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Taller de Administración Documentaria CP.

Ciencias Administrativas

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA

Definición de la competencia: Conjunto de conocimientos necesarios para la


organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

La administración documentaria es un término nuevo, pero, a la vez antiguo ya que está


unido al concepto de documentos o records management (término anglosajón); estos
contienen datos e información, en cualquier formato y en ellos podemos encontrar
evidencias del desempeño y desarrollo de las actividades de una institución u
organización.

La actuación de diferentes Instituciones, que en algunas ocasiones, por medio de


maniobras fraudulentas, ocultan y/o destruyen información y llegan a una situación de
quiebra; hace necesario que se normalice las distintas prácticas de la gestión de
documentos de archivo, con el fin de obtener la debida atención y protección de la
información contenida.

Es primordial que en las organizaciones exista un Departamento o dependencia que se


ocupe de estos temas, como un Centro de Documentación o un Archivo, en el que el
encargado del mismo, o sea, el Director o Coordinador se involucre en las decisiones, y
contribuya al desarrollo de la misma, asumiendo el rol de líder para que la tarea pueda
ser realizada eficientemente recolectando la información que generan todas las áreas.

El personal encargado de manipular la documentación, debe estar debidamente


preparado y capacitado, de tal manera que la información documentada llegue a su
destino con seguridad, en forma oportuna, en la mejor calidad y en un menor tiempo
posible.
Administración Documentaria exige el conocimiento y dominio de otros temas como:
 La ofimática,
 La redacción,
 La ortografía y
 El sistema de seguridad aplicable en la confección, trámite y archivo de la
documentación.

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DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Se entiende que documento es todo objeto, producto de la actividad humana, que posee
información, independiente de la forma física o para lo que fue creado.
Documentos no son solo los escritos, si no todo aquel objeto que posea información. En
la entidad se genera información y al mismo tiempo esta se transmite dándose en forma
de documento el cual es conservado en el archivo, lo que hace un sistema de
información.
Los documentos únicamente no son un producto que se genera en la empresa en el
cumplimiento de sus funciones, si no, que son también instrumento primordial para
conducir y coordinar las actividades diarias de la organización, sustentan la toma de
decisiones en todos los niveles de la entidad y son testimonio de toda la gestión
administrativa.
para que todo lo anteriormente mencionado se cumpla, es necesario clasificar, conocer
que documentación se maneja y existe dentro de la organización y cuál es la función
primordial que cumplen dentro del punto de vista empresarial.

Existen varias formas por las cuales se puede clasificar los documentos; ya sea por su
forma o soporte, ente productor, finalidad o la función para la que fue creado.
Según el soporte podemos encontrar:
papel, cintas magnéticas, fotografías, discos ópticos, etc.
Según el ente productor:
 documento privado: el que es producido por particulares.
 documento público: es el producido por el funcionario público en el ejercicio de
sus actividades.
Según la finalidad.
están los documentos dispositivos, los que imparten normas de obligatorio
cumplimiento; los documentos testimoniales, son los que sirven de prueba o testimonio
y los documentos informativos conforman la generalidad de los documentos dentro de
la gestión administrativa entre ellos están informes, circulares, cartas, etc.

Según la función para la que fue creado


Es donde se identifica el valor, la importancia que posea el documento en la gestión
administrativa de la empresa.
vitales: son los documentos indispensables para el funcionamiento y crecimiento de la
organización, para rehacer el estado legal, reanudar operaciones.
importantes: son los documentos que poseen valor para la gestión por periodos de 5 a
6 años.

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útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de vigencia.
no esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni secundario.

TIPOS DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES


CARTA COMERCIALES

Características de la carta comercial


Puntos a tener en cuenta al redactar una carta con motivos comerciales.
Características vitales
 Claridad: texto de fácil comprensión, no confusa, planificar una carta
 Integridad: todas las ideas deben estar vinculadas e incluidas
 Brevedad: número de palabras para un mensaje claro
 Cortesía: claridad, aspecto positivo, buena voluntad

Características complementarias
• Corrección: evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes desiguales, carta
descentrada, borrones, división incorrecta de palabras.
• Cohesión: vinculación
• Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en la
actitud del lector
• Modernismo: simple, clara, moderna, breve
• Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar, ganar la
voluntad por medio de palabras P.L.A.N
Son los cuatro puntos mas importantes a tener en cuenta cuando redactamos una carta.

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CIRCULAR EXTERNA

Una circular externa debe contener, en el caso que lo amerite, el logotipo de la institución
que la está publicando; el número correspondiente a la circular externa que se redacta;
también se debe especificar a quienes va dirigida y el asunto que en ella se trata; así
mismo, debe estar firmada por quien la envía o bien, por el representante del grupo a
quienes va dirigida dicha circular
CIRCULAR INTERNA

Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utiizada para dar a
conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

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ACTAS

La mayoría de reuniones de ventas y las empresas startups pueden funcionar muy bien
con actas de reuniones informales. La idea básica aquí es capturar el contenido de la
reunión de la manera más eficiente posibleOrganización:
Fecha:
Hora:
Lugar:
Organizador de la Reunión:
Redactor del Acta:
Asistentes:
Ausentes:
Notas:
CONSTANCIAS

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La constancia es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por


autoridad competente a petición del interesado.
En el ámbito escolar es muy común que se nos solicite una constancia de estudio para
realizar algunos trámites.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

a) Es un acto jurídico que se expresa en una declaración de voluntad.


b) Es un acto de derecho público.
c) Lo dicta la administración pública o algún otro órgano estatal en ejercicio de la
función administrativa.
d) Persigue de manera directa o indirecta, mediata o inmediata, el interés público.
e) Está destinado a producir efectos jurídicos, es decir crear, modificar o extinguir
situaciones jurídicas concretas.
f) De manera general su forma es escrita.
g) Son ejecutivos y ejecutorios.
h) Son impugnables en sede administrativa y jurisdiccional

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COMPRAVENTAS

Contrato bilateral.
Crea derechos y obligaciones para ambas partes. El contrato de compraventa siempre
será bilateral, en razón de que en esencia las obligaciones serán reciprocas para ambas
partes. El vendedor adquiere la obligación de transmitir la propiedad de una cosa o de
un derecho y el comprador a pagar un el precio cierto en dinero.

Contrato oneroso.
Crea provechos y gravámenes también recíprocos. El contrato de compraventa es
oneroso en razón de la naturaleza económica de las contraprestaciones del vendedor y
del comprador. La cosa o el derecho que se vende representa una valoración
económica.

Contrato Instantáneo.
La compraventa pura y simple se realiza en un solo acto.

Contrato de tracto sucesivo.


El contrato de compraventa será de tracto sucesivo cuando las partes convengan en
diferir el cumplimiento de las obligaciones contraídas.

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Contrato formal.
Cuando se trate de bienes inmuebles es necesario una formalidad especifica
establecida por la ley para que tenga plena validez. La inobservancia de la forma trae
aparejada una nulidad de tipo relativo.

TELEFAX

Un fax es esencialmente un escaner de imágenes, un módem y una impresora


combinados en un aparato especializado. El escáner convierte el documento original en
una imagen digital; el módem envía la imagen por la línea telefónica; al otro lado, el
módem lo recibe y lo envía a la impresora, que hace una copia del documento original.

EMAIL

Un buzón o cuenta de correo es una dirección de correo completa donde se


almacenan los emails, un buzón te permite tener direcciones de correo del tipo mi-
nombre@tu-dominio.com, las cuales pueden ser consultadas vía Webmail o un
programa de email como puede ser Microsoft Outlook.

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