PLAN DE CALIDAD

PROYECTO : INTERVENTORIA CONTRATACION SERVICIOS DE SALUD OCUPACIONAL ARP ISS - NIVEL NACIONAL

FECHA: 24 de abril de 2007

DATOS DEL CLIENTE

Realizar la interventoria integral a los contratos de prestación de servicos de saluud ocupacional para el mantenimiento en prevención de la
OBJETIVO:
accidentalidad en empresas afiliadas a la ARP ISS a Nivel Nacional

ALCANCE: Interventoría a siete (7) contratos, que en su conjunto ascienden a una ejecución presupuestal hasta por la suma de 4.570'713.610.00. Cobertura del programa objeto de interventoria en 13 Departamentos

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

ÍTEM

TIEMPO RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES CLAVES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
EMPLEADO ACTIVIDAD

Elaborar documento que contenga el alcance del proyecto, las etapas del proyecto
Al inicio del proyecto
ELABORACION DEL PLAN con las actividades y periodicidad, la metodología de trabajo, lugar de realización, Definir el alcance del proyecto. Definir estrategia y
1 y luego se torrna Terminos de Referencia Equipo de Trabajo
DE TRABAJO los tiempos definidos, los recursos necesarios, la definición de productos y la metodología de trabajo
dinámico
organizacion del equipo de trabajo, indicando roles y funciones.

Incluye el plan de gastos detalladado por cada uno de los rubros (personal, gastos de Inventario de necesidades. Inventario de recursos.
ELABORACION DEL
2 operación y transferencias) y la distribución del presupuesto acorde a ese plan de Al inicio del proyecto Elaboracion del presupuesto Aprobacion del Ficha técnica del proyecto - cuadro de presupuesto Director de Proyecto
PRESUPUESTO
gastos. presupuesto

Convocatoria para la selección de personal.

SELECCIÓN DE PERSONAL Se realiza de acuerdo con los perfiles solicitados en los Terminos de Referencia de la Recepción, evaluacion y clasificacion de hojas de
<z<z 15 días Términos de Referencia - Propuesta aprobada Director de Proyecto
PARA EL PROYECTO Licitación vida.Realizacion de entrevistas y selección de
personals que cumplan los perfiles exigidos.

Director de Proyecto
Solicitud documentos requeridos
VINCULACION DEL Una vez seleccionado el equipo de trabajo se realiza el trámite administrativo para la Requisitos para contratacion mediante prestacion de Coordinador Tecnico y
4 1 semana Elaboracion ordenes de servicio (ODS)
EQUIPO DE TRABAJO vinculación al proyecto servicios, Formatos de ODS Administrativo - Financiero y
Trámite de legalizacion de ODS
Asistente de Proyecto

Explorar previamente el nivel de comprension del

proyecto en los integrantes del equipo. Suministrar
Es la capacitación sobre los criterios de ejecucion del proyecto que deben conocer
ESTANDARIZACION DEL previo a las reuniones los documentos (contratos,
5 los integrantes del equipo de trabajo, en cuanto a: metodología, alcance, estrategias, tres semanas
EQUIPO DE TRABAJO instrumentos) para lectura de todos. Organizar la
instrumentos a utilizar, productos, etc.
agenda de los temas a revisar. Planear y realizar las
reuniones, utilizando metodologías participativas.
Contrato de interventoria, contratos objeto de interventoria,
Coordianadores de áreas
propuestas de los contratistas, instrumentos de registro y
Director de proyecto
seguimiento de las actividades Manual de interventoria

Se define y aclara conjuntamente el alcance del

Es la primera actividad de verificacion que realiza la interventoría y tiene como fin
objeto, obligaciones y productos a entregar por parte Terminos de referencia, Contrato, Propuesta y Acta de
identificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de interventores tecnicos y
6 EVALUACION INICIAL 1 día por contratista del contratista, de acuerdo con el Contrato, los inicio. Acta de evaluacion inicial de ingterventoria -
perfeccionamiento y legalización antes de la iniciación del contrato. Tambien se administrativos - financieros
términos de referencia, la propuesta y el Acta de Agenda de trabajo
presenta el alcance, enfoque y metodología de trabajo de la interentoria
iniciación
 ÍTEM
TIEMPO RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES CLAVES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
EMPLEADO ACTIVIDAD

Evaluar y aprobar los formatos de planeación técnica

y financiera del proyecto (cronograma de
actividades, base de cálculo, presupuesto y equipo
ejecutor del proyecto).

Permanente, durante la Revisión de informes mensuales de avance físico y

Terminos de referencia, Contrato, Propuesta y Acta de
duración de los ejecución presupuestal. Emitir
EVALUACION DE Realizar el seguimiento técnico, financiero y de legalidad de los proyectos durante la inicio. Acta de evaluacion inicial de ingterventoria - Plan Interventor Técnico y
7 contrato incluyendo conceptos, informes de seguimiento y
SEGUIMIENTO vigencia de los contratos objeto de interventoría de trabajo del contratista y cronogramas mensuales de Financiero Asignados
prórrogas y certificaciones para pago
trabajo
suspensiones
Evaluar el avance en el cumplimiento de las
obligaciones contractuales por parte de los
contratistas

Revisar los cronogramas de trabajo de los

8 ACTIVIDADES DE CAMPO
contratistas
Planear el trabajo de campo de los interventores
Permanente, durante la Realizar visitas a las empresas y verificar las
Plan de trabajo del contratista, cronogramas de trabajo,
Realizar visistas de seguimiento a las empresas beneficiarias del prograrma para duración de los actividades realizadas por el contratista durante la
directorio de las empresas, directorio de los responsables de Interventor Técnico e
verificar la calidad y pertinencia en la prestacion de los servicios a cargo de los contrato incluyendo ejecución de las mismas o de manera retrospectiva.
la ejecución de las actividades, actas de visita de interventores de cobertura
contratistas prórrogas y
interventoría, instrumentos de trabajo de los contratistas
suspensiones Evaluar la calidad y pertinencia de las actividades,
verificar el uso de los instrumentos definidos para
cada actividad

Identificar los instrumentos a ser verificados tanto en

los componentes técnicos como en los
Permanente, durante la
administrativos y financieros Interventor Técnico,
duración de los
VERIFICACION Realizar la verificación de documentos técnicos, legales, administrativos de soporte Solicitar al contratisrta que disponga de la Instrumentos técnicos de registro, planes de trabajo, interventor administrativo .
9 contrato incluyendo
DOCUMENTAL de la ejecución de los contratos informacion de manera ordenada y completa. contrato y terminos de referencia Finanaciero, interventores de
prórrogas y
Realizar la verificacion documental segun cobertura
suspensiones
metodologia definida (por muestreo o censal)

Preparar los temas a tratar en los comites por parte

de interventoria
Permanente, durante la
Disponer de los informes de seguimiento de los
duración de los
proyectos Plan de trabajo del contratista, cronogramas de trabajo, Interventor Técnicoe
10 COMITES TÉCNICOS Participar en los comités técnicos y de seguimiento de los contratos contrato incluyendo
Asistir a los comites los responsables de la contrato, terminos de referencia, actas de comites anteriores interventores administrativo
prórrogas y
interventoria técnica y de la administrativa y
suspensiones
financiera

Permanente, durante la Preparar los temas a tratar en los comites por parte
duración de los de interventoria Directos de proyecto,
COMITES DE Plan de trabajo de la interventoira, cronogramas de trabajo,
11 Participar en los comités técnicos y de seguimiento del contrato de intervenrtorái contrato incluyendo Disponer de los informes de gestión de interventoria coordinador técnico y
INTERVENRTORIA contrato, terminos de referencia, actas de comites anteriores
prórrogas y coordinador administrativo.
suspensiones

Entrega de informe final del contratista y productos

finales.

Elaboración del informe final de interventoría que

apoya el proceso de liquidación del Contrato.
Evaluar si desde el punto de vista técnico, de diseño y administrativo - financiero se
Al finalizar la Términos de referencia, Contrato, Propuesta productos Interventor Técnico y
12 EVALUACION FINAL dio cumplimiento a las obligaciones contractuales por parte del contratista. Esto
ejecución del contrato Elaboración de autorización de desembolso final finales entregados por el contratista. Financiero Asignados
implica la recepción de los productos finales contractualmente establecidos.
Proyección Acta de Liquidación
 ÍTEM
TIEMPO RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES CLAVES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
EMPLEADO ACTIVIDAD

13

14

15
 CÓDIGO PL-CEC-01
VIGENTE DESDE Abril/2007
PLAN DE CALIDAD VERSIÓN 01

PAGINA 1 DE 1

ONAL CÓDIGO INTERNO 30202008839-I

Nombre o Razón Social : INSTITUTO SEGURO SOCIAL - ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES

DATOS DEL CLIENTE Número del Contrato:

Plazo: UN (1) AÑO

ma de 4.570'713.610.00. Cobertura del programa objeto de interventoria en 13 Departamentos

CONTROL DEL PROYECTO

RECURSOS VARIABLE A CONTROLAR MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

Verificar la existencia del documento

Equipo de cómputo Oportunidad en la elaboración y entrega Una vez al inicio Plan de Trabajo - Manual de Interventoría
con el Plan de Trabajo

Equipo de cómputo - Software Verificar la existencia de la ficha técnica Una vez, al inicio de cada anualidad del
Presupuesto elaborado Ficha Técnica - Resolución de Aprobación
de control de proyectos del proyecto y presupuesto contrato

Una vez al inicio - ajustes si se

Perfiles solicitados y perfil de lo proyectos
Oficina o sala para entrevistas
aprobados
Verificar que el equipo de trabajo cambian los integrantes del equipo o si
quede conformado cumpliendo los el número de proyectos aprobados Hojas de Vida
requerimientos excede la capacidad del equipo de
trabajo

Verificar que las SAR y ODS queden Una vez y luego en caso de renovación Órdenes firmadas por los docentes o los
Equipo de cómputo Ordenes de servicio realizadas y aprobadas
legalizadas del contrato contratistas

Una vez al inicio del proyecto y cuando

Temas y contenidos a tratar, programación de los
salon de reuniones, equipo de ingresen personas nuevas al equipo o Director de proyecto, coordinador
contenidos a tratar indicando tiempos y responsables, Agendas de trabajo Agendas de trabajo, listados de asitencia
computo, video beam cuando se realicen cambios en la administrativo y coordinador técnico
asistentes a la estandarización.
metodolog{ia detrabajo

Actas de interventoria, equipo de Verificar que las actas de visita inicial Director de proyecto, coordinador
Acta de visita inicial elaborada y firmada Una vez se realice la evaluacion inicial Actas
computo reposen en la AZ del contrato evaluado administrativo y coordinador técnico
 RECURSOS VARIABLE A CONTROLAR MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cumplimiento del cronograma de actividades y del

presupuesto aprobado
Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales
Equipo de cómputo y Sistema de y tributarias
registro la Interventoría
Elabooracion y entrega oportuna de informes y
certificaciones de pago
Verificacion de la entrega de informes y
certificaciones para pago
Informes de seguimiento mensual, oficios
Director de proyecto, coordinador
Mensual remisorios, Instrumento de Registro de
Verificacion de la ejecución técncia y administrativo y coordinador técnico
ejecución tecnica y financiera.
presupuestal mediante los Instrumentos de
Registro de datos

Cumplimiento del cronograma de actividades de

campo Verificacion de Cronogramas de trabajo de
los intervenrtores
Equipo de cómputo y Sistema de Numero de vistas realizadas frente a las Actas de visita y registro de las actividades de
dos veces al mes Coordinador técnico
registro la Interventoría programadas. Registro de control de visitas de campo cobertura
Reprogramación de actividades por parte de las Actas de vista de
empresas o contratistas I20 campo

Equipo de cómputo y Sistema de Instrumentos verificados, obligaciones ejecutadas y Actas de verificaion docuemental, registro Interventores tecnico y administrativo-
mensual Actas de verificación documental.
registro la Interventoría verificadas documentalmente de actividades verificadas financiero

Equipo de cómputo y Sistema de Periodicidad de realizacion de los comites Actas de comites. Informes presentados Director de proyecto, coordinador
mensual Actas de comité
registro la Interventoría ante los comites administrativo y coordinador técnico

Equipo de cómputo y Sistema de Periodicidad de realizacion de los comites Actas de comites. Informes presentados Director de proyecto, coordinador
mensual Actas de comité
registro la Interventoría ante los comites administrativo y coordinador técnico

Verificacion de la entrega de informes

Equipo de cómputo y Sistema de de liquidacion proyectadas
registro la Interventoría
Productos finales entregados por el contratista.
finales, certificaciones finaels para pago y
Informes finales de intervenrtoría Actas
actas de liquidacion Director de proyecto, coordinador Informesfinales, oficios remisorios, Instrumento
Al finalizar los contratos objeto de
administrativo, coordinador técnico e de Registro de ejecución tecnica y financiera,
Certificaiones finales para pago interventoría
Verificacion de la ejecución técncia y interventores asignados actas de liquidacion y certificaciones para pago
presupuestal final mediante los
Instrumentos de Registro de datos
RECURSOS VARIABLE A CONTROLAR MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

APROBADO POR: