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GRUPOS DE CUENTAS CONTABLES ................................................................................................................................ 13
GRUPOS DE CENTRO DE COSTOS ................................................................................................................................... 14
CREACIÓN DE TIPOS DE AUXILIAR ................................................................................................................................ 15
INGRESO DE PLAN DE CUENTAS..................................................................................................................................... 16
Importar Plan de Cuentas......................................................................................................................................... 17
INGRESO DE CENTRO DE COSTOS................................................................................................................................... 18
Crear nuevo Centro de Costos .................................................................................................................................. 18
CONFIGURACIÓN DE EMPRESA ...................................................................................................................................... 19
AUXILIARES CONTABLES .............................................................................................................................................. 21
INGRESO COMPROBANTES CONTABLES ......................................................................................................................... 22
PANTALLA DE CONSULTA DE SALDOS ........................................................................................................................... 25
CÓMO INGRESAR UN AUXILIAR ..................................................................................................................................... 26 2
CONSULTAR Y MODIFICACIÓN DE AUXILIAR ................................................................................................................. 26
ELIMINACIÓN DE AUXILIAR ........................................................................................................................................... 27
INGRESO DE UN NUEVO COMPROBANTE CONTABLE ...................................................................................................... 28
INGRESO DE BOLETAS ................................................................................................................................................... 29
INGRESO DE FACTURAS ................................................................................................................................................. 31
Información de Facturas .......................................................................................................................................... 33
IMPRESIÓN DE CHEQUES ................................................................................................................................................ 33
BUSCAR DE COMPROBANTES CONTABLES ..................................................................................................................... 34
MODIFICAR COMPROBANTE CONTABLE ........................................................................................................................ 36
CREAR UNA COPIA DE UN COMPROBANTE CONTABLE ................................................................................................... 36
MODIFICAR TIPO DE COMPROBANTE Y FECHA DE UN COMPROBANTE CONTABLE ........................................................ 36
ANULACIÓN DE COMPROBANTES CONTABLES............................................................................................................... 37
Eliminación de Comprobantes Contables ................................................................................................................ 37
PASOS EXPORTAR UN COMPROBANTE A EXCEL (ARCHIVO CSV)................................................................................... 37
PASOS PARA IMPORTAR UN ARCHIVO CSV ................................................................................................................... 38
PROGRAMAS DE IMPRESIÓN DE REPORTES .................................................................................................................... 38
PRESENTACIÓN PRELIMINAR ......................................................................................................................................... 39
LIBRO MAYOR ............................................................................................................................................................... 41
LIBRO DE VENTAS ......................................................................................................................................................... 42
BALANCE TRIBUTARIO .................................................................................................................................................. 43
EXPORTAR A EXCEL EL BALANCE TRIBUTARIO ............................................................................................................. 44
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (INFORME IFRS) ..................................................................................................... 45
ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL (INFORME IFRS) ................................................................................................ 45
CERTIFICADOS Y DECLARACIONES JURADAS................................................................................................................. 46
PROCESO DE CIERRE ANUAL ......................................................................................................................................... 47
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Licencia del Software
El Software CONTABILIDAD está protegido por las leyes nacionales e internacionales de propiedad
intelectual.
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Instalación del Software
A continuación, se le indicarán los pasos a seguir para la Instalación de este programa:
Cuando la Instalación termine, podrá ejecutar el programa CONTABILIDAD desde: Menú Inicio →
Programas/Aplicaciones → RJC Software → CONTABILIDAD IFRS.
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Activar la licencia
Al abrir por primera vez el Software CONTABILIDAD IFRS, este le pedirá que active la licencia, para
ello debe realizar lo siguiente:
• Presione la opción Licencia, como se indica escrito en
azul en la ventana (fig. 1.3).
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BASE DE DATOS
Cada vez que se inicie el programa, este le mostrará la
ventana de la figura 1.2. La primera vez que lo utilice
se verá solo la palabra EJEMPLO, para que pueda
observar cómo se apreciarán las bases de datos
posteriormente. Debiendo usted crear nuevas Bases
de datos.
Usuario y Contraseña: tome en cuenta que esto se le solicitará cada vez que
ingrese a esa Base de Datos, por lo que se recomienda usar la misma siempre.
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Ingresar a una Base de Datos
• Como puede observar, se ha creado una nueva
base de datos con el ejemplo expuesto en la
figura 1.5, sobre el nombre de esta empresa, se
debe dar doble click.
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Imprimir Folio desde la Base de Datos
• Desde la pantalla de información de la
empresa, donde se edita la Base de Datos
(ingresando como se expone en la figura 1.8),
presione el botón Imprimir Folio (figura 1.5).
• Esta pantalla permite imprimir los papeles
foliados para timbrar en el SII.
o Ingrese el número de folio desde y hasta
o Presione el botón Imprimir 8
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• Al realizar el paso anterior, se deplegará la
ventana para seleccionar la Base de Datos a
Respaldar. Haga doble click sobre el nombre de
la Base de Datos que desea respaldar.
• Presione cancelar para no realizar cambios.
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Recuperar o Subir Respaldo de Base de
Datos
Esta opción permite reemplazar una base de datos por
el respaldo que usted haya realizado:
• Desde la esquina superior izquierda, presione
sobre Base de Datos, deslizándose hasta hacer
click sobre Subir y Recuperar Respaldo de Base.
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Aspectos Generales
Dentro del Sistema CONTABILIDAD, para explicar la forma de manejar las funcionalidades se ha dividido por su 4 grupos:
• El primer grupo corresponde al ingreso de información.
• Tipos de Auxiliar
• Auxiliares
• Grupo de Cuentas
• Plan de Cuentas
• Grupo de Centro de Costos
• Centro de Costos
▪ El segundo grupo corresponde a los de movimientos Contables. 11
▪ Asientos Contables
▪ En el Tercer grupo están las pantallas de Impresión de Reportes que muestran los resúmenes de la información
ingresada
▪ Balance de Comprobación
▪ Balance General
▪ Estado de Pérdidas y Ganancias
▪ Libro Diario
▪ Libro Mayor
▪ Estado de Cuenta Clientes
▪ Estado de Cuenta Proveedores
▪ Cuenta Corrientes Clientes
▪ Cuenta Corrientes Proveedor
▪ Facturas Clientes
▪ Facturas Proveedores
▪ Informe Centro de Costos
▪ Estado Cuenta Centro de Costo
▪ Finalmente existe una Pantalla de Consulta
de Saldos y Movimiento de Cuentas.
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Botones de Ingreso de Información
Estos permiten ingresar, modificar y eliminar la información de los Grupos de Cuentas, Auxiliares,
Plan de Cuentas y Tipos de Auxiliar. A continuación haremos referencia a esta información como
Registro que es un término más general.
Importante:
La ventana de Grupos de Cuentas Contables no permite ingresar nuevos Grupos o Registros
La sección de Cuentas Contables tiene una ventana,en la que se muestra un listado de cuentas
contables del grupo seleccionado, al hacer doble click se puede consultar directamente a una cuenta
o registro. Además tiene un menú que permite Importar las cuentas Contables preingresadas en el
sistema.
La ventana de Configuración de Empresa sólo tiene 2 botones Aceptar que actualiza los Cambios y
Cancelar que cierra el programa sin modificar los cambios.
En la Pantalla de Auxiliares el campo código se ingresa automáticamente.
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Ventana Principal
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1 Activos
101 Activos Corrientes
10101 Caja
1010101 Caja General
102 Activos no Corrientes
10201 Activos Fijos
1020101 Muebles
La cuenta 1010101 Caja General tiene el formato completo (1.01.01.01) con cuatro niveles, en
donde todos estos ―con excepción del primero― tienen 2 dígitos ## por nivel.
Transitorio: Se selecciona si el grupo pertenece a: Cuentas del Balance general o Cuentas del
estado de Pérdida/Ganancia.
Naturaleza: Se selecciona si el grupo es deudor o acreedor.
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Grupos de Centro de Costos
El sistema permite crear varios grupos de Centros de Costos, cada uno de estos tiene
sus propiedades.
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• Esta ventana permite modificar algunas
configuraciones, como el nombre y el
formato de los grupos de centros de costos.
01 Departamentos
01001 Contabilidad
01002 Tesorería
01003 Operaciones
01004 Ventas
La cuenta 01001 Contabilidad tiene el formato completo (01.001) con 2 niveles, el primero de dos
dígitos y el segundo de tres.
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Creación de Tipos de Auxiliar
Importante: ejemplos de los Tipos de Auxiliar y los Auxiliares que pueden incluirse en
los grupos:
Cuentas Bancarias
Banco Chile Cuenta 12144-4 en Pesos
Banco XXX Cuenta 2342342 en Pesos
Clientes
Javier Rojas
José Margas
Proveedores
Empresa de Telas de MPD
Hilos de Chile
Activos Fijos
Camión Ford 5500 – Placa 23423
En los cuales los campos Cuentas Bancarias, Clientes, Proveedores y Activos Fijos son
los Tipos de Auxiliar.
Código: son cuatro caracteres (números o letras), que permiten identificar el Tipo Auxiliar
Nombre: asigna un nombre a grupo, puede estar compuesto por 30 caracteres.
Activo: permite para borrar lógicamente un tipo de auxiliar que dejó de usarse
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Ingreso de Plan de Cuentas
Este programa permite Ingresar, Modificar y Eliminar las Cuentas Contables, desde la
opción Plan de Cuentas, se abre una ventana que muestra todas las cuentas asociadas
a un Grupo de Cuentas contables y su ubicación dentro del árbol.
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Importar Plan de Cuentas
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Ingreso de Centro de Costos
Permite Ingresar, Modificar y Eliminar los Centro de costos, tiene una ventana que
muestra todas las cuentas asociadas a un Grupo de Cuentas contables y su ubicación
dentro del árbol. 18
Para crear un nuevo centro de cotos, se debe ingresas en código el grupo identificado con dos
dígitos, más un código con tres dígitos para individualizar el centro de costos.
EJEMPLO
Para crear un nuevo grupo, este deberá tener dos dígitos, por ejemplo 02, y su centro de costos tres
valors más ―001― y el nombre del centro ―Centro de costos nuevo grupo 2, quedando:
02001 Centro de costos nuevo 02
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Configuración de Empresa
Ventas: Las cuentas de facturas y boletas por cobrar pueden ser las mismas. La cuenta de IVA corresponde al
IVA debito fiscal.
Ejemplo de Asiento contable para el libro de ventas
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Compras: Las cuentas de facturas por pagar y boletas por cobrar pueden ser las mismas. La cuenta de IVA
corresponde al IVA crédito fiscal.
Ejemplo de Asiento contable para el libro de compras
Honorarios: Se deben ingresar las cuentas de Honorarios por pagar y retenciones de segunda categoría.
Ejemplo de Asiento contable para el libro de retenciones.
Flujo de Efectivo: Cuenta Equivalente al efectivo, se usa para generar el informe de flujo de efectivo.
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Comenzar a ingresar la información de la Cuenta o Empresa
Auxiliares Contables
Los auxiliares contables son opcionales, permiten llevar un mayor nivel de detalle de
los movimientos contables sin modificar el plan cuentas. 21
EJEMPLO
Cuentas Bancarias
Banco XXX Cuenta 2342342 en Pesos
Clientes
Javier Rojas
José Margas
Tipos de Auxiliar Proveedores Auxiliar
Empresa de Telas de MPD
Hilos de Chile
Activos Fijos
Camión Ford 5500 – Placa 23423
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Ingreso Comprobantes Contables
Una vez ingresado el Plan de Cuentas y los Auxiliares se debe ingresar los saldos
iniciales de las Cuentas con un Asiento Contable. Existen 3 tipos de Comprobantes
Contables, el Asiento de Diario, Comprobante de Ingreso, y Comprobante de Egreso, 22
cada uno tiene su propia numeración y diferentes usos:
El asiento de Diario: para Asientos de Ajuste.
Comprobante de Ingreso: para realizar un Ingreso de Efectivo.
Comprobante de Egreso: para realizar un Egreso de Efectivo.
Esta pantalla no permite Grabar comprobantes descuadrados (Total Debe es diferente de Total
Haber) porque cuando se Graba el Comprobante es mayorizado de inmediato.
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Libros:
Contable: los campos Documento son: Numero Ref., RUT y Nombre.
Ventas: para el libro de ventas se deben ingresar obligatoriamente los siguientes campos:
• Documento: Boleta o factura de venta. En las boletas, se debe ingresar un rango ejemplo. 1323-1420
• Numero Ref.: el número de la boleta o factura de venta.
• RUT: el RUT del CLIENTE, ingresado con puntos y guión. En caso de no contar con este, se recomienda
usar el 1-9 como PUBLICO EN GENERAL.
• Nombre: Nombre del cliente.
• Asistente: Ayuda en el ingreso del detalle del asiento contable de ventas. Se debe ingresar la cuenta
de GANANCIAS POR VENTAS y el total de la venta. Las cuentas de IVA y CXC CLIENTES deben estar
previamente en la configuración de la empresa. 23
Detalle de Asiento contable en libro de Ventas generado por el asistente. El total se debe ingresar, los valores
de IVA y Proveedores son calculados por el asistente.
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Retenciones: se deben ingresar obligatoriamente los siguientes campos:
Documento: Boleta
Numero Ref.: número de la boleta de honorarios
RUT: corresponde al RUT del prestador del servicio, ingresado con puntos y guión.
Nombre: Nombre del prestador del servicio.
Asistente: Ayuda en el ingreso del detalle del asiento contable de retenciones de segunda categoría. Se debe
ingresar la cuenta DE GASTOS POR HONORARIOS y el total de los honorarios. Las cuentas de Retenciones de
segunda categoría y Honorarios por pagar deben estar en la configuración.
Detalle de Asiento contable en libro de Retenciones generado por el asistente. El total se debe ingresar, los
valores de Retención de segunda categoría y Honorarios por pagar son calculados por el asistente. 24
CUENTAS DEBE HABER
GASTOS DE HONORARIOS (ingresada en el asistente) 650.000
RETENCION DE SEGUNDA CATEGORÍA (configurada) 65.000
HONORARIOS POR PAGAR (configurada) 585.000
TOTAL 650.000 650.000
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Pantalla de Consulta de Saldos
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Cómo Ingresar un Auxiliar
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Eliminación de Auxiliar
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Ingreso de un Nuevo Comprobante Contable
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Ingreso de Boletas
Para este ejemplo se ingresarán las boletas del día 24 de octubre del 2006, las cuales son el rango
desde la 232 hasta la 250:
1. Presione el botón nuevo
2. Ingrese la información del comprobante Asiento de diario, la fecha, libro de ventas, y las
boletas ―recuerde que en nuestro ejemplo establecimos fecha y rango, usted debe ingresar
los correspondientes en estos campos― en RUT, de no contar con él, ingrese 1-9 y en
nombre, el correspondiente. Presione el botón asistente.
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5. Al volver a la pantalla de comprobante
contable, si realiza alguna modificación
en el detalle, se debe cambiar de fila en
la tabla.
6. Presione el botón actualizar
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Ingreso de Facturas
Para el ejemplo práctico, la información de la factura será del día 24 de octubre, número 343 por
un monto de $30.000, exenta de IVA, para el cliente Jorge Campos.
1. Presione el botón nuevo.
2. Ingrese la información del comprobante Asiento de diario, la fecha, libro de ventas, y las
boletas, en clientes ingrese el RUT del cliente y en nombre. Presione el botón asistente.
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5. Ingrese los montos Exento, Neto, en caso de boletas de venta, puede ingresar el total de la
boleta y usar el botón Calcula IVA para que el asistente calcule el monto neto y el IVA.
6. Presione aceptar, esto generará la
contabilización del comprobante
con las cuentas configuradas y la
cuenta ingresadas en el asistente.
Fig. 2.21: Ingreso de Factura 3
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7. Si cambia un valor en el detalle del
comprobante, debe cambiarse de fila en la
tabla.
8. Para grabar el comprobante contable
presione el botón Actualizar.
9. Se desplegará un mensaje que indica que
lacción ha sido completada, presione la Fig. 2.22: Ingreso de Factura 4
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Información de Facturas
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Impresión de Cheques
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Buscar de Comprobantes Contables
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Modificar Comprobante Contable
Importante: No olvide presionar el botón Actualizar una vez realizado los cambios, Si no
lo hace el Comprobante Contable se eliminará.
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Anulación de Comprobantes Contables
1. Para eliminar un comprobante primero debe buscarlo, ver sección buscar comprobante.
2. Una vez Seleccionado el registro, en la zona superior izquierda de la ventana, presione Menú
la opción Comprobante → Eliminar Comprobante.
3. Presione la tecla ENTER para aceptar la Eliminar del Comprobante o el botón SI. Si no desea
realizar la operación, simplemente presione No.
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Pasos para Importar un Archivo CSV
1. En la pantalla de asientos contables se debe
presionar el botón Nuevo.
2. en la Zona superior izquierda, en el menú,
presione la opción Comprobante → Importar
CSV.
3. Buscar el archivo y presionar el botón Abrir.
4. Si modifica el Comprobante (número, fecha,
etc) y presione el botón Actualizar.
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Presentación Preliminar
Cancelar
Interrumpe el proceso de lectura de registros de información, presentando únicamente el listado leído hasta antes
de presionar esta opción. El número de registros leídos, seleccionados, existentes en total y su porcentaje se
presentan en un recuadro en la parte superior derecha de la pantalla.
Presentación
Permite alternar entre visualizar el listado en modo de lectura para el usuario y el modo de
presentación previa a la impresión.
En el modo de lectura para el usuario, el texto se presenta en un formato ancho y con un tipo de letra
del tamaño apropiado para facilitar su lectura.
En el modo de presentación previa a la impresión, el texto tendrá una lecturabilidad más compleja,
pues su objetivo fundamental es presentar una vista previa de la organización para imprimir y no de
la información.
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Imprimir listas
Realiza la impresión del listado presente en pantalla. Si se desea visualizar el formato con el cual va a
salir impreso el listado, debe presionarse Presentación en el menú.
Guardar
Almacena en disco el listado presentado en pantalla, estos datos pueden ser leídos usando la
herramienta Crystal Report. 40
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Libro Mayor
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Libro de Ventas
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Balance Tributario
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Exportar a Excel el Balance Tributario
• Al abrir la ventana Balance Tributario,
ingrese:
• Desde, en formato 00/00/0000
(día/mes/año).
• Hasta, formato 00/00/0000
(día/mes/año).
• Presione el botón Excel Balance.
• Ingrese el nombre del archivo y 44
presione el botón Guardar.
• Finalmente puede abrir el balance en
Excel y realizar las modificaciones.
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Estado de Flujo de Efectivo (INFORME IFRS)
Todas las cuentas del Plan De Cuentas que tengan movimientos de efectivo deben
tener configurada una cuenta de flujo de efectivo y el asiento de apertura debe estar
marcado. 45
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Certificados y Declaraciones Juradas
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Proceso de Cierre Anual
Para hacer cambio de año se debe hacer lo siguiente:
• Ir opción de configuración
contabilidad y cambiar el
período de digitación (Solo
campos Fecha Inicial y Fecha
Final, no el año)
• Abrir pantalla de asientos contables. 47
• Ingresar fecha en formato 00/00/0000 (día/mes/año).
• Seleccionar la opción del menú Generar Asiento De
Apertura.
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