Makassar, 31 Desember 2017

TUGAS KELOMPOK
“AUDIT PERSONALIA”
Mata Kuliah: Manajemen SDM Lanjutan
Dosen Pengajar : Muhammad Ilham Alimuddin, S.E., M.Si.

Disusun oleh

Kelompok 1– MB2
 SHOFIYAH DWI SALSABILA (1611168)
 MARIA HELENA SIDAP (1611154)
 NUR REZKI AMALIA (1211924)
 MILA KARMILA (1611574)
 ZUL RAMADANI (1611174)
 AGUS SUPRIYADI BIN ARIF (1611560)
 ABD. RASYID (1611593)
 FAIDZIN IDRIS (1611604)
 MUH. ARIF (1611615)
 MUKRIMIN (1611632)
 AHMAD RIZWAN (1611137)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)

TRI DHARMA NUSANTARA

MAKASSAR 2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
dengan rahmat,karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat
menyelesaikan tugas makalah Manajemen SDM Lanjutan. Dan kami juga
berterima kasih kepada Dosen mata kuliah Manajemen SDM Lanjutan, Bapak
Muhammad Ilham Alimuddin, S.E., M.Si. yang telah memberikan tugas makalah
ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka

menambah wawasan serta pengetahuan kita tentang mengenai Audit Personalia.

Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat

kekurangan-kekurangan dan jauh dari apa yang kami harapkan. Untuk
itu, kami berharap adanya kritikan, saran dan usulan demi perbaikan di masa
yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa sarana
yang membangun. Semoga tugas yang sederhana ini dapat dipahami bagi
siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat
berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya.

Penulis,

Makassar, 31 Desember 2017

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................ii
BAB I : PENDAHULUAN...............................................................................1
1.1 LATAR BELAKANG..................................................................................1
1.2 RUMUSAN MASALAH.............................................................................2
1.3 TUJUAN...................................................................................................2

BAB II : PEMBAHASAN...............................................................................4
A. PENGERTIAN AUDIT PERSONALIA....................................................4
B. MANFAAT AUDIT PERSONALIA..........................................................5
C. TUJUAN AUDIT PERSONALIA............................................................6
D. OBJEK AUDIT PERSONALIA ..............................................................6
E. PELAKSANA AUDIT PERSONALIA ....................................................7
F. SUMBER DATA YANG BIASA DIGUNAKAN .......................................7
G. RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA.............................................8
H. INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT PERSONALIA...............................8
I. KEGIATAN-KEGIATAN AUDITOR.........................................................9
J. CONTOH KASUS...............................................................................10
BAB III: PENUTUP......................................................................................12
A. KESIMPULAN.........................................................................................12
B. KRITIK DAN SARAN..............................................................................12

DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................13

ii
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG

Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan

dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya,
organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber
daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda
organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan,
persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen,
operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga
memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi
sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas
dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan
sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit personalia sejatinya merupakan
penilaian yang sifatnya komprehensif.

Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu
perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-
aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya,
dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar
dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan
diikutsertakannya berbagai komponen audit. Perlu juga dipahami, bahwasanya
untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun
terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan
bentuk laporan audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan
pengertian dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini
sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari
audit sumber daya manusia.

Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti
selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan tetapi,
berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan

1
 pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai dari
perspektif sumber daya manusia memotivasi auditee guna memacu prestasi
dengan melakukan berbagai perubahan atau inovasi. Sumber daya manusia
akan bisa berkembang jika didukung oleh budaya dan iklim organisasi yang
kondusif melalui habitat belajar yang dapat meningkatkan modal kredibilitas
individu dan organisasi. Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika
tidak didukung oleh kredibilitas individu dan organisasi.

Karena itu pula, audit sumber daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh
manajemen dengan melakukan perbaikan dan menghindari masalah yang sama
di kemudian hari. Dan, peranan top management sangat diharapkan dalam
keberhasilan audit ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil
audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi
auditee.

Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai
proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam
pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang
sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang
sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren
Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never
be received with anger.

1.2. RUMUSAN MASALAH

Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini, yaitu sebagai
berikut:
1. Apa definisi Audit Personalia.
2. Apa manfaat Audit Personalia
3. Tujuan Audit Personalia
4. Obyek audit personalia
5. Pelaksana audit personalia
6. Sumber data audit personalia
7. Ruang lingkup audit personalia (SDM)
8. Instrumen audit personalia
9. Kegiatan audit personalia

1.3. TUJUAN
Setelah mempelajari makalah ini diharapkan pembaca mampu :
1. Mendefinisikan Audit Personalia
2. Mengetahui manfaat adanya Audit Personalia

2
3. Mengetahui Tujuan, Obyek dan Pelaksana audit personalia
4. Mengetahui sumber, ruang lingkup dan instrument dari audit personalia
5. Mengetahui Kegiatan audit personalia

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN AUDIT PERSONALIA

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti

tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang
dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan
melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan
(Arens, 1997, p. 1).

Audit personalia adalah pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya

Manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan,
dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan
dengan menitik beratkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548).

Audit personalia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh

departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan
sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan, audit
memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku
sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM
serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan
strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan
memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan
dan rencana-rencana strategis perusahaan (Menurut Gomez-Mejia, 200 1 :28).

Audit personalia merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin

bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008).

Jadi, pada kesimpulannya audit personalia adalah proses pemeriksaan

dan penilaian secara sistematis, obyektif, komprehensif, dan terdokumentasi
terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber
daya manusia semisal proyeksi masa depan kebutuhan SDM organisasi, dengan
tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam

4
pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-
sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk
jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang, sesuai dengan
standar lokal (Pemda/Pemprov), standar internal (SOP/Company Polici), atau
regulasi (International Standard/standar pemerintah).

B. MANFAAT AUDIT PERSONALIA

Manfaat utama dalam audit personalia adalah untuk mengetahui proses-

proses yang belum memenuhi persyaratan hukum sehingga meminimalisir
proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang
terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi
kondisi saat sekarang serta aksi apa saja yang perlu dijalankan untuk
meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.

Karena kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa

membahayakan atau berpotensi melanggar hukum, dapat menimbulkan efek
yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan
salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal dan sistem
prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum
maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan
secara efektif dan efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan
prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu
agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu
aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM

yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas
keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat
dari audit SDM ini antara lain yaitu:

1) Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap

perusahaan

2) Meningkatkan citra profesional departemen SDM

5
 3) Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara
karyawan departemen SDM

4) Tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM

5) Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6) Masalah-masalah SDM yang kritis

7) Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang

berlaku

8) Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9) Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan

didalam departemen SDM.

C. TUJUAN AUDIT PERSONALIA

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang
mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari
perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit,
maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan
tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara
lain:

a. Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di

kemudian hari

b. Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement

c. Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi

d. Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar,

peraturan dan regulasi yang ada.

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk:

 Menilai efektifitas SDM

 Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

6
  Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, dan

 Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk

pelaksanaan perbaikan tersebut.

D. OBJEK AUDIT PERSONALIA

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri
mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan,
fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi
peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit
adalah sebagai berikut :

- Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment,

Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

- Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.

- Informasi & Teknologi : Personnel Data Base, Sistem Informasi

Manajemen SDM (HRIS).

- Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Coorporate Social

Responsibility.

- Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit,

Reward, Termination, Punishment.

- Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for

Performance.

Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena

masih banyak berkutat dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan
selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft
Organization, antara lain :

• Budaya Organisasi,

• Audit Competency Staff SDM,

• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

7
 E. PELAKSANA AUDIT PERSONALIA

1. Auditor internal (Inspektur di Badan Pengawasan Internal)

2. Biro SDM atau spesialis SDM yang ditunjuk (self assessment)

3. Biro SDM/tenaga spesialis SDM senior untuk non-SDM

F. SUMBER DATA YANG BIASA DIGUNAKAN

Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan

berbagai sumber data yang ada diantaranya :

 Pemeriksaan fisik perusahaan

 Konfirmasi

 Dokumentasi

 Observasi

 Pertanyaan pada klien

Dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan suatu audit dapat
menjawab prospek dan tantangannya di masa depan sesuai dengan SOP, aturan
dan prosedur yang ada, perintah Pimpinan Departemen SDM atau
personalia dan Pimpinan Departemen lain.

G. RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-

kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit.
Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM,
perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997,
p.226).

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:

8
 1) Menilai efektivitas fungsi SDM

2) Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan

prosedur

3) Menetapkan pedoman untuk penetapan standar

4) Memperbaiki mutu staf SDM

5) Meningkatkan citra dari fungsi SDM

6) Meningkatkan perubahan dan kreatifitas

7) Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM

8) Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting

9) Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

H. INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT PERSONALIA

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada

beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-
aktivitas sumber daya manusia, diantaranya:

1. Wawancara, wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu

sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar
mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn
perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan
yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara
untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

2. Kuisioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap
hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya
manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas
lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat memberikan

9
 jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap
muka.

3. Informasi Eksternal, Informasi adalah alat sentral dari tim audit.

Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu
perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.

4. Analisis Catatan

5. Eksperimen-Eksperimen Riset

6. Audit-Audit Internasional

I. KEGIATAN-KEGIATAN AUDITOR

Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya Manusia
terdiri atas policy/management audit, performance/operasional audit, dan
financial audit.

a. Policy/Management Audit

Penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent,

berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang dilakukan
oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui
perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah
ditetapkan serta pencapaian sosial objektif.

b. Performance/Operasional Audit

Merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan

secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua
kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

c. Financial Audit

Mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan

objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk
memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan

10
evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat
dilakukan dalam beberapa situasi, diantaranya:

1. Ketika dirasa diperlukan oleh manjemen puncak

2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa untuk dilakukan suatu

tinjauan

3. Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha

yang memaksa untuk melakukan konsiderasi ulang manajemen SDM

4. Ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab

atas Dep. SDM

5. Ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktek dan

sistem SDM perusahaan.

J. CONTOH KASUS AUDIT PERSONALIA

Industri Kereta Api adalah industri yang padat modal sekaligus padat
karya. Awalnya moda kereta api di Indonesia dipersepsikan jauh dari modern,
kumuh, massal, jorok, hanya untuk kalangan ekonomi bawah, dan menjadi
pilihan terakhir jika moda transportasi lain tidak ada. Setelah melalui
transformasi, terutama peningkatan kualitas SDM, kini moda Kereta Api menjadi
pilihan utama konsumen dan menjadi salah satu BUMN terbaik di Indonesia.
 Permasalahan yang pernah dihadapi (tahun 2009):
 Defisit keuangan yang kronis
 Pertumbuhan subsidi operasional
 Sistem harga yang tdk menyesuaikan biaya
 Biaya operasional tinggi
 Efisiensi operasional & teknis yang rendah
 Produktivitas tenaga kerja yang rendah
 Rendahnya kualitas jasa pelayanan
 Buruknya perawatan asset
 Kurangnya dana investasi infrastruktur transportasi

11
  Kurangnya partisipasi pihak swasta di sektor transportasi
 Solusi yang dilakukan PT KAI terkait SDM
 Komitmen pemimpin
 Reorganisasi
 Perubahan kesejahteraan
 Hubungan industrial yang harmonis
 Perubahan program pengembangan SDM (Replacement & Carier Path)
 Perubahan sistem administrasi
 Perubahan pola rekrutmen
 3 komponen transformasi SDM PT KAI:
1. Komitmen Manajemen
2. Penerapan Manajemen Perubahan (Change Management)
3. Implementasi Teknologi Informasi

PT KAI menggunakan SAP (System Application and Product in Data Processing).

Apa Itu SAP?
 Aplikasi ERP yang terlah teruji di berbagai bidang
 SAP memiliki solusi spesifik
 SAP memiliki fleksibilitas dengan aplikasi yang sudah ada
 SAP memiliki bisnis proses yang teruji
 SAP menjamin integritas data & informasi
 SAP meningkatkan kontrol terhadap kepatuhan atas SOP & kebijakan
standar
Manfaat SAP sendiri adalah :
 Database pekerja untuk perencanaan kebutuhan pegawai lebih akurat
 Adanya bisnis proses baru yang telah teruji dan dapat menciptakan
budaya perusahaan yang baru
 Memudahkan fungsi kontrol di personalia
 Mempercepat proses adm kepegawaian
 Penyederhanaan birokrasi SDM
 Terintegrasi dengan modul lain seperti keuangan/akuntasi (FI/CO),
material management & plan maintenence (MM/PM)

12
 BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan
Audit personalia di laksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka
menengah maupun jangka panjang. Artinya audit personalia
mempunyai misi membantu pimpinan dengan memberikan
masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk
membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh
Departemen. Hasil audit personalia dapat menjadi masukan
berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau
mengambil kebijakan tentang personalia sehingga pengelolaan
personalia dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi
jangka panjang.
B. Kritik dan Saran

Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan

pentingnya untuk menguasai konsep Audit Personalia karena hal
tersebut akan dapat membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan
SDM yang dilakuakan dalam suatu perusahaan. Dan hasilnya
memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer
operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan
seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDM.

13
 DAFTAR PUSTAKA

http://riscawidya.blogspot.co.id/2010/04/audit-sumber-daya-manusia.html

https://dokumen.tips/documents/makalah-audit-personalia.html

http://www.academia.edu/19682370/MAKALAH_Audit_SDM

http://makalahlaporanterbaru1.blogspot.co.id/2012/04/makalah-audit-sumber-
daya-manusia.html

14