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y Control de
Proyectos
Usando
Microsoft
2010
PROJECT
El presente manual es una recopilación de los conceptos básicos que
Guía práctica
involucra la elaboración y planificación de proyectos y abre una ventana para nivel
a su posterior control. Las exposiciones de casos exponen con facilidad
la interacción con el software de una manera clara y dinámica.
Básico e
Intermedio
CONTROL DE PROYECTOS USANDO MICROSOFT PROJECT 2010
1. Crear el plan
2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3. Cerrar el proyecto
Para cumplir con los fines ya planteados, es necesario identificar y definir cuatro fases
principales, que son:
3.- Controlar el Avance Físico del Proyecto: Definir y aplicar mecanismos de control
3
que permitan analizar en forma clara y sistemática la información de cada una de las
actividades del proyecto, permitiendo la evaluación continua del mismo y facilitando la
toma de decisiones, en función de mantener el avance físico del proyecto ajustado, lo
más fielmente posible, al plan de referencia.
4.- Crear los Informes de gestión: Los informes de gestión se realizan con el objeto de
mantener informado a todo el personal involucrado en el proyecto sobre el estado del
mismo, permitiendo una eficaz y continua planificación de labores y la identificación
temprana de problemas potenciales.
En Microsoft Project 2010 los tres factores que conforman cada proyecto son:
Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.
CONTROL DE PROYECTOS USANDO MICROSOFT PROJECT 2010
Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de
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estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.
Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz, pero eso no es todo.
Contiene además nuevas y eficaces mejoras en la programación, administración de tareas y
vistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar sus proyectos. Los usuarios
de Project Professional 2010 ahora cuentan con el Organizador de equipo, una vista de
programación de recursos que permite interactuar con la programación de una manera que
era imposible en versiones anteriores de Project. Con la vista Organizador de equipo podrá
saber con un simple vistazo, en qué están trabajando los miembros de su equipo y mover
tareas de una persona a otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está
asignado, mostrar sobreasignaciones y ver nombres de tareas como así también nombres
de recursos, todo en una vista. Nunca había sido tan fácil administrar tareas y recursos. Por
ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único que tiene que hacer es arrastrar una
tarea de un recurso a otro y la sobreasignación desaparece.
Con Microsoft Project es muy fácil discriminar un proyecto por tareas o por recursos,
así como conocer su ruta crítica a fin de tomar decisiones pertinentes para evitar retrasos.
Microsoft Project también permite presentar toda una serie de especificaciones tales como:
Costo/Hora del recurso humano (obrero, administrativo, técnico, etc.), estimado de
Horas/Hombre para el proyecto, fechas calendarios de trabajo por recursos y tareas,
comparaciones entre lo planificado vs. lo ejecutado; histogramas acumulativos de: costos y
horas laboradas, de recursos que están sobrecargados de trabajo o de recursos disponibles
en un momento determinado; además de una serie de reportes flexibles y personalizables,
entre una serie de muchas facilidades adicionales. Todo lo cual permitirá proporcionar a la
gerencia del proyecto, en forma expedita, las siguientes informaciones:
• ¿Qué trabajos serán necesarios primero, y cuando deben realizarse los acopios de
materiales?
• ¿Cual es la situación del proyecto que está en marcha en relación con la fecha
programada para su terminación?
• ¿Cuales son las actividades críticas, que al retrasarse una de ellas retrasarían todo el
proyecto?
Project 2010 abre proyectos creados con versiones anteriores de Project; sin embargo,
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es posible que la conversión afecte a algunas características. Puede crear archivos en
Project 2007 o una versión anterior, y abrirlos y editarlos con Project 2010 en modo de
funcionalidad reducida. Asimismo puede crear archivos en Project 2010 y convertirlos
después en formatos de archivo de Project 2007, Project 2000-2003, y Project 98. Sea
como sea, no necesita un convertidor.
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a.- Seleccione la Ficha Proyecto /Sección: Propiedades/ opción: Información del Proyecto
a.- Seleccione la Ficha: Proyecto/ Sección: Propiedades/ opción: Cambiar tiempo de trabajo
b.3.- Seleccione en la lista: Seleccionar días: los días a modificarle los horarios de trabajo.
c.3.- Establezca el Comienzo y el Fin de la excepción (según sea el caso) en los campos
correspondientes.
c.4.3.- Aceptar.
a.- Active la Barra de Entrada. Seleccione Ficha Archivo/ Opciones / Mostrar/ y tilde la opción:
Barra de entrada.
b.- Seleccione la celda debajo de la columna Nombre de tarea y escriba la actividad (o tarea) según el
orden indicado.
• Pulse Control + ↑
• Pulse Control + ↓
a.- Pulse F5
b.- Escriba dentro del campo: Fecha, la fecha a ubicar dentro del Diagrama de Gantt (dd/mm/aa)
a.- Seleccione la Ficha Vista/ Sección: Vista en dos paneles. Y tilde la opción: detalles.
b.- Para quitar la división repita el procedimiento anterior y destilde la opción: detalle
a.- Abra el Formulario Detalles de Tarea. Seleccione en la Ficha Tarea/ Sección: Propiedades/ Botón:
Muestra detalles de la tarea.
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c.- Seleccione el primer campo vacío de la columna “ID” del bloque “predecesora” y escriba el número
identificador (Id) de la tarea precedente (uno en cada celda de la columna cuando hay más de uno)
g.- Cierre el Formulario Detalles de tarea. Para cerrar haga doble clic en el divisor horizontal.
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A. Seleccione la Ficha Vista/ Sección: Zoom/ opción: Escala temporal. Y elija la escala que desea
visualizar. Ejemplo: Semanas.
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b.1.- Defina las unidades de tiempo para las escalas: Nivel Superior, Nivel Intermedio y Nivel
Inferior, recordando que: La escala Nivel Superior debe ser mayor o igual a la escala Nivel
Intermedio y esta a su vez debe ser superior o igual a la escala Nivel Inferior, ejemplo:
EJERCICIO Nº 10: Revisar Individualmente las tareas Precedentes y sucesoras de cada tarea
a.- Divida la pantalla en dos paneles (Diagrama de Gantt y el Formulario de Tareas): Doble clic en la
esquina inferior derecha
b.- Haga clic sobre la vista Formulario de Tareas (de esta manera será la vista activa)
c.- Seleccione la Ficha Vista/ Sección: Vista en dos paneles/ Abra la lista y seleccione Diagrama de
Relaciones
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d.- Regresar a la presentación original (Gantt Full Pantalla), haciendo doble clic en el divisor horizontal.
a.- Divida la pantalla en dos paneles (Diagrama de Gantt y el Formulario de Tareas): Doble clic en la
esquina inferior derecha
c.- Seleccionar el campo TIPO del bloque “Predecesora” del “Formulario de Tareas”
d.- Seleccione de la lista desplegable las siglas del nuevo tipo: CC. Y haga clic en Aceptar
e.- Revise los otros tipos de relaciones (FF y CF) y regresar al tipo original (FC)
EJERCICIO Nº 12: Usar los Atrasos y Adelantos de tareas para ajustar las precedencias
a.- Seleccione la tarea Nº 2 en la tabla de Entrada del Diagrama de Gantt y divida la pantalla en dos
paneles.
c.- Establezca un atraso de 5 días. Escriba el número: 5d (atraso de 5 días), o usar botón de
incremento.
e.- Establezca un adelanto de 5 días. Escriba el número: -5d (adelanto de 5 días), o usar botón de
decremento.
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EJERCICIO Nº 13: Introducir Restricciones (Limitaciones para delimitar las fechas de inicio o fin
de las tareas)
3.- Lo antes posible: la tarea se programa para comenzar tan temprano como sus predecesores lo
permitan. (Opción por defecto)
4.- Lo más tarde posible: la tarea se programa para comenzar tan tarde como se pueda sin afectar
la fecha de finalización del proyecto.
5.- No comenzar antes del: la tarea debe comenzar en la fecha de la restricción o después.
6.- No comenzar después del: la tarea debe comenzar en la fecha de la restricción o antes.
7.- No finalizar antes del: la tarea se programa para que finalice en la fecha de la restricción o
después.
8.- No finalizar después del: la tarea se programa para que finalice en la fecha de la restricción o
antes.
Pasos:
g.- Plantee la siguiente restricción (sin desacatar la anterior restricción): máxima demora aceptable
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para el inicio de la propaganda: _________.
b.- Ubique la Hoja de Recursos. Seleccionar: Ficha Tarea/ Sección Ver/ Diagrama de Gantt/ Opción:
Hoja de Recursos.
1 Movilizaciones 1 Sem
3 Replanteo 7 Sem
4 Deforestación/Limpieza/Conformación 3 Sem 1
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Proyecto Civil
c.- Cambie las Unidades de Asignación. Seleccionar Ficha Archivo/ Opciones/ Opción:
Programación. Ubicar y seleccionar: Mostrar unidades de asignación como: Valores decimales.
a.- Ante todo desactive la opción: Tarea condicionada por el esfuerzo. Y coloque como tipo de tarea
predeterminada: Duración Fija.
a.1.- Seleccione toda la columna Nombre de tarea, luego haga clic en la Ficha: Tarea/ Sección:
Propiedades/ opción: Información de la tarea / tarjeta: Avanzado
b.1.- Seleccione la tarea a asignarle los recursos (Tabla de Entrada – Diagrama de Gantt).
b.3.- Introduzca cada recurso a asignarle a la tarea, definiendo la cantidad (unidades) que se le
asignará (ver TABLA DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS).
b.4.- Seleccionar la siguiente tarea y repetir el procedimiento hasta completar toda la Tabla de
Asignación de Recursos.
Tareas Recursos
3 obreros, 4 ayudantes.
3 ayudantes, 3 obreros
a.- Cree un Archivo nuevo (vacío: sin tareas). Seleccione: Archivo/ Nuevo/ Opción: Proyecto en
Blanco.
b.- Abra la Hoja de Recursos del archivo nuevo. Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Hoja de
Recursos
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e.- Asigne Recursos del Pool Rec a un proyecto (asígnelo al proyecto Civil):
e.2.- Clic en la Ficha: Recursos/ Sección: Asignaciones/ Opción: Grupo de Recursos/ Recursos
compartidos
a.- Ubique en primer plano el proyecto que requirió los Recursos (Proyecto Civil).
b.- Haga clic en la Ficha: Recursos/ Sección: Asignaciones/ Opción: Grupo de recursos/ Opción:
Recursos compartidos.
c.- Desconecte del Fondo de Recursos, seleccionando la opción Utilizar Recursos Propios y
finalmente presione Aceptar.
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b.- Abra espacio para introducir las Tareas Sumario (también conocidas como Tareas Resúmenes):
b1.- Haga clic con el botón derecho en la posición (ID) donde se desea insertar la nueva tarea y
seleccione la opción: Insertar tarea.
• Suba de Nivel (promover): seleccione la(s) tarea(s) a promover y haga clic en el botón ANULAR
SANGRÍA (Ficha: Tarea/ Sección: Programación).
d.- Ocultar las Tareas Subordinadas y mostrar sólo las Tareas Sumario:
• Contracción Parcial: Ubique la tarea sumario a contraer y luego seleccione en la Ficha Vista/
Sección: Datos/ botón: Esquema/ Ocultar tareas.
• Contracción Total: Ubique el título de campo Nombre de tarea, y seleccione al igual que en el
caso anterior Ficha Vista/ Sección: Datos/ botón: Esquema/ Ocultar tareas.
• Expansión Parcial: seleccione la tarea sumario a expandir y luego en haga clic en Ficha Vista/
Sección: Datos/ botón: Esquema/ Mostrar subtareas.
• Expansión Total: Seleccionar el título del campo Nombre de tarea, y seleccione Ficha Vista/
Sección: Datos/ botón: Esquema/ Todas las subtareas.
a.- Cree un proyecto nuevo (archivo subproyecto), para cada bloque de tareas subordinadas de cada
tarea sumario del Proyecto Aeropuerto, y guárdelo con un nombre alegórico a la tarea sumario
que los agrupa (Copiar y Pegar).
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b.- Cree un nuevo proyecto que usará como Proyecto Maestro y nómbrelo: Documento Maestro
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c.- Inserte cada Subproyecto en una fila de tareas del Proyecto Maestro (Documento Maestro):
a.- Haga doble clic sobre la tarea Subproyecto en el Proyecto Maestro, correspondiente al archivo
Subproyecto que se desea revisar.
EJERCICIO Nº 21: Desconectar los enlaces de una tarea Subproyecto con el archivo
Subproyecto correspondiente
c.- Desconecte el Subproyecto del Proyecto Maestro. Desactive la opción: Vincular al proyecto
(Se ha convertirlo en una tarea sumario)
Nota: Si en lugar de desactivar la opción: Vincular al proyecto, borra el Path o Vía de acceso al
archivo Subproyecto (campo ubicado al lado de la opción: Vincular al proyecto), la tarea
Subproyecto se convertirá en una tarea normal.
b.- Haga doble clic en cualquier espacio en blanco del diagrama de Gantt. Se abrirá una ventana
emergente de Título: “Estilos de Barras”
c.- Seleccione la primera fila vacía bajo el campo “Nombre” y escriba el nombre de la nueva barra:
“Holgura Total”
d.- Seleccione la celda correspondiente bajo el campo “Aspecto” y defínale Forma, Diseño y Color a
la Parte Central de la tarjeta: Barras
e.- Seleccione la celda correspondiente bajo el campo “Mostrar para Tareas”, abra la lista, y
seleccione la opción: “Normales”, luego coloque el separador de listas ( ; ) y escriba “Sin
Terminar”.
f.- Seleccione la celda correspondiente bajo el campo “Fila” y seleccione en la lista la opción: 1. (Se
pueden definir hasta 4 filas para posicionar barras descriptivas de una tarea).
g.- Seleccione la celda correspondiente bajo el campo “Desde”, abra la lista y seleccione “Fin
Anticipado”
h.- Seleccione la celda correspondiente bajo el campo “Hasta”, abra la lista y seleccione “Margen
Demora Total” (u Holgura Total)
j.- Repita el procedimiento (adaptando los datos) y cree la barra: Holgura Libre
a.- Seleccione Ficha Formato/ Sección: Estilos de barra/ botón: Formato/ opción: Estilos de barra
a.- Seleccione Ficha: Vistas/ Sección: Vistas de tareas/ botón: Diagrama de Gantt/ opción: Más
vistas
b.- Seleccione en la lista vista: “Hoja de tareas” y haga clic en el botón: Aplicar
c.- Seleccione Ficha: Vistas/ Sección: Datos/ Botón: Tablas/ opción: Programación
d.- Observe e interprete los campos: Demora Permisible y Margen de Demora Total
EJERCICIO Nº 25: Usar Filtros para Mostrar o resaltar una Información Específica
a. Seleccione Ficha: Vistas/ Sección: Datos/ Botón: Sin filtro/ Opción: Nuevo Filtro…
c. Defina los campos relevantes para el funcionamiento del filtro (Nombre de campo, Criterio y
Valores).
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EJERCICIO Nº 28: Crear un nuevo filtro para las tareas no críticas y sin holgura libre.
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a.- Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Botón: Organizador de equipo/ Opción: Uso de
recursos
b.2.- Seleccione la opción: Costo (si desea agregar nuevos detalles que no estén disponibles en
esta vista cárguelos mediante: Ficha: Formato/ Sección: Detalles/ Botón: Agregar detalles)
a.- Divida la pantalla en dos paneles (Diagrama de Gantt y el Formulario de Tareas). Haga Doble clic
en la esquina inferior derecha
b.- Haga del Panel inferior la vista activa haciendo clic en él.
c.- Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Botón: Organizador de equipo/ Opción: Gráfico de
recursos
d.- Regrese a la vista de Diagrama de Gantt (quite la división de paneles haciendo doble clic en el
divisor horizontal)
EJERCICIO Nº 31: Resolver Conflictos de asignación de Recursos sin Afectar (en lo posible) los
Costos del proyecto ni su Duración
a.- Abra el Archivo: Proyecto Civil (Cambie la Fecha de Inicio a: 08/04/2013. Seleccione Ficha
Proyecto/ Sección: Programación/ Botón: Mover proyecto. Introduzca Nueva fecha de comienzo
del proyecto)
b.- Revise el estatus del proyecto. Seleccione la Ficha Proyecto/ Sección: Propiedades. Botón:
Información del proyecto/ Estadísticas
c.- Muestre la Vista Uso de Recursos. Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Botón: Organizador
de equipo/ Opción: Uso de recursos
e.- Agregue los detalles: Asignación Porcentual, Sobreasignación. Seleccione Ficha: Formato/
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Sección: Detalles/ Botón: Agregar detalles
f.- Tome nota de: Trabajo, Asignaciones porcentuales y Sobreasignaciones del recurso (Obrero) a
partir del comienzo de la sobreasignación hasta el margen de tiempo a controlar (una semana)
g.- Haga clic en el botón de Expansión del recurso (Obrero) y ubique las tareas que se solapan
parcialmente en la asignación del recurso correspondiente al lapso de tiempo de la sobreasignación
a controlar.
h.- Analice las diferentes opciones para resolver la sobreasignación del recurso (Obrero):
h.1.- Analizar si se puede eliminar el solapamiento parcial acortando la duración de alguna tarea,
para lo cual deben responderse afirmativamente los siguientes planteamientos:
En caso positivo:
• Seleccione la tarea considerada para resolver el conflicto (entre las que se solapan en la
sobreasignación) y actívele el estatus: Trabajo fijo – condicionado por el esfuerzo
• Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Botón: Organizador de equipo/ Opción: Uso
de Recursos
h.2.- Analizar si se puede eliminar el solapamiento parcial evaluando las relaciones entre las tareas.
• Evalúe las relaciones entre las tareas y establezca una lógica que permita eliminar el
solapamiento parcial de las tareas considerando:
• Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Botón: Organizador de equipo/ Opción: Uso
de Recursos
h.3.- Analice la posibilidad de sustituir el recurso en conflicto por algún otro recurso en alguna tarea del
proyecto. Para ello debe responder las siguientes preguntas:
En caso Positivo:
• Seleccione Ficha: Recursos/ Sección: Ver/ Botón: Organizador de equipo/ Opción: Uso
de Recursos
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a.- Revise y copie el estatus inicial del Proyecto. Seleccione la Ficha Proyecto/ botón: Información
del proyecto/ Estadísticas
b.- Ubíquese en la vista de Diagrama de Gantt. Seleccione Ficha: Tarea/ Sección: Ver/ Botón:
Diagrama de Gantt
d.- Revise la Hoja de Recursos. Seleccione Ficha: Recurso/ Sección: Ver/ botón: Organizador de
equipo/ Opción: Hoja de recursos
e.- Regrese a la vista de Diagrama de Gantt. Seleccione Ficha: Tarea/ Sección: Ver/ / Botón:
Diagrama de Gantt
c.- Repetir el ejercicio anterior desactivando la opción “Redistribución solo conforme al margen de
demora disponible”, Analice y luego revierta la nivelación.
b.- Revise los datos que se muestran en las Estadísticas antes de generar la Línea de Base.
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Seleccione la Ficha: Proyecto/ Sección: Propiedades/ botón: Información del proyecto/
Estadísticas
c.- Genere la Línea de Base del proyecto. Seleccione Ficha: Proyecto/ Sección: Programación/
Botón: Establecer línea de base/ opción: Establecer línea de base. Y luego hacer clic en Aceptar
d.- Observe los cambios que se producen en las Estadísticas del Proyecto. Seleccione la Ficha:
Proyecto/ botón: Información del proyecto/ Estadísticas
EJERCICIO Nº 35: Actualizar el Proyecto cuando los datos Reales de su Ejecución no Coinciden
Exactamente con lo Planificado
a.2.- Seleccione Ficha: Tarea/ Sección: Programación/ botón: Actualizar según programación/
opción: Actualizar tareas
EJERCICIO Nº 36: Actualizar el Proyecto cuando los datos Reales de su Ejecución Coinciden
Exactamente con lo Planificado
a.1.- Seleccionar en “Para:” la opción Proyecto Completo para actualizar todas las tareas
a.3.- Seleccione la opción: “Por Porcentaje Completado” (si desea definir los porcentajes de
completación hasta la fecha)
a.4.- Seleccione la opción: “Solo al 0% o al 100%” (Si se desean actualizar solo las tareas
ejecutadas al 100%)
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a.5.- Seleccione la opción: “Reprogramar Trabajo restante para que empiece después de:
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____________” (Si se desean mover los comienzos de las tareas retrasadas o los remanentes de
duración de las mismas hasta la fecha actual)
b.- Arrastre el divisor vertical del Diagrama de Gantt hasta mostrar el campo “Comienzo”
c.- Haga clic con el botón derecho sobre el título del campo “Comienzo”
e.- Escriba la inicial del campo a insertar “N” y seleccione el campo Número1
f.- Haga clic con el botón derecho sobre el título del campo: Número1, clic en la opción:
Configuración de campo y llene los datos según se indica.
i.- Haga clic con el botón derecho sobre el título del campo: “Peso”
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l.- Repita los pasos i, j y k sobre el campo: “Avance Ponderado”
n.- Haga clic en el botón: Aceptar, haga otra vez clic en: Aceptar para cambiar el contenido del
campo.
o.- Llene las primeras 5 celdas del campo: “Peso”, con los valores: 10, 15, 20, 25 y 30.
p.- Muestre la Tarea Resumen del Proyecto. Seleccione Ficha: Formato/Sección: Mostrar u ocultar/
botón: Tarea de resumen del proyecto
q.- Actualice las tareas asignándoles porcentajes de completación y vea el comportamiento del campo:
Avance Ponderado
EJERCICIO Nº 38: Comparar el desarrollo Actual del proyecto con el Plan Original
• Seleccione Ficha: Vista/ Sección: Vistas de tareas/ Botón: Diagrama de Gantt/ opción: Más
vistas
a.2.- Seleccione Ficha: Vista/ Sección: Datos/ Botón: Tablas/ opción: Variación
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Seleccione Ficha: Tarea/ Sección: Ver/ / Botón: Diagrama de Gantt/ opción: Gantt de
seguimiento
• Seleccione Ficha: Vistas/ Sección: Datos/ botón: Tablas/ opción: Más tablas
• Seleccione la fila siguiente y repita los dos pasos anteriores hasta completar la tabla (como se
muestra a continuación)
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f.- Llene los campos de “Informes de Tareas” con la tabla y el filtro que diseñó para ello:
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g.- Haga clic en el botón Texto…, para definir el formato de la fuente con la que imprimirá el reporte, y
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luego haga clic en Aceptar
h.- Muestre el resultado haciendo clic en Aceptar (Informe de Tareas) y clic en Seleccionar (Informes
Personalizados)
b.- Genere la Línea Base del proyecto. Seleccione Ficha: Proyecto/ Sección: Programación/ Botón:
Establecer línea de base/ opción: Establecer línea de base. Y luego hacer clic en Aceptar
c.- Actualice el Avance real de las tareas del Proyecto desde el Diagrama de Gantt (botón: Actualizar
tareas), incluyendo retrasos y adelantos en las mismas.
e.- Seleccione en la tarjeta Todas el informe: Informe de horas extras del valor acumulado
g.- Seleccione Ficha: Vista/ Sección: Zoom / botón: Zoom/ opción: Ajustar la selección a la ventana
y haga clic en Aceptar
i.- Ubique el cursor dentro de la tabla dinámica y seleccione en Ficha: Herramientas de tabla
dinámica/ opción: Lista de campo (si no esta activada)
l.- Haga clic con botón derecho sobre un elemento del eje X (Tx)