La gerencia del tiempo

PorBen Schneider - 21 / 06 / 2013

o Neo personas

El creer que es posible hacer todo a tiempo, si tan sólo uno aplica el sistema correcto, procesando una

lista ordenada de temas a tratar o resolver, que es abordada en forma consistente y disciplinada,

constituye uno de los mitos más destructivos que existe en la gerencia y representa un grave error.

Se viven tiempos donde la información fluye de forma desordenada y continua, y los distintos dispositivos

de conectividad hacen que el ejecutivo esté expuesto permanentemente a perturbaciones que le obliga a

tomar acción en una dirección u otra, lo que generalmente trae como consecuencia una pérdida de

enfoque. Más complicado aún es asumir que el contestar cada requerimiento en tiempo real, tratando de

resolver las demandas en el orden que estas fluyen, es sinónimo de ser eficiente, efectivo y “todo

terreno”.

La mejor acción para gestionar adecuadamente el tiempo de un ejecutivo y de su grupo de colaboradores,

es decidir qué actividades o requerimientos habrá que ignorar o colocar en un segundo plano y cuáles

acometer y en qué orden.

Muchas veces se piensa que la gerencia del tiempo cae más en el campo de cómo el individuo funciona

dentro de la organización y, no se le trata como una prioridad estratégica de la firma, que al descuidar el

manejo adecuado de este concepto, se expone a perder alineamiento y efectividad.

Una encuesta realizada por la consultora McKinsey a 1.500 ejecutivos a nivel global, encontró que sólo el

9% se consideraba muy satisfecho con la forma en que gerenciaba su tiempo. Menos de la mitad algo

satisfechos y un tercio muy insatisfechos. Peor aún, apenas un 52% indicó que la manera como

administraba su tiempo estaba alineada con las prioridades estratégicas de la empresa. Estos resultados

indican que la gerencia del tiempo no es sólo un tema de individuos, sino que afecta severamente el

funcionamiento de las compañías.

El mito de que el recurso “Tiempo” es infinito se vuelve más doloroso para las organizaciones cuando en

ellas proliferan grandes “iniciativas estratégicas” y “proyectos especiales” tan en voga estos días, que sus

ejecutivos deben atender por sobre su rutina diaria.

Son muy pocas las organizaciones que tratan al “Tiempo” como un recurso escaso. Al igual que el capital

del que disponen las empresas es limitado y por ello encargan a sus mejores colaboradores a determinar

dónde y cómo invertirlo, de igual manera, hay que tratar las horas hombre con las que dispone la firma
como el recurso más valioso. El presidente norteamericano Dwight Eisenhower creó una matriz para

diferenciar lo urgente de lo importante que le permitió categorizar sus acciones en cuatro rubros. Si se

trataba de un tema importante más no urgente, él determinaba cuándo le era conveniente actuar. Si el

asunto era urgente e importante, lo abordaba de inmediato. Si el requerimiento no era importante ni

urgente, lo relegaba y si el problema era urgente pero no importante, lo delegaba a un colaborador.

Invertir en metodología y tecnología para gerenciar el tiempo es vital, para así lograr el enfoque necesario

y el alineamiento estratégico tan exigido hoy en día, debido al entorno altamente competitivo y complejo

en el que se desenvuelven las empresas.

Gestión del tiempo en la empresa

Experto GestioPolis.com

 Administración
 23.03.2001
 1 minuto de lectura

administración de producción y operacionesadministración del

tiempoorganización del trabajo

¿Qué es una adecuada gestión del tiempo en la empresa? Esta pregunta tiene
tantas respuestas como personas laboran en la empresa. Se trata de organizar
el tiempo de trabajo de tal modo que les permita gestionar todo aquello que
manejan, surge o interfiere en su jornada de trabajo.

Los grandes enemigos de la gestión del tiempo en la empresa son la

dispersión y la dilación. La dispersión, se empiezan varios asuntos y no se
termina ninguno, supone un doble esfuerzo y una sobrecarga de tareas
pendientes. La dilación, se deja para mañana lo que puede estar resuelto
hoy, supone tratar una y otra vez los papeles que se acumulan en la mesa sin
ser capaces de terminar lo que debernos resolver.

El gran aliado de una gestión eficaz del tiempo es la planificación, es

decir, qué debo hacer, cuándo y qué necesito para hacerlo. Cada sesión de
trabajo será más fructífera si está planificada (debe cerrarse siempre con una
revisión sobre lo realizado durante el día y lo que ha quedado
pendiente). Saber priorizar es el segundo gran aliado. La planificación
realizada “primorosamente” el día anterior puede irse al traste cuando varios
asuntos o personas plantean nuevos problemas o necesidades que no han sido
tenidos en cuenta hasta ahora. Es importante tener claro que no todo es
urgente; y que este concepto es claramente relativo en función de quién
plantea la urgencia. En general, la urgencia suele producirse por una mala
gestión de nuestro tiempo y/o de una mala priorización: no todo puede ser
urgente. Si la gestión del tiempo y la priorización es buena, quizás es hora de
revisar los recursos que dedicamos a cada tarea pues puede haber un exceso
de trabajo. Por último, lo urgente no tiene porque ser lo importante y viceversa.