‫تم تحميل هذا الملف من مدونة المطور السوداني‬

‫مضيعات الوقت‬
‫وللتغلب على مضيعات الوقت يجب عليك أوال أن تعرفها وهي‬
‫‪1.‬المماطلة والتأجيل‬
‫الكثير من الناس يحبون التأجيل والمماطلة في تنفيذ مهامهم على الرغم من أنهم قد يكون لديهم‬
‫وقت كافي إلكمال هذه المهمات وإال إنهم يصرون على المماطلة في تنفيذها ثم يختلقون‬
‫األعذار لتأجيلها بدون سبب مقنع لآلخرين‪.‬‬
‫‪2.‬الخلط بين أهمية األمور‪:‬‬
‫‪.‬عدم التركيز‪:‬‬
‫فقد تبدأ في عمل شيء تتوقف للقيام بمكالمة‪ ،‬أو لعمل شيء أن يضيع كثيرا من الوقت ‪.‬‬
‫‪4.‬عدم قدرتك على قول ال‪:‬‬
‫الشخص الذي يستحي من رفض الزيارات او الدعوات او المحادثات التي ليس لها موعد‬
‫سابق يجد نفسه ضائعا‪ ،‬غير قادر امتالك زمام وقته ‪.‬‬
‫‪5.‬المقاطعات المفاجئة‪:‬‬
‫هذه المقاطعات تقطع تفكيرك الذهني‪ ،‬وتأخذ الكثير من وقتك مثل المكالمات الهاتفية‪،‬‬
‫والمكالمات الطارئة‪ ،‬وزيارة صديق على غير موعد ‪ ،‬فإذا كان الشخص مهما فاستمع إليه أما‬
‫غيرهم فيمكنك أن تكون صريحا وتوجلهم للوقت الذي يناسبك‪ ،‬حدد مواعيد إلجابة المكالمات‬
‫أو ضع مسجال وخطط لما تريد أن تقول عندما تتصل ‪.‬‬
‫‪6.‬المجهود المكرر‪:‬‬
‫ويعنى أنك منهمكا في شيء ما‪ ،‬وتتركه لتفعل شيئا آخر‪ ،‬ثم تعود مرة أخرى لما كنت تقوم به‬
‫أوال‪ ،‬هذا األمر يجعلك تبذل جهدا مضاعفا ‪.‬‬
‫‪7.‬التخطيط الغير واقعي‪:‬‬
‫ويعني أنك تخطط وتنظم وقتك بشكل غير منضبط‪ ،‬فاألمر الذي يستهلك خمسة أيام تعطيه يوم‬
‫واحد فقط والمهمة التي تستوجب يومين تعطيها أربعة أو خمسة أيام ‪ ،‬فهذا من شانه أن يجعل‬
‫الفوضى في حياتك ويستهلك كذلك الكثير من وقتك ‪.‬‬
‫‪8.‬عدم النظام‪:‬‬
‫أوراقك مبعثرة‪ ،‬حاجياتك مهملة‪ ،‬دائم البحث عن هاتفك ومفاتيحك وحقيبة عملك‪ ،‬هذه كلها‬
‫أشياء بسيطة تضيع وقتك وتهلكه ‪.‬‬

‫تم تحميل هذا الملف من مدونة المطور السوداني‬

‫تم تحميل هذا الملف من مدونة المطور السوداني‬

‫‪9.‬االجتماعات غير الفعالة‪:‬‬

‫ولعالجها أحسن إعداد االجتماع وتعلم طرقة االجتماعات المفيدة والفعالة ‪.‬‬
‫‪10.‬االنتظار‪:‬‬
‫يضيع وقت كبير أثناء انتظار زيارة الطبيب والمرور والمواصالت وغيرها ‪ ،‬ولكي تستفيد من‬
‫وقتك كن جاهزا بكتاب أو أوراق تحتاج لمتابعة او إجراء المكالمات او غيرها من األعمال‪.‬‬
‫‪11.‬األوراق الكثيرة‪:‬‬
‫ولكي ال تضيع بينها وتحسن إلدارتها قسم أي ورقة تمر عليك إلى األقسام التالية ‪:‬‬
‫‪1.‬إجراء فوري‪:‬‬
‫هذا النوع من األوراق ال يحتاج إلى دراسة أو حفظ بل يحتاج منك قرارا فوريا‪ .‬ال تضيع‬
‫الوقت وال تحتفظ باألوراق بل اتخذ القرار فورا وحولها إلى الشخص المعني ‪.‬‬
‫‪2.‬دراسة ثم إجراء‪:‬‬
‫هذا النوع يجب اتخاذ إجراء بشأنه ولكن بعد الدراسة أو االستشارة أو جمع المعلومات‪ ،‬احتفظ‬
‫بهذا النوع من األوراق في درج خاص وأضفها إلى جدول أعمالك ‪.‬‬
‫‪3.‬أوراق للحفظ‪:‬‬
‫احتفظ بهذه األوراق في أرشيفك ورتبها‪ ،‬وعادة ما تكون هذه األوراق لها أهمية قانونية أو‬
‫ذكرى مهمة أو ستحتاج للرجوع إليها خالل أقل من ‪ 3‬سنوات ‪.‬‬

‫‪4.‬أوراق إلى سلة المهمالت‪:‬‬

‫كل األوراق التي ال تنطبق عليها التقسيمات أعاله يجب رميها في سلة المهمالت دون تردد‪،‬‬
‫وإال ستجتمع لديك أوراق كثيرة ال تحتاجها ‪.‬‬

‫كيفية التغلب على مضيعات الوقت‬

‫‪1.‬الهاتف‬
‫الهاتف وسيلة اتصال هامة ولها فاعلية عالية في ظروف كثيرة لكنها في بعض األحيان بل هي‬
‫في كثير من األحيان قد تتحول إلى مضيع خطير لوقت العمل‪ ،‬وعلى اإلداري الناجح أن يعالج‬
‫مشكالت الهاتف وأثره على ضياع وقت العمل بإتباع هذه الخطوات ‪:‬‬
‫اجعل مكالماتك تمر عبر شخص آخر مثل السكرتير‬
‫بلغ المتحدث بأن لديك موعدا ً أو تتوقع مكالمة إذا طالت المكالمة عن المعدل المقبول ‪.‬‬
‫ادخل في الموضوع مباشرة‬
‫اتصاالتك في وقت واحد‬

‫تم تحميل هذا الملف من مدونة المطور السوداني‬

‫تم تحميل هذا الملف من مدونة المطور السوداني‬

‫حاول أن تكون أنت من ينهي المكالمة‬

‫استخدم جهاز تسجيل الرسائل‬
‫‪2.‬زيارات العمل‬
‫الزيارات المكتبية سواء من جانب األصدقاء والزمالء وما يرتبط بها من استقبال ومجاملة‬
‫والدخول في أحاديث يضيع معها جانب كبير من الوقت وللتعامل معها اتبع التالي‬
‫إذا سألك زميل هل أنت مشغول ؟ اجب بنعم‬
‫إذا كانت الزيارة ضرورية فقم أنت بها‬
‫أعد تعديل المكتب بحيث ال يشجع اآلخرين على زيارتك‬
‫شجع مبدأ العمل من خالل المواعيد‬
‫يستحسن أن تستقبل الزائر خارج المكتب‬
‫‪3.‬كثرة االجتماعات‬
‫يقضي المدير في أغلب الشركات حوالي عشر ساعات أسبوعا ً في االجتماعات وأن ‪ %90‬من‬
‫المدراء يقولون ‪ :‬إن نصف اجتماعاتهم تعد مضيعة للوقت أي بمعدل خمس ساعات يوميا ً مما‬
‫يعني ‪ 250‬ساعة في العام لكل مدير ‪.‬‬
‫اسأل نفسك دائما ً هل االجتماع ضروري ؟‬
‫هل البد أن تحضر أنت االجتماع ؟‬
‫هل تكفى المكالمة أو المذكرة الداخلية ؟‬
‫هل باإلمكان تقصير مدة االجتماع ؟‬
‫هل باإلمكان تقليل عدد االجتماعات ؟‬
‫إذا كان االجتماع ضروريا فيجب‬
‫‪ .1‬تبليغ الحاضرين بالهدف والمكان والمدة‬
‫‪. .2‬تقديم أكبر قدر من المعلومات للمشاركين قبل بدأ االجتماع‬
‫‪. .3‬أرسل جدول األعمال قبل االجتماع بفترة‬
‫‪ .4‬ابدأ في الوقت المحدد‬
‫‪ .5‬نبه المشاركين عند قرب نهاية االجتماع‬
‫‪ .6‬أوقف االجتماع في الوقت المحدد‬
‫اقرأ ايضا‬
‫مضيعات الوقت‬
‫كيف تفوض مهامك‬
‫للمدراء مضيعات الوقت وكيفية التعامل معها‬
‫كيف تستثمر وقتك‬
‫كيف تنظم وقتك‬
‫إدارة الوقت للدكتور إبراهيم الفقي ملخص الكتاب‬
‫‪10‬نصائح سريعة للعمل بأكثر كفاءة وإنتاجية‬

‫تم تحميل هذا الملف من مدونة المطور السوداني‬