UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: Quetzaltenango
Nombre de la Carrera: licenciatura en tecnología y administración de empresas
Curso: Creación empresarial 1
Horario:
Tutor: Rainer Wilhelm
Apellidos: Fleischhacker Ávila

NOMBRE DE LA TAREA
METODOLOGIA PARA EL DESARROLO

Apellidos, Nombres del Alumno: Godínez Bravo Abilio Esdras

Carné: 14004083
Fecha de entrega: 3-02-2018
Semana a la que corresponde 3
 Índice

Contenido
Índice .................................................................................................................................................. 2
Introducción ....................................................................................................................................... 3
1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia? ................................ 4
2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una
organización? .................................................................................................................................. 4
3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? ........................................................ 4
4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con
su entorno?...................................................................................................................................... 5
Conclusiones ..................................................................................................................................... 6
Bibliografía ......................................................................................................................................... 7
 Introducción

La Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática

para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la
reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que
entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa
mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan
al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado
con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el
cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.
 1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Si ya que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y
que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información
y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de
la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la
productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una

organización?

La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes
de producción, distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40%
respecto al almacenamiento físico.

Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se

mejora la relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la
información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato,
momento y lugar que desee.

Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya al

automatización de los procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a
poder realizar tareas de mayor cualificación.

Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no

tener que localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo,
evitando los contingencias que pueden producirse cuando un documento se
traspapela o directamente se pierde.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE Es importante determinar qué áreas del negocio

se pueden beneficiar de un sistema de gestión de imágenes. Aunque puede parecer
una tarea improba, es necesario atender a las funciones empresariales que pueden
ser mejoradas con una solución basada en el proceso de imágenes.
PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL
El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el
flujo de información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de
documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios.
PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL
En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para
generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en
el sentido de simplificar el proceso actual,
PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO
En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista
técnico y económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente,
inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red.
PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA
Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo
de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del
departamento de informática y un número muy limitado de usuarios.
PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO
Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y
ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la

organización con su entorno?

La productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que
su empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es
un indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la
calidad de su gestión administrativa.

Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria,
equipos, procesos y gestión. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología,
también es una forma de pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio
de la modernización su empresa puede aumentar su capacidad de adaptación al
cambio y de mantenerse vigente, a través del tiempo

Innove su competencia siempre está innovando. Por esta razón es importante que
usted también lo haga para no quedarse rezagado
 Conclusiones

a. Por un lado, en la gestión de la calidad la documentación constituye la base

para entender el sistema, comunicar los procesos y sus requisitos dentro de
la organización y determinar la eficacia de su implantación.
b. Por otro lado, la gestión documental es un proceso de soporte imprescindible
para la ejecución de los procesos de realización de una asesoría y, por tanto,
debe definirse en el sistema de gestión de la calidad.
 Bibliografía

www. Monografias.com

http://www.eumed.net/tesis-doctorales

http://www.mercado.com.ar/notasusar-la-estrategia-para-crear-valor