RSUD TUGU KOJA

GUGUS KENDALI MUTU POLANTAS NOVEMBER 2017

Memprioritaskan
Pelayanan Pasien
Lansia/Disabilitas
Melalui Sistem
POLANTAS di
RSUD Tugu Koja

1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………. i
DAFTAR TABEL ………………………………………………………………………………………………. iii
DAFTAR DIAGRAM …………………………………………………………………………………………… iv
DAFTAR SKEMA ……………………………………………………………………………………………… v
DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………………………………………………. vi
DEFINISI OPERASIONAL ……………………………………………………………………………………. vii
PROFIL GKM POLANTAS DAN LOKASI …………………………………………………………………. 1
STRUKTUR ORGANISASI ……………………………………………………………………………………. 2
ABSTRAK ………………………………………………………………………………………………………. 3
JADWAL GKM …………………………………………………………………………………………………. 3

LANGKAH 1 PENENTUAN AKTIVITAS

1.1 Latar belakang …………………………………………………………………………………………. 4

1.2 Identifikasi dan Stratifikasi Masalah …………………………………………………………………. 5

1.3 Penetapan Tema ………………………………………………………………………………………. 7

1.4 Penetapan Sasaran …………………………………………………………………………………… 8

1.5 Pengesahan Aktivitas …………………………………………………………………………………. 8

LANGKAH II IDENTIFIKASAI PENYEBAB

2.1 Tinjauan Objek Masalah ……………………………………………………………………………... 9

2.2 Analisis Sebab Akibat …………………….………………………………………………………….. 9

2.3 Analisis Akar Penyebab ……………………………………………………………………………… 10

LANGKAH III PENENTUAN SOLUSI

3.1 Alternatif Solusi ………………………………………………………………………………………. 12

LANGKAH IV RENCANA PERBAIKAN

4.1 Rencana Perbaikan ……………………………………………...………………………………….. 14
4.2 Pengesahan Rencana …………………………………...………………………………………….. 15

LANGKAH V PENERAPAN RENCANA PERBAIKAN

5.1 Penerapan Kompetensi TIM …………………………………………………………………..……. 16
5.2 Pelaksanaan Rencana Pemantauan dan Pengukuran Data yang Valid …………………..…… 16

LANGKAH VI EVALUASI SOLUSI

6.1 Analisis Hasil Perbaikan …………………………………………………………………………….. 21

i2
6.2 Analisis Pencapaian Sasaran ……………………………………………………………… 22

LANGKAH VII STANDARISASI

7.1 Standar Masukan ………………………..………….........………….……........……....... 24
7.2 Standar Proses ………………………………….……...........…...........…...................... 24
7.3 Standar Hasil………………………………….……...........…...............…...................... 25

LANGKAH VIII PENETAPAN TEMA BERIKUTNYA

8.1 Identifikasi Masalah ……………………….........………….……........…........................ 25
8.2 Stratifikasi Masalah ………………………………….……...........….............................. 25
8.3 Menentukan Tema Berikutnya………………………………................…..................... 25
8.4 Jadwal Berikutnya ………………………………….……...........….......…..................... 26
8.5 Pengesahan Tema Berikutnya …………………………………………………………... 26

ii3
DAFTAR TABEL

Nomor
No. Judul Tabel Halaman
Tabel

Deviasi Waktu Tunggu Pasien Di

1 Tabel 1.1 6
Pelayanan Rawat Jalan

2 Tabel 1.2 Analisis dampak masalah dan harapan 6

3 Tabel 1.3 Sasaran Mutu 8

4 Tabel 2.1 Faktor Penyebab Dominan 10

5 Tabel 3.1 Alternatif Solusi 12

6 Tabel 4.1 Rencana Perbaikan 14

7 Tabel 5.1 Penerapan Rencana Perbaikan 16

8 Tabel 6.1 Analisis Hasil Perbaikan 21

9 Tabel 6.2 Analisis Pencapaian Sasaran 22

Stratifikasi Masalah Penetapan Tema

10 Tabel 8.1 25
Berikutnya

iii4
DAFTAR DIAGRAM

No. Nomor Tabel Judul Diagram Halaman

Diagram Jumlah Usia Kerja, Anak, dan

1. Diagram 1.1 4
Lansia tahun 1950—2050

2. Diagram 1.2 Diagram Jumlah Pasien berdasarkan usia

4
di RSUD Tugu Koja (Januari—April 2017)

Diagram 1.3 Diagram Survey Kepuasan Pelanggan kat-

3. egori usia >60th Tentang Waktu Tunggu 4
Pelayanan (Januari—April 2017)

4. Diagram 2.1 Diagram Hubungan Masalah 9

Hubungan antara waktu tunggu dengan

5. Diagram 2.2 11
jumlah antrian

Hubungan antara waktu tunggu dengan

6. Diagram 2.3 11
jumlah resep berdasarkan jenis resep

iv5
DAFTAR SKEMA

SKEMA 1.1 Alur Pelayanan Rawat Jalan RSUD Tugu Koja........................................... 5

SKEMA 6.1 Alur Pelayanan Pasien Lansia/Disabilitas Setelah Perbaikan ...................... 21

v6
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor
Judul
Lampiran
1. Daftar hadir rapat GKM Polatas

2. KEPMENKES No. 129 Thn. 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal RS

3. Data kunjungan pasien RSUD Tugu Koja periode 1 Januari—30 April 2017

4. Kepuasan Pelanggan

Data Pasien Lansia/Disablitas yang Menunggu Obat periode 1 Januari -30 April 2017
5.
6. Data Observasi Pemahaman Alur dan Pendampingan Lansia

7. Diagram Observasi Pemahaman Alur dan Pendampingan Lansia

8. Leaflet Edukasi Pentingnya Pendampingan dan Persyaratan Registrasi

9. Screen shot media social dan foto

10. Terkait ADM (instruksi kerja, Foto kartu, Foto Mesin)

11. Formulir material kit edukasi cara penggunaan obat yang baik

12. Formulir kepuasan pasien dan hasil analisa sebelum dan sesudah program
Kuesioner kepuasan pegawai farmasi setelah program dan analisa sebelum dan
13.
sesudah program
14. SK Direktur tentang Penghantaran Obat

15. SPO Sistem Pendaftaran Rujukan Online Lansia/Disabilitas

16. SPO KaLantas

17. SPO Pengantaran Obat

18. Stiker di farmasi tentang informasi layanan pengantaran obat

19 Modul Training Kit untuk petugas SIM O

20 SPO Anjungan Daftar Mandiri khusus Lansia/Disabilitas

21. Data pasien rawat jalan yang menunggu lebih dari standar pelayanan

22. Jumlah pasien rawat inap yang lebih dari 6 hari

23. Jam besuk pasien yang masih belum bisa di atur

24. SPO Pemakaian Tanda Rekam Medis

25. SPO Ramah Lansia/Disabilitas

vi7
DAFTAR LAMPIRAN

Variabel Definisi Operasional

Seseorang yang telah memasuki usia 60 tahun keatas.

Lansia : Lansia merupakan kelompok umur pada manusia yang
telah memasuki tahapan akhir dari fase kehidupannya.

Keterbatasan diri dapat bersifat fisik, kognitif, mental, sen-

sorik, emosional, perkembangan atau beberapa kombina-
Disabilitas : si dari ini dan memerlukan alat bantu seperti kursi roda,
kruk, tongkat berjalan, dan pendamping dalam makalah
kami batasi yang berusia 60 tahun ke atas.

Ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang

Standar Pelayanan Minimal
merupakan urusan wajib rumah sakit yang berhak di-
(SPM) :
peroleh setiap pasien secara minimal.

Infeksi yang didapat dan berkembang saat seseorang be-

rada di lingkungan rumah sakit. Contoh dari infeksi
Infeksi nosocomial : nosokomial adalah pasien tertular infeksi dari pasien lain,
dari staf rumah sakit, atau saat berkunjung ke rumah sa-
kit.

Infeksi yang mengganggu proses pernafasan seseorang.

ISPA (Infeksi Saluran Pernapa-
Infeksi ini umumnya disebabkan oleh virus yang me-
san Atas) :
nyerang hidung, trakea, atau paru-paru.

Penentuan jenis penyakit berdasarkan tanda dan gejala

Diagnosa : dengan menggunakan cara dan alat seperti laboratorium,
foto, dan klinik

Proses pemberian bantuan yang dilakukan oleh seorang

ahli farmasi utamanya ditujukan pada pasien yang mem-
Konseling farmasi :
peroleh pengobatan dalam jumlah banyak (polifarmasi)
dan mengkonsumsi obat dalam jangka waktu yang lama.

vii8
 PRESTASI

1. AKREDITASI RU-
MAH SAKIT TING-

KAT PERDANA TA-

POLANTAS HUN 2016.

2. PERINGKAT
GOLD KONVENSI
PRODUK & BIDANG
PROFIL GUGUS USAHA ORGANISASI
GUGUS KENDALI
MUTU TINGKAT
Nama Gugus : POLANTAS Membuat inovasi yang ber- SUDINKES TAHUN
Bagian : Farmasi dan Rawat Jalan kesinambungan dalam 2016.
Organisasi : RSUD Tugu Koja mengatasi suatu masalah
di RSUD Tugu Koja untuk 3. PERINGKAT
meningkatan mutu
GOLD KONVENSI
pelayanan Rumah Sakit.
GUGUS KENDALI
MUTU TINGKAT

PERSONAL GUGUS DINKES TAHUN

2016.
Fasilitator : Dra. Nora Siallagan,Apt. Anggota :
Ketua : Ns. Alvinda Kurnia Dewi, S.Kep. 1. Siti Asmaya, Amd.K
Sekretaris : Rohmawati, S.Farm., 2. Sri Utami, AMK.
3. Hikmah Assobah, S.Gz
4. Vini Rahmawati,

PROFIL ANGGOTA
Didirikan : Januari 2017
Usia Rata-rata : 24 – 52 tahun
Jumlah Pertemuan : 21 kali
Frekuensi pertemuan : ± 2 kali / minggu
Persentasi Kehadiran : 90,6 %
19
LOKASI

STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTUR

Ka. Komite Medik & Ka. Satuan Pengawas

Mutu Internal

GKM Polantas

Ka. Sub. Bag. Tata Ka. Seksi Pelayanan Ka. Seksi Keperawatan
Usaha Medik & Penunjang

2
10
 ABSTRAK
RSUD Tugu Koja merupakan Rumah Sakit Umum Daerah yang melayani pasien anak, dewasa, dan lansia/
disabilitas. Sebagai Rumah Sakit yang mempunyai Visi “Menjadi Rumah Sakit Terdepan dan Terpercaya di DKI Ja-
karta” RSUD Tugu Koja senantiasa melakukan perbaikan mutu yang berkelanjutan (Continuous Improvement)
untuk mencapai kepuasan pelanggan melebihi harapan pasien umumnya.
Masalah yang sering terjadi adalah penumpukan pasien termasuk lansia/disabilitas di ruang pendaftaran
dan ruang tunggu farmasi. Dari hasil survey kepuasan pelanggan, 36% pasien lansia/disabilitas menyatakan bah-
wa waktu tunggu pelayanan lama, 20% menyatakan sangat lama. Pasien lansia/disabilitas mengalami gangguan
kesehatan (lambung, pusing kepala, dan lelah) akibat menunggu terlalu lama.
Analisa waktu tunggu pelayanan di RSUD Tugu Koja yang dilakukan GKM POLANTAS menunjukkan deviasi
di beberapa layanan dan tertinggi di Instalasi Farmasi yaitu 15 menit lebih tinggi dari Standar Pelayanan Minimal
(SPM). Belum adanya prosedur pelayanan khusus pada pasien lansia/disabilitas mengakibatkan penumpukan
pasien di ruang pendaftaran. Berdasarkan hasil analisa tersebut, GKM POLANTAS menentukan tema
“Memprioritaskan Pelayanan Pasien Lansia/Disabilitas Melalui Sistem POLANTAS di RSUD Tugu Koja"
GKM POLANTAS, membuat inovasi bagi pasien lansia/disabilitas dengan memprioritaskan pelayanan me-
lalui sistem POLANTAS yaitu dengan mengurai pendaftaran menggunakan sistem SPROL (Sistem Pendaftaran Ru-
jukan Online Lansia/disabilitas) dan Anjungan Daftar Mandiri (ADM) serta monitoring pasien Lansia/Disabilitas
melalui aplikasi GOPOL (GO POLANTAS) yang merupakan lanjutan dari POLANTAS (Penghantaran Obat Ke Rumah
Pasien Lansia/Disabilitas).
Melalui sistem POLANTAS gugus berhasil mengurangi antrian dari 3 pasien lansia/disabilitas menjadi 0
pasien. Gugus juga memprioritaskan pelayanan dengan menciptakan lingkungan yang ramah lansia/disabilitas
dan menurunkan pasien lansia/disabilitas yang menunggu di Instalasi Farmasi yang melebihi Standar Pelayanan
Minimal (SPM ≤ 30 menit) dari 839 pasien menjadi 0 pasien dan meningkatkan mutu pelayanan di Instalasi
farmasi dari 75% menjadi 90% periode Januari—April 2017.

JADWAL KEGIATAN
GKM POLANTAS
MEI – AGUSTUS

KETERANGAN : Plan
Action
3
11
LANGKAH – I : PENENTUAN AKTIVITAS

1.1 Latar Belakang

Grafik proyeksi penduduk Indonesia dengan melihat jumlah yang sebelumnya menunjukkan pen-
ingkatan jumlah lansia dari tahun ke tahun.

Diagram 1.1
Jumlah Usia Kerja,
Anak, dan Lansia tahun 1950—2050

Diagram 1.2
Jumlah Pasien berdasarkan usia
di RSUD Tugu Koja
(Januari—April 2017)

Diagram 1.3
Survey Kepuasan Pelanggan
kategori usia > 60 th
Tentang Waktu Tunggu
Pelayanan (Januari—April 2017)

4
12
 Dari data di atas GKM POLANTAS memilih populasi yang akan di pilih untuk di selesaikan masalahnya
adalah pasien lansia / disabilitas.

1.2 Identifikasi Dan Stratifikasi Masalah

Dalam menentukan identifikasi dan stratifikasi masalah, GKM POLANTAS menggunakan skema alur pela-
yanan rawat jalan sebagai berikut :

Pendaftaran Pasien

Pencarian Berkas Rekam Medis 10

3
13

Standar 30
Kasir
tercapai
12

60 60
Ruang Tunggu Poliklinik Ruang Pemeriksaan Penun-
7 9
67 jang
69

30
Ruang Periksa Dokter
12
42
Rawat Inap

Rujuk
Pasien selesai ber-
obat

30
Instalasi Farmasi
15
Keterangan : : 45

Standar Waktu (Menit)

Pasien Pu-
Aktual Waktu Lantas lang
Skema 1.1
Deviasi Alur Pelayanan Rawat Jalan
Waktu
RSUD Tugu Koja

5
13
 Berdasarkan skema alur pelayanan diatas dapat disimpulkan bahwa terdapat 4 letak permasalahan
yang berkaitan dengan waktu tunggu pasien melebihi standar yaitu :

1) Pencarian berkas rekam medik

2) Pasien di ruang tunggu poliklinik

3) Pemeriksaan penunjang

4) Instalasi Farmasi

Tabel 1.1 Deviasi Waktu Tunggu Pasien Di Pelayanan Rawat Jalan

Tahap Pelayanan Standart waktu Aktual Waktu Deviasi Waktu
No Kategori
Pasien tunggu* (menit) Tunggu (menit) Tunggu
Pencarian Berkas
1 10 13 3 Masalah
Rekam Medis
2 Kasir 30 12 -18 Bukan masalah
Ruang Tunggu
3 60 67 7 Masalah
Pasien Poli
Pemeriksaan Penun-
4 60 69 9 Masalah
jang
Ruang Periksa Dok-
5 30 42 12 Masalah
ter
6 Farmasi 30 45 15 Masalah

Dari tabel 1.1 Gugus menemukan bahwa masalah yang harus diselesaikan adalah:
“Lamanya Waktu Pelayanan Pasien Lansia / Disabilitas”

Analisis dampak masalah dan harapan tema terangkum dalam tabel 1.2 di bawah ini:

Tabel 1.2 Analisis dampak masalah dan harapan

Harapan Dari
Pihak Terkait Dampak Masalah Harapan Dokumentasi
Pihak Terkait
Pasien lansia /  Potensial terganggunya  Mempercepat “Pengennya cepet
disabilitas kesehatan lansia / disabilitas waktu tunggu selesai, kelamaan
(nyeri tulang, pusing, dan pasien lansia/ di rumah sakit,
maag). disabilitas pinggang saya
sakit kalau duduk
 Resiko tertular penyakit terlalu lama”
(Infeksi nosokomial, dan Ibu. Murni 73th
ISPA) . (Pasien Poli Penya-
 Terlambatnya minum obat kit Dalam RSUD
pada Tugu Koja)
 Berkurang waktu instirahat

6
14
Petugas Rumah  Mendapat kom-  Membuat petugas “Ingin bekerja lebih
sakit plain terhadap lebih nyaman nyaman tanpa ada
pelayanan bekerja tanpa komplain karena
mendapat kom- pasien lama
plain menunggu”
(Dendi, Petugas
Farmasi RSUD
Tugu Koja)

Rumah Sakit  Pasien lansia/  Adanya pendamp- “Mutu pelayanan

disabilitas datang ingan dan per- harus di tingkatkan
sendiri sehingga hatian lebih kepa- dengan me-
bingung bertidak da pasien lansia/ nyelesaikan persoa-
disabilitas lan lantas (waktu
 Tidak ada pen- tunggu). Kita harus
ingkatan kepua-  Meningkatkan meningkatkan
san pelanggan kepuasan pelang- kesadaran pent-
 Pasien lansia/ gan ingnya pendamp-
disabilitas tidak  Memudahkan ingan pasien dan
datang control kontrol pasien memudahkan
dengan pelayanan kontrol pasien
yang berkesinam- lantas”
bungan
dr. Nailah M.Si
(Direktur RSUD
Tugu Koja)

1.3 Penetapan Tema

Analisa untuk menentukan tema adalah sebagai berikut :

1. Bila dilihat dari deviasi waktu tunggu dalam pencarian rekam medik menyebabkan penumpukan
pasien di ruang tunggu pendaftaran sehingga beresiko penularan penyakit dan menambah kom-
plikasi penyakit pada pasien lansia/disabilitas.
2. Bila dilihat dari deviasi waktu tunggu alur pelayanan rawat jalan bahwa frekuensi lebih banyak
terjadi pada masalah waktu tunggu yang belum memenuhi standar yaitu di Instalasi Farmasi.
3. Bila dilihat dari deviasi waktu tunggu pemeriksaan penunjang dan ruang tunggu poliklinik yang
membutuhkan ketelitian dalam melakukan asesmen untuk menentukan diagnosa, sehingga
tidak memungkinkan untuk mengurangi waktu pemeriksaan terhadap pasien.

Berdasarkan analisa tersebut dengan mantap GKM Polantas memilih tema:

“Memprioritaskan Pelayanan Pasien Lansia/Disabilitas Melalui Sistem POLANTAS
di RSUD Tugu Koja”

Analisis dampak masalah dan harapan tema dari pihak terkait terangkum dalam tabel berikut ini:

7
15
1.4 Penetapan Sasaran
Tabel 1.3 Sasaran Mutu
Aspek Masalah yang terjadi
Quality Terjadinya penumpukan antrian pasien di loket pen-
daftaran akibat proses pendaftaran dan pencarian
rekam medis rata-rata 2-3 pasien pada periode 1 Janu-
ari – 30 April 2017
Adanya 839 pasien lansia/disabilitas yang menunggu di
instalasi farmasi lebih dari standar pada periode 1 Janu-
ari – 30 April 2017
Cost Lamanya waktu tunggu pelayanan di jam makan siang
membuat pasien cenderung jajan/makan di sekitar RS
rata-rata senilai Rp. 10.000-Rp. 20.000
Delivery Waktu pencarian rekam medis rata-rata sekitar 13 menit
karena penempatan dokumen rekam medis yang kurang
memadai
Waktu tunggu pengambilan obat pasien lansia / disabili-
tas di Instalasi Farmasi lebih dari standar
Health Terjadi potensi gangguan kesehatan seperti (tertular
ISPA, maag, pusing, nyeri pinggang)
Morale Petugas farmasi cenderung melimpahkan pekerjaannya
ke temannya karena membutuhkan waktu yang lama
untuk memberikan penjelasan tentang obat kepada
pasien lansia/disabilitas sehingga kepuasan pelanggan
di instalasi farmasi hanya mencapai 75%
1.5 Pengesahan Aktivitas
Sasaran Perbaikan
Mengurangi jumlah antrian pasien di loket
pendaftaran bagi pasien lansia/disabilitas
menjadi 0 pasien
Menurunkan jumlah pasien menjadi 0
dengan menghilangkan waktu tunggu di
Instalasi Farmasi lebih dari standar pada
pasien lansia/disabilitas
Menghilangkan biaya jajan/makan pasien
Mempersingkat waktu pencarian doku-
men rekam medis pasien sesuai
Mengurangi waktu tunggu pengambilan
obat pasien lansia / disabilitas di Instalasi
Farmasi lebih dari standar (30 menit men-
jadi 16 menit)
Menghilangkan potensi gangguan
kesehatan lansia/disabilitas akibat lama
menunggu obat
Petugas farmasi memberi konseling far-
masi lebih maksimal tentang obat yang
diberikan kepada pasien sehingga
meningkatkan kepuasan pelanggan di
Instalasi farmasi dari 75% menjadi 90%.
8
16
LANGKAH – II : IDENTIFIKASI

2.1 Tinjauan Objek Masalah

Setelah dilakukan tinjauan, maka gugus melakukan brainstorming sebagai langkah awal untuk
menentukan penyebab masalah.

2.2 Analisis Sebab Akibat

Dalam menganalisis sebab akibat untuk menentukan penyebab masalah, maka gugus menggunakan
diagram hubung sebagai berikut

Tabel 2.1 Diagram Hubungan Masalah

9
17
2.3 Analisis Akar Penyebab

Analisis akar penyebab utama masalah “Lamanya Waktu Pelayanan Pasien Lansia/Disabilitas” ada 8
masalah yang dijelaskan dalam tabel berikut ini :

Tabel 2.1 Diagram Hubungan Masalah

No Akar Masalah Fakta

1. Belum tersedia ruang tunggu khusus Ruang tunggu pasien lansia/disablitas bergabung dengan pasien
lansia/disabilitas lainnya.
2. Belum ada jalur khusus lansia/disabiitas Lansia/disabilitas membutuhkan jalur khusus yang dapat
mempermudah mobilisasi

3. Belum ada pendaftaran khusus lansia/ Proses pelayanan pasien lansia/disabilitas masih sama dengan pasien
disabilitas umum sehingga jumlah antrian berpengaruh terhadap waktu tunggu
pasien lansia/disabililtas.

4. Pencarian rekam medis lebih dari standar Petugas membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari rekam
medis, rata-rata waktu yang dibutuhkan 13 menit.

5. Banyak obat racikan Banyak pasien balita yang mendapat resep racikan. Resep racikan rata-
rata memerlukan waktu 20-30 menit. Banyak pasien lansia/disabilitas
yang mendapat > 8 resep. Kedua hal tersebut berpengaruh terhadap
waktu tunggu pasien lansia/disabilitas.

6. Kurangnya pemahaman alur layanan 45% lansia/disabilitas bingung alur pelayanan.

7. Tidak membawa persyaratan registrasi Pasien lansia/disabilitas kurang memahami persyaratan registrasi yang
harus dibawa saat berobat

8. Kurangnya perhatian dari keluarga 85% pasien lansia/disabilitas datang tanpa pendamping

Dari kedelapan akar masalah di atas kami melakukan uji hipotesis dengan diagram scatter untuk
melihat hubungan antara akar masalah belum tersedianya layanan khusus dan jenis resep terhadap
waktu tunggu pasien lansia/disabilitas sebagai berikut :

10
18
Diagram 2.2 Hubungan antara waktu tunggu Diagram 2.3 Hubungan antara waktu tunggu
dengan jumlah antrian dengan jumlah resep berdasarkan jenis resep

11
19
LANGKAH – III : PENENTUAN SOLUSI

3.1 Alternatif Solusi

Gugus POLANTAS melakukan beberapa alternatif solusi yang dapat dilihat dalam tabel di bawah ini.

Tabel 3.1 Alternatif Solusi

Pertimbangan

Akar Kes-
No Alternatif solusi Efektivitas Pertimbangan
penyebab Waktu Biaya impulan
hasil lain

1. Belum adanya Membuat penan- Efektif Perlu Biaya Dapat langsung Terpilih
ruang tungggu da tempat duduk karena waktu pencetakan dilaksanakan
khusus lansia/ khusus Lansia/ pembuatan penyiapan penanda tempat dengan
disabilitas Disabilitas mudah dil- duduk menggunakan
aksanakan ( 2 hari) Rp. 20.000 X tempat duduk
25pcs = Rp. yang ada diru-
500.000 ang tunggu
Membuat sistem Efektif, Dapat 1. Perlu per- Terpilih
baru dalam pela- mempersin segera jt siapan pem-
yanan pendafta- gkat waktu dil- belian mesin
ran untuk mengu- dalam ADM
rangi antrian pendaftaran aksanakan (Anjungan
2. pasien pada bu- Daftar Mandiri)
Lantas lan ok- 2. Perlu sosial-
Belum ada tober isasi ke petugas
pendaftaran loket
khusus lansia/
disabilitas Efektif ka- Perlu Menambah ang- 1. Perlu proses Tidak ter-
rena mem- rekruit- garan gaji pega- rekruitmen pilih
isahkan men SDM wai 2. Belum ada
Menambah loket antrian alokasi dana
khusus pasien penambahan
lantas SDM

3. Membuat inovasi Efektif ka- Perlu per- Biaya telpon Perlu Pembu- Terpilih
alur layanan pen- rena data siapan follow up pasien atan Sistem
Tidak daftaran yang pasien akan sistem kontrol senilai Aplikasi Pen-
membawa memudahkan terekam Rp. 20.000 per- daftaran Ru-
persyaratan pasien lansia/ dan lang- hari jukan Online
registrasi disabilitas sung ter- Lantas
daftar (SPROL)

12
20
 Pertimbangan
Akar Alternatif
No Efektivitas Pertimbangan Kesimpulan
penyebab solusi Waktu Biaya
hasil lain
4. Penghantar Sangat efektif, Dapat segera Rata-rata bensin 1. Perlu per-
an obat karena biaya diksanakan Rp. 8.250/2 hari siapan dan
kerumah terjangkau pelatihan petu-
pasien lan- Stiker edukasi di gas antar obat
sia / disa- rumah pasien = 50 2. Perlu per-
bilitas lbr x Rp 3.000= siapan pembu-
(POLANT Rp . 150.000 atan material kit
AS) POLANTAS
Banyak Pembuatan materi- 3. Pembuatan
obat al kit POLANTAS aplikasi GOPOL Terpilih
Buku obat sering
racikan pasien Lantas
20 buku x 20.000
=RP.400.000

Biaya membuatan
aplikasi GOPOL
Rp.0 (dibuat oleh
SDM IT RS)
5. Menggunak Efektif karena Perlu waktu Leaflet tentang Dapat langsung
an leaflet dapat dil- untuk design pendampingan= dilaksanakan
Ku- dalam akukan saat dan mencetak 2000 lbr x Rp
rangnya mengeduka penghantaran leaflet 1500= Rp . 3jt
perhatian si keluarga obat ke rumah (1 minggu) Terpilih
dari pasien pasien Lantas
keluarga tentang
pendampin
gan lansia
6. Membuat Efektif untuk Dapat segera Poster = 10 lembar Perlu desain dan
Belum petunjuk memudahkan dilaksanakan x Rp 150.000= Rp. pencetakan
ada jalur khusus mobilisasi pada bulan 1.500.000
khusus lansia/ pasien Lantas Juni
disabilitas Banner di pojok Terpilih
lansia/
disabiita informasi= Rp
s 400.000

7. Mencetak Lebih efektif, Perlu waktu Biaya : Perlu waktu

label rekam Karena pencetakan Rp. 500 X 1.000 pencetakan label
medis rekam medis dan pcs = Rp. 500.000 khusus untuk di
khusus Lantas pemindahan Map rekam
Pencari untuk memiliki ciri berkas rekam medis Terpilih
an pasien khas tersendiri. medis pasien
rekam Lantas agar lantas
medis mudah di
lebih temukan
lama Membuat Efektif karena Perlu proses Pembuatan pro- Perlu waktu
dari rekam data akan terus pembuatan gram: free lama untuk
standar medis da- tersimpan dan sistem rekam menggunakan pembangunan
lam bentuk mudah di cari medis el- tenaga IT RS sistem dan Tidak terpilih
elektronik ektronik dan migrasi data
sosialisasi pen-
gisiannya
8. Kurang Membuat Sangat efektif Perlu waktu
nya Leaflet dan mudah di lihat penyiapan Banner = Rp Dapat langsung
pema- Banner oleh pasien leaflet 400.000 dilaksanakan
haman Lantas (1 minggu)
Leaflet= 2000 lbr Terpilih
alur
layanan x Rp 1500= Rp .
3jt

13
21
LANGKAH – IV : RENCANA PERBAIKAN

4.1 Rencana Perbaikan

Langkah penanggulangan yang dilakukan gugus untuk menentukan rencana perbaikan dapat dilihat pa-
da tabel di bawah ini.

Tabel 4.1 Rencana Perbaikan

FAKTOR LANGKAH PE- BATAS WAKTU/PIC/
SASARAN ANTARA
No PENYEBAB NANGGULANGAN LOKASI (WHEN/ BIAYA (HOW MUCH)
(WHAT)
(WHY) (HOW) WHO/WHERE)
Penempelan
penanda tempat
Belum ada duduk bulan Sep-
ruang Menyediakan Lansia merasa tember Biaya pencetakan penanda
tempat duduk
tunggu penanda tempat lebih nyaman saat PIC: Vini Rp. 20.000 X 25pcs = Rp.
1.
khusus duduk khusus lan- menunggu pela- 500.000
lansia/ sia/disabilitas yanan Desain ruang
disabilitas tunggu poliklinik
Bulan oktober
PIC: Hikmah
Belum ada
Memiliki mesin
pendaftaran Menghindari Start bulan Sep-
ADM khusus lan- Pembelian alat ADM senilai Rp.
2. khusus pengantrian bersa- tember
sia/disabilitas 50jt
lansia/ ma pasien lainnya PIC: Maya
disabilitas
Tidak
Memiliki Aplikasi
membawa Pendaftaran dapat Memerlukan biaya telpon untuk
Sistem Pendafta- Start bulan Ok-
persyaratan dilakukan meskipun mengingatkan pasien yang akan
3. ran Rujukan tober
registrasi tidak membawa per- kontrol kembali
Online Lantas PIC: Vinda
syaratan registrasi Rp.20.000/hari
(SPROL)

Menghindari 1. Rata-rata biaya Rp. 8.250/

pengantrian 2hari
obat dengan Start bulan Mei
penghantaran 2. Foto copy materi pelatihan
setiap hari pada petugas: 3 lembar 200
obat kerumah
pasien lansia / jam 10.30 Rp19.200
disabilitas. PIC : Rohma
Persiapan Ako- Lokasi : Kecama- Konsumsi:
modasi tan Koja Snack pelatihan 33 orang 9 kali
Memiliki armada pertemuan
Banyaknya
4. penghantar obat Rp 3.564.000
obat racikan Persiapan Petugas lansia / disabilitas Start 5 – 21 Juni
farmasi, driver 2017 pada jam 4. Pembuatan
Persiapan pence- 13:00 – 14:30. Stiker edukasi cara pemakaian
takan material obat di rumah pasien
PIC : Rohma
kit penghata- Rp . 150.000
Lokasi : Ruang
ran obat Rapat dan Lapan-
5. Pembuatan material kit PO-
Persiapan pembu- gan
LANTAS
atan aplikasi 20 buku
GOPOL Rp.400.000

14
22
 BATAS WAKTU/
FAKTOR LANGKAH PE-
SASARAN ANTA- PIC/
No PENYEBAB NANGGULANGAN BIAYA (HOW MUCH)
RA (WHAT) LOKASI (WHEN/
(WHY) (HOW)
WHO/WHERE)
Edukasi dengan
Setiap hari.
menggunakan Keluarga pasien
PIC : Tami
Kurangnya leaflet kepada lansia/disabilitas
Lokasi : Rumah
5. perhatian keluarga pasien lebih peduli untuk Leaflet Rp 1.800.000
Pasien saat
dari keluarga mengenai pen- mendampingi lan-
melakukan
dampingan lan- sia
penghantaran obat
sia/disabilitas
Bulan mei, lokasi
Membuat
pemasangan
Belum ada penanda jalur Pasien lansia/ Biaya pencetakan spanduk dan
penanda di
jalur khusus khusus lansia/ disabilitas mudah Pencetakan poster penanda
6. samping jalur khu-
lansia/ disabilitas yang dalam melakukan Rp. 1.500.000
sus lansia/
disabiitas memudahkan mobilisasi
disabilitas
mobilisasi
PIC: Maya
Bulan oktober
Membuat label pemasangan label
Berkas rekam
Pencarian pink pada map di berkas rekam
medis pasien lan-
rekam medis rekam medis medis pasien lan- Biaya untuk1.000 pcs Rp.
7. sia/disabilitas ce- 2.000.000
lebih lama khusus untuk sia/disabilitas
pat dan mudah di
dari standar pasien lansia/ Lokasi: Ruang
cari
disabilitas Rekam Medis
PIC: Vinda
Pasien lansia/ Banner
Setiap hari (saat
Leaflet edukasi disabilitas lebih
penghantaran obat) Rp 400.000
alur layanan dan mudah mengakses
8. Kurangnya Banner di pojok PIC : Tami Leaflet
pelayanan dengan
pemahaman informasi Lokasi : Rumah Rp . 3jt
mendapatkan in-
alur layanan Pasien
formasi

4.2 Pengesahan Rencana

15
23
LANGKAH – V : PENERAPAN RENCANA PERBAIKAN

5.1 Persiapan Kompetensi TIM

Persiapan Kompetensi GKM POLANTAS dalam menetapkan rencana perbaikan, yaitu :
Melakukan pembelian dan sosialisasi mesin ADM, edukasi/pemberian informasi tentang
penggunaan obat yang baik, Training kepada petugas/driver, mencetak Leaflet, banner, stiker,
penanda Jalur, dan material untuk edukasi.

5.2 Pelaksanaan Rencana Pemantauan dan Pengukuran Data yang Valid

Tahapan yang dilakukan GKM POLANTAS dalam melaksanakan rencana pemantauan data
yang valid dapat dilihat dalam tabel di bawah ini :

Tabel 5.1 Penerapan Rencana Perbaikan

LETAK LANGKAH PER- CARA PELAKSA-

NO
PERMASALAHAN BAIKAN NAAN DOKUMENTASI

1.
Belum ruang 1. Mendesain ruang
Menyediakan
tunggu khusus tunggu dengan
ruang tunggu
kursi, sticker, Ban-
lansia/disabilitas khusus lansia/
ner dan Tempat
disabilitas
Majalah/koran

2. Melakukan so-
sisalisai kepada
tim keamanan
agar memakai pin
ramah lansia dan
untuk membantu
memantau pasien
lansia/disabilitas
agar menunggu di
ruang tunggu lan-
sia/disabilitas

16
24
 LETAK LANGKAH PER- CARA PELAKSA-
NO
PERMASALAHAN BAIKAN NAAN DOKUMENTASI
2. Belum ada Menggunakan 1. Melakukan sosial-
pendaftaran mesin antrian isasi mesin ADM
khusus lansia/ ADM (Anjungan kepada petugas
disabilitas
Daftar Mandiri)

2. Membuat SPO
Penggunaan
mesin ADM

3. Tidak membawa Menggunakan 1. Merancang sis-

persyaratan Sistem Pendafta- tem SPROL
registrasi ran Rujukan
Online Lantas
(SPROL)

2. Sosialisasi
SPROL dengan
petugas loket,
petugas IT dan
petugas Far-
masi

17
25
 LETAK LANGKAH
NO CARA PELAKSANAAN
PERMASALAHAN PERBAIKAN DOKUMENTASI
4. Banyak obat Melakukan 1. Penghantaran obat
racikan Penghantaran kerumah pasien
obat kerumah
pasien lan-
sia / disabili-
tas

2. Melakukan Konseling
farmasi di rumah
pasien

3. Melakukan training
kepada petugas
farmasi SIM O dan
driver penghantaran
obat

4. Membuat SPO
pengantaran obat

2. Membuat Aplikasi
GOPOL

18
26
 LETAK CARA
NO LANGKAH PERBAIKAN
PERMASALAHAN PELAKSANAAN DOKUMENTASI
5. Kurangnya per- Melakukan edukasi 1. Membuat
hatian dari keluar- kepada keluarga pasien leaflet ten-
ga mengenai pendamp- tang pent-
ingan lansia ingnya pen-
dampingan
terhadap
lansia dan
disbilitas

2. Melakukan
edukasi
kepada
keluarga
pasien

6. Membuat petunjuk 1. Membuat

Belum ada jalur khusus lantas dengan stiker
khusus lansia/ stiker mengenai alur petunjuk
disabiitas alur layanan
pelayanan

2. Membuat
banner tentang
layanan lantas

7. Pencarian rekam Membuat label pink pa- 1. Mencetak

medis lebih lama da map rekam medis label pink
dari standar khusus untuk pasien untuk lantas
lansia/disabilitas

2. Melakukan
penandaan
pada doku-
men rekam
medis
lantas

19
27
 LETAK CARA
NO LANGKAH PERBAIKAN
PERMASALAHAN PELAKSANAAN DOKUMENTASI
8. Kurangnya per- Edukasi pasien dan Melakukan PO-
hatian dari keluarga keluarga pasien LANTAS disertai
edukasi kepada
pasien dan
keluarga tentang
pentingnya pen-
dampingan
Lantas

20
28
LANGKAH – VI : EVALUASI SOLUSI

6.1 Analisis Hasil Perbaikan

Pada tahap ini gugus POLANTAS melakukan evaluasi berdasarkan inovasi yang telah dibuat.

Tabel 6.1 Analisis Hasil Perbaikan

Aktual Waktu Aktual Waktu

Standart waktu
No Tahap Pelayanan Pasien Tunggu Sebelum Tunggu Setelah
tunggu* (menit)
Perbaikan(menit) Perbaikan (menit)

Loket pendaftaran pasien (pencarian

1 10 13 8
rekam medis pasien)

2 Kasir 30 12 12

3 Ruang Tunggu Pasien Poli 60 67 67

4 Farmasi 30 45 16

Skema 6.2 Alur pelayanan pasien lansia/disabilitas setelah perbaikan

21
29
6.2 Analisis Pencapaian Sasaran
Setelah Inovasi dilaksanakan, kami menemukan hasil sebagai berikut :

Tabel 6.2 Analisis Pencapaian Sasaran

Foto
Masalah yang ter- Sasaran Perbai-
Aspek Hasil Perbaikan
jadi kan Sebelum Sesudah

Quality Terjadinya Mengurangi Tidak terjadi

penumpukan pasien jumlah penumpukan
di loket pendaftaran penumpukan pasien di loket
akibat proses pen- pasien di loket pendaftaran.
daftaran dan pencari- pendaftaran
an rekam medis

Adanya 64,71% Pasien lansia/ Pasien lansia/

lansia/disabilitas disabilitas 100% disabilitas 100%
yang menunggu di menunggu di menunggu di
farmasi melebihi farmasi kurang farmasi kurang
standar dari standar dari standar

Cost Biaya tambahan Efisiensi biaya Tercapai efisiensi

operasional (jajan/ Rp. 10.000 s/d Rp biaya operasional
makan) pasien untuk 20.000 pasien
berobat bertambah
dari Rp. 10.000 s/d
Rp 20.000

Delivery Waktu pencarian Berkas rekam Tercapainya waktu

rekam medis rata- medis pasien lan- pencarian rekam
rata sekitar 13 menit sia/disabilitas medis kurang dari
memiliki tanda standar minimal
khusus menjadi 5 menit

Waktu tunggu Waktu tunggu Tercapainya waktu

pengambilan obat lansia / disabilitas tunggu lansia /
pasien lansia / disa- di Instalasi disabilitas di
bilitas di farmasi dari Farmasi Kurang Instalasi Farmasi
45 menit dari 30 Menit menjadi 16 menit

22
30
 Foto
Masalah yang Sasaran Per-
Aspek Hasil Perbaikan
terjadi baikan Sebelum Sesudah

Health Terjadi potensi Mengurangi po- Tidak ada

gangguan tensi gangguan keluhan
kesehatan seperti kesehatan lan- mengenai
(maag, tertular sia / disabilitas gangguan
ISPA, pusing, nyeri akibat lama kesehatan kare-
pinggang) menunggu obat na lama
menunggu pela-
yanan di kotak
saran

Morale Petugas farmasi Petugas farmasi Petugas farmasi

cenderung melim- memberi konsel- memberi konsel-
pahkan pekerjaann- ing lebih maksi- ing farmasi lebih
mal tentang obat
ya ke temannya ka- yang diberikan maksimal tentang
rena membutuhkan kepada pasien obat yang diberi-
waktu yang lama kan kepada pasien
untuk memberikan sehingga mening-
penjelasan tentang katkan kepuasan
obat kepada pasien pelanggan di
lansia/disabilitas Instalasi farmasi
sehingga kepuasan dari 75% menjadi
pelanggan di in- 90%.
stalasi farmasi hanya
mencapai 75%

23
31
LANGKAH – VII : STANDARISASI

7.1 Standar Masukan

GKM “Polantas” telah membuat standar baru yang dihasilkan dari inovasi ini :

1. SK Direktur No. 154 Thn 2017 Tentang Penghantaran Obat

2. SPO/MPO/ No. 019 Thn 2017 Pengantaran Obat
3. Modul Training Kit untuk petugas SIM O
4. Stiker di farmasi tentang informasi layanan pengantaran obat
5. SPO/PMKP/ No.003 Penggunaan jalur khusus lansia dan disabilitas
6. SPO/PMKP/ No.002 Alur Pelayanan Lansia dan Disabilitas Melalui Sistem Pendaftaran
Rujukan Online (SPROL)
5. SPO/MKI/No.004 Pemakaian Penanda Rekam Medis Khusus untuk Lansia dan Disabilitas
6. SPO/PPK/No.005 Penggunaan Buku Kalantas (Buku Lansia Dan Disabilitas)
7. SPO/PP/ No.002 Pelayanan Ramah Lansia dan Disabilitas
8. Sistem POLANTAS

7.2 Standar Proses

Untuk memberikan Memprioritaskan Pelayanan Pasien Lansia/Disabilitas Melalui Sistem POLANTAS di
RSUD Tugu Koja maka ada beberapa proses yang harus diperbaiki, antara lain :

 Petugas memahami dan mampu melaksanakan prosedur penggunaan mesin ADM dan melakukan
edukasi pemakaian mesin ADM terhadap pasien lansia / disabilitas .

Pihak yang dilibatkan : - Petugas keamanan RSUD Tugu Koja

- Petugas Pendaftaran RSUD Tugu Koja
- Petugas Pojok Informasi RSUD Tugu Koja

 Petugas memahami dan mampu melaksanakan prosedur Penghantaran Obat, berkoordinasi dengan

Pihak yang dilibatkan : - Petugas Penghantaran obat RSUD Tugu Koja

- Petugas Pendaftaran SPROL RSUD Tugu Koja

Monitoring Evaluasi

Pihak yang dilibatkan : a) Pelaksanaan monitoring evaluasi tiga bulan sekali

b) Media sosialisasi yang dibawa saat pelaksanaan adalah materi SPO
c) Alat dan bahan yang dibawa saat sosialisasi adalah Modul Training Kit,
leaflet dan ballpoint.

24
32
7.3 Standar Hasil
1. Tidak ada penumpukan pasien lansia/disabilitas di ruang pendaftaran RSUD Tugu koja
2. Tidak ada keluhan pasien lansia/disabilitas mengenai lamanya pelayanan
3. Tidak ada keluhan pasien lansia/disabilitas mengenai gangguan kesehatan karena lama
menunggu pelayanan
4. Pasien lansia/disabilitas datang tepat waktu pada saat jadwal control
5. Tidak ada lagi pasien lansia/disabilitas yang menunggu obat di Instalasi Farmasi lebih dari
standar

LANGKAH – VIII : PENETAPAN TEMA BERIKUTNYA

8.1 Identifikasi Masalah

(Periode I Juni - 31 Agustus 2017)
Hasil inventaris masalah di RSUD Tugu Koja untuk ditindak lanjuti adalah :
1. Banyaknya pengunjung yang membawa anak <12 tahun (1200 Anak)
2. Lama rawat inap lebih dari 6 hari (10 pasien)

8.2 Stratifikasi Masalah

Tabel 8.1 Stratifikasi Masalah Penetapan Tema Berikutnya

No. Masalah Standar Jumlah Kasus

1. Banyaknya pengunjung yang membawa anak <12 tahun 0 anak 1200

2. Lama rawat inap lebih dari 6 hari 3 hari 10

8.3 Menentukan Tema Berikutnya

Berdasarkan tabel stratifikasi masalah di atas, maka gugus merencanakan tema berikutnya yakni
dengan mengambil tema Menyediakan Fasilitas Bermain Untuk Pengunjung Anak <12 Tahun.

25
33
8.4 Jadwal Berikutnya

“Jadwal Kegiatan GKM POLANTAS Berikutnya Oktober 2017 – Januari 2018”

8.5 Pengesahan Tema Berikutnya

26
34