PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

No. Dok.: ..........................

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : ................................ Halaman ..... dari ........

I. TUJUAN
Menetapkan tata cara Audit Mutu Internal di lingkungan Poltekkes Kemenkes
Aceh, sebagai upaya perbaikan efektifitas sistem manajemen mutu, penilaian
peluang perbaikan serta peningkatan performa organisasi.

II. RUANG LINGKUP

Berlaku terhadap seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan audit
hingga rincian tindak lanjut.

III. REFERENSI
1. ISO 9001:2008 Pasal 7.5.1 Pengendalian Produksi dan penyediaan jasa
2. ISO 9001:2001 pasal 8.2.2 Audit Mutu Internal
3. Manual Mutu Universitas th. 2016

IV. DEFINISI
1. Audit Mutu Internal adalah audit mutu yang dilakukan oleh Universitas
Muhammadiyah Surabaya dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian dan
menilai efektifitas dari sistem manajemen mutu yang diterapkan.
2. Auditor adalah orang yang bertugas untuk melakukan audit.
3. Auditee adalah orang atau pihak (Bidang/Urusan/Unit) di Universitas
4. Muhammadiyah Surabaya yang diaudit.
5. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit.
6. Kriteria audit adalah set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai
sebagai rujukan.
7. Bukti audit adalah rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
8. Temuan audit adalah hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap
kriteria audit.
9. Tindakan Koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
10. Verifikasi adalah penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan
yang ditentukan telah dipenuhi.
11. Bukti Obyektif (Objective Evidence) adalah segala informasi kualitatif atau
kuantitatif, catatan atau peryataan fakta yang mendukung / membuktikan adanya
atau kebenaran sesuatu.

V. KETENTUAN UMUM
1. Audit Mutu Internal diselenggarakan 1 kali untuk tiap semester.
2. Frekuensi pelaksanaan Audit Mutu Internal ditentukan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :
a. Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian.
b. Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, atau
teknik yang dapat mempengaruhi sasaran mutu.
c. Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya.
3. Pemilihan Auditor dan pelaksana audit harus memperhatikan obyektivitas
dan independensi (tidak menjadi bagian dari unit kerja yang diaudit).
 PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL
No. Dok.: ..........................

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : ................................ Halaman ..... dari ........

4. Kriteria temuan Audit Mutu Internal terdiri dari :

a. Ketidaksesuaian, yaitu tidak terpenuhinya prosedur atau peraturan lain
yang telah ditetapkan.
b. Remarks (Saran perbaikan) yaitu saran yang diberikan Auditor kepada
Auditee untuk memperbaiki proses, sarana, maupun sumber daya manusia,
yang bertujuan untuk peningkatan kinerja.

VI. KRITERIA KEBERHASILAN

Audit Mutu Internal dapat terselenggara sesuai tata cara yang berlaku.
 PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL
No. Dok.: ..........................

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : ................................ Halaman ..... dari ........

VI. PROSEDUR
1. Prosedur Umum

Tanggung Dokumen/Arsip
Garis Besar Prosedur
Jawab Terkait
Lead Auditor 1. Menjamin kelancaran seluruh tahapan audit 1. Program Audit
2. Bersama MR memilih & menentukan tim 2. Internal
Audit Mutu Internal 3. Rencana
3. Menyiapkan rencana audit Pelaksanaan
4. Membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Audit Internal
Internal 4. Laporan Audit
5. Internal
Auditor 1. Membuat audit check list 1. Check List audit
2. Mengkomunikasikan & menjelaskan 2. Temuan hasil
persyaratan audit kepada auditee audit
3. Mendokumentasikan temuan audit
4. Melaporkan hasil audit kepada Lead Auditor
Auditee 1. Menyiapkan personel terkait untuk
memberikan informasi. mengenai lingkup
yang diaudit.
2. Menunjuk personil yang bertanggung jawab
mendampingi Auditor selama pelaksanaan
audit.
3. Menyediakan sumber daya dan data
pendukung yang diperlukan oleh Auditor
agar audit dapat berjalan efektif dan efisien.
4. Menyediakan fasilitas dan bahan bukti yang
diminta Auditor.
 POLTEKKES KEMENKES ACEH

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELOLAAN AUDIT INTERNAL
No Dokumen Status Revisi Halaman Tanggal Terbit
................................................... ............ Lampiran .......................

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Manager
Kepala Tim Audit Kepala
Audit Keterangan
GPM Internal BPM Rektor Kelengkapan Waktu Output
Internal
1 Menugaskan penyusunan Job Sesuai Disposisi
Program Audit Internal Description periode
Universitas dalam SPM

2 Menyusun Program Audit Disposisi Maks 5 hari Draft

Internal Universitas kerja dari tgl Program
proses no. 1 Audit
Internal

3 Mengecek Program Audit Tidak Draft Maks 2 hari Program

Internal Universitas Program kerja dari tgl Audit
Audit proses no. 3 Internal telah
Internal dicek
Ya Ka. BPM
4 Menyetujui Program
Audit Internal Universitas

5 Mengesahkan Program Program Maks 2 hari Program

Audit Internal Universitas Audit kerja dari tgl Audit
Internal telah proses no. 4 Internal telah
dicek disahkan
Ka. BPM oleh
Rektor

6 Memberikan disposisi Program Maks 1 hari Lembar

pembentukan Tim Audit Audit kerja dari Disposisi
Internal Internal telah proses no. 5
disahkan
oleh
Rektor

7 Mengundang semua GPM Lembar Maks 2 hari Undangan

dan perwakilan Unit Disposisi kerja dari
Kerja untuk rapat proses no. 6
pembentukan Tim Audit
Internal

8 Melaksanakan rapat Undangan Sesuai Daftar Tim SOP

pembentukan Tim Audit tanggal rapat Audit Pengelolaan
Internal dan Jadwal di undangan Internal dan Rapat
Kegiatan Audit Jadwal Audit
Internal

9 Menerbitkan daftar Tim Daftar Tim Maks 2 hari Daftar Tim

Audit Internal dan Jadwal Audit kerja dari Audit
Kegiatan Audit Internal Internal dan proses no. 8 Internal dan
Jadwal Audit Jadwal Audit
Internal Internal
 POLTEKKES KEMENKES ACEH

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELOLAAN AUDIT INTERNAL
No Dokumen Status Revisi Halaman Tanggal Terbit
................................................... ............ Lampiran .......................

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Manager Tim Keterangan

Kepala Kepala
Audit Audit Rektor Kelengkapan Waktu Output
GPM BPM
Internal Internal
10 Mengesahkan Tim Audit Daftar Tim Maks 2 hari Daftar Tim SOP
Internal dan Jadwal Audit Audit Internal kerja dari Audit Internal Pemberian
Interna dan Jadwal proses no. 9 dan Jadwal Perintah/
Audit Internal Audit Internal Tugas
disahkan Rektor

11 Mengadakan sosialisasi Daftar Tim Maks 2 hari Daftar Hadir

pelaksanaan Audit Internal Audit Internal kerja dari
kepada Tim Audit Internal dan Jadwal proses no. 10
Audit Internal
disahkan
Rektor;
Checklist;
Lembar Temuan
Audit Internal

12 Melaksanakan Audit Checklist; Sesuai jadwal Daftar temuan

Internal Lembar audit internal audit internal
Temuan
Audit;
Dokumen
yang akan
diaudit

13 Menerima rekapitulasi Daftar temuan Maks 2 hari Rekapan

temuan audit internal audit internal kerja dari temuan audit
proses no. 12 internal

14 Mendistribusikan hasil dan Rekapan Maks 1 hari Tanda terima

temuan audit internal ke temuan audit dari proses
Unit Kerja untuk tindakan internal no. 13
korektif

15 Membuat laporan rencana Rekapan Maks 5 hari Laporan

tindak lanjut audit internal temuan audit kerja dari temuan audit
kepada Manager Audit internal proses no. 14 internal yang
Internal diisi rencana
tindak lanjut

16 Mengkompilasi rencana Laporan Maks 2 hari Kompilasi

tindak lanjut audit mutu temuan audit kerja dari temuan audit
internal dari seluruh GPM internal yang proses no. 15 internal yang
diisi rencana diisi rencana
tindak lanjut tindak lanjut
 POLTEKKES KEMENKES ACEH

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELOLAAN AUDIT INTERNAL
No Dokumen Status Revisi Halaman Tanggal Terbit
.............................................. ... Lampiran .......................
..... ...
Pelaksana ... Mutu Baku

No. Kegiatan Manager Tim ... Keterangan

Kepala Kepala
Audit Audit Rektor Kelengkapan Waktu Output
GPM BPM
Internal Internal
17 Menerima laporan rencana Kompilasi Maks 2 hari Temuan audit
tindak lanjut audit internal temuan audit kerja dari internal yang
dan mengkoordinir internal yang proses no. 16 diisi rencana
pelaksanaan verifikasi atas diisi rencana tindak lanjut
hasil tindak lanjut tindak lanjut yang diveri-
fikasi (jika
memungkin-
kan)

18 Membahas dalam Rapat Rekapitulasi sesuai jadwal Keputusan SOP Rapat

Evaluasi Manajemen tindak lanjut rapat evaluasi Rapat Evaluasi
audit internal manajemen Evaluasi Manajemen
Manajemen