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1. Objetivo
2. Aplicación
Este procedimiento aplica-se a todos los procesos de certificación RSPO con contracto firmado
vigente.
3. Normas de referencia
5. Áreas involucradas
Coordinación de Auditorias
Gerencia de Certificación
6. Autoridades y Responsabilidades
7. Procedimiento de certificación
Previamente a las auditorias de certificación y re-certificación P&C debe ser realizada una
Consulta Pública a las partes interesadas relevantes (incluyendo órganos regulatorios,
comunidades indígenas, comunidades locales, organizaciones laborales, pequeños
productores, ONGs locales y nacionales, etc.).
Para esta finalidad el Gerente de Certificación debe preparar un anuncio público con base en el
modelo de Anuncio de Auditoria RSPO (doc. 2_3_3), en los idiomas apropiados al contexto
local y envía-lo a la RSPO al menos 5 semanas antes del inicio de la auditoria, para revisión y
publicación en el website RSPO.
El anuncio también debe ser publicado en el website del IBD y del candidato a la certificación al
menos 1 mes antes del inicio de la auditoria y distribuido a las partes interesadas identificadas
por el Sector Comercial.
MQ III – IBD Data 14.04.2015
GED/DOCUMENTOS/MODELOS E REFERENCIAS/8-SETOR QUALIDADE/8_3-MANUAL DE QUALIDADE/8_3_MQ_II – PROCEDIMENTOS/RSPO_P_Cert –
Procedimiento_Certificacion_RSPO
Procedimiento de Certificación RSPO RSPO_P_Cert
Las auditorias RSPO deben ser planificadas para capturar variaciones sazónales de 9 a 12 meses
entre una y otra. Específicamente, la 1ª auditoria anual (año 2 del ciclo) debe suceder entre 9 y
12 meses de la fecha de emisión del certificado, la 2ª auditoria anual (año 3 del ciclo) entre 21
y 24 meses y así sucesivamente al longo del ciclo de certificación de 5 años, al término del cual
debe ser planificada una auditoria de re-certificación.
Excepción a esta regla son las empresas certificadas SCC que usan menos de 1.000 Kg de aceite
de palma por año, las cuales son dispensadas de auditorías de monitoreo anual, siendo
necesario solo auditorias de certificación inicial y de re-certificación al final del ciclo de 5 años.
En este caso, deben someter a la RSPO un formulario de auto-declaración.
Los equipos auditores deben ser compuestos estrictamente por auditores cualificados para el
referido alcance, y deben incluir al menos un auditor líder. Los auditores deben ser fluentes en
el idioma local, y cuando necesario, estar acompañados a todo momento de un intérprete
independiente o de un miembro del equipo auditor fluente en el idioma local. El equipo
auditor debe poseer las cualificaciones necesarias para auditar todos los criterios aplicables.
Debe ser solicitado del cliente llenar u actualizar el RSPO Compliance Manual (doc.
2_1_40_QP) y en el caso de certificación P&C también la lista actualizada de leyes y
reglamentos publicados desde la última aprobación RSPO de la Interpretación Nacional / Local
solicitada en el Compliance Manual, Principle 2, item 2.1.
Debe ser informado a los auditores cual el tipo de auditoria a ser realizada (certificación,
monitoreo anual, complementar, investigación o no anunciada) y el alcance.
El auditor debe contestar al e-mail confirmando que no tiene cualquier potencial conflicto de
interese con el cliente. Caso sea confirmado un conflicto de interese, debe ser designado otro
auditor.
MQ III – IBD Data 14.04.2015
GED/DOCUMENTOS/MODELOS E REFERENCIAS/8-SETOR QUALIDADE/8_3-MANUAL DE QUALIDADE/8_3_MQ_II – PROCEDIMENTOS/RSPO_P_Cert –
Procedimiento_Certificacion_RSPO
Procedimiento de Certificación RSPO RSPO_P_Cert
Caso el cliente renunciar del proceso de certificación, accionar el Procedimiento doc. P_D:
Renuncia Formal.
En todas las auditorias los documentos pertinentes al proceso de certificación serán facilitados
a los auditores a través del sistema informatizado del IBD o por e-mail.
Cuando se tratar de una auditoria de monitoreo se debe llevar en consideración los resultados
de la auditoria anterior, reclamos de clientes y relatos de no-conformidades del auditado para
la planificación.
Para auditorias de certificación P&C individuales, la muestra debe incluir todas las plantas
extractoras, todos los subcontratados, todas las partes interesadas relevantes y al mínimo de
0.8√y siendo “y” el número de sub-unidades de gestión. Áreas de potenciales riesgos
ambientales y sociales deben ser inclusas en la muestra.
Para auditorias de monitoreo P&C individuales, la muestra debe incluir todas las plantas
extractoras, todos los subcontratados, una muestra apropiada de las partes interesadas
relevantes (basada en los hallazgos de la auditoria anterior y en la situación actual) y al mínimo
de 0.8√y siendo “y” el número de sub-unidades de gestión. Áreas de potenciales riesgos
ambientales y sociales deben ser inclusas en la muestra.
Para auditorias P&C de grupos: el número de miembros a ser auditados debe ser calculado con
base en la evaluación de riesgo del gestor y de los miembros del grupo, mediante Checklist de
Evaluación de Riesgo (doc. 2_1_40) llenado por el Gestor del Grupo.
El auditor líder es responsable por alterar la categoría de riesgo caso identifique necesidad
durante la evaluación del Sistema Interno de Controle del grupo.
El auditor líder también es responsable por seleccionar la muestra de miembros a auditar (con
componente aleatorio) de modo que sea representativa en términos de distribución
geográfica, técnicos responsables por la asistencia y auditores internos. Al mínimo 75% de los
miembros seleccionados deben ser diferentes de aquellos auditados en la auditoria anterior.
Para auditorias de Cadena de Custodia, debe ser evaluada la conformidad de todos los sitios
inclusos en el alcance de certificación y de todas las actividades de los subcontratados.
El auditor líder evaluará si una visita a los subcontratados es necesaria conforme análisis de
riesgo.
Subcontratados son considerados de alto riesgo cuando transforman físicamente los productos
o cuando hay cualquier riesgo de mezcla de productos certificados y no certificados.
Subcontratados que poseen certificación RSPO propia no necesitan de una auditoria adicional.
Para certificación multi-sitio, seguir las reglas del Anexo 2 del SCC Certification System.
Para certificación en grupo, seguir las reglas del Anexo 3 del SCC Certification System.
Al designar trabajo al equipo auditor, el auditor líder atribuirá responsabilidad a cada miembro
del equipo para auditar procesos específicos, actividades, funciones o localidades. Deben ser
llevados en consideración la independencia / competencia de los auditores y el uso eficaz de
recursos (ejemplo: traslado, alojamiento, etc).
El auditor líder es responsable por el envío del plan de auditoria al Gerente de Certificación, al
Grupo Auditor y al Cliente. El plan de auditoria debe ser enviado con antecedencia suficiente
para permitir que el cliente confirme o solicite alteraciones antes del inicio de las actividades.
Deben ser informados también los documentos pertinentes, recursos y registros que deben
estar disponibles durante la auditoria.
El plan de auditoria puede ser modificado por el Gerente de Certificación en caso de necesidad,
del contrario el plan es considerado aprobado. Todos los miembros del equipo auditor deben
tener conocimiento previo a la auditoria del plano de auditoria.
Antes del inicio de la conducción de la auditoria, el auditor líder debe proceder a una reunión
de apertura, en la cual deben ser abordados al menos los ítems descritos en el guión para
reunión de apertura RSPO (doc. 2_2_44_1_RSPO).
La reunión de apertura solo debe ser realizada en la presencia del representante designado por
el cliente o al menos el responsable por la manutención del sistema de gestión de calidad.
El plan de auditoria también puede sofreír alteraciones solicitadas por el cliente o por el equipo
auditor con debida justificativa. En este caso el auditor debe registrar las alteraciones en el
plan que posteriormente será enviado al IBD.
La conducción de la auditoria debe ser hecha utilizando-se como base el plan de auditoria,
siguiendo las orientaciones del Guía ISO19011 en su última versión. Los registros deben ser
hechos utilizando-se la norma o lista de verificación (“check-list”) de auditoria pertinente a
alcance auditado. Observar todos los criterios específicos de las normas y documentos
normativos RSPO aplicables al alcance de certificación.
MQ III – IBD Data 14.04.2015
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Procedimiento_Certificacion_RSPO
Procedimiento de Certificación RSPO RSPO_P_Cert
El enfoque debe ser en lenguaje que sea de fácil comprensión del personal que está siendo
entrevistado, procurando siempre seguir los principios éticos, morales y de conducta de
auditores.
Todos los ítems auditados deben tener al menos una evidencia objetiva.
Notas:
Los siguientes tópicos deben ser analizados obligatoriamente en todas las auditorias:
o La sistemática y los registros de reclamo de clientes,
o El cumplimiento de las reglas de certificación parcial,
o El cumplimiento de las reglas de uso de marcas en comunicaciones
relacionadas a productos y materiales corporativos.
Adicionalmente para auditorias de monitoreo, deben ser verificadas las acciones
correctivas relacionadas a eventuales no conformidades de la auditoria anterior, asi
como la efectiva implementación de todos los planes relacionados a los requisitos
RSPO.
Cuando las operaciones son establecidas en áreas previamente pertenecientes a otros
propietarios y/o sujetos a derechos consuetudinarios de las comunidades locales y
pueblos indígenas, el equipo auditor debe consultar directamente todas estas partes
para verificar el cumplimiento del Principio 2 de los Principio & Criterios.
En la certificación de grupos, el Gestor del Grupo debe ser evaluado siempre segundo
los requisitos del RSPO Standard for Group Certification.
En la certificación de grupos, deberán ser conducidas auditorias de sombra junto al SIC
de modo aleatorio para verificación de la calidad de las auditorías internas conducidas
por el Gestor del Grupo. El auditor interno deberá ser evaluado cuanto a la
planificación de la auditoria, preparo de la documentación, visita de campo, entrevista
con miembros del grupo, elaboración del reporte de auditoria interna y
acompañamiento de los resultados. Además, el auditor interno deberá ser evaluado
cuanto a su capacitación y considerando su conocimiento general de las normas
aplicables RSPO, documentación y procedimientos del grupo.
7.3.3 No Conformidades
Al término del día, se debe hacer un resumen de los hallazgos al representante designado.
Caso haya alguna divergencia con el auditado sobre algún hallazgo el auditor debe registrar la
evidencia objetiva y someter a la decisión del IBD que va deliberar sobre mantener o no la no
conformidad o abrir nuevas no conformidades.
Las no conformidades deben ser clasificadas como mayor o menor conforme la sistemática
definida en los documentos de referencia aplicables al alcance auditado.
Al término de la auditoria debe ser realizada una reunión de cierre, en la cual deben ser
abordados al menos los ítems descritos en el guión para reunión de cierre RSPO (doc.
2_2_44_2_RSPO).
La reunión de cierre solo debe ser realizada con la presencia del representante designado por
el cliente o al menos el responsable por la manutención del sistema de gestión de calidad.
Todas las no conformidades y observaciones abordadas durante la reunión de cierre deben ser
registradas por escrito en el reporte, no siendo permitido presentar no conformidades y
observaciones solo de forma verbal.
El auditor líder es responsable por la elaboración y por el envió del reporte de auditoria RSPO
en el plazo de 20 días corridos al Gerente de Certificación do IBD.
En caso de cualquier duda en la evaluación del reporte, el revisor deberá solicitar aclaraciones
al Auditor Líder, y si necesario a la RSPO (para interpretación de requisitos) u a la consultoría
jurídica especializada del IBD (para requisitos legales principalmente).
El resultado de la evaluación debe ser entregue en hasta 3 semanas del recibimiento del
reporte y registrado en el doc. 5.8.1 – Peer review process form, así como en el doc. 8.6.4 –
Evaluación Desempeño Auditor y en el modelo de decisión de certificación aplicable (doc.
5.2*).
Los reportes revisados y aprobados por el IBD deben ser enviados al cliente junto con la
decisión de certificación y el certificado (si aplicable), informando a él que puede apelar del
resultado. Cuando haya, la petición de recurso de apelación debe ser evaluada por el Gerente
de Certificación IBD siguiendo el Procedimiento de Recursos (5_P_Rec).
Para certificación SCC multi-sitio, el certificado será emitido a nombre de la Oficina Central,
listando todas las otras empresas/operaciones/locales.
Para certificación P&C / SCC de grupo, el certificado será emitido a nombre del Grupo,
listando todos los otros miembros del grupo.
Para Principios y Criterios, una decisión es favorable cuando no fue detectada cualquier no
conformidad mayor, o cuando todas las no conformidades mayores detectadas fueran
satisfactoriamente resueltas mediante acción correctiva.
Para Cadena de Custodia, una decisión es favorable cuando no fue detectada cualquier no
conformidad, o cuando todas las no conformidades detectadas fueran satisfactoriamente
resueltas mediante acción correctiva.
Luego que la licencia sea concedida en el eTrace, la mas nueva versión del certificado y del
reporte resumido (P&C) deben ser publicada también en el website del IBD. Los dados de
productos y certificaciones deben ser actualizados en el sistema informatizado, para
actualización semanal del registro de clientes certificados en el website IBD.
Caso sea posible confirmar la resolución en un plazo adicional de 60 días, debe ser emitida una
Notificación de Cancelación de Suspensión (doc. 5_2_NCS).
Caso no sea posible confirmar la resolución en un plazo adicional de 60 días, debe ser emitida
una Notificación de Cancelación (doc. 5_2_NC).
8. Renovación de contracto
Con tres meses de antecedencia del vencimiento del contracto, el Asistente de Certificación
elabora y somete a la aprobación del Gerente de Certificación una nueva propuesta comercial,
elaborada con base en el contracto anterior, en el reajuste calculado en la variación positiva del
MQ III – IBD Data 14.04.2015
GED/DOCUMENTOS/MODELOS E REFERENCIAS/8-SETOR QUALIDADE/8_3-MANUAL DE QUALIDADE/8_3_MQ_II – PROCEDIMENTOS/RSPO_P_Cert –
Procedimiento_Certificacion_RSPO
Procedimiento de Certificación RSPO RSPO_P_Cert
indexador vigente o cualquier otra modificación pertinente como, por ejemplo, alteraciones en
el alcance.
El Certificado puede ser suspenso a cualquier momento si el cliente así lo solicitar o no cumplir
cualquier aspecto del contracto firmado con el IBD o de las normas aplicables al alcance.
Los datos del cliente cuya certificación fue suspensa deben ser retirados del website del IBD y
la RSPO debe ser informada en hasta 24 horas a partir del envío de la decisión.
Caso el cliente desea renunciar del proceso de certificación, accionar el Procedimiento doc.
P_D: Renuncia Formal.
Para certificación SCC multi-sitio o de grupo, en caso de no conformidad en una unidad que
pueda llevar a la suspensión del certificado multi-sitios entero, el cliente puede solicitar la
remoción voluntaria de esta unidad del certificado. En este caso, el Gerente de
Certificación deberá acusar recepción de la petición y emitir una nueva versión del
certificado. Para adicionar la unidad de vuelta, las reglas de extensión de alcance aplican.
Para adicionar una unidad en una certificación SCC multi-sitios o de Grupo, seguir las reglas
del SCC Certification System - Anexo 2 o 3.
Caso un volumen de producción mayor es anunciado por una planta extractora certificada
el Gerente de Certificación debe evaluar si una visita adicional es necesaria para confirmar
MQ III – IBD Data 14.04.2015
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Procedimiento de Certificación RSPO RSPO_P_Cert
Todos los registros relativos al proceso de certificación, desde el preparo de auditoria hasta la
emisión / suspensión del certificado deben ser archivados en el sistema informatizado del IBD,
por lo menos 10 años.
Teniendo insatisfacción notable del cliente al respecto del servicio prestado, el Sector de
Calidad deberá ser comunicado, de modo a abrir un protocolo de reclamo formal y darle el
tratamiento debido conforme Procedimiento de Reclamos (8_P_R).