PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.

02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Página 1 de 7
Revisó: Coordinador HSEQ Aprobó: Vicerrector Administrativo Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007
Vicerrector Administrativo Resolución N° 1736

OBJETIVO ALCANCE

Establecer el procedimiento para identificar, analizar y eliminar las causas

de los problemas potenciales/reales con origen en los procesos de la
Universidad con el fin de tomar las acciones preventivas/correctivas
apropiadas para prevenir su ocurrencia.
Este procedimiento aplica para las acciones preventivas/ correctivas que se
generen de: Revisión por la Dirección, Preguntas, Quejas, Reclamos de los
Beneficiarios, Análisis de indicadores, Evaluación de Satisfacción del
beneficiario, Productos No Conformes, Reporte de Accidentes/Incidentes,
Reporte de Inspección, Reporte de Condiciones Inseguras de Trabajo y
Otras fuentes de información, excepto Auditorías Internas.

NORMATIVIDAD

Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC 5906:2012
Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC ISO 15189:2007 Norma NTC ISO 17025:2005

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Acción Preventiva: Acción emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación indeseable y evitar que suceda una
no conformidad.
 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
 No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado a la cual se debe dar tratamiento.
 SGI: Sistema de Gestión Integrado

CONSIDERACIONES

Las Acciones de Mejora que se generen por iniciativa del personal interno o externo a los procesos/subprocesos, unidades o laboratorios que apunten
a la optimización del proceso, se registran en el formato FSE.11 Acciones de Mejora.

Este procedimiento aplica a los Laboratorios Acreditados, Certificados o en proceso de Acreditación según las Normas NTC ISO 17025:2005 y NTC ISO
15189:2007, objeto de Auditoría de un Ente Externo. Para los efectos, el líder del proceso corresponde al Director de Laboratorio.
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Página 2 de 7

Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.F. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

INICIO

Líder del Proceso/ - FSE.06 Recepción de

1. Identifica la no
conformidad potencial/real.
1. Identifica la no conformidad potencial/real con base en la
Subproceso, jefe de Quejas y Reclamos.
información suministrada por el Sistema de Gestión:
unidad, director de Link Quejas, Reclamos,
- Revisión por la Dirección.
Laboratorio y/o el Sugerencias
- Preguntas, Quejas, Reclamos de los beneficiarios.
personal involucrado.
- Análisis de indicadores.
- Evaluación de Satisfacción del beneficiario.
- Productos No Conformes.
-FSE.10 Informe de
- Reporte de Accidentes/Incidentes.
Desempeño de los
- Reporte de Inspección
Procesos
- Reporte de Condiciones Inseguras de Trabajo.
- Otras fuentes de información.

2. Describe la no conformidad identificadas por los Líder del Proceso/ FSE.07 Acciones
2. Describe la no procesos, en el formato FSE.07 Acciones Correctivas/ Subproceso, jefe de
conformidad encontrada. Correctivas/
Preventivas/. unidad, director de Preventivas.
Laboratorio y/o Grupo
Primario.

3. Determina las causas 3. Determina las causas que originan la no conformidad Líder del Proceso/
FSE.07 Acciones
A para la no conformidad potencial/real, para lo cual se realiza El análisis de causas . Subproceso, jefe de
encontrada. Correctivas/
unidad, director de
Preventivas.
Laboratorio, Grupo
Primario y/o el personal
involucrado.
1
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Página 3 de 7

Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.F. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

1
4. Establece el Plan de Acción teniendo en cuenta:
- Actividades necesarias para prevenir/evitar nuevamente la Líder del Proceso/
FSE.07 Acciones
ocurrencia de la no conformidad potencial/real. Subproceso, Jefe de
4. Establece el Plan de Correctivas/
- Responsable de la ejecución. Unidad, Director de
Acción. Preventivas.
- Fecha límite de cada actividad. Laboratorio y/o
Nota 1: Para el caso de los laboratorios el plan de acción debe Facilitador
comunicarse al responsable de calidad de cada uno de ellos.

5. Identifica los peligros y valora los riesgos, asociados al

5. Identifica los peligros y plan de acción. Líder del Proceso/ FSE.07 Acciones
valora los riesgos. Nota: Esta actividad aplica únicamente para las Acciones Subproceso, jefe de Correctivas/
Correctivas en Seguridad y Salud Ocupacional. Unidad y/o Facilitador Preventivas.

6. En caso que el proceso lo considere pertinente, reporta la

6. Comunica la acción acción correctiva producto de lo indicado en la Actividad 1, a
correctiva a la la Coordinación HSEQ para su revisión.
Coordinación HSEQ

Nota 1: Para el caso de los laboratorios Acreditados,

Certificados o en proceso de Acreditación, no aplica ésta Líder del Proceso/
actividad. Subproceso, Jefe de
Unidad y/o Facilitador
Nota 2: Las acciones correctivas producto de Auditorías que
formulen directamente las Unidades Académico
Administrativas o los Procesos frente a SYSO y al Sistema de
Gestión Ambiental, debe contar con la revisión previa de las
Coordinaciones SYSO y/o ambiental.
7. Revisa la Acción Coordinador HSEQ
Correctiva/Preventiva 7. Revisa la Acción Correctiva/Preventiva en caso de ser
necesario y reporta las observaciones a los procesos.

2
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Página 4 de 7

DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

8. Implementa el Plan de Acción. Funcionario designado FSE.07 Acciones

8. Implementa el Plan de
Acción Correctivas/
Preventivas.

Líder del Proceso/

9. Verifica el cumplimiento del Plan de Acción. Subproceso, jefe de
9. Verifica el cumplimiento FSE.07 Acciones
Nota: Cuando se implementen los planes de acción y estos Unidad, Director de
del Plan de Acción Correctivas/
disminuyan el impacto ambiental, se debe actualizar la Laboratorio y/o
Preventivas.
matriz de aspectos e impactos ambientales. Facilitador

10. Verifica si las acciones tomadas son eficaces. Si se Líder del Proceso/ FSE.07 Acciones
10. Verifica la eficacia de las detecta que las actividades realizadas no son eficaces,
acciones tomadas
Subproceso, jefe de Correctivas/
vuelve al numeral 3. Unidad, Director de Preventivas.
Laboratorio

A
¿La solución fue Eficaz? No
Pág 2

Si

3

PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
DIAGRAMA DE FLUJO
11. Cierre a la acción
planteada.
12. Envía trimestralmente
el Estado de las Acciones
Preventivas/Correctivas.
Informe de Desempeño de
los Procesos
13. Revisa y consolida el
Informe de Desempeño
14. Genera estadístico de
las Acciones Preventivas/
Correctivas como insumo
para la Revisión por la
Dirección
FIN
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.02
Versión : 08
Página 5 de 7
DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
11. Realiza cierre de la acción planteada. Líder del Proceso/
Subproceso, jefe de FSE.07 Acciones
Nota 1: Para el caso de los Laboratorios, el responsable de Unidad o Director de Correctivas/
cerrar las Acciones es el Auditor Líder que realizó la Laboratorio. Preventivas.
auditoría.
Nota 2: Si la AP/AC se cierra como no eficaz se formula
una nueva acción que contemple las causas del cierre no
eficaz y subsane la no conformidad original.
12. Envía trimestralmente el Estado de las Acciones Líder del Proceso/ FSE.10 Informe de
Preventivas /Correctivas a la Coordinación HSEQ. Subproceso o jefe de Desempeño de los
Unidad. Procesos.
Nota 1: Ésta actividad no aplica a los laboratorios.
Nota 2: La Coordinación HSEQ periódicamente solicita las
Acciones Correctivas/Preventivas junto con los soportes
para su revisión.
13. Revisa y consolida el Informe de Desempeño de los Coordinador HSEQ
procesos
14. Genera estadístico de las Acciones Preventivas/ Coordinador HSEQ
Correctivas como insumo para la Revisión por la Dirección
Nota 1: Los Laboratorios presentan directamente estos
resultados a la Alta Dirección.
FSE.11 Acciones de
Nota 2: Las Acciones de Mejora que se generen por Mejora.
iniciativa del personal interno o externo que apunten a la
optimización del proceso/subproceso, unidad o
Laboratorio, se registran en el formato FSE.11 Acciones de
Mejora.
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Página 6 de 7

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

APROBACIÓN

01 Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento

02 Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los
Octubre 03 de 2008
procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander

03 Marzo 11 de 2009 Inclusión del formato FSE.17 Cronograma de Seguimiento de Acciones Correctivas de Auditoría como
documento de referencia.
Eliminación del formato FSE.10 del diagrama de flujo e inclusión del documento Informe de
04 Abril 15 de 2009
desempeño como resultado de la actividad N° 9.
Inclusión de la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008.
Inclusión de la Norma Técnica Colombiana ISO 17025:2005.
Inclusión en las consideraciones referente a Laboratorios Acreditados, Certificados o en proceso de
Acreditación.
05 Abril 22 de 2010 Inclusión del formato FSE.10 como documento de referencia de la Actividad No. 1.
En la Actividad No. 4 inclusión de la Nota 1 y la Nota 2
En la Actividad No. 8 inclusión de la Nota 2 referente a responsable de cierre de AC en los Laboratorios.
En la Actividad No. 9 inclusión de la Nota referente a la no aplicación de la actividad para los Laboratorios.
En la Actividad No. 10 inclusión de Nota 1 referente a Laboratorios.
Inclusión de las Normas NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC ISO 15189:2007.
Ajuste del alcance con la inclusión de los subprocesos, unidades y laboratorios.
Inclusión de los Sistemas de Gestión en la Actividad No. 1, así como los aspectos relacionados con
seguridad y salud ocupacional y ambiental.
06 Junio 08 de 2011 Inclusión de la Actividad No.5 relacionada con las Acciones Correctivas de SISO.
En las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9 y 10 inclusión como responsable del líder de subproceso, jefe de
unidad o director de laboratorio.
En la Actividad No. 10 ajuste en el comité del SGI.
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Página 7 de 7

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

APROBACIÓN

Inclusión de la Norma NTC 5906:2012 dentro de la Normatividad del procedimiento.

07 Noviembre 21 de 2013 Inclusión de las actividades No 6, 7 y 8 relacionadas con la revisión y aprobación de las Acciones
Correctivas por parte de la Coordinación HSEQ. Complemento de la actividad 12 frente a los roles en el
cierre de las acciones correctivas de los sistemas de gestión.

Modificación responsable de revisión del Documento.

Complemento del Objetivo y del Alcance.
Eliminación del ítem Hallazgos de Auditorías Internas de la actividad 1
Eliminación del Formato Informe de la Auditoría Interna en los Sistemas de Gestión.
Complemento de la Actividad 6.
Eliminación de la nota de la Actividad 11.
Eliminación del responsable Equipo Auditor de las Actividades 1 y11.
08 Octubre 06 de 2015 Eliminación del Formato Cronograma de Seguimiento de Acciones Correctivas de Auditoría FSE.17 de la
actividad 11.
Eliminación de las Notas 1 y 3 de la Actividad 12.
Cambio de responsable en la Nota 2 de la Actividad 12.
Cambio de responsable de envío de las Acciones Preventivas/Correctivas.
Inclusión de la Actividad 14.
Cambio de responsable al cual se le presenta el informe.