Minutes Of Meeting Regulation TSP

Date : 29-30 December, 2014

Objectives : Meeting Regulatory PT. Tirta Sukses Perkasa
Place : TSP Head Office
Responsibility : Caren Tjahjadi
Participants : QA/QC All Plants, absent : QA/QC Bali
Written by : Yeni Yuliasia & Yudi Prastyo
Distribution : Plant Manager, Regional Plant Manager

No Issue dan Corrective Action PIC Deadline

1 MESSAGE TO ALL :
Summary 29-30 Desember 2014

- Koordinasi dengan Plant Manager atau RMP jika dibutuhkan

sebuah training untuk semua SDM terkait Sistem Quality.
- Quality Management System harus lebih diperhatikan.
- Uji 2x dalam setahun untuk air baku.
- Koordinasi dengan Plant Manager untuk melengkapi dan
menyelesaikan dari production risk masing-masing Plant.
- Proses pengambilan retain sampel setiap kali produksi mohon
untuk selalu diperbaharui dan dimonitoring dengan ketat dan
jangan sampai kelolosan dari retain sampel walau satu hari saja,
jika memungkinkan dibuat banyak.
- Standarisasi warna gallon untuk semua supplier.
- Penggunaan termohidrometer menggunakan yang digital.
- Cek konsentrasi Ozone semua ruangan untuk memvalidasi data
lebih akurat.
- Pembahasan persyaratan logo Asahi, untuk semua harap
diperhatikan yang sudah diaudit oleh Kitano San untuk segera
diperbaiki dan didiskusikan ke Head Office jika kesulitan.
- Sertifikat halal dan SNI tolong diperhatikan dan dilist untuk raw
material dan lain-lain. All QA/QC
-
- Chemical CIP, COP tolong direview dan diperbaharui sesuai Plants
standard.
- Lakukan sampling dengan standard dan jika ditemukan
unstandard condition maka cepat dibuatkan corrective action agar
bisa masuk dalam list dan akan diperbaiki kedepannya.
- Checker coding diadakan setiap Plant dengan baik dan terkontrol.
- Semua data QA/QC disahkan oleh Plant Manager agar Plant
Manager mengetahui hal apa saja yang terjadi pada Quality baik
complaint packaging material atau apapun.
- Alat droptest untuk Cup, Botol dan Galon jika di Plant belum ada
tolong diupdate, Yudi sudah buat list dan tolong lanjutkan
komunikasi via email.
- Untuk kedepannya supplier akan dibatasi / setiap packaging
material hanya 2 supplier.
- Pre-wash luar galon harus dilakukan semua Plant.
- Penyampaian costumer complaint harus sampai QA Head Office
dan selama proses investigasi harus tetap dalam sifatnya
kerahasiaan ke publik.
- Setiap complaint harus diisi kedalam form complain sehingga
semua pihak internal baik TMP dan TSP.
- Untuk setiap Plant yang masih kurang besar, harus dilakukan
perbaikan bangunan dengan tanggung jawab Engineering atau
Vendor lain.
- Proses sipil dari setiap Plant harus diperhatikan juga oleh Quality
setiap Plant, ini dilakukan untuk dapat tambahan analisa dari
Quality karena ditakutkannya akan berhubungan dengan kualitas
proses produksi dan produk dari setiap Plant.
- Pembedaan reject supplier dan reject produksi harus dibedakan,
agar kedepannya tidak mengganggu dari adanya Quality Indeks
yang ada di Internal Quality kita.
- Jika mempunyai suatu informasi dan butuh untuk disampaikan,
maka buatlah intenal memo kepada QA di Head Office jika
memang dari Plant Manager lama untuk proses follow up nya, Jadi
semuanya harus dibuat satu sistem dan saling mengetahui.
- Update semua hasil pengecekan volume semua produk
(terutama pada SKU Cup 240ml untuk Emboss dan Non Emboss).
Karena dari QA HO akan direview terlebih dahulu. Apakah masuk
kedalam BDKT standard atau tidak karena itu masuk kedalam
critical issue.
- Membuat form pengecekkan kebersihan pada area filling produk,
seperti screw cap applicator, screw pada setiap mesin dan lain-lain
untuk semua QA/QC Plant wajib mempunyai bukti kebersihan
sesuai standard dan kondisi masing-masing Plant (pemeriksaan
berkala).
- Hati-hati dan memberikan perhatian lebih untuk semua mesin
agar pemberian grease setiap mesin-mesin produksi.
2 HIGHLIGHT SAAT PROSES PERSENTASI :

Tanggal : 29 Desember 2014 QA Klaten

1. Klaten :
- Masalah turbidity yang nilainya sangat jauh berbeda.
- Preparasi sample : Homogenisasi sampel, Di diamkan 5 menit.
- Kebersihan alat untuk di line produksi agar pengecekan lebih
maksimal.
- Perbedaan hasil dari beberapa alat yang sama artinya harus
selalu terkalibrasi.
- Proses pengulangan pengecekkan untuk validitas hasil.

QA
2. Pontianak : Pontianak
- Saat tim maintenance melakukan training, mohon untuk QA juga
harus mengikuti training tersebut untuk lebih mengetahui akar
permasalahannya.
- Tim QA/QC menitikberatkan pada proses schedule dari
preventive maintenance dan mengingatkan ke Tim Maintenance.
- Monitoring pencucian tangan dari setiap orang yang masuk area
produksi.

3. Kendal : QA Kendal
- Produk complaint harus valid dan ada sampel. Jika tidak ada
sampel maka tidak dianggap complain dan hanya sebagai
improvement. Jika sample ada dan sudah terbuka, maka dicari
sample dalam 1 dus atau kode produksi yang sama.
- Masalah botol penyok setelah diisi produk apakah dari handling
dari proses penerimaan botol dari supplier, settingan gripper dari
mesin filling atau handling dari proses internal kita dalam
memindahkan produk jadi.
- Ozone harus dilakukan analisa kuantitatif.
- Botol penyok menjadi reject terbanyak.

4. Balikpapan QA
- Prosedur penerimaan gallon kosong. Balikpapan
- Standar untuk keburaman gallon belum ada.
- Waste produk cup tinggi dikarenakan suhu sealing dan hitter
yang tidak sesuai standar, bucket yang tidak sesuai standar.
- Review dan verifikasi hasil maintenance.
- Uji kualitas udara adalah 15 menit.
- pH dan turbidity trend bermasalah.

5. Pandaan QA Pandaan
- Dashoard quality untuk KPI 2015: complain (banyaknya kasus),
frekuensi rate (jumlah produk), recall, Quality System (food safety,
production rick, QA system, HACCP sertification), presisi dan
akurasi lab, kesesuaian parameter standard dan real (qc, proses,
packaging).
- Data reject berdasarkan kemasan.
- Ozone di botol 0.1-0.3 ppm.

6. Gowa QA
- Reject produk terbanyak karena bocor. Gowa
- Belum ada grase food grade.
- Validasi data produk selama 60 hari.
- Membuat visual board untuk ruangan yang terbuka dan
membuat safety board di setiap bagian terkait dengan Quality.
- Proses penempatan packaging material sebelum digunakan
harus diperbaiki dengan close room dan ruangan yang bersih.
- Proses pengambilan sampel produk jadi sesuai dengan standard.

Tanggal : 30 Desember 2014

7. Banjarmasin QA
- Banyak proses ketidakcocokan antara Galon dan Cap Galon, ini Banjarmasin
sejalan dengan proses standarisasi packaging material oleh Yudi.
- Proses validasi sealing harus selalu diperhatikan.
- QC setiap kali produksi menyimpan sampel sesuai dengan
standard.

8. Madura (Sumenep) QA Madura

- Setiap consumer complaint harus dibuat laporan dan diketahui
oleh Nat QA Head Office agar semua terdata sehingga akan
dijadikan Quality Indeks secara sistem.
- Setiap problem diline produksi terkait Quality, jangan hanya di
closed dengan briefing karena jika hanya dari briefing itu belum
masuk kedalam analisa root cause atau akar masalahnya. Dan
memang harus dilakukan pencarian root cause secara detail.
- Pencucian galon kurang bersih oleh operator produksi, dan perlu
dicari root cause secara detail dan rinci sehingga nantinya tidak
terjadi lagi.

QA Medan
9. Medan :
- Setiap operator baru sebelum training sudah diberikan tugas
berat untuk mengatur jalannya proses produksi. Dan dari Quality
wajib mengingatkan Plant Manager untuk melakukan training
terlebih dahulu sebelum produksi.
- Monitoring proses retain sampel setiap kali produksi.
- Packaging material yang masih banyak tidak cocok dan sering
menimbulkan masalah di produksi

10. Nganjuk : QA Nganjuk

- Detail root cause dari suatu masalah sudah baik dan perlu
ditambahkan untuk tabel saran.
- pembersihan ACS dilakukan per hari.
- SOP Trial akan proses

11. Palembang : QA
- Issue Burung masuk ke dalam pabrik tanpa ditangani lebih lanjut. Palembang

12. Manado :
- Standarisasi settingan mesin pada screw cap application.
- Analisa root cause sudah baik, karena dalam Quality sangat QA Manado
penting untuk dapat diketahui titik dimana yang menjadi masalah
utama.

13. Jember :
- Analisa root cause harus lebih diperbaiki dengan ditambahkan QA Jember
beberapa dokumentasi atau foto.
- Tumpukan dalam cup dan mohon untuk diperbaiki dan
dimonitoring.
- Persentasi untuk mode defect sudah baik dan tinggal diperbaiki
untuk masalah percentage defectnya.

QA Takalar
14. Takalar :
- Klasifikasi dari fish bone diagram lebih detail dan diperjelas,
karena untuk titik pusat masalah harus menempatkan semua jenis
aspek.
- Curtain banyak yang terlepas diarea loading.
- Identifikasi masalah saat proses investigasi harus lebih jelas.
- Perbaiki grafik dalam persentasi agar data yang tidak ada, tidak
diikutkan dalam average / rata-rata karena kan membuat average
menjadi kecil.

15. Tegal : QA Tegal

- Pembuatan stadarisasi pencucian galon bagian luar dengan
menggunakan bahan yang benar.
- Dalam persentasi belum mencantumkan tentang pesyaratan logo
Asahi, dan mohon untuk kembali dan melakukan apa yang menjadi
syarat di Plant. Dan membuat draft apa yang sudah diperbaiki.
- Identifikasi masalah saat proses investigasi harus lebih jelas.

16. Cianjur : QA Cianjur

- Setiap status finding yang harusnya dikerjakan mohon untuk
dibuat dengan target bulan bukan hanya status progress.
- Kebersihan area filling machine harus selalu dijaga dan direview.
- Melihat apakah WI yang sudah dibuat itu dijalankan real di area
asli produksi.
- Selesaikan semua yang menjadi finding dari Kitano San dan
membuat 1 column dimana itu adalah analisa akar permasalahan,
karena akan menjadi konsentrasi utama dimana jika sudah
dianalisa dan ditemukan titik masalah maka akan menjadi lebih
mudah dalam penyelesaian dan akan kecil kemungkinan untuk
terjadi lagi.

17. Bogor : -
Tidak Persentasi – karena waktu telah habis.