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MANUAL DE PROCESOS DE SUBSISTEMAS DE LA GESTION LOGISTICA

SERGIO ANDRES MONSALVE RESTREPO

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL SENA

SEDE GIRARDOT CUNDINAMARCA

14-10-2017
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MANUAL DE PROCESOS DE SUBSISTEMAS DE LA GESTION LOGISTICA

SERGIO ANDRES MONSALVE RESTREPO

DIRECTOR: GERMAN OSWALDO ALVARADO TORRES

INSTRUCTOR, LIDER SENA

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL SENA

SEDE GIRARDOT CUNDINAMARCA

14-10-2017
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INDICE

1. Introducción 4
2. El proceso de la gestión logistica 5

3. Actividades que componen los procesos logísticos 6

2.1 ¿Cuales son las actividades que componen los procesos logísticos?

4. ¿Qué recursos son necesarios para realizar los procesos logísticos? 8

5. ¿Para qué sirven las normas o marcos legales de la empresa? 9

6. ¿Qué papel cumplen los usuarios, clientes en los procesos logísticos? 10

7. ¿Cómo se pueden determinar los costos asociados a los procesos

Logísticos? 12

8. Diagrama de procesos de un subsistema de la gestión logistica 13

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1. INTRODUCCION

La logística es un proceso relacionado directamente con la administración de

bienes y servicios, en los cuales debemos tener en cuenta las diferentes
actividades que componen estos procesos logísticos como lo son Las compras, el
aprovisionamiento, el almacenamiento, el transporte, la distribución entre otras; de
allí es que debemos de comprender la importancia de la cadena de abastecimiento
cuyo objetivo sería optimizar el proceso de producción desde la compra de
insumos hasta terminar el producto terminado al cliente final
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2. EL PROCESO DE LA GESTION LOGISTICA

La logistica es un proceso relacionado directamente con la administración de

bienes y servicios; su desarrollo eficiente y/o deficiente afectara directamente el
desarrollo de otras áreas de la organización. Por eso algunas empresas y
organizaciones comerciales están haciendo grandes esfuerzos y están aplicando la
logistica como medio y medida para minimizar las perdidas en sus diferentes
operaciones comerciales.

La logistica hoy en día permite a las empresas ventajas competitivas en el mercado

frente a su competencia. Sin embargo, de la correcta alineación con los demás
departamentos depende el buen desempeño y el desarrollo de estrategias. Estas
se deben alinear con las directrices en materias de producción, administración,
distribución, etc. Con el fin de ayudar a mejorar cada proceso al interior o exterior
de la empresa.

La logistica al interior de las empresas es una pieza clave en la estructura

competitiva porque permite mantener y conservar procesos administrativos
adecuados, y alineados con las políticas internas de la compañía. El siguiente flujo
grama muestra el proceso logístico actual de la compañía EASY con las actividades
realizadas en cada momento del proceso.

RECEPCION DE
LOGISTICA DE CROSS DOCKING
MERCANCIA A
ALMACENAMIENTO
PROVEEDORES

Una vez recibida la Este proceso se lleva a cabo

En nuestras instalaciones se mercancía, se procede a ser para separar o en su defecto
hacen las respectivas ingresada en nuestro alistar la mercancía que es
recepciones de la mercancía sistema y a ser ubicada en solicitada por nuestros
que es necesaria para nuestro almacén clientes
nuestra tienda.

Consumidor final Logistica de la Logistica del CEDI

distribución

Es la persona quien recibe

la mercancía para darle su
respectivo uso, es el punto
final de la cadena ya que
aquí finaliza todo el
proceso iniciado
anteriormente
Aquí se debe aprovechar al
máximo la capacidad de
carga vehicular, para
poder enviar la mayor
cantidad de material
posible a nuestros clientes.
Una vez lista la mercancía
se procede a enviarse al
centro de distribución para
que se encarguen de
entregarla en los
vehículos
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3. ACTIVIDADES QUE COMPONEN LOS PROCESOS LOGISTICOS

Los componen todas las actividades que se realizan al interior y exterior de la

empresa, y que deben estar enfocadas a minimizar los costos y a satisfacer al
cliente en todas sus necesidades. También se puede considerar como una
estrategia que busca evaluar y diseñar cada proceso relacionado desde el inicio de
la cadena, este método en las empresas están implementado políticas de gestión
que permitan la aplicación en cada proceso.

La logistica es la parte encargada de velar en la minimización de costos y verificar

que las actividades relacionadas optimicen los procesos de producción, gestión, y
distribución de las mercancías; al aplicar estas características en las empresas se
vuelven fuertes competitivamente y se pueden mantener en el mercado.

3.1 ¿CUALES SON LAS ACTIVIDADES QUE COMPONEN LOS PROCESOS

LOGISTICOS?

a) COMPRAS: es la encargada de seleccionar y evaluar proveedores,

manteniendo un adecuado control en la calidad y en los costos financieros
que implican la obtención de materia prima e insumos.

b) APROVISIONAMIENTO: es la encargada de mantener un STOCK

adecuado para que la producción y distribución se mantengan estables
acorde a los pedidos de los clientes. Por otro lado se encarga de controlar el
equilibrio entre exceso y faltantes.

c) PLANIFICACION Y CONTROL: es la encargada de mantener los

pronósticos y tendencias del mercado, dando cumplimiento a las fechas
acordadas, calculando las necesidades de la organización en cuanto a
costos, mano de obra, insumos, materia prima, maquinaria. También se
encarga de calcular y conseguir proveedores con menores costos para la
empresa y para el cliente.

d) MANTENIMIENTO: se encarga de las óptimas condiciones de

funcionamiento de cada uno de los equipos y la maquinaria para el
desarrollo de las actividades de producción. Este a su vez mantiene
constante interacción con el área de compras para informar acerca de los
faltantes presentados y que permita el correcto funcionamiento de la
empresa.
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e) ALMACENAMIENTO: es la parte de la empresa que se ocupa de la

adecuada distribución de los espacios destinados para inventario, así como
también se encarga de gestionar los medios necesarios para la adecuada
manipulación de los materiales aquí almacenados. Distribuye de forma
coordinada los insumos de tal forma que se vayan usando adecuadamente y
además, de la buena gestión de almacenamiento depende la conservación
de los productos y materiales.

f) TRANSPORTE INTERNO Y EXTERNO: encargado de movilizar tanto la

materia prima como los productos terminados hasta los puntos de compra
por parte de los clientes. Es un punto importante para la empresa pues es la
línea que une directamente a la empresa con los consumidores finales.
Mantiene un adecuado aprovisionamiento al interior de la empresa.

g) DISTRIBUCIÓN: mantiene las relaciones comerciales entre la empresa y

sus clientes; es el encargado de asegurar la entrega del producto solicitado
por el cliente en el momento justo, la cantidad apropiada, con la calidad
exigida, etc. en síntesis es la representación de la empresa ante el cliente.
Es la parte encargada de determinar si la flota de la empresa es suficiente o
si por el contrario es necesario la subcontratación

h) ATENCIÓN DE PEDIDOS Y DESPACHOS: desde este punto la logística

es la encargada de mantener una adecuada distribución de acuerdo a las
rutas establecidas y organizadas con el fin de minimizar los costos y de
suplir los pedidos en el menor tiempo posible con el fin de mantener los
clientes.

i) SERVICIO AL CLIENTE: esta es quizás una de las partes más importantes

para la empresa y además es un agente externo pero que tiene una gran
influencia en la organización pues de él depende el éxito de esta. En esta
actividad se busca determinar y saber cuáles son los deseos y necesidades
de este, saber cuál es la respuesta del cliente frente al producto que s ele
ofrece, establecimiento de los niveles de servicio, el valor agregado que se
le dé con la marca, etc.

j) Devoluciones de productos por los clientes: permite llevar un control

de los inventarios de productos devueltos y en coordinación con atención al
cliente se encarga de dar respuesta a los clientes.
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4. ¿QUÉ RECURSOS, MEDIOS Y HERRAMIENTAS SON NECESARIOS

PARA REALIZAR LOS PROCESOS LOGISTICOS?

a) RECURSOS: dentro de los recursos utilizados y tenidos en cuenta por la

empresa para el adecuado desarrollo de los procesos logísticos tenemos:

 Instalaciones físicas adecuadas

 Personal preparado y experimentado
 Equipos técnicos
 Recursos financieros
 Equipos y software adecuados
 Auditorías internas y externas

b) MEDIOS: algunos medios necesarios y utilizados en la gestión de los

procesos logísticos son aquellos que permiten la obtención de información y
de igual forma tratarla y manejarla adecuadamente de acuerdo a los
propósitos de la empresa. Dentro de ellos tenemos.

 Planeación de la logística
 Políticas adecuadas en cada eslabón de la empresa
 Grado de automatización de los procesos
 Sistemas de información
 Herramientas y equipos tecnológicos adecuados
 Tercerización de la distribución

c) HERRAMIENTAS: las herramientas son todos los equipos y técnicas

utilizados para desarrollar los procesos logísticos, algunos son:

 Justo a Tiempo
 La Administración Total de la Calidad
 Respuesta Eficiente al Consumidor
 El Crossdocking
 Diagramas de Flujo y otros.
 Equipos de computo
 Programas o Software adecuados
 Códigos de Barras
 Programas Computacionales de Simulación
 GPS
 Vehículos Especiales
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5. ¿PARA QUÉ SIRVEN LAS NORMAS O MARCOS LEGALES DE LA

EMPRESA Y EN QUE LUGAR DEL PROCEDIMIENTO DEBERÍAN
ESTAR UBICADOS?

Todas las empresas tienen políticas y normas y aunque pueden estar bien
definidas y claras no siempre son comunicadas a los miembros de la organización,
en otros casos no están alineadas con la visión de la empresa y no siempre se
desprenden de ella los objetivos de la organización. En otros casos no son
actualizadas lo cual hace que no tengan ninguna importancia a la hora de tomar
una decisión; sin embargo, estas son de vital importancia pues en ellas se muestra
y se da a conocer el enfoque de la empresa, sus metas y objetivos a cada uno de
los miembros de la misma.

Las normas en la empresa sirven para determinar que deben y pueden hacer los
empleados de la misma, en una situación determinada y en sus puestos de
trabajo. Las normas le indican al empleado lo que la organización espera de él.
Estas pueden ser sobreentendidas, habladas o escritas, además, estas una vez
expuestas y establecidas generan un comportamiento en las personas acorde con
ellas, sin que se les deba controlar. Dentro de los aspectos por los que son
importantes están:

 Reducir los problemas interpersonales al interior de la empresa entre los

empleados, ya que estas se aplican por igual a todos los grupos y de esta
forma se le tratara a todos por igual aun sea en teoría.

 Facilitan la interacción entre los empleados y los jefes, al saber que se

puede y que no se puede hacer, reducen las posibilidades de que se
realicen cosas por fuera de ellas.

 Ahorran tiempo ante la toma de decisiones por parte de los directivos, ya

que al estar escritas y ser conocidas por todos, ante una falta solo se debe
aplicar la norma.

 Protegen al empresario y a la empresa, ya que cuando un empleado comete

una falla y se le aplica el reglamento, queda claro que se está sancionando
la conducta de dicho trabajador y no hay lugar a pensar que es una mala
conducta del jefe o empresario.

 Minimizan los riesgos de resentimiento entre los empleados al recibir

bonificaciones y/o premios extras.
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6. ¿QUÉ PAPEL CUMPLEN LOS USUARIOS / CLIENTES INTERNOS Y

EXTERNOS EN LOS PROCESOS LOGÍSTICOS Y DÓNDE LOS
DOCUMENTO EN EL PROCEDIMIENTO?

El cliente está relacionado directamente con la gestión y efectividad de la gestión

logística. El servicio al cliente abarca diversos actividades que tienen lugar antes,
durante y después de la venta. El servicio al cliente desde el punto de vista
logística debe asegurar y proporcionar algunos elementos: disponibilidad de
existencias, gestión de pedidos, precisión en la información, transporte, envíos y
entregas. De la respuesta de los clientes ante los productos de la empresa
depende el éxito de la misma, la reducción de los costes y la satisfacción de los
mismos; esto es posible a través de un sistema logístico bien integrado y
controlando en tiempo real los procesos y la información compartida.

El cliente está en un constante cambio, es por eso que la organización debe

mantenerse en constante actualización de sus procesos y políticas con el fin de
mantener satisfechos las necesidades de estos.

Los clientes son el mayor activo, su relación con ellos es un reflejo de los valores
de la empresa. Para poder ofrecer a sus clientes valor y una relación de mayor
valor, la organización debe hacerse a un sistema logístico que se adapte a los
requerimientos de cada momento de estos. Debe tener una solución que
evolucione junto a sus estrategias y objetivos y que fomente una integración cada
vez mayor con los clientes.

El cliente interno es cada una de las personas que intervienen en los procesos
internos de la empresa, como son producción, distribución, abastecimiento, etc.
que ofrece la organización. Todos ellos son los responsables de la calidad que se
ofrece de acuerdo a las necesidades del cliente externo. Algunos factores que
influyen en el cliente interno son:

 Las políticas, misión, visión, etc. de la empresa. Si la visión y misión están

en los valores de la empresa los clientes internos se esforzaran por alcanzar
los objetivos de la organización. Esto también se logra a través de políticas
enfocadas en capacitación al personal.

 Otro aspecto que influye en los clientes internos es la posibilidad de

crecimiento al interior de la organización y de acuerdo a las recompensas,
esto genera actitudes positivas en el capital humano.
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 Las capacidades físicas y la capacidad tecnológica en el ambiente laboral.

Esto permite además que los empleados mantengan buen rendimiento en
cada actividad realizada.

 Los clientes internos dinamizan los procesos productivos al interior de la

organización permitiendo un desarrollo eficaz en cada actividad.

 Los clientes internos son vitales para la organización por esta razón los
directivos deben buscar nuevas formas de satisfacción de las necesidades
para mantener las buenas relaciones y el rendimiento máximo de los
mismos.

Los clientes externos es quien adquiere los productos sin necesidad de intervenir
en el proceso productivo de los mismos. Sin importar si es o no el consumidor del
producto la persona que lo adquiere, debe ser considerado como el consumidor
final y tratado como tal. El cliente externo es entonces la razón de ser de la
organización, el cliente es el centro de cada actividad comercial de la empresa. Si
cumplen los acuerdos entre el cliente y la organización se mantendrán buenas
relaciones de fidelidad. Satisfacer al cliente es el objetivo último de la empresa.

Algunos aspectos importantes a tener en cuenta con relación al cliente externo

son:

 El reconocimiento de la necesidad. Este es el momento en el que el cliente

reconoce la necesidad sentida.

 Búsqueda de información. Este es el momento en que el cliente se dedica a

buscar los medios y recursos para satisfacer esa necesidad.

 Análisis de la información. El cliente siempre buscara y elegirá las opciones

que más se acerque a sus expectativas y elegirá de acuerdo a sus
capacidades adquisitivas.

 Finalmente, si el cliente externo satisface sus necesidades y su atención fue

buena es muy probable que exista una tendencia fuerte de regresar.
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7. ¿CÓMO SE PUEDEN DETERMINAR LOS COSTOS ASOCIADOS A LOS

PROCESOS LOGÍSTICOS Y DONDE LOS DOCUMENTO EN EL
PROCEDIMIENTO?

Los costos logísticos son los costos en que incurre la empresa u organización para
garantizar un determinado nivel de servicio a sus clientes y proveedores. Estos se
pueden distribuir en tres escenarios básicamente: Costos de distribución, costos de
suministro físico y costo de servicio al cliente. El costo de distribución, es el más
significativo. Incluye aspectos de transporte, costos y gastos generales. Los costos
de suministro físico incluyen aspectos de suministros, procesamiento.
Almacenamiento, etc. y los costos de servicio al cliente incluye aspectos de
establecer promedios de inventario, tiempo total de ciclos, etc.

Las formas más comunes para calcular los costos logísticos más usados son:
Desagregar los costos logísticos según las categorías establecidas, establecer las
bases de cálculos de cada una de los elementos de los costos logísticos por
categoría, elaborar el informe de costos y servicios logísticos, hacer análisis de
resultados, validar los resultados, elaborar un plan de mejoramiento, etc.

I. Los costos de distribución: estos costos se determinan teniendo en

cuenta el tipo de transporte utilizado, si es propio o contratado.

II. Costos de suministro físico: comprende los costos de reabastecimiento

de los insumos y productos. Incluye costos de pedidos, costos de
almacenamiento, costos de administración logística.

III. Costos de servicio al cliente: son todos los aspectos relacionados con el
cumplimiento de entregas, el promedio de inventarios, etc.
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8. REALICE UN DIAGRAMA DE PROCESOS DE UN SUBSISTEMA DE LA

GESTION LOGISTICA.