SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA:

O QUE O CONTADOR
PRECISA SABER?
Introdução 03

Quais são os erros mais comuns e como evitá-los? 06

Conheça as regras mais importantes da substituição tributária 11

e prepare-se para as principais dúvidas das empresas

Você sabe quais são os produtos sujeitos à 17

substituição tributária?

Conclusão 19

Sobre a Sage 20

Sobre o IOB Simulador Tributário 21

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INTRODUÇÃO

Embora os governos estejam se empenhando cada vez mais em diminuir

o ônus da complexa legislação tributária do país, principalmente por meio
da digitalização de dados, os gestores da área contábil ainda precisam se
valer de muito esforço e conhecimento para diminuir os riscos fiscais das
empresas. De acordo com uma pesquisa elaborada pela Latin Business
Chronicles, que avaliou 18 nações da América Latina, o Brasil é um dos países
em que se que exige mais tempo de trabalho para manter as obrigações

tributárias em dia. No ranking, o país aparece em último lugar, sendo

necessária uma média de 2.600 horas para manter uma situação regular
perante o Fisco, ou seja, 180 dias, de acordo com dados do Banco Mundial.
Mesmo países como Honduras e a Argentina, que também apresentam uma
grande carga tributária e sistemas extremamente confusos, enfrentam
uma realidade bem mais amena, levando 224 e 415 horas, respectivamente.
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INTRODUÇÃO

Dentre os sistemas que mais mostram ambiguidades, falhas e,

consequentemente, riscos para o empresariado, temos os impostos
indiretos, ou seja, todos os tributos que recaem sobre a circulação de
mercadorias e a prestação de serviços. Em uma economia cada vez mais
dinâmica, os mecanismos de apuração, recolhimento e pagamento desses
tributos — ICMS, IPI e ISS —, se mostram ineficazes e, para amenizar o
problema, os fiscos buscam alternativas que podem deixar tudo ainda
mais confuso. Sim, estamos falando da polêmica substituição tributária.

Basicamente, a substituição tributária é um regime em que a responsabilidade

pelo pagamento de impostos como o ICMS é atribuída a outro contribuinte
que não o próprio gerador da respectiva ação ligada à circulação de
mercadoria (a venda).

Em outras palavras, o tributo pode ser pago antecipadamente por

uma indústria que distribua determinado produto para facilitar a
ação do fisco, ou posteriormente. Tudo dependerá de qual estabeleci-
mento concentra a maioria das operações.

A substituição tributária é um assunto polêmico, pois, além de causar

uma série de dúvidas entre atacadistas e varejistas, também está sujeita
à Margem de Valor Agregado (MVA), tabela produzida pelo governo que
estima por quanto o produto será vendido ao consumidor final, que pode
apresentar falhas uma vez que a economia está cada vez mais dinâmica.
Além disso, casos em que pagamentos são feitos a mais ao fisco também são
recorrentes, e alguns deles chegaram ao STF (Supremo Tribunal Federal),
 5
INTRODUÇÃO

que, em uma decisão recente (2012), determinou que o Estado não está
obrigado a restituir o ICMS pago a mais por conta do regime de substituição
tributária. Em outras palavras, embora haja uma série de defensores do
regime, a verdade é que para o empreendedor o pagamento de tributos
se torna apenas uma questão mais complexa.

Por esse motivo, resolvemos trazer neste e-book um guia simples para
ajudar contadores com a substituição tributária de modo a reduzir erros.
Vamos conferir?
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QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS
E COMO EVITÁ-LOS?

Já deu para perceber que o regime de substituição tributária apresenta

uma série de dificuldades para o gestor da área contábil, não é mesmo?
Identificamos aqui os quatro principais erros na hora de realizar esse
tipo de operação — e que podem causar ônus reais para a sua empresa.

NÃO ACOMPANHAR A LEGISLAÇÃO E OS ÍNDICES OFICIAIS

Não se reciclar pode significar a obsolescência de um profissional. No

ramo jurídico e contábil, no entanto, cometer o erro de não se atualizar
pode significar um risco enorme não só para a carreira do profissional
como para toda organização. A legislação brasileira muda rapidamente e,
portanto, é preciso acompanhá-la diariamente.
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QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS
E COMO EVITÁ-LOS?

Para visualizarmos melhor, atualmente existem mais de 26.000 itens

sujeitos à substituição tributária. Além disso, são publicados, em
média, 3 atos legais por dia sobre o assunto e somente em 2014 foram
publicados aproximadamente 1000 atos legais! Além disso, não podemos
nos esquecer de que a Margem de Valor Agregado (MVA) dos produtos é
constantemente atualizada, e qualquer erro pode significar um pagamento
a mais, ou insuficiente. No último caso, as consequências são as multas
e os juros de mora.

Para contornar o problema da quantidade massiva de informações que

precisam ser absorvidas, o contador deve fazer cursos de atualização
constantemente, além, é claro, de acompanhar sites com as jurisprudências
mais atuais sobre o assunto e que forneçam informações sobre mudanças
na legislação, como o próprio Diário Oficial, os informativos emitidos pelo
STF, ou sites mais simples e compilados, como o Conjur.

IDENTIFICAÇÃO INCORRETA DO PRODUTO, ORIGEM E DESTINO DA

MERCADORIA

Como vimos, a legislação tributária está em constante transformação e,

no caso do ICMS, essas mudanças ocorrem de estado para estado, já
que cada ente federativo possui competência para legislar sobre a forma
como o tributo será instituído. Por esse motivo, fica difícil identificar
corretamente os produtos, verificando se eles estão sujeitos ou não à
substituição tributária.
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QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS
E COMO EVITÁ-LOS?

Quer um exemplo? Uma carga de lenços umedecidos, por exemplo, pode

ser classificada como produto cosmético de acordo com determinada
legislação, mas pode ser encarada como um produto farmacêutico em
outra. Em outras palavras, há uma multiplicidade de interpretações que
precisam ser obedecidas e compreendidas pelo gestor contábil.

Para que esse problema seja contornado, muitas empresas optam pela
automação. Softwares contábeis e de ERP, por exemplo, podem ser úteis
para que os tributos sejam calculados de acordo com cada legislação,
sem a necessidade de refazer cálculos a todo o momento.

Além disso, existem programas destinados exclusivamente à manu-

tenção e identificação de estoques, que servem de complemento ao
sistema de controle interno, principalmente quanto à correta classifi-
cação dos itens.

RECOLHER O ICMS INDEVIDAMENTE

Por se tratar de uma situação especial de recolhimento do ICMS, muitos

empreendedores cometem erros na hora de apurar o valor devido, sejam
eles os responsáveis sujeitos diretamente ao duplo pagamento do ICMS,
ou aqueles que, por erro de identificação do item, acabam pagando o ICMS
que já foi ou será pago por conta da substituição tributária. Como vimos,
esses erros sempre significarão perdas para a organização, uma vez que
o pagamento realizado em excesso não gera o direito de ressarcimento,
segundo o STF, e se for insuficiente pode gerar multas e juros de mora.
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QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS
E COMO EVITÁ-LOS?

Nesses casos, o melhor a se fazer é acompanhar diariamente a legislação

e os índices estabelecidos pelo governo, o famoso MVA, para realizar um
pagamento na medida, sem causar ônus para as finanças da empresa.
Além disso, a automatização também pode ser uma saída para conseguir
organizar as contas e os produtos sujeitos à substituição tributária, evitando
quaisquer erros humanos e tornando todo o processo mais dinâmico.

SUBESTIMAR AS PENALIDADES

Um princípio contábil bastante estimado por qualquer contador é a

prudência. Entre dois valores igualmente válidos para a contabilização de
um ativo, por exemplo, deve se reconhecer sempre o menor. A prudência,
no entanto, deve se estender para o cotidiano de um contador como
um todo e isso também envolve o cumprimento de obrigações acessórias.

Não raro, cargas transportadas são detidas por agentes do fisco, e, se

houver quaisquer irregularidades ou descumprimento de obrigações
acessórias, as penalidades serão aplicadas. Além disso, a carga pode ficar
apreendida por certo período para que o fiscal lavre o auto de infração,
gerando impacto direto na produtividade da empresa — e não se pode
menosprezar esse fato.

Novamente, sistemas de ERP podem ser fundamentais nesse caso, já que

eles permitem a integração do sistema de controle interno da empresa
com o fisco e, dessa forma, reduz a possibilidade de erro. Além disso,
o próprio contador deve profissionalizar sua atuação e seu controle para
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QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS
E COMO EVITÁ-LOS?

evitar todos os erros que citamos acima, criando uma cultura baseada na
capacitação e na modernização, principalmente por meio da adoção da
tecnologia.
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CONHEÇA AS REGRAS MAIS IMPORTANTES DA
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA E PREPARE-SE PARA AS
PRINCIPAIS DÚVIDAS DAS EMPRESAS

Agora que você conhece os principais erros cometidos por contadores e

gestores em geral na hora de lidar com a substituição tributária, é chegado
o momento de conferirmos as regras mais importantes desse tipo de
regime. Claro, existem muitos detalhes acerca do tema, mas vamos nos
ater aos principais. A seguir, confira as principais regras da ST!

CONCEITO E MODALIDADES DE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA

A regra basilar para a substituição tributária está prevista na própria

Constituição Federal, em seu artigo 150 § 7º, que estabelece que a lei
pode atribuir a sujeito passivo de obrigação tributária a condição de
responsável pelo pagamento de imposto ou contribuição, cujo fato gerador
deva ocorrer posteriormente. Importante lembrar que, nesse mesmo artigo,
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CONHEÇA AS REGRAS MAIS IMPORTANTES DA
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA E PREPARE-SE PARA AS
PRINCIPAIS DÚVIDAS DAS EMPRESAS

é assegurada a imediata e preferencial restituição da quantia paga, caso

não se realize o fato gerador presumido.

É o caso, por exemplo, de haver um furto no estabelecimento ou

quaisquer eventos que impossibilitem o comércio habitual e
presumido.

A modalidade mais comum de substituição tributária é expressa na

Constituição, em que o imposto é retido e recolhido por um responsável
antes mesmo da ocorrência do fato gerador. É a substituição tributária
para frente. Existem, no entanto, outros tipos de situações, como a
substituição tributária para trás, ou diferimento, em que o ICMS é adiado
para um momento futuro. É o caso de operações com sucata, por exemplo,
realizadas pelo sucateiro. Por fim, a última modalidade é a substituição
tributária concomitante, em que a responsabilidade pelo pagamento é
transferida a outro contribuinte, simultaneamente à ocorrência do fato
gerador. É o caso de contratação, por contribuinte do ICMS, de serviços de
transporte realizados por profissional autônomo que não tenha inscrição
no Cadastro Estadual e não seja contribuinte do imposto.

CÁLCULO DO TRIBUTO

Em primeiro lugar, em se tratando de uma operação interestadual, é

necessário que haja um acordo (Protocolo ou Convênio) entre os Estados
envolvidos. Havendo este acordo, o contribuinte remetente, na qualidade de
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CONHEÇA AS REGRAS MAIS IMPORTANTES DA
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA E PREPARE-SE PARA AS
PRINCIPAIS DÚVIDAS DAS EMPRESAS

responsável pela retenção do imposto, ou seja, na qualidade de substituto

tributário, deverá observar as disposições que rege o ICMS do Estado de
destino para saber qual é o MVA (Margem de Valor Agregado) a ser aplicado.

No caso de operação interna, o responsável pelo pagamento do imposto

deverá observar as disposições contidas no regulamento do seu
Estado e verificar qual o MVA será aplicado em uma possível operação
com substituição tributária.

O MVA é um percentual estipulado pelo próprio governo e tem como base

levantamentos realizados para prever qual será a margem de lucro do
contribuinte ao realizar a operação de venda presumida.

A partir daí, podemos começar os nossos cálculos. Para facilitar o

entendimento, vamos a um caso prático. Suponha que determinado
estabelecimento fabricante de papel higiênico, estabelecido no Rio de
Janeiro, tenha o interesse de realizar uma venda para um cliente no mesmo
estado. O valor da operação é de R$ 1.000. Para calcular o ICMS-ST, a
base de cálculo será a própria nota fiscal, incluindo o IPI, quando for
contribuinte. Vamos supor que, no caso, o IPI seja de 15%. Assim, teríamos
que seguir os seguintes passos:

1º PASSO: CALCULANDO O ICMS DA OPERAÇÃO

Primeiro, devemos calcular o ICMS da operação própria, desconsiderando
a substituição tributária. No nosso caso, temos R$ 1.000,00 x 18%,
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CONHEÇA AS REGRAS MAIS IMPORTANTES DA
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA E PREPARE-SE PARA AS
PRINCIPAIS DÚVIDAS DAS EMPRESAS

considerando a origem do estabelecimento no Rio de Janeiro, bem como

do cliente, resultando em um ICMS de 180 reais. A partir daí, calculamos
a substituição tributária com base no MVA.

2º PASSO: CALCULANDO O MVA

Vamos supor que, no caso acima, o MVA estabelecido pelo governo seja de
40%. Temos que ter em mente o valor da operação multiplicado pelo IPI, que
seria R$ 1.150,00 (R$ 1000,00 x 15% do IPI) e, a partir daí, adicionaremos
o MVA, ou seja, 40% sobre o valor encontrado, chegando a R$ 1.610,00
(1.150 x 40% de MVA). Ou seja, o valor do IPI na operação seria de R$
150,00 e do MVA de R$ 460,00.

3º PASSO: CALCULANDO O ICMS-ST

Por fim, com o resultado encontrado acima, aplicamos a alíquota do ICMS
do estado destino que, no exemplo citado, é o próprio Rio de Janeiro. Assim,
teríamos R$ 1899,80 (R$ 1.610 x 18%). O Valor do Imposto de Substituição
será a diferença entre o calculado de acordo com o ICMS das operações
subsequentes e o ICMS da operação própria da empresa. Ou seja, R$
289,80 (ICMS-ST) – R$ 180,00 (ICMS operação normal), resultando em R$
109,80 destacado na nota.

PRAZOS E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

É importante deixar claro que os prazos específicos para o pagamento do

tributo estão previstos na legislação de cada estado. O mesmo ocorre
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CONHEÇA AS REGRAS MAIS IMPORTANTES DA
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA E PREPARE-SE PARA AS
PRINCIPAIS DÚVIDAS DAS EMPRESAS

com a documentação necessária, ou seja, as obrigações acessórias exigidas.

No entanto, existem algumas similaridades na maioria dos estados, como,
por exemplo, a emissão de Nota Fiscal, no modelo 1 ou 1A ou, ainda, a
NF-e por ocasião da saída da mercadoria sujeita à substituição.

Além disso, existem ainda outras obrigações acessórias por parte do

contribuinte e responsável pela substituição tributária, como a escrituração
dos livros de registro de entradas e saídas e escrituração do livro de registro
do ICMS. Vale lembrar que, embora sejam obrigações acessórias, o seu
descumprimento pode gerar multas para o empreendedor, causando
um ônus real para a empresa.

RESTITUIÇÃO E CRÉDITO DO IMPOSTO

Por fim, devemos nos atentar também para os casos de restituição do

tributo e de como apurar o seu crédito, ou seja, o direito de compensação
normal em operações de tributos não cumulativos. Como vimos, o artigo
constitucional que traz a definição da substituição tributária também
consagra a restituição imediata e preferencial para os contribuintes que
não realizaram a venda presumida pelo estado. É o caso de o contribuinte
não vender o produto, por qualquer motivo, como roubo, furto, inutilização
do produto, extravio, entre outros.

Sobre o crédito, vale lembrar que as operações sujeitas à ST normalmente

não geram o direito para o adquirente, afinal, a suposição normal é de
 16
CONHEÇA AS REGRAS MAIS IMPORTANTES DA
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA E PREPARE-SE PARA AS
PRINCIPAIS DÚVIDAS DAS EMPRESAS

que este fará as vendas utilizando a mesma forma de tributação, ou

seja, vai considerar que o ICMS devido pela cadeia de comercialização já
foi recolhido. Apenas se em algum momento da cadeia (normalmente em
cadeias de comercialização mais extensas) se desfizer a característica de
uma ST é que será reconhecido, novamente, o direito ao crédito do ICMS.
 17
VOCÊ SABE QUAIS SÃO OS PRODUTOS
SUJEITOS À SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA?

Este é outro ponto que também depende da observação de cada acordo

(Protocolo ou Convênio) e legislação dos estados, já que, como vimos,
a competência legislativa para instituir o ICMS pertence a cada ente
federativo. No entanto, existem alguns produtos comuns convencionados
por todos ou pela maioria dos estados. São eles: motocicletas e automóveis;
pneumáticos; chope; cimento; água e gelo; combustíveis e lubrificantes;
fumo (cigarros e charutos); material elétrico; tintas e vernizes.

Por outro lado, existem alguns protocolos que foram subscritos por
alguns estados em minoria, sendo sujeitos ao regime da substituição
tributária quando realizados em operações interestaduais. Nesse caso,
é importante ter muita atenção, pois o empreendedor deve ficar atento
à alíquota do ICMS do estado de origem e do estado de destino para só
então calcular o quanto deve de imposto. Esses produtos são os discos
e as fitas virgens e gravadas; lâminas de barbear; pilhas; cosméticos;
materiais de construção; e baterias.
 18
VOCÊ SABE QUAIS SÃO OS PRODUTOS
SUJEITOS À SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA?

Normalmente, para enquadrar um produto no regime de substituição

tributária, o que é avaliado é a natureza das operações realizadas. É uma
forma utilizada para o fisco facilitar a arrecadação, uma vez que, em vez de
arrecadar o tributo de dois contribuintes, necessitará apenas buscar um.
Além disso, a maioria das empresas fica dispensada da parte burocrática da
arrecadação e do pagamento (como a atenção destinada à compensação de
créditos e débitos do ICMS), pois, normalmente, o contribuinte responsável
pela ST é uma grande empresa ou um estabelecimento com um grande
fluxo de circulação de mercadorias.
 19
CONCLUSÃO

Como vimos, o contador precisa tomar uma série de cuidados na hora de

trabalhar com empresas sujeitas ao regime de substituição tributária. Mais
importante, no entanto, é esclarecer para os empresários a importância
de manter as obrigações em dia, bem como a necessidade de cada
procedimento.

Hoje, a contabilidade está intimamente ligada à eficiência das empresas

e, por esse motivo, muitos gestores já procuram se alinhar com o setor
contábil de maneira estratégica. Cabe ao contador, portanto, absorver
o máximo de conhecimento para conseguir estar à altura das novas
aspirações do empresariado, e esperamos que este e-book tenha ajudado
para isso.

Boa sorte!
A Sage estimula o sucesso de empresas e comunidades ao redor do mundo
por meio do uso de tecnologias inteligentes e da criatividade das pessoas.
Ao reinventar a forma de fazer negócios e levar energia, experiência e
soluções inovadoras, a Sage inspira seus clientes a realizar seus sonhos.
A empresa trabalha com uma rede próspera de empreendedores, donos
de negócios, comerciantes, contadores, parceiros e desenvolvedores que
conduzem a economia global e oferecem aos clientes do Grupo produtos
e suporte em áreas como contabilidade, recursos humanos, folha de
pagamento, planejamento de recursos da empresa e pagamentos. Com
14 mil empregados e operações em 24 países, a Sage faz parte do FTSE
100, índice que reúne as 100 ações mais representativas da Bolsa de
Valores de Londres. A Sage chegou ao Brasil em 2012 com a aquisição das
empresas IOB, Folhamatic, EBS e Cenize, além de já atuar no país com a
operação da SageXRT desde 2007.

Mais informações em: www.sage.com.br

 O IOB SIMULADOR TRIBUTÁRIO

Solução que informa ao cliente se o produto está sujeito à substituição

tributária, a correta alíquota e sua respectiva margem de contribuição
(MVA), CFOP da operação e natureza, realiza o cálculo do ICMS próprio e
do ICMS ST a ser retido nas operações internas e interestaduais de todos
os Estados brasileiros. Além dos conteúdos rápidos e assertivos, traz agora
a Redução de Base de Cálculo, auxiliando na identificação do percentual
da alíquota da operação. Conte também com um Simulador de Retenções
na Fonte (IRRF e CSRF) e de Alíquotas de PIS/COFINS.

Acesse: www.iobsimuladortributario.com.br