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EL ALCANCE DEL PROYECTO, PASO

INICIAL FUNDAMENTAL PARA INICIAR


UN PROYECTO EXITOSO
Definir el ALCANCE, “La combinación de los objetivos del
proyecto y el trabajo necesario para alcanzar los objetivos”

Cuando hablamos de Alcance, nos referimos a dos conceptos:


 Alcance del producto, el que se basa en cumplir los requisitos del Cliente
 Alcance del proyecto, referido al cumplimiento del Plan del Proyecto.

Considero, en base a mi experiencia, que es fundamental para la gestión de


proyectos un adecuado desarrollo de la DEFINICIÓN DEL ALCANCE del proyecto,
para sentar las bases de lo que podría convertirse en un proyecto exitoso, y más
importante aún, que esto sea realizado directamente por el responsable del Proyecto
con el apoyo de sus colaboradores. Conocer el ALCANCE a detalle, sus implicancias
y limitaciones, las normativas en las que se fundamenta, los involucrados directos e
indirectos para su cumplimiento, las dimensiones, magnitudes y costos
involucrados, será de vital importancia como paso previo a una planificación sólida
y consistente.
No se puede avanzar con un proyecto sin estar seguro de, en qué consiste?, a
quiénes le interesa?, qué necesidades satisface?, ó qué riesgos implica?, qué
limitaciones tiene?, cuáles son los criterios de aceptación del producto a
entregar?…, entre otros cuestionamientos que deben quedar resueltos con un
correcto desarrollo del ALCANCE.
La definición del ALCANCE, marca la pauta para la toma de decisiones futuras y la
realización de actividades a nivel operativo, y ayuda a:
 Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos
 Facilitar la asignación clara de responsabilidades
 Definir la línea base para el monitoreo y control
 Identificar al Cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables
 Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre el equipo
del proyecto y el Cliente
 Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar el
proyecto exitosamente
Como comentario final, es también de vital importancia, que el ALCANCE una vez
desarrollado sea de conocimiento general, y se realice un control de cambios
durante el desarrollo del proyecto para que el alcance sea revisado cuantas veces
sea necesario de modo que cumpla en todo momento con lo que se ha comentado
y se mantenga actualizado.
¿Cómo definir el alcance de un proyecto correctamente?
Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada
definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible
cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido, la gestión del alcance es una
actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.
Los principales elementos que deben estar presentes en el alcance de un proyecto
son los entregables y los límites del proyecto. Algunos pasos recomendados para
definir estos dos elementos son:

 Alinear los objetivos del proyecto con el alcance a través de los entregables.
 Definir los entregables del proyecto mediante la herramienta de estructura desagregada
de trabajo o ‘WBS’ (Work Breakdown Structure).
 Revisar la lista de requerimientos funcionales de los clientes, así como, los
requerimientos técnicos
 Realizar sesiones de trabajo con el patrocinador del proyecto y el grupo de interesados
o ‘stakeholders’, en caso de existir discrepancias entre los objetivos y los entregables.
 Definir las fronteras del proyecto, como por ejemplo: áreas impactadas, áreas
relacionadas, interfaces con sistemas de información existentes, tipo de datos
requeridos, etc.
 Definir las condiciones que están fuera del alcance del proyecto.
 Validar el alcance del proyecto con los clientes finales, grupo de interesados y
patrocinador.
 Verificar que los recursos financieros y humanos asignados al proyecto sean suficientes.

Una correcta definición del alcance permite:

 Establecer las expectativas de los ‘stakeholder’


 Identificar las interfaces técnicas y funcionales del proyecto con el resto de la
organización y sus clientes
 Establecer por parte del gerente del proyecto, compromisos alcanzables y definición
precisa de los recursos necesarios
 Planificar detalladamente las actividades a ejecutar y representarlas en el Plan del
Proyecto.
La definición del alcance de un
proyecto

La definición del alcance de un proyecto es el proceso


de subdividir los entregables principales en componentes
administrables con el objetivo de
1. Mejorar la exactitud de los estimados de costo y tiempo.
2. Definir una línea de base para medición y control del proyecto.
3. Facilitar una clara asignación de roles y responsabilidades.

La principal herramienta para definir el alcance es el WBS (Work


Breakdown Structure), y para construirlo se utiliza la técnica de
descomposición. Esta técnica consiste en identificar los principales
entregables, incluyendo aquellos entregables relacionados a la
administración del proyecto. El primer nivel de la descomposición
puede ser hecho por las fases del ciclo de vida del proyecto, o por los
principales entregables a construir. Los niveles subsiguientes del WBS
ayudan a identificar componentes más pequeños que podrán ser
administrados fácilmente. Lo importante es que la subdivisión de un
componente en el nivel (N) en m subcomponentes (N1), (N2), …. (Nm)
sea necesaria y suficiente: que no haya un componente que falte o que
sobre.

En muchas organizaciones existe el interés por guardar cronogramas de


proyectos anteriores con el objetivo de reutilizarlos. Es más importante
guardar un WBS.
La importancia de la definición del alcance
de proyecto
La definición del alcance de proyecto es quizás la parte más importante del proceso
inicial. Para poder elaborarla es necesario contar con información objetiva y de calidad
acerca de los siguientes aspectos:

 Entregables y sus condiciones.


 Límites del proyecto.
 Recursos disponibles.

El propósito de definir el alcance de proyecto es describir y obtener un acuerdo sobre las


fronteras lógicas que lo determinan, que permiten distinguir con claridad lo que se incluye
en el ámbito de proyecto y todo lo que queda fuera de él. En este trabajo puede resultar
de gran utilidad contar con datos sobre:

 Tipos de resultados: como los requisitos de negocio o una evaluación de estado


actual.
 Principales procesos del ciclo de vida que se encuentran en el alcance de
proyecto y también los que se hallan fuera de su ámbito de aplicación: se trata de
análisis aplicables, aspectos relacionados con el diseño y pruebas necesarias.
 Fuentes de información y valor que aportan: ayudan a conocer con qué datos
financieros, de ventas, laborales, entre otros; se cuenta.
 Grupos de interés del proyecto: a tener en cuenta también para una mejor
definición del alcance de proyecto.

Contando con esta información, el Director de Proyecto y su equipo pueden estar


tranquilos a la hora de afrontar cambios en el alcance de proyecto. Cuentan con los
medios necesarios para adaptarse a las necesidades en cada momento y eso supone ya
una fortaleza al permitir:

 Ajustarse más a los requisitos del cliente.


 Mejorar la capacidad de adaptación.
 Concluir el proyecto en condiciones de entrega de valor superiores a las planteadas
originalmente.

Sólo hace falta observar una precaución, relativa a la gestión proactiva del cambio en
el proyecto, responsabilidad del Director y de consecuencias extensibles a todos los niveles.
Cada proyecto debe tener un proceso para gestionar el cambio con eficacia que incluya:

1. La identificación de los cambios necesarios.


2. La determinación del valor de negocio del cambio.
3. El cálculo de su impacto en el proyecto.
4. La toma de información resultante para su evaluación y determinación de
conveniencia.

Actuando de esta forma se garantiza la eficacia y al eficiencia en la gestión del alcance de


proyecto en la práctica y se reducen al máximo las posibilidades de fracaso de proyecto
relacionado con esta materia.
Qué debe incluir la definición de
alcance del proyecto social
La información con la que se documente cada fase del proyecto debe ser sólida y
consistente, estar exenta de subjetividades y buscar la transparencia. La definición de
alcance del proyecto social es un elemento nuclear en la etapa de preparación
de la iniciativa y en ella se deben recoger los siguientes datos:

1. Justificación: basta con una breve declaración (que se completa con la recogida
de forma posterior en la carta de proyecto) en relación con las motivaciones que
impulsan la causa.
2. Descripción del alcance de los entregables: se trata de exponer las
características de los resultados esperados del proyecto, ya se trate de servicios
(programa de alfabetización de una comunidad rural) o productos (construcción de
una escuela).
3. Criterios de aceptación: en este apartado del alcance del proyecto social se
incluyen las condiciones que se deben cumplir antes de considerar que los
productos o servicios están listos para ser entregados y el proyecto considerarse
finalizado.
4. Entregables: en este apartado se concretan los objetivos específicos del proyecto
en relación con los productos o servicios que producirá.
5. Exclusiones del proyecto: es muy importante no olvidarse de este punto en la
definición de alcance del proyecto. No hay que inducir a error y, por eso, es preciso
incluir una declaración donde se recojan los resultados que el proyecto no va a
lograr o producir.
6. Restricciones: todo proyecto tiene limitaciones que restringen su alcance,
conteniendo las posibilidades de lograr determinadas metas, ya sea por motivos
económicos, de organización del trabajo, sociales o temporales. Estos límites deben
ser conocidos por el Project Manager y expresados en esta declaración.
7. Supuestos: el Director de una iniciativa social, en la definición de alcance del
proyecto social necesita exponer cómo va a hacer frente a la incertidumbre en la
preparación de proyecto, su planificación y programación posterior y, por supuesto,
durante la fase de ejecución de los trabajos.

Estos siete puntos confirman que la definición de alcance del proyecto social no se
limita a definir su ámbito de aplicación, sino que también recoge importantes detalles
acerca de objetivos, hitos y resultados, que se mezclan con información, en
mayor o menor nivel de detalle sobre los equipos participantes, fechas de inicio
y finalización y recursos necesarios. Para aumentar la consistencia de esta
declaración, también pueden incluirse en ella juicios de expertos, análisis de los
interesados y análisis de productos, siempre que no se confunda la definición de
alcance con la carta del proyecto, que tiene un carácter formal y es vinculante, al
proporcionar la autorización para dar inicio a la iniciativa.
2 Elementos que sustentan
el Alcance del Proyecto
Posted on junio 27, 2014 by Danny Reyes — Deja un comentario

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Al inicio de un proyecto, es importante desarrollar una sólida comprensión de los objetivos del
proyecto, y cómo los diversos elementos se combinan entre sí para lograr un resultado exitoso.

La realización de un análisis de requerimientos, requisitos y necesidades del negocio, organización o


comunidad, es fundamental y mandatorio para poder desarrollar un documento integral de iniciación
del proyecto o “acta de constitución del proyecto”, donde se definan a nivel básico las necesidades,
resultados y entregables del proyecto, de manera que todos puedan entender los objetivos y
el alcance del proyecto.
La definición del alcance es tal vez la parte más importante del proceso inicial de definición y
planificación del proyecto. Si usted no sabe lo que va a entregar y desconoce cuáles son los límites del
proyecto, sus probabilidades de éxito son escasas. Si no ha hecho un buen trabajo de definición del
alcance, la gestión del alcance será casi imposible.
La mayoría de las personas entienden lo que significa el alcance, pero muchos realmente tienen
dificultades cuando les toca definirlo para un proyecto. Es más fácil si usted recuerda que existen dos
aspectos principales de la definición del alcance de su proyecto: entregables y límites.
Los entregables

Todos los proyectos producen resultados finales o entregables. (Éstos a veces son llamados los
“productos” producidos por el proyecto.) Incluso si usted no está seguro de cuanto más se requiere
incluir en su definición del alcance, siempre debe incluir sus resultados finales o entregables. La
comprensión de los resultados finales o entregables es primordial para poder entender el alcance del
proyecto. Hay muchos entregables que pudieran ser enumerados, pero usted debe centrarse en los
entregables finales del proyecto – no necesariamente los entregables internos producidos como parte
de la entrega de la solución final.

Límites del proyecto

El establecimiento de los límites del alcance se utiliza para definir lo que está dentro de los límites del
proyecto y lo que está fuera de este. Cuanto más límites sean identificados y definidos con claridad,
será mejor para su proyecto. Los límites ayudan a prevenir y minimizar los cambios no deseados en el
alcance del proyecto, derivados de las solicitudes adicionales hechas por los clientes o actores
interesados, de entregables que no fueron incluidos en el alcance del proyecto.

La naturaleza del establecimiento de una frontera o límite verdadero, es que hay una contra-parte
relevante tanto dentro del alcance como fuera de él. Por ejemplo.

Los principales procesos del ciclo de vida del proyecto que están dentro y fuera del alcance. Por
ejemplo, el proyecto puede incluir la Fase de Análisis y no el Diseño, la Construcción o las Fases de
Prueba. O tal vez su proyecto está realizando la investigación, pero no se van a desarrollar los
entregables. Éstos serían ejemplos del uso de declaraciones de frontera o límite para establecer
claramente cuál es la responsabilidad de su proyecto, y lo que está fuera de su alcance.
Las estructuras de la organización que están dentro y fuera del alcance del proyecto. En algunos
casos, las organizaciones involucradas en el proyecto ayudan a definir los límites. Por ejemplo, su
proyecto puede ser aplicable a los Departamentos de Recursos Humanos y de Contabilidad, pero la
División de Manufactura puede estar fuera de su alcance. O tal vez su proyecto sólo está afectando a
la oficina corporativa, mientras que las oficinas operativas están fuera de alcance.
Las funcionalidades principales que está dentro y fuera del alcance del proyecto. Esta podría ser
una buena frontera si estuviera entregando menos que la funcionalidad completa. Por ejemplo, los
reportes ejecutivos para la ayuda en la toma de decisiones podría estar en su alcance, mientras que el
procesamiento por lotes durante la noche puedría estar fuera de su alcance. O tal vez la información
financiera es incluida en el estudio para el proyecto, pero los informes de Recursos Humanos están
fuera de alcance.

 Se debe realizar un análisis de requerimientos, requisitos y necesidades para definir los objetivos
y el alcance del proyecto.
 El alcance se define en función de entregables y límites.
 Entregables son las cosas que usted construye o desarrolla durante el proyecto.
 Los límites son declaraciones que describen el proyecto en términos de lo que está dentro o fuera
del alcance.