1 Analisis y Planificacion de BD

Análisis, planificación y estructuración de B.D.
©
ADR Infor SL
Indice
1 - Análisis, planificación y estructuración de una B.D...................................................................................1
Introducción a MS Access 2007..............................................................................................................1
El Programa: Microsoft Access 2007 (R)................................................................................................1
Novedades de Microsoft Access 2007 (R)...............................................................................................3
Importar y Exportar Datos desde Access.................................................................................................6
Desde Access a Excel..............................................................................................................................6
Desde Access a Word............................................................................................................................12
Trasvasar datos de Excel a Access.........................................................................................................17
Desde Word a Access............................................................................................................................19
Análisis, planificación y estructuración de una B.D......................................................................................21

Objetivo de este apartado del curso.......................................................................................................21
Pasos a seguir..................................................................................................................................21
Conclusión.............................................................................................................................................44
Ejercicios............................................................................................................................................................46
Ejercicio 1..............................................................................................................................................46
Recursos.............................................................................................................................................................48
Preguntas Frecuentes.............................................................................................................................48
i
1 - Análisis, planificación y estructuración de una
B.D.
Introducción a MS Access 2007

Permíteme, en primer lugar, que te de mi bienvenida a este tercer nivel del manejo de la Base de Datos
Microsoft Access 2007. Llegados a este punto y considerando que llegas a este curso con unos sólidos
conocimientos de Access, nos adentramos en este curso en el estudio de las herramientas más complejas que
trae Access para el desarrollo de aplicaciones propias. Además, tomaremos como programa referente la
versión 2007 de Microsoft Access, reconociendo las importantes novedades que se han incluido en esta
novedosa versión de la aplicación de bases de datos de Microsoft. Por eso, ahora, en el inicio de nuestro
camino de formación, realizaremos un breve repaso de las importantes funcionalidades que se han incluido en
el manejo de este programa gestor de bases de datos.
Los campos referenciados con una R, indican que son conceptos ya abordados en los anteriores niveles
básico y avanzado del curso de Access.
Espero que tu andadura durante el desarrollo de este curso sea de tu total aprovechamiento y, juntos,
completemos el estudio de esta herramienta informática tan importante y con tantas funcionalidades.
Adelante, comenzamos nuestro curso...
El Programa: Microsoft Access 2007 (R).

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de
textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina
denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:
• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma
directa.
• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento la
que interese.
• Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para
visualizar y editar datos en pantalla.
• El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
• Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales.
Proporcionando además ayuda en todo momento.
• Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden
ser dBase o Paradox.
• Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos,
animaciones...) a una base de datos de Access.
• Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de
Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su
"misma familia".
1
Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con
dicho programa, la información que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el
propio programa adjudica la extensión .DOC, es decir que si creamos una carta, la información introducida,
tecleada, con los folios necesarios de extensión quedará almacenada en un archivo como por ejemplo
"carta.doc".
Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el procesador
de textos Word, tienen la extensión .docx aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad
entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensión .doc
Si se ha estudiado un programa hoja de cálculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho
programa, la información que se gestiona (datos numéricos y formulas básicamente) se archiva en ficheros a
los que el propio programa adjudica la extensión .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para
confeccionar presupuestos, la información introducida, los datos, las fórmulas, las funciones quedará
almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".
Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de
cálculo Excel, tienen la extensión .xlsx aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad
entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versión de Excel con la extensión .xls
De igual manera, hasta la aparición de la nueva versión de Microsoft Access (Access 2007) toda la
información referida a un mismo ámbito de la gestión de una empresa (agenda, video club, academia...) que
con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introducía, se almacenaba
en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensión .MDB (Microsoft Data Base), quedando los
archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres
"agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".
Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con
Access 2007, van a recibir la extensión .accdb aunque la aplicación para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensión .mdb
Pero, ¿el cambio de extensión me va a impedir trabajar con las bases de datos que tenía generadas con
las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicación va a permitirnos sin
problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiéramos creado con las versiones anteriores, tal y
como veremos más adelante.
Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una
tabla. En el ejemplo anterior, se podrían almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los
referentes a los proveedores en otra, y así sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos
puede albergar varias tablas.
La información contenida en cada tabla está dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le
denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos
los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de
cada uno de los clientes. Por tanto, cada registro está constituido por diversos campos, (que alberga cada uno
de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada uno de los registros,
solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos
con una agenda típica, cada ficha de la agenda correspondería con cada fila de la tabla, es decir con un
registro. En todas las fichas de la agenda se albergarán las mismas informaciones, correspondiendo cada una
de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituirían una tabla de una base de datos.
2
Novedades de Microsoft Access 2007 (R).

Llegados a este punto en el que hemos afianzado los conceptos fundamentales de un programa Gestor de
Bases de Datos como es Access, mención especial merece dedicar unos párrafos a las novedades más
interesantes y llamativas que presenta esta nueva versión de Access lanzada por Microsoft.
Entre las novedades más significativas a comentar citaremos las siguientes:
• Nuevas formas de creación de bases de datos.- Microsoft Access 2007 incluye múltiples plantillas
con las que poder crear fácilmente bases de datos, tablas y campos. Además, hay nuevas vistas y
herramientas de diseño que nos van a ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con
los datos introducidos de manera más rápida y sencilla.
• Nueva interfaz de usuario.- Otro de los aspectos que llama más la atención al comenzar a trabajar
con la nueva versión de Office es precisamente el cambio radical que se le ha dado a la interfaz
gráfica, de tal forma que la clásica distribución en menús de los comandos se ha suprimido totalmente
para dar lugar a una sencilla interfaz de opciones denominada Cinta de Opciones. Las barras de
herramientas desaparecen para organizar de manera más coherente y sencilla los comandos en grupos
de opciones relacionadas.
• Panel de exploración de objetos de la base de datos más funcional y rápido de utilizar para navegar
por los diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.
3
• Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo más sencillo y eficaz, en la misma
ventana de trabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultáneamente y
organizados en fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar más
sencillo.
• Herramientas de creación de objetos más eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras
en el diseño de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creación de
estos objetos.
• Nuevos tipos de datos en el diseño de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como
los campos multivalor para almacenar datos complejos en un único campo, los campos de datos
adjuntos para archivos, mejoras en los campos memo y fecha.
4
Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.
Ejemplo aplicación de campos de búsqueda multivalor.
• Nuevo panel de lista de campos en el diseño de informes y formularios.- El nuevo panel Lista de
campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los
campos de otras tablas.
5
• Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado más arriba, Access 2007 emplea un nuevo
formato de archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicación. Cuando se crea una nueva base
de datos con Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y
recibe la extensión de archivo .accdb
Anotación:
Considerando que el alumno pudiera querer ensayar cuanto en los siguientes capítulos se
desarrolla, y pensando que los núcleos de datos (los archivos de datos) se pudieran tener en otros
formatos (de otros programas), continuamos nuestra andadura en este curso estudiando todas las
posibles formas de "llevar y traer" información entre las aplicaciones Microsoft tales como MS
Word y MS Excel. Los alumnos que hayan realizado el curso de MS Access (no aplicaciones) ya
han estudiado este apartado de importaciones y exportaciones en la última lección del curso.
Éstos alumnos, pueden por lo tanto omitir su estudio pasando directamente al apartado Análisis,
planificación y estructuración de una base de datos o bien (recomendado) repasar de nuevo los
contenidos sobre importaciones y exportaciones de datos entre aplicaciones para asentar bien la
base de trabajo.
Atención: Practicar siempre en éste curso con copias de seguridad de los datos originales
recordando la máxima de que "Todo lo que pueda pasar... Va a pasar".
Importar y Exportar Datos desde Access.

En ocasiones es necesario trasladar datos provenientes de una tabla o bien de varias tablas relacionadas de
Access a otros programas como por ejemplo Excel o bien Word con el fin de procesarlos desde esas otras
aplicaciones. En resumen, a veces se necesita llevar o "exportar" información a Excel o Word desde Access.
Office 2007: Habrás podido comprobar, en la práctica diaria con esta aplicación, las funcionalidades tan
novedosas que ha incluido esta nueva versión de Access 2007. Y, como no podía ser menos, en el tema de la
importación y exportación de datos se han incluido amplias novedades. En primer lugar, todas las opciones de
Intercambio de Datos se agrupan en una Ficha propia para su mejor localización: la Ficha "Datos Externos".
Además, se incluye la posibilidad de guardar los pasos de importación - exportación que realicemos
frecuentemente para no tener que repetir los mismos procedimientos en numerosas ocasiones. Por último,
también podremos exportar los datos de Access al formato Pdf.
Desde Access a Excel.

La necesidad puede ser la de operar desde Excel con una información mediante funciones y fórmulas con las
que nos resulta mas fácil trabajar en Excel que desde el propio Access. Gráficas (aunque desde Access se
pueden crear) Tablas dinámicas (aunque desde Access se pueden crear desde asistente de formularios para
tablas dinámicas)...
La información puede ser procedente de una tabla (completa) o de parte de una tabla, o bien registros de una o
varias tablas que satisfacen unas condiciones, con lo cual, desde Access deberíamos construir una consulta de
selección.
6
Básicamente existen 2 procedimientos para realizar este "trasvase" de información.
Procedimiento A.- Grupo de opciones Exportar, mediante el botón "Excel" que aparece en la Ficha Datos
Externos - Grupo Exportar, cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar.
1. Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la
tabla completa de socios).
2. Seleccionaremos la tabla o consulta (no abrir) cuyos datos se quieren copiar a Excel. Elegiremos la
opción Excel dentro del Grupo Exportar de la Ficha Datos Externos, tal y como hemos detallado
anteriormente. Aparecerá un Asistente de Exportación que nos guiará paso a paso en el proceso de
trasvase de la información.
7
3. En esta primer pantalla, deberemos, en primer lugar, seleccionar un destino donde se ubicará el
archivo de Excel resultante y un nombre para el mismo (Access por defecto le asigna al archivo final
el mismo nombre de la tabla o consulta de donde proceden los datos que vamos a copiar en Excel).
Para elegir la ubicación y asignar un nombre personalizado al archivo final utilizaremos el botón
examinar, accediendo al archiconocido cuadro de diálogo "Guardar Archivo".
4. A través del desplegable "Formato de Archivo" podremos seleccionar el formato del archivo de
Excel resultante de la exportación (por ejemplo, si el archivo final lo vas a utilizar en una versión de
Excel anterior a la 2007, seleccionaremos el formato apropiado).
8
5. En el apartado de Opciones, tenemos las siguientes posibilidades:
• Exportar datos con formato y diseño.- Al seleccionar esta opción se copiarán en Excel los datos
procedentes de la tabla o consulta con el mismo formato y diseño que tienen en la base de datos.
• Abrir el archivo de destino al finalizar.- Cuando termine el proceso de exportación, se abre el archivo
de Excel con los datos trasvasados.
• Exportar sólo los registros seleccionados.- Esta opción sólo estará activa cuando hayamos
seleccionado varios registros para su exportación.
6. Una vez configuradas las opciones oportunas, hacer clic en . En la siguiente pantalla
del Asistente de Exportación, se nos ofrece la posibilidad de guardar los pasos de la exportación con
todas las opciones que hemos ido apuntando, de tal forma que la próxima vez que realicemos una
exportación de Access a Excel sea más sencillo el procedimiento.
9
7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.
Access nos pega directamente (a partir de la celda A1 de la Hoja1) los datos seleccionados (con las opciones
seleccionadas en el Asistente de Exportación) ubicándolos en celdas de la hoja de cálculo. A partir de ese
momento podremos realizar las operaciones que necesitemos, ya desde Excel.
Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.
10
Deberemos abrir la tabla o bien la consulta que devuelve los datos pertinentes. Desde el cuadro superior
izquierdo de la tabla mostrada, se seleccionan todos los datos. Se realiza la operación de Copiar.
Se minimiza Access, Se ejecuta Excel, nos ubicamos en la celda A1 de un libro nuevo y realizamos la
operación de Pegar. La forma en la que se suelen pegar los datos suele requerir ciertos "retoques" de formato,
altura de celdas, anchura de columnas, formato - ajustar texto, etc. Pero la información ya la tendríamos en
Excel dispuesta para trabajar.
Desde Access a Excel.
11
Desde Access a Word.

Llevar datos desde Access a Word puede realizarse fundamentalmente con dos fines:
1. Plasmar en un folio ciertos datos en forma de tabla (provenientes de una consulta de totales, por
ejemplo).
2. Realizar una combinación de correspondencia con los datos provenientes de una tabla o consulta de
cara a obtener cartas personalizadas o bien etiquetas.
1.- Para publicar datos Access en un documento de Word, existen a su vez dos formas o procedimientos
fundamentales para realizar la exportación de datos:
Procedimiento A.- Grupo de opciones Exportar, mediante el botón "Word" que aparece en la Ficha
Datos Externos - Grupo Exportar, cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar.
Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la tabla
completa de Socios de Logroño a un documento de Word en formato rtf).
Información.- Rich Text Format - Formato de Texto Enriquecido. RTF (Formato Texto Enriquecido) es
un formato de archivo que permite intercambiar texto con formato y gráficos entre diferentes procesadores de
textos en diferentes sistemas operativos. Entre las ventajas de este formato de archivos podemos mencionar
la siguientes: es un formato ampliamente reconocido que muchas aplicaciones lo soportan, incluyendo
WordPad y Microsoft Word; además, puede almacenar compleja información de formatos, imágenes,
tablas...
1. Seleccionaremos la tabla o consulta (no abrir) cuyos datos se quieren copiar a Word.
2. Elegiremos la opción Word dentro del Grupo Exportar de la Ficha Datos Externos, tal y como
hemos detallado anteriormente. Aparecerá un Asistente de Exportación que nos guiará paso a paso en
el proceso de trasvase de la información.
12
3. En esta primer pantalla, deberemos, en primer lugar, seleccionar un destino donde se ubicará el
archivo de Word resultante y un nombre para el mismo (Access por defecto le asigna al archivo final
el mismo nombre de la tabla o consulta de donde proceden los datos que vamos a copiar en Word).
Para elegir la ubicación y asignar un nombre personalizado al archivo final utilizaremos el botón
examinar, accediendo al archiconocido cuadro de diálogo "Guardar Archivo".
4. Activando la opción "Abrir el archivo de destino al finalizar" se consigue que cuando termine el
proceso de exportación, se abra el archivo de Word con los datos trasvasados.
5. Una vez configuradas las opciones oportunas, hacer clic en .
6. En la siguiente pantalla del Asistente de Exportación, se nos ofrece la posibilidad de guardar los pasos
de la exportación con todas las opciones que hemos ido apuntando, de tal forma que la próxima vez
que realicemos una exportación de Access a Word sea más sencillo el procedimiento, tal y como
sucedía en el trasvase de información a Excel como hemos visto en apartados anteriores.
13
7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.

8. Al concluir este procedimiento, Access nos lleva a un documento nuevo, los datos provenientes de la
tabla o consulta seleccionada (no abierta), pegándolos. Después quizás convenga aplicarles formato
ya que la tabla que crea tiene un formato sencillo.
14
Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.- Al igual que la opción b para llevar los datos
a Excel, mediante la selección de los datos correspondientes y mediante las opciones de Copiar (desde
Access) y Pegar (en documento de Word) podemos realizar la misma operación, aunque el método de
Exportar a Word es la forma más aconsejable.
Una aplicación, podría ser por ejemplo, llevar a un cartel elaborado con Word la relación de artículos en oferta
según ciertos criterios aplicados sobre toda una tabla de artículos.
Desde Access a Word.
Formato .rtf al concluir la exportación a Word
2.- Para realizar una combinación de correspondencia con datos provenientes de una tabla o una consulta
Access, los procedimientos, también pueden ser dos:
Procedimiento A.- La opción Combinar con MS Office Word del Grupo de Opciones Exportar, en la
Ficha de Datos Externos (la más directa y cómoda).
Esta valiosa opción, "encarrila" un asistente para combinación de correspondencia con Word, que en principio
propone que el documento principal (la carta) sea un documento nuevo en blanco o bien un documento ya
existente en disco.
15
Tras pulsar el botón de Aceptar, se ejecuta el programa Word, y comienzan los pasos necesarios para llevar a
cabo una combinación de correspondencia, exactamente igual que si se hubiera comenzado el proceso desde
el grupo de opciones correspondiente del propio Word (Ficha Correspondencia).
16
Este proceso, mantiene el documento principal (ya sean cartas modelo o bien etiquetas postales) en Word y
los datos en Access. Se trata de un proceso por el que se mantiene "una pata" puesta en cada programa: Para el
documento en Word y para los datos en Access.
Procedimiento B.- Llevar los datos de los destinatarios del mailing a Word por cualquiera de los dos
procedimientos de trasvase de datos a MS Word, y una vez tenidos los datos de los destinatarios en un "folio"
de Word en exclusiva (los datos como tabla y sólo los datos), se guardaría dicho documento como archivo de
datos .DOC. Dicho archivo sería el origen de datos de una combinación de correspondencia iniciada desde la
Ficha Correspondencia - Grupo de opciones Iniciar Combinación de Correspondencia de Word, como
si todo el proceso por completo se llevara a cabo desde el procesador de textos.
Datos de Access a Word para combinar correspondencia.
Trasvasar datos de Excel a Access.

Tenemos en Excel una base de datos (tabla de datos con estructura de base de datos) y deseamos llevarla a
Access porque desde allí, y desde una base de datos, como tabla vamos a poder integrarla en una aplicación
Access con mayor potencia para el manejo de esa información (diseño de formularios, creación de informes...)
No es preciso volver a crear desde Access la tabla volviendo a tener que teclear todos los registros.
Como hacerlo:
Para esta operación, es preciso realizar 2 pasos: El primero se realiza desde Excel y el segundo y definitivo
desde Access.
- Primer paso: Seleccionaremos desde Excel, la base de datos a transferir y mediante Copiar y Pegar, la
colocaremos a partir de la casilla A1 de otro libro nuevo de Excel y guardaremos ese libro que solo contendrá
nuestra base de datos, con el nombre que queramos (por ejemplo basedatos.xls) en la carpeta que deseemos.
17
Ahora que nuestra base de datos está limpiamente y como único contenido en un archivo Excel, cerramos
Excel y ejecutamos Access.
- Segundo paso: Desde Access deberemos importar ahora dicho archivo Excel mediante la operación
adecuada.
1. Situados en la base de datos Access en la que deseamos importar nuestra tabla de Excel (deberemos
tener abierta una base de datos .accdb), y situados en el panel de exploración de objetos de Access
2007 de dicha base de datos, acudimos a la Ficha Datos Externos - Grupo Importar, y
seleccionamos la opción .
2. Comienza un asistente que mediante unos paneles, nos va a guiar en la operación de importación.
3. Lo primero es indicar que archivo contiene la información que se desea importar a formato Access.
Para ello, hacemos clic en Examinar y elegimos nuestro archivo en la carpeta donde lo ubicamos (en
el ejemplo era basedatos.xls).
4. También dejaremos activada la opción
Con esta opción le estamos
indicando a Access que el contenido de la tabla de Excel lo coloque en una nueva tabla.
5. Elegidas estas opciones hacemos clic en . Se iniciará el Asistente para importación de
hojas de cálculo.
• La primera pantalla nos permite especificar, en que hoja del libro Excel indicado se encuentra
nuestra tabla (recordemos que un libro puede contener varias hojas y rangos con nombre).
Generalmente y en nuestro caso será Hoja1.
• En el siguiente paso indicaremos si nuestra tabla de datos dispone o no de una primera fila de
encabezamientos: La fila de títulos con los nombres de los campos. Generalmente sí la tenemos por
lo que habrá que marcar la casilla de Primera fila contiene títulos de columnas .
• En la siguiente ventana nos propone llevar la tabla a una tabla nueva que será creada dentro de la
18
base de datos actual o bien a una tabla ya existente (lógicamente y en este caso, deberían concordar
las estructuras de ambas tablas campos, orden, tipo-).
• En la siguiente ventana nos permite campo a campo, seleccionando sus columnas, decidir si
cambiamos o no los nombres de los campos y si los definimos como indexados o no (estos conceptos
son de Access).
• En la siguiente ventana, nos permite asignar una clave principal a alguno de los campos de las tablas,
y por fin y desde el botón , qué nombre deseamos asignar a la tabla que se crea en
Access.
• Un mensaje de Finalizada la importación del archivo nos comunica que el proceso se ha realizado
con éxito y, además, podremos, como en ocasiones anteriores, guardar los pasos de la importación.
Tendremos ya los datos de Excel en una nueva tabla en la base de datos de Access, en el panel de exploración
de objetos de Access.
Datos de Excel a Access (Importar desde Access).
Desde Word a Access.

No existe el procedimiento directo que permite llevar datos con estructura de tabla ordenada (filas y
columnas) desde Word a Access. Lo que si se puede hacer es llevar los datos desde Word a Excel, y teniendo
los datos en formato Excel, tras archivarlos en formato .XLSX, importarlos desde Access como se ha descrito
en el apartado anterior (desde Excel a Access).
19
Una situación real podría ser la de que en un puesto de trabajo, hayamos estado trabajando con una base de
datos en forma de tabla en un folio de Word para realizar habitualmente combinaciones de correspondencia
y etiquetas (desde allí, desde Word), y ahora deseamos tener ese mismo bloque de datos en Excel para con
ellos realizar todas las operaciones que nos ofrece la hoja de cálculo como gestora de bases de datos con su
menú desplegable de datos (tablas dinámicas de resumen, gráficas a partir de ellas, filtros avanzados,
subtotales ). En resumen, habrá que llevar a Excel esa tabla de datos.
Como hacerlo:
1. Se selecciona toda la tabla de datos en Word, y realizamos la acción de Copiar.

2. Minimizamos el programa Word, ejecutamos Excel, y ubicando el cursor, recomendablemente, en la
celda A1 de un libro nuevo, realizamos la acción Pegar.
3. Ya tenemos toda la tabla en Excel con cada dato situado en una celda. Ahora y desde Excel, con
operaciones de formato podríamos dar otras anchuras a las columnas o alturas a las filas, pero la
transferencia de información ya estaría realizada. Hemos exportado datos desde Word a Excel. Ahora
se podría guardar dicha tabla en formato .xlsx desde Excel 2007.
Datos de Word a Access (pasando por Excel).
20
Análisis, planificación y estructuración de una B.D.
¡IMPORTANTE!
Esta parte del primer capítulo aporta unas reflexiones básicas y fundamentales para
comprender posteriormente el resto de los contenidos de este curso con la claridad necesaria.
Nos hará ser capaces de comprender lo importante que es la fase de análisis para la
realización de cualquier aplicación Access.
Objetivo de este apartado del curso.

Inculcar al alumno la necesidad fundamental de seguir unas pautas ordenadas que nos sirvan para que:
• Desde el origen de un planteamiento de trabajo con manejo de información y datos al estilo

tradicional (sin ordenadores) ...
• Nos guíen hasta tener bien definidas las tablas para Access así como sus relaciones pertinentes.
Dichas tablas van a ser posteriormente la base sólida para el desarrollo de una aplicación completa y
adecuada a dicho ámbito o actividad profesional. En ocasiones, este análisis será una tarea sencilla y
en otras el resultado de muchísimas reflexiones.
Pasos a seguir.
Los pasos secuenciales a realizar para definir correctamente una base de datos bien podrían ser los siguientes:
• Análisis de la situación real de trabajo.

• Separar en partes o fases los procesos o tareas.
• Diseñar un diagrama de bloques reflejando las dependencias entre las partes.
• Identificar los grupos de datos o bolsas de información: Los archivos de datos.
• Definición de las tablas.
• Definición de la estructura y diseño de campos de las tablas.
• Codificación de los elementos.
• Establecer las relaciones entre las tablas definidas.
Vamos a detallar en secuencia, cada uno de éstos pasos.
21
Análisis, planificación y estructuración de una Base de Datos (I): Objetivo y

Fases del proceso.
Análisis de la situación real de trabajo.
Realizar un BUEN análisis de la situación real de trabajo que se desea automatizar mediante Microsoft
Access. Solo si se conocen a fondo (ordenadores aparte) los mecanismos de gestión, formas de trabajo,
archivos de información (ficheros tradicionales en los que se almacenan los datos), documentos aplicables a
las tareas (hojas de factura, talonarios de albaranes), así como listados (resúmenes diarios, semanales o
mensuales) y formatos utilizados en ese determinado ámbito a automatizar, es posible trasladar a un entorno
informático dicha operativa. Qué se hace y que se pretende hacer. En programación informática, esta misión
la llevan a cabo los llamados analistas de aplicaciones, los cuales se sumergen físicamente en dicha actividad
de la empresa o entidad correspondiente hasta que conocen a fondo su mecánica de trabajo en el día a día.
Separar en partes o fases los procesos o tareas.
Organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se deseen trasladar a
Access. Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta que se desempeña en la empresa. Qué
gestiones se realizan normalmente bajo dicha actividad: Se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una
relación (un censo) de las actividades o tareas que conforman la gestión a informatizar. Es preferible un buen
planteamiento desde el principio, que múltiples replanteamientos posteriores que, a veces, tienen difícil
solución.
22
Por ejemplo, y básicamente, para una gestión de almacén las FASES de trabajo pueden ser las siguientes:
• Mantenimiento de clientes (altas bajas consultas y modificaciones de clientes).

• Mantenimiento de artículos o productos (altas bajas consultas y modificaciones de artículos).
• Mantenimiento de pedidos (altas bajas consultas y modificaciones de pedidos).
Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...
• Mantenimiento de vendedores (altas bajas consultas y modificaciones de vendedores).

• Informes de comisiones a vendedores. Niveles de ventas...
Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía...
• Mantenimiento de agencias de transporte (altas bajas consultas y modificaciones de agencias).
Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...
• Mantenimiento de proveedores (altas bajas consultas y modificaciones de proveedores).

• Elaboración de documentos (tales como facturas, albaranes...).
• Creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por familias,
listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) derivados de la
información almacenada y mantenida.
Otros análisis propuestos:

Pensar en las fases a gestionar para cada una de las siguientes actividades propuestas, después de
"pegarse como una lapa" a los profesionales de ese ámbito y conocer así los trabajos, las
necesidades, las situaciones, las particularidades, etc... "Meterse en el papel" de quien, sin
informática de por medio, desarrolla diariamente esa o esas tareas que se desean automatizar, en
este caso mediante Access:
• Multas de tráfico de un ayuntamiento.

• Gestión de un video club.
• Una academia de enseñanza.
23
• Una inmobiliaria.
• Control del gasto por consumo de electricidad en un pueblo.
Diseñar el diagrama de bloques.
Confeccionar un diagrama de bloques (un esquema) en el que se representa cada una de las tareas definidas
en el paso anterior, enlazando mediante flechas que tarea depende de cual y cual no depende de ninguna otra.
(esas flechas desembocarán en relaciones cuando se tengan definidas las tablas).
En el ejemplo de la gestión de almacén, el diagrama de bloques podría ser el siguiente:
Los archivos de datos.
Una vez definidas las tareas a realizar, tenerlas enumeradas, y debidamente plasmadas en un diagrama de
bloques (es decir, un esquema de dependencias que refleje en bloques lo que se hace cotidianamente en ese
trabajo): Identificar con que elementos, grupos de datos o bloques de información se trabaja para poder
realizar dichas tareas: Clientes, proveedores, artículos, agencias de transporte, pedidos, vendedores... Estos
bloques de datos, estos archivos, estos almacenes de información posteriormente en Access constituirán las
tablas.
24
Para el ejemplo inicial que nos va a servir para comprender el desarrollo de aplicaciones en Access, a saber, la
gestión de almacén, los bloques de información serán, para cada tarea definida y representada en el
diagrama de bloques del punto anterior, los siguientes:
• Para el mantenimiento de clientes interviene lo que tradicionalmente ha sido siempre el fichero o

archivo de clientes.
Fichero o archivo: Bolsa o bloque de información homogénea y referida a un mismo tema (por
ejemplo los clientes de una empresa), y a su vez organizada en fichas (a las tradicionales fichas,
en Access, se les denomina registros). Cada ficha o registro contiene a su vez un conjunto de
datos alojados en unos espacios o lugares denominados campos.
Cada registro (o ficha) contiene por lo tanto, un conjunto de datos referidos a un elemento dentro
del fichero. Por ejemplo, en un fichero de clientes, cada cliente tiene su ficha o registro. Cada
ficha, a su vez, contendrá mas o menos campos según el nivel de control y gestión de
información deseado, y dichos campos albergarán todos los datos del cliente que son necesarios
para desarrollar las tareas propias de la actividad.
Siempre, las operaciones fundamentales de mantenimiento sobre los datos de un archivo son:
• Altas (agregar nuevos registros -nuevos clientes, nuevos proveedores,,,)

• Bajas (eliminar registros del archivo (baja de un cliente, baja de un artículo por ser
descatalogado...)
• Consultas (buscar el precio de un determinado artículo, el teléfono de un cliente...
• Modificaciones (cambio de precio en un artículo, de dirección de envíos de un
cliente...)
25
• Para el mantenimiento de artículos o productos el fichero o archivo de artículos.

• Para el mantenimiento de pedidos el fichero o archivo de pedidos.
Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...
• Para el mantenimiento de vendedores el fichero o archivo de vendedores.
Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía...
• Para el mantenimiento de agencias de transporte el fichero o archivo de agencias.
Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...
• Para el mantenimiento de proveedores fichero o archivo de proveedores.

• Para la elaboración de facturas, albaranes de pedido...la información necesaria se encuentra en los
archivos ya definidos (pedidos, clientes, artículos...).
• Para la creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por
familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) la información
necesaria para su elaboración se encuentra también repartida entre los archivos ya mencionados.
Los Ficheros o archivos dependiendo del tipo de información que contienen, su peso
específico dentro de la gestión, las tareas en las que están implicados, si sirven para
actualizar a otros archivos o no, su duración en el tiempo... Pueden ser de tres tipos
básicamente:
• Archivos Maestros: Contienen la información principal para el proceso. Su

duración en el tiempo es la del propio proceso y sus datos son actualizados por los
archivos de movimiento y los maestros a su vez, actualizan a los archivos
históricos. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los de Clientes, proveedores,
artículos, empleados y agencias)
• Archivos de Movimiento o maniobra: Sus registros tienen una vida corta dentro
del proceso, porque van cambiando con el propio proceso. Actualizan a los
ficheros maestros. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los de Pedidos ya que
actualizan, por ejemplo al de artículos -en sus existencias- y al de Clientes en su
volumen de compras acumulado -de tener definido este concepto en dicho
archivo-. A fin de mes, los pedidos se reúnen por cliente, se facturan y se pasan al
histórico de pedidos, quedando eliminados de la tabla de pedidos -otra opción es
marcar mediante algún campo los pedidos facturados en vez de trasvasarlos a un
histórico y eliminarlos del archivo de pedidos-)
• Archivos históricos: Contienen registros que, en su momento, pertenecieron a los
archivos maestros o de movimiento y que fueron anexados a estos archivos como
datos históricos. Archivos que contienen registros que fueron actuales pero que en
vez de ser eliminados se almacenan en este tipo de archivo como medida de
seguridad y almacén de datos históricos. (Ejemplos de este tipo de archivo serán
los Históricos de Clientes, Histórico de proveedores, Histórico de artículos,
Histórico de empleados, Histórico de pedidos...-no los hemos reflejado en nuestro
diagrama ni en la aplicación que vamos a desarrollar en este curso-) ¿Quien sabe
si a fecha del año que viene necesitamos contactar con un cliente o un proveedor
que lo fue nuestro, pero que a esa fecha ya no lo es? Su información será
encontrada en los archivos históricos.
26
Definición de las tablas.
Definición de las tablas a partir de los bloques de información ya identificados como ficheros de datos en el
punto anterior. Lo que tradicionalmente han sido siempre los archivos de datos (pequeños o grandes cajones
metálicos generalmente que contienen fichas de cartulina), en Access y en la mayoría de los programas
gestores de bases de datos se denominan tablas. Dichas tablas, son estructuras de filas y columnas que
albergan datos referidos a un mismo tema. Cada fila llamada ahora registro contiene la información que antes
estaba plasmada en una ficha del fichero. Cada columna de una tabla representa un campo. En la celda de la
tabla en la que intersecta una fila con una columna tendremos un determinado campo dentro del cual
normalmente se albergará un dato.
En una base de datos, las estructuras básicas, los OBJETOS principales sin los cuales no pueden
existir el resto de objetos de Access tales como consultas, formularios, informes y macros, son
LAS TABLAS. Suponen el pilar fundamental en el diseño general de un sistema de base de datos
relacional (que se basa en las relaciones entre las tablas).
Fichero o archivo tradicional >>>>> (en Access pasa a ser) >>>>> Tabla de Access
En el ejemplo de gestión de pedidos las tablas a definir y crear en la base de datos desde Access serán:
Para el archivo de... Se definirá en Access... La Tabla...

Clientes Clientes
Artículos Productos
Pedidos Pedidos
Proveedores Proveedores
Agencias de Transporte Agencias
Vendedores de la empresa Vendedores
Los Informes son diseños para obtener por impresora (también llamados listados), que se
nutren de las informaciones que están (se encuentran) en las tablas.
Definición de la estructura y diseño de campos.
El siguiente paso es confeccionar un censo de las informaciones o datos que se albergarán en cada tabla:
Definición de campos para las tablas de la aplicación. Definir las informaciones necesarias y de utilidad
para la gestión que cada tabla deberá albergar. Definir los campos que va a tener cada tabla, así como su
tipo y propiedades mas indicadas (siendo conscientes de que las propiedades de los campos se van a poder
modificar a posteriori).
27
A éste proceso se le reconoce también, de forma más técnica, como NORMALIZACIÓN DE DATOS.
La importancia de codificar los elementos.
Cuando se manejan archivos en donde se alberga la información de ciertos elementos (clientes,

artículos, pedidos, -en otros procesos: vehículos, alumnos, lecturas de contador, pacientes- ...) es
MUY IMPORTANTE codificar dichos elementos asignando a cada uno un código (numérico o
alfanumérico) que identifique exacta, única e inequívocamente a cada elemento del archivo de
modo que no puedan existir dos códigos completos que se repitan en dicho archivo.
Estos códigos también se llaman identificadores y suelen recibir en las definiciones de las tablas
nombres tales como:
Nombre del Campo El campo contiene...

IdPedido Número del pedido.
IdCliente Número o código de cada cliente.
Codcli Número o código de cada cliente.
IdProducto Código único de cada artículo.
Código único de cada artículo o
Codprodu
producto.
Los códigos (este tipo de campo), son los campos que posteriormente van a permitir enlazar o
relacionar dos tablas cuya información se desea utilizar conjuntamente en un proceso o fase de la
aplicación. Generalmente aunque no siempre, se relacionan dos tablas mediante campos de
código.
Hablando en términos de Access, éstos campos deberán tener la propiedad de indexado = Sí y con
o sin duplicados según proceda. Por ejemplo, la tabla de Pedidos se relacionará con la de
Artículos (productos) mediante el código del artículo. Tanto en una tabla como en otra, deberán
ser campos indexados aunque como es lógico, en la tabla de Artículos un mismo código NO se
puede repetir (indexado Sí y SIN duplicados -puede ser y deberá ser clave principal ),
mientras que en la tabla de Pedidos podremos tener un determinado artículo pedido varias veces
por lo que será indexado Sí pero CON duplicados.
De una sentada reflexión de sobre qué informaciones nos interesa gestionar sobre cada una de las fases o
tareas, es decir, de cada uno de los ficheros contemplados, es decir de cada una de las tablas previstas,
obtenemos, por ejemplo, las siguientes conclusiones que vamos a plasmar en un modelo de documento
denominado FICHA DE TAREAS (una para la gestión de pedidos, otra para productos, para clientes, para
agencias, vendedores, proveedores...)
Ficha de tareas
28
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de pedidos
Nombre de la tabla: Pedidos
Descripción: En cada pedido quedará recogida toda la información necesaria para posteriormente poder facturar
(datos del cliente), que volumen de facturación se aplica a cada vendedor (datos del vendedor), cuántos pedidos se
tramitan a través de tal compañía de envío (agencia de transporte)... Por lo tanto, inicialmente, constarán datos
referidos a todos estos elementos.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea (el control de los pedidos):
CAMPO DESCRIPCIÓN
IdPedido Identificador único para el pedido
FechaPedido Fecha en la que se realiza el pedido
FechaEntrega Fecha en la que se entrega el pedido al cliente
FechaEnvío Fecha en la que sale el pedido del almacén
Trabajamos con diferentes empresas para realizar los
FormaEnvío
envíos de los artículos
Cargo Precio que nos cuesta mandar el envío
IdCliente Identificador único del cliente
NombreCompañía Nombre de la compañía o empresa que nos hace el pedido.
NombreContacto Nombre de la persona que nos ha hecho el pedido
Dirección Dirección del cliente
Ciudad Ciudad del cliente
Región Ciudad del cliente
CódPostal Código Postal del cliente.
País País del cliente
Empresa que va a recibir el pedido. Aunque no es
Destinatario frecuente puede ser otra en la que entregar el pedido, otra
sede.
DirecciónDestinatario Dirección dónde el cliente quiere que vaya el pedido.
CiudadDestinatario Ciudad a la que va a ir el pedido
RegiónDestinatario Región a la que va a ir el pedido.
CódPostalDestinatario Código postal del lugar a dónde va el pedido.
PaisDestinatario País a la que va a ir el pedido.
IdProducto Identificador del producto
NombreProducto Nombre del producto
PrecioUnidad Precio que se negocia en el momento de hacer cada pedido
Número de unidades que vamos a servir al cliente del
Cantidad
producto.
Descuento que se aplica y que se negocia en el momento
Descuento
de hacer el pedido
IdEmpleado Identificador del empleado que recoge el pedido
NombreEmpleado Nombre del empleado que recoge el pedido
Como vemos, aparecen datos sobre el propio pedido, sobre el cliente que hace el pedido, sobre la agencia
de transportes que realiza en envío de ese pedido, sobre el artículo que se pide (inicialmente plantearemos
que cada pedido solo es de un artículo), y también sobre el comercial o empleado vendedor de la empresa
que genera ese pedido...
Nota: Se han asociado colores a cada uno de los campos para saber a que tabla de las analizadas
corresponde. Desde <AQUÍ> se puede descargar el modelo de Ficha de tareas en formato Word
para poder confeccionarlas.
29
Para que en un pedido consten todas las informaciones que se consideran necesarias, en principio podríamos
pensar que serían necesarios tantos campos en la estructura de la tabla como los expuestos en la relación
anterior, en la Ficha de tareas. Sin embargo, gracias a que trabajamos con Access que es un sistema gestor de
bases de datos relacional con que, por ejemplo, en cada pedido se almacene, además de la información
propia del pedido (campos de color azul y representados en negrita en la Ficha de tareas anterior), el código
del cliente que hace el pedido (el IdCliente), con ese código o Id, podremos acceder al registro de ESE cliente
en la tabla maestra de clientes (que es otra tabla en la misma base de datos y está aparte). Observar el
diagrama de bloques anterior para apreciar que la tarea de gestión de pedidos está vinculada o relacionada con
la de clientes (entre otras).
De igual modo, los campos de nuestra Ficha de tareas refleja información o campos que ya tenemos en
la tabla de vendedores, en la tabla de agencias, en la tabla de artículos.... Si cada vendedor, si cada
agencia de transporte, si cada artículo (producto) tiene una clave única que lo identifica en su tabla, con que
en cada pedido archivemos solo ese código, gracias a las relaciones de Access se puede acceder a la tabla
relacionada pertinente y la información está ahí accesible. Toda la información de ese registro. Por ejemplo:
Si en un pedido consta que el cliente que hace el pedido es el que tiene código de cliente 7, con ese código, se
accede al registro del cliente 7 en la tabla de clientes y ahí está toda la información de ese cliente que se
precise... De la misma forma las relaciones entre tablas nos permiten acceder a la información de las demás
tablas maestras de vendedores, de productos y de agencias.
En las tablas maestras (productos, clientes, agencias de transporte -métodos de envío-, vendedores y
proveedores) todos los campos que se precisen serán necesarios en la descripción y estructura de la tabla.
Veamos las Fichas de tareas para cada una de las restantes tablas previstas:
Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de Productos
Nombre de la tabla: Productos
Descripción: Por cada producto o artículo de nuestro almacén, se guardarán en campos las informaciones
consideradas como esenciales, para su correcto control.
Fijémonos ahora que en el registro de cada producto consta SOLO el código de su proveedor. Observar que
según el diagrama de bloques, la tabla de artículos está relacionada con la de proveedores mediante el campo
código de proveedor (IdProveedor de esta tabla de Productos <= se relaciona con => IdProveedor de la tabla
de Proveedores).
Si tuviéramos que almacenar en el registro de cada artículo, todos los datos del proveedor, si en la tabla de
productos tuviéramos 1.000 artículos o referencias del mismo proveedor, tendríamos 1.000 veces en la tabla
de productos toda la información de ese proveedor.
Las relaciones entre tablas solventan estos inconvenientes mejorando el aprovechamiento en disco y
optimizando la velocidad del proceso.
Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:
CAMPO DESCRIPCIÓN
IdProducto Identificador único del producto
NombreProducto Nombre del producto
CantidadPorUnidad Número de unidades que hay en una caja del producto.
PrecioUnidad Precio de cada unidad del producto.
Código del proveedor que suministra este producto.
IdProvee Este campo se relacionará con el código de proveedor
(IdProveedor) en la tabla de proveedores.
30
Ficha de la Tabla Clientes.
Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de Clientes
Nombre de la tabla: Clientes
Descripción: Por cada cliente de nuestra empresa, se guardarán en campos las informaciones consideradas
como esenciales, para su correcto control.
CAMPO DESCRIPCIÓN
IdCliente Identificador único del cliente
NombreCompañía Nombre de la compañía o empresa cliente.
NombreContacto Nombre de la persona con la que hemos contactado.
Cargo que tiene la persona con la que contactamos, en
CargoContacto
la empresa cliente.
Dirección Dirección del cliente
Ciudad Ciudad del cliente
Región Región del cliente
CódPostal Código Postal del Cliente
País País del cliente
Teléfono Teléfono del cliente
Fax Fax del cliente
Ficha de la Tabla Agencias.
Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de métodos de envío (agencias de transporte)
Nombre de la tabla: Agencias
Descripción: Por cada agencia de transporte con la que trabajamos y enviamos los pedidos, se guardarán en
campos las informaciones consideradas como esenciales, para su correcto control.
CAMPO DESCRIPCIÓN
IdCompañiaEnvíos Identificador único de la compañía de envíos
NombreEnvíos Nombre de la compañía de envíos
Teléfono Número de teléfono de la compañía de envíos
Ficha de la Tabla Vendedores.
Por último en nuestra empresa hay varios vendedores y deseamos asociar a cada pedido que nos realicen, a un
vendedor, sólo de este modo, podremos llevar un control de comisiones a pagar a los vendedores, cifras
acumuladas de ventas por vendedor...
Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de vendedores
Nombre de la tabla: Vendedores
Descripción: Por cada vendedor o comercial, se guardarán en campos las informaciones consideradas como
esenciales, para su correcto control.
31

CAMPO DESCRIPCIÓN
IdEmpleado Identificador único del empleado
Nombre Nombre del empleado.
Apellidos Apellidos del empleado.
Cargo Cargo que tiene el empleado.
Tratamiento Cómo dirigirnos a el
FechaNacimiento Fecha de nacimiento del empleado
FechaContratación Fecha de contratación del empleado
CódPostal Código Postal del Cliente
Dirección Dirección del empleado
Ciudad Ciudad donde vive el empleado
Región Región del empleado
CódPostal Código postal del empleado
País País dónde vive
TelDomicilio Teléfono del empleado
Extensión telefónica que tiene el empleado en la
Extensión
empresa.
Foto Foto del empleado
Notas Comentarios sobre el empleado
Jefe jefe del que depende.
Ficha de la Tabla Proveedores.
Ficha de tareas
Nombre de la tarea: Introducción y gestión de Proveedores
Nombre de la tabla: Proveedores
Descripción: Por cada proveedor que nos suministra productos, se guardarán en campos las informaciones
consideradas como esenciales, para su correcto control.
CAMPO DESCRIPCIÓN
IdProveedor Identificador único del proveedor
NombreProveedor Nombre de la compañía o empresa proveedora.
NombreContacto Nombre de la persona con la que hemos contactado.
Cargo que tiene la persona con la que contactamos, en
CargoContacto
la empresa proveedora.
Dirección Dirección del proveedor
Ciudad Ciudad del proveedor
Región Región del proveedor
CódPostal Código Postal del proveedor
País País del proveedor
Teléfono Teléfono del proveedor
Fax Fax del proveedor
32
¡MUY IMPORTANTE!
En resumen, aquella información, que a priori, parezca que debe pertenecer a una tabla (con
lo que tendríamos que definir campos para guardarla), si, pensando en miles de registros
para esa tabla observamos que el contenido de ciertos campos se repite muchas veces, esos
campos cuya información redunda, deberemos "sacarlos" a otra tabla aparte y codificar
(asignar códigos) a esos elementos o registros de tal forma que al final, establezcamos una
relación entre esas dos tablas mediante sus códigos.
Codificación de los elementos.
Como ya se ha comentado es muy importante codificar los elementos que se encuentran en una tabla. Asignar
a cada uno un código.
Tipos de codificaciones: Existen diferentes métodos para codificar los elementos de un archivo
o, en Access, de una tabla. Podríamos resumirlos en los siguientes:
• Codificación secuencial simple: Consiste en asignar a cada elemento un número

secuencial ascendente, con lo que cada uno tendría un número diferente de forma
garantizada. En Access se definiría un campo de tipo autonumérico. Este tipo de código
identifica inequívocamente a un registro o elemento, pero no es representativo, porque no
nos aporta información sobre de qué elemento se trata. Si vemos el código 325 no nos
dice nada sobre, por ejemplo de qué artículo se trata.
• Codificación secuencial con reservas: Se asignan códigos, reservando rangos de
números para elementos de diferentes familias. Así por ejemplo en una tabla de
productos, los que tienen código del 1 al 100 son de camisería. Los del 101 al 200
pantalones... Es decir, se reservan abanicos de códigos para diferentes familias, tipos de
elementos. El inconveniente que tiene esta codificación es que hay que reservar los
rangos a mayores, previendo un rango lo suficientemente grande como para no
"pillarnos", es decir, si en algún momento de nuestra actividad comercializásemos mas de
100 modelos de camisas tendríamos que replantear toda la codificación de nuevo. Puede
ser peligroso quedarse "corto" en las reservas. Lo positivo que tiene es que si vemos un
código 126 podremos afirmar, al menos de que se trata de un pantalón. El campo podría
definirse como numérico.
• Codificación por grupos: Consiste en asignar códigos mas o menos largos en donde por
grupos de caracteres dentro de ese código queda definida cierta información sobre el
elemento. Por ejemplo, los números de cuenta de un banco: Bajo esos 20 dígitos de un
número de cuenta, los 4 primeros definen la entidad bancaria, los 4 restantes otra
información, los 2 siguientes tal otra... 20131612120200015155. Es una codificación
muy significativa. El campo sería definido como de texto con máscara de entrada ya que
no se va a operar matemáticamente con esos códigos.
• Codificación mnemotécnica: Es igual que la de por grupos solo que aparecen partes del
código representadas con letras. supongamos una cuenta corriente (CC) de Caixa de
Cataluña (CXC), de Logroño (LO)... CXCLO02CC00015155. También este campo,
sería definido, evidentemente como de texto.
33
Para nuestra aplicación, cada elemento de cada tabla (cada registro) deberá poseer un código, y en aquella
tabla en la que se desee tener acceso a información de otro elemento o registro de otra tabla (vinculada con
ésta primera según nuestro diagrama de bloques) también deberá tener un campo código que enlace o se
relacione con el primero.
Análisis, planificación y estructuración de una Base de Datos (II): Análisis

de Tareas y Archivos de Datos.
Establecer las relaciones entre las tablas definidas.
La pantalla de relaciones en Access, al final del análisis, quedará definida como la que se muestra a
continuación (no es necesario comprenderla en este punto):
Pero vamos a estudiar, paso a paso y desde el principio, cómo llegar a estas relaciones:
34
Para evitar las duplicaciones innecesarias de información:
35
Las tablas maestras de nuestra aplicación contienen la información de Clientes, Productos, Proveedores,
Vendedores, Agencias...
Eliminemos, por tanto, de la tabla de Pedidos la información que ya se tiene en las tablas maestras.
36
Pero será necesario, hacer constar en el registro de cada pedido, alguna información que nos permita saber qué
cliente hace ese pedido. Ninguna información mejor que ese dato que identifica inequívocamente a cada
cliente: Su código, su IdCliente.
Habrá que anotar también la información que identifica de forma precisa al vendedor que efectúa la venta. Ese
campo será el IdVendedor.
Habrá que anotar también, qué producto es pedido por lo que habrá que anotar tan solo el código del artículo
es decir el IdProducto.
37
Esos campos comunes en ambas tablas van a ser la base de las RELACIONES.
Establecer las relaciones.
Si en la tabla de pedidos, al introducir un pedido se anota el IdCliente del cliente que formula el pedido, como
en la tabla maestra de clientes cada cliente viene identificado por su IdCliente (el nombre del campo no es
necesario que coincida), el registro con ESE IdCliente contendrá todos los datos del cliente que hace el
pedido, con lo cual se dispondrá de la información del cliente que ha hecho cada pedido, por ejemplo para
facturarle
Igual para los artículos mediante los campos IdArtículo, para los vendedores con el campo IdVendedor, o de
las compañías de transporte no las hemos reflejado en este análisis-.
38
En MS Access, en el capítulo de las relaciones existe la exigencia de que los campos a relacionar, tengan la
propiedad de ser indexados. En el lado de la relación de aquella tabla en donde para ese campo sí se puedan
producir valores repetidos para varios registros ese campo Id será indexado sí CON duplicados, y en la tabla
para la que no se puedan dar duplicidades para los valores de ese campo, éste quedará definido como
indexado sí y SIN duplicados.
En la relación si ésta se define con integridad referencial, esto se representa con un 1 y un símbolo de
infinito respectivamente para representar el SIN y el CON duplicados.
39
Pero focalizando el proceso de análisis de relaciones, en lo relativo a los artículos que se piden (productos),
observamos que cada pedido con su IdPedido, solo puede tener anotado un artículo o producto pedido En la
realidad, un pedido puede contener varios artículos diferentes con diferentes unidades a pedir
40
¿CÓMO SOLUCIONAR ESTO?
Una buena forma de poder tomar nota por cada pedido, de varios artículos y de diferentes unidades pedidas
para cada uno de ellos, además de NO anotar en la tabla de pedidos esa información, sería la siguiente:
Cada pedido tiene un numero de pedido definido por el campo IdPedido. Por ejemplo el pedido número 10,
tendrá en la tabla de pedidos, el IdPedido = 10.
En una tabla aparte, por ejemplo denominada Detalles de pedidos, se introducirán, tantos registros como
líneas de detalle se deseen para cada pedido, es decir, tantos registros como artículos pedidos para ese pedido
con código IdPedido = 10 (en este ejemplo).
Por lo tanto, deberá definirse una tabla llamada Detalles de pedidos en la que se anoten las siguientes
informaciones:
• A qué número de pedido corresponde esta línea de detalle (IdPedido).

• Qué artículo se pide (IdProducto relacionado con la tabla de productos).
• Qué cantidad se pide. (opcionalmente precios unitarios, descuentos, etc ).
Las relaciones entre estas tablas quedarán como se muestra
41
Y los tipos de relación, respecto a si son CON o SIN duplicados (representadas en la pantalla de relaciones
como infinito o uno respectivamente) deberían quedar de la siguiente manera ya que en la tabla de Pedidos, no
pueden existir 2 pedidos diferentes (cada uno de varios artículos) con el mismo código (sin duplicados).
Sin embargo, en la tabla de Detalles de pedidos, como un mismo pedido de la tabla de Pedidos, puede tener
varios artículos diferentes que son pedidos, podrá haber varios registros que se correspondan con el mismo
IdPedido de la tabla de Pedidos. Por lo tanto, un IDPEDIDO en la tabla de Detalles de pedidos sí PUEDE
TENER DUPLICADOS por esta razón (con duplicados).
De igual modo, un artículo (IDPRODUCTO) también puede tener repeticiones (DUPLICADOS) en la tabla
de Detalles de pedidos ya que puede, en pedidos distintos de distintos clientes ser pedido (con duplicados).
Sin embargo, en la tabla maestra de Productos, no puede estar el mismo artículo repetido. Sólo habrá un
registro por cada artículo (sin duplicados):
42
Analizando las Relaciones paso a paso (Parte I).
Analizando las Relaciones paso a paso. (Parte II) La Tabla Detalles de

Pedidos.
Todas las relaciones definitivas entre las tablas de nuestra aplicación quedarán como se muestra
43
Estas relaciones transcritas a la forma en que son representadas en MS Access aparecen en la pantalla de
relaciones de la siguiente manera:
Conclusión.
Llegados a éste punto de nuestro análisis, ya se tendría definida:
• Una base de datos.

• En ella tendríamos definidos unos objetos llamados tablas con la estructura pertinente de campos.
• Entre esas tablas estarían definidas las relaciones necesarias mediante sus campos clave.
Nos encontramos ahora en el punto de partida para comenzar a trabajar con MS Access.
Sentadas estas bases primordiales para el correcto análisis de una aplicación Access pasamos en el siguiente
capítulo a definir las tablas así como las relaciones pertinentes entre ellas.
Posteriormente, a lo largo de éste curso, deberemos diseñar y definir una interfaz de usuario básica, es decir,
los formularios necesarios para que el usuario sea capaz de sacar el partido preciso a la información contenida
en la tablas de la forma más intuitiva y sencilla. El diseño de una buena interfaz (pantallas intermediarias entre
el usuario y los datos) constituirá la base para un manejo sencillo de la aplicación, incluso por usuarios que,
quizás no sepan nada de Access ni de gestión de bases de datos.
Mas tarde habrá que construir realmente la Aplicación (apartado muy técnico y milimetrado): Los enlaces de
las consultas, los datos, crear las automatizaciones que se asignarán a botones en los formularios. Habrá que
crear las macros, quizás escribir y aprender a interpretar código en Visual Basic...
44
Para terminar, todo este complejo "mecanismo" llamado aplicación, deberá ser testado, es decir, deberemos
verificar su correcto funcionamiento. Habrá que depurarlo, habrá que revisarlo.
También con su uso, será susceptible de una introducción de mejoras.
45
Ejercicios
Ejercicio 1
Realiza el estudio de una aplicación para gestionar los pedidos de nuestra empresa. Las tareas a realizar son
las siguientes:
1. Introducción y gestión (modificar, eliminar etc.) de pedidos.

2. Introducción y gestión (modificar, eliminar etc.) de clientes.
3. Introducción y gestión (modificar, eliminar etc.) de productos.
4. Introducción y gestión (modificar, eliminar etc.) de métodos de envío.
5. Introducción y gestión (modificar, eliminar etc.) de vendedores.
Salida de los siguientes listados:
• Obtención de orden de pedido para almacén.

• Obtención de factura de pedido.
• Informes periódicos para dirección de las ventas.
Ayuda: El análisis de esta aplicación se ha desarrollado en la parte teórica. Sugerimos al

alumno que imprima esta ficha y repita el proceso del análisis de la base de datos para
acostumbrarse a este método y familiarizarse con el significado de los campos de esta
aplicación. Este proceso será realizado de forma manual con lápiz y papel.
Ficha de tareas
Nombre de la tarea:

Nombre de los datos: Uso: Descripción:
46
47
Recursos
Preguntas Frecuentes
1. En el test del tema-1 me ha salido esta pregunta: Para almacenar un número de teléfono que
tipo de campo es más recomendable: - texto - numérico - Ole...
Yo he pulsado sobre numérico, y parece que no, que es texto, ¿Por que?
Yo suponia que hacerla de tipo numérico poniendo en las propiedades una máscara de entrada
(para que salga de tipo 000-00000) o algo así seria mejor. Incluso, los números ocupan menos
espacio que las letras, ¿No?
Para albergar los números de teléfono, desde luego y a priori, podríamos albergarlo en un campo de
tipo numérico porque los números de teléfono sólo están integrados por números. Hasta ahí bien la
reflexión, pero por otro lado ¿vamos a querer realizar operaciones numéricas con los números de
teléfono de, por ejemplo los clientes? ¿vamos a sumarlos? ¿vamos a promediarlos? La respuesta es
No. Por otro lado un campo de texto admite contenidos de texto, alfanumérico (mezcla de letras y
números) o simplemente numérico, solo que nunca podríamos operar con ese contenido (aunque
existen funciones que nos permitirían convertirlo a numérico). Por último y sobre todo, es que lo de
las máscaras de entrada solo se permiten para los campos de tipo texto y fecha (intenta en la pantalla
de diseño de una tabla, definir una máscara de entrada para un campo numérico: No nos deja...).
En resumen, que lo definimos de texto, con máscara de entrada por este motivo aunque, desde
luego, también podría ser de tipo numérico (el nª de teléfono todo seguido) y además ocuparía menos
bytes en la base de datos... Elige...
¿Tienes ahora algo más claro el por qué?
2. Comento una pregunta que me ha aparecido en el test. ¿Que campo es mas recomendable para
clave de una tabla de empresas, el CIF o un código de cliente autonumérico? no lo sé Da igual
uno que otro. El CIF puesto que es un dato necesario El código autonumérico puesto que es un
dato artificial. Había contestado que da igual uno que otro por que los dos me valdrían, ya que
los registros serán únicos. Pero me marca como buena -el código autonumérico por que es
artificial-. Entonces ¿El que sea artificial y corto, lo hace más favorable?
Es cierta la reflexión, el Nif de un cliente es un dato único e identificativo, pero un campo -artificial-
autonumérico, garantiza que -cada- cliente tenga un código diferente ¿no? Imaginemos una empresa
que con el mismo nif tiene tienda en Calahorra (y es tu cliente) y tiene tienda en Logroño (que es tu
cliente también) podríamos tenerlos en la tabla como 2 clientes diferentes (de querer tratarlos como 2
clientes diferentes) pero con el mismo nif. El nif ya no valdría como clave principal, pero un campo
autonumérico sí. En el apartado normalizacion de datos del capítulo 1 del libro se recomienda. De no
haber casos -especiales- como el comentado podría ser el Nif la clave principal, pero recordemos
-todo lo que pueda pasar...va a pasar-.
48

1 Analisis y Planificacion de BD

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

1 Analisis y Planificacion de BD

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Análisis, planificación y estructuración de B.D.

Análisis, planificación y estructuración de una B.D......................................................................................21

Introducción a MS Access 2007

El Programa: Microsoft Access 2007 (R).

Novedades de Microsoft Access 2007 (R).

Entre las novedades más significativas a comentar citaremos las siguientes:

Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.

Ejemplo aplicación de campos de búsqueda multivalor.

Importar y Exportar Datos desde Access.

Desde Access a Excel.

Básicamente existen 2 procedimientos para realizar este "trasvase" de información.

5. En el apartado de Opciones, tenemos las siguientes posibilidades:

7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.

Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.

Desde Access a Excel.

Desde Access a Word.

7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.

Desde Access a Word.

Formato .rtf al concluir la exportación a Word

Datos de Access a Word para combinar correspondencia.

Trasvasar datos de Excel a Access.

Datos de Excel a Access (Importar desde Access).

Desde Word a Access.

1. Se selecciona toda la tabla de datos en Word, y realizamos la acción de Copiar.

Datos de Word a Access (pasando por Excel).

Objetivo de este apartado del curso.

• Desde el origen de un planteamiento de trabajo con manejo de información y datos al estilo

• Análisis de la situación real de trabajo.

Vamos a detallar en secuencia, cada uno de éstos pasos.

Análisis, planificación y estructuración de una Base de Datos (I): Objetivo y

Análisis de la situación real de trabajo.

Separar en partes o fases los procesos o tareas.

• Mantenimiento de clientes (altas bajas consultas y modificaciones de clientes).

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

• Mantenimiento de vendedores (altas bajas consultas y modificaciones de vendedores).

• Mantenimiento de agencias de transporte (altas bajas consultas y modificaciones de agencias).

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

• Mantenimiento de proveedores (altas bajas consultas y modificaciones de proveedores).

Otros análisis propuestos:

• Multas de tráfico de un ayuntamiento.

Diseñar el diagrama de bloques.

En el ejemplo de la gestión de almacén, el diagrama de bloques podría ser el siguiente:

Los archivos de datos.

• Para el mantenimiento de clientes interviene lo que tradicionalmente ha sido siempre el fichero o

• Altas (agregar nuevos registros -nuevos clientes, nuevos proveedores,,,)

• Para el mantenimiento de artículos o productos el fichero o archivo de artículos.

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

• Para el mantenimiento de vendedores el fichero o archivo de vendedores.

• Para el mantenimiento de agencias de transporte el fichero o archivo de agencias.

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

• Para el mantenimiento de proveedores fichero o archivo de proveedores.

• Archivos Maestros: Contienen la información principal para el proceso. Su

Definición de las tablas.

Para el archivo de... Se definirá en Access... La Tabla...

Definición de la estructura y diseño de campos.

La importancia de codificar los elementos.

Cuando se manejan archivos en donde se alberga la información de ciertos elementos (clientes,

Nombre del Campo El campo contiene...

Ficha de la Tabla Clientes.

Ficha de la Tabla Agencias.

Ficha de la Tabla Vendedores.

Campos necesarios para llevar a cabo la tarea:

Ficha de la Tabla Proveedores.

Codificación de los elementos.