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1. OBJETIVO
Establecer el sistema para seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores, tramitar
correctamente los pedidos que se realizan, y verificar los productos/servicios comprados
de forma que se asegure la calidad de los productos y servicios adquiridos.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el proceso logístico y todas las partes que intervengan en
éste. Aplica a todos los proveedores de materiales, productos y servicios; personas
natural o jurídica que contraten con C.I. Integral de servicios S.A.S.

3. DEFINICIONES
Proveedores críticos: Son aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen un gran
impacto en la implantación del servicio. El retraso de éste, afecta directamente la calidad
del servicio.
Proveedores No Críticos: Son aquellos proveedores cuyo producto o servicio no genera
un gran impacto en la realización de las actividades del servicio. La falta, retraso de éste
no tiene una gran relevancia para el cumplimiento y ejecución del servicio.
Proveedor habitual: Es la persona natural o jurídica con la cual se realizan más de
cuatro compras en el año.
Proveedor ocasional: Es la persona natural o jurídica con la cual se realizan hasta
cuatro compras en el año.
Evaluación de proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de
requisitos técnicos, administrativos, y de calidad de un proveedor.
Reevaluación de proveedores: Proceso por el cual se evalúa un proveedor y se hace
seguimiento a su desempeño y determinar la permanencia del mismo en la empresa.

4. GENERALIDADES
Este procedimiento contiene la metodología mediante la cual se selecciona, evalúa,
reevalúa y certifica a los proveedores de productos y/o servicios de la empresa. Sirve de
apoyo en la toma de decisiones para la mejora continua del Sistema de Gestión de
Calidad de C.I. Integral de servicios S.A.S. Los sistemas de evaluación consideran
criterios de evaluación estándares para los proveedores de productos y servicios.
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5. CONTENIDO
Documento
N° Actividad Descripción Responsable
y/o formato
Catálogos,
Contacto con el Se solicita a los proveedores la mayor información posible sobre los Auxiliar portafolios,
productos o servicios ofrecidos la cual podrá ser suministrada por medio administrativa fichas técnicas
1 proveedor
de catálogos, portafolios, fichas técnicas de productos la cual podrá se y contable de productos
suministrada física o digitalmente.

Para formalizar el ingreso de cualquier proveedor (persona natural o Cámara de

jurídica) a la base de datos se requiere de los siguientes documentos Comercio, Rut,
Auxiliar
(Cámara de Comercio, Rut, Nit o Cédula de ciudadanía, información de Nit o Cédula
Solicitud de administrativa
2 contacto), para los que aplique. de ciudadanía,
documentos y contable
información de
Nota: Los datos de los proveedores serán autorizados por ellos, y los contacto.
podrán enviar vía correo electrónico o encomienda.
Se procede al estudio de la información y a la verificación del
cumplimiento de criterios según su categoría definidos en este documento
para la contratación para esto se diligenciará el registro de FR-LO-05
Evaluación de proveedores. De acuerdo al cumplimiento de los requisitos, Gerente
se define la confiabilidad y capacidad del proveedor para llevar a cabo el
contrato. Subgerente
- Considerarlo histórico (aquel proveedor que ha suministrado al menos
Líder de FR-LO-05
3 pedidos sin incidencias). Hasta entonces, se le considerará proveedor a
Selección de Calidad Evaluación de
3 prueba.
proveedor proveedores
- Valoración positiva por parte del responsable de la compra, en base a
la información sobre el proveedor de la que se disponga: resultados de la Auxiliar
visita a sus instalaciones, de las respuestas del cliente al cuestionario de administrativa
evaluación de proveedores, información sobre sus productos y servicios y y contable
precios, etc.
- Recomendación del cliente o de otra empresa reconocida en el
mercado.
- Homologación automática del proveedor: Cuando el cliente lo exige,
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Documento
N° Actividad Descripción Responsable
y/o formato
o cuando sea único en el mercado.
- Posesión por parte del proveedor de un Certificado ISO 9001, o
encontrarse en proceso de obtenerlo, o bien que el producto que
suministra esté certificado. En estos casos deberá enviar evidencia:
certificado, carta de la entidad certificadora, etc.

Inclusión del proveedor en el listado de proveedores aceptado. Si el

proveedor cumple con los requerimientos se lleva al FR-LO-03 Listado de FR-LO-03
Inclusión en el listado proveedores, donde se registra con toda su información de tal manera Líder de
4 Listado de
de proveedores calidad
que se garantice su plena identificación. proveedores

Teniendo en cuenta la clasificación (A, B, C) se realiza la evaluación del

proveedor, para ello se debe tener en cuenta los criterios definidos en el
presente documento, y se debe de diligenciar el formato FR-LO-05 Gerente
Evaluación de proveedores.
FR-LO-05
Evaluación de Subgerente
5 Parágrafo 1: Los resultados de la evaluación o reevaluación serán Evaluación de
proveedor Líder de proveedores
comunicados a través de una carta enviada vía correo electrónico.
Calidad
Parágrafo 2: Se evaluarán a los proveedores los cuáles se les solicite
productos constantemente y según el monto solicitado; este criterio y los
montos son indefinidos y quedan a criterio de gerencia.
FR-LO-03
Gerente Listado de
Teniendo en cuenta las falencias que haya tenido el proveedor en la
Subgerente proveedores
Reevaluación de evaluación se realiza una nueva evaluación para ellos se deben tener en
6 cuenta los criterios definidos en este documento.
proveedor Líder de FR-LO-05
calidad Evaluación de
proveedores
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6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Para la evaluación y aprobación de un proveedor se podrán seguir varios criterios y a su vez se
solicita a los proveedores la mayor información posible sobre los productos o servicios
ofrecidos.

Tipo de proveedores

1. Mantenimiento y venta de equipos

2. Suministro de insumos
3. Servicios administrativos (contabilidad, revisoría, publicidad, calidad etc.)
4. contratistas

Mantenimiento y venta de equipos

 Productos de calidad y que cumplan con las normas técnicas cuando sea aplicable.
 Entrega oportuna.
 Precio y condiciones comerciales competitivas.
 Buen servicio.
 Garantía de calidad e idoneidad comercial.
 Respaldo y soporte técnico.

Suministro de insumos

 Trayectoria en el mercado
 Cumplimiento de normas legales de sanidad
 Entrega ágil
 Insumos de calidad y que cumplan con las normas de registros de salud e higiene
 Precio y condiciones comerciales competitivas.
 Garantía de calidad e idoneidad comercial

Servicios administrativos (contabilidad, revisoría, publicidad, calidad etc.)

 Cumplimiento de documentos que respalden su idoneidad profesional

 Experiencia mínima de tres años en la actividad a desarrollar
 Oportunidad y agilidad en la ejecución de la actividad

Contratistas

 Experiencia en la actividad a desarrollar

 Cumplimiento de documentos que respalden su idoneidad profesional
 Oportunidad y agilidad en la ejecución de la actividad
 Calidad en el servicio
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7. ITEMS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Mantenimiento y venta de equipos

 Productos de calidad y que cumplan con las normas técnicas cuando sea aplicable.
 Entrega oportuna.
 Precio y condiciones comerciales competitivas.
 Buen servicio.
 Garantía de calidad e idoneidad comercial.
 Respaldo y soporte técnico.

CRITERIO/NOTA S E PONDERADO PONDERADO 1 3 5

SELECCIÓN EVALUACIÓN
Productos de calidad X X 40% 40% Los elementos Los elementos La mayoría de los
y que cumplan con las suministrados no suministrados elementos
normas técnicas cumplen con cumplen con suministrados
cuando sea aplicable. normas de algunas normas cumplen con las
calidad y de calidad y normas de
técnicas técnicas calidad y técnicas
requeridas requeridas. requeridas.
Entrega oportuna. X 15% Se atrasa con Generalmente la Nunca se atrasa
frecuencia entrega es a
tiempo
Precio y condiciones X X 30% 5% Altos precios y Precios y periodo Bajos precios y/o
comerciales créditos a corto de plazo condiciones de
competitivas. plazo promedios del pago favorables
mercado
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Buen servicio. X 10% Presta u regular Presta buen Presta excelente

servicio al servicio al cliente servicio al cliente.
cliente
Garantía de calidad e X X 30% 15% Brindan poco Brindan buenos Brindan los
idoneidad comercial. tiempo de tiempos de
mejores tiempos
garantía garantía del mercado y la
mejor idoneidad
comercial
Respaldo y soporte X 15% El proveedor no El proveedor El proveedor
técnico cumple cumple maneja las
generalmente con mejores marcas y
sus garantías cuenta con la
mejor experiencia

Suministro de insumos

 Trayectoria en el mercado
 cumplimiento de normas legales de sanidad.
 Entrega ágil
 Insumos de calidad y que cumplan con las normas de registros de salud e higiene.
 Precio y condiciones comerciales competitivas.
 Garantía de calidad e idoneidad comercial.

Ponderado Ponderado
Criterio/Nota S E 1 3 5
selección evaluación
Presenta poco Presenta buena Presenta la mayor
Trayectoria en el
X X 30% 10% tiempo en el experiencia en el experiencia en el
mercado
mercado mercado mercado
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Cumplimiento de No cumple con

Cumple con algunas Cumple con todas
normas legales de X X 25% 15% las normas
norma las normas
sanidad requeridas

Se atrasa en la Generalmente da Siempre entrega

Entrega ágil X 20%
entrega una entrega oportuna oportunamente

No cumple con la
Insumos de calidad y Cumple con algunas Cumple con todas
calidad requerida
que cumpla con las normas de calidad, las normas de
X 20% 20% y las normas de
normas de registros de registros de salud e calidad y registros
registro de salud
salud e higiene higiene pertinentes
e higiene

Precio y condiciones Altos precios y Precios y periodo de Bajos precios y/o

comerciales X X 15% créditos a corto plazo promedios del condiciones de pago
competitivas plazo mercado favorables

Proporciona las
No brinda ningún condiciones Proporciona
Garantía de calidad e tipo de garantía necesarias excelente garantía y
X X 25% 20%
idoneidad comercial en la calidad fortaleciendo la credibilidad en el
comercial credibilidad del producto o servicio
producto
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Servicios administrativos (contabilidad, revisoría, publicidad, calidad etc.)

 Cumplimiento de documentos que respalden su idoneidad profesional

 Experiencia mínima de tres años en la actividad a desarrollar
 Oportunidad y agilidad en la ejecución de la actividad

Ponderado Ponderado
Criterio/Nota S E 1 3 5
selección evaluación

Cumplimiento de No presenta los Presenta algunos

Cumple con todos
documentos que documentos que documentos que
X X 50% 50% los documentos
respalden su respalden su respalden su
requeridos
idoneidad profesional idoneidad idoneidad

Proporciona
Experiencia mínima No cuenta con la La garantía de
garantía idéntica a
de tres años en la X X 50% 25% experiencia experiencia es la
la de los otros
actividad a desarrollar requerida mejor del mercado
proveedores
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Ocasionalmente
Oportunidad y No cumple con la Siempre cumple
cumple con la
agilidad en la oportunidad y con la ejecución y
X 25% oportunidad y
ejecución de la ejecución del oportunidad del
ejecución del
actividad servicio servicio
servicio

Contratistas

 Experiencia en la actividad a desarrollar

 Cumplimiento de documentos que respalden su idoneidad profesional
 Oportunidad y agilidad en la ejecución de la actividad
 Calidad en el servicio
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Ponderado Ponderado
Criterio/Nota S E 1 3 5
selección evaluación

Cumplimiento de No presenta los Presenta algunos

Cumple con todos
documentos que documentos que documentos que
X X 25% 25% los documentos
respalden su respalden su respalden su
requeridos
idoneidad profesional idoneidad idoneidad

Proporciona
Experiencia mínima No cuenta con la La garantía de
garantía idéntica a
de tres años en la X X 50% 25% experiencia experiencia es la
la de los otros
actividad a desarrollar requerida mejor del mercado
proveedores
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Ocasionalmente
Oportunidad y No cumple con la Siempre cumple
cumple con la
agilidad en la oportunidad y con la ejecución y
X 25% 25% oportunidad y
ejecución de la ejecución del oportunidad del
ejecución del
actividad servicio servicio
servicio

Ocasionalmente
No cumple con la Siempre cumple
cumple con la
calidad en con la calidad en la
Calidad en el servicio X 25% calidad en la
ejecución del ejecución del
ejecución del
servicio servicio
servicio
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6 Clasificación de los proveedores

De acuerdo a la calificación obtenida en el proceso de selección, evaluación y

reevaluación de proveedores, estos se clasifican en tres grupos, así:

Clasificación Calificación

A >=4
B >=3
C <3

Los proveedores que se clasificaron entre A y B conforman la lista de aceptables, es decir que
ellos se consideran suministradores de bienes y servicios idóneos, son evaluados (selección)
antes de iniciar la relación comercial, los de categoría A se reevalúan cada año, y los de B son
reevaluados cada 6 meses. Los calificados en C se les considera no aceptables, no se les
vuelve a comprar a menos que sean los únicos que ofrecen el bien en el mercado y deben
evaluarse solo cuando proporcionen evidencia de mejora notable y reconocida en el medio de la
producción o prestación de servicios.
La organización puede tomar la decisión de evaluar proveedores en el momento que considere
oportuno, a causa de modificaciones notables en el desempeño de los criterios de evaluación a
él aplicables.

8. DOCUMENTOS Y FORMATOS RELACIONADOS

 FR-LI-01 Lista de chequeo de documentación pertinente a licitaciones e invitaciones directas

 FR-LO-03 Listado de proveedores
 FR-LO-05 Evaluación de proveedores

9. CIERRE DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Josepher Tangarife Morales Paula Marcela Sánchez Jorge Edier Patiño
Cargo: Cargo: Cargo:
Líder de Calidad Subgerente Gerente
Fecha: 05/11/2017 Fecha: 05/11/2017 Fecha: 05/11/2017
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10. ANEXOS
10.1 Anexo diagrama de flujo control y evaluación de proveedores

INICIO

Contacto con el
proveedor

Solicitud de
documentos

NO

¿Cumple con la
documentación NO
requerida?

SI

Seleccionar
proveedor

¿Fue
seleccionado?

SI

Inclusión en el
listado de
proveedores

Se revisa en el
listado de NO ¿Tiene un año el
proveedores su
proveedor con la
antigüedad y se deja
empresa?
en espera para su
evaluación

Se evalúa o reevalúa
el proveedor

FIN