MÓDULO 1

Habiendo completado este módulo, podrás:

 Describir las cuatro etapas de un proyecto

 Enumerar los usos de las herramientas clave en un proyecto de TI típico
 Explicar la función de un diagrama de Gantt
 Identifique los cinco elementos principales de un diagrama PERT y cuál es su propósito
 Ilustrar cómo se desarrolla un camino crítico
 Discutir el impacto de no planear un proyecto

Visión general y definición de la gestión del proyecto

Los proyectos son eventos singulares, pero no rutinarios, con objetivos precisos que deben
lograrse dentro de un marco de tiempo determinado. Los proyectos se dividen en un conjunto
de actividades diseñadas para cumplir los objetivos establecidos. Ejemplos de proyectos
incluyen la construcción de una casa, la celebración de un evento como una fiesta o incluso algo
tan simple como completar una tarea escolar.

El Project Management requiere la

organización de personas, equipos y
procedimientos de forma adecuada
para completar un proyecto dentro
de un marco de tiempo y un
presupuesto establecidos. Un
Project Manager es responsable de
la coordinación de todos estos
recursos para alcanzar el objetivo
del proyecto.

Una impresión artística del plan

maestro de Homebush Bay para los
Juegos Olímpicos de Sydney 2000.
Las técnicas de gestión de proyectos permiten gestionar grandes empresas de manera efectiva.

Project Management salió mal: Se informó que la construcción de este edificio costará hasta
cuatro veces la estimación original del proyecto. Es un ejemplo de un proyecto ejecutado en un
ambiente de demora y controversia, que presenta no solo un extraordinario estallido
presupuestario, sino una batalla judicial y la renuncia del jefe de proyecto.

Al planificar un proyecto, es importante considerar los recursos humanos y materiales

disponibles.

Se debe tener en cuenta lo siguiente al planificar un proyecto:

 Propósito y objetivo del proyecto

 Recursos disponibles tanto humanos como materiales
 Costos, humanos y limitaciones de tiempo
  Las tareas, procedimientos o actividades requeridas para completar el proyecto

Las organizaciones utilizan técnicas de gestión de proyectos porque aseguran que los objetivos
de la organización y los objetivos del sistema se cumplan de manera oportuna, precisa, relevante
y completa. Proporcionan una forma de controlar personas, recursos y procedimientos, e
identifican claramente las tareas que deben completarse y el tiempo de finalización deseado.

Historia de la gestión de proyectos

Project Management no es un concepto nuevo. Incluso en la época de los antiguos egipcios se

necesitaba una forma de gestión de proyectos para coordinar la construcción de las grandes
pirámides. Sin embargo, las herramientas de gestión de proyectos no están preparadas para
principios del siglo XX con la creación del método GANTT chart. El perfeccionamiento de las
herramientas de gestión de proyectos quirúrgicos en la década de 1950 con el desarrollo del
Método de la ruta crítica (CPM) y la Técnica de evaluación y evaluación de programas (PERT).
Estas tres herramientas forman la base para documentar y gestionar el progreso de los
proyectos. Todas estas herramientas producen representaciones gráficas de proyectos, y todo
el software actual de administración de proyectos incluye estos componentes.

Metodología de gestión de proyectos

Este recurso de Tecnología de la Información revisa las fases de la Gestión de Proyectos.

Comience por sacar algunas conclusiones preliminares sobre qué fase es la más cara. ¿Por qué
podría ser este el caso? ¿Qué etapa es menos costosa? Usa el gráfico a continuación.

Hay varias fases o pasos distintos relacionados con la gestión de un proyecto. Hay muchas
versiones de las fases descritas. Independientemente de la versión que lean, todos encapsularán
los siguientes conceptos:

 Fase 1: Investigación
 Fase 2: Planificación y diseño
 Fase 3: Producción
 Fase 4: Monitoreo y evaluación

Fase 1: Investigación

Una vez que se define un proyecto, se necesita más investigación para determinar si vale la
pena seguirlo.

Esta fase:

 Implica la puesta en marcha inicial del proyecto

 Implica la identificación del objetivo inicial y los objetivos
 Implica una investigación sobre las posibles formas en que el proyecto podría
completarse
 Lo llevan a cabo gerentes de alto nivel o planificadores estratégicos

Esta fase proporcionaría un resumen del proyecto al equipo del proyecto o al gerente del
proyecto.
Fase 2: Planificación y diseño

Esta fase es importante ya que proporciona la base para las siguientes fases. El objetivo de
este paso es garantizar que los objetivos se puedan alcanzar y se cumplan dentro del tiempo
establecido y las restricciones presupuestarias.

Esta fase implica:

 Definir el propósito exacto del proyecto y definir claramente los objetivos a alcanzar
 Romper el proyecto en tareas o actividades y definir el propósito de cada
 Estimar el tiempo más corto y más largo posible requerido para cada actividad
 Identificar los hitos y los marcadores clave de tiempo en el proyecto que mantienen el
proyecto en el cronograma
 Determinar la secuencia de actividades y cualquier restricción que afecte a la
secuencia. Por ejemplo, algunas tareas deben completarse antes de que otras puedan
comenzar, o pueden requerirse recursos particulares para la actividad. Esto también
incluye:
 Decidir qué actividades se deben completar antes de que otras puedan comenzar
 Identificar actividades que se pueden hacer simultáneamente o se deben hacer al
mismo tiempo
 Asignar recursos, personas, materiales y equipos a actividades
 Estimando el costo de los recursos
 Elaboración de un calendario de eventos
 Los entregables o resultados finales de esta fase podrían incluir:
 Un plan de proyecto para la revisión de la administración
 Una tabla GANTT
 Un diagrama PERT, que incluye una ruta crítica o una red diagra

Fase 3: Producción

Durante esta fase, el plan se pone en funcionamiento. Debería proporcionar un proyecto

completo, listo para ser entregado a los clientes. Alternativamente, puede terminar en una
implementación completa, es decir, al final de un proyecto interno de organización.

Esta fase implica:

 Proporcionar los recursos

 Completando las actividades
 Monitoreo, control y registro del progreso del proyecto en la tabla GANTT
 Comparando el progreso actual con el horario planificado
 Actualizar y refinar el cronograma según sea necesario
 Monitoreo de uso de recursos para asegurar que no haya reventón presupuestario
 Garantizar los hitos y los objetivos generales se cumplen

Fase 4: Evaluación y Monitoreo

La parte inicial de esta fase es la transferencia o la entrega del proyecto. Por supuesto, este
proyecto puede no tener siempre un solo producto como resultado final. De cualquier manera,
los objetivos del proyecto en este punto deben cumplirse.
Una vez que el proyecto se transfiere al cliente, el equipo del proyecto se 'retira del servicio',
reasigna nuevas tareas o se coloca en nuevos equipos de proyecto. Algunos miembros del
grupo pueden ser utilizados para observar la implementación completa del proyecto o para
apoyar o monitorear su implementación.

Como parte de la fase de evaluación y monitoreo de Project Management, el equipo del

proyecto se retira del servicio o reasigna nuevas tareas.

También es en este punto que la administración evaluará el éxito del proyecto. Esta evaluación
se basa en los elementos de eficiencia y efectividad:

 Calidad: ¿Qué tan bien ha cumplido los objetivos? ¿Cuál es la calidad final del
producto?
 Costo: ¿El proyecto se mantuvo dentro del presupuesto especificado y el uso
propuesto de los recursos?
 Hora: ¿finalizó el proyecto en o antes de la fecha especificada? ¿Fue el tiempo más
corto posible para el proyecto?
 Puntualidad: ¿Se completó el proyecto a tiempo para que la información fuera útil?
 Precisión: ¿Hay algún error en el producto?
 Relevancia: ¿El proyecto / producto incluye solo aquellos elementos requeridos por el
cliente?
 Completitud: ¿El cliente tiene todo lo que necesita para hacer su trabajo y tomar sus
decisiones?


Escriba las respuestas a las siguientes preguntas: vea si son similares a las respuestas dadas en
la sección Prueba de sus respuestas en PDF en la sección de recursos.

 ¿Cuál es el rol de un Project Manager?

 ¿Por qué las organizaciones utilizan técnicas de gestión de proyectos?
 ¿Cuándo se documentaron las primeras técnicas de gestión de proyectos?
 La metodología de gestión de proyectos tiene cuatro fases distintas. ¿Qué son?
 ¿Qué implica la Fase 1, la fase de Investigación de la gestión del proyecto? ¿Quién
emprende esta fase?
 Enumere cuatro pasos en la Fase 2, la Fase de Planificación y Diseño de la gestión del
proyecto.
 ¿Qué implica la Fase 3, la Fase de producción de la gestión del proyecto?
 En la fase de evaluación y monitoreo de la gestión del proyecto, ¿a qué preguntas
podría dirigirse un gerente de proyecto?
Herramientas de gestión de proyectos

Este recurso cubre las herramientas utilizadas por un Project Manager comenzando con los
gráficos 'GANTT'.

Diagramas de Gantt

Un plan de proyecto a menudo se construye dentro de la fase de planificación. Contiene todas

las actividades e hitos. Estos eventos se colocan en una secuencia de tiempo particular,
produciendo finalmente algo similar a un gráfico de barras horizontales.

Un gráfico GANTT muestra las tareas y los costos a lo largo de una escala de tiempo horizontal,
muy similar a un calendario. El tiempo para cada tarea se registra, al indicar las fechas de inicio
y finalización. Debe mostrar la mejor manera posible de completar el proyecto en el menor
tiempo posible. Las actividades se pueden realizar en paralelo o secuencialmente, y el cuadro
GANTT muestra esto claramente. A pesar de que enumera las tareas, no muestra la ruta crítica
ya que no hay indicación de la relación entre las tareas.

De esta tabla GANTT puede encontrar lo siguiente,

Actividad 3.0.2 Creación de producción:

 Tiene una duración de 10 días

 Debe hacerse después de la
Orden de Materiales de
Producción y Lanzamiento del
Código Final
 Debe hacerse antes de enviar el
producto
 Se espera que comience el
6/8/99 (mm / dd / aa)
 Se espera que termine el
6/21/99 (mm / dd / aa)
 Está en la ruta crítica (indicada
en rojo)

PERT Diagramas (diagramas de red)

Los diagramas PERT o las redes de rutas críticas usan una forma gráfica para mostrar las
relaciones entre las actividades y los marcos temporales.

Se diferencian de los gráficos GANTT en que son mejores para identificar la relación entre las
tareas en lugar del progreso de las tareas a lo largo del tiempo.

Elementos clave en el desarrollo de un diagrama PERT:

  Actividades - lista de
actividades en el proyecto y
sus dependencias
 Nodos / Eventos: indica el
comienzo o el final de una
actividad
 Las líneas de red muestran la
interdependencia de los
eventos
 Indicación de la ruta crítica:
la secuencia de eventos
dependientes que tienen la
suma de la duración más
larga
 Indicación de tiempo de holgura: los eventos que no están en la ruta crítica
generalmente tienen tiempo de holgura, tiempo adicional para ese evento que no afecta
el tiempo de otros eventos y por lo tanto no afecta el tiempo del proyecto. Eso significa
que puede retrasarse y no hay impacto en la fecha de finalización del proyecto.

Herramientas

Estimación del tiempo de la actividad Programación y aceleración del método del camino
crítico. Al estimar la duración del proyecto, considere cada tarea por separado, las personas que
realizan la tarea, los tiempos de trabajo normales y, sobre todo, sean realistas. Los Project
Managers pueden usar datos históricos o experiencias para estimar la duración.

Programación y aceleración del método de ruta crítica. Los proyectos rara vez siguen el plan
establecido. Durante el proyecto, el gerente del proyecto debe evaluar cada paso. Si hay
retrasos, deben identificar acciones alternativas para devolver el proyecto dentro de las
limitaciones de tiempo. A menudo esto se hace poniendo más recursos, tiempo o dinero en una
actividad particular. Este curso de acción debe pensarse detenidamente. El tiempo y los costos
deben ser intercambiados para completar el proyecto. Después de identificar la ruta crítica y el
tiempo de inactividad en otras actividades, es posible acelerar (acelerar) o bloquear el
cronograma. Esto implica identificar tareas que posiblemente podrían reducirse a tiempo si
hubiera dinero o recursos suficientes disponibles. Una vez más, se trata de evaluar si el costo o
esfuerzo adicional justifica el ahorro a tiempo.

Método del camino crítico. La ruta crítica es una serie de actividades que son vitales para que
el evento se complete a tiempo. Por ejemplo, un retraso en un evento retrasará la finalización
del proyecto.

Documentación

La documentación es esencial para el éxito de cualquier sistema de información. La

documentación proporciona a cualquier persona que interactúa con un sistema particular una
descripción general de las capacidades del sistema y su software. También puede incluir
procedimientos específicos que deben seguirse o usarse para proporcionar capacitación o
material de referencia. Los sistemas de aplicación e información pueden no alcanzar su máximo
potencial si no hay documentación adecuada para respaldarlos. Sin una buena documentación,
los usuarios pueden flotar y las ganancias de eficiencia esperadas de un nuevo sistema nunca se
materializarán.

Tipos de documentación

La documentación viene en una variedad de estilos para satisfacer las necesidades de diferentes
tipos de usuarios. Por ejemplo, la documentación producida para un técnico puede ser diferente
a la de un operador de ingreso de datos porque sus roles requieren diferentes niveles y tipos de
conocimiento específicos para sus trabajos. La documentación se produce durante el desarrollo
de cualquier solución. Registra todos los detalles para ayudar a los desarrolladores y usuarios
actuales, así como a los futuros.

- Documentación del programa: Al desarrollar una solución de software, el desarrollador

o programador documentará todos los pasos del proceso. El producto de software debe
ser totalmente compatible con la documentación técnica para que cualquier
programador en el futuro pueda comprender el proceso y el código que se desarrolló.

- Documentación técnica y del sistema: Sistema y documentación técnica: La

documentación del sistema implica desarrollar y documentar todos los procesos de
desarrollo del sistema. Esto incluye elementos tales como diccionarios de datos,
diagramas de flujo de datos, diagramas de red y toda otra documentación de diseño que
haya ocurrido durante el desarrollo. Se registrarán todos los equipos y se documentarán
todas las partes técnicas del sistema para futuras referencias.

- Documentación del usuario: La documentación del usuario es un conjunto de

documentos que ayudan al usuario a usar el sistema, software o hardware que se
implementa. Normalmente consiste en un conjunto de instalaciones en línea y en papel
para capacitar o ayudar al usuario. Puede incluir manuales de capacitación, guías de
procedimientos, tarjetas de ayuda rápida y preguntas frecuentes.

- Documentación basada en papel/archivos: La documentación en papel es la forma

tradicional de documentación del usuario. Consiste en manuales y guías de referencia
que estarían disponibles en la sección de computadoras de su librería o biblioteca local.
También incluye documentos producidos internamente diseñados específicamente
para el sistema. Los manuales de usuario son la forma más común de documentación
en papel. Cubren, en un formato de tutorial, los pasos necesarios para completar el tipo
de tareas que un usuario final realizaría de forma rutinaria.

- Documentación electrónica: En los últimos años, la documentación electrónica se ha

convertido en una forma popular de brindar a los empleados y / o usuarios finales la
ayuda que necesitan para completar las tareas. La mayoría de los paquetes de software
ahora vienen con el manual de ayuda en forma impresa y electrónica. La documentación
electrónica aprovecha el hipertexto y otros elementos multimedia. Algunos paquetes
también vienen con un CD-ROM para llevar al usuario a través de una serie de tareas
para familiarizarlos con las operaciones de software o hardware. Debido a que estas
formas de documentación están disponibles en cualquier momento desde la
computadora, a menudo se las conoce como 'en línea’.
 - Otros medios para la documentación: Hay otras formas de documentación. Todos son
útiles según el usuario y sus necesidades. Por ejemplo, hay muchos videos de
capacitación y sitios web externos que brindan ayuda al usuario final.

- Documentación para diferentes usuarios: Los usuarios especializados, como los

operadores de entrada de datos o los desarrolladores web, dependen del uso de los
sistemas de información para realizar su trabajo. Es importante identificar al usuario y
sus requisitos de documentación.

Niveles de documentación para usuarios

Los usuarios normalmente se clasifican por su nivel de conocimiento del funcionamiento del
sistema:

- Novato: Se necesitan guías de inicio rápido, consejos para la solución de problemas y

manuales de usuario que expliquen los procesos básicos en detalle
- Intermedio: Se necesitan manuales de usuario más detallados que asuman algún
conocimiento previo, guías de solución de problemas y guías técnicas simples
- Experto: Necesita manuales con explicación de características complejas o avanzadas.

O por su nivel de participación con el sistema:

- Experto: Especialistas de soporte, generalmente técnicos de software o hardware cuya

función es mantener el sistema
- Especialista: Estos usuarios dependen del uso de los sistemas de información para hacer
su trabajo. Pueden incluir operadores de entrada de datos, desarrolladores web y
diseñadores gráficos.
- Adjunto: Personas para quienes la tecnología de la información los ayuda en su trabajo
pero no es esencial. Este grupo incluye personal médico, maestros, contadores,
abogados y gerentes de tienda.
- Ocasionales: Usuarios ocasionales de un sistema de información. Los ejemplos incluyen
un cliente que utiliza el catálogo de productos basado en la web de una empresa para
pedir productos, acceder a los sistemas de punto de venta o incluso interactuar con una
centralita electrónica con correo de voz.

Al desarrollar la documentación del usuario, se debe considerar el nivel de conocimiento y

participación. La documentación debe estar orientada directamente a las necesidades de un
usuario o grupo de usuarios en particular.

Trate de completar el gráfico del documento usted mismo - vea "Poner a prueba sus preguntas
sobre comprensión" en la sección de recursos.
 ¿Está enterado de la Introducción a la Gestión de Proyectos?

Escriba las respuestas a las siguientes preguntas: vea si son similares a las respuestas dadas en
la sección Prueba de sus respuestas en PDF en la sección de recursos.

¿Por qué la documentación es esencial para el éxito de cualquier sistema de información?

Explique al menos tres tipos de documentación.

Sistema y documentación técnica

Documentación del usuario

Documentación en papel

Documentación en línea

Otras formas de documentación incluyen: videos, sitios web y paquetes multimedia

RESUMEN

Hay cuatro fases en Project Management: 1. investigación, 2. planificación y diseño, 3.

producción y 4. monitoreo y evaluación.

Los gerentes de proyecto pueden usar varias herramientas para ayudar a planificar, programar
y rastrear la actividad del proyecto.

- Gráfico GANTT: Realiza un seguimiento de las tareas y los costos en una escala de tiempo
horizontal, muy similar a un calendario
- PERT Diagramas (diagramas de red): use una forma gráfica para mostrar las relaciones
entre actividades y marcos de tiempo.
- Método del camino crítico: La ruta crítica es una serie de actividades que son vitales
para que el evento se complete a tiempo.

La documentación es esencial para el éxito de cualquier sistema de información. La

documentación proporciona a cualquier persona que interactúa con un sistema particular una
descripción general de las capacidades del sistema y su software. También puede incluir
procedimientos específicos que deben seguirse o usarse para proporcionar capacitación o
material de referencia.
MÓDULO 2