MANUAL DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS
CODEDE IZABAL

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Rafael De la Vega Adolfo Hernández Lic. Raúl Enrique
Juárez Estrada Jerez
Cargo: Supervisor de Director Técnico II Presidente
Proyectos
Fecha: 30/07/2013 26/09/2013 26/09/2013
Firma:

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 INDICE
OBJETIVOS..........................................................................................................3

INSTRUCCIONES DE USO.................................................................................4

ASPECTOS NORMATIVOS…………………..……………………………………...5

DIRECCION EJECUTIVA.....................................................................................6
1.- RECEPCION DE DOCUMENTOS / DIRECCION EJECUTIVA:...............6
2.- COORDINACION DE REUNIONES............................................................7
3.- ELABORACION DE INFORMES PARA CONTRALORIA...........................7
GENERAL DE CUENTAS.................................................................................7

CONTROL Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES.......................................................8

1.- CONTROL DE EXPEDIENTES..................................................................9

DIRECCION FINANCIERA.................................................................................10
1-REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACION..............10
2.-CONCILIACION BANCARIA.......................................................................11
3.- ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL...........................................................11
4.- VERIFICACIÓN DE GASTOS POR FONDO ROTATIVO.........................12
5.- ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA.........................................13
6.- BAJA EN INVENTARIO DE BIENES.........................................................14
7.- MANEJO DE COMBUSTIBLE PARA VEHICULOS...................................14
8.- TRAMITE DE REPROGRAMACIONES DE OBRAS ……………………..15

UNIDAD TECNICA DE SUPERVISION..............................................................16

1.- INFORME SOBRE VISITAS DE SUPERVISION A PROYECTOS...........16
2.- INFORMES DE AVANCE FISICO PARA PAGO FINANCIERO.................16
3.- VERIFICAR ACTUALIZACION DE BITACORAS......................................16
4.-VERIFICAR Y DAR SEGUIMIENTO A DOCUMENTOS DE CAMBIO.......17

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 OBJETIVOS:

El presente manual de procedimientos administrativos se presenta como una

guía práctica de soporte para la organización y comunicación, en el cual se
establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la
institución, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administración. El objetivo principal es que todos los funcionarios y empleados
del Consejo Departamental de Desarrollo Izabal, cuenten con un Manual de
Procesos Administrativos, como instrumento técnico y administrativo orientado
a establecer la descripción de las diferentes actividades administrativas que se
realizan tanto para satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y
externos, gubernamentales y no gubernamentales, en cumplimiento a los
procesos que cada área debe realizar, atribuciones mínimas asignadas por la
Secretaria de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

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 INSTRUCCIONES DE USO

La aplicación del Manual de Procesos Administrativos del Consejo

Departamental de Desarrollo de Izabal, es el siguiente:

1. El Manual tienen como marco de referencia y cobertura, todas las

coordinaciones y Unidades administrativas que integran la
organización del CODEDE, de conformidad con sus necesidades,
prioridades y recursos.

2. La utilización del manual es inmediata, permanente y obligatoria,

recayendo la responsabilidad jerárquica de esa actividad:

 Presidente Coordinador, Director Ejecutivo, y sus

dependientes responsables en las áreas de trabajo
constituidas.

 En los Encargados de las diferentes áreas y en todos los

empleados del Consejo Departamental de Desarrollo de
Izabal, de conformidad con lo que para el efecto se establece
para la respectiva coordinación o unidad donde laboren, y
puestos que desempeñen.

3. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual,

dentro del orden jerárquico citado, se verán de inmediato:

 En el ordenamiento de los sistemas de trabajo.

 En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los
servicios que se prestan en el Manual de Puestos y
Funciones.
 En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos,
prioridades y metas, previstas para el proceso de análisis,
diseño y ejecución de los planes y programas que en materia
aplicable a los Consejos de Desarrollo.
 En la renovación constante, gradual y prudencial de las
funciones del Consejo, de las atribuciones de sus unidades
administrativas, y de las tareas asignadas a los puestos como
producto de la practica diaria.

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 ASPECTOS NORMATIVOS

MISIÓN
Somos parte esencial del sistema de desarrollo creado para promover la
participación interinstitucional coordinada y la maximización de los recursos,
mediante la formulación de políticas de desarrollo, planes y programas
presupuestarios.

VISIÓN
Ser un gobierno departamental a través de la descentralización y
desconcentración económica y administrativa.

NATURALEZA

El Sistema de Consejos de Desarrollo es el medio principal de participación de

la población maya, xinca y garífuna y la no indígena, en la gestión pública para
llevar a cabo el proceso de planificación democrática del desarrollo, tomando
en cuenta principios de unidad nacional, multiétnica, pluricultural y multilingüe
de la nación guatemalteca.

OBJETIVO

El objetivo del Sistema de Consejos de Desarrollo es organizar y

coordinar la administración pública mediante la formulación de políticas
de desarrollo, planes y programas presupuestarios y el impulso de la
coordinación interinstitucional, pública y privada.

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 DIRECCION EJECUTIVA

1.- RECEPCION DE DOCUMENTOS / DIRECCION EJECUTIVA:

No. Responsabl Descripción

Actividad e
01 Interesado Entrega documentación a Recepción Consejo
Departamental de Desarrollo para que se le efectué su
trámite.
02 Secretaria Firma de recibido toda aquella documentación externa
enviada por instituciones gubernamentales y no
gubernamentales al Director Ejecutivo.
03 Director Da instrucciones y traslada a la persona responsable de
Ejecutivo responder la solicitud presentada.
04 Responsable Analiza, resuelve y traslada al Director Ejecutivo para su
revisión y Vo.Bo.
05 Director Analiza, revisa la documentación recibida y firma si esta
Ejecutivo todo de acuerdo.

De lo contrario devuelve el documento al responsable para

que haga los cambios matizados y regresa a la actividad
tres.

06 Responsable Una vez firmado el documento lo traslada a la secretaria

para ser enviado a donde corresponda.
07 Secretaria Saca fotocopia a los documentos firmados, y los entrega a
donde corresponda.
08 Secretaria Archiva en el correlativo de la Dirección Ejecutiva la copia
firmada de recibido. Así como también los documentos
originales.

2.- COORDINACION DE REUNIONES.

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 No. Responsabl Descripción
Actividad e
01 Director Gira instrucciones a la secretaria para coordinar reuniones
Ejecutivo con el personal del Consejo, con entidades gubernamentales
y no gubernamentales.
02 Secretaria Coordina lugar y hora con las personas involucradas a
participar en la reunión que solicite el Director Ejecutivo.
03 Secretaria Convoca a las reuniones por medio de memorando, e-mail,
llamada telefónica.
04 Secretaria Confirma al Director Ejecutivo de las persona que
participaran en la reunión

3.- ELABORACION DE INFORMES PARA CONTRALORIA

GENERAL DE CUENTAS

No. Responsabl Descripción

Actividad e
01 Secretaria Recibe nombramiento firmado y sellado por el Subcontralor o
Contralora General, envía copia a Dirección Ejecutiva, Área
Financiera y Presidente del Consejo.
02 Secretaria Recibe por medio escrito solicitud de la Contraloría General de
Cuentas de información de las diferentes áreas del Consejo
Departamental de Desarrollo
03 Secretaria Traslada al área que corresponda del Consejo, la solicitud emitida
por la CGC, para que sean elaborados los informes y/o
documentos solicitados.
04 Secretaria Emite oficio en respuesta a lo solicitado que corresponda a la
Dirección Ejecutiva, se traslada al Director Ejecutivo
05 Director Revisa oficio y documentos adjunto, en respuesta a lo solicitado
Técnico por la CGC, firma documento, lo traslada a la secretaria
06 Secretaria Saca fotocopia al documento firmado, y lo envía según donde se
indique en la solicitud de la CGC.
07 Secretaria Archiva en el correlativo de la Dirección Ejecutiva, la copia firmada
de recibido por la CGC.

CONTROL Y ARCHIVO DE EXPEDIENTE

1.- INGRESO/CONTROL DE EXPEDIENTES

No. Responsable Descripción

Actividad

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01 Municipalidad Prioriza, planifica y prepara los proyectos a ejecutar en el
siguiente ejercicio fiscal.
02 Municipalidad Presenta al pleno del CODEDE los proyectos priorizados
para ser conocidos, aprobados o in aprobados.

03 CODEDE De ser aprobados se presenta ante el Ministerio de Finanzas

Públicas para que a través de este Ministerio sean asignados
los recursos.
Si no es aprobado se regresa a la actividad dos.

04 Asistente Recibe de la unidad ejecutora los expedientes con su

Administrativo respectivo ingreso, revisa, analiza la documentación, según
check list en leits para su traslado a la Unidad Técnica
Departamental.
05 SEGEPLAN Los delegados departamentales analizan, revisan y proceden
a dar dictamen de aprobación o in aprobación.
Si no es aprobado regresa a la actividad cuatro.

06 SEGEPLAN Si el expediente es aprobado es trasladado al Asistente

Administrativo para la elaboración del contrato.
07 Asistente Traslada contrato a la Municipalidad correspondiente para
Administrativo firma, sello y legalización, si esto está de acuerdo la
autoridad superior firma, sella y legaliza.
Si no está de acuerdo es devuelto a la actividad seis.

08 Asistente Una vez devuelto el contrato es ingresado al expediente y

Administrativo actualiza la página de SEGEPLAN en el ingreso de cada
contrato y remitir copia del contrato dentro de los treinta días
hábiles siguientes a su suscripción a la Unidad de Registro
de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.

09 Asistente El Asistente Administrativo traslada expediente para su

Administrativo identificación a la Asistente de Dirección quien rotula con el
nombre del proyecto, municipio, número de convenio y SNIP
que corresponda.

10 Encargada de Recibe expediente para darle seguimiento en cuanto a la

Control y entrega de anticipo, siguientes desembolsos hasta el pago
Archivo final.
11 Asistente de Verifica que los expedientes estén ordenados por número de
Dirección convenio en estanterías de los proyectos a ejecutar.

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12 Asistente de Da seguimiento a los expedientes en cuanto a plazos de
Dirección ejecución y mantiene informado al Director Ejecutivo y
Departamento Financiero. Si la fianza está vigente traslada
expediente para su trámite.

Si el plazo no está vigente elabora adendum y traslada al

Departamento de Planificación para su firma y Vo.Bo.

13 Departamento Devuelve adendum firmado, sellado y legalizado para ser

de ingresado en el expediente.
Planificación

14 Encargada de Recepciona toda aquella documentación enviada por las

Control y Unidades Ejecutoras para integrarse a los expedientes de los
Archivo proyectos en ejecución.
15 Asistente de Redacta actas de liquidación de contratos posterior al pago
Dirección final.
16 Control y Toma los expedientes de las obras que ya se liquidaron y que
Archivo de cuentan con su documentación completa (efectúa
Expedientes nuevamente revisión). Si todo esta correcta folea los
expedientes de atrás para adelante y traslada para resguardo
y archivo.

Si no está completo traslada con observaciones al encargado

de Planificación de la Municipalidad correspondiente.

JEFE FINANCIERO
1-REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACION
No.
Responsable Descripción
Actividad
01 Control y Archivo de Archiva la documentación entregada por las unidades
Expedientes ejecutoras, en el expediente correspondiente del proyecto.

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 Revisa que la documentación este completa en cada
expediente según check list y garantizar que cumplan con los
requisitos exigidos en los reglamentos y manuales de ejecución
del 1% al Valor Agregado.
Solicita la documentación pendiente del expediente a la unidad
ejecutora correspondiente mediante notas, oficios,
providencias, mail.
02 Asistente Revisa toda la documentación completa con que cuenta cada
Administrativo expediente y es trasladado al Jefe Administrativo y Financiero.
03 Jefe Administrativo y Solicita al MINFIN el monto al presupuesto de inversión, tanto
Financiero anual, cuatrimestral y Mensual
04 Jefe Administrativo y Garantiza la asignación del Presupuesto tanto anual,
Financiero cuatrimestral y Mensual.
05 Jefe Administrativo y Hace los cálculos correspondientes para la elaboración del
Financiero respectivo cheque y traslada a la persona responsable.

06 Elabora los cheques según datos proporcionados por Jefe

Responsable Administrativo y Financiero, quien elabora un control
elaboración de cheques.

07 Revisa los cheques elaborados conforme al control elaboración

Jefe Administrativo y de cheques para el traslado ya firmado por el Jefe
Financiero Administrativo Financiero a la Dirección Ejecutiva para su
revisión.
08 Revisa los cheques elaborados y traslada para firma del
Director Ejecutivo
Presidente del Consejo Departamental de Desarrollo Izabal.
09 Traslada los cheques firmados al Director Ejecutivo para ser
Presidente
entregados a la Unidad Ejecutora.
10 Una vez firmado los cheques se entrega a las unidades
Director Ejecutivo ejecutoras, quien entrega formulario oficial (recibo 7b) con
plantilla impresa de Contraloría General de Cuentas.
11 Traslada Boucher y recibo 7b al Asistente Administrativo para
Director Ejecutivo
su ingreso en libros y caja fiscal.

2. CONCILIACION BANCARIA

No. Actividad Responsable Descripción

01 Asistente Financiero Se elaboran mensualmente en los libros
autorizados.
Concilia el Saldo de los libros de Bancos
contra el saldo de los Estados de cuenta
Bancarios.

Página
10
 Son firmados por quien lo hizo y con Vo.
Bo. Del Jefe Financiero.

3.- ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL

No. Actividad Responsable Descripción

01
Se elabora mensualmente en la Forma 200-A-3

Se operan los ingresos y egresos del mes, con sus

respectivos documentos de soporte (notas de crédito,
recibo de ingresos 63-a2, cheques u otros).

Asistente Financiero Son revisadas y firmadas por el Jefe Financiero y con Vo.
Bo. del Presidente del Consejo.

La original (Blanca) de la caja fiscal se archiva y la

duplicada es archivada en Glosa con los documentos de
soporte.
La copia triplicada de la caja fiscal se envía al
departamento de formas y talonarios de la Contraloría
General de Cuentas, a más tardar cinco días hábiles del
siguiente mes.

4.- VERIFICACIÓN DE GASTOS POR FONDO ROTATIVO

(SICOIN)
No. Actividad Responsable Descripción
01 Recibe las solicitudes de falta de recursos para
Asistente Financiero funcionamiento del Consejo.

02 Verifica que haya presupuesto vigente para los

suministros solicitados por personal del Consejo.

Asistente Financiero Si el renglón solicitado no tiene presupuesto vigente se

solicita a la UDAF de la Secretaría de Coordinación
Ejecutiva una modificación presupuestaria.

03 Realiza la programación de cuota cuatrimestral según

Jefe Administrativo y
proyección de gastos según monto que designe la
Financiero
SCEP a través del MINFIN.
04 Traslada solicitud para elaboración de cheques a
Asistente Financiero
Control y Archivo de Expedientes.
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11
 05 Elabora los cheques correspondientes, y traslada al
Control y Archivo de
Jefe Financiero con el control elaboración de cheques
Expedientes
para su firma.
06 Revisa los cheques conforme el control elaboración de
Jefe Financiero cheques, firma y traslada al Director Ejecutivo para el
trámite de firma.
07
Traslada los cheques para firma del Presidente del
Director Ejecutivo
Consejo Departamental de Desarrollo Izabal.

08
Firma cheques y devuelve al Director Ejecutivo para
Presidente
hacer los pagos correspondientes.

09
Se entregan los cheques a los proveedores contra
Responsable
facturas.

10 Se elabora la forma 1-H Constancia de Ingresos a

Almacén y a Inventario, se le da el ingreso al libro de
inventario o al libro de ingreso a almacén y al sistema
de contabilidad integrada.
Asistente Financiero
Luego se le asigna a la persona que será la
responsable del bien en su respectiva tarjeta de
responsabilidad firmadas por el responsable y en caso
de almacén se registra en el libro.

11 Realiza la rendición del Fondo Rotativo, con la

papelería respectiva (recibos, facturas, depósitos, etc.),
lo traslada para firmas y sellos del Jefe Administrativo y
Asistente Financiero Financiero y Presidente.
Se entrega a Secretaría de Coordinación Ejecutiva de
la Presidencia para que lo reintegren a la cuenta del
Consejo.

5.- VERIFICACIÓN DE GASTOS POR ORDEN DE COMPRA

(SIGES)

No. Actividad Responsable Descripción

01 Verifica los gastos básicos del Consejo y verifica que
haya disponibilidad presupuestaria.
Asistente Financiero
Si no hay disponibilidad presupuestaria solicita
modificación presupuestaria.

02
Ingresa al sistema las solicitudes para realizar los pagos
Asistente Financiero
básicos de los gastos de funcionamiento del Consejo.

Página
12
 03
Traslada la orden de compra para firma de Jefe
Asistente Financiero
Administrativo y Financiero del Consejo.

04 Revisa la orden de compra contra pedido, cotización,

factura, firma y devuelve a Asistente Financiero para firma
del Presidente.
Jefe Administrativo y
Financiero
Si no está de acuerdo es devuelto a la actividad tres.

05
Asistente Financiero Traslada orden, pedido y factura al Presidente para firma.

06
Devuelve orden, pedido y factura al Asistente
Presidente
Administrativo para ser enviado a donde corresponda.

07 Envía expediente y da seguimiento respectivo en la SCEP

Asistente Financiero y después de ser generado el CUR opera el pago
respectivo.
08
Asistente Financiero Archiva expediente de pago.

6.- BAJA EN INVENTARIO DE BIENES

No. Actividad Responsable Descripción

01

Elabora un oficio solicitando la baja a la Contraloría General

de Cuentas, se espera la resolución donde autorizan la baja
al tener la resolución se le da la baja en el libro de
Asistente
inventarios, posteriormente se elabora un oficio al
Administrativo
Departamento de Contabilidad del Ministerio de Finanzas
Públicas para que sea rebajado del sistema de contabilidad
integrada –SICOIN- con su respectiva resolución de baja.

7.- MANEJO DE COMBUSTIBLE PARA VEHICULOS

No. Actividad Responsable Descripción

Página
13
 01
Se solicita vales de combustible mediante un contrato de
suministro de combustible a la Gasolinera respectiva.

El Director Ejecutivo resguarda los vales de combustible, los

que serán entregados a los supervisores mediante
planificación semanal de visitas de campo.
Jefe Financiero
Los supervisores deberán liquidar los vales entregados de
acuerdos a las visitas realizadas.

El Jefe Financiero registra y opera los vales en el libro de

combustibles semanal o quincenalmente.
Se envía reporte de control de combustible a SCEP para su
conocimiento.

8.- TRAMITE DE REPROGRAMACIONES DE OBRAS PARA

SOLICITUD DE FONDOS

No. Actividad Responsable Descripción

01
Solicita al CODEDE que desea realizar una
Dirección Municipal de reprogramación de obras, adjuntando la
Planificación papelería de soporte (cartas de desestimiento
del COCODE y COMUDE)

02 Autoriza la reprogramación de las obras

CODEDE en pleno
solicitadas.
03 Certifica el acta donde se autorizo la
reprogramación de las obras.

DELEGACION DE LA SEGEPLAN elabora la resolución de

SECRETARIA DE aprobación de la reprogramación de obra
PLANIFICACION Y firmada y sellada por el Secretario Técnico de
PROGRAMACION DE LA SEGEPLAN y el Presidente del CODEDE.
PRESIDENCIA
(SEGEPLAN) y CODEDE Traslada original al Departamento Financiero
del CODEDE para que sea enviado al MINFIN
para la resolución.

04 Dirección Municipal de
Actualiza los datos de la obra reprogramada.
Planificación
05 MINISTERIO DE FINANZAS Resuelve y opera la reprogramación solicitada
PUBLICAS por el CODEDE a las solicitudes de las
(MINFIN) municipalidades.

Página
14
 UNIDAD TECNICA DE SUPERVISION

1.- INFORME SOBRE VISITAS DE SUPERVISION A PROYECTOS

No. Responsable Descripción
Actividad
01 Supervisor Visita a los proyectos de cofinanciamiento de CODEDE

02 Supervisor Elaborar informe de supervisión del proyecto visitado.

03 Supervisor Da recomendaciones o sugerencias verbales o escritas,
según sea el caso, al Director Ejecutivo y Jefe Financiero;
presenta estimación en % del avance físico.

2.- INFORMES DE AVANCE FISICO PARA PAGO FINANCIERO

No. Responsable Descripción
Actividad
01 Supervisor Entrega de documentos de estimación física para generar
un avance financiero en los proyectos supervisados y/o
visitados.
02 Supervisor Elaborar informe de la estimación de avance físico.
03 Supervisor Da recomendaciones o sugerencias verbales o escritas,
según sea el caso, al Director Ejecutivo y/o presentar
estimación en % del avance físico.

3.- VERIFICAR ACTUALIZACION DE BITACORAS

No. Responsable Descripción
Actividad
Página
15
 01 Supervisor Revisar la Bitácora del Proyecto en ejecución.

02 Supervisor Analizar, verificar y anotar observaciones en el libro de

Bitácora por parte del supervisor.
03 Supervisor Da recomendaciones o sugerencias verbales o escritas,
según sea el caso, al Director Ejecutivo y/o presentar
informe de las causas que ameritan las anotaciones en la
bitácora.

4.-VERIFICAR Y DAR SEGUIMIENTO A DOCUMENTOS DE CAMBIO

No. Responsable Descripción
Actividad
01 Supervisor Recepciona documentos de cambio emitidos por la Unidad
Ejecutora para su trámite correspondiente.
02 Supervisor Elaborar informe sobre las observaciones al respecto del
documento de cambio del proyecto.
03 Supervisor Da recomendaciones o sugerencias verbales o escritas,
según sea el caso, al Director Ejecutivo y/o presentar el
documento de cambio.

Página
16
Página
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