GESTÃO POR PROCESSOS

Formação de
Facilitadores
para Melhoria de
Processos
GESTÃO POR PROCESSOS

GRUPO GEPRO:
üAdauto - AUDINT
üEneida - HC
üGláucia - PRDU
üJane - PRDU
üMaria Bernadete - HC
üMaria do Rosário - DGRH
üMaria Helena - CCUEC
üMônica - CCUEC
üNelma - CCUEC
üSuely - PRDU
üVictória - CCUEC
GESTÃO POR PROCESSOS

O Porquê deste Treinamento

üOrigem: PLANES 2003

üAnálise do Cenário externo e ambiente interno

ØFalência do modelo de gestão
ØDescentralização X Centralização
ØPerda do conhecimento
ØFalta de agilidade

üDefinido com questão estratégica

ØAdoção da Gestão por Processos na PRDU
GESTÃO POR PROCESSOS

Descrição

Prover mecanismos para implantação

da gestão por processos
na Administração da Universidade.

Produto Final Prática de gestão por processos

incorporada pelos órgãos da PRDU.
GESTÃO POR PROCESSOS

Produtos resultantes
üMetodologia estabelecida;
üEquipe de facilitadores e gerentes capacitados;
üProcessos críticos de negócio identificados;
üProcesso piloto implantado;
üProcessos críticos revisados, gerenciados e
estabilizados;
üSistemática de medição dos processos implantada.
OBJETIVO DO TREINAMENTO

Levar os participantes a:

üEntender a organização através de seus

processos;
üAbsorver os conceitos associados à
Gestão por Processos;
üSaber aplicar uma metodologia para
análise e melhoria de processos.
 TÓPICOS ABORDADOS

I – A Visão Sistêmica da Organização e os

Processos

II – Metodologia de Gestão por Processos

III – Aspectos comportamentais da Gestão

por Processos
 TÓPICO I

A VISÃO SISTÊMICA DA
ORGANIZAÇÃO E OS PROCESSOS
Processo e a Estrutura
Organizacional
A Visão Tradicional (Vertical)
das Organizações

ATRAVÉS DAS FUNÇÕES

O T IMIZAÇÃO
FUNCIONAL

O T IMIZAÇÃO DA
ORGANIZAÇÃO
COMO UM TODO

-N Ã O M O S T R A C O M O O V A L O R É A G R E G A D O
- FUNÇÕES MAIS IMPORTANTES QUE CLIENTES
- RESPONSABILIDADES SE PERDEM NAS
INTERFACES
Processo e a Estrutura
Organizacional
“ Um fluxo de trabalho horizontal, combinado com uma organização vertical, resulta
em muitas lacunas e superposições, e encoraja sub-otimização, gerando uma
influência negativa na eficiência e na eficácia do processo.”

O efeito dos feudos reduz o desempenho

– Otimização das funções gera sub-
otimização do todo
– Ninguém administra os espaços em
branco

“espaços em branco”
A maioria dos processos inclui
várias funções, abrangendo os
Processo e a Estrutura
Organizacional
A abordagem de Processos cruza as
funções para focalizar o cliente

PROCESSO 1

PROCESSO 2 CLIENTES
Processo e a Estrutura
Organizacional

A abordagem de Processos cruza as

O “ótimo” de um
funções para focalizar o cliente
sistema é
diferente da soma
PROCESSO 1 dos “ótimos” das
partes que o
PROCESSO 2 CLIENTES

compõem, vistas
isoladamente.
 Processos e sua Gestão

üTodo trabalho realizado numa organização faz parte

de um processo à não existe um produto ou
serviço oferecido sem um processo.
üEnfoque por processos é uma forma
estruturada de visualização do trabalho.

üProcesso é o resultado da articulação de:

ØPessoas
ØInstalações
ØEquipamentos, e
ØOutros recursos (materiais, ...)
 Processos

“Transformação de um conjunto
de ENTRADAS (materiais, pessoas
e/ou informações)
ou,
em
SAÍDAS adequadas
(materiais, pessoas,
informações e/ou serviços)”

“Seqüência coordenada de atividades,

com o objetivo de produzir um dado resultado”

produtos/serviços

fornecedor PROCESSO cliente

insumos
requerimentos
Produto: Resultado intencional
de qualquer processo

CAUSA EFEITO

Processo Produto

Pode ser:

üUm produto (resultado) final da Universidade.

üUm produto (resultado) intermediário de qualquer área.
Cliente: Destinatário de um
Produto

MEIO FIM

Produto Cliente

Pode ser:

üUm cliente final da Universidade:alunos, empresas, etc.

üUm cliente interno: outra área, colegas, etc.
Processo e Cadeia de Valor

“(...) De nada adiantam esforços no sentido de inovar processos que nada podem
acrescentar à competitividade da empresa/organização, à melhoria no relacionamento
com os cliente/usuários, à entrada de novos nichos de mercado,etc.” Porter

Estratégia

Cliente /
Fornecedores Processo Usuário

Entradas Atividades que agregam valor Saídas

Insumos - custo Produtos
Requisitos - qualidade Serviços
- exclusividade
- atendimento
...
Modelando seu Processo

1. Todo trabalho é viabilizado através de uma

rede de processos;
2. Toda pessoa faz parte de um processo;
3. Todo processo gera um produto (saída);
4. Todo processo tem clientes (internos ou
externos);
5. Todo processo requer entradas;
6. Todo processo tem fornecedores.
Objetivo da
Gestão por Processo

Tornar os processos:

Eficazes - de forma a viabilizar os resultados

desejados, a eliminação de erros e a minimização
de atrasos

Eficientes - Otimização do uso dos recursos

Adaptáveis - capacidade de adaptação às

necessidades variáveis do usuário e organização
Cadeia das Relações Causais do
Sucesso das Organizações

Considerando:
SUCESSO = OBJETIVO ESTRATÉGICO

Sucesso depende de
SATISFAÇÃO DO CLIENTE

Satisfação do cliente depende de

VALOR AGREGADO PELO PRODUTO
Cadeia das Relações Causais do
Sucesso das Organizações

O Sucesso da Organização depende do

VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

Valor agregado depende de

CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA

Os quais dependem dos

PROCESSOS
Porque então ênfase na Gestão por
Processos?

OS PROCESSOS
ESTÃO
NA ORIGEM
DO SUCESSO
DAS ORGANIZAÇÕES
Benefícios da
Gestão por Processos

üConcentra o foco no que realmente interessa: o trabalho!

üÉ uma ferramenta para implementação da estratégia
organizacional;
üConfere simplicidade e agilidade às atividades;
üDota a Universidade de flexibilidade organizacional;
üFacilita a gestão através de indicadores de desempenho;
üPermite uma visão integrada da Universidade;
üInstrumentaliza a aplicação de abordagens inovadoras;
üFacilita a gestão do conhecimento organizacional e a
gestão de competências.
As mudanças significativas na
Gestão por Processos

üSistema de trabalho que exige novas habilidades, maior

autonomia e compartilhamento de responsabilidade;
üSistema gerencial descentralizado estimulando a cooperação
e comunicação direta;
üPromove o trabalho em equipe, avaliando os resultados
pelos resultados da equipe (fim do individualismo);
üAs decisões são baseadas nas necessidades dos clientes;
üQuebra do paradigma da visão por função, passando para
a visão do todo.

GESTÃO POR PROCESSOS É UMA MUDANÇA CULTURAL!