom praenesosm ism ospaísesy quiereintroducirlosbienesen
Españ a.S inofueraasí,com praríam osbienesdeconsum o,porejem plo,enS uiza,sinque
tributáram osporconsum ir.
EN ECO N O M ÍA EN EL IVA
CO M P R A S : CO M P R A S :
Im portació n :adquisició n de Im portació n: adquisició n de bienesen cualquier
bienes en cualquier país paísquenopertenecealaU E.
diferentealnuestro Adquisició n intracom unitaria: adquisició n de
bienesencualquierpaísquepertenezcaalaU E
VEN T AS : VEN T AS :
Exportació n: ventao entregas Entrega intracom unitaria: venta o entrega de
de bienes que hacen los bienesque hacen losem presariosde nuestro país
em presariosde nuestro paísa m iem brodelaU E.
cualquierotro. Exportació n:ventao entregade bienesque hacen
losem presariosde nuestro paísaotrosque están
establecidosenunpaísquenopertenecealaU E.
ElIVA gravaelaum ento delvalorque añ ade cadafrase productivaaun bien desde que unam ateria
prim a,hastaque se aproxim ao vende alconsum idorfinal.Esdecir,en cadafase productivaelbien
saledecadaem presaconunvalorsuperioraldeentrada.Estadiferenciaesvalorañ adidoalbien.
3. REGLA DE PRORRATA.
3.1.P rorratageneral
Tema 21 3
P araelcálculo delporcentajede prorratase tom ará en cuentaelvolum en totalde operaciones
delejercicio y cuálesde ellasdan derecho a deducir,pero obviam ente estosdatossó lo
podrem osconocerlosa31 de diciem bre.S in em bargo,elIVA esun im puesto de liquidació n
perió dica,debiendo presentarse declaraciones-liquidacionestrim estrales,com o reglageneral,
o m ensuales,en elcaso de grandesem presasy exportadores. Com o en elm om ento de
presentarestasliquidacionesdesconocem oslosdatosnecesariosparacalcularlaprorrata,la
ley prevé elsiguienteprocedim iento:
S e aplicará provisionalm ente elporcentaje de prorratadefinitivo delañ o anterior (prorrata
provisional). P odrá solicitarse un porcentaje provisional distinto cuando se produzcan
circunstanciasquepuedanalterarlosignificativam ente.
En laúltim adeclaració n-liquidació n delim puesto correspondiente acadaañ o natural,elsujeto
pasivo calculará laprorratadefinitivadelañ o y regularizará lasdeduccionespracticadasalo
largodelejercicio.
SOLUCIÓN:
L asliquidacionesque realizará laem presalostresprim erostrim estresdelañ o,teniendo en cuentala
prorrataprovisionaldel80 % delañ oanteriorserán:
P R IM ER T R IM . S EGU N DO T R IM . T ER CER T R IM .
IVA R epercutido(21% ) 840.000 630.000 1.050.000
IVA S oportado
480.000 320.000 560.000
deducible(80% )
A Ingresar 360.000 310.000 490.000
R edondeam osalnúm ero entero superiorm áspró xim o que esun82 % que será laprorratadefinitiva
quedeberíam oshaberaplicadoesteañ o.
Tema 21 4
P rocedem osa hacer losajustespertinentes,puespodríam oshabernosdeducido un82% delIVA
soportado en vez del80 % que hem osaplicado,lo que dará un ajuste positivo en elIVA anuestro
favor.
TOTAL + 50.000
3.2.P rorrataespecial
L aprorrataespecialseaplicará:
Cuando lossujetospasivosopten porella.L aopció n se form ulará en elm esde noviem bre del
añ o anterioralquedebasurtirefecto o,en su caso,dentrodelm essiguientealcom ienzo delas
actividades,anteladelegació ndelaAEAT quecorrespondaaldom iciliofiscaldelsujetopasivo.
Cuando elm ontante totalde lascuotasdeduciblesen un añ o naturalpor aplicació n de la
prorratageneralexcedaenun20% delqueresultaríaporaplicació ndelaprorrataespecial.
EJEMPLO: U nsujetopasivorealizadosactividades:
Actividad 1: origina el derecho a deducir la totalidad de lascuotassoportadas. Ventas
efectuadasporim portede4.000 euros;IVA soportado,200 euros.
Actividad 2: no originaelderecho adeducir lascuotassoportadas. Ventasefectuadaspor
im portede1.000 euros;IVA soportado,200 euros.
ElIVA soportadoenoperacionescom unesaam basactividadesasciendea400 euros.
Tema 21 5
SOLUCIÓN
P rorratageneral: 800 x 80% = 640
P rorrataespecial:
Actividad 1 200
Actividad 2 0
Cuotascom unes(400x80% ) 320
Total deducible 520
Com paració n
P rorratageneral 640
P rorrataespecial 520
Elexcesoasciendea120 (640-520),superioral20% de520 (104).S eaplicará lareglade
prorrataespecial.
EJEMPLO: En elejercicio 2007 se adquiere unam aquinariaen elsegundo trim estre porun im porte de
100.000 euros.
CuotadeIVA soportadade16.000 euros.P rorratadefinitivaañ o2006:59% .
L asprorratasdefinitivashansido:2012,70% ;2013,85% ;2014,61% ;2015,40% ,y 2016,60% .
SOLUCIÓN
Año 2012: añ odelainversió n:
IVA soportado deducible en elm om ento de la adquisició n (segundo trim estre 2007):
(100.000 x 16% x 59% ) 9.440
Tema 21 6
Conocidalaprorratadefinitivadelejercicioresultaunacuantíadeducibleen2012:
(16.000 x 70% ) 11.200.
Deducció ncom plem entaria 1.760
Año 2013: Enesteejercicioseproduceunadiferenciasuperioralos10 puntosporcentuales
(85% -70% ),porloqueprocederegularizar:
Cuantíadeducibleenelañ odelainversió n:(16.000 x 70% ) 11.200
Cuantíadeducibleenelañ odelaregularizació n:(16.000 x 85) 13.600
Deducció ncom plem entaria:(11.200 -13.600)/5 480
S ielsujeto pasivo transm ite losbienesde inversió n durante elperiodo de regularizació n,habrá que
realizarunaregularizació n portodo elperiodo que quede pendiente de acuerdo con lassiguientes
reglas:
T ransm isió n sujetay noexenta.L aprorratadelosañ osquequedenporregularizary ladel
añ oenqueseefectúalatransm isió nesdel100% .Ahorabien,ladeducció ncom plem entaria
quepudierapracticarsenopodrá excederdelacuotarepercutidaenlatransm isió ndelbien.
T ransm isió n sujetay exenta.L aprorratadelañ oenquesetransm itey ladelosañ os
pendientesderegularizarserá del0% .
EJEMPLO: Continuando con elejem plo anterior,elbien de inversió n se enajenaen elañ o 2015
teniendoencuenta:
a. L aenajenació nestá sujetay noexenta,repercutiéndoseIVA porim portede2.000 euros.
b. L atransm isió n está sujetay noexenta,repercutiéndoseIVA porim portede1.500 euros.
c. L atransm isió n está exentadelIVA.
SOLUCIÓN
a. L a prorrata de losañ ospendientesy la delañ o de la transm isió n será del100% . Añ os
pendientes:2015 y 2016.
b. L aprorratadelañ o en que se enajenay losrestantesserá del100% .Añ ospendientes:2015 y
2016.
c. L aprorratadelañ o en que se transm ite y lospendientesde regularizarserá del0% . Añ os
pendientes:2015 y 2016.
Tema 21 7
4. EXENCIONES
Tema 21 8
O TRO S Derechosdeautor.
Tema 21 9
5. DEDUCCIONES
BIEN ES CO N DER ECHO A DEDU CCIÓ N N O DAN DER ECHO A DEDU CIR
Bienesde inversió n: son losbienescorporales Bienesquenosondeinversió n:
m uebles,sem ovienteso inm ueblesque por su Accesoriosy piezasde recam bio de los
naturalezaestán destinadosaserutilizadoscom o bienesdeinversió n.
instrum ento de trabajo o m ediosde explotació n O bras para reparar los bienes de
poruntiem posuperioraunañ o. inversió n.
P or ejem plo, un m ostrador frigorífico en un Envasesy em balajes.
superm ercado,o una caja registradora con su Vestuariodetrabajo.
m ueblecorrespondiente. Cualquierbien adquiridoy cuyo valorsea
inferiora3.005, 06€
Vehículosusadosen: L osvehículosautom ó vilesse presum e que solo
T rasportedeviajeros,m edianteprecios. están afectosalaactividad delsujeto pasivo en
P ara enseñ anza de conductores o un 50% ,que esladeducció n que puede hacerse
Tema 21 10
pilotos,acam biodeunprecio. porsu com pra,salvoquesepruebelocontrario.
L os usados en desplazam ientos
profesionalesde representeso agentes
com erciales.
L osusadosen vigilancia.
L os vehículos m ixtos usados en
trasportes de m ercancías. N o se
consideran com o taleslosvehículostipo
rancheraostationw agon.
L os usados por sus fabricantes para
realizarpruebasoensayos.
Viajes: sise consideran gastosdeduciblesen el N o se deducen las cuotas por servicios de
IR P F,tam biénpuedendeducirseenelIVA. desplazam ientoso viajes,gastosde m anutenció n
o estancia delsujeto pasivo o de su personal,
aunqueesténrelacionadosconlaactividad.
Alim entosy espectáculos. N o se deduce laadquisició n porelsujeto pasivo
de alim entos, tabaco, bebidas espectáculos o
actividadesrecreativas.
Joyas y objetos: son deducibleslosobjetosque N o se deducen las joyas, alhajas, piedras
noesténincluidosenlacolum nadeladerecha. preciosas (diam ante, rubí, zafiro, esm eralda,
aguam arina,ó palo y turquesa) perlas,objetos
elaborados con oro platino, obras de arte,
antigü edadesu objetosdecolecció n.
Atenciones a clientes: N o se consideran N o son deducibleslasatencionesdestinadasa
atencionesen m uestrasgratuitasy losobjetosde clientes,asalariadosoterceraspersonas.
escaso valor,salvo que se trate de unaem presa
publicitaria.
R equisitosparaqueelsujeto pasivopuedaaplicarladeducció n:
Tema 21 11
delsaldo asu favorexistente altérm ino de cadaperiodo de liquidació n.En caso de ejercitarlaopció n
poreste procedim iento,elperiodo de liquidació n coincidirá con elm esnatural,con independenciade
su volum endeoperaciones.
Entregasintracom unitariasexentas.
Destinarlosbienesadquiridosoim portadosolosserviciosdelosquehayansidodestinatariosen el
T AIalarealizació n de operacionesque originen elderecho adeducirde acuerdo con lanorm ativa
vigente en elEstado m iem bro en donde estén establecidosy en funció n delporcentaje de
deducció naplicableendichoEstado.
L aAdm inistració n tributariapodrá exigiralossolicitantes,alaAdm inistració n tributariadelEstado
m iem bro de establecim iento o aterceroslaaportació n de lainform ació n y losjustificantesnecesarios
parapoderapreciarelfundam ento devolució n solicitaday paralacorrectadeterm inació n delim porte
delam ism a.
Tema 21 12
En elrégim en especialde devolucionesadeterm inadosem presarioso profesionalesno establecidos
en elterritorio de aplicació n delim puesto,nien laCom unidad,islasCanarias,Ceutao M elillapodrán
solicitarladevolució n de lascuotasdelim puesto sobre elvalorañ adido que hayan soportado porlas
adquisicioneso im portacionesy con arreglo alprocedim iento que se establezcareglam entariam ente,
sinm ásespecialidadesquelasqueseindicanacontinuació n:
Regímenes especiales
R égim ensim plificado
R égim enespecialdelcriteriodecaja
R égim enespecialdelrecargo deequivalencia
R égim enespecialdeagricultura,ganaderíay pesca
R égim enespecialdelosbienesusados,objetosdearte,antigü edades.
R égim enespecialdelasagenciasdeviajes
R égim enespecialaplicablealasoperacionesconorodeinversió n
R égim enespecialaplicablealosserviciosprestadosporvíaelectró nica
R égim enespecialdelgrupodeentidades
Tema 21 13
Esun régim en especialque se caracterizaporque laliquidació n delIVA no se hace porelIVA
repercutido m enoselIVA soportado,sino en funció n de unade lascantidadeseconó m icasfijas
(denom inadasmódulos)establecidasporHaciendaparacadaactividad quesedesarrolle.
Declaraciones trimestrales
P aracalcular lacantidad aingresar trim estralm ente,unaO rden M inisterialfijaparalosm ó dulos
aplicablesacadaactividad lacantidad quehay quepagarporcadam odulo.
L acuantíade losm ó dulosse calculam ultiplicando lacantidad econó m icaasignadaacadam ó dulo por
el núm ero de unidadesutilizadasen la actividad,y sum a de losm ó dulosse denom ina cuota
devengadaporoperacionescorrientes.
Elsujeto pasivo efectuaratresingresos,que se calculan aplicando un porcentaje específico paracada
actividad sobrelacuotadevengadaporoperacionescorrientes.
Tema 21 14
P uedenacogerseaesterégim enespeciallossujetospasivosconunvolum endeoperacionesinferiora
2 m illonesdeeurosanuales.
Q uedan excluidoslossujetospasivoscuyoscobrosen efectivo respecto de un m ism o destinatario
duranteelañ onaturalsuperenlos100.000 euros.
A. IVA Repercutido
Elim puestosedevengaraen elm om entodelcobro,yaseatotaloparcialdelim portepercibido.
B. IVA Soportado deducible
L ascuotassoportadasse pueden deduciren elm om ento delpago totalo parcialdelprecio de los
im portessatisfechoso,sieste no se haproducido,el31 de diciem bredelañ o inm ediato posterior
aaquelenquesehayarealizadolaoperació n.
C. Deducción por los destinatarios de las operaciones del régimen especial
L ossujetospasivosno acogidosaeste régim en,pero que sean destinatariosde lasoperaciones
incluidasen elm ism o,no podrán deducirlascuotassoportadasque no hayan pagado totalo
parcialm entelasm ism as.
Requisitos:
Cuando el proveedor envía m ercancías a com erciantes m inoristas incluidos en este régim en,
repercutenenlam ism afacturadelIVA y unrecargoespecial,perodeform aseparada.
Elrecargodeequivalencialo declaray loingresan,juntoconelIVA,losproveedores.
Tema 21 15
Se debe:
Acreditarantesusproveedoreselhechodeestarsom etidosalrégim enespecial.
Expedirfacturacuando eldestinatario de laoperació n seaem presario,o cuando asíse lo
exija.
Obligaciones
S olicitarelN IF
P resentardeclaració ndecom ienzo,m odificació nocesedeactividades.M odelo037.
L levarunlibroregistroenelqueseanotenlasoperacionesdelrégim enespecial.
S eaplicaalosrevendedoresdebienesusados
S e caracterizapor unaform aespecialde determinar la base imponible para
Régimen especial de calcularelIVA
los bienes usados, S e calculade laform asiguiente: P recio de venta(IVA incluido) – P recio de
objetos de arte com pra(IVA incluido)
L ossujetospasivostienen la posibilidad de aplicar elrégim en generalo el
especial
Tema 21 16
Esunrégim enobligatorio
Régimen especial de S u form ade calcularlabase im ponible,entendidacom o elm argen bruto que
las agencias de tienelaagenciadeviajes
viajes L asagenciaspueden optarpordeterm inarlabase,bien operació n aoperació n,o
biendeform aglobalparacadaperiodo
Este régim en especial consiste en la exenció n del IVA para lasentregasy
Régimen especial de adquisicionesdeoro de inversión
las operaciones con S etratadeunaexenció nlim itada
oro de inversión Esun régim en obligatorio alque se puede renunciarsise cum plen losrequisitos
queregulaelrégim en
Régimen especial P ueden acogerse aeste régim en especiallosem presariosy profesionalesno
aplicable a los establecidos a la Unión Europea
servicios prestados Este régim en se aplicaraatodoslosserviciosprestadosen laU nió n Europeapor
por vía electrónica vía electrónica
P ueden aplicarlosem presarioso profesionalesqueform en partedeun grupo de
Régimen especial
entidades.
del grupo de
Entidad dom inante eslaque tiene participació n directao indirecta,alm enos,el
entidades
50%
L osim puestosindirectosse aplican sobre unam anifestació n indirectade lacapacidad econó m ica
y gravan laproducció n,eltráfico o elconsum o. L aprincipalcaracterísticasdelosim puestosindirectos
esque,alcontrario que losdirectos,no dependen de lascaracterísticaspersonalesdelcontribuyente,
sino delproducto en sí.Esdecir,no repercuten directam ente sobre larentadelcontribuyente,sino
sobresobreelconsum oquerealice.
En este sentido,losim puestosindirectosgravarán principalm ente elconsum o,de form aque los
pagarem osalcom prarun bien o usarun servicio,porejem plo.Esto eslo que ocurre con elIVA,el
im puestoindirectoporexcelencia,aunquenoelúnico.
M ásallá de que elIVA esunade lasprincipalesfuentesde financiació n delEstado y queotrostributos
indirectossirven paraaum entar larecaudació n de losayuntam ientos,desde laAgenciaT ributaria
explican elporqué de laexistenciade estosim puestos.En este sentido,justificasu creació n porla
consideració n de que elconsum o de estosbienessobre losque se aplicaelim puesto generaunaserie
de costessociales,algo cierto en casoscom o losim puestossobre eltabaco o elalcohol,pero no tanto
conelIVA general.
IVA
ElIVA o Impuesto sobre el Valor Añadido es el impuesto indirecto más conocido y quizás el que
mejor expone en qué consisten este tipo de tributos. ElIVA gravalosactosde consum o y está
financiado por elconsum idor final,yaque sobre élrecae elpago delim puesto. S e tratade un
im puestoregresivo,yaquenosecobraatodoslosciudadanosporigual.
Elfuncionam iento delIVA esrelativam ente sencillo: cadaunade lasem presasde lacadenade
producció n de un artículo o laconcesió n de un servicio añ ade elIVA porsu participació n y esel
Tema 21 17
consum idor final quien debe hacer frente al valor agregado. L as em presas después podrán
reem bolsarse elIVA soportado,que se puede definircom o elque pagaporlosserviciosque necesita
paradesarrollarsu actividad.Está regulado porellaL ey 37/1992,de 28 de diciem bre,y R ealDecreto
1624/1992,de29 dediciem bre.
EnEspañ aconvivenactualm entetrestiposdeIVA,elgeneral,situadoenel21% ,elreducido,enel10%
y elsuperreducido,lim itadoalosbienesdeprim eranecesidad y queesdel4% .
ImpuestosobreTransmisionesPatrimoniales
S u nom bre com pleto es el deImpuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
Documentados.Este im puesto gravalacirculació n de bienesy derechosporun lado,y elgasto del
dinero o la renta que tengam ospor otro. Está regulado por elR ealDecreto 1/1993,de 24 de
septiem brey R ealDecreto828/1995,de29 dem ayo.
El Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales se aplica,entre otrascosas,alacom praventade
bienesde segundam ano donde no esposible aplicarelIVA.Cuando com prasun coche usado o una
vivienda de segunda m ano,pagaráseste im puesto y no elIVA. Este tributo está cedido a las
com unidadesautó nom as.
Esto se aplicará sobre vivienda,pero tam bién en lacom praventade coches. Cuando com prasun
cochedesegundam anodeberáspagarel impuesto de transmisiones patrimoniales sobre vehículos.
Com o ocurre con otrostantostributosgestionadosporlascom unidadesautó nom as,unacosaesel
m arco generalfijado paralastransm isionespatrim onialesonerosas–lasgratuitastributarán en el
Im puesto de S ucesionesy Donaciones-y otralo que despuéshace cadaCCAA. L arealidad esque
prácticam entetodaslasregionesaplicanalgúntipodealza.
S in em bargo,la realidad esbien diferente y todaslascom unidadesautó nom as,a excepció n de
N avarray P aísVascoportenernorm ativapropia,aplicanalzassobreestanorm ativageneral.
Impuestosespeciales
Ellistado esam plio,pero en térm inosgeneralessetratade im puestosquerecaen sobredeterm inados
bienes com o son el alcohol y bebidas alcohó licas, hidrocarburos, electricidad, tabaco o la
m atriculació n de m ediosde transporte.Este tipo de im puestosestán reguladosporlaL ey 38/1992,de
28 dediciem brey elR ealDecreto1165/1995,de7 dejulio.
N uestraim posició n indirectase configurasobre dosfigurasbásicas:elIVA,com o im puesto general
sobre elconsum o,y losim puestosespeciales,que gravan elconsum o de determ inadosbienes.L os
im puestosespeciales(“accisas”,según laterm inologíacom unitaria)son im puestossobre consum os
específicos,en losque,adem ásdesu capacidad recaudatoria,destacasu finalidad extrafiscal,com o
instrum entosdelaspolíticassanitaria,energéticaodem edioam biente.
Tema 21 18
L ossistem asfiscalesde todoslosEstadosm iem brosde laCom unidad Europeadeben existir
im puestos especiales que graven el consum o de alcohol y bebidas alcohó licas, productos
energéticos,electricidad y laboresdeltabaco.
L os Estados m iem bros pueden m antener o introducir en cualquier m om ento, en sus
ordenam ientospositivos,otrosim puestosespecialesdistintosde losseñ aladosen laletraanterior,a
condició n de que no den lugaracontrolesde ningunaclase en losintercam bioscom unitariosde
productosobjetodelosm ism os.
L osim puestosespecialessecaracterizanporser:
Hay quedistinguirentre:
1. Á m bito territorialcom unitario.Elconstituido porelterritorio de lacom unidad (definido en el
T ratado Constitutivo de laCE)con algunas“exclusiones” y con algunas“inclusiones”.En relació n a
Españ aestánexcluidasCanarias,Ceutay M elilla.
2. Á m bito territorialinterno. Eselterritorio en que resultade aplicació n lanorm ativainterna
españ olasobre IIEE.Este ám bito no esuniform e yaque no en todo elterritorio nacionalrigen los
m ism osIIEE:
L osIIEE arm onizadosse exigirán en todo elterritorio españ olsalvo Canarias,Ceutay M elilla.
P ortanto,seexigencom oim puestoscom unitarios.
En Canariasson aplicableslosIIEE quegravan lacerveza,losproductosinterm edios,elalcohol
y lasbebidasderivadascom o im puestosespañ oles.
ElIE sobrelaelectricidad esexigibleen todo elterritorio nacional.P ortanto,seexigetam bién
com oim puestoespañ ol.
Tema 21 19
L afabricació n e im portació n de losproductosobjeto de dichosim puestosdentro delám bito
territorialcom unitario y siem pre que losproductos"se encuentren"en elám bito territorialinterno
de cadauno de losim puestos(esdecir,siem pre que losproductosse fabriquen en elám bito
territorialinternooseim portenalám bitoterritorialinterno).
Delm ism o m odo,se regulan tam bién unaserie de supuestosde devoluciones,en losque se ha
devengado yaelim puesto en Españ a(técnicam ente,ám bito territorialinterno)porhaberse puesto
losproductosaconsum o. N o obstante lo anterior,en lugar de ser consum idosen Españ a,los
productosson:
Tema 21 20
2. EnviadosaotrosEstadosm iem bros.S upuestos:
Impuestoslocales
L osim puestosprevistosen laL ey R eguladorade HaciendasL ocales,exclusivam ente m unicipales,
soncinco,tres de ellosdeexigencia obligatoria y dos deestablecimiento voluntario porparte de los
Ayuntam ientos.
Im puesto sobrebienes inmuebles. Este im puesto recae sobre elvalor de losbienesinm uebles
radicadosenelm unicipiooriginándoselaobligació ndesu pagoporlatitularidad dedichosinm uebles.
Im puesto sobreactividades económicas. Elorigen de este im puesto lo constituye elejercicio en
territorio nacionalde actividadesem presariales,profesionaleso artísticas,se ejerzan o no en un local
determ inado y estén o no especificadasen lastarifasdelim puesto.L aactividad se puede ejerceren el
ám bito delM unicipio,pagando lacuotam unicipal,en elde laprovincia,pagando lacuotaprovincialo
entodoelterritorionacional,pagandolacuotanacionalcorrespondiente.
Im puesto sobrevehículos de tracción mecánica.Este im puesto tiene su origen en latitularidad de
vehículosde tracció n m ecánica,aptosparacircularporlasvíaspúblicas,cualesquieraque sean su
clasey su categoría.
Tema 21 21
correspondiente licenciade obrasurbanística,tanto sise obtiene lalicenciacom o sino.Eltipo de
gravam enm áxim ofijadoporlaL ey esdel4% delcostedeejecució ndelosm ism os.
Im puesto sobre elIncremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana. Este im puesto se
originaporelincrem ento de valorque experim entan losterrenosde naturalezaurbanay que se pone
de m anifiesto com o consecuenciade latransm isió n de lapropiedad de losm ism os,o laconstitució n o
transm isió ndederechosrealessobrelosm ism os.Eltipodegravam enm áxim olegalesdel30% .
9. CONCLUSIÓN
10. WEBGRAFÍA
Tema 21 22
TEMA 22
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. LOS ARCHIVOS
3. CONCEPTO
4. TIPOS DE ARCHIVOS.
4.1. Según el grado de autonomía
4.2. Según el soporte de la información
5. MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE ARCHIVO.
6. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO.
7. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
7.1. Sistema Alfabético
7.2. Sistema Numérico
7.3. Sistema Alfanumérico
7.4. Sistema Cronológico
7.5. Sistema Geográfico o Toponímico
7.6. Sistema Temático
7.7. Sistema Cromático
7.8. Sistema de Referencias Cruzadas
8. CONSERVACIÓN
8.1. Medidas preventivas para la conservación de los documentos.
9. ACCESO
10. SEGURIDAD
11. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
12. EL ARCHIVO INFORMÁTICO.
12.1. Complejidad de los documentos informáticos.
12.2. Conservación de los soportes.
12.3. Conservación del contenido.
12.4. Recomendaciones.
13. EL CONTROL DEL ARCHIVO.
14. CONCLUSIÓN.
15. BIBLIOGRAFÍA.
Tema 22 1
1. INTRODUCCIÓN
2. LOS ARCHIVOS
Porque los documentos también tienen su ciclo vital que consta de cuatro fases:
En algunos casos, las fase intermedias son muy cortas, sin embargo, para los documentos que sí
interesan es a lo largo de estas fases en las que el archivo tiene su sentido.
Por otra parte, el código de comercio impone en la empresa la obligación de conservar la
documentación relacionada con su actividad (libros de facturas, recibos, etc.) durante un tiempo
establecido, generalmente entre cinco y seis años.
Para mantener debidamente recogida y localizada esa información hay que llevar a cabo una serie
de tareas: seleccionar, clasificar, codificar y ordenar el documento.
Tema 22 2
3. CONCEPTO
4. TIPOS DE ARCHIVOS.
Existen diferentes criterios para clasificar archivos, aunque los más frecuentes son:
- Archivos mobiliarios: los que contienen documentos en papel impresos y que por tanto necesitan de
muebles específicos para recogerlos. Para almacenar este tipo de documentos, se suelen utilizar
distintos accesorios de soporte, como carpetas, carpetas colgantes, ficheros, archivadores, cajas,
bandejas y casilleros de organización.
- Archivos magnéticos: son archivos informáticos. El registro de documentos se lleva a cabo mediante
base de datos que relacionan la información solicitada: pedidos, facturas, albaranes, faxes o
correspondencias. El escáner permite captar documentos impresos e imágenes para pasarlos a
magnéticos mediante la digitalización de los mismos. Para almacenar este tipo de documentos se
necesitan archivos informáticos, por ejemplo: disquetes, videodiscos, discos ópticos, CD-ROM.
- Microfilme. Se trata de películas que contienen imágenes de la información o documentos de la
empresa, en reducido tamaño con respecto al original. Se requieren para su uso aparatos de
microfilmación, y para el revelado y duplicación, lectores de microfilmes.
Tema 22 3
5. MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE ARCHIVO.
En todos los archivos debe contarse con el mobiliario adecuado para almacenar la información,
tanto si se trata de documentos impresos como si el soporte es magnético o digital, en cuyo caso se
requiere mucho menos espacio para su almacenamiento. A pesar del avance en el sistema de captación
de la información, debido a las nuevas tecnologías, hay archivos que siguen almacenando documentos
impresos y que legalmente no admiten el soporte magnético.
En el archivo utilizado en las empresas, podemos utilizar:
- Estanterías: es uno de los sistemas más utilizados, en el que los documentos se guardan en
carpetas clasificadoras o archivadoras que se depositan en estas estanterías.
- Estanterías Modulares: contienen cajas de plástico de colores donde se introduce los
documentos.
- Armarios: se trata del armario clásico de oficina, con puertas correderas o no donde se colocan
las capetas con los documentos.
- Muebles mixtos: son muebles con zonas de estanterías y zonas de armario que permiten
archivar la información de distintos modos.
- Armarios con carpetas: módulos de armarios con grandes cajones donde se cuelgan las
carpetas en las que está almacenada la información.
- Armarios con raíles: conjuntos de estanterías que se desplazan por raíles quedando un pasillo
entre ellas. Su desplazamiento puede ser eléctrico.
- Ficheros: mueble dedicado a la conservación de fichas. Suelen tener cajones del tamaño
aproximado de las mismas.
- Carritos móviles: muebles metálicos con ruedas para sus desplazamientos. Suelen tener una
parte para carpetas colgantes, y otras con repisa. Se utilizan mucho para el traslado de
documentación impresa dentro de la empresa.
Además de los anteriores, existe otro tipo de muebles, de archivo parecido a los descritos cuya
principal función es preservar la seguridad de los documentos que contiene. Suelen tener claves de
apertura, llaves de seguridad y otros accesos especiales para limitar el acceso a la información.
Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos útiles de acuerdo
con las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer de la misma.
• Etiquetas adhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. Pueden
utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el pegamento daña el
papel.
• Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: indicadas para su colocación en las
cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido. La utilización de
diferentes colores permite diferenciar las series u oficinas.
• Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se aconsejan los
separadores de carpetas de hoja completa, que permiten escribir normas de utilización de la
carpeta.
• Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja
para una serie documental.
Contenedores de documentos:
Tema 22 4
Como ventajas están la posibilidad de ordenar los documentos por separadores y la fijación en la
sujeción de los documentos; sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y el
deterioro de cantos y orificios cuando no están debidamente reforzados.
• Carpetas suspendidas:
Es el sistema recomendado para el archivo de oficina. Existen diferentes modelos, colores y
sistemas de visor, por lo que habrá que elegir los que más de adecuen a la documentación que se
ha de guardar y no a la inversa. En el caso de expedientes voluminosos se han de escoger carpetas
con 2 cm. de lomo.
El funcionamiento depende en gran medida del tipo de empresa del que se trate, de su
composición, de sus necesidades, etcétera.
En las empresas grandes suele haber un encargado del archivo central. En las pequeñas y
medianas empresas la gestión del archivo es una tarea encomendada al personal administrativo.
Independientemente de cuál sea el tamaño de la empresa, se suelen establecer unas mínimas normas
para gestionar el archivo de una manera eficaz y comprensible para todas personas que tengan acceso a
él:
Tema 22 5
7. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
a) Para los nombres de personas físicas se elige como palabra de ordenación el primer apellido.
b) En caso de que el primer apellido coincidan, se ordena por el segundo apellido. En caso de que
coincidieran los dos apellidos se ordenarían por el nombre.
c) Para nombres extranjeros se toma el primer apellido y se respetan las preposiciones que lo
preceden.
d) A la hora de clasificar alfabéticamente, no se tendrán en cuenta los artículos, las preposiciones,
los títulos honoríficos, los títulos nobiliarios, las preposiciones, los estados civiles ni grado de
parentesco.
a) Los nombres de empresas se ordenan por el nombre. Para clasificar estos documentos, no
importa la actividad de la empresa (que se coloca al final) ni los artículos que precedan al
nombre de la misma.
b) Los nombres de empresas extranjeras se ordenan con la primera palabra.
c) Los nombres de empresas conocidas por sus siglas o acrónimos se ordenaran como si se tratase
de una palabra.
El sistema de clasificación alfabético es el más útil de los sistemas de ordenación, ya que permite la
localización rápida del documento pero a veces resulta difícil la ordenación de los documentos, sino se
conocen las normas de clasificación alfabética.
Tema 22 6
7.3. Sistema Alfanumérico
Los documentos se colocan por orden de repetición del documento mediante un código de combinación
de letras y números. Normalmente, se utiliza un índice alfabético para saber el número que corresponde
a cada documento.
Es el sistema es sencillo y la lectura es rápida pero es necesario consultar el índice que registra los
números asignados a cada expediente.
Tema 22 7
pendientes de cobro, el azul para las facturas pendientes de pago, sería necesaria ordenar a su vez las
facturas que las integran.
Resulta fácil asociar un determinado documento a un determinado color, por lo cual, en muchos casos la
ordenación es muy rápida pero es complicado acceder al documento si hay otras clasificaciones.
8. CONSERVACIÓN
En el proceso de conservación y archivo de los documentos podemos distinguir las siguientes etapas:
- Recepción del documento: se trata de la fase en que se recibe el documento, es decir, cuando el
documento llega al lugar o departamento de la empresa al que va dirigido.
- Registro del documento. En esta fase se identifica el tipo de documento que es (factura de
cobro, factura de pago, carta comercial, etc.) y se anota en los libros de registros
correspondientes.
- Clasificación del documento. Una vez que se haya clasificado el documento se establece un
criterio de clasificación (por fechas, por empresas, etc.)
- Codificación del documento. En esta fase se trata de asignar al documento un nombre. El
nombre o denominación asignado puede ser: un número, una letra o una combinación de ellas,
es decir, un código alfanumérico. El nombre elegido para el documento lo diferenciará de los
existentes en el archivo y facilitará su búsqueda y consulta.
- Ordenación de documento. Cuando el documento no esté codificado correctamente debemos
colocarlo en el archivo correspondiente tanto si se trata de un documento impreso, para lo que
utilizamos un archivo físico, como si tenemos un documento electrónico, para los que
utilizamos programas informáticos. Para registrar y clasificar los documentos son muy útiles las
bases de datos. Las bases de datos son programas informáticos que nos permiten, gestionar y
clasificar la información de una forma rápida y ágil, los datos que sueles incluir en este tipo son
identificación del documento, con número de documento.
Tema 22 8
Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los
documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa, etiquetas de papel
engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5),
armarios y contenedores metálicos.
Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una temperatura
entre 15 y 25ºC, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no supere los 200
lux. Estas condiciones son difíciles de conseguir en una oficina y no siempre son compatibles
con las condiciones ambientales que requerimos los seres humanos. No obstante, se pueden
tomar las siguientes medidas en las oficinas:
• Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los
fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.
• Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o
existan humedades.
• Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o cartón).
• Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo.
9. ACCESO
La Ley de régimen jurídico de las Administraciones públicas y del procedimiento administrativo común
desarrolló el derecho reconocido en la Constitución en sus artículos 35 y 37, estableciendo que el acceso
puede producirse respecto a:
La Constitución establece que les está permitido el acceso a los ciudadanos, y no solo a los que estén
interesados en un determinado procedimiento administrativo.
Tema 22 9
10. SEGURIDAD
La Constitución Española fija algunos límites a los ciudadanos, cuando se trate del acceso a:
En la actividad diaria de la empresa se maneja información que debe estar sujeta a ciertas normas de
seguridad, son el fin de que nadie ajeno a la organización tenga acceso a ella.
Todos los empleados s de una empresa están obligados a guardar secreto profesional y no revelar
información vital de la empresa. De hecho, el Código Penal establece distintos tipos de penas para aquel
que revelase secretos ajenos, de los tenga conocimientos por razón de su oficio o relaciones laborales.
Para mantener la seguridad de los archivos y garantizar la confidencialidad de los datos que se guardan
en los mismos, se pueden establecer las siguientes reglas:
- En caso de que la documentación esté impresa, se debe cerrar con llave los armarios o muebles
de archivos donde se almacena la misma.
- Almacenar la información, confidencial y restingar el número de personas que puede acceder a
ella.
- Proteger las comunicaciones electrónicas (vía internet o intranet) con sistema de encriptación o
codificación de documentos para que las personas ajenas a la información transmitida no
puedan tener acceso a ella.
Tema 22 10
Si la información esta almacenada en un ordenador, proteger dicha información mediante: contraseñas
de acceso al equipo; protección de carpetas y archivos; programas especificaos y ocultación de archivos;
programas de control de acceso a otros usuarios.
12.1. Complejidad de los documentos informáticos: la informática distribuida y la propia evolución del
software está conduciendo a una progresiva complejidad de los documentos informáticos, en la medida
en que se multiplican los documentos compuestos (lo que a la vista del usuario es un solo documento, se
descompone en una serie de documentos de menor tamaño, generados por distintas aplicaciones, y que
se unen sólo en el momento de su visualización), documentos distribuidos (los distintos ficheros que
forman un mismo documento pueden residir en una misma unidad de memoria, o en distintas unidades,
de un mismo ordenador o de distintos ordenadores, en una misma red o en distintas redes) y
documentos dinámicos (los diversos ficheros que componen un documento pueden cambiar
periódicamente, por ejemplo: bases de datos, hojas de cálculo, etc.).
12.2. Conservación de los soportes: las estimaciones sobre la vida media de los soportes magnéticos
oscilan entre los 5 y los 40 años, siempre que se mantengan en condiciones óptimas de conservación,
manipulación y almacenamiento, tales como:
Conservación de cintas: posición vertical para evitar que la cinta se desplace lateralmente,
rebobinar las cintas antes de ser guardadas y rebobinarlas periódicamente para evitar
que la información magnética se traspase de una capa a otra de la cinta.
Conservación de discos, tanto magnéticos como ópticos: conviene evitar que se doblen o
curven por cualquier causa de carácter físico o ambiental. Almacenamiento en posición
vertical y superficie de lectura limpia y seca en caso de sistemas de almacenamiento
óptico.
Tema 22 11
programas y equipos informáticos presenta plazos más cortos que la propia durabilidad de los soportes,
si se mantienen las condiciones de conservación mencionadas en el apartado anterior.
Existen múltiples iniciativas en ámbitos internacionales para hacer frente a este grave problema que
amenaza con hacer desaparecer la memoria de la historia más reciente de la Humanidad, si bien es
todavía un campo abierto a la investigación, pudiendo aportar en la actualidad sólo algunas
recomendaciones generales o buenas prácticas aconsejadas:
Intervención "a priori”: Supone un trabajo común por parte del servicio de archivos, en
colaboración con el servicio de informática y tiene por objeto normalizar y fijar los formatos
electrónicos utilizados en una organización, con el fin de decidir cuáles de ellos son los más
adecuados para la creación de documentos informáticos, de acuerdo con las características de
universalidad, compatibilidad y facilidad de transferencia y conversión.
Generales:
Trabajo en equipo entre el personal informático, archivero y las propias oficinas de gestión.
Aplicación de criterios archivísticos a la hora de gestionar los documentos electrónicos y
activa participación del Archivo en la creación del archivo digital de la institución.
Establecimiento de políticas de evaluación y selección de los documentos a aplicar desde el
momento de concepción y creación de los mismos.
Documentos ofimáticos:
Se aconseja estructurar los directorios del ordenador personal o de uso compartido en red,
utilizando la codificación del cuadro de clasificación del archivo del organismo.
Al igual que los documentos de archivo en papel, estos documentos electrónicos están
sujetos a la misma obligatoriedad de conservación y calendario de transferencia al archivo
que se acuerde para cada serie documental.
Tema 22 12
13. EL CONTROL DEL ARCHIVO.
El archivo es el centro de información de la empresa. Para que el archivo cumpla su función debe ser
actualizado de una forma continua. Por eso, en las empresas se suelen establecer tres niveles de archivo
en función de la información que contiene y su utilización:
- Archivo activo. Está compuesto por los documentos más actuales y de consulta frecuente para
el trabajo de la empresa. Los documentos permanecen en él el tiempo imprescindible hasta
que pasa a formar parte de otros archivos que contienen información más antigua.
- Archivo semiactivo. Está compuesto por los documentos que se consultan con menor
frecuencia en la actividad diaria de la empresa. La información que contiene estos documentos
obedece asuntos ya cerrados. Normalmente sirve para proporcionar información de control de
la gestión empresarial.
- El archivo inactivo o pasivo. Está compuesto por los documentos que carecen de actualidad
para el trabajo cotidiano de la empresa, pero que debe conservarse un tiempo, entre otras
cosas, porque lo exige la ley. Su consulta es casi nula.
Después de un tiempo determinado, entre cinco o seis años, los documentos del archivo inactivo o
pasivo pueden ser destruidos. En la mayoría de los casos cuando se trata de mucha cantidad de papel, y
para garantizar la desaparición total de esta información, se encarga la destrucción de los mismos a
empresas especializadas en este tipo de actividad o se utilizan maquinas destinadas a este fin.
En la práctica diaria, cuando la documentación ha pasado en el archivo el tiempo que la ley prescribe, y
a la empresa no le interesa seguir conservándola, hay que eliminarla, pues de no hacerlo así se
acumularían cantidades ingentes de papel que bloquearían el archivo y consumirían muchos recursos. El
espacio físico dedicado al archivo es parte de las instalaciones de la empresa y, ese espacio tiene un
valor económico. Por ello, no solo se pueden eliminar sino que es bueno hacerlo para optimizar
recursos, siempre y cuando se haga de acuerdo a la legislación mercantil.
14. CONCLUSIÓN.
El Código de Comercio, al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar
ciertos documentos.
Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas, tanto en lo referente a materiales y
accesorios para archivado, como en el mobiliario que se utilice para instalar los documentos, son
elementos importantes para una buena organización del archivo administrativo. A la hora de
seleccionar los más adecuados para cada oficina, se tendrán en cuenta:
Tema 22 13
- La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados (una mayor o menor
frecuencia de uso determinará el contenedor y mobiliario a utilizar).
15. BIBLIOGRAFÍA.
Dupla del Moral, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid.
Madrid : Marcial Pons, 1997.
Tema 22 14