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A. ACCESO AL SISTEMA ..................................................................................................................................... 2
B. MANEJO Y DESCRIPCION DE LA VENTANA ................................................................................................... 4
1. FORMULARIO ........................................................................................................................................... 4
1.1. Funcionalidad de los botones .......................................................................................................... 4
2. IMPRESIÓN ............................................................................................................................................... 7
C. MENU PRINCIPAL ........................................................................................................................................ 10
1. PARAMETROS ......................................................................................................................................... 10
1.1. ACTUALIZACIÓN EMPRESA............................................................................................................. 10
1.2. SECTOR ........................................................................................................................................... 16
1.3. REGISTRO EMPLEADO .................................................................................................................... 17
1.4. REGISTRO DE BENEFICIARIA ........................................................................................................... 22
2. SUBSIDIOS .............................................................................................................................................. 26
2.1. PLANIFICACION SUBSIDIO .............................................................................................................. 26
2.2. GENERACION PLANILLA SUBSIDIO ................................................................................................. 32
2.3. Generación PLANILLA RETROACTIVO............................................................................................. 37
3. REPORTES ............................................................................................................................................... 43
D. RESUMEN PROCESO GENERACION DE PLANILLAS ...................................................................................... 45
PASO 1. ACCESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 45
PASO 2. VERFICACION DE DATOS DE AFILIACION ................................................................................... 45
PASO 3. REGISTRO DE EMPLEADOS......................................................................................................... 46
PASO 4. REGISTRO DE BENEFICIARIOS .................................................................................................... 47
PASO 5. PLANIFICACION DE SUBSIDIOS................................................................................................... 49
PASO 6. GENERACION DE PLANILLA MENSUAL ....................................................................................... 50
PASO 7. CONSOLIDACION DE PLANILLA MENSUAL ................................................................................. 51
PASO 8. IMPRESIÓN BOLETAS DE AGNACION FAMILIAR MENSUAL ....................................................... 52
PASO 9. GENERACION DE PLANILLA DE RETROACTIVOS ......................................................................... 52
PASO 10. CONSOLIDACION DE PLANILLA DE RETROACTIVOS ................................................................... 54
PASO 11. IMPRESIÓN BOLETAS DE AGNACION FAMILIAR DE ................................................................... 54
RETROACTIVOS ............................................................................................................................................... 54
A. ACCESO AL SISTEMA
Para ingresar al Sistema debe hacer doble click sobre el ícono SUBSIDIOS.
El sistema verifica los datos que se ingresa a los campos CUENTA, NRO. CONTROL y CLAVE.
Si presiona Aceptar con uno o varios campos vacíos, el sistema le hará notar que los campos son
obligatorios mostrando alertas, ubicando el puntero del ratón sobre ícono alerta mostrara una breve
descripción indicando el motivo de dicha alerta.
El sistema controlará que la información que se está ingresando es válida, y en caso de no serlo, le
notificará por medio de mensajes.
NOTA: Los datos de ingreso (Cuenta, Nro. de Control y clave), se encuentran en la Carta proporcionada
por la DISTRIBUIDORA, al momento de afiliar la empresa en el Nuevo Sistema de Distribución de
Subsidios.
B. MANEJO Y DESCRIPCION DE LA FORMULARIOS
1. FORMULARIO
1
Añadir
Editar
Guardar
Cancelar
Eliminar
Imprimir
1.1.1. Añadir
Donde se debe registrar los datos en los campos (no es necesario registrar todos los campos).
Se deben llenar los campos obligatorios, los cuales presentan lo siguiente (*).
Una vez registrados los datos seleccionar “Guardar” para almacenar los datos o seleccionar
“Cancelar” para no realizar ninguna acción.
1.1.2. Editar
Botón , modifica los datos de un registro. Para ello se debe posicionar sobre el registro
que desea modificar, luego seleccionar “Editar” y los datos se cargaran automáticamente en el
formulario. Seguidamente modificar el/los datos que desea corregir y por ultimo seleccionar
“Guardar”, para almacenar los datos modificados o “Cancelar” para no realizar ningún cambio.
1.1.3. Guardar
Botón almacena los datos registrados en el formulario. Para poder guardar se hace
una verificación de los datos ingresados.
Una vez guardado los datos del registro, se los puede ver en el listado de la parte media del
formulario
LISTADO
1.1.4. Cancelar
Botón , elimina un registro previa verificación de que este no haya sigo referenciado
en algún otro formulario.
1.1.6. Imprimir
2. IMPRESIÓN
Todas las ventanas de impresión son preliminares o de vista previa y tienen la siguiente estructura
Menú de la vista preliminar:
Todos los íconos de este menú despliegan un breve mensaje si ubicamos el puntero del ratón sobre el
ícono como muestra la siguiente imagen:
Ícono , abre una ventana la cual nos permite exportar el archivo a distintos formatos como muestra la
imagen a continuación:
Ícono , permite elegir el tipo de impresora a usar para la impresión, como muestra la siguiente imagen:
El botón para confirmar la impresión.
Ícono , abre la siguiente ventana para buscar un texto específico del documento.
Ícono , despliega una lista con distintas opciones para realizar el acercamiento del documento.
Finalmente la barra de estado, nos indica el número de la página, el total de páginas y el porcentaje de
acercamiento del documento actual.
C. MENU PRINCIPAL
Una vez ingresado al sistema se mostrara el menú principal, que sigue a continuación:
Opción PARAMETROS
Sirve para mantener actualizada la información de la Empresa, Los empleados y
Beneficiarias:
Opción SUBSIDIOS
Mediante la misma se puede planificar los subsidios de los empleados, generar las planillas
mensuales y sus correspondientes retroactivos.
Botón Salir
Permite salir del sistema.
1. PARAMETROS
Es la primera opción del MENÚ PRINCIPAL que despliega las siguientes funciones:
1.1.ACTUALIZACIÓN EMPRESA
14 15
16 17
Datos Empresa:
1. Razón Social
Muestra la razón social de con la que ha sido afiliada la empresa. (p.ej. COVARRUBIAS S.A.). Esta
información no puede ser modificada a menos que se recurra nuevamente al DISTRIBUIDOR
solicitando modificación de datos de afiliación.
2. Nombre Comercial
Muestra el nombre comercial de la empresa. (p. ej. COVARRUBIAS S.A.)
3. NIT
Muestra el NIT de la empresa.
4. Numero Patronal
Muestra el número patronal de la empresa.
5. Dirección
Debe ingresar la dirección de la empresa.
6. Departamento
Debe seleccionar el nombre de departamento en el que se encuentra la empresa.
7. Municipio
Debe ingresar el nombre de municipio que pertenece la empresa.
8. Telf/Fax
Debe ingresar el número de teléfono o fax de la empresa.
9. Celular
Debe ingresar el número de celular de la empresa.
10. Email
Debe ingresar el correo electrónico de la empresa.
Datos de Contacto:
14. Nombre
Debe ingresar el nombre de una persona que sea contacto de la empresa.
15. Teléfono
Debe ingresar el número telefónico de contacto de la empresa.
16. Guardar
Guarda los datos actualizados de la empresa, mostrando un mensaje si se guardó con éxito.
17. Salir
Botón “Sucursal” muestra las sucursales en las que está habilitada la empresa.
Botón “Cambiar Contraseña” de la ventana MENU PRINCIPAL – EMPRESA, muestra la ventana
Cambiar Contraseña.
Botón para guardar los cambios. Si todo está bien le mostrará el siguiente mensaje.
1. Añadir
Permite añadir un nuevo sector
2. Editar
Permite modificar un sector existente.
3. Guardar
Guarda el sector mostrando un mensaje de confirmación:
4. Eliminar
Elimina un sector existente, previa confirmación:
1.3.REGISTRO EMPLEADO
Es la segunda opción del menú PARAMETROS.
Abre la ventana REGISTRO DE EMPLEADOS como se muestra:
Donde la lista de empleados se reduce a solo los empleados que coincidan con la búsqueda.
El formulario presenta las siguientes opciones:
1. Anadir
Botón para Añadir empleado, que mostrara la siguiente ventana:
Datos Personales
CI, debe ingresar la Cedula de Identidad del empleado. A continuación debe seleccionar donde fue
expedido dicho CI.
Matrícula, debe ingresar la Matrícula de Asegurado (Caja de Salud) del empleado. Sector, Permite
seleccionar el sector correspondiente al empleado. Este campo puede dejarse vacío en caso de
que la empresa no maneje sectores en planilla.
Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas
que lo hayan solicitado.
Datos de contacto
Para modificar un Empleado, en la lista de empleados debe ubicarse sobre el empleado que desea
editar, seguidamente presionar el botón “Editar” y los datos del empleado se cargaran automáticamente
como se muestra a continuación.
Donde puede editar los campos que sean necesarios. No se olvide presionar Guardar, para almacenar los
cambios realizados.
3. Guardar
Guarda los datos ingresados.
4. Cancelar
No realiza ninguna acción, solo regresa a una ventana anterior.
5. Eliminar
Para eliminar un empleado, debe ubicarse sobre el empleado que desee eliminar, seguidamente
presionar botón “Eliminar”, el sistema mostrara un mensaje de alerta antes de eliminar el empleado:
6. Imprimir
Botón abre una ventana de vista preliminar para imprimir la lista de empleados.
1.4.REGISTRO DE BENEFICIARIA
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1. Añadir
Al seleccionar el botón “Anadir” se mostrara la siguiente ventana:
Donde debe ingresar los datos de los campos q son obligatorios (*).
Datos Beneficiaria
CI, debe ingresar la Cedula de Identidad del Beneficiario. A continuación debe seleccionar donde fue
expedido dicho CI.
Se deben llenar por lo menos los campos obligatorios para registrar el (la) beneficiario, en caso de no
ser así el sistema le informara con mensajes.
En caso de que el empleado sea mujer y sea ella misma la que será beneficiada con el subsidio, se
debe registrar de igual forma como beneficiaria, pero utilizando la opción
Nota. No se puede modificar una beneficiaria que sea misma empleada, misma
beneficiaria, En este caso la modificación se realiza desde el formulario de Empleados.
3. Guardar
Guarda los datos ingresados.
4. Cancelar
Vuelve a la ventana anterior, sin guardar los cambios realizados.
5. Eliminar
NOTA: Solo se puede eliminar una beneficiaria si es que todavía no ha sido tomada en
cuenta en una planificación o en una planilla.
6. Imprimir
2. SUBSIDIOS
Es la segunda opción del menú principal, cuenta con las siguientes sub opciones.
2.1.PLANIFICACION SUBSIDIO
Es la primera opción del menú SUBSIDIOS.
C D
A. Sección: Datos Empleado
Fecha de registro, muestra la fecha en la que se está realizando el registro (es un dato
referencial).
Empleado Se debe seleccionar el empleado. Se muestra una lista a todos los empleados
de la empresa que todavía no tienen una planificación.
Sucursal, campo NO EDITABLE donde mostrará la sucursal correspondiente al empleado
seleccionado.
CI, campo NO EDITABLE donde mostrará el número del C.I. del empleado
correspondiente.
C. Datos de planificación
Tipo, Debe seleccionar el tipo de paquete ya sea Urbano o RURAL
Periodo Inicio, debe indicar el inicio del periodo que se está planificando para el tipo de
subsidio seleccionado.
Periodo Fin, debe indicar el fin del periodo de que se está planificando para el tipo de
subsidio seleccionado.
Seguidamente se mostrara una ventana donde deberá seleccionar el motivo por la que
se está entregando más de 1 paquete.
Por ej:
Se le asignó 1 paquete de subsidio PRENATAL, correspondiente a los periodos De
01/2016 al 05/2016. En el caso de tener Gemelos o dos hijos en distintas mujeres, la
cantidad deberá ser 2. (La cantidad se refiere a la cantidad entregada por periodo.)
2. Editar
Para editar una planificación, debe ubicarse sobre una planificación y seleccionar “Editar”.
Una vez modificados los datos seleccionar “Guardar”.
3. Guardar
Guarda las planificaciones realizadas.
4. Anular
Permitirá eliminar la planificación realizada para el empleado.
5. Imprimir
Muestra una ventana de vista preliminar de la planificación. A continuación se muestra la
imagen de la vista preliminar.
1. Nuevo
Sucursal, debe elegir la sucursal para la cual se está elaborando la planilla correspondiente.
Sector, debe elegir el sector correspondiente al subsidio, entre los sectores de la empresa
del empleado.
Tipo Paquete, debe elegir el paquete correspondiente al empleado entre URBANO y RURAL.
2. Editar
Para poder editar, debe posicionarse sobre la planilla, seguidamente seleccionar “Editar”
3. Guardar
4. Anular
usuario
5. Imprimir
La impresión se realizara con el formato que se observa en la imagen. Siendo una impresión
en borrador cuando la planilla en cuestión no ha sido consolidada, podemos saber si la
planilla es consolidada, poniendo atención en la parte superior derecha del documento de
impresión se genera un código como muestra la siguiente imagen:
PLANILLA NO
CONSOLIDADA
PLANILLA CONSOLIDADA
6. Imp. Boletas
La lista de planillas de subsidio tiene una columna donde indica planilla consolidada ,
planilla NO consolidada , como muestra la siguiente imagen:
El caso general del uso de esta ventana es seleccionar los datos indicados de la(s) planificaciones
que se desean generar planilla. La siguiente imagen muestra los pasos:
C.2. Seleccionando los puntos (A) Sucursal, (B) Tipo Paquete, (C) Periodo, (D) Monto Paquete, y
(E) Generar Planilla son suficientes para generar planilla.
Botón , solo en los casos que se quiera quitar planificaciones de la lista. (están son las
planificaciones que luego se podrían ADICIONAR).
1. Nuevo
Para generar una planilla de retroactivos se debe seleccionar el Botón , el cual
muestra la siguiente ventana:
2. Editar
Para modificar una planilla se debe posicionarse sobre el registro que desea modificar y
seleccionar el botón “Editar” y se carga automáticamente los datos de esa planilla.
NOTA.- Para poder editar una planilla, esta NO DEBE HABER SIDO CONSOLIDADA
3. Guardar
Guarda la planilla de retroactivos.
4. Anular
Antes de anular la planilla, muestra un mensaje de advertencia:
NOTA.- Para poder eliminar una planilla, esta NO DEBE HABER SIDO CONSOLIDADA
5. Imprimir
Muestra la cantidad total de retroactivos que corresponde a los empleados de la empresa.
8. Consolidar
Debe seleccionar Sucursal, Periodo Desde y Hasta y el paquete para poder generar la planilla.
D: Generar la planilla.
Una vez seleccionados todos los campos, hacer clic sobre el botón “Generar Planilla”.
3. REPORTES
Es la cuarta opción del menú SUBSIDIOS
Botón , abrirá el reporte que muestra la proyección de todos los empleados que
deberían estar en planilla en el periodo elegido.
Seleccionar:
Registrar los campos que sean obligatorios (*), en caso de que la beneficiaria sea la misma Empleada,
seleccionar el check “Es la misma empleada” y los datos de la empleada se carga automáticamente. Por
ultimo seleccionar “Guardar”.
PASO 5. PLANIFICACION DE SUBSIDIOS
Para registrar la planificación de subsidios ingresar a la opción:
7. Seleccionar “Guardar”.
PASO 6. GENERACION DE PLANILLA MENSUAL
Para registrar una planilla de subsidios ingresar a la opción:
Seleccionar:
EDITAR: Para modificar la Planilla en caso de error, (En caso de no estar CONSOLIDADA)
1. Seleccionar Sucursal
2. Seleccionar el periodo de la planilla.
3. Seleccionar Tipo de paquete (Urbano o Rural).
4. Seleccionar Monto del Paquete.
5. Check ADICIONAL (Solo n caso de que exista una planilla para el mismo periodo y no esté el
empleado en esa planilla.)
6. Seleccionar “Generar Planilla”
7. Seleccionar “Guardar”.
Seleccionar:
EDITAR: Para modificar la Planilla en caso de tener que ajustar algún valo ,(Solamente para planillas no
CONSOLIDADAS)
1. Seleccionar Sucursal
2. Seleccionar el periodo DESDE Y HASTA de la planilla.
3. Seleccionar paquete RETROACTIVO..
4. Check ADICIONAL (Solo n caso de que exista una planilla para el mismo periodo y no esté el
empleado en esa planilla.)
5. Seleccionar “Generar Planilla”
6. Seleccionar “Guardar”.
RETROACTIVOS
Esta impresión podrá ser visualizada siempre y cuando la planilla se encuentre CONSOLIDADA.