INFORME 2

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación

de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalles

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos

que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de documento y enviar por
creación o mejora de correo a la Directora del
documento
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca
con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo
para su respectiva revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se hacen
de manera directa en la
Revisa la adecuación de la documentación en los casos
documentación donde la mejora sea
evidente. Sin embargo, en
los casos problemáticos para
la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias
2 Corrector de Estilo y comentarios al líder del
proceso para que intervenga
en el texto antes de su envío
como versión final al Sistema
de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará llegar al líder
del proceso la documentación
revisada.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
En caso de requerir ajustes
en partes problemáticas para
SI Modifica y envía
La la interpretación el líder del
documentaci nuevamente al
corrector
proceso hará las
ón requiere
3 ajustes? Líder del proceso modificaciones en las partes
indicadas por el corrector y le
NO enviará nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
Enviar por correo al
Coordinador de Salud,
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Seguridad e Higiene en el
mejora o anulación de Solicitud de
documento creación, mejora
trabajo con copia a la
o anulación de Profesional de Apoyo del SG-
documentos QHSE el formato Solicitud de
4 Líder del proceso
Creación, Mejora o Anulación
1
de Documento F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a consideración
(Resultado de la revisión del
corrector de estilo)
1
Profesional de Revisar la solicitud y evaluar
Apoyo SG-QHSE la necesidad de crear,
5 Revisa solicitud y verifica modificar o anular el
necesidad
Auxiliar del documento.
SG-QHSE

Si es una solicitud de
NO Informa al
Coordinador del anulación, se registra y el
Aprobada líder del Área de Salud, proceso termina
la proceso Seguridad e
Solicitud?
Higiene en el Cuando se considere
SI Trabajo necesario define la
3
intervención de un experto a
6 fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
mejora o anulación.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Registra aprobación en la
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de
Documentos
7 Auxiliar del
SG-QHSE
Se diligencia la Parte 2 del
registro Solicitud de
Creación, Mejora o Anulación
de Documento F-SO-OH-12,
marcando la casilla de
aprobado, diligenciando la
fecha de implementación del
cambio.

Profesional de Para el caso de creación de

Apoyo SG-QHSE documentos se realiza la
8 Codifica y/o actualiza la
versión
respectiva codificación y para
Auxiliar del mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Al editar los documentos se

deben registrar las firmas de
Emite y Aprueba Coordinador del elaboró, revisó y aprobó, si
Documento
Área de Salud, aplica. El coordinador del
Seguridad e Área de Salud Ocupacional
Higiene en el informa al líder sobre la
9 Trabajo aprobación del documento.
Una vez firmados los
Profesional de documentos se identifican
Apoyo SG-QHSE
con Copia No Controlada, se
Auxiliar SG-QHSE graban en PDF (No Aplica
para formatos) y se adaptan
en el aplicativo disponible.

Se publican los nuevos

Retira de Intranet los
documentos obsoletos
documentos en la intranet

Al documento físico se le
Profesional de
10 coloca el sello de original, se
Apoyo SG-QHSE
archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y
se destruye la versión
anterior.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Profesional de

Control de Documentos Control de Apoyo SG-QHSE Actualizar Listado Maestro
11 Documentos Control de Documentos F-
F-SO-OH-013 Auxiliar del SO-OH-013
SG-QHSE
2

2
Coordinador del
Área de Salud, Se comunica al líder que el
Socializa con el líder del Seguridad e documento se encuentra
12
proceso y/o funcionario Higiene en el liberado y se autoriza su uso.
que realizó solicitud Trabajo

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
participantes del proceso.
3 Líder del proceso
13
Socializa el contenido de los
FIN documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Los líderes de proceso con

controlar Gestion en Salud, apoyo del coordinador del
Seguridad e Área de salud, seguridad e
Higiene en el Higiene en el trabajo
2
Trabajo identifican los registros
incorporados en el sistema de
Líderes de gestión en salud, seguridad e
procesos Higiene en el trabajo

Enviar por correo al

NO Coordinador de Gestion en
Hay solicitud
o 1 Salud, Seguridad e Higiene
necesidades en el Trabajo con copia a la
de registros
SI Profesional de Apoyo del
Líderes de
3 SG-QHSE el formato
procesos
Solicitud de Creación, Mejora
o Anulación de Documento
F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar
necesidades de registros Gestion en Salud,
la necesidad de crear,
4 Seguridad e
modificar o anular el
Higiene en el
documento.
Trabajo
Si es una solicitud de
anulación, se registra y el
NO Informa al
líder del
proceso termina.
Aprobación de solicitud
o necesidad de proceso Coordinador de Cuando se considere
registros Gestion en Salud, necesario define la
5 Seguridad e intervención de un experto a
SI
Higiene en el fin de retroalimentar el
Trabajo documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
para que autorice la creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene
Se autoriza y controla los
registros Coordinador de en el Trabajo actualiza los
Gestion en Salud, registros que se generaron
6 Seguridad e cambios y controla los
Higiene en el cambios o nuevos
Trabajo documentos relacionados
con la estructura de los
documentos del SG-QHSE
1

Establecer criterios de Coordinador de El Coordinador de Gestion en

control de registros Gestion en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
7 Seguridad e en el Trabajo establece
Higiene en el criterios de control sobre los
Trabajo registros del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos Coordinador de Actualizar Listado Maestro
8 Gestion en Salud, Control de Documentos F-
Seguridad e SO-OH-013
Higiene en el
Trabajo
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Coordinador de Se comunica al líder que el
Gestion en Salud, documento se encuentra
9
Seguridad e liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento
1
Higiene en el
Trabajo

1 Informar los cambios de la

documentación a los
Líder del proceso participantes del proceso.
13
Aplica documento en el
proceso correspondiente Socializa el contenido de los
documentos a fin de
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
garantizar su debida
aplicación.
FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
Coordinador de
SOLICITUD DE Intranet /Proceso Gestión en
Gestion en Salud,
F-SO-OH- CREACIÓN, MEJORA Salud, Seguridad e Higiene en
Seguridad e Higiene
012 O ANULACION DE el Trabajo y/o Aplicativo del
en el Trabajo/ Líder
DOCUMENTOS Sistema
del Proceso
Coordinador de Intranet / Proceso Gestión en
LISTADO MAESTRO Gestion en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
F-SO-OH-
CONTROL DE Seguridad e Higiene el Trabajo y/o Aplicativo del
013
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Sistema
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la

operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos,
Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos,
Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del
proceso.
 por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.:
Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica
o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de
los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un
Listado Maestro Control de Documentos.
 mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada
en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas
o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia
del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e
Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras
en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.