SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

EMPRESA DE CONFECCIONES S.A.

EMPRESA CONFECCIONES S.A.

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

AREA DE PRODUCCION MGC-01
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La aprobación de los documentos la

realiza el Representante de la Alta
Dirección para los documentos
1 misionales, estratégicos y de
evalaución y el subdirector
administrativo y financiero para los
PC-FT-004
NO documentos de los procesos de
Acta de reunión
5. ¿Docume
soporte con el aval del Comité
nto
Operativo de calidad del Sistema de
aprobado? Gestión de Calidad. Lo anterior se
valida con su firma en el acta de
reuniones PC-FT-004, , el A.S.G.C
ajusta la versión y fecha y los carga
SI en la aplicación ISODOC

La aprobación de los documentos se

GM-FT-008
valida finalmente con el comité
Solicitud de
operativo de calidad y con la
Aprobar documento antes Representante de elaboración,
6. publicación en la herramienta
de su emisión la Dirección modificación y/o
ISODOC de la entidad, con
anulación de
protección contra cambios.
documentos

ISODOC Se revisa si el documento se

Incluir documento y/o encuentra en el listado maestro de
7. actualizar su versión. El A.S.G.C.
ISODOC actualizado de acuerdo a lo
aprobado.

Divulgar y entregar GM-LI-001 Una vez incluido el documento en

documento a cargos Listado Maestro ISODOC procede su difusión por
de Documentos medio de correo electrónico o en
involucrados.
8. El A.S.G.C. Sistema de reuniones presenciales con los
Gestión de servidores públicos. Toda copia en
Calidad (SGC) papel es un ¨Documento no
2 controlado¨ a excepción del original.
1
 FIN
Para solicitar la anulación de un
documento, el interesado debe
Mantener diligenciar el Solicitud de
documento.
elaboración, modificación y/o
anulación de documentos GM-FT-
NO 008 y remitirlo al A.S.G.C.
¿Documen
9. to requiere
2
anulación?
1

SI

Anular documento

Si la solicitud es aceptada, el
A.S.G.C., actúa de la siguiente
GM-FT-008 manera
Solicitud de
10.
FIN elaboración,
modificación y/o Presentarlo en comité de calidad
anulación de para aprobación, después de ser
documentos aprobado se ajusta versión y fecha y
se procede a eliminar el documento
en la aplicación ISODOC.

PLAN ESTRATÉGICO
Lo largo del estudio se ha planteado la posición que tomara la organización en
términos estratégicos, la forma más acertada de abordar el mercado competitivo
que representan las confecciones en el ámbito nacional, debido a factores
anteriormente expuestos como la competencia y las fluctuaciones del mercado.
Para explicar de forma más ordenada el plan estratégico se tocarán los
siguientes temas.

Liderazgo en Costos. la organización maneja un esquema de producción basado

en fuertes relaciones con los proveedores tanto de materias primas como de
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producción, los cuales nos permiten establecer precios competitivos

dependiendo del volumen de materias y de productos confeccionados. A lo largo
del plan de negocios se ha demostrado una posición radical de la organización
en contra de las prácticas poco éticas en las que incurren ciertas organizaciones
en términos de minimización de costos mediante la contratación de maquilas; y
aunque nosotros tenemos un modelo basado en satélites de producción
sabemos de antemano que nuestros proveedores son socialmente responsables
y generan valor para sus empleados.
Diferenciación. En términos de producto la organización inicialmente manejara 4
líneas de producto (jean, camisetas, busos y chaquetas) cada una de las cuales
tendrá diferentes diseños, con estampados, colores, y formas distintas;
permitiéndole al cliente adquirir una prenda más personal, y que responda a sus
expectativas. En términos de marca busca estampar una diferencia, habíamos
expresado el manejo de la publicidad la cual utiliza medios de comunicación no
masivo, pero que llegan de forma más directa al cliente objetivo, y la forma en
que lo lograremos será utilizando una publicidad muy artística, que llame la
atención y que nos permita reconocernos en la mente del consumidor.
la decoración de sus tiendas, ya que tendrán murales artísticos referentes a su
filosofía, que serán llamativos y jugaran armoniosamente con la decoración
móvil, lo maniquís y la ubicación de las prendas; todos esos factores nos
diferenciaran de la competencia.
Enfoque. Analizando las oportunidades y la composición del mercado nos
damos que el cliente ahora tiene más factores que influyen en sus decisiones de
compra, por ejemplo, mediante las encuestas nos dimos cuenta de que las
personas ahora tienen en cuenta a la responsabilidad social como uno de los
parámetros de decisión.
Factores Críticos de Éxito. Referente a este ítem la organización tiene un
sistema de trabajo enfocado al cliente, ya que éste es quién podrá mediante sus
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compras determinar si el proyecto es viable o no, estar enfocados en el cliente

nos permite conocerlo e identificar su comportamiento referente a los momentos
de compra, las razones de compra, los factores que influyen en las decisiones.
Por ejemplo, el diseño de las confecciones debe cumplir y satisfacer sus
necesidades, ya que de lo contrario no existiría una afinidad y el desempeño de
las ventas seria pésimo, así mismo es importante manejar márgenes de calidad
muy altos y que nos permitan ser competitivos con respecto a los productos de
la competencia. Los factores a tener en cuenta para ser competitivos son:
Ventas. Los esfuerzos que la organización ha utilizado para la penetración del
mercado tendrán su mayor prueba dependiendo del número de ventas y de
clientes que la empresa haya logrado en determinado tiempo; las ventas como
principal fuente de ingreso son un factor determinante desde el punto de vista
financiero y de la estabilidad de la organización en términos de liquidez.

Tasa de Penetración. Lograr establecerse como una nueva opción de marca

para ropa informal es el objetivo de la estrategia de mercadeo, la cual busca
impactar de forma directa al cliente, abordándolo con publicidad diferenciada, en
la medida que esta publicidad logre su cometido la tasa de penetración en el
mercado será mucho mayor, y nos permitirá tener un mejor desempeño en el
mercado como tal.
Tasa de Retención de Clientes. Lograr un nivel de fidelidad en el cliente es un
proceso que requiere tiempo y reconocimiento de nuestra marca; si el cliente se
siente cómodo con nuestros productos es por que supera y cumple sus
expectativas, pero lo importante es mantenerse sobre ese mismo nivel de
exigencia.
Productividad del Personal. La organización maneja un modelo basado en
sistemas de gestión del talento humano llamado OSHAS lo cual le permite
manejar niveles de clima organizacional muy favorables, lo que se ve reflejado
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en la calidad del trabajo de cada uno de los empleados, ya que le permite

explotar de la mejor manera sus competencias y su desarrollo de carrera.
Imagen. La imagen es sin duda un factor determinante en el mercado de las
confecciones, ya que la forma en que el cliente percibe la marca influye
directamente en su decisión de compra.
Direccionamiento estratégico y planeación directiva
Durante las vistas realizadas en acompañamiento de la gerente general, se
procede a indagar y determinar la importancia de conocer quién es la

organización, por quienes está compuesta, cuál es su actividad, a quien va

dirigida, que quiere lograr, y de esta manera demostrar cómo es su compromiso
con la misma

ORGANIZACIÓN
El orden dinámico que requiere la organización, debido al mercado volátil sobre
el cual se está moviendo ha exigido que el talento humano sea una de las
premisas dentro de la gestión empresarial, es importante entonces establecer
que directrices permitirán mejorar el comportamiento y todo lo referente a el
clima, la cultura y la forma en que se percibe la organización para los empleados
y cada uno de los grupos de interés que tiene la empresa.

Departamento de Producto y Calidad

Gerente de producción y calidad: elaborar un plan de gestión de los procesos
dentro de la organización, y coordinar aquellos que son elaborados mediante
procesos de contratación externa, establecer cuáles son los parámetros de
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calidad de cada uno de los productos que la organización maneja y gestionarlos

de forma 145 satisfactoria, establecer los procesos respondiendo a las
exigencias de la iso 9000. La persona que aspire a éste cargo necesita ser
profesional y tener estudios adicionales en este campo de acción, se requiere
que tenga competencias como el desarrollo de relaciones, impacto e influencia,
liderazgo, preocupación por el orden y la calidad, orientación hacia el cliente, y
trabajo en equipo y cooperación.

Asistentes de proyectos de producción: coordinar las entregas de productos y de

insumos revisando que estos superen los filtros de calidad anteriormente
estipulados, establecer cuáles son las necesidades de insumos para cada una
de las colecciones que se van a elaborar, apoyar la gestión del gerente. Se
necesitan dos personas profesionales para este cargo y con mínimo un año de
experiencia, se requiere competencias de trabajo en equipo y cooperación,

orientación hacia el cliente, preocupación por el orden y la calidad, y conciencia

organizacional.

Mapa de procesos
Para lograr una perspectiva del sistema organizacional y teniendo en cuenta la
razón de ser de esta organización cuyo principal objetivo es el diseño, confección
y distribución de prendas de vestir.
El mapa de procesos presenta los elementos que los compone, así como su
interacción respecto a la cadena de valor que ejerce.
ESTRATÉGICOS de color azul, constituido por Planeación estratégica y gestión
gerencial, los cuales se encargan de organizar, planear, dirigir y controlar la
organización de forma estratégica, funcional y operativa para la mejora continua.
MISIONALES de color amarillo, constituido por Gestión de diseño y confección,
Gestión comercial y Gestión de calidad, los cuales están relacionados con la
misión de la organización encargados de diseñar, confeccionar, controlar y
distribuir las prendas de vestir, realizando actividades encaminadas al
mantenimiento y satisfacción de los clientes.
Actualmente los procesos y procedimientos misionales de Empresa S.A. no se
encuentran definidos de manera formal, es decir no están registrados en
documentos físicos o archivos digitales que den cuenta de sus componentes,
objetivos propuestos, funciones y articulación con la estrategia de la
Organización, esto no significa que los procesos no existan o que no sean
reconocidos por los integrantes de la empresa por el contrario cada empleado
desarrolla una serie de actividades - la mayoría asignadas según un proyecto
único establecido4 - en orden de lograr un resultado: satisfacer a un cliente con
un producto bien elaborado
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Esta inclinación a la satisfacción del cliente es substancial en el progreso de

Empresa S.A. y ha sido decisiva en su trayectoria, ya que es esta característica
la que le ha permitido atraer clientes y lograr la fidelidad de algunos de ellos.
Sin embargo, las realizaciones de actividades conforme surgen o se advierte su
necesidad sin que estén previamente identificadas, ha promovido que el
desempeño de la organización se vea comprometido y con ello su capacidad
competitiva. Algunos de los síntomas que observa este comportamiento son:
 Inconsistencias en los procesos comerciales, de producción y prestación del
servicio.  Productos y servicios que no satisfacen las necesidades del cliente.
 Aumento de costos por reprocesos:
 Devolución de productos no conformes con los requerimientos del cliente.

 Mayor cantidad de horas por trabajador resolviendo errores u omisiones en

productos devueltos.
 Reasignación de recursos en proyectos que ya deberían haber sido
entregados: equipos, consumo eléctrico, tiempo.
 Disminución del desempeño.

 Variación en los tiempos de entrega de producto.  Aumento desmesurado del

ciclo de vida del proyecto.
 Incumplimiento en tiempos de entrega de productos y/o solicitud de plazos al
cliente.  Insatisfacción del cliente externo.
La industria de la confección.

Se basa en la transformación del tejido, obtenido en las fases anteriores, en un

producto textil dirigido al consumidor final. Se dan dos fases centrales, la de corte
y la de cosido, pero el proceso completo se divide en:
-

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Diseño y patronaje
- Extendido, marcado y corte
- Confección, revisado y etiquetado
- Plancha
- Acabado, plegado, embalado y transportado

- Diseño y patronaje

• El diseño consiste en la creación de un croquis de un modelo de prenda

determinado para su fabricación posterior. Constituye el inicio de la actividad de
confección e influirá de forma notable en el éxito o fracaso de la colección,
dependiendo de si se ha realizado una buena o mala elección de los diseños que
la componen.

• Al proceso de diseño le sigue el de patronaje que consiste en la realización de

los patrones de la prenda a confeccionar (uno para cada pieza y talla). Los
patrones sirven de modelo paro cortar y coser. Previamente, se habrán elegido
las tallas en las que se quieren fabricar cada diseño. A partir de estos patrones
se crean marcadas de corte, que el cortador utiliza para cortar las piezas del
patrón.
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- Extendido, marcado y corte

El proceso de corte engloba las operaciones de extendido y marcado y tiene

por objeto cortar el perfil de los patrones de las prendas a confeccionar e
identificar y agrupar las piezas cortadas por tallas, de tal forma que puedan ser
manipuladas fácil y cómodamente en la sección de costura.

En el extendido, el tejido se extiende en varias pilas sobre una mesa de corte.

Después se disponen las marcadas sobre el tejido a cortar, cuya longitud y
anchura dependerán de las exigencias de producción.
El marcado es propio del sistema de corte convencional y no se da en el corte
automático ni en el de presión o troquel.

Los sistemas de corte empleados en la confección son los siguientes:

 CORTE MANUAL O CONVENCIONAL: aunque es el más empleado,

tecnológicamente es el más elemental.
 CORTE POR PRESION O TROQUEL(TROQUELADO): los distintos
elementos de la máquina de corte se presionan contra las fibras del tejido.
En este proceso se pueden utilizar distintas máquinas de corte (cortadora
por presión de elementos, cortadora por presión de marcada entera,
cortadora por presión a tela suelta y cortadora por presión de paneles)
dependiendo de la marcada utilizada.
 CORTE AUTOMÁTICO: se realiza por medio de una cuchilla que obedece
las coordenadas impuestas por un ordenador central. El operario sólo
interviene en las operaciones de mantenimiento o control.
 Confección
 En el proceso de confección se le da la forma y el acabado final necesario
a los artículos para destinarlos a un uso específico.
 En los puestos de cosido se unen las piezas del tejido, previamente
acondicionadas, de acuerdo al diseño. Para su ejecución, el operario,
suele adoptar posturas inadecuadas por lo que es un proceso que tiene
una influencia muy directa sobre el individuo.
 

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 El acabado consiste en darle las últimas pinceladas (ojales, botones, entre

otros) a la prenda antes de obtener el producto final.

 - Revisado y etiquetado
 Una vez que la prenda ha sido confeccionada, se la revisa, manualmente
o con una máquina, con el fin de constatar que la prenda ha sido
confeccionada de forma adecuada y no presenta ningún defecto.
 Al mismo tiempo se procede a su limpieza si se detecta algún tipo de
manchas antes de pasar al proceso de etiquetado.
 El etiquetado puede realizarse manualmente o con máquinas y consiste
en colocar en la superficie del tejido, mediante calor, con un cosido, a
pistola, etc., unas etiquetas en las cuales deben aparecer una serie de
datos identificativos de la prenda como son la talla, el fabricante, la
composición, las formas de lavado, planchado, etc.
 - Plancha
 La finalidad de este proceso es darle a la prenda la apariencia final con la
que llegará al usuario.
 Es un proceso muy manual y obliga a elegir métodos de trabajo muy
específicos dependiendo de las peculiaridades de cada tipo de prenda,
cada tipo de tejido, su composición, formas, etc.
 Para conseguir un buen planchado se deben dar una serie de factores
como son humedad, presión, temperatura y enfriamiento de las prendas.
 - Plegado, embalado y transportado
 El plegado y embolsado son los procesos que tienen lugar después del
planchado. Se pueden realizar de forma manual o mecánica y pueden
adaptarse a la forma de presentación del producto a través de una serie
de automatismos que facilitan el empaquetado, flejado y sellado plástico.

Caracterización de procesos
 La caracterización del proceso de diseño y producción mediante el cual, clientes,
proveedores, personal o partes interesadas, adquieren una visión integral de las
actividades que cada quien debe realizar fortaleciendo así el trabajo en equipo y
la comunicación. Permite la identificación de los elementos esenciales
necesarios para llevar a cabo el proceso, facilitando su entendimiento, gestión y
el control de sus interrelaciones como parte de un sistema.

FECHA APERTURA DE LA
FICHA:
FICHA MAESTRA DE DISEÑO

DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO A DISEÑAR / DISEÑADO ( TIPO, COLOR, DIMENSIONES, MATERIAL…)

ADJUNTAR INFORMACIÓN PRELIMINAR (TARJETA, FAX, E-MAIL, MUESTRAS…)

COMENTARIOS SI LA FIRMA
CUESTIONARIO (ELEMENTOS DE ENTRADA) SI No
RESPUESTA ES “SI” RESPONSABLE

¿APLICAN REQUISITOS FUNCIONALES Y DE

DESEMPEÑO?
¿APLICAN REQUISITOS LEGALES/
REGLAMENTARIOS?

¿HAY DISEÑOS PREVIOS SIMILARES?

NOMBRE DEL CLIENTE:
MUESTRAS INICIALES RECIBIDAS DEL CLIENTE

RESUMEN DE LA ACTIVIDAD DE DISEÑO (CARPETA / ARCHIVOS DEL DISEÑO)

SEGUIMIENTO DE LAS ETAPAS DE DISEÑO

ETAPAS VºBº OBSERVACIONES

Planificación

Revisión del diseño y desarrollo

Verificación
( Los resultados del diseño y desarrollo cumplen con los
elementos de entrada)

Validación
(El producto satisface los requisitos para su uso)
Remitir al cliente Fecha:
Control de cambios Fecha:

-Revisión…………………
-Verificación………………..
-Validación………………….

Fecha:
Aprobación del cliente
Responsable Técnico Aprobación final del Gerente (avala también la aprobación por cliente):

Fecha de cierre: Firma: Firma: Fecha:

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22/10/2017
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Páginas: 11 de
REGISTROS 229
 Nombre del proceso Código: GM-PR-
004

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Aprobación:

22/10/2017
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Páginas: 12 de
REGISTROS 229

Establecer las directrices generales para la elaboración, modificación,

eliminación, distribución y control de los documentos que hacen parte de Sistema
Integrado de Gestión y Control de la Empresa S.A.
Inicia con la identificación de la necesidad y el requerimiento por parte del líder
del proceso de crear, modificar o eliminar un documento, continuando con la
ejecución de la respectiva creación, actualización o eliminación y finalizando con
la aprobación y publicación de la documentación.

Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión,
aprobación, divulgación, actualización y retiro por obsoletos, de los documentos
del Sistema Integrado de Gestión.
2. Alcance Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los
documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del
Trabajo (ver “Listado Maestro de Documentos”); así como para los documentos
externos al Ministerio que requieren control de su distribución.
3. Definiciones Anexo: sección de información adicional que amplía la
información de un documento. Puede presentar formatos particulares como
gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.
Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el
punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión
diseñado. Caracterización de proceso: documento usado para describir la
estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance,
responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.
Cliente: Organización, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o
servicio. Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten
identificar un documento en forma particular. Copia Controlada: Es el documento
 Nombre del proceso Código: GM-PR-
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22/10/2017
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copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y
suministrar las actualizaciones que se realicen. Copia No Controlada: Copia del
documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines
de información.
Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”,
sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Distribución: es la actividad
por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para
su aplicación. Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos,
instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen
externo; entre otros
Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero
que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema
Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo. Entre los documentos externos
se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales
entre otros. Documento Obsoleto:
Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Formato:
Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona
evidencia de una acción. Guía:
Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones,
sugerencias u orientaciones sobre un tema específico. Instructivo:
Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas. Listado Maestro de Documentos:
Lista en la cual se relacionan los documentos controlados del Ministerio del
Trabajo. Manual del Sistema Integrado de Gestión: es el documento que
describe en forma genérica el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros
la política integrada del sistema y el alcance del mismo. Modificación: Mecanismo
Nombre del proceso Código: GM-PR-
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 Versión:4
GESTIÓN DE
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Nombre del documento Fecha
Aprobación:

22/10/2017
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Páginas:14 de
REGISTROS 229

a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser
de forma o de fondo
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar
unos objetivos establecidos. SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma
común que unifica los sistemas de gestión del Ministerio del Trabajo, para
orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente
los requisitos de los subsistemas que lo componen. Versión: Señala el número
de veces que se han efectuado modificaciones al documento.
 Nombre del proceso Código: GM-PR-
004

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Nombre del documento Fecha
Aprobación:

22/10/2017
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Fecha Nueva
Descripción del cambio Responsable
Modificación Versión

Creación del documento 31/08/2017 0

Actualización del Procedimiento 01/10/2017 1

Se modificaron las responsabilidades de

14/08/2017 2
revisión y aprobación de documentos.

Revisión, corrección y actualización total

del documento con el fin de mantener la 20/06/2017 3
mejora continua del sistema.

Se actualiza el procedimiento de
acuerdo con la actividad que realiza en
el comité de calidad, el representante de
la dirección y subdirección
administrativa y financiero, se deja como
documento soporte de las reuniones el
acta de reunión PC-FT-004, se aclara
que el listado maestro 22/10/2017 4

Se actualizan los nombres de los

procedimientos de gestión documental,
en el punto 5.2.2 documentos externo se
referencia el procedimiento de
radicación de correspondencia, en
cuanto al control de registro.