CORPORACIÓN UNIVERSITARIA UNISABANETA

APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE LEAN MANUFACTORING PARA

MEJORAR LOS TIEMPOS DEL PROCESO DE INTERMEDIACION LABORAL
DE LA AGENCIA DE EMPLEO DE COMFENALCO

PABLO ANDRÉS JARAMILLO TABORDA

CC 1027883473

ALEDYS VILLA PATIÑO

CC 1027881978

FECHA: 17 DE MARZO DE 2018

 INDICE

AGENCIA DE EMPLEO- INTERMEDIACIÓN LABORAL .......................................................... 3

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................................................... 3
ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA ............................................................................... 4
DEFINICIÓN DE RETO ................................................................................................................... 7
JUSTIFICACIÓN............................................................................................................................... 7
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 8
OBJETIVO GENERAL: ................................................................................................................ 8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ..................................................................................................... 8
HIPÓTESIS ....................................................................................................................................... 8
MÉTODO ........................................................................................................................................... 9
ESPINA PESCADO, VSM ........................................................................................................... 9
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................. 11
DIAGRAMA DE PROCESOS ................................................................................................... 12
PROPUESTA DE NUEVO FLUJO DE PROCESO ........................................................... 13
METODOLOGÍA 5S ................................................................................................................... 14
EVIDENCIA ............................................................................................................................. 15
FORMATO DE AUDITORIA ................................................................................................. 16
PLATILLA DE INSPECCIÓN Y GRAFICO DE CONTROL .................................................. 17
INFORMACIÓN CUALITATIVA.................................................................................................... 18
DIAGRAMA DE PARETO ......................................................................................................... 19
INFORMACIÓN TEÓRICA DE SOPORTE ................................................................................ 20
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 20
RECOMENDACIONES.................................................................................................................. 21
PLAN DE MEJORA ........................................................................................................................ 22
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 23
 AGENCIA DE EMPLEO- INTERMEDIACIÓN LABORAL

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Creada en 1957, la Caja de Compensación Familiar Comfenalco Antioquia se

inscribe en el contexto de la historia contemporánea de Colombia; la labor
institucional de la Caja y sus diversas etapas de desarrollo se presentan
articuladas a los principales procesos y retos sociales del país durante la segunda
mitad del siglo XX. Respalda su presencia en la aplicación de subsidios Familiares
en las diferentes modalidades existentes, siendo una estrategia efectiva del
Régimen de Seguridad Social en Colombia.

Para lograr sus objetivos y subsidiar parte de sus programas, además de la

generación de recursos provenientes de la venta de los servicios y de los aportes
empresariales, Comfenalco Antioquia establece convenios con entidades del
orden regional, nacional e internacional, y de carácter público o privado, que le
permiten impulsar programas en beneficio de las poblaciones más necesitadas,
para que la salud, la educación, la recreación, la vivienda, la cultura y el bienestar
económico sean privilegios de todos los antioqueños.1

Para este último objetivo, dentro de la Caja se manejan diferentes Recursos de

Obligatoriedades de orden público, que se destinan según los parámetros
establecidos por el Gobierno; uno de estos se encuentran en el Departamento de
Servicios Sociales – Agencia de Empleo- catalogados como centros especialistas
en encontrar la oferta y la demanda; enmarcado su actividad en la realización de
tareas dirigidas a vincular buscadores de empleo -Empresas- y vacantes,
brindando información y capacitación (cierre de brechas de perfiles) para afianzar
una mejor búsqueda.

1
COMFENALCOANTIOQUIA. Todo por ti [en línea]. Disponible en Internet:
http://www.comfenalcoantioquia.com/QuieacutenesSomos.aspx
Se encuentra regido bajo la Ley 1636 del 18 de junio de 2013. Su objetivo es
proporcionar mecanismos para que el trabajador que ha perdido el empleo pueda
reinsertarse en el mercado laboral. Este mecanismo de protección al cesante se
halla diseñado en varias políticas de acuerdo con el artículo 2: El Servicio Público
de Empleo (Registro de Buscadores de Empleo, Registro de Empleadores y
Vacantes, Orientación laboral, identificación de competencias y definición de
planes de acción a Buscadores de Empleo, Orientación a Empleadores para la
búsqueda efectiva de trabajadores, la construcción de perfiles laborales, entre
otras necesidades), Capacitación general en competencias básicas y en
competencias laborales específicas, El Fondo de Solidaridad de Fomento al
Empleo y Protección al Cesante – Fosfec-, Las cuentas de cesantías de los
trabajadores. 2

Gracias a esto, la Caja de Compensación Comfenalco Antioquia, se ha

descentralizado en todas las regiones del Departamento de Antioquia, ejecutando
gran cantidad de recursos no solo en las empresas si no también impactando a la
comunidad en general, mostrando unos grandes resultados y catalogados a nivel
nacional como la tercera mejor agencia.

ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA

2
SILVA, Alfredo Puyana. Ley 1636 de 2013 sobre la protección al cesante. Decreto reglamentario 2852 de
2013 [en línea]. Disponible en Internet: http://blog.uexternado.edu.co/ley-1636-de-2013-sobre-la-
proteccion-al-cesante-decreto-reglamentario-2852-de-2013/
Desde el Ministerio de Trabajo bajo El Decreto 3115 del 30 de diciembre de 1997,
que sustituyó el Decreto 2676 de 1971, define la Intermediación Laboral y las
Agencias de Colocación o Empleo, así: “Es la actividad organizada encaminada en
poner en contacto a oferentes y demandantes de mano de obra dentro del
mercado laboral para que mutuamente satisfagan sus necesidades,
entendiéndose como oferentes de mano de obra las personas naturales que están
en disposición de ofrecer su fuerza de trabajo en el Mercado Laboral y, como
demanda de mano de obra, el requerimiento de las diferentes unidades
económicas para que sus vacantes sean ocupadas por personas calificadas para
el desempeño de las mismas”. 3

Intermediación se puede catalogar entonces como uno de los procesos críticos y

bandera de Agencia de Empleo, pues como anteriormente se ha mencionado
prioriza las necesidades del oferente y del demandante, facilitando la consecución
de los puestos de trabajos generados, siendo las empresas los únicos
responsables tanto del proceso de selección final como de los cumplimientos de
las condiciones laborales ofertadas. Este proceso también incluye varias fases:
Determinación especifica de necesidades, establecimiento de perfiles, publicidad,
preselección, pruebas, entrevistas y seguimiento.

Ya hablando desde La Agencia de Empleo Comfenalco Antioquia, y en vista que

cada uno de los procesos van engranados, se ha percibido la necesidad de
estandarizar, además tomando en consideración que se cuenta con una
participación en todo el Departamento de Antioquia; lo que ha generado cambios
que de una u otra manera alteran la esencia; estos, se pudieron haber dado sea
por la Cultura de la Región o por las necesidades puntales que las empresas
solicitaban. Es así como desde el 2017 se presento, logrando una unificación en
cada uno de los indicadores pero también en la metodología de trabajo.

3
MINISTERIODETRABAJO. Servicios de Intermediación Laboral [en línea]. Disponible en Internet:
https://www.minsalud.gov.co/trabajoEmpleo/Documents/Servicios%20de%20Intermediaci%C3%B3n%20La
boral.pdf
Para el objetivo del presente documento nos concentraremos en el proceso de
Intermediación Laboral el cual fue llamado en el proceso de estandarización
Remisión y Preselección. Proporcionaremos entonces los parámetros y
condiciones que presenta el proceso para un mejor entendimiento de la
problemática:

Recepción de •Formato de solicitud de perfil.Registro de la

vacante por parte de la empresa en plataforma
Vacantes SISE.

Publicación de •El tiempo máximo para publicar la vacante en

SISE será 24 horas posterior a la remisión por
Vacante parte de la empresa.Correo de gestión de
publicación

Gestión Vacantes •El tiempo para que la empresa tenga respuesta

sobre el resultado de él proceso de
Generales intermediación es máximo 5 días hábiles.

Remisión •Se deben remitir por puesto de trabajo mínimo 3

hojas de vida.

•Pasados 8 días de remisión del correo con la

Retroalimentación información de las hojas de vida, se envía
correo o se llama a la empresa para consultar el
resultado del proceso de selección.

Seguimiento a •Se debe realizar seguimiento al 10% de

colocados de la Agencia de Empleo del mes
Colocados anterior.

La anterior ilustración nos cuenta cada uno de los pasos que debe de seguir la
actividad de Intermediación; como es notorio se manejan varios intervalos de
tiempo que dan a este proceso la importancia de eficiencia, efectividad y calidad
del servicio. Es asi, como se ha identificado de primera mano que estos tiempos
no se estan cumpliendo en ninguna de las activadades o pasos que se tienen, lo
que genera una mala satisfacción tanto de las personas que se autopostulan a las
vacantes como la respuesta oportuna a las organizaciones, ya que por lo general
requieren el personal de manera urgente. Por las razones anteriores, se tomara
como prioridad la búsqueda de soluciones factibles para efectuar el procedimiento
de estandarización pero también de cumpliento y calidad en el servicio.

DEFINICIÓN DE RETO

Describiéndose entonces el proceso de intermediación como la única actividad de

respuesta directa a las empresas -clientes- nuestro reto en el desarrollo del
siguiente trabajo y gracias a la aplicación de algunos pasos referentes de la
metodología Lean Manufacturing, procuraremos en solucionar de la mejor manera
y prontamente la causa más notoria y vertical del proceso, los intervalos de tiempo
de respuesta; detectando mediante los diferentes diagramas las falencias
determinadas y repetitivas que se dan en cada una de las actividades; puesto que
es un referente de efectividad y confianza que nos está perturbando gravemente;
aumentando consigo las quejas de las empresas y el retiro de los servicios de
alguna de estas.

JUSTIFICACIÓN

Podemos decir entonces, que Intermediación Laboral en Agencia de Empleo es el

servicio que nos define como ser “buena” o “mala” Agencia en el mercado; por
ende, debe ser el servicio más funcional, mostrando la mayor eficacia en las
acciones que conforman este, oprimiendo todas las dificultades que puedan surgir
para la consecución de los objetivos. Son por estas cogniciones, que percibimos la
parquedad de mejorar en mayor grado dicha actividad; pues a lo largo del tiempo
se ha observado las falencias que emergen ante la respuesta oportuna y de
calidad a las empresas que requieren el servicio; la idea es detectar, mejorar,
contribuir y mantener soluciones viables y factibles para que esta acción este al
nivel de importancia que se requiere, y dinamice los demás procesos que depende
de este, consiguiendo potenciar la competitividad. En síntesis, el impacto que se
proyecta en resultados positivos es a mediano plazo, tratando primero de un
acoplamiento con la variable tiempo, donde el beneficio se verá reflejado en los
demás procesos que en enmarcan la misión de la Agencia, puesto que uno afecta
directamente al otro – engranaje-, revelando la efectividad buscada.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:
 Disminuir el tiempo de respuesta desde el proceso de intermediación de la
Agencia de Empleo de Comfenalco Antioquia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Realizar levantamiento de información relevante del proceso de
Intermediación Laboral en Agencia de Empleo Comfenalco Antioquia
Suroeste.
 Identificar los errores en el proceso de Intermediación aplicando
metodología Lean Manufacturing.
 Trazar plan de mejora al proceso de Intermediación Laboral.

HIPÓTESIS
La información con la que se trabajara será con datos reales –base de datos- y de
observación directa de la actividad; inquiriendo como principal objetivo la
optimización del tiempo de respuesta de las vacantes que ingresan a la Agencia
de Empleo mediante el proceso de Intermediación Laboral; buscando la
disminución de errores o desperdicios tanto de tiempo como de procesos- si
aplica-; obteniendo evaluar y valorando la problemática desde varios puntos de
vista y soportando el estudio de investigación de manera real y vivible,
facilitándonos identificar más eficientemente el trasfondo que nos está afligiendo;
dando respuesta a conjeturas como: Los intermediadores de la agencia de empleo
manejan desorden en su proceso y este es la principal causa por la que se
incumple con el tiempo de la promesa de servicio.

MÉTODO

ESPINA PESCADO, VSM

Realizando la espina de pescado basados en el método 6M nos permitió identificar

de una manera más global las diferentes variables que aportan primordialmente
para la versatilidad y calidad del servicio, enfocando los esfuerzos de solución y de
mejora a los focos principales del problema. Proveyéndonos también de ir de lo
general a lo particular estratificando las variables según su nivel de importancia.
DIAGRAMA DE FLUJO

El Diagrama de Flujo fue una

herramienta muy útil para entender
correctamente las diferentes fases y
funcionamiento del proceso de
Intermediación Laboral de manera
ordenada -como se debe de
implementar-, pero también,
visualizar si todas las actividades que
componen el proceso son necesarias.
Para nuestro problema, al hacer el
debido estudio e interpretación, la
formulación del proceso lo
encontramos poco adecuado, ya que
cuenta con muchas tareas necesarias
para poder suplir la demanda de
solicitudes de las empresas; además
de considerar que cada uno de los
requerimientos varían, y el proceso
está poco estructurado para
responder a esa variación y picos de
solicitudes.
DIAGRAMA DE PROCESOS

Observando el flujo del proceso de intermediación obtenemos que el tiempo que

se tarda en dar respuesta a una solicitud de perfil es de 8652 minutos, de los
cuales 1445 se usan en actividades que no agregan valor a la gestión. Para
mejorar el proceso se eliminarán algunas de las actividades que identificamos que
no agregan valor y se cambiaran otras que pueden realizarse en menor tiempo.
PROPUESTA DE FLUJO DE PROCESO
METODOLOGÍA 5S
ORGANIZACIÓN-
PROCESO
SEIRI
Identificar, clasificar, separar
y eliminar correos
RECEPCIÓN DE VACANTE
electrónicos y actividades en
CRM innecesarios
Realizar una clasificación de
REGISTRO DE VACANTE EN horario para las diferentes
PLATAFORMA tareas establecidas en el
proceso de Intermediación
Establecer las prioridades de
respuesta en importancia de
GESTIÓN DE VACANTE
empresa pero también en
número de vacantes
Establecer las prioridades de
respuesta en importancia de
REALIZAR REMISIÓN
empresa pero también en
número de vacantes
RETROALIMENTACIÓN A LA Alimentación y clasificación
EMPRESA constante de la BD
Clasificar los colocados de
SEGUIMIENTO A
forma permanente en la BD
COLOCADOS
de manejo.
LIMPIEZA- CONTROL VISUAL- DISCIPLINA Y HABITO-
ORDEN-SEITON
SEISO SEIKETSU SHITSUKE
Creación de carpeta por Empresa, para
manejar un historial de recibido y
respuesta de vacantes
Correo Electrónico: Evacuar en la
primera hora de la jornada Laboral 7a.m a
8a.m los correos de gestión de vacantes
(Montar solicitudes) Plataforma: Evacuar
y aprobar de 8a.m a 9a.m las vacantes
montadas en plataforma por la empresa.
//Como se manejan diferentes tiempos de
publicación según la hora de llegada de la
vacante, disponer de una hora de la tarde
1:30pm a 2:30pm para evacuar las
Ordenar y
vacantes de llegada de la mañana
Mantener el puesto
Establecer en el sistema CRM y
Realizar en el correo electrónico o Base de trabajo limpio y
correo electrónico panorámica Trabajar permanentemente de
de Datos Alarmas para notificación, de adecuado para la
de visión del correo que le acuerdo a las normas y criterios
que ese día debe darle respuesta recepción de
permita ver tanto la agenda establecidos de organización,
obligatoria a la vacante. Si la idea es público, pero
como correos pendientes por orden y limpieza
optimizar tiempo, que esa alarma de también para
gestionar
dispare en el día 3. emocionalmente
sentirse mejor
Tiempo disponible entre las 9:30 am a
12pm y de 2:30 a 5:30 gestionar las
vacantes que debe contestar ese día.
Realizar en el correo electrónico o Base
de Datos Alarmas para notificación del
día 8 de cada empresa de la cual no ha
recibido notificación de colocado o de
gestión.
Siempre los días 2 de cada mes realizar el
plan de seguimiento de los colocados del
mes anterior, realizando una clasificación
previa en facilidad de ubicación.
EVIDENCIA
FORMATO DE AUDITORIA

Auditor :
Auditoria 5s Día :
Meta Meta
Valoración Objetivo Real
1ª s
Inexistente - No se aprecia ninguna
0 realidad respecto a lo preguntado 2ª s
Insuficiente - El grado de cumplimiento es
1 menor del % 3ª s
Bien - El grado de cumplimiento es mayor
2 del % y menor del % 4ª s
Excelente - El grado de cumplimiento es
3 mayor del % 5ª s
Total

0 1 2 3
1ª s XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Total

0 1 2 3
2ª s XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Total

0 1 2 3
3ª s XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Total

0 1 2 3
4ª s XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Total

0 1 2 3
5ª s XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Total
 PLATILLA DE INSPECCIÓN Y GRAFICO DE CONTROL

VACANTES VACANTES PROMEDIO PROMEDIO

PERIODO VACANTES LSC1<=5 LIC1<=5 LSC2>5 LIC2>5
<=5 DIAS >5 DIAS <=5 >5
JUNIO 67 14 53 67 60 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609
JULIO 67 32 35 67 60 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609
AGOSTO 306 100 206 306 275 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609
SEPTIEMBRE 250 130 120 250 225 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609
OCTUBRE 147 107 40 147 132 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609
NOVIEMBRE 154 64 90 154 138 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609
DICIEMBRE 108 60 48 108 97 114,348563 30,5085796 146,225996 22,9168609

PROMEDIO 72,4285714 84,57142857

DESVIACIÓN 41,9199918 61,65456767

300

250

200

150 VACANTES>5
PROMEDIO
100
LSC2>5
50 LIC2>5
0
 350

300

250

200
VACANTES EN <=5 DIAS
150 PROMEDIO

100 LSC1<=5
LIC1<=5
50

INFORMACIÓN CUALITATIVA

Para el levantamiento de información se determina que la mejor forma de conocer

las causas del mal funcionamiento del proceso es hablando con los encargados de
las actividades de intermediación laboral. Para ellos se elabora una entrevista
corta y se dialoga con los 2 intermediadores de la agencia, obteniendo como
causas principales las siguientes:

CAUSAS FRECUENCIA
HOJAS DE VIDA MAL ELABORADAS 2
HOJAS DE VIDA SIN PERFIL 2
LAS PERSONAS NO CONTESTAN EL TELEFONO 2
DIFICULTADES DE PLATAFORMA 2
SOLICITUD DE PERFIL SIN FUNCIONES 1
REUNIONES 1
LA EMPRESA NO RESPONDE CORREOS NI LLAMADAS 1
DIAGRAMA DE PARETO

A pesar de que es muy poca la información se decide aplicar Pareto para el

análisis de los datos ya que para este tipo de investigaciones es el método más
recomendado y que permite identificar fácilmente las causas en las que se deben
enfocar los esfuerzos para mejorar el proceso.

Aplicando el método de Pareto obtenemos la siguiente gráfica:

2 120%

100% 100%
1,5 91%
82% 80%
73%

1 60%
55%

40%
36%
0,5

18% 20%

0 0%
HOJAS DE HOJAS DE LAS DIFICULTADES SOLICITUD DE REUNIONES LA EMPRESA
VIDA MAL VIDA SIN PERSONAS NO DE PERFIL SIN NO RESPONDE
ELABORADAS PERFIL CONTESTAN PLATAFORMA FUNCIONES CORREOS NI
EL TELEFONO LLAMADAS
INFORMACIÓN TEÓRICA DE SOPORTE

La información teórica que nos facilitó el desarrollo del proyecto fue principalmente
la entregada por el docente de la asignatura de Gerencia Estratégica de la
Productividad en las sesiones de clase. Principalmente nos apropiamos de los
conocimientos en herramientas para la identificación de problemas como el
Diagrama de Ishikawa, usamos también el VSM para identificar las actividades
que no estaban agregando valor al proceso de intermediación, y finalmente y
conociendo los múltiples usos y beneficios de la metodología de mejora continua
de las 5’S vimos la necesidad de incluirla como herramienta fundamental para la
mejora del proceso.

CONCLUSIONES

 Los tiempos de respuesta son altos porque desde la definición del proceso
hay partes del mismo que quitan mucho tiempo y que no agregan valor a la
gestión.
 Se debe fortalecer la comunicación entre el proceso de registro de hojas de
vida y el de intermediación para garantizar que las hojas de vida estén bien
diligenciadas y completas.
 Los factores externos como las fallas en la plataforma y el que los usuarios
no contesten el teléfono son causantes de gran parte del tiempo perdido.
RECOMENDACIONES

 Los intermediadores deben revisar y montar la vacante inmediatamente la

reciben y así eliminar la espera de hasta 24 horas en la bandeja del correo
electrónico.
 La agencia debe fijarse como meta dar respuesta a las solicitudes en un
tiempo máximo de 3 días, esto con el ánimo de incrementar la satisfacción
del cliente y eliminar tiempos de ocio identificados en la observación del
proceso.
 No descargar y enviar las hojas de vida, sino solo enviar el link a la
empresa en el que podrá encontrarlas y revisarlas más rápido.
 Implementación de la metodología de las 5´S.
 Utilizar herramientas de control para medir el cumplimiento y presentar los
resultados a cada proceso para empoderar a los colaboradores.
 PLAN DE MEJORA

Oportunidades de Mejora Fechas

Tipo de Acción
Plan de
Responsable Evidencia
No Descripción Causa Mejoramiento Iniciación Terminación
Correctiva Preventiva Mejora
Desconocimiento Se debe capacitar al
de herramientas personal en metodología Fotografías de
Coordinación/
Los puestos de trabajo que facilitan y de las 5'S y se debe antes y después,
1 están muy desordenados potencian los x acompañar la
Abril Diciembre Asesores
Diagnostico inicial
empresariales
beneficios de implementación de la y final
ordenar misma
Se debe hacer una
Existen partes del
propuesta del nuevo flujo
optimización del proceso proceso que no Coordinador/ Propuesta del
2 de intermediación aportan valor a la x del proceso y enviarlo a Mayo Junio
Intermediadores nuevo proceso
Desarrollo organizacional
gestión
para su evaluación
Falta de
capacitación y
Socializar los criterios de
desconocimiento Coordinador/
Las hojas de vida están calidad de las hojas de Fotos de la
de los criterios de Intermediadores/
3 quedando incompletas
calidad necesarios x vida y capacitar el Abril Junio
Auxiliares de
reunión y de las
y/o mal diligenciadas auxiliares de registro en el capacitaciones
desde registro
procedimiento correcto.
intermediación para
las hojas de vida
Falta de Enviar a cada colaborador
Poco empoderamiento conocimiento de los su rendimiento semanal
Coordinación Informes
4 de los procesos por parte resultados de x para que lo conozca y se Abril Diciembre
Centro de Empleo Semanales
de los colaboradores eficiencia de cada trace acciones en caso de
proceso necesitarlas
BIBLIOGRAFIA

 COMFENALCOANTIOQUIA. Todo por ti [en línea]. Disponible en Internet:

http://www.comfenalcoantioquia.com/QuieacutenesSomos.aspx
 SILVA, Alfredo Puyana. Ley 1636 de 2013 sobre la protección al cesante.
Decreto reglamentario 2852 de 2013 [en línea]. Disponible en Internet:
http://blog.uexternado.edu.co/ley-1636-de-2013-sobre-la-proteccion-al-
cesante-decreto-reglamentario-2852-de-2013/
 MINISTERIODETRABAJO. Servicios de Intermediación Laboral [en línea].
Disponible en Internet:
https://www.minsalud.gov.co/trabajoEmpleo/Documents/Servicios%20de%2
0Intermediaci%C3%B3n%20Laboral.pdf