Manual Modulo Administrativo Tomo 2 Menu Mantenimiento

Manual de Usuario
Versión 2.75
(Capítulo 1- Menú
Mantenimiento) Tomo 2
Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa
Configurable Menú Mantenimiento - Versión 2.75
Tabla de Contenido.-
 Introducción .........................................................……………………………………………… …….. Pág.5
o Características Generales………………………………………………………………………. Pág.11
 Generalidades ……………………………………………………………………………………… ..….. Pág.13
o Requerimientos Mínimos de Hardware……………………………………………………… .. Pág.12
o Instalación Básica ……………………………………………………………………………… . Pág.13
o Como Acceder al Módulo Administrativo……… ………… ..………… ……………………… . Pág.13
o Estructura de la Ventana del Módulo…………………………………………………………. Pág.15
o Entorno de Trabajo…………………………………………………………………………… … Pág.15
o Opciones del Módulo Administrativo………………………………………………………….. Pág.17 o
Menú y Barra de Acceso Rápido ………………………………………………………………. Pág.20 o
Como Agregar Modificar Borrar y Grabar…………………………………………………….. Pág.22
 Capítulo 1: Menú Mantenimiento ………………………………………………………………… …….. Pág.23
o Departamentos de Inventario……………………………… ..……………………… ………. Pág.24
Clasificaciones Departamentos……………………………………………………… . Pág.25
Tipos de Costos…………………………………………………………………… ….. Pág.25
Otras Opciones ………… …………………………………………………………….. Pág.26
Funciones Especificas de la Ficha…………… …… ……………………………… … Pág.27
Productos de Inventario y Servicios………………………………………………… . Pág.27
Márgenes de Utilidad y Descuentos …………………..……………………............. Pág.28
Comisión por Departamentos…………………………..…………………… ………. Pág.29
Tallas y Colores…………………………………………….………………… ……….. Pág.29
Operaciones de Inventario…………………………………………………… ……… . Pág.32
 Exportar……………………………………… ………………………............. Pág.34
 Filtros Operaciones de Inventario Departamentos………………… …….. Pág.35
o Filtros Básicos ……………………………………………………… . Pág.35
o Filtros Avanzados………………………………………………… … Pág.36
 Estatus de los Documentos………………………………………… …… …. Pág.37
Estadísticas y Proyecciones Departamentos……………………………… ……… .. Pág.39
 Gráficos …………………………… ………………………………… .............. Pág.42
Consolidado Departamentos………………… ……………..……………… .............. Pág.47
Prefijos en los Departamentos de Inventario……………………………………….. Pág.47
o Depósitos ó Bodegas de Inventario ……………………………………………… …… …… Pág.61
Productos por Deposito……………………………………………………………….. Pág.62
Operaciones de Inventario…………………………………………………………… . Pág.67
o Inventario ………… …………………………………………………………………………… … Pág.69
Funciones Especificas de la Ficha…………………………………………………… Pág.70
Costos y Precios……………………………………………………………………….. Pág.71
 Costo Promedio……………… …….………………………………………… Pág.73
 Costo e Impuesto IVA……………… .……………………………………….. Pág.73
· Tipos de Precios de Ventas (Costo Promedio)..………………………….. Pág.73
 Redondeo………………………………………… ..…………………………. Pág.74
 Precios de Venta (Costo Por Lote)……………… ….……………………… Pág.75
 Precios de Venta Productos Compuestos………… .……………………… Pág.76
Existencias……………………………………………………………………………… Pág.79
 Existencias Por Deposito Costo Promedio………………………………… Pág.81
 Existencias Por Deposito Tallas y Colores……………………………… … Pág.82
 Existencias Por Deposito Lotes ……………… ..…………………………… Pág.83
Sustitutos……………………………………………………………………………….. Pág.84
Ofertas y Presentaciones……………………………………………………………… Pág.85
 Ofertas Opciones Básicas …………………………………………………… Pág.85
o Ofertas Tipo Precio……… ….……… ……..……………………….. Pág.86
Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pág. 2

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable
Menú Mantenimiento - Versión 2.75
o Ofertas Tipo Descuento……… ……… …………………….……… Pág.85
o Opciones Avanzadas Ofertas…………………………….…… ….. Pág.86
· Presentaciones……………………………………………………………….. Pág.88
o Tipos de Presentaciones…………………………………………… Pág.89
o Presentación Unidad Completa…………………………………… Pág.89
o Presentación Detallada……………………………………………. Pág.90
Presentación Detallada Tipo Blister…………………….. Pág.90
Presentación Detallada Tipo Pastilla……………………. Pág.91
o Facturación Tipos de Presentaciones……… …..………… ……… Pág.94
o Como Maneja la Aplicación Las Presentaciones……..…………. Pág.96
Seriales…………………………………… ………..…………………………………… Pág.102
· Seriales por Depósitos……………………………………………………….. Pág.103
 Manejo de Seriales por Producto…………………………………………… Pág.104
Inventario Por Proveedor………………………………… .……………… ……….….. Pág.107
Operaciones de Inventario por Proveedor………………… .……………… ……….. Pág.108
Estadísticas y Proyecciones Inventario……………………….………… .………….. Pág.109
Código Único Asociado Inventario ………………………………………… ………… Pág.110
 Configurar Códigos Únicos Asociados …………………………… ………...Pág.111
Consulta Histórica de Movimientos de Inventario………………………………….. Pág.114
o Zonas de Venta……………………………………… …………………………… ………..……Pág.118
Clientes por Zona………………………………………………………… ………..….. Pág.119
Transacciones de venta Por Zona………………………………………… ………… Pág.120
Estadísticas y Proyecciones Zonas de Venta……………………………................ Pág.121
o Clientes …………………………………………………………………………… ………..……. Pág.122
Estados de Cuenta Clientes……………………………………………… ……….…. Pág.124
Tabla de Descuentos por Pronto Pago………………………………… ………..….. Pág.126
Cargos Automáticos ………………………………………………………… ……….... Pág.127
Autorizados…………………………………………………………………… ………… Pág.128
Carnet Clientes ó Autorizados………………………………………………………... Pág.130
Convenios de Precios……………… ……………………………………… …………. Pág.131
Operaciones de Inventario de Clientes…………………………………… ………… Pág.132
Estadísticas y Proyecciones……………………………………………… ………….. Pág.132
Histórico de Precios Clientes…………………………………………………………. Pág.133
Fecha de Emisión (Control de Vencimiento del Carnet)…………………………… Pág.134
o Vendedores………………………………………………………………………… ………… … Pág.138
Clientes por Vendedor……………………………………………………… …………. Pág.139
Comisiones Sobre las Ventas……………………………………………… ………… Pág.140
Comisiones Sobre las Cobranzas………………………………………… …………. Pág.141
Comisión por Volumen de Venta…………………………………………… ……… .. Pág.142
Comisión por Margen de Utilidad………………………………………… ………..… Pág.143
Transacciones de Ventas por Vendedor………………………………… ………..… Pág.144
Estadísticas y Proyecciones Vendedores………………………………… ………… Pág.144
o Tarjetas de Crédito…………………………………………………………………….………. Pág.145
Tabla de Retenciones Impuesto Sobre la Renta………………………… ……… .. Pág.146
Reporte General de Ventas…………………………………………………. ………. Pág.147
Estadísticas y Proyecciones Tarjetas de Crédito…………………………. ………. Pág.149
o Monedas……………………………………………………………………………… ……… .... Pág.150
Estadísticas y Proyecciones Monedas…………………………………… …………. Pág.152
Reporte General de Ventas Monedas……………………………………… ……….. Pág.153
Reporte Transacciones de Compra Monedas…………………………… …........... Pág.154
o Proveedores……………………………………………………………… ………… ………..… Pág.155
Estado de Cuenta Proveedores…………………………………………… …………. Pág.157
Descuento por Pronto Pago Proveedores…………………………………. ………..Pág.159
Ítems por Proveedo…………………………………………………………..r ………..Pág.160
Transacciones de Compra por Proveedor……………………………… …………... Pág.161

Estadísticas y Proyecciones Proveedores……………………………… ………… ... Pág.162
o Bancos ……………………………………………………………………………….................. Pá g.164
Saldos………………………………………………………………………… ………… Pág.166
· Saldo Inicial……… ……………………………………………………………. Pág.167
Formatos de Impresión de Bancos………………………………………… …… .….. Pág.168
Reporte de Transacciones Bancarias……………………………………… ……….. Pág.169
Estadísticas y Proyecciones Bancos………………………………………………… Pág.171
Conceptos Bancarios y Cuentas Contables………………… ………………………Pág.172
o Conceptos Bancarios…………………………………………………………………………. Pág.173
Transacciones por Conceptos………………………………………………………… Pág.175
Conceptos y Cuentas Contables……………………………………………………... Pág.176
Estadísticas y Proyecciones Conceptos…………………………………………….. Pág.179
o Beneficiarios…………………………………… ……………………………………………… . Pág.180
Transacciones Bancarias……………………………………………………………… Pág.181
Estadísticas y Proyecciones Beneficiarios………………………………………….. Pág.184
Asociar un Concepto ó una Cuenta Contable………………………………………. Pág.185
o Imágenes Externas JPG Fichas de Clientes, Inventario, Proveedores y Inventario.. Pág.186

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Menú
Mantenimiento - Versión 2.75
Introducción.-
La palabra administración viene del latín “ad” y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra
persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió una radical
transformación.
La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo
en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades
realizadas en las áreas y niveles d e la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la
situación.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden
para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Porejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar
las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o
informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a
través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir,
aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones
específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntosse conocen como
proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los
objetivos con la optima utilización de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan
en conjunto para lograr que las organiz aciones logren sus metas.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
El control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliend o
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”
Sin embargo también lo definen de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” ó “Consiste en verificar si todo se
realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad
de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”.
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básic os o
esenciales:
· En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
· En segundo lugar, deben existir estándares o patron es establecidos para determinar posibles desviaciones de los
resultados.
· En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las
actividades realizadas.

· Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después
de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de osl
resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se
esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar
que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que
lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los
responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el
planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado
para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta mane ra se puede
adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema
al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La
retroalimentación de información pertinente a parti de la función de control puede afectar el proceso de planeación.
Tipos De Control:
Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son: El
control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos
después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele
ser difícil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en
el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún
vendedor de campo se le permite que altere algún pr ecio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva
un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor
funcionamiento del mismo.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a
garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa
las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades
del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores
respuestas inmediatas si se presenta algún error. S i se introduce un comando equivocado, los controles del
programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error.
Control de retroalimentación , este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han
regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse
correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la
información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
Áreas De Desempeño Del Control
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización
necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la
empresa.
Entre las áreas del control dentro de una organizac ión se tienen:
· Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificación de la calidad
(peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas
preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las
etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo
de más trabajo en el producto.
· También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe
tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer
sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con
mayor prontitud.
· Por lo que se puede decir que el control de información consiste en verificar que esta información seaveraz y
comprobable, que permita a los administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de decisiones .
· Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un
buen administrador está el ahorrar en costos, es de cir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control
de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estánd ar por unidad. El
gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la
mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación adicional? La alta administración
debe identificar en qué puntos radica el control.
· Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se
redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e
internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar
cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad
de la organización.

Conclusión:
El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar
los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.
Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las
fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se
cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo,
sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma,
se solucionen de manera más ef icaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.
Aquí es donde a2 ofrece su mayor fortaleza, el control de todos los procesos administrativos y contables.
Nuestra misión es proporcionar productos innovadores, prácticos y esencialesque aumenten la productividad,
mejoren la calidad y que le permita tener un verdadero control de su empresa.
a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un

sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la empresa moderna.
a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team
comprometidos con los retos de la globalización y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas
poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero.
a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad

lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno gráfico amigable, con una e structura del programa muy
sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecución con requerimientos mínimos de hardware. Fue
desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versión 5.0 Enterprise Edición y el manejador de archivos de bases
de datos utilizado fue el DBISAM versión 2.01, proporcionando un producto confiable y fácil de usar, tanto para el
usuario final como para el usuario administrador del sistema.
Cuenta con un módulo de administración de usuarios, que reúne una serie de características que lo convierte
en un producto único en su estilo, siendo esta una de las bondades más resaltantes del siste ma ya que le brinda al
usuario un sinfín de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades.
Flexibilidad: La parametrización de las principales variables del manejo de la información, hacen de a2 un

producto ajustable a las prácticas y necesidades de cualquier empresa, adaptándose a los cambios const antes de
nuestro medio tanto para el manejo de información, como para el manejo de reportes. Para ello cuenta con diversas
opciones de configuración o políticas, las cuales se definen como políticas básicas y polític as avanzadas.
Integración. El usuario puede automatizar las relaciones entre los módulos Administrativos y Contabilidad,
con la garantía de que cada transacción será procesada automáticamente.
Mult. Monedas: Los procesos internacionales de globalización económica han creado la necesidad de
registrar transacciones en diferentes monedas. a2 permite el uso de dos monedas en forma simultánea pa ra las
transacciones.
Seguridad: El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restricción a los usuarios,
para la protección y confiabilidad de la información.

Aplicación de programas de personalización: Es una herramienta que sin el uso de expertos permite
adaptar los formatos de impresión, así como los reportes operativos, de una forma más eficiente, a2 cu enta con una
serie de reportes Predefinidos con alta flexibilidad y de uso común. Asimismo, se dispone de un Ge nerador de
Informes Personalizado, ofreciéndole herramientas adicionales que le brindan la libertad de crear reportes
específicos, cuya operación es tan sencilla que la realiza el usuario final.
El modulo administrativo esta conformado por los siguientes procesos todos relacionados de manera lógica y
estos están organizado por Capítulos en este tomo 2 encontraran todo lo relacionado con el Capítulo 1, Menú
Mantenimiento (Archivos Maestros), que maneja la aplicación en su Módulo Administrativo.
Módulo Administrativo
Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5
Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos
 Inventario Inventario  Facturas  Compra · Depósitos

• Cargos · Cheques
 Departamentos  Apartados  Devoluciones
• Descargos · N. de debito
 Depósitos • Transferencias  Facturas en lote  Ord. De Compra
· N. de Crédito
 Clientes • Ajustes  Devoluciones  Ord. De Servicio · .Conciliación
 Zonas • Ofertas y  Presupuestos  N. Entrega
Presentaciones
 Vendedores  N. de entrega
 T. de Crédito  Pedidos
 Bancos Clientes
 Conceptos • Cuentas X cobrar
 Beneficiarios • Intereses de mora
Proveedores
• Cuentas X pagar
• Retenciones de IVA
Tabla de Contenido

Características Generales:
· Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable.

· Mult. Moneda.
· Mult. Usuario.
· Bases de Datos Configurable.
· Formas (pantallas) configurables.
· Formatos de impresión adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear múltiples
documentos de salida por transacción (facturas, presupuestos, órdenes de compra entre otros) y dirigirlos a
cualquier impresora instalada en la red.
· Manejo de Imágenes(fotos, logos) en todos los archivos.
· Posibilidad de generar codificación automática o rellenar los códigos con ceros automáticamente.
· Menús totalmente configurablessegún las necesidades de cada empresa.
· Construcción de sólidos perfiles de usuario con la ayuda de políticas por transacciones que permiten una fácil
administración y mantenimiento.
· Manejo de Presentaciones y Ofertas.
· Manejo de Apartados.
· Manejo de Periodos flexible
· Facturación en Lotes , ideal para Colegios y Clubes. Asignar cargos automáticos por autorizados al igual que la
posibilidad de descuentos sobre el precio establecido de los cargos
· Estadísticas y Proyecciones y gráficos acumulables hasta 36 meses o períodos.
· Históricos de Clientes permite llevar la información acumulada del ultimo precio que se le dio al cliente en los
ítems de inventario, igualmente registra la información relacionada al documento con el se hizo la transacción.
· Históricos de Operaciones.
· Integración Contable , una de las características más resaltantes es la facultad de consolidar la información
administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construcción del
comprobante contable.
· Consolidación Bancaria – Contable . Esta característica le permitirá postear todos lo s movimientos generados
en el módulo de bancos a contabilidad de forma automática.
· Contribuyentes Especiales o grandes contribuyentes.
· Alícuota Reducida, para aquellos contribuyentes que facturen o compren productos gravados al 8% (alícuota
reducida) ó 10% (alícuota adicional).
· Código Único Asociado . Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad para productos
matriciales (Tallas y Colores) así como también para las ofertas y presentaciones.
 Importación y Exportación de precios hacia Sucursales.
· Incorpora el más poderoso, avanzado y flexible Generador de Informes Personalizados. Reduce de manera
sustancial el tiempo y costo en la distribución de información importante para la toma de decisiones.

Generalidades:
Requerimiento mínimo de Hardware:

Para todo tipo de instalación :
· 60 Mb de espacio disponible de disco duro.
· Unidad de CD-ROM o DVD-ROM.
· Para Windows 95:
· Intel 80486DX/66 MHz o superior.
· 64 Mb de Memoria RAM.
Para Windows 98, Millennium Edition, NT Workstation 4.0 (Servipack 6 o superior), 2000 Profesional, XP
Home Edition o XP Profesional, Novell.
· Intel Pentium a 133 MHz o superior para Windows 98, NT, WS, 2000 Profesional.
· Intel Pentium a 150 MHz o superior para Windows ME.
· Intel Pentium a 300 MHz o superior para Windows XP Home Edition y Profesional.
· 64 Mb de Memoria RAM para Windows 98, ME, y NT WS.
· 128 Mb de Memoria RAM para Windows 2000 Profesional.
· 256 Mb de Memoria RAM para Windows XP Home Edition y Profesional.

Instalación Básica:
1. Con su computador encendido introduzca el CD de a2 en la unidad de CD.
2. Una vez que aparezca la pantalla “instalando a2” Pulse el botón COMENZAR.
3. Espere mientras la aplicación se instala (Tiempo aproximado 2 minutos).
4. Una vez que el paquete se haya instalado presione el botón de ACEPTAR en la ventana final.
¿Cómo acceder al Módulo Administrativo? Para ejecutar el Módulo Administrativo, desde el Menú de
Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a continuación el elemento a2 Administración
– a2 Administrativo.
Licencia Demostrativa: Al entrar en la aplicación lo primero que le indica es que ingrese el Nombre de Usuario y la
Clave, en el caso de que su aplicación sea Demostrativa el Usuario es la palabra DEMO y la Clave es 1234.
Licencia
Demostrativa
Usuario Demo,
Clave 1234
Si la clave o el usuario son inválidos no podrá entrar en la aplicación.
Recuerde:
Demo: Usuario: Demo
Clave: 1234
Producto Final: Usuario: Master

Clave: 1234
Para este caso la licencia es Demostrativa, por lo tanto esta tendrá una limitación de 50 transacciones.

En el caso que de que sea una licencia de uso en esta pantalla aparecerá la primera vez que entra en l a aplicación el
botón Registrar, con este paso la aplicación quedará personalizada.
Licencia Final:(Personalizada): Copie el archivo “a2admin.a2” en el directorio donde instalo la aplicación

(Este archivo lo obtienen de a2 softway C.A., vía e-mail.)
Nota: Si el archivo que recibe contiene la extensión diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe
renombrarlo por a2admin.a2, a2contab.a2 o a2cash.a2 según sea el caso).
Entre en el modulo de sistema con Usuario Master, Clave 1234, vaya al menú de ayuda, opción Acerca de,
en la pantalla aparecerá el botón Registrar, presiónelo y automáticamente quedará personalizado su sistema
Nota: Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino para que la aplicación pueda
ejecutarse. En caso de no hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicación recibirá el siguiente mensaje: " La
aplicación no puede ser inicializada ".
Nota: La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas las versiones
de a2
Nota: El instalador no crea un acceso directo al módulo de administración de Usuarios para evitar el uso
indebido del módulo por parte de usuarios inexpertos.

Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo
La siguiente figura es la ventana principal del Módulo a2 Administrativo:
Entorno de Trabajo
La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente:

Además, este módulo tiene las siguientes teclas calientes:
· Ctrl. + M: Cambio de moneda

· Ctrl. + D: Calendario
· Ctrl. + T: Calculadora
· Ctrl. + U: Cambio de usuario
· Ctrl. + S: Información del Sistema
· Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen.
· Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones
Cambio de Moneda: Cambio de Usuario:
Calendario: Información del Sistema:
Calculadora:

Opciones del Módulo Administrativo:
El Módulo Administrativo, es el eje fundamental del sistema y esta formado por las siguientes opciones:
· Mantenimiento:
o Departamentos
o Depósitos
o Inventario
o Zonas
o Clientes
o Vendedores
o Tarjetas de crédito
o Monedas
o Proveedores
o Bancos
o Conceptos
o Beneficiarios
· Transacciones:
o Inventario:
o Cargos
o Descargos
o Transferencias
o Ajustes:
o Ajustes de existencia
o Ajustes de seriales y existencia
o Ajustes de precios
o Máximos y mínimos
o Ajustes de impuestos
o Clientes
o Cuentas por cobrar
o Intereses de Mora
o Proveedores
o Cuentas por pagar
o Retenciones de IVA.
o Manejo de seriales
o Comprobantes contables
· Ventas:
o Facturas
o Apartados
o Facturas en lote
o Devoluciones
o Presupuestos
o Notas de entrega
o Pedidos
· Compras:
o Compra de Mercancía
o Devolución en compras
o Ordenes de compra
o Ordenes de servicio
o Notas de entrega proveedores
· Bancos:
o Transacciones
· Informes:
o Inventario:
o Reporte general

Movimiento de unidades
Inventario físico
Reposición de inventario
Lista de Precios
Ofertas y presentaciones
Operaciones de Inventario
Rentabilidad de productos
Productos sin movimiento
Consulta de seriales
Operaciones de Inventario:
Operaciones
Operaciones con productos
o Clientes:
Reporte general
Estado de cuenta
Cuentas por cobrar
Análisis de vencimientos
Relación de cobro
Retención de impuestos
Proveedores:
Reporte general
Estado de cuenta
Cuentas por pagar
Análisis de vencimientos
Relación de pagos
Retención en la fuente
o Ventas:
General de ventas
Ventas por cliente
Ventas diarias
Productos vendidos
Transacciones de ventas
Libro de ventas IVA.
o Compras:
General de compras
Compras por proveedor
Compras diarias
Productos comprados
Transacciones de compra
Libro de compras IVA.
o Vendedores:
Reporte general
Ventas generales
Comisiones del periodo
Operaciones
Operaciones con productos
o Bancos:
General de bancos
Transacciones
Resumen de movimientos
Conciliaciones
Transacciones por concepto
o Impresión de Etiquetas :
Etiquetas de inventario
Etiquetas de clientes

o Resúmenes:
Resumen de impuestos
Resumen de ventas (punto de ventas)
Comparativo período actual
Comparativo períodos anteriores
Resume de operaciones
Generador de informes personalizado
Consulta periodos anteriores
· Sistema:
Acerca de
Ayuda
Títulos y correlativos (consecutivos)
Respaldo de datos
Recuperación de datos
Cambio de fechas
Cierre de estadísticas
Cierre de período
Mantenimientos de archivos

Menú y Barra de Acceso Rápido:
En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de esta, la Barra de Acce so Rápido
(o de Herramientas).
La Barra de Menú tiene las siguientes opciones:
Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer click con el ratón en la opción que se desee abrir o
presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso a l menú
mantenimiento.
Menú:
 Mantenimiento ALT + M
 Transacciones ALT + T
 Ventas ALT + V
 Compras ALT + C
 Bancos ALT + B
 Informes ALT + I
 Sistema ALT + S

Botones de Acceso Rápido (Herramientas):
Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y practica,
aunque no son todas la opciones son las que comúnme nte el usuario interactúa.
Inventario:
· Archivo de Departamentos
· Archivo de Depósitos o Bodegas
· Archivo de Inventario
Manejo de los Clientes:

· Archivo de Clientes
· Módulo de Presupuestos a Clientes
· Módulo de Facturación (Ventas)
Manejo de los Proveedores:

· Archivo de Proveedores
· Módulo de Elaboración de Ordenes
· Módulo de Compras
Bancos:
· Archivo de Bancos
· Módulo de Transacciones de Bancos
Salir de la aplicación:

¿Cómo Agregar, Modificar, Borrar y Grabar?
En la siguiente imagen se muestra el menú de opcion es para administrar las formas y la información:
Funciones básicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):
(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación).

(Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación).
Cancela la operación actual
Imprime reporte de la información mostrada.
Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando
Crea ó incluye nuevo registro.
Activa el modo de modificación de registros
Elimina ó borra registro actual
Almacena los cambios realizados al registro actual.
Tabla de Contenido

Capitulo 1.- Menú M ntenimiento:
En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos,

depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y
beneficiarios.
Al hacer click en el Menú Mantenimiento aparecerá u na ventana tal como se muestra en la siguiente figura.
A continuación se describen cada una de las opciones del Menú Manteniendo.

Menú Mantenimiento.-Departamentos de Inventario:
Los departamentos del inventario son la clave para el buen funcionamiento de la aplicación, es por esto que en esta
sección se explican varios tópicos que deberán de ser analizados con detenimiento para así poder lograr cumplir los
objetivos requeridos.
Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de Características Similares,
según las necesidades de la empresa.

Clasificaciones:
Existen 3 tipos de clasificaciones de productos bien diferenciados al momento de implementarlos:
Producto Simple: Son todos aquellos artículos del inventario que no están
conformado por otros y es necesario llevar control de la existencia del mismo.
Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de
inventario.
Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que están
conformados por productos simples y/o servicios.
Tipos de Costos:
Para poder identificar la selección del tipo de costo hay que tomar en cuenta varias consideraciones, desde como
cambia su costo en el tiempo hasta la forma de presentación de los artículos.
Costo Promedio: Si los productos o artículos varían de costo de manera

esporádica, lo cual no implica el no tomarlo en cue nta para hacer ajustes en los
precios, y además no son identificables
Costo por Lotes: Si los artículos a manejar varían su costo y precio, de manera
progresiva y fácilmente reconocible a través de algún tipo de señal llamase lote,
producción, etc.; indica que nuestro tipo de costo es por lotes.
Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de
productos más extenso. Este nombre se asocia con ro pa, calzado y otro tipo de artículos que puedan ser
identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también tiene aplicación por
ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otr as.
Nota: La utilización de costos por lotes, hace que todos los procesos involucrados sean más complejos, por lo
tanto se debe tener mucho cuidado al utilizarlo.

Otras Opciones (Departamentos):
Activo: Como su nombre lo indica, si este

departamento puede ser utilizado o no; es muy útil
para sacar toda una línea de productos de los
procesos de ventas.
Manejo de Depósito : Al estar activo indica a la

aplicación el manejo de inventario con todas sus
etc.), entre los diferentes depósitos que existan creados. implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos,
Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno sea a través de un
número o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único. Obsérvese que para este caso la opción no esta
disponible ya que el departamento se creo inicialmente indicándole que no manejaría seriales, es to es muy
importante recalcarlo ya que se debe tener la precaución de analizar bien si los artículos que conformaran el
departamento manejaran seriales.
Ofertas y Presentaciones: Al activar este cuadro de verificación se indica que el departamento puede establecer
ofertas de artículos. También se habilita la posibilidad de configurar la forma de presentar los productos, por ejemplo
en el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que pueden ser vendidos por
caja y por tabletas, donde este último es una presentación.
Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el
uso de esta opción debe ser con productos por lote.

Funciones especificas de la Ficha (Departamentos):
Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Productos de inventario y servicios:
Productos y Servicios que conforman ese departamento. Una vez ingresado en esta opción podrá visualiza r todos
los ítems de inventario que contiene el archivo de ese departamento específico:
Ejemplo:
Departamento: Impresoras
Una vez seleccionado algún Ítem de los que presenta la ventana la opción Detalle se activa y podrá visualizar la
siguiente información:
· Costos y Precios
· Existencias
 Sustitutos Nota: Todas estas opciones se explicaran mas adelante.
· Ofertas y Presentaciones
· Seriales
· Proveedores
· Operaciones
· Estadísticas y Proyecciones
· Código Único Asociado

Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Márgenes de Utilidad y Descuentos por Defecto:
Los márgenes de utilidad se establecen para todo e l departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de
ingresar los artículos involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes.
Paso a Paso:
1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningún
descuento debe dejarlo en cero(o).
2. Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes escritos.
3. Haga click en el botón de aceptar para continuar.

Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Comisiones:
Las comisiones por departamentos para vendedores se establecen en función del precio de venta definido en esta
ficha, es decir que al vender con el Precio 1, la comisión será de un 5%, pero si es con el Precio 6 esta será de
0,75%. Aplican para el personal de ventas que esté configurado para ganar comisiones de este tipo.
Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Tallas y Colores:
Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el caso de Tallas y
Colores, para que la opción este disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y
Colores, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanuméric.

Títulos y Correlativos (Archivo de Configuración):
Nota: Los nombres de las matrices se pueden modificar por cualquier otro, para los casos en que sea necesario
hacerlo. Pudiendo ser utilizadas como Perfiles (ancho y largo). Es decir matriz de que esta formado por dos ejes
X y Y.

Archivo de Departamentos de Inventario:
Nota: Se recomienda utilizar como primera descripción la que posea menos tipos o sea más fácil de identifi car.
Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores.
Paso a Paso:
1. Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y
respectivamente.
2. Luego ingrese los ítems o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y
presione ENTER o haga click en el botón Incluir.
3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga click sobre el ítem a borrar y presione el botón de Borrar.
4. Para cambiar la forma de presentar los ítems, presione el botón de Ordenar, el cual cambia el orden en función de:
Menor a Mayor o Menor a Mayor.
5. Para terminar haga click en el botón Salir.

Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Operaciones de Inventario:
Muestra todas las operaciones realizadas con los ítems o productos. Visualiza las siguientes variables: Código,
Descripción, Existencia, Tipo de Operación, Documento, Fecha del documento, Cantidad de ítems, Monto, Total,
Utilidad y el Código del detalle y clasificado por categorías y estatus.
En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso
señalado en la fecha de inicio y fecha final.
Según el orden, muestra 4 reportes:
Código : muestra el listado ordenado por códigos de los productos.
Descripción : muestra el listado ordenado por la descripción de los productos.
Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código.
Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos.
Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por
Productos, Servicios o Compuestos.
En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los ítems o productos del inventario.

Reporte de Operaciones de Inventario:
Reporte Operaciones de
Inventario Departamentos
Impresoras

Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel y HTML
Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio
a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario

Botón Filtrar:
Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las
características seleccionadas en esta pantalla.
Filtros Básicos:Si requiere de ser mas especifico en la información que el listado generará puede utilizar las
siguientes opciones:
Departamento, Proveedor, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depósitos, Puesto.
Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos).
Incluir Ítems sin existencia, Detallar, Incluir Seriales
Filtros
Básicos
Filtros
Avanzados

Filtros Avanzados:
Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de impr imir por
clientes, y seleccionar el documento deseado.
Deberá seleccionar que tipo de operaciones de

Inventario desea visualizar en el listado, esta
posibilidad extiende el manejo de la información de
una manera amplia y completa. Ejemplo: Si solo
desea obtener las ventas y dentro de las mismas solo
facturas y devoluciones entonces deberá marcar esas
dos únicamente y las demás deberán estar
desmarcadas.
Inventario: transferencia, cargos, descargos y
ajustes de existencia
Compras: ordenes de compra, ordenes de servicio,
compra de mercancía, devoluciones en compra, nota
de entrega proveedor.
Ventas: presupuestos, pedidos, facturas,
devoluciones en ventas, notas de entrega y
apartados.

Estatus de los Documentos:
a2 administrativo está capacitado para guardar y ca rgar las operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de
un lugar a otro de forma fácil y sencilla a trav és de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir
documentos de un tipo a otro:
Tipos de
Documentos
Estatus
Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar
cualquier operación en tránsito y convertirla en factura.
Pendientes: Son todos los documentos guardados.
Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones qu e realizan una venta pero no han sido facturadas, por
ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado.
Anuladas: Todas las transacciones que han sido anuladas.
Tipos de documentos que manejan Status:

· Presupuestos
· Facturas
· Devoluciones
· Notas de Entrega
· Apartados
· Pedidos
Presupuestos Pueden Manejar:
· Pendientes. Este Status indica que no esta completado que fue guardado sin haberlo totalizado.
· Transito. Totalizado pero no facturado.
· Procesadas. Presupuesto totalizado y Facturado
· Anuladas.
Facturas pueden Manejar:
· Pendientes.
· Transito
· Procesadas
Los Pedidos, Apartados y las Notas de Entrega pueden Manejar:
· Pendientes
· Transito
· Procesadas
· Anuladas

Clientes: Posibilidad de emitir el listado por un cliente especifico

Clasificación: Este campo podemos clasificar las retenciones del IVA 75% por pagar y retenido.
Documento: Posibilidad de emitir el reporte por un documento especifico
Usuario: Por un usuario especifico.
Centro de Costo: Por un centro de costo especifico

Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Estadísticas y Proyecciones:
El Módulo de Estadísticas y Proyecciones de a2, es una herramienta poderosa para el estudio de las distintas
variables disponibles por la aplicación y del comportamiento de cada ente en cuestión. Entes que poseen
Estadísticas y Proyecciones:
· Departamentos
· Depósitos
· Inventario
· Zonas
· Clientes
· Vendedores
· Tarjetas de Crédito
· Monedas
· Proveedores
· Bancos
· Conceptos
· Beneficiarios
Estadísticas y Proyecciones
Las Variables Disponibles para los Departamentos son:

Inventario Inicial (Moneda): Cantidad de productos introducidos al momento de crear el producto.
Compras Unidades: Cantidad de ítems de inventario comprados.
Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras.
Ventas Unidades: Cantidad de ítem de inventario vendidas.
Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas.
Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Ventas realizadas.
Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas.
Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido.
Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas.
Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Cargos de Inventario.
Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario. Descargos
Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Descargos de Inventario.
Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario.
Transferencias Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Transferencia
de Inventario. Solo para el Archivo de depósitos.
Transferencias (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Transferencia de
Inventario. Solo para el Archivo de depósitos.
Configuración de Valores:
En la ventana de valores esta dividida en 5 sectores los cuales son:
Años: Muestra los últimos tres años para así poder seleccionar cual de ellos desea graficar.
Periodos: Muestra los nombre de los meses seguidos por los periodos transcurridos, según la configuración hecha a
los mismos en la opción de Títulos y Correlativos.
Operaciones Disponibles: Listado de variables según el ente seleccionado.
Escala: Relación de la escala a utilizar en el gráfico.
Acumulado: Establece la forma de expresar los valores de los periodos seleccionados, los cuales se pueden agrupar
en Periodos, Trimestre, Semestre o Doce Periodos

Posibilidad de manejar 3 años de Estadísticas y

Proyecciones, si se utiliza la opción de cierre mensual
serian 36 períodos (Meses para este caso), pero si se
manejan los períodos anuales manejaría 36 años. Esta en
una de las características más resaltantes de a2 , la
posibilidad de definir los períodos como le sea más
adecuado al usuario, si el manejo de transacciones no es
tan elevado es recomendable los cierres anuales pero si
son de un alto número es necesario el cierr e mensual.
También es importante recalcar que existe la posibilidad
de tener los períodos anuales y hacer cierres de
estadísticas mensuales esta posibilidad la ampliaremos
mas adelante.
Estadísticas y Proyecciones (Operaciones Disponibles)
Acumulado por:
Posibilidad de acumular la información en: Un Período, Trimestre, Semestre, Doce Periodos
Nota: La descripción de los períodos se puede modificar pudiendo de esta manera ponerles el nombre mas
adecuado para su operación, este cambio lo podrá ef ectuar en la opción Títulos y Correlativos.

Títulos y Correlativos (Consecutivos):
Títulos y Correlativos (Descripción de los perí odos)

Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Estadísticas y Proyecciones:
Tipos de Gráficos:
Barra
Barras Horizontales
Área
Torta Nota: El gráfico de tipo Área, representa las barras en forma de cintas, no es
Línea un gráfico de torta o pie.
Puntos
Barra: Barras Horizontales:
Área: Torta:
Línea: Puntos:

Títulos (Gráficos):
Título Visible: Activa el título del gráfico o no.
Pie de Pagina: Muestra o no el Pie de Página.
Abreviar Títulos: Activa la abreviatura de los títulos del eje de las X.
Nota: Al cambiar alguna de las opciones anteriores las mismas no pueden ser cambiadas de nuevo, para hacerlo
cierre el gráfico en el botón de cerrar ventana ubicado en la esquina superior derecha y vuelva a ejecutarlo.
Incluir Promedio:
Esta opción le permite visualizar un promedio de los datos

seleccionados para la elaboración del gráfico.
Incluir Máximo:
Al determinar cual es la escala máxima, le permitir á

diferenciar del resto de los valores.
Incluir Mínimo:
Al igual que la anterior con esta opción sabrá donde se

encuentra el mínimo de los valores.

Menú Varios:
Guardar: Almacena el gráfico actual como un dibujo formato B itmap de Windows *.bmp.
Imprimir: Envía a la impresora el gráfico actual.
Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del gráfico.
Guardar: Imprimir:
Herramientas:
Cuadro de Verificación 3D : Activa o desactiva la visualización 3D, es decir la profundidad del gráfico. Las
siguientes opciones no están disponibles si está de sactivada esta opción.
%3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del gráfico.
Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificación aplica el estado del zoom a los textos del gráfico, de lo
contrario los mismos son mostrados en un solo tamaño.
Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los pará metros de Rotación, Elevación y Perspectiva. En caso
contrario los valores están preestablecidos.
Rotación : Gira el gráfico en sentido de las agujas del relo j.
Elevación : Gira el gráfico en el eje Z.
Perspectiva: Aleja o acerca el gráfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.

Opciones Avanzadas Barra de Herramientas:
Estilo: Forma de las figuras que representan los valores en la gráfica.
· Rectángulo
· Pirámide
· Pirámide Invertida
· Cilindros
· Elipses
· Flechas
· Rectángulos Degradados
Distribución : Forma de representar los valores del eje X, al momento de representar varias variables.
· Ninguna
· Lado: Al lado de otro.
· Apilado: A partir de la segunda variable, empieza su representación donde terminar el valor anterior.
· Apilado 100%: Igual que anterior con la diferencia que se representa a partir del 100%.
Diseño: Tipo de Relleno de las formas seleccionadas en la opción Estilo.

· Sólido
· Transparente
· Horizontal
· Vertical
· Diagonal Atrás
· Diagonal Adelante
· Cruzado
· Diagonal Cruzado
Posición Leyenda : Indica el lugar donde desea posicionar la leyenda del gráfico.
· Sin Leyenda
· Arriba
· Abajo
· Derecha
· Izquierda
Tipo de Marca: Etiquetas de valores representados en cada barra, por defecto no son mostradas, en caso contrario
seleccione de las siguientes opciones.
· No incluir marcas
· Valor
· Porcentaje
· Etiqueta
· Etiqueta y Porcentaje
· Etiqueta y Valor
· Total
· Porcentaje y Total
· Etiqueta, Porcentaje
· Eje X
Tipo de Punto: Solo Disponible para gráficos donde se represente n los valores con puntos.
· Rectángulo
· Circulo
· Triangulo
· Triangulo Invertido

· Cruz
· Equis
· Estrella
Paso a Paso
1. En la ventana de Configuración de Valores, seleccione los mismos según las necesidades.
2. Haga click en el botón Ejecutar para mostrar el Gráfico, en caso contrario presione Cancelar o ESC para Cancelar.
3. En la ventana siguiente se muestra el gráfico en la parte superior y en inferior la barra de herramientas antes
descrita, realice los cambios necesarios hasta lograr los objetivos deseados.
4. Si los valores representados no son los esperados puede cerrar la ventana haciendo click en el botón cerrar en la
esquina superior derecha. Luego vuelva al paso 1.
5. Para terminar hay dos opciones: Guardar o Imprimir el grafico realizado, se recomienda utilizar la primera opción
para usarlo en reportes más elaborados en cualquier procesador de texto.

Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Consolidado:
Reporte que le permite visualizar en un consolidado toda la información de cada uno de los departamentos:
Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costos de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio.
Posibilidad de Exportar la información: (ASCII,

Documento, Excel y Html)
Nota: Se recomienda la utilización de prefijos en los departamentos cuando la codificación de los artículos se
establece de forma automática, de esta manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad. Ejemplo:
Departamentos ANILLOS de una Joyería el Prefijo seria ANI y un consecutivo que los identifique, ANI1, ANI2
Como configurar los Prefijos en los Departamentos para la Codificación del Inventario:
Paso a Paso:
1-Entrar en el Módulo de Sistemas (USUARIOS):

2-Seleccionar del Menú de Opciones Archivo - Títulosy Correlativos (Consecutivos):
Menú de Opciones Módulo de Usuarios
Se debe oprimir el botón Modificando Registros.
Modificando Títulos y Correlativos
En la etiqueta denominada Código se debe activar la generación de códigos automáticos como lo muestra la figura.

3.- Acceder al Módulo de Administración de Usuarios (a2 Sistema):
¿Cómo acceder al Módulo de Usuarios denominado a2 S istema? Para ejecutar el Módulo de

Administración de Usuarios, deberá ubicar en el directorio raíz de la aplicación el archivo. (a2Sistema.Exe)
Ejecutar el módulo de Administración de Usuarios u bicado en el directorio raíz de la aplicación.

Presionando el archivo denominado (a2Sistema.Exe).

Nota: El instalador no crea un acceso directo al módulo de administración de Usuarios para evitar el uso indebido
del módulo por parte de usuarios inexpertos.
Acceder el módulo a través del usuario Master y la clave por defecto 1234
Nota: La clave que por defecto tiene asignada el usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas
las versiones de a2.
Oprimir el botón denominado Usuarios:
Módulo de Administración de Usuarios del Sistema
4-Configuración de Usuarios: Se debe seleccionar al usuario que tiene los permisos, para poder Modificar las
formas y su configuración, como la es en este caso el incluir en la forma de la ficha de departamentos el campo

denominado PREFIJO, deben ser elaboradas por personal técnico preparado para este fin ya que pudieran dañar la
aplicación, recomendamos sean elaboradas por un asesor a2.
Configuración de Usuarios
5-Información de Usuarios Registrados en a2 Sistema Módulo de Usuarios: Seleccionamos el usuario que tiene
el permiso (Autorización):
Información de Usuarios Registrados
6-Configuración de Usuario: Una vez seleccionado el usuario, estamos en el proceso de editar sus datos y
configuración. El paso siguiente es seleccionar la etiqueta denominada MENUS

Configuración de Usuarios
7-Configuración de Usuarios Opción Menú: En esta ficha podemos visualizar varias opciones la que nos interesa
para este caso es primero seleccionar la forma departamentos y luego presionar el botón CONFIGURAR

Configurar las Formas
En el recuadro azul nos indica las formas disponibles que posee la aplicación en el Módulo Administrativo:
Formas Disponibles:
· Departamentos
· Inventario
· Depósitos
· Proveedores
· Clientes
· Autorizados
· Tarjetas (de Crédito)
· Zonas
· Vendedores
· Bancos
· Conceptos
· Beneficiarios
Para nuestro caso seleccionamos la forma de departamentos ya que es en esa ficha donde incluiremos la posibilidad
de manejar los prefijos por departamentos, una vez seleccionada oprimimos el botón configurar.
8-Editando la forma de Departamentos: Visualizamos dos Ventanas, la ficha de departamento y la indicada como
Recursos de Usuarios.

Editando una forma Campos Disponibles
Para incluir campos al área de formato, seleccione la pestaña Campos Disponibles, donde se muestran todos los
campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrástrelo hacia la forma.
· Clasificación
· Código
· Descripción
· Descripción Detallada
· Manejo de Depósitos
· Ofertas y Presentaciones
· Prefijo
· Psicotrópicos
· Seriales
· Status
· Tipo de Costo
· Vencimientos
Nota: Si necesita agregar algún campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad el campo en
la tabla correspondiente a la forma. Esto se realiza en el módulo usuarios, opción Datos de la Empresa, pestaña
Datos Básicos, botón Configurar.
Para nuestro caso la variable denominada Prefijo es la que queremos incorporar a la forma de departamentos de
inventario, ahora debemos ubicarnos en esa variable en la ventana de recursos del usuarios, podemos

posicionarla en la forma pero antes debemos por cuestiones de estética hacerle un espacio ya que si observan no se
tiene, para eso simplemente nos ubicamos en la parte inferior de la forma y con el Mouse presionamos el botón del
mismo la bajamos hasta conseguir un espacio adecuado para poder incluir la variable.
Forma Estándar Departamentos
9-Inclusión campo Prefijo:
Botón del Mouse en el

campo Prefijo y
arrastrar hasta la forma
Incluyendo Campo en la forma
Al seleccionar un objeto o hacer click en un área l ibre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos)
automáticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades

Nos posicionamos en la variable Denominada Prefijo y con el botón del Mouse presionado arrastramos el campo
prefijo hasta el espacio inferior que establecimos inicialmente.
Campo Prefijo incluido en la forma
10-Propiedades de los campos: En la pestaña Propiedades, el usuario es capaz de personalizar las características
de cada uno de los campos:
Los campos tienen las siguientes características, dependiendo de su tipo de dato:

Para campos textos:

Altura: Altura de la línea del campo.
Ancho: Ancho del campo.
Borde Superior: Altura de posición del campo con respecto al borde de la regla.
Color: Cambia el color del campo.
Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el módulo administrativo.
Fuente: Características de la letra.
Izquierdo: Posición del campo con respecto al borde izquierdo.
Longitud Máxima: Número máximo de caracteres que acepta el campo. En esta opción se modifica la longitud de los
Códigos.
Máscara de entrada: Determina cómo lucirán los datos en la pantalla y qué tipo de dato puede ser introducido. En
este caso, obliga a colocar el texto en mayúsculas, en minúsculas o normal (combinación de ambas).
Mensaje: Comentario que se muestra al señalar el objeto o su etiqueta.
Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado.
Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando está activo.
Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la tecla
Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botón secundario o derecho
del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de selección y se muestra el siguiente cuadro,
el cual se puede modificar:
Posición etiqueta X : Posición horizontal del nombre del campo, con respecto al campo.
Posición etiqueta Y : Posición vertical del nombre del campo, con respecto al campo.
Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo.
Título ayuda: Título con mayor capacidad de descripción, no se muestra.
Título etiqueta: Nombre del campo.
Presentación : Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Selección múltiple, Combo y
Simple texto. Selección múltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:

Para nuestro caso de incluir los Prefijos en los Departamentos solo veremos la propiedad Orden de entrada se
refiere al orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo. Las otras opciones serán explicadas
con mayor detalle en el Manual de Usuarios.
Botón Derecho del Mouse:
Orden de entrada de los campos
Para el campo Prefijo el orden de entrada es 5 como lo indica la figura para determinarlo se debe seleccionar el
campo en este caso campo denominado Prefijo y luego indicarle el orden en la propiedad Orden de Entrada
Propiedades de un Campo

Para aceptar (grabar el cambio efectuado en la propiedad Orden de Entrada debe presionar el icono que se
encuentra en la parte superior
11-Guardar los cambios efectuados en una forma:
Debemos tener la consideración de que si los cambios que para este caso
fue el incluir el campo Prefijo en la forma de departamentos serán: Igual
para todos los usuarios o único para el usuario queeditamos. Esto nos
permite elaborar modificaciones de las formas para usuarios particulares es
decir solo serán visto por ellos, p ara el caso de que la forma se guarde
como Forma General esos cambios son vistos por todos los usuarios.
Seleccionamos la opción Forma General y presionamos el botón grabar.
Ahora la forma de departamentos quedo de la siguiente manera:
Campo Prefijo Incluido

en la Forma de
Departamentos de
Inventario

Pasos para Manejar los Prefijos en el Inventario:
1. Entramos el la ficha de los departamentos.
2. Creamos un departamento con el nombre de Anillos.
3. Incluimos en el campo Prefijo el nombre ANI.
4. Grabamos el departamento.
5. Entramos en la ficha del Inventario.
6. Creamos un ítem del inventario en donde su departamento será el creado como “Anillos”, este articul o lo
denominaremos “Anillo de Graduación Universitaria” como lo muestra la Figura.
Archivo de Inventario, Campo Prefijo
7. Lo Guardamos (Grabamos) y este automáticamente e s guardado con el prefijo ANI 1, los próximos ítems que
se registren en el inventario para ese departamento generaran de manera automática los códigos: ANI 2, ANI
3, ANI 4……..
Esta es una opción muy útil para crear los códigos en el inventario y poder visualizarlos. Se recomienda la utilización
de prefijos en los departamentos cuando la codificación de los artículos se establece de forma automática, de esta
manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad.
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Depósitos de Inventario (BODEGAS):
Formulario para la caracterización de los depósitoso sitios donde se almacenan o disponen los productos para su
venta o almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al
existir movimientos de artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también
quedan desactivados, en este estado, los artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de
transferencia de inventario.
Archivo de Depósitos
Nota: Si sólo utiliza un depósito, la aplicación asume una única bodega, el cual no necesita ser creado.
Automáticamente la aplicación no permite realizar Transferencias de Existencias (Menú de Inventario op ción de
Transferencias).
Paso a Paso:
Crear o Modificar:
1. Haga click en el botón Incluir en la barra de botones para crear un depósito
2. Haga click en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información.
3. Edite el registro actual.
4. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar Para salir, presionar el botón Salir.
Eliminar:
1. Haga click en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito.
2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.
3. Haga click en el botón Salir.

Menú Mantenimiento.-Productos por Depósito: (Depósitos) :
Esta opción presenta los productos del inventario que contiene el Depósito que se esta Modificando. Para este caso
específico en el Deposito Almacén existen estos ítems:
Productos por Deposito (Bodega)
Una vez seleccionado alguno de los Ítems que la ventana despliega, se activará la opción de Detalle con esta podrá
obtener información adicional para ese artículo del inventario:
Opción Detalle Depósitos (Bodega)

Opción Detalle.- Costos y Precios Ítem del Inventar io (Depósitos) :
La información que se puede apreciar en esta ventana viene de los datos que se generan en los procesos
administrativos y puede ser visualizada desde la ficha de inventario, desde archivo de depósitos no puede ser
modificada, solo se podrá visualizar. Es decir tod as estas opciones que nos presenta el botón de Detalle son solo
para consulta.
Nota: Todos estos campos serán explicados en la ficha d e inventario, pero es muy importante el conocer que se
puede obtener información detallada desde la ficha de Depósitos para un Ítem en particular.
Impuestos
(IVA)
Costos
Precios de Ventas
Redondeo
Precios de
Venta
Utilidad
Precio 1

Opción Detalle.- Existencia Ítem del inventario (Depósitos) :
Nota: Todos estos campos serán explicados en la

ficha de inventario, pero si es muy importante el
conocer que se puede obtener información
detallada desde la ficha de Depósitos
Opción Detalle.- Sustitutos Ítem (Depósitos) :

ficha de inventario, pero es muy importante el
conocer que se puede obtener información detallada
desde la ficha de Depósitos
Fig. 75, Sustitutos de Inventario
Opción Detalle.- Ofertas y Presentaciones Ítem de i nventario (Depósitos) :

ficha de inventario, pero es muy importante el conocer
que se puede obtener información detallada desde la
ficha de Depósitos

Opción Detalle.-Seriales de ese ítem (Depósitos) :
Nota: Todos estos campos serán explicados en la ficha d e inventario, pero si

es muy importante el conocer que se puede obtener información detallada
desde la ficha de Depósitos
Opción Detalle.- Proveedores Ítem (Depósitos) :
Opción Detalle.-Operaciones de Inventario Ítem (Depósitos) :
Recuerde que tiene la posibilidad de poder utilizar la

función de filtro que fue explicada anteriormente. Así
como poder exportar la información generada en el
reporte.
Para más información sobre la opción Operaciones
de Inventario Ver Operaciones

Opción Detalle.- Estadísticas y Proyecciones Ítem (Depósitos) :
El poder visualizar tanto las estadísticas y las

proyecciones, donde también podrá elaborar un gráfi co
de un ítem particular dándole la posibilidad de ver como
se ha comportado en referencia a todas las opciones
disponibles explicadas anteriormente.
Para más información Ver : Estadísticas.
Opción Detalle.- Código Único Asociado Ítem (Depósitos) :
Es una utilidad muy práctica que sirve para relacio nar uno o más
códigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser
aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a
productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y
presentaciones.
Esta característica será explicada con mayor detall e en la Ficha
de Inventario.

Menú Mantenimiento.- Operaciones de Inventario(Depósitos)
Filtros Básicos:
Reporte de Operaciones de Inventario (Depósito) :

Se puede visualizar con este reporte todos los movimientos de inventario que seleccionamos en el botón filtrar-
avanzado, en donde se especifica todas las transacciones que deseamos sean contempladas para la elaboración del
mismo.
Filtros Avanzados:
Filtros Avanzados Operaciones de Inventario Depósit os

El resultado es que obtendremos un reporte que considerará los datos de las siguientes transacciones
seleccionadas:
Inventario
· Transferencias
· Cargos
· Descargos
· Ajustes de existencias
Compras
· Compras de Mercancía
· Devoluciones en Compra
· Notas de Entrega Proveedor
Ventas
· Facturas
· Devoluciones en Venta
· Notas de Entrega Clientes
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Inventario
En este formulario se caracterizan todas las especificaciones de los productos y servicios del inventario, partiendo del
código el cual debe ser único y mnemotécnico.
Ficha de Inventario
Para tal fin hay varias consideraciones para formular un código apropiado para los artículos, a continuación se listan
varios casos en donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario:
a) Existencia de códigos de barras en la mayoría o buena parte del inventario.
b) Inventario bajo en cantidad de ítems pero con alta rotación. Usar códigos mnemotécnicos.
c) Inventario extenso en cantidad de ítems con alta rotación. Usar el método de prefijos por departamentos más
numeración en relación a su ubicación en estantería.
d) Inventario extenso en cantidad de ítems con baja rotación. Usar numeración automática de la aplicación o
rellenado automático.
El departamento a utilizar debe ser acorde con las características propias del artículo.
La descripción del producto debe ser corta y específica, ya que se imprime en los documentos de ventas.
Las especificaciones básicas del producto están com pletas, no obstante hay otra serie de características que
dependiendo del tipo de negocio serán útiles o no c omo por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el menú
de detalles y en la barra de botones está la opción proveedores que muestra un listado de ellos con las últimas
compras realizas con sus características básicas co mo son: Fecha, No. de Documento, cantidad, costo total,
moneda y factor de cambio.

Otras Características:
Unidad: Expresa el nombre de la unidad básica de venta de l producto. Ej.: un refresco su unidad es botella.
Moneda: Unida monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicación, indica el uso de
multimoneda.
Comisiones: Si el producto tiene comisión por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificación y se escribe
la cantidad en moneda o porcentaje. En caso de existir un único vendedor responsable de la ven ta del producto se
especifica el mismo.
Existencia con decimales: Son artículos cuya comercialización viene expresada en unidades no enteras,
ejemplo: en charcuterías, joyerías.
Activo: Como su nombre lo indica, si está disponible o no para la venta.
Fecha de Creación : Por defecto se coloca la fecha actual, pero puede ser cambiada.
Garantía: Tiempo de garantía del producto expresado en meses.
Peso: Se utiliza para aquellos productos donde su peso incide directamente en su costo, por ejemplo, en una joyería,
donde sus artículos varían de precio según su peso.
Capacidad o Contenido: Aplica en el caso de productos donde su unidad bá sica puede dividirse para su
comercialización. Ej.: En el caso de la Farmacia San José, todas las medicinas que puedan venderse tanto en caja
como en tabletas, debe especificarse el contenido de las mismas.
A continuación se procede a establecer las características anexas presentadas en el menú de Detalles, cabe
destacar que no todas las opciones aplican, todo depende del departamento involucrado en la operación.

Menú Mantenimiento.- Funciones Específicas de la Ficha de Inventario
Opción Archivo Opción Detalle

Forma de Forma de
Inventario Inventario
Costos y Precios (Inventario):
La aplicación tiene la capacidad, a razón de un solo costo, de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario
utilizarlos todos, en la Opción Títulos y Correlativos (Consecutivos) ubicado en el menú pri ncipal (SISTEMA) se
ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los nombres para cada tipo de precio.

Títulos y Correlativos ó Consecutivos (Sistema):
En la pestaña definida con el nombre Inventario de esta opción Títulos y Correlativos encontrara la posibilidad de
manejar hasta 6 Tipos de precios de venta, al posicionarse en algunos de ellos podrá cambiar su descripción así
como también el poder eliminarlo al hacerlo no se visualizará en ninguna parte de la aplicación.
Títulos y Correlativos Inventario-Precios
Es muy importante conocer con exactitud la forma en la cual se utilizarán los tipos de precios y los m árgenes de
ganancia para cada uno. Para tal fin es recomendable reunirse con la administración de la empresa para
establecerlos. Aunque los precios se pueden estipular directamente sin tener que colocar el porcentaje de ganancia,
es más práctico para fines administrativo s y financieros utilizar estos últimos.
Costos y Precios
En el caso de los servicios, si deja el costo en cero, el costo del servicio se calculará automáticame nte al momento
de la transacción basado en el porcentaje de utilidad del precio. Si el porcentaje es cero, el costo del servicio es igual
al precio de venta.

Un ejemplo de tipos de precios: Precios al por Mayor, Precios al Detal y Precios Tarjeta de Crédito. También podría
establecerse un precio para amigos de la empresa donde los márgenes de utilidad sean mínimos.
Se manejan tres tipos de costos: Simple, Lote y Compuesto.
Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo varía en cada compra, pero no son
clasificables por algún tipo de seña, la aplicación aplica los promedios a partir de la segunda compra del artículo, ya
que para la primera vez no tiene ningún sentido.
La operación es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el
promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los márgenes de utilidad introducidos ya sea de
manera directa o al colocar el precio manualmente.
La pantalla o formulario está dividido en tres part es: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el
porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificación de exento y el impuesto no aplica. En los
tipos de precios se fijan los precios que se manejarán en toda la aplicación en una presentación de páginas.
Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el
cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio.
Paso a Paso:
1. Utilice el teclado numérico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de
texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratón sobre la misma.
2. Cada pestaña con nombre es un tipo de precio, haga click en cada una para ir cambiando la misma, o puede
ubicar con la tecla tabulador el cursor en el título de la página, y moverse entre ellas con las tecla s de movimientos.
3. Para terminar haga click en el botón de Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.
Costo Promedio (Inventario):

Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo varía en cada compra, pero no son
clasificables por algún tipo de seña, la aplicación aplica los promedios a partir de la segunda compra del artículo, ya
que para la primera vez no tiene ningún sentido.
La operación es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el
promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los márgenes de utilidad introducidos ya sea de
manera directa o al colocar el precio manualmente.
Costo e Impuesto (Inventario):
Si el ítem es un
articulo exento
es decir no
maneja IVA se
debe tildar
como exento.

Tipos de Precios de Ventas Basados en Costo Promedio (Inventario):
La pantalla o formulario está dividido en tres part es:

costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se
coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el
cuadro de verificación de exento y el impuesto no aplica.
En los tipos de precios se fijan los precios que se
manejarán en toda la aplicación en una presentación de
páginas.
Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el
cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio.
Paso a Paso:
texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratón sobre la misma.
2. Cada pestaña con nombre es un tipo de precio, haga click en cada una para ir cambiando la misma, o puede
ubicar con la tecla tabulador el cursor en el título de la página, y moverse entre ellas con las tecla s de movimientos.
3. Para terminar haga click en el botón de Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.

Redondeo de Precios de Venta (Inventario):
Para el cálculo numérico, en toda la aplicación se establece la forma de presentación de los números, las cuales se
puede seleccionar entre las siguientes:
Nota: Cada vez que cambie

el tipo de redondeo se
afecta el margen de
ganancia, para hacer los
cálculos más transparentes.
Sin Redondeo: Presentación sin formato, se muestra el número tal cual sea el cálculo.
Sin decimales: Formato con cero en los decimales, para este tipo la aplicación lleva a pérdida los céntimos
producto del cálculo previo, ya que son quitados. E j.: 3503,50 --> 3503.00
Cinco Céntimos: Suma 5 céntimos a los decimales expresados en el cálculo. Ej.: 3503,5 --> 3504,00
Unidad Superior: Al resultado inicial lo lleva a la unidad entera siguiente. Ej.: 3503,50 --> 3504,00
Cinco Unidades: Suma 5 unidades en la parte entera del valor inicial. ej: 3503,50 --> 3508.50
Decena Superior: Lleva el valor inicial al múltiplo de 10 más cerc ano que termine en cero por arriba. Ej.: 3503,50 -
-> 3510,00
Centena Superior: Lleva el valor inicial al múltiplo de 100 próximo superior con terminación en cero. Ej.: 3503,50 - ->
3600,00

Precios de Ventas Basados en Costo por Lote (Inventario):
Para los productos que manejan lotes de producción es muy importante saber los datos exactos de ellos, para así
llevar control de los datos de manufactura anexos tales como fecha de vencimiento y otros parámetros q ue limiten de
alguna forma el uso o la venta de los artículos.
En el caso ejemplo de la Farmacia, se utiliza para todos los medicamentos, ya que estos poseen fecha de
vencimiento asociada al lote de producción y es muy importante saber que productos están vencidos o no para
venderlos.
En los productos clasificados por lotes solo se maneja un único tipo de precio, en el caso de querer t ener otros tipos
de precio, debe activarse la opción de descuentos al momento de la facturación. Por otra parte, si desea vender el
artículo en unidades sueltas (Ej.: en los medicamentos suministrados en tabletas o pastillas pero empaquetados en
cajas y se desea vender tanto en cajas como en tabletas) configure las presentaciones del mismo. Para ver más
detalles de Ofertas y Presentac iones.
Paso a Paso:
Para modificar un lote existente solo haga doble click sobre el nombre del lote en la lista ubicada en la parte superior
izquierda. Haga los cambios necesarios y luego presione el botón Grabar.
1. Introduzca el costo y fecha de vencimiento en la parte superior derecha.
2. Introduzca el porcentaje de utilidad o coloque el precio directamente en el cuadro de texto titulado "Sin impuesto".
3. Escriba el nombre del lote en el cuadro de texto titulado "Lote".

4. Haga click en el botón de Incluir.
5. Si no existen más lotes, haga click en el botón Salir.
Costos
por
Lote
Precios Basados en Costo por Lote

Precios de Ventas Basados en Productos Compuestos (Inventario):
Los productos compuestos se utilizan para unir varios artículos del inventario en uno. Se puede simular un proceso
de manufactura.
Nota: Es necesario registrar previamente un departamento que maneje los productos compuestos, una vez
dado este paso, podrá elaborar un ítem del inventar io que estará conformado por varios artículos asignándole
ese departamento registrado. El no hace rlo no le activará el botón de partes del compuesto y será un
producto simple.

Paso a Paso:
texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratón sobre la misma. Para modificar o crear los artículos que
integran el producto compuesto, haga click en el botón titulado "Partes Compuestos".
Partes del Producto

Compuesto.
Donde mostrará la siguiente pantalla.
Incluir Partes
del Producto
Compuesto.
2. Seleccione en la lista de productos en la parte izquierda abajo, el producto luego presione el botón titulado
"Incluir", para eliminar algún artículo de la lista haga click sobre él y luego presiona el botón de "Borrar.

3. Repite el paso 2 tantas veces como sea necesario, al terminar haga click en el botón de "Salir" para volver a la
pantalla anterior.
Lista de Productos de Inventario, Productos Compuesto
4. Cada pestaña es un tipo de precio (Precio 1……Pre cio 6), haga click en cada una para ir cambiando los mismos,
o se puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el título de la página, y moverse entre ellas con las teclas de
movimientos izquierda y derecha.
5. Para terminar haga click en el botón Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.

Existencias (Inventario):
Los parámetros para el manejo de existencia de la a plicación se realiza a través de cuatro preguntas de simple
respuesta, pero muy importantes para poder controlar los mínimos, máximos y datos de la reposición de mercancía.
Mínimos: límite inferior de cantidad de artículos que debe haber en existencia, lo cual servirá para preparar nuevas
compras.
Máximos: Su utilidad es que al momento de hacer una compra no se exceda de los requerimientos de la empresa.
Días de Entrega de Mercancía: Cantidad de días para reponer mercancía desde el momento de emitir la orden de
compra.
Número de Compras al Año:Estimado de compras a realizar al año.
Las dos zonas superiores son información relacionada al producto, como: cantidad de unidades del producto en
Órdenes de Compras, Pedidos y Apartados en tránsito , los cuales no han tocado realmente el inventario, es decir,
los tres documentos mencionados no implican modificación al inventario ya que éstos son simples transacciones que
expresan una intención de compra (Órdenes de Co mpra) o de venta (Pedidos y Apartados).
Cuando los documentos son procesados por completo (Ordenes de Compra a Compra de Mercancía, Pedidos y
Apartados a Facturas) estos contadores cambian con una tendencia a cero, lo que significa no tener artículos en
tránsito.
En la parte derecha se encuentra el total de rubros del artículo, además del costo que involucra este total.

En la parte superior de la pantalla se desglosa por bodega la existencia distribuida entre las mismas.
Cuando el sistema no tiene existencias es decir se crean por primera vez los ítems que conformaran el inventario se
puede cambiar la columna de existencia a través de esta pantalla de esta forma se establece el Inventario Inicial del
producto, es muy importante conocer que esta opción solo estará disponible para esa primera carga inicial del
inventario, una vez efectuada dicha carga no se podrá cambiar las existencias desde la mis ma, estas se verán
afectadas por los procesos administrativos ta les como Compras, Ventas, Devoluciones, Descargos, Cargos,
Transferencias, Apartados y Pedidos con la finalidad de poder llevar procesos administrativos transparentes y
acordes con la contabilidad de la empresa.
Se entiende por inventario inicial aquel establecido como tal en el Balance General del último año fiscal procesado, o
el que presentaba para el momento de la puesta a punto de la aplicación, cabe destacar que en este documento se
expresa el inventario en función del costo del mismo y no en cantidades, por lo cual debe existir un reporte que las
especifique.
Nota: Para efectos meramente administrativos se puede tomar como inventario inicial aquel conteo físico
realizado para una fecha cualquiera.
Paso a Paso:
1. Para cambiar la existencia por bodega haga doble click sobre la celda de existencia.
2. El resto de los datos de pantalla, simplemente se introduce las cantidades con el teclado.
3. Haga click en el botón Aceptar.

Existencia-Inventario por Depósitos Productos Simpl es Costo Promedio:
Existencia por Depósito (Bodega)
Maximizado:
Existencia por Depósito Bodega (Maximizado)

Existencia-Inventario por Depósitos Productos Matri ciales (Tallas Y Colores):
Existencia por Deposito (Bodega) Tallas y Colores
Maximizado:
Existencia por Deposito (Bodega) Tallas y Colores (Maximizado)

Existencia-Inventario por Depósitos Productos LOTES :
Existencia por Deposito (Bodega) Producto por Lotes
Maximizado:
Existencia por Deposito (Bodega) Lotes (Maximizado)

Sustitutos (Inventario):
En el caso de empresas donde su gama de artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes
distintos, la aplicación es capaz de almacenar los artículos con sus similares. De esta manera, en el momento de
realizar la venta cuando la disponibilidad del producto seleccionado es insuficiente se tiene las opciones de sus
similares.
Nota: Para realizar la configuración de sustitutos debe haberse incluido en el inventario los artículos, para así
poder encontrarlos en la lista.
Paso a Paso:
1. En la lista de artículos en la parte inferior izquierda, busque el artículo similar al que esta configurando.
2. Haga click en el botón Incluir.
3. Para borrar similares o sustitutos ya incluidos en la lista simplemente haga click sobre él y luego en el Botón Borrar.

Ofertas y Presentaciones (Inventario):
Ofertas: La posibilidad de elaborar ofertas en la aplicación es una de las bondades más resaltantes además de ser
bastante flexible y fácil de configurar, en est a pantalla o formulario se lista con detalle la(s) oferta(s) del producto.
Ofertas Opciones Básicas.-

Para parametrizar la promoción primero se establece el Tipo, el cual puede ser: Precio o Descuento, la diferencia
radica, en la primera se proporciona al sistema un porcentaje, para hacer aplicado al precio del producto y el segundo
simplemente se estipula el precio de forma manual.
Tipo: Precio ó Descuento:
A continuación se parametriza toda la oferta, desde el nombre de la misma hasta el hecho de estar o no activo,
existen varias consideraciones a tomar en cuenta, el cuadro de texto titulado "Unidades Descarga", expresa la
cantidad real a descontar del producto cada vez que aplica la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sería 2.

Oferta Tipo Precio:

Se establece una oferta en base al precio de venta al público, para esto es necesario seleccionar el t ipo de oferta
opción oferta, para este caso es (2 por el precio de uno)
Oferta del Tipo

PRECIO
Se debe
Indicar el
Precio de la
Oferta
Unidades que
Descarga

Oferta Tipo Descuento (Inventario):
Al seleccionar el Tipo Descuento, se requiere establecer el monto del descuento.
Nota: El nombre debe ser explícito ya que este será Observe que para el caso de las ofertas
el visualizado al momento de la venta. tenemos dos opciones elaboradas:
1.- 15% de descuento
2.- 2 Por el Precio de uno
La característica de Exclusivo es para establecer una oferta o varias de ellas como las únicas
opciones de los productos en la lista de búsqueda d e productos al momento de procesar un
documento en ventas. Al activar una oferta exclusiva solo se muestra esta y no los distintos precios
que el artículo tenga establecidos
Nota: Al establecer varias ofertas de un mismo producto se mostrarán todas siempre y cuan do ninguna
esté marcada como exclusiva, ahora si existen varias marcadas serán presentadas en orden de amiba
hacia abajo tal cual se ven en esta pantalla.
El campo de comisiones especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta en particular. Para más
opciones haga click en el botón Avanzado ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Opciones Avanzadas Ofertas (Inventario):
Aquí se puede llevar la oferta a un nivel más espec ífico, en función del tiempo. Los parámetros variables son: Rango
de fecha en el cual la oferta podrá ser usada por el departamento de ventas además el horario po r día. En el cuadro
de opciones de "Día de la Semana", seleccione los días o el día que esté activa la oferta.
Opciones Avanzadas Ofertas
Por último, especifique la cantidad límite de unida des básicas de la oferta, adicional a este se puede establecer un
tope en moneda en al cuadro de texto titulado "Ventas a la Fecha". La finalidad de estas características es de
controlar el departamento de ventas a través de la aplicación, al cumplirse cualquiera de los parámetr os establecidos
la oferta se inactiva automáticamente.
Paso a Paso:
1. Escriba el nombre de la oferta en el cuadro de texto titulado "Descripción".

2. Seleccione el tipo de Oferta y las otras características explicadas anteriormente.
3. Haga click en el botón "Avanzadas" en caso de utilizarlo, sino vaya al siguiente paso.
4. Haga click en el botón "Grabar"
5. Si no hay más ofertas, haga click en el botón "Salir", de lo contrario regrese al paso 1.

Presentaciones:
Tipos de Presentaciones.- Unidad Completa y Detallada:
Presentación.- Unidad Completa:
Para este caso se ha elaborado una presentación que esta conformada por dos piezas pero en el inventario esta
registrada como una sola siendo esta una promoción de nuestro proveedor de aspirina para niños, que incluye un
termómetro. (Aspirina + Termómetro).

Presentación.- Detallada:
Para el caso de una presentación detallada, lo que la aplicación le permite hacer es separar en unidades, es decir el
empaque de aspirina para niños que tiene una capacidad de 24 pastillas y hemos elaborado una presentación que
nos permite facturar una pastilla. Pudiendo hacerlo para conformar lo que se denominan
Presentación Detallada tipo Blister . Ejemplo: si la caja contiene un total de 24 pastillas en 3 blisteres de 8
pastillas cada uno, se pudiera elaborar una presentación llamada blister de ocho pastillas. La diferencia seria en que
las unidades que descarga serian 8 en vez de una como en el caso de la presentación denominada Pastilla.
Cuando se manejan
presentaciones que
manejan los ítems de
forma detallada, es
importante indicarle a la
aplicación en la opción
Títulos y Correlativos
(Consecutivos) que
puede manejar en el
modulo de ajustes por
inventario operaciones
con detallados, como lo
indica la figura
Títulos y Correlativos (Ajustar Existencia Detallada)

A continuación se parametriza toda la presentación,desde el nombre de la misma hasta el hecho de estar o no activo,
existen varias consideraciones a tomar en cuenta, el cuadro de texto titulado "Unidades Descarga", expresa la
cantidad real a descontar del producto cada vez que aplica la presentación, por ejemplo en caso de Pastilla seria (1)
una.
Parámetros para las Presentaciones

Presentación Detallada (Ejemplo Pastilla):
Presentación
Detallada

El costo de la caja de aspirina para niños es de 8.000 como lo indica la figura, siendo el precio de venta al publico
fijado para la caja completa de 11.400, ahora en la presentación llamada Aspirina que se pretende trabajar en forma
detallada es decir la venta de una aspirina, el costo de una seria 8.000 entre 24 unidades que contiene la misma
siendo este 333,33.
Costo y Precio Lote Aspirina
De manera automatica el sistema propone el precio de venta en 476 siendo este el resultado que nos da dividir
11.400 entre 24.
Opciones Avanzadas Presentaciones

Para el caso de una Presentación denominada Blister tendríamos lo siguiente:
Si el precio de venta al publico es de 11.400 y la presentación que se desea configurar es de un blister que contiene 8
pastillas en precio de venta seria 476 multiplicado por ocho 3.808, pudiendo este ser modificado por cualquier otro
podría ser menos o más quedaría a cr iterio del usuario.
Presentación
Detallada
(Tipo Blister)
Presentación Tipo Blister

Una vez creado los diferentes tipos de presentaciones el sistema le permitirá la posibilidad de poder seleccionar a la
hora de facturar el tipo de presentación que para ese momento el cliente desea. Observe que se despliegan las
diferentes presentaciones: Aspirina + Termómetro, Blister o Pastilla.
Modulo de facturación selección tipos de presentac iones.
Facturación Presentaciones
La aplicación maneja cada una de las presentaciones elaboradas como Precios diferentes de ese ítem esto lo podrá
visualizar en el módulo de facturación al momento de seleccionar el precio de venta es decir en el campo PRECIO.
Esta es una de las bondades mas resaltantes de la aplicación ya que le amplia las diferentes alternativas que puede
tener para facturar un producto del inventario, además que le permitirá tener el control de las operaciones de
inventario específicamente de las ventas unidades tanto por caja como detallado.

Facturas Elaboradas con las diferentes Presentaciones y como las maneja la aplicación:
Transacciones de Ventas:
Demo, C.A.
Fecha: 13/07/2004
Hora: 11:27 a.m.
Pág.: 1
Transacciones de Ventas
Desde: 13/07/2004
Hasta: 31/12/2004
Agrupadas por: Detallar cada transacción
Operaciones: Facturas
Status: Procesadas.
Utilidad expresada en: Costo Promedio
Fecha Documento Monto Bruto IVA. Contado Crédito Costo Utilidad %Utilidad
13/07 F00000014 11.428,00 0,00 11.428,00 0,00 8.000,00 3.428,00 30,00%
13/07 F00000015 16.500,00 0,00 16.500,00 0,00 8.000,00 8.500,00 51,52%
13/07 F00000016 3.808,00 0,00 3.808,00 0,00 2.666,67 1.141,33 29,97%
13/07 F00000017 476,00 0,00 476,00 0,00 333,33 42,67 29,97%
Producto Aspirina para Niños

13/07 F00000014 11.428,00 0,00 11.428,00 0,00 8.000,00 3.428,00 30,00%
Presentación Aspirina + Termómetro

13/07 F00000015 16.500,00 0,00 16.500,00 0,00 8.000,00 8.500,00 51,52%
Presentación Blister
13/07 F00000016 3.808,00 0,00 3.808,00 0,00 2.666,67 1.141,33 29,97%
Presentación Pastilla
13/07 F00000017 476,00 0,00 476,00 0,00 333,33 42,67 29,97%

Como maneja la aplicación las diferentes presentaci ones elaboradas al momento de la
facturación:
Producto Aspirina para Niños:

13/07 F00000014 11.428,00 0,00 11.428,00 0,00 8.000,00 3.428,00 30,00%
Factura # F00000014, del Producto Aspirina para Niños, este tiene un con costo por lote y por concepto de su venta
generó un margen de rentabilidad de 3.428 (30%) como se estableció en la ficha del mismo.
Costo = 8.000
Utilidad
3.428 (30%)
Precio de Venta al Público

11.420
Costo por lote Ítem Aspirina para niños
Si el precio de venta es de 11.420 y el costo de 8.000 el margen de ganancia ó utilidad es 3.428 con lo indica la Fig. .
Siendo este el producto por lote base en donde se crearon las diferentes presentaciones.

Presentación Aspirina + Termómetro:
13/07 F00000015 16.500,00 0,00 16.500,00 0,00 8.000,00 8.500,00 51,52%
Factura # F00000015, de la Presentación Aspirina + Termómetro del producto de inventario Aspirina para Niños.
Obsérvese es una
presentación del
tipo Unidad
Completa por lo
tanto se manejará
con los parámetros
definidos en el costo
por lote del producto
Aspirina para Niños,
siendo su costo de
8.000, pero con el
precio de Venta al
Público de 16.500
este genera un
margen de
rentabilidad de
8.500 (51,52%).

Presentación Blister:
13/07 F00000016 3.808,00 0,00 3.808,00 0,00 2.666,67 1.141,33 29,97%
Factura # F00000016, de la Presentación Blister del producto del inventario Aspirina para Niños.
Para este caso de un Blister el tipo de presentación debe ser detallada, ya que si se observa en la Fig.
Las unidades que descarga son 8, de un total que contiene la caja de 24 pastillas.
Siendo su precio de venta al público de 3.808 (11.4 20 / 24 = 476 X 8 que contiene el blister obtenemos
3.808).
Lo importante es conocer que los costos cuando son presentaciones detalladas son calculados por la aplicación en
base a la cantidad de que se coloca en las unidades que descarga. Pudiendo apreciar que para este caso de un
Blister que contiene 8 pastillas siendo su costo unitario de 2.666.67.
Costo Caja de Aspirina para Niños que contiene 24 pastillas es de 8.000
Costo de cada pastilla es de 333,33 (8000 dividido entre 24)
Costo de un Blister de ocho pastillas es de 2.666.67 (333,33 multiplicado por 8)

Presentación Pastilla:
13/07 F00000017 476,00 0,00 476,00 0,00 333,33 42,67 29,97%
Factura # F00000017, de la Presentación Pastilla del producto del inventario Aspirina para Niños.
Tipo de presentación detallada y las unidades que descarga del inventario es una.
Tipo de presentación
detallada y las unidades
que descarga del
inventario (1) una.
Presentación Detallada Ejemplo: Pastilla

Exclusivo para el Punto de Ventas:
Para aquellas instalaciones que utilicen el punto de venta para las ventas al detal y el módulo de ventas
administrativas para las ventas al mayor, se creo un campo al momento de crear presentaciones: “Presentación
exclusiva para el punto de venta”.
Esto lo vamos a ilustrar con un ejemplo: Supongamos que tenemos un producto como la leche que se vende en cajas
al mayor y en litros al detal. Se debe crear una presentación detallada del producto para poder venderla en litros; la
misma debe ser marcada como exclusiva en el punto de venta para que al momento de la venta el usuario no tenga
la necesidad de seleccionar la presentación que se quiere aplicar .

Seriales (Inventario):
En este formulario se establecen los seriales o núm eros de parte del fabricante de los artículos del inventario. Estos
números son aquellos que identifican inequívo camente cada artículo, es decir, para un mismo modelo de producto
existe un serial único. Para efectos del m anejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que
es la forma más exacta de manejar con acierto el flujo de artículos.
Para incluir seriales por este formulario o pantalla debe establecerse previamente el inventario inicial en existencias,
así como seleccionar el depósito o bodega si esta posibilidad se le indico a la aplicación en el Módulo de Títulos y
Correlativos como lo indica la Fig.100 Posteriormente se introducen los seriales correspondientes a la existencia
introducida. Las operaciones para seriar requieren de mucho cuidado, ya que generalmente son números
alfanuméricos largos donde cualquier error puede causar retrasos en los procesos de compra.

Títulos y Correlativos Seriales por Depósitos.
Si esta opción esta encendida la aplicación tendrá la posibilidad de manejar seriales y ser asignados a depósitos
específicos como lo muestra la Fig. 100. (Archivo de Configuración )
Títulos y Correlativos Seriales por Depósitos
Nota: Se recomienda la utilización de pistolas lectoras de barra, si aplican al caso, para llevar al mínimo el
margen de error, tanto en la carga de los seriales como en la venta.
Para realizar el proceso de seriado posterior a la transacción lo explicaremos mas adelante en el Módulo de Manejo
de seriales, de la Opción Transacciones.
Paso a Paso:
1. Escriba el serial y presione la tecla ENTER, repita este paso tantas veces sea necesario. También puede escribir
el número de parte y hacer click en el bot ón Incluir. Obviamente es más rápido la primera for ma.
2. Para borrar un serial sólo ubique el cursor con las teclas de movimiento Arriba y Abajo y presione la tecla Suprimir
o haga click en el botón Borrar.
3. Presione el botón Salir ubicado en la parte superior para terminar la carga de seriales.
Nota: EL formato del archivo de seriales debe ser un serial por línea.
Nota: Para hacer la carga de seriales manualmente de forma más precisa, elabore un archivo d e texto con
cualquier editor de texto (Notepad o Block de Notas) y guarde con extensión *.txt (el nombre del archivo
puede ser cualquiera). Luego haga click en el botón de Carga, aparecerá una ventana de dialogo de
búsqueda de archivo con el formato antes descrito. Ubique el archivo en la unidad de almacenamiento y
presione la Tecla ENTER.

Manejo de Seriales por producto : El manejo de seriales no esta totalmente subordinado en los
departamentos, de forma tal, que todos los productos asignados a un departamento que maneja seriales, les
asignaba el sistema el manejo de seriales de forma automática. Ahora está disponible al momento de dis eñar las
pantallas de inventario, una variable que se titula “Manejo de Seriales”. Si esta variable es asignada en la forma, se
puede controlar de forma individual el manejo de los seriales. De tal forma que en un mismo departamento, algunos
productos manejen seriales y otros no.
Igualmente al momento de las transacciones de inventario, los productos que manejan seriales son resaltados con
otro color para que se identifiquen de forma rápida en pantalla.
Paso a Paso:
1. Ejecutar el Módulo de sistema.

2. Seleccionar la opción Administración de Usuarios.
3. Seleccionar el Usuario.
4. Seleccionar la opción Menús.
5. Forma de inventario.
6. Presionar el botón Configurar.

7. Agrandar la forma para poder colocar la variable.
8. Seleccionar dentro de la etiqueta denominada Campos disponibles la variable “Maneja Seriales”

9. Arrastrar y pegar la variable en la forma en el espacio preparado para este fin.
Variable Maneja
Seriales Incluida en
la Forma de
Inventario.
10. Seleccionar dentro de la etiqueta Propiedades, la opción Orden de entrada siendo la más adecuada 12.
Recuerde presionar el botón definido con una mano para que pueda ser aceptado el cambio.

Proveedores (Inventario):
En esta opción podremos visualizar a que proveedores hemos comprado este ítem en particular, pudiendo obtener la
información siguiente:
Fecha de Compra, Cantidad de la comprada, Costo de la Ultima Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de
cambio para esa compra.
Proveedores por Ítem
Opción Incluir un Proveedor:
Incluir un Proveedor

Operaciones de Inventario de ese Ítem (Inventario):
En esta opción podremos visualizar las operaciones de Inventario de un ítem en particular específicamente el que
estamos editando en la ficha del inventario.
Ejemplo: Listado de las operaciones de Inventario del Ítem Procesador Intel Pentium 4:
Clasificación: Productos,
Activo: Todos
Fecha desde: 01/01/2004
Fecha Hasta: 31/12/2004
Status Transacción: Transacciones Procesadas
Código Descripción Existencia Inicial Existencia

00000016 Procesador INTEL Pentium 4 2,4 Mhz 10 40
Tipo Documento Fecha Cantidad Monto Total Detalle

COMP 17890 12/07/2004 20 185.000,00 3.700.000,00 MAYORTEC DE VENEZUELA
COMP 145214 12/07/2004 10 185.000,00 1.850.000,00 IBM DE VENEZUELA
Total Transacciones 2 30 370.000,00 5.550.000,00
Nota: Para este ejemplo el reporte solo generó dos compras, ya que estas han sido sus únicas
transacciones.

Filtrar:
Pudiendo utilizar los filtros para una mejor referencia en el reporte. Para más información Ver
Filtros .
Estadísticas y Proyecciones (Inventario):
Podemos Visualizar la siguiente información:

 Inventario Inicial en Moneda
 Compra en Unidades
 Compra en Moneda
 Venta en Unidades
 Venta en Moneda
 Costo de Venta en Moneda
 Descuentos en Moneda
 Utilidad en Moneda
 Total Comisión Vendedores
 Cargos en Unidades
 Cargos en Moneda
 Descargos en Unidades
 Descargos en Moneda
Estadísticas y Proyecciones Inventario
Para más información Ver Estadísticas .

Código Único Asociado:
Es una utilidad muy práctica que sirve para relacio nar uno o más códigos aparte del identificador original del
producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores)
y las ofertas y presentaciones.
Código Único Asociado, Menú Detalle
Código Único Asociado

(Tallas y Colores).
Código Único Asociado Tallas y Colores
Ejemplos: Artículos matriciales tales como Zapatos, el Marrón/37 y Negro/38, se asocia un código a cada uno de
ellos y cuando esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del
producto, se introduce el código único asociado.
En las Ofertas o Presentaciones, crear códigos más fáciles de recordar, que facilitan el trabajo de lo s usuarios
facturadores del sistema.

Además, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario con estos códigos convertidos a códigos de barras yutilizar
lectores ópticos.
Facturas Utilizando Código Único Asociado
Se detallan los pasos que deben seguir para configurar el sistema Para el Manejo de los
Códigos Únicos Asociados:
1. Vaya a la opción Sistema - Títulos y Correlativos – Inventario y marque “Activar código único asociado”, tal cual se
muestra en la Fig.
Activar Código Único Asociado

2.En el Archivo de Inventario, usted tiene una opción de menú: Detalles – Código único asociado, o vis ualmente un
nuevo icono. Si es una instalación nueva, ejecute esta opción para crear el código único asociado.
3. Si va a crear un código único asociado a una Oferta o Presentación, vaya a la opción Ofertas y Presentaciones, cree o
modifique una y escriba el código en el campo “Código único”, ubicado en la esquina inferior iz quierda.

Para lotes y productos matriciales (tallas y colores) utilice el botón. Puede crear productos en costo por lotes con
presentaciones, y a su vez, las ofertas y presentaciones tener sus respectivos códigos únicos asociados. En la
Figura, se muestra un ejemplo para tallas y colores. Para introducir el código, presione la tecla ENTER o doble click
en la columna del código.
4. Si es un producto de Costo promedio y desea crearle un código asociado, vaya a la opción Código único asociado,
escriba el código y presione el botón insertar, talcomo se muestra en la Figura.
El código único asociado queda activo para todas las transacciones.

Consulta Histórica de Movimientos de Inventario:
A partir de esta versión las consultas de los movimientos de inventario pueden hacerse de forma histórica, de forma
tal, que podemos visualizar las operaciones sin la necesidad de activar períodos anteriores. Esto lo podemos hacer
desde el Archivo de Inventario o desde el módulo de búsqueda de inventario.
Botón
Detalle,
Archivo de
Inventario
Opción
Detalle
Ficha de
Inventario

Posibilidad de
Indicar los rangos
de fecha.
Posibilidad de Configurar la ventana para definir los campos que se quieren visualizar así como las operaciones por
defecto que se quieren presentar.
Nota: Adicionalmente a esto, los campos que desea el usuario visualizar en el reporte pueden ser igualmente
configurados, de manera que solamente la información de interés para el usuario sea la que aparezca

Configuración de Campos Disponibles (Datos Básicos):
Seleccionar desde los

campos disponibles y
arrastrar a Campos del
Reporte.
Posibilidad de definir
el Tamaño Fuente y el
tipo de Font.
Configuración de Histórico:
Tipos de
Operaciones
de: Ventas,
Compras e
Inventario.

Información Histórica:
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Zonas de Ventas
Ficha Zonas de Ventas
Normalmente se utilizan las zonas como las regiones geográficas donde están ubicados los clientes, per o esta no es
la única fórmula para esta característica. Existen otras, por ejemplo en tiendas por departamentos donde el cliente es
una figura sin nombre particular, las zonas podrían utilizarse con los nombres de los departamentos, para así saber
con exactitud las ventas en cada uno de ellos.
Los datos que componen una zona son: código, nombre y una descripción detallada de la misma. Otra característica
es si esta activo o no, partiendo de esta premisa, los clientes de una zona inactiva heredan esta característica lo cual
puede ser muy útil o no depe ndiendo de la configuración realizada.
En el menú de detalles se tienen los Clientes perte necientes a la zona seleccionada, las Operaciones y las
Estadísticas y Proyecciones de la misma.
Paso a Paso
Crear o Modificar:
1. Haga click en el botón Incluir en la barra de botones para crear una zona. Haga click en el botón Modificar de la
barra de botones para editar la información.
3. Para almacenar los cambios haga click en el botón Grabar.
Eliminar:
1. Haga click en el botón Borrar en la barra de botones.

Nota: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada.

Zonas de Ventas:
Clientes por Zona:
Detalle de un Cliente de una Zona:
Detalle de Clientes de una Zona
La opción Detalle nos permite consultar informaciónrelacionada con las Zonas por Clientes:
Para este caso que se muestra en la Fig. 114, La Zona denominada es “Zona ESTE”, y los clientes que la conforman
son los que aparecen en el listado mostrado.
Una vez posicionado en uno de los clientes que se presenta es cuando el botón Detalle se activa y podrá
Visualizar:
· Estado de sus cuentas por cobrar.
· Los descuentos por pronto pago asignados para ese cliente.
· Cargos Automáticos, Autorizados, Convenios de Prec ios y Descuentos, son característica que explicaremos en
la ficha Clientes que es donde se definen.

Transacciones de Ventas Por Cliente de una Zona de Ventas:
Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de
entrega y pedidos, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer
como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o
procesadas.
En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo.
Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Si se detallan los ítems, se pueden detallas
los seriales y partes de compuestos.
Imprime los siguientes datos:

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la
cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de
utilidad de cada factura y el descuento parcial.
Transacciones de Ventas
Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la
utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.
En este filtro puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores,
clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.
Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o
porcentaje de las utilidades.

características seleccionadas en esta ventana.
Filtros de Transacciones de Ventas
Estadísticas y Proyecciones Zonas de Ventas:

· Venta al Contado en moneda
· Venta a Crédito Moneda
· Total Ventas en Moneda
· Descuentos en Moneda
· Costo en Moneda
· Utilidad en Moneda
Para más información Ver Estadísticas .
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Clientes:
Los clientes de toda empresa son parte vital para la misma, por lo cual realizar una buena configuración de los
mismos requiere de tiempo y dedicación en estudiar todas las características que ofrece la aplicación para ello.
En la primera parte se especifican los Datos Básico s del cliente tales como su nombre, identificación fiscal, dirección,
teléfonos, etc. En la parte superior derecha se establecen las propiedades de Cliente Activo, el cual cuando está
marcado, habilita las transacciones de ventas con el mismo y Cliente Exento de Impuesto como ONG, Universidades
Públicas, etc. las cuales no declaran impuestos al fisco.

En la segunda parte se establece la información relacionada con los Datos del Crédito tales como: Fecha de inicio,
Límite de Crédito, Días de Crédito, Días de Tolerancia, Descuento Máximo Permitido, moneda, Mo neda, Cobrador
Asignado, Dirección de Cobro, Dirección deEnvió, Forma de Envió..
Días de Tolerancia: Permite extender los días en los que se le puede facturar a un cliente aun cuando su saldo
supere los días de crédito disponibles en la ficha. Por ejemplo, se le pueden dar 30 días de crédito y 15 días de
tolerancia; de esta manera los documentos vencen para efectos de la gestión de cobranza a los 30 días, sin
embargo, se le puede seguir facturando hasta 45 días de vencida una factura.
Nota: En el renglón de monedas si se específica una moneda distinta a la utilizada por la aplicación se activa el
uso de multimoneda para el cliente. Esta característica será explicada mas adelante.
El recuadro superior derecho es para activar las características de:
Intereses de Mora: Al estar activo, el cliente puede generar intereses de mora por vencimiento de facturas, giros o
nota de débito.
Descuentos Pronto Pago: Aplica la tabla de descuentos pronto pago al cliente, al momento de cancelar una deuda
antes de la fecha de vencimiento. Para establecer la tabla de descuentos seleccione del menú de detalles esta
opción. Para más información haga click en Descuentos Pronto Pago arriba.
Registrar operaciones de Contado: Normalmente no se muestran las transacciones que no generan crédito en los
estados de cuenta del cliente, pero si se requiere de esta característica, marca como activo el cuadro de verificación.
Retención : Porcentaje de retención por defecto del cliente.
Además de las características antes mencionadas exi sten características avanzadas que son las siguientes:

Estados de Cuenta de un Cliente:
Opción de Exportar,
Nombre del Archivo
(Estado de Cuenta)
guardado en el
directorio:
EMPRE001\REPOR
TS\ESTADO DE
CUENTA.
Filtros Estado de Cuenta de un Cliente:

Estado de cuenta de un Cliente desde la Ficha de Clientes:

Tabla de Descuentos por Pronto Pago de un Cliente:
En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parámetros de rangos de días y descuentos a aplicar al
cumplirse los mismos.
Los rangos de días comienzan desde cero hasta la cantidad establecida por el usuario, cabe destacar que este
número será repetido en la próximo rango como valor inicial, en donde se permite modificar el valor "Hasta" si es
requerido.
Los porcentajes o montos de descuento son aplicados en cascada, es decir el de la izquierda primero y luego el de la
derecha. Tomando en cuenta esta observación en el caso de porcentajes no es igual sumar los porcentajes y
aplicarlos que calcular uno primero y al resto el segundo.
Nota: El rango a seleccionar se obtiene de arriba hacia abajo donde ocurra la primera correspondencia.
Paso a Paso:
1. Haga click en la celda de la segunda columna llamada días primera fila (exprese el Hasta del rango) e introduzca
el número. Presione ENTER, automáticamen te se repite este número en la primera columna segu nda fila indicando
el Desde del segundo rango.
2. Ahora se introduce los porcentajes o montos de descuento a establecer, el primero a aplicar y luego el segundo.
3. Para establecer los rangos sucesivos repita cuantas veces sea necesario los pasos 1 y 2.
4. Al terminar haga click en el botón Aceptar.

Cargos Automáticos para unCliente:
Los cargos automáticos se utilizan normalmente para facturación de servicios donde el cliente esta subscrito. No
quiere decir que no pueda existir otro tipo de aplicación, todo dependerá del tipo de negocio y del integrador que
implante a2.
Nota: Solo puede facturarse servicio y productos que utilicen costo promedio, no es permitido artículos con tipo de
costo en matrices o lotes.
Para realizar esta operación seleccione el producto a facturar, si el cliente a cancelado cuotas se coloca la fecha del
último cobro en el cuadro de texto titulado "Úl timo Corte", luego la frecuencia de cobro de las mismas. Para terminar
haga click en el botón Incluir.
Cargos Fijos
Haciendo doble click en la lista donde aparece la descripción del producto a facturar se establecen la cantidad de
cuotas, cuantas están canceladas y estatus del prod ucto (Activo o no), En la columna de cantidad se especifica
cuantas veces será factura el producto. Para ver má s sobre facturación por lotes haga click aquí.
Para borrar algún producto de la lista haga click s obre él y luego presione el botón Borrar. Para finalizar haga click en
Salir.

Autorizados de un Cliente:
La figura de autorizados se utiliza para indicar aquellas personas o entes a los cuales el cliente representa.
Ficha Autorizados
Para explicar la figura de autorizados utilizaremos varios ejemplos que hablan por sí solos:
a) Institutos de Educación : Donde el cliente es el representante y el autorizado sus hijos.

b) Taller automotriz: El cliente es la persona natural o jurídica propietaria de los vehículos y los autorizados sus
carros, camiones, camionetas, etc.
c) Contratista: Los clientes son las empresas a quienes les prestan servicios y los autorizados las obras donde se
realiza el trabajo.
Archivo de Autorizados
Lo antes mencionado muestra una amplia gamas de aplicaciones de la figura de autorizados, su ventaja es que se
puede facturar y llevar cuentas por cobrar por cada uno de ellos y así saber por cada autorizado su movimiento, o ver
el cliente general.
Paso a Paso:
Crear:
1. Haga click en el botón Incluir de la barra de botones.
2. Introduzca los datos requeridos.
3. Para grabar haga click en botón Grabar. Si desea cancelar haga click en el botón Cancelar.
4. Repite los paso del 1 a 3 tantas veces como autorizados haya.
5. Para terminar haga click en el botón de Salir.

Modificar o Borrar:
1. Para modificar haga click en el botón Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón de Borrar.
En ambas opciones se muestra una lista de autorizados para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme
su acción.
2. En caso de modificar, realice los cambios necesarios.
3. Para grabar haga click en botón Grabar.
4. Para terminar haga click en el botón Salir
Asignar Cargos automáticos por autorizados con el botón de Avanzados al igual que la posibilidad de
descuentos sobre el precio establecido de los cargos.
Caso Típico:
El método empleado por algunas escuelas para la facturación a sus representantes esta regido por descuentos
adicionales a partir del segundo niño inscrito, con la característica anterior esto ya no es problema.
Como Hacerlo:
1.- Abra la ventana de autorizados.
2. Incluya un cargo automático correspondiente a l a cuota del colegio y ubíquese en el mismo.
3.- Presione la tecla Avanzados inserte el primer autorizado (Alumno)
4.- Si el Alumno adicional corresponde a otro nivel incluya el cargo correspondiente y ubíquese en el mismo.
5.- Presione el botón Avanzados inserte el Segundo autorizado (Alumno) con el valor de 20% en el campo "Descuento
Cargo"

Etiquetas (Carnet) de Clientes:
Al ingresar Clientes o Autorizados, podrá imprimir un Carnet al momento de grabar el registro. Para ello, agregue a
los formatos de Etiquetas de Clientes, vaya a las Propiedades y presione el botón Avanzado. Asigne el formato a los
clientes y/o autorizados y active "Imprimir al incluir un nuevo registro", tal cual se muestra en la figura.
a2 Sistema, Formatos de
Impresión, Etiquetas de
Clientes, Propiedades del
formato.

Convenios de Precios de un Cliente:
Establecen descuentos o precios especiales en los artículos.
¿Cuando utilizar Convenios de Precios?

R: Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajusta al convenido con un cliente específico, cabe destacar
que este tipo de arreglos o tratos comerciales se llevan a cabo con muy pocos clientes.
La aplicación esta diseñada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artículos
clasificados en él aplican el descuento y (b) por artículos del Inventario para productos específicos. En ambos
casos, puede establecer el descuento por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado
al monto neto del artículo. Si el producto utiliza impuestos se aplicarán al monto resultante .
Al establecer un convenio de precio este prevalece sobre cualquier oferta, tipos de precios, etc. Para empresas
donde la relación comercial con sus clientes se establece a través de este tipo de tratados es muy beneficioso ya que
disminuye el error humano al momento de facturar.
Tipos de
Convenios
Convenios de Precios y Descuentos
Paso a Paso.
Agregar:
1. Seleccione con un click si es por departamento o inventario.
2. Si es por Inventario busque en la lista de tipos de precios, el que desea utilizar, luego busque en la lista de
Artículos llamada Selección el producto, y luego haga click en el botón Incluir.
Si es por Departamento busque en la lista y seleccione con un click el requerido.
3. A partir de este momento se puede editar el tipo de descuento (Descuento o Precio) el porcentaje o monto y la
fecha tope del convenio haciendo doble click sobre cada campo del registro. Escriba los datos.
4. Para finalizar presione el botón Salir.
Borrar:
1. Para cancelar un convenio simplemente haga click sobre él y luego en el botón de Borrar.
2. Para finalizar presione el botón Salir.

Operaciones de Inventario de un Cliente:
Mas información Ver Operaciones .
Estadísticas y Proyecciones de un Cliente:
Podemos Visualizar:
 Número de Ventas
 Ventas al Contado en Moneda 
Ventas a Crédito en Moneda 
Total Ventas en Moneda
 Impuesto IVA Cobrado 
Descuentos en Moneda 
Flete en Moneda
 Descuentos Pronto Pago en
Moneda
 Numero de Devoluciones
 Monto de Devoluciones en Moneda
 Utilidad en Moneda 
Número de Pagos
 Número de Notas de Debitos
 Monto Notas de Debito en Moneda 
Número de Notas de Crédito  Monto
de Notas de Crédito
· Retención de Impuestos en Moneda
Más información Ver Estadísticas
Paso a Paso:
Crear o Modificar un Cliente:

1. Haga click en el botón Incluir de la barra de botones para crear un Cliente. Haga click en el botón Modificar de
la barra de botones para editar la información del cliente.
3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar.
Eliminar un Cliente:
1. Haga click en el botón Borrar de la barra de botones.
Nota: Para que un cliente pueda ser borrado de la base de datos no debe tener deudas o saldo pendiente en
las cuentas por cobrar de la empresa.

Histórico de Precios Cliente:
Permite llevar la información acumulada del último precio que se le dio al cliente en los ítemsde inventario,
igualmente registra la información relacionada al documento con el cual se hizo la transacción. Para activar el
histórico de precios es necesario realizar varios pasos:
1.- Incluir en la ficha de clientes el

campo de activar histórico.
2.- Activar en la ficha de clientes a

través de la paleta General la opción de
histórico de clientes.
3.- En el módulo a2 Administrativo

Marcar aquellos clientes que deben
llevar histórico de precios.
Activar Histórico
Último precio
que se le dio al
cliente en los
ítems de
inventario.

Fecha de Emisión en el Archivo de Clientes:
Se dispone de una variable que busca el manejo de vencimientos para los carnets fue agregada a la base de datos
de clientes, la misma puede ser incluida en la forma de clientes para saber el momento en que el carnet fue emitido.
Al momento de la facturación si el sistema detecta que el carnet está vencido arroja un mensa je de advertencia. Para
asignar la vigencia del carnet es necesario editar el campo “VIGENCIA_CARNET ” en el archivo SSistema.Dat y
colocar su valor en años.
Paso a Paso:
1. Ejecutar el Módulo de sistema.

2. Seleccionar la opción Administración de Usuarios.
3. Seleccionar el Usuario.
4. Seleccionar la opción Menús.
5. Seleccionar la forma de clientes.
6. Presionar el botón Configurar.

7. Agrandar la forma para poder colocar la variable.
8. Seleccionar dentro de la etiqueta denominada Campos disponibles la variable “Maneja Seriales”

9. Arrastrar y pegar la variable en la forma en el espacio preparado para este fin.
10. Seleccionar dentro de la etiqueta Propiedades, la opción Orden de entrada siendo la más adecuada 12.
Recuerde presionar el botón definido con una mano para que pueda ser aceptado el cambio.

11. Grabar los cambios.
12. Seleccione en la Forma que guardará los cambios , General (igual para todos los usuarios) ó (particular para
este usuario).
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Vendedores:
Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias
formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 sólo genera
reportes de comisiones ganadas mas no paga las mismas.
En esta pantalla se introducen los datos básicos de l vendedor como su nombre, apellido, teléfonos, e-mail, etc.
Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran. Las comisiones disponibles por la aplicación son:
Ficha de Vendedores
Por Departamento: Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad
que las comisiones por venta. Para mayor información sobre como configurar las comisiones por Departamento haga
click aquí.
Por ventas: Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en la tabla de
comisiones por ventas del vendedor.
Por Cobranza: Se establecen comisiones por la cobranza, a razón de los porcentajes configurados o establecidos
por el administrador o gerente de ventas.
Por Volumen: Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de
la tabla de configuración se asigna un monto o porcentaje.
Por Utilidad: Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisión
establecida. En esta comisión se toma en cuenta es la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto
deben estar debidamente configurados los costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de perdida.

Paso a Paso:
Crear:
1. Haga click en el botón de Incluir de la barra de botones.
2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar las tablas de comisiones haga clickk en la barra de botones en
los iconos de comisiones.
Modificar o Borrar:
1. Para modificar haga click en el botón de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón de
Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Vendedores para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar
confirme su acción.
2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerda el paso 2 de Crear.
3. Para grabar haga click en botón de Grabar.
4. Para terminar haga click en el botón de Salir.
Clientes por Vendedor:
Clientes por Vendedor

Opción Detalle:
Ver detalle clientes

Comisiones sobre las Ventas (Vendedores):
Son las comisiones más fáciles de configurar, simpl emente se establece los porcentajes a pagar de comisión por
venta realizada para cada tipo de precio y oferta.
Como funciona: De cada ítem vendido en el periodo se calcula el porcentaje aplicado al cada precio u oferta
utilizada, se realiza la sumatoria de todas las comisiones para obtener un total general.
Paso a Paso:
1. Escriba los porcentajes a aplicar para cada tipo de precio y ofertas.

2. Haga click en el botón de Aceptar.

Comisiones sobre Cobranzas (Vendedores):
Las comisiones por cobranza se estipulan en dos etapas, en la primera parte se introduce los porcentajes de:
Comisión por Cobranza: Aplicado al total cobrando en el periodo a documentos no vencidos, su cálculo n ace de la
suma algebraica de todos los recibos de caja adjudicados al vendedor. Del total se obtiene el valor en moneda
basado en el porcentaje introducido.
El segundo valor requerido es para las retenciones a aplicar al vendedor por cheques devueltos y descuentos
adjudicados a clientes de él. En el caso de documentos vencidos se aplica la tabla de comisiones estipulada por
rangos de días y porcentajes los cuales deben ser menores a la comisión por cobranza antes mencionado.
Se puede introducir comisiones fijas en moneda o porcentajes del monto cobrado.
Paso a Paso:
1. Escriba los porcentajes requeridos en la primera parte

de las comisiones por cobranza.
2. Para configurar la tabla de comisiones para documentos
vencidos haga click en el botón titulado Tabla.
3. En la tabla: haga click en la segunda columna primera

fila titulado Días, introduzca el Hasta del rango a trabajar,
presione ENTER y escriba el porcentaje o monto (para
usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la
parte inferior izquierda).
4. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos
requiera.
5. Para finalizar haga click en el botón Aceptar. Repita
este paso.

Comisión por Volumen de Ventas (Vendedores):
Las comisiones por volúmenes son utilizadas en los casos donde se busque pagar comisiones a través de metas de
ventas al personal de ventas, normalmente se establecen rangos que comienzan a dar frutos altos, con la intención
de incentivar al departamento a lograr las metas sugeridas.
Las estrategias de utilizadas para este tipo de comisiones son variadas, desde márgenes ínfimos en los primeros
rango y muy atractivos en los más altos, hasta una escalera balanceada de porcentajes según el rango.
Paso a Paso:
1. En la tabla haga click en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a
trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación
ubicado en la parte inferior izquierda).
2. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera.
3. Para finalizar haga click en el botón Aceptar.

Comisión por Margen de Utilidad Bruta sobre las ven tas (Vendedores):
En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artículos o productos del inventario han sido creados
sin establecer un costo real, traería como consecuencia que el cálculo de utilidad sea errado lo cual repercutirá
directamente en las ganancias de la emp resa, además de pagar montos excesivos a los vended ores.
En la tabla se permite entrar tanto el rango y la comisión en montos fijos o porcentajes, lo cual abarca un gran
abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el
siguiente porcentaje.
Paso a Paso:
1. Seleccione en los cuadros de verificación ubicados en la parte inferior izquierda, como serán ingre sados los
valores.
2. En la tabla haga click en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a
trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor
3. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera.
4. Para finalizar haga click en el botón de Aceptar.

Transacciones de Ventas por Vendedor:
Ver Transacciones de venta
Estadísticas y Proyecciones Vendedores:
Podemos visualizar:
· Numero de Operaciones (Facturas Procesadas)

· Total Ventas en Moneda
· Total Cobros en Moneda
· Comisión Venta en Moneda
· Comisión Cobranza
· Total Comisión
Ver Estadísticas
Estadísticas y Proyecciones Vendedores
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Tarjetas de Crédito:
a2 permite para los clientes diferentes formas de pagos, una de ellas se configura en esta pantalla, Tarjetas de
Crédito, las cuales tienen características especiales al momento de cancelar una transacción de ventas.
Las particularidades de las tarjetas de crédito las estipula cada banco emisor, los cuales tiene total autonomía en
definir el porcentaje de retención y los días de Diferimiento según las característica del negocio. La retención a aplicar
se calcula en base al monto total de la venta y se refiere a la comisión que cobra el banco por el uso de esta forma de
pago.
Los días de Diferimiento aplican desde el momento que se deposita la relación de tarjetas de crédito en el banco y no
al momento de realizada la venta o transacción. Es muy importante hacer estas relaciones el mismo día que se
produzca así el dinero estará disponible en la cuen ta bancaria de forma más eficiente.
Paso a Paso:
Crear:
1. Haga click en el botón de Incluir de la barra de botones.
2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar la tabla de Retenciones de ISRL haga click en la barra de
botones en los iconos de Retenciones.
3. En la Tabla de ISRL, haga click en la segunda columna primera fila e introduzca el monto final del primer rango,
presione la tecla ENTER y escribe el porcentaje de Impuesto. Repita este procedimiento tanta veces sea requerido.
Al terminar haga click en el Botón Aceptar.
4. Para grabar haga click en botón Grabar. Si desea cancelar haga click en el botón Cancelar..
Modificar o Borrar:
1. Para modificar haga click en el botón de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón Borrar.
En ambas opciones se muestra la lista de Tarjetas de Crédito para ser seleccionado una de ellas. Si eligió borrar
2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 2 y 3 de Crear.

Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de Crédito):
Según lo estipulado en la ley de impuesto sobre la renta se deben aplicar retenciones de impuestos según el monto
de la venta, los cuales se dividen en rangos, donde se realiza la búsqueda del rango a aplicar d e arriba hacia abajo
donde la correspondencia de rangos ocurra.
% de
Retención
Valor
Valor
Inicial Final
Paso a Paso:
1. En la tabla haga click en la segunda columna, primera fila titulada Valor Final, introduzca el "Hasta" del rango a
trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor.
2. Repita el paso 1 tantas veces como rangos requiera.
3. Para finalizar haga click en el botón Aceptar.

Reporte General de Ventas (Tarjetas de Crédito):
Esta opción visualiza la siguiente ventana:

Imprime las ventas a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha
final. Las facturas son el tipo de transacción, que se pueden visualizar, si se desea.
Reporte General de Ventas
En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo.
Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Imprime los siguientes datos:

Filtro muestra:
En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas,
vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación.
Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o
porcentaje de las utilidades.
Reporte General de Ventas:

Estadísticas y Proyecciones Tarjetas de Crédito:
Información que podemos visualizar:

Número de Operaciones: Nos indica la cantidad de operaciones de venta que se han efectuado con la forma de
pago tarjetas de crédito.
Total Ventas en Moneda: Ventas Brutas de las transacciones de ventas con tarjetas de crédito.
Retención en Moneda: Monto que el Banco nos retuvo por concepto de uso.
Retención Impuesto: Monto de impuesto Retenido.
Total Retención: Total Retención la suma de las dos tanto la de uso del Banco como la de los impuestos
Ingresos en Moneda: Ingresos Netos después de las retenciones.
Estadísticas y Proyecciones
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Monedas:
Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. La aplicación solo trabaja relacionando
dos monedas, una nacional y una extranjera, es decir, si utiliza dólares, dólares y bolívares, o euros y bolívares.
Ficha del Archivo de Monedas.
En el menú de Detalle se muestran las siguientes op ciones:
Operaciones en Ventas: Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda
seleccionada. Para más información haga click aquí.
Operaciones en Compras: Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda
seleccionada. Para más información haga click aquí.
Paso a Paso:
Crear o Modificar:
1. Haga click en el botón Incluir en la barra de botones para crear un tipo de moneda. Haga click en el botón Modificar
de la barra de botones para editar la información.
3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar.
4. Para salir, presionar el botón Salir.
Eliminar:
1. Haga click en el botón de Borrar en la barra de botones para buscar el tipo de moneda.

Activado automáticamente para los usuarios autoriza dos a modificar el factor de cambio de las monedas en el
momento de entrar en la aplicación, o puede accederse por medio de la combinación de teclas Ctrl. + M.
Factor de Cambio ctrl.+ M.
Se muestran las distintas monedas utilizadas por la aplicación las cuales deben ser configuradas a través de las
opciones de monedas en el Menú Mantenimiento. Para más información haga click aquí.
Paso a Paso:
1. Mueva el cursor con las teclas de Flechas del teclado o simplemente haga click sobre el nombre de la moneda a
modificar.
2. Borre la cantidad mostrada en la columna titulada Factor de Cambio, con la tecla BackSpace o borrar hacia la
izquierda ubicada normalmente arriba de la tecla ENTER principal del teclado.
3. Ingrese el nuevo factor de cambio y presione ENTER.
4. Para verificar si el cambio fue procesado debe aparecer la fecha del día actual en la columna titulada Ultima
Actualización y el monto anterior en la columna Cambio Anterior, de no ser así vuelva al paso 2.

Estadísticas y Proyecciones Archivo de Monedas:
Tasa de Cambio: Promedio de Factor de cambio.

Compras Unidades: cantidad de productos comprados con la moneda activa.
Compras: cantidad de compras efectuadas con la moneda activa.
Ventas Unidades: cantidad de productos o servicios vendidos con la moneda activa.
Ventas: cantidad de ventas efectuadas con la moneda activa.
Costo Ventas: Monto expresado en la moneda activa del costo de las ventas.
Descuentos: Monto expresado en la moneda activa de los descuentos otorgados en los procesos de ventas.
Utilidad: Monto expresado en la moneda activa de la utilidad o obtenida de las ventas.
Total Comisiones: Monto expresado en la moneda activa del total de las comisiones generadas en ventas a clientes
que posean la moneda activa como moneda por defecto.
Cargos Unidades: Cantidad de artículos cargados que posean la moneda activa por defecto.
Cargos: cantidad de cargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto.
Descargos Unidades: Cantidad de artículos descargados que posean la moneda activa por defecto.
Descargos: cantidad de descargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto.
Cheques Emitidos: cantidad de cheques emitidos con la moneda activa.
Monto Cheques: Monto total de cheques emitidos con la moneda activa.
Notas Débito: Cantidad de Notas de Débito procesados donde se utilice la moneda activa.
Monto Notas Débito: Monto total de Notas de Débito procesadas donde se utilice la moneda activa.
Depósitos Recibidos : cantidad de depósitos procesados en los bancos con la moneda activa.
Monto Depósitos : Monto total de los depósitos procesados en los bancos con la moneda activa.
Notas de Crédito: Cantidad de Cuotas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa.
Monto Notas Crédito: Monto total de Notas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa.

Reporte General de Ventas Archivo de Monedas:
Esta opción visualiza la siguiente ventana:
Reporte General de Ventas
Imprime las ventas a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la
fecha final. Las facturas son el tipo de transacción, que se pueden visualizar, si se desea. En la casilla Documento
se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los
ítems, incluir los costos de operación y los fletes.

Reporte de Transacciones de Compra Archivo de Monedas:
Imprime las transacciones de compras: órdenes de compra, compra de mercancía, devoluciones en compras y notas
de entrega realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de
transacción las órdenes de compra, compra de mercancía o notas de entrega. Además puede mostrar las
transacciones en tránsito, pendientes o procesadas. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en
particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y
los fletes. Si se detallan los ítems, se pueden detallar los seriales.
Reporte de Transacciones de Compra

Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), descuentos, el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L.,
el flete, la cantidad cancelada y el saldo restante. Si se imprime los detalles, se muestra el código del ítem, su
descripción, la cantidad, el costo, otros costos y el total.
Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de órdenes de compra, total de compra de
mercancía y el total de operaciones realizadas en el lapso dado.
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Proveedores:
Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artículos o servicios para el adecuado
funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para así poder llevar unos controles exactos de todas las
operaciones comerciales realizadas.
Ficha del Archivo de Proveedores
En la primera parte se especifican los datos del proveedor tales como su Nombre, Descripción del servicio o artículos,
dirección, teléfonos, etc. En la parte superior derecha se establecen las propiedades de Proveedor Activo, el cual
cuando está marcado, habilita las t ransacciones de compras con el mismo y Descuentos Pronto Pago de existir este
tipo de convenio facilidad de negocios por parte del proveedor.
Nota: En el renglón de monedas si se especifica una moneda distinta a la utilizada por la aplicación se activa el uso
de multimoneda para el proveedor.

En la segunda parte se establece la información relacionada con el crédito y otras características como: Límite de
Crédito en moneda, días de crédito, Porcentaje de Retención en los casos donde el proveedor sea una Agente
Recaudador de Impuestos, Dirección, Forma de Envío y Forma de Pago.
Ficha de Proveedores Datos Crédito
Además de las características antes mencionadas exi sten características avanzadas que son las siguientes:
Productos: Listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor. Para más detalles haga click
aquí.
Operaciones: Reporte donde se muestran las distintas transacciones efectuadas con el proveedor.
Paso a Paso:
Crear o Modificar:
1.Haga click en el botón Incluir de la barra de botones para crear un Proveedor.
2.Haga click en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información del proveedor.
3.Edite el registro actual.
4.Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar.
5.Haga click en el botón Salir.
Eliminar:
1.Haga click en el botón Borrar de la barra de botones.
2.En la ventana de mensaje confirme o no su acción.
3.Haga click en el botón Salir.
Nota: Para que un proveedor pueda ser borrado de la base de datos debe tener sus cuentas por pagar a la
empresa saldo en 0.

Estado de Cuenta Proveedores:
Esta opción muestra la siguiente pantalla:
Estado de Cuenta Proveedores
Imprime los datos del proveedor (código, nombre, activo o no, dirección, teléfono, RIF, NIT, e-mail) con sus
respectivos documentos de operaciones, los cuales presentan los siguientes datos: código de la operación, fecha de
emisión del documento, fecha de vencimiento del documento, número del documento, descripción o nombre del
documento, los débitos, créditos, saldo de la cuenta y el saldo del documento.
Totaliza las cuentas individuales de cada proveedor y el monto general de la deuda de los proveedores
seleccionados.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la v entana:
Filtros Reporte Estado de Cuenta Proveedores
En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los proveedores con sus respectivas transacciones en el lapso
comprendido entre la fecha inicial y fecha final.
Estos filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las
Estado de Cuenta del Proveedor Ejemplo

Descuentos Pronto Pago Proveedores:
En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parámetros de rangos de días y descuentos a aplicar al
cumplirse los mismos.
Hasta
(días)
De (%)
(días) Descuento
Adicional
(%)
Descuento
Tabla de Descuentos Pronto Pago Proveedores
Los rangos de días comienzan desde cero hasta la cantidad establecida por el usuario, cabe destacar que este
número será repetido en la próximo rango como valor inicial, en donde se permite modificar el valor "Hasta" si es
requerido.
Los porcentajes o montos de descuento son aplicados en cascada, es decir el de la izquierda primero y luego el de la
derecha. Tomando en cuenta esta observación en el caso de porcentajes no es igual sumar los porcentajes y
aplicarlos que calcular uno primero y al resto el segundo.
Nota: El rango a seleccionar se obtiene de arriba hacia abajo donde ocurra la primera correspondencia.
Paso a Paso:
1. Haga click en la celda de la segunda columna llamada días primera fila (exprese el Hasta del rango) e
introduzca el número. Presione ENTER, automáticamen te se repite este número en la primera columna
segunda fila indicando el Desde del segundo rango.
2. Ahora se introduce los porcentajes o montos de descuento a establecer, el primero a aplicar y luego el
segundo.
3. Para establecer los rangos sucesivos repita cuantas veces sea necesario los pasos 1 y 2.
4. Al terminar haga click en el botón Aceptar.

Ítems del Proveedor (Productos del Inventario):
Se activa cuando se realiza una compra. Muestra el inventario de productos o servicios para el proveedor actual,
presentando el nombre del producto, la fecha de compra, número del documento de compra, cantidad de la última
compra, costo de la última compra, si la aplicación trabaja en multimoneda, la moneda y el factor de cambio, y por
último la referencia del producto. Presenta la siguiente ventana:
Productos del Proveedor

Transacciones de Compra a Proveedores:
La opción visualiza:
Imprime las transacciones de compras: órdenes de compra, compra de mercancía, devoluciones en compras y notas
de entrega realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de
transacción las órdenes de compra, compra de mercancía o notas de entrega. Además puede mostrar las
transacciones en tránsito, pendientes o procesadas. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en
particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y
los fletes.
Transacciones de Compra
Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), descuentos, el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L.,
el flete, la cantidad cancelada y el saldo restante. Si se imprime los detalles, se muestra el código del ítem, su
descripción, la cantidad, el costo, otros costos y el total.
Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de órdenes de compra, total de compra de
mercancía y el total de operaciones realizadas en el lapso dado.

El botón Filtrar muestra:
Filtros Transacciones de compras
En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos,proveedores,
usuarios y clasificación.
Listado de Transacciones de Compra

Estadísticas y Proyecciones Proveedores:
Las estadísticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a
profundidad las distintas variables listadas a continuación.
Nota: Las siguientes variables son calculadas a razón de los periodos de trabajo del sistema.
Estadísticas y Proyecciones Proveedores
Variables Disponibles:
No. Compras: Cantidad de veces que se cargaron o realizaron compras al proveedor.
Compras Contado (Moneda): Total en moneda de las compras realizadas, con forma de pago contado.
Compras Crédito (Moneda): Total en moneda de las compras realizadas, con forma de pago crédito.
Total Compras (Moneda): Total Compras Contado + Total de Compras Crédito.
Impuestos (Moneda): Total de impuestos pagados en las compras, expresados en moneda.
Descuentos Compras (Moneda): Monto en moneda de los descuentos otorgados por el proveedor.
Fletes (Moneda): Monto en moneda de todos los fletes pagados.
Descuentos Pronto Pago (Moneda): Monto en moneda de todos los Descuentos pronto pago procesados.
No. Devoluciones: Cantidad de devoluciones efectuadas al proveedor.
Monto Devoluciones (Moneda): Monto en moneda del total de devoluciones efectuadas.
No. Pagos: Cantidad de pagos efectuados al proveedor.
Monto Pagos (Moneda): Monto en moneda del total de pagos efectuados.
No. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débito procesadas al proveedor.
Monto Notas Débito (Moneda): Monto en moneda de las Notas de Débito procesadas.
No. Notas de Crédito: Cantidad de Notas de Crédito procesadas al proveedor.
Monto Notas Crédito: Monto en moneda de las Notas de Crédito procesadas.
Retención Impuestos (Moneda) : Monto en moneda del total de Retenciones aplicadas por el proveedor.
Para mayor información Ver Estadísticas
Tabla de Contenido
Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Bancos:
En esta ventana se caracterizan las cuentas bancarias utilizadas por la aplicación para llevar el control de:
· Emisión de Cheques
· Depósitos
· Notas de Débito Bancarias
· Notas de Crédito Bancarias
· Transferencias entre cuentas Bancarias
· Conciliaciones Bancarias
Ficha de Bancos
La información mínima requerida de la cuenta es: Número de Cuenta, Descripción, Tipo y Moneda. Se pueden
configurar cuentas con moneda distinta a la utilizada por la aplicación como base. El nombre descriptivo de esta
opción en el Menú Principal de la aplicación es Bancos, lo cual no indica que su función sea la de crear nombres de
bancos sino de Cuentas Bancarias.
Si en un mismo banco se tiene más de una cuenta, se debe crear el banco tantas veces como cuentas existan, por
tal motivo en el campo Descripción debe describirse de forma inequívoca el nombre de la cuenta, es decir el nombre
del banco más una descripción de funcionalid ad de la misma, Ej.: UNIDO PRINCIPAL..
Otras Opciones:
Banco Activo: Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser utilizada.
Débito Bancario: Activa el impuesto al Débito Bancario.
Imprimir Comprobante: Activa la impresión de comprobantes por cada documento realizado.
Cheques No Endosables: Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la
emisión de cheques)
¿Cuando empezar a controlar el banco con la aplicación?

R: La recomendación es comenzar el primer día del mes en curso, con la finalidad de poder cuadrar a futuro las
conciliaciones bancarias. Partiendo de esta premisa se explica en esta ayuda como configurar una cuenta bancaria
correctamente.
Paso a Paso:

Crear:
3. Haga click en el menú Detalles, seleccione Saldo s y luego Formatos.
Modificar o Borrar:
1. Para modificar haga click en el botón Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón Borrar..
En ambas opciones se muestra la lista de Cuentas Bancarias para ser seleccionada una de ellas. Si eligió Borrar
2. En caso de Modificar, realice los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear.

Entrada del Saldo Inicial en Bancos: Al momento de incluir un banco nuevo, el sistema al momento de
grabar el banco, abre una ventana para que el saldo anterior conciliado sea incluido.
Al momento de Incluir un banco se abre la ventana de

forma automática para la inclusión del saldo anterior
conciliado. De esta forma se genera una nota de débito
ó crédito en el estado de cuenta del banco que permite
cuadrar el disponible con el saldo que muestra el gris de
transacciones.
Esto para evitar crear un banco nuevo sin colocarle el saldo de la última conciliación. Sin embargo queda a criterio
del usuario incluirlo ó no y hacerlo luego como se explica en el siguiente punto (Saldos Bancarios).

Saldos Bancarios:
En la ventana de saldos se establecen tres parámetr os muy importantes en la configuración de cuentas bancarias
que son:
Saldo Banco
Saldo última conciliación: Es el saldo de la conciliación del periodo pasado inmediato, es decir si el mes actual es
Febrero la última conciliación es Enero. Este saldo debería ser el Saldo según el estado de cuenta del mes anterior.
Crea de manera automática en las transacc iones bancarias, una nota de crédito con la descripción "Movimiento de
Apertura de Cuenta".
Fecha última conciliación: fecha de la última conciliación, la cual debería ser la el último día del mes anterior.
Depósitos en tránsito: muestra el saldo total de todos depósitos elaborados con cheques y notas de débitos con
diferimientos.
Débitos diferidos: muestra el saldo de los cheques y notas de créditos diferidas.
Saldo Actual: Saldo según banco, para la fecha. Se recomienda n o modificar este campo.
Saldo Disponible: Saldo obtenido de efectuar la siguiente operación: Saldo Actual menos movimientos diferidos (no
del banco, sino aquellos movimientos procesados por la aplicación más no entregados o realizados en la entidad
bancaria en otras palabras "Engavetados"). Se recomienda no modificar este campo.
Nota: En esta ventana se permite obtener por pantalla los últimos 20 movimientos bancarios ingresados en la
aplicación. Haga click en el botón titulado "Vistazo".
Paso a Paso
1. Introduzca los datos solicitados.
2. Haga click en el botón Aceptar.

Formatos de Impresión Bancos:
En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos de: Cheques, Notas de
Débito y Notas de Crédito. Para cada uno de ellos pueden existir varios tipos de formatos de los cuales hay que
seleccionar uno para su uso al momento de elaborar estos documentos en el módulo de transacciones bancarias.
Además se especifica el número del próximo cheque.

Todos estos formatos están ubicados en el Módulo de Usuarios en la opción Formatos de Impresión:
Los formatos de Impresión son explicados ampliament e en el manual del Módulo de Sistema.

Reporte de Transacciones Bancos:
Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:
Reporte de Transacciones Bancarias
Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado.

Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las
transacciones en moneda local o dejarlas en su moneda original.
Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.
Los datos se muestran en dos o tres líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea
contiene la información del banco: número de cuenta, nombre del banco y si está activo o no.
En la segunda línea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creación, fecha de liberación, tipo,
documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción, saldo a la fecha y estatus de la transacción (conciliadas,
no conciliadas y diferidas).
En la tercera línea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: código, nombre del banco, el monto del
débito y el monto del crédito.
Si se detalla el movimiento, en la primera línea, se imprime el concepto.
En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su
respectivo monto final, e igualmente el número d e notas de débito, depósitos, notas de débito, el otal de débitos y
créditos diferidos.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:
Filtros de Transacciones Bancarias
En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se
selecciona todo el periodo) y su estatus.
Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas características. En cuanto
al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un
monto dado.

Estadísticas y Proyecciones Bancos:
Podemos Visualizar:
Saldo Inicial: Saldo ingresado como saldo inicial al crear el banco o según última conciliación hecha.
Saldo Final: Saldo al final del periodo actual según conciliac ión.
No. Cheques: Cantidad de cheques emitidos.
Monto Cheques: Monto total obtenido de todos los cheques emitidos.
No. depósitos : Cantidad de Depósitos procesados.
Monto Depósitos : Monto total obtenido de todos los depósitos realizados.
No. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débitos procesadas.
Monto Notas Débito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Débito.
No. Notas Crédito: Cantidad de Notas de Crédito procesadas.
Monto Notas Crédito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Crédito.

Conceptos y Cuentas Contable Bancos:
Una de las características más resaltantes de esta versión es la facultad de consolidar la información
administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construcción del comprobante,
a2 siempre siguiendo un esquema innovador y practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin
alterar el estilo de contabilización de la empresa o contador , para complementar la gestión consolidadora se le
incluyo la posibilidad de implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la
contabilidad , todas estas nuevas características tiene como finalidad la de satisfacer la diferentes gamas de usuarios
del mercado.
En Bancos Consolidación Bancaria - Contable le permitirá postear todos los movimientos generados en el módulo de
bancos a contabilidad de forma automática .
Consolidación Bancaria, Cuentas Contables
La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o
al contador, de manera que no es un patrón fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable para ello es necesario que se configure en el módulo de sistema, el cual es explicado
detalladamente en el punto Integración Administrativa Contable a2.
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Conceptos Bancarios:
Los conceptos de pago son muy variados, en esta sección se elabora una lista de los más usados para evitar
inconsistencias en la relación de cheques emitidos y así poder tener coherencia en la terminología usada en la
gestión bancaria.
Conceptos Bancarios
Paso a Paso:
Crear:
3. Haga click en el menú Detalles, seleccione Saldo s y luego Formatos.

Modificar o Borrar:
1. Para modificar haga click en el botón Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón Borrar. En
ambas opciones se muestra la lista de Conceptos para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su
acción.
2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear.
Archivo de Conceptos

Transacciones por Conceptos Bancarios:
Este reporte muestra de los conceptos seleccionados de las transacciones en un lapso de tiempo dado. Pueden estar
activos, no activos, o ambos. Se puede ordenar por código o nombre del concepto.
Los conceptos se pueden agrupadas por categorías, detallarse y además seleccionar una categoría y un t ipo de
concepto.
Los datos se muestran en una o dos líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea
contiene: código del concepto, su descripción, el monto de los débitos, créditos y la diferencia.
En la segunda línea muestra la fecha de creación, fecha de liberación, tipo, documento, beneficiario o concepto,
monto de la transacción y estatus.
Listado de Transacciones por Conceptos Bancarios
Nota: Si su aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable versión 2.72, esta conectada con la
Contabilidad a2, el manejo de los conceptos tiene un tratamiento diferente, ya que la integración con el
módulo de Bancos se tendría que hacer indicándole a cada concepto que cuenta contable le corresponde.

Conceptos y Cuentas Contables: Si la aplicación se configuró para estar integradacon a2 Contabilidad la
ficha de Conceptos tendría una opción nueva como muestra la figura:
Conceptos y
Cuentas Contables
Conceptos y Cuentas Contables
Teniendo que asignar la cuenta contable que le corresponde a ese concepto especifico, presionando
Este paso se deberá hacer tanto para la cuenta cont able correspondiente al Debe y al Haber.
Catalogo de Cuentas Contables

Una vez completado este paso ya los conceptos están ligados a una cuenta contable lo que permitirá a l a hora de
elaborar una transacción bancaria desde el módulo de bancos omitir el paso de asignación de una cuenta contable
en ese momento.
Reporte de Transacciones por Conceptos elaborado desde el Menú de Opciones Informes:
Reporte de Transacciones por Conceptos
Agrupar por conceptos: Esta posibilidad le permite visualizar los conceptos agrupados por categorías para este
ejemplo tenemos creadas las siguientes:
Conceptos Tipo de Concepto Categorías
Fig. 200, Archivo de Conceptos

Quedando el Reporte Agrupado por Categorías de la siguiente forma:
Reporte Agrupado por

Categorías
Listado de Transacciones por Conceptos
Transacciones Detalladas:
Reporte Detallado por

Categorías
Listado de Transacciones Bancarias por Conceptos (Detallado)

Tipo de Concepto: Ingreso, Egreso, Gasto ó Todas, para el Ejemplo mostrado hemos seleccionado Todas.
Categoría para el Ejemplo mostrado tenemos definidas las siguientes: Ventas, Comisiones Bancarias, Energía
Eléctrica, Compras, Sueldos y Salarios, Teléfonos y Comunicaciones, Mantenimiento y Limpieza y Material de
Oficina.
Rango de Fecha: desde, hasta: Nos pernito seleccionar entre un rango de fechas y de esta forma visualizar la
información en los días que deseemos.
Estadísticas y Proyecciones Conceptos
Estadísticas y Proyecciones Conceptos Bancarios
Podemos visualizar la siguiente información:

Número de Operaciones: Cantidad de operaciones bancarias realizadas bajo el concepto actual.
Total Débitos: Monto en moneda del total de operaciones de Débito realizadas con el concepto.
Total Créditos: Monto en moneda del total de operaciones de Crédito realizadas con el concepto.
Saldo Mes: Total Débitos - Total Créditos.
Tabla de Contenido

Menú Mantenimiento.-Ficha (Archivo) de Beneficiarios:
Su función es la de definir la lista de Beneficiarios para utilizar en la emisión cheques. Se debe incluir en esta lista
todas las personas jurídicas o no, a las cuales se les paga a través de cheques.
Paso a Paso:
Crear:
Modificar o Borrar:
1. Para modificar haga click en el botón Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón Borrar. En
ambas opciones se muestra la lista de Beneficiarios para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su
acción.
2. En caso de modificar, realice los cambios necesarios.

Transacciones Bancarias por Beneficiario:
Reporte de Transacciones por Beneficiario
Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar
activos o no activos, o ambos. El orden es por núme ro de cuenta o nombre del banco.
Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las
transacciones en moneda local o dejarlas en su moneda original.
Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.
Los datos se muestran en dos o tres líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea
contiene la información de los bancos: número de cuenta, nombre del banco y si está activo o no.
En la segunda línea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creación, fecha de liberación, tipo,
documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción, saldo a la fecha y estatus de la transacción (conciliadas,
no conciliadas y diferidas).
En la tercera línea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: código, nombre del banco, el monto del
débito y el monto del crédito.
Si se detalla el movimiento, en la primera línea, se imprime el concepto.
En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su
respectivo monto final, e igualmente el número d e notas de débito, depósitos, notas de débito, el otal de débitos y
créditos diferidos.

Cuando se presiona el botón Filtrar se muestra la ventana:
Filtro del Reporte de Transacciones Bancarias
En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se
selecciona todo el periodo) y su estatus.
Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas características. En cuanto
al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un
monto dado.

Listado de Transacciones por Beneficiario

Estadísticas y Proyecciones Beneficiarios:
Estadísticas y Proyecciones Beneficiario

Número de Operaciones: Cantidad de operaciones bancarias realizadas bajo el beneficiario actual.
Total Débitos: Monto en moneda del total de operaciones de Débito realizadas con el beneficiario.
Total Créditos: Monto en moneda del total de operaciones de Crédito realizadas con el beneficiario.
Saldo Mes: Total Débitos - Total Créditos.
Para mas detalle Ver Estadísticas.

Asociar un Concepto ó Cuenta Contable a un Benefici ario:
Activando la sección de cuentas contables desde el módulo de sistema es posible incluir un concepto o una cuenta
contable asociada al beneficiario. De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario,
no es necesario indicarle la cuenta, el sistema la coloca de forma automática.
Posibilidad de Asignar una

cuenta contable a un
beneficiario, para que esta
opción este disponible debe
estar instalada la contabilidad
así como integrada al
administrativo.
Tabla de Contenido

Posibilidad de Manejar las imágenes de los archivos maestros (clientes, inventario,
autorizados) Externas al archivo de datos, de esta manera se mantiene la base de datos más liviana y al mismo
tiempo se le incorporó la posibilidad de manejar imágenes JPG.
Para activar el manejo de imágenes externas basta c on crear una carpeta en el directorio de los datos con
el nombre Imágenes. (Ej.: Empre001\Data\Imagene s). Al momento que el sistema detecta la presencia de
este directorio de datos de forma automática dirige las imágenes según los archivos (Clientes, Inventario,
Proveedores y Autorizados).
Tabla de Contenido

Manual Modulo Administrativo Tomo 2 Menu Mantenimiento

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Manual de Usuario

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Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

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Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo

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Áreas De Desempeño Del Control

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a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un

a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad

Flexibilidad: La parametrización de las principales variables del manejo de la información, hacen de a2 un

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Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5

Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos

 Inventario Inventario  Facturas  Compra · Depósitos

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· Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable.

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Requerimiento mínimo de Hardware:

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Si la clave o el usuario son inválidos no podrá entrar en la aplicación.

Producto Final: Usuario: Master

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Licencia Final:(Personalizada): Copie el archivo “a2admin.a2” en el directorio donde instalo la aplicación

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· Ctrl. + M: Cambio de moneda

Cambio de Moneda: Cambio de Usuario:

Calendario: Información del Sistema:

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La Barra de Menú tiene las siguientes opciones:

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Manejo de los Clientes:

Manejo de los Proveedores:

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Funciones básicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):

(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación).

Cancela la operación actual

Imprime reporte de la información mostrada.

Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando

Crea ó incluye nuevo registro.

Activa el modo de modificación de registros

Elimina ó borra registro actual

Almacena los cambios realizados al registro actual.

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En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos,

A continuación se describen cada una de las opciones del Menú Manteniendo.

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Costo Promedio: Si los productos o artículos varían de costo de manera

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Activo: Como su nombre lo indica, si este

Manejo de Depósito : Al estar activo indica a la

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Menú Mantenimiento.-(Departamentos) Productos de inventario y servicios:

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