A secretária
Com uma nova mentalidade e treinamento adequado,
ela se torna gerente, editora de documentos e “banco
de dados” da empresa
Com a empresa mais enxuta e
baseada no trabalho em equipe,
o papel da secretária está
mudando. Ela já não se limita a
atender o telefone, digitar cartas
e preparar café. Deve se
transformar em uma gerente
e administrar o escritório, as
informações, o tempo,
os orçamentos, o chefe e
a si mesma. Para isso, precisa
assumir vários papéis, desde o
de editora de documentos – o que
inclui diagramá-los e zelar pela
imagem da empresa que eles
passarão adiante – até o
de “banco de dados” – que reúne
as informações em circulação
e depois as distribui.
No entanto, há vários obstáculos
para que as secretárias exerçam
essas múltiplas habilidades,
interpostos pelos executivos
e por elas próprias.
RECURSOS HUMANOS
Um estudo feito no Reino Unido
revelou, por exemplo, que as
empresas colocam as secretárias
no fim da fila quando se trata de
treinamento, e elas, de sua parte,
conformam-se facilmente a uma
posição de subordinação. Esta
reportagem de Bodil Jones, da
Management Review, refere-se às
secretárias no gênero feminino
porque a porcentagem de homens
exercendo a função ainda é
pouco significativa no mundo
142
ocidental.
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Foi-se o tempo em que bastava a gement, da Bélgica. “Mas em geral
uma secretária servir o café, datilo- não possuem tempo disponível para
grafar (ou melhor, digitar) bem e ter fazer um trabalho com aparência
boa aparência. Na estrutura enxuta mais caprichada e aí dependem das
que atualmente caracteriza a maioria secretárias”. Em sua opinião, o papel
das empresas, a secretária faz muito da secretária no futuro será
mais do que isso. Ela assume mais o de uma espécie de editora dos
responsabilidades e tem uma carga documentos da empresa, ou seja,
de trabalho cada vez maior. “Com o responsável pela imagem corporativa
desaparecimento dos gerentes mé- nos documentos, o que inclui diagra-
dios, as secretárias tiveram de assu- má-los e não apenas datilografá-los.
mir parte das tarefas antes desempe- Deborah Scholar, responsável
nhadas por eles, como o gerencia- pelo treinamento em software na
mento de informações”, explica Dean Witter, na cidade de Scotch
Christine Davies, consultora de Plains, Nova Jersey, concorda:
empresas e relações-públicas da “Mesmo que os executivos estejam
Associação Européia de Secretárias preparados para lidar com computa-
Profissionais. dores, não diagramarão os docu-
Stewart George, presidente da mentos nem terão condições de
Secretarial Development Network acompanhar um projeto até
(Rede de Desenvolvimento das sua finalização. Os executivos ainda
Secretárias) do Reino Unido, afirma precisarão das secretárias, mas como
que hoje as secretárias são antes de braço-direito em vez de simples
tudo administradoras. “Os termos datilógrafas”.
‘administradora’ e ‘auxiliar adminis- Muitas das mudanças no papel
trativa’ não são muito bem-vistos, desempenhado pelas secretárias
mas refletem a verdadeira função foram facilitadas pelo avanço da
das secretárias: organizar, contatar e tecnologia nos escritórios (veja qua-
administrar”, acrescenta. dro na página 144). Para Andre
Swings, gerente-geral da tesouraria
Encolhimento da gerência
do Kredietbank da Bélgica, uma
Com o fim dos níveis médios de secretária era vista há 20 anos apenas
gerência em várias empresas, os como alguém que recebia e execu-
“sobreviventes” são muito mais auto- tava ordens; hoje ocupa lugar de
suficientes. “Espera-se, por exemplo, destaque. “As mudanças radicais
que os executivos sejam capazes de que aconteceram no meio social e
redigir seus próprios relatórios”, diz no ambiente de trabalho fizeram
Hugh Dow, diretor da Priority Mana- com que as mulheres, e consequen-
 do futuro
Máximo Campos Leyba
“Uma boa secretária deve ser treinada
adequadamente durante pelo menos dois
anos e não ter somente conhecimentos
técnicos, mas também de contabilidade,
psicologia, administração e outros aspectos
que não são tão óbvios” Charlotte Meyer
HSM␣ Management␣ 6␣ janeiro-fevereir o␣ 1998
temente também as secretárias,
ganhassem outra importância. E a
tecnologia ajudou, é claro”, afirma.
Ele vai adiante e diz que “sem a
necessidade de ter de datilografar e
redatilografar o tempo todo e com a
substituição do correio tradicional
pelo fax, as secretárias puderam
entender melhor o que estava acon-
tecendo na empresa e, assim,
se desenvolver”.
Outra tarefa importante das
secretárias de hoje é a coleta e trans-
missão de informações. “Quando
pergunto a uma secretária o que ela
faz, descubro que, na verdade, ela é
um banco de dados. As secretárias
são aquelas pessoas que estão no
meio do vaivém da empresa e sabem
tudo que acontece. Elas reúnem
informações e depois as distribuem”,
diz Dow. Com a crescente importân-
cia do trabalho em equipe, essa
tarefa deve se tornar cada vez mais
fundamental, pois os vários integran-
tes das equipes precisam se manter
informados sobre as atividades dos
demais.
Barreira educacional
Para que assumam mais respon-
sabilidades, as secretárias precisam
ser treinadas adequadamente.
“Os programas de treinamento e
desenvolvimento são tão importan-
tes para as secretárias quanto para os
gerentes. Na verdade, elas são geren-
tes – têm de gerenciar o escritório,
as informações, o tempo, os orça-
mentos, os chefes e a si mesmas”,
observa Davies. Para a consultora,
cabe às secretárias obter o treina-
mento adequado. “A secretária deve
se responsabilizar por seu próprio
treinamento, como fazem todos os
➙
funcionários no ambiente de traba-
lho moderno”, acrescenta.
143
 Muitas secretárias, entretanto,
estão deparando com obstáculos na
hora de se aperfeiçoar. Um estudo
realizado pela Secretarial Develop-
ment Network revelou que “as secre-
tárias geralmente são colocadas no
fim da fila pela empresa quando se
trata de treinamento e desenvolvi-
mento” e o reconhecimento das
empresas não tem contrapartida em
investimentos em treinamento e
desenvolvimento. Embora a função
da maioria das secretárias tenha sido
ampliada para atender às necessida-
des das rápidas mudanças organiza-
cionais que vêm acontecendo, o
treinamento que recebem não cor-
responde a esse aumento de respon-
sabilidades.
Múltiplas habilidades
“O ideal é que uma secretária
executiva tenha capacidade de orga-
nização, flexibilidade e intuição, seja
intelectualmente preparada, possa
Tecnologia é responsável pela mudança
O papel da secretária mudou
principalmente em decorrência da
introdução de tecnologia de ponta
nos escritórios. Para Christine
Davies, consultora de empresas e
relações-públicas da Associação Eu-
ropéia das Secretárias Profissionais,
o papel da secretária mudou princi-
palmente em função do avanço tec-
nológico. “Esse foi o primeiro fator
de peso e atingiu todos os funcioná-
rios das empresas.”
Embora a tecnologia proporcione
diversas vantagens no escritório,
jamais substituirá o papel da secretá-
ria, na opinião da maioria dos execu-
tivos ouvidos nesta reportagem, ou
pelo menos não tão cedo. “Ainda
que a tecnologia possa ajudar a se-
cretária a desempenhar as mesmas
tarefas mais rápido e com maior
eficiência, há um longo caminho até
que substitua efetivamente a secretá-
ria”, diz Andre Swings, do Krediet-
bank, da Bélgica.
Para descobrir exatamente que
144
efeitos a tecnologia está provocando
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desempenhar diversas tarefas ao há mercado suficiente para conseguir
mesmo tempo, fale vários idiomas e experiência ou treinamento.”
tenha conhecimentos de adminis- Na opinião de Charlotte Meyer,
tração de empresas”, diz Gerhardt consultora de trabalho temporário
Zehetner, diretor da ADIA Interim, na Bélgica, “uma boa secretária
na Áustria. Isso não é pouco. deve ser treinada adequadamente
A “escola” mais natural para durante pelo menos dois anos
desenvolver todas essas habilidades e não ter somente conhecimentos
seria o próprio trabalho, mas não técnicos, mas também de contabili-
é isso o que acontece. Os executivos dade, psicologia, administração
de hoje, mais auto-suficientes e e outros aspectos que não são
preparados para trabalhar com tão óbvios”.
um computador, não precisam de As secretárias não são as únicas
uma secretária com as qualidades que precisam de treinamento. Dow
tradicionais, o que significa o fim de acredita que, em muitos casos, é o
uma das principais oportunidades executivo que deve ser treinado para
de treinamento. “Existe uma nova aproveitar todo o potencial de sua
geração de executivos que cresceu secretária e aprender a trabalhar em
sem secretárias”, constata Davies. conjunto com ela. “Muitos executi-
“Eles não vêem, portanto, a neces- vos acreditam equivocadamente que
sidade de ter uma secretária e nem podem, por exemplo, interromper
sequer saberiam como lidar com sua secretária quando quiserem”,
ela, pois não estão acostumados a comenta.
delegar tarefas. Essa situação atinge Dow cita o exemplo de um ex-
as secretárias mais novas, pois não diretor da 3M que criou um sistema
no ambiente empresarial – do ponto pelas secretárias aumentou muito
de vista da empresa, das pessoas que nos últimos anos.
nela trabalham e das agências que Um terço das secretárias se sente
oferecem os serviços das secretárias –, ameaçado pelas novas tecnologias.
a Alfred Marks, uma agência de tra- A maior parte das secretárias acha
balho temporário, entrevistou 450 que a tecnologia ajuda muito no
secretárias no Reino Unido. As prin- escritório, tornando as tarefas mais
cipais conclusões foram as seguintes: rápidas e menos repetitivas.
As principais mudanças se devem à Para 90% das secretárias, a tecno-
rápida finalização do trabalho com logia nos escritórios é algo “bom”.
a utilização de processadores de As que acreditam que seja “ruim”
texto. Assim as secretárias podem temem estar perdendo espaço
assumir maior volume de tarefas e dentro das empresas.
responsabilidades. As qualificações mais desejadas no
As mudanças continuarão a ser futuro devem ser aquelas relaciona-
provocadas pela introdução de no- das com aplicativos voltados para
vas tecnologias e pela exigência de processamento de texto, design grá-
uma gama mais ampla de qualifica- fico e elaboração de planilhas.
ções. Ao mesmo tempo, os executi- A taquigrafia tende a perder espaço.
vos assumirão algumas tarefas das O papel da secretária – e indireta-
secretárias. mente também o título de secretária –
A maioria das secretárias acredita está mudando como reflexo das novas
que várias qualificações ganharam im- tarefas e responsabilidades assumidas.
portância nos últimos anos, especial- Para o futuro, quase um terço acre-
mente aquelas relacionadas com pro- dita que o aprimoramento da tecno-
cessadores de texto e design gráfico. logia será responsável pelo principal
O nível de utilização de tecnologia impacto sobre suas funções.
 Como terceirizar sua secretária
Sobrecarregada de trabalho extra,
como poderá a secretária do futuro
lidar com as tarefas tradicionais
básicas, como a datilografia/digita-
ção? Uma das respostas é a tercei-
rização.
Deborah Scholar, responsável
pelo treinamento em software da
Dean Witter, diz que “nem todas as
pessoas saberão digitar. As secretárias
são necessárias nas tarefas adminis-
trativas. Tarefas como anotar textos
ditados, portanto, ou datilografar
documentos extensos ainda terão de
ser realizadas. Mas poderemos ter-
ceirizar esses serviços”.
Leen Vandaele, secretária autôno-
ma na Bélgica, concorda: “A secretá-
ria interna sempre será necessária,
mas ela se tornará a supervisora e
coordenadora de grandes volumes
de serviços terceirizados”. Da mesma
forma, Gerhardt Zehetner, da ADIA
Austria, não acredita que as secretá-
rias serão afetadas pela terceirização,
“em função da variedade de tarefas
que desempenham”.
Charlotte Meyer, consultora de
trabalho temporário na Bélgica,
“As secretárias precisam perceber que
elas próprias gerenciam e delegam
tarefas. Elas subestimam o valor de
seu trabalho, e a situação só vai mudar
quando elas mudarem”
Hugh Dow, Priority Management
de comunicação em conjunto com
sua secretária. Segundo esse sistema,
os dois se comunicavam principal-
mente por escrito e se falavam ape-
nas uma vez por dia, às 16h45. A
eficiência de ambos aumentou mui-
to e a secretária não só foi capaz de
trabalhar mais como também pôde
146
desempenhar tarefas mais comple-
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afirma que “todos entendem que datilografia para uma empresa do
uma empresa gostaria de reduzir Caribe, por satélite. Essa solução
suas despesas com salários, e certa- buscava, em parte, uma melhor
mente ficaria mais barato mandar relação custo-benefício, mas foi
todos para casa e terceirizar. Se uma decorrência do fato de as secretárias
pessoa entra e sai de sua empresa de Nova York estarem exigindo fun-
esporadicamente e não toma parte ções com maior poder de decisão.
nem dos bons nem dos maus mo- Nem todas as empresas estão dispos-
mentos, isso não contribui para o tas a dar mais responsabilidade às
espírito coletivo. É ruim para os secretárias.
níveis de rotatividade e, em conse- Outro caminho é a introdução da
quência, é ruim para os acionistas. secretária autônoma – uma forma de
Os acionistas acham que quanto terceirização. Vandaele, por exem-
menor o número de funcionários plo, presta tais serviços. Ela descreve
maiores serão os lucros, e não é seu trabalho como de secretária da
exatamente assim, pois esse é um secretária interna, pronta para
beco sem saída”. ajudar quando a carga de trabalho
Na opinião de Christine Davies, fica muito pesada.
da Associação Européia das Secretá- Uma secretária autônoma também
rias Profissionais, “é preciso que pode ser útil quando uma empresa
exista continuidade, memória corpo- não quer que determinadas informa-
rativa e espírito coletivo. Em essên- ções circulem internamente, tais
cia, é necessário algo para cimentar como relatórios de balanços, partici-
a estrutura básica de uma empresa”. pação acionária, número de carros e
Não obstante, Davies entende que assim por diante. “É nesse ponto que
“a terceirização poderia chegar até as eu entro”, diz Vandaele. “Nos casos
funções administrativas de apoio”. em que as empresas precisam de
Segundo ela, uma empresa de Nova sigilo total, a terceirização pode ser
York tem passado todo o serviço de de grande valia.”
rebaixar para participar de uma
sessão de treinamento com elas.
“É necessário uma grande mudan-
ça de mentalidade que, na minha
opinião, ainda não ocorreu. As
secretárias precisam perceber que
elas próprias gerenciam e delegam
tarefas”, afirma Dow. E vai mais
adiante: “Elas subestimam o valor
de seu trabalho, e a situação só vai
mudar quando elas mudarem”.
Stewart George, da Secretarial
Development Network, pensa da
mesma forma. “A maior barreira
xas, uma vez que não era interrompi- à mudança identificada pela
da constantemente. Secretarial Development Network
Na verdade, a posição que as são as próprias secretárias. Elas
secretárias ocupam nas empresas é ocupam uma posição de subordina-
um obstáculo para que atinjam essa ção e muitas tendem a não enxer-
situação ideal da 3M. Os chefes se gar as oportunidades que estão
consideram (e são considerados pela abertas”, afirma. ◆
empresa) tão superiores a suas
secretárias que não admitem se © Management Review