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Codigo F-DE-07

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS.


Versión 01

CAMBIO PROPÓSITO DEL CAMBIO CONSECUENCIAS DEL CAMBIO PROCESO ACTIVIDADES A REALIZAR RESPONSABLE SOPORTE RECURSOS PLAZO IMPLEMENTACIÓN

No aplicarlo conlleva a una perdida de Gobernabilidad para


el Departamento.
Realizar empalme con la administración anterior. Informes de acta de gestión.
Iniciar un nuevo periodo de gobierno Direccionamiento estratégico. Director Departament Administrativo de Presupuesto
Posesión Gobernadora Formular el plan de Desarrollo. Ordenanza Plan de desarrollo. 12/31/2016
constitucional. Iniciar nuevas estrategias de Gobierno que permitan Planeación estratégica Realizar las actividades de rendición de cuentas. Planeación departamental
Informes de gestión.
mejorar la calidad de vida de la población del Meta y cerrar
brechas sociales de acuerdo al plan de Desarrollo

Aplicarlo conlleva determinar las necesidades mas sentidas Conformación de equipo interno de trabajo.
Visitas a las comunidades en todos los municipios. Actas de conformación de equipo.
de las comunidades del departamento del Meta, buscando
Consolidación del documento preliminar. Informes de visitas a comunidades.
Desarrollar el programa de gobierno implementar acciones que conduzcan a una solución
Adopción del nuevo plan de Presentación a la asamblea departamental. Documento preliminar plan de desarrollo. Presupuesto Durante todo el periodo de
presentado por la actual Gobernadora en definitva. Todos los procesos. Expedición de ordenanza de aprobación.
Líderes de proceso
desarrollo Decreto de adopción del plan de desarrollo. departamental gobierno
su periodo de campaña. Decreto de implementación por parte de la gobernadora. Certificados de banco de programas y proyectos.
No aplicarlo conlleva a una revocatoria del mandato por Formulación y viabilización de proyectos. Expedientes de contratos.
iniciativa popular. Desarrollo de procesos contractuales.

 Identificar las partes interesadas de cada proceso y sus respectivos requisitos.


 Determinar el contexto de la entidad, incluyendo las oportunidades. Documento que identifica a las partes interesadas y sus requisitos.
 Actualizar, comunicar y asegurar la comprensión de la política y objetivos de calidad. Documento que determina el contexto de la entidad.
 Actualización de caracterizaciones, procedimientos, manuales y formatos de los procesos. Política y objetivos del sistema integrado de gestión.
 Actualizar los mapas de riesgo de cada proceso. Caracterizaciones, procedimientos, manuales y formatos de los procesos.
No aplicar la norma técnica puede ocasionar la pérdida de
 Actualizar los indicadores de proceso, esto teniendo en cuenta los indicadores del Plan de Mapa de riesgos actualizados.
integridad del sistema, insatisfacción de las partes
Desarrollo. Indicadores medidos y analizados.
interesadas y pérdida de la certificación otorgada por el
Actualizar el sistema de gestión de Lograr que el sistema de gestión de la  Formación en cada uno de los procesos para la toma de conciencia de los servidores Listas de asistencia y demás registros de toma de conciencia.
organismo certificador en el sistema de gestión de calidad. Presupuesto
calidad a la Norma Técnica ISO entidad se actualice de acuerdo a los Todos los procesos. públicos. Líderes de proceso Normograma. 12/31/2016
asignado
9001:2015 requisitos de la norma ISO 9001:2015  Asegurar que la gestión del conocimiento sea la adecuada. Documento que especifica la gestión de los cambios.
Aplicarla implica la satisfaccíon de las partes interesadas a
 Revisión y actualización del plan de comunicación de los procesos. Planificación para lograr los objetivos del sistema.
través de los servicios que ofrece la Gobernación del Meta,
 Revisión y Actualización del Normograma. Revisión y actualización de mapa de procesos y alcance del sistema.
mantener la certificación y la integridad del sistema.
 Planificación de acciones correctivas provenientes de auditoría interna 2016. Documento de asignación de responsabilidades y autoridades.
 Seguimiento de acciones correctivas provenientes de auditoría interna 2015 y de Planificación y seguimiento de acciones correctivas.
organismo certificador. Acta de revisión por la dirección.
 Consolidación de la información y acompañamiento en la revisión por la dirección. Informe de auditoría

 Identificar las partes interesadas de cada proceso y sus respectivos requisitos. Documento que identifica a las partes interesadas y sus requisitos.
 Identificar los aspectos ambientales, impactos y respectivos controles. Documento que determina el contexto de la entidad.
 Determinar el contexto de la entidad, incluyendo las oportunidades. Política y objetivos del sistema integrado de gestión.
Aplicarla implica la prevención de la contaminación y  Determinar las actividades para preparación y respuesta ante emergencias. Procedimientos del sistema para asegurar el control a los aspectos
protección del medio ambiente.  Crear los documentos para controlar aspectos ambientales. ambientales.
Aplicación norma Tecnica ISO Lograr la implementación del sistema ISO  Crear los indicadores del sistema de gestión ambiental. Mapa de riesgos actualizados. Presupuesto
Todos los procesos. Secretaria Administrativa 3/31/2017
14001:2015 14001:2015 No aplicarla implica falta de controles a la afectación del  Formar a cada uno de los procesos para la toma de conciencia de los servidores públicos. Indicadores medidos y analizados. asignado
medio ambiente por ocasión de las actividades que realiza  Asegurar que la gestión del conocimiento sea la adecuada. Listas de asistencia y demás registros de toma de conciencia.
la entidad.  Revisar y Actualizar la matriz de requisitos legales. Matriz de requisitos legales ambientales.
 Planificar acciones correctivas provenientes de auditoría interna. Planificación y seguimiento de acciones correctivas.
 Llevar a cabo la revisión por la dirección Acta de revisión por la dirección.
Informe de auditoría con criterios y objetivos enfocados en ISO 14001:2015

 Identificar las partes interesadas de cada proceso y sus respectivos requisitos.


 Identificar los peligros, riesgo y controles.
Política y objetivos del sistema integrado de gestión.
 Determinar las actividades para preparación y respuesta ante emergencias.
Procedimientos del sistema requeridos por la norma OHSAS 18001:2007 y
 Creación de documentos para controlar los riesgos.
los necesarios para controlar riesgos.
Aplicarla conlleva a la prevención de lesiones y  Determinar los objetivos, metas y programas del sistema de gestión en cuanto a la riesgos
Mapa de riesgos actualizados.
enfermedades de servidores públicos y visitantes en las y peligros.
Indicadores medidos y analizados.
instalaciones de la gobernación.  Actualizar los indicadores de proceso del sistema de gestión de seguridad y salud en el
Aplicación norma Tecnica OHSAS Lograr la implementación del sistema Listas de asistencia y demás registros de toma de conciencia. Presupuesto
Todos los procesos. trabajo. Secretaria Administrativa 3/31/2017
18001:2007 OHSAS 18001:2007 Matriz de requisitos legales. asignado
No aplicarla conlleva enfermedades, lesiones y/o victima  Formar en cada uno de los procesos para la toma de conciencia de los servidores
Planificación y seguimiento de acciones correctivas.
mortal por falta de controles. Además de multas y sanciones públicos.
Revisión por la dirección ejecutada.
por incumplimiento del Decreto 1072 de 2015.  Asegurar que la gestión del conocimiento sea la adecuada.
Informe de auditoría con criterios y objetivos enfocado en OHSAS
 Revisar y Actualizar la matriz de requisitos legales.
18001:2007
 Planificar acciones correctivas provenientes de auditoría interna.
 Llevar a cabo la revisión por la dirección

Conformación del equipo de trabajo interno. Acta de conformación de equipo.


Aplicarla permite generar impacto en la comunidad sobre el
Establecer estrategias en 5 componentes Capacitación a diferentes dependencias y procesos. Listados de asistencia.
uso de los recursos públicos y evitar investigaciones por
Actualización del plan considerados fundamentales para evitar Recolección de la información. Matrices de recolección de información.
actos de corrución en la administración. Planeación estratégica. Departamento administrativo de
anticorrupción y de atención al actos de corrupción con el fin de Consolidación del documento preliminar. Documento consolidado. Recursos Propios 12/31/2016
Evaluación y seguimiento planeación y oficina de control interno.
ciudadano fomentar la transparencia en la actuación Revisión del documento. Informe de revisión
No aplicarlo implica sanciones legales por incumplimiento
administrativa de la entidad pública. Publicación en página web. Publicaciones en pagina web.
de la norma y desmejoramiento de la imagen institucional.
Realizar seguimiento a las estrategias. Informes de seguimiento.

No implementarlo conlleva a evaluación negativa del nivel


Cumplir la iniciativa de la secretaría de de transparencia para la goberanción del Meta.
Declaracion de compromisos por Recursos propios
transparencia de la presidencia de la Implementar el Plan de acción de la Declaración de compromisos por la transparencia, la
la transparencia, la integridad y la Direccionamiento Estratégico Gobernadora Plan de acción para cumplir el plan Todo el periodo constitucional.
república a nivel nacional para todos las Implementarlo conlleva a la aplicación de mecanismos o integridad y la prevención de la corrupcipón
prevención de la corrupción de acción.
entidades territoriales. acciones para evitar la corrupción y elevar los niveles de
transparencia en la Gobernación del Meta.

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