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Vicerrectoría Académica
Cuaderno de Apuntes – 2010
VI: BIBLIOGRAFÍA
-Manuales electrónicos de planilla Excel.
-Guevara, A. y otros: Informática Aplicada a la gestión de la empresa. Editorial Anaya, Ediciones Pirámide, 2004. ISBN: 978-84-368-1854-3.
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II. DESARROLLO
CLASE 1
Microsoft Excel 2007 es la nueva versión de esta utilizada planilla de cálculos, la cual permite realizar las mismas funciones que
su versión anterior (2003) pero con mayor rapidez, agregando seguridad y la posibilidad de compartir.
El mayor cambio de esta nueva versión, es su interfaz. Ya no están las clásicas listas de menús, ahora existe una cinta ancha
llamada Ribbon, la cual se basa en pestañas con todas las opciones que se encontraban en las versiones anteriores.
La idea de Microsoft con este cambio, es acelerar nuestro trabajo y reducir el número de clic que realizamos para utilizar las
planillas. Ahora en cada pestaña se encuentra las principales opciones que se pueden ir aplicando con un solo clic y también, se
puede previsualizar como va a quedar alguna opción que aplicaremos, por ejemplo, al cambiar el tipo de letra, uno puede ir
desplazándose por todas las fuentes y se verá como nuestros datos en las celdas seleccionadas irán cambiando, así podremos
ver como quedaran antes de aplicarlo.
De esta cinta se destacan las pestañas, las que reúnen las principales opciones que tiene Excel, si se requieren más opciones,
solo hay que hacer clic en la pequeña flecha que se ubica en la esquina inferior derecha de cada grupo de opciones.
Otra novedad, es el botón Office que viene a reemplazar al clásico menú Archivo de las versiones anteriores. En este botón, se
encuentran algunas opciones básicas para el manejo de los archivos, como Abrir, Nuevo, Guardar, Imprimir, entre otras. En la
siguiente imagen, se visualizan las opciones del botón Office:
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También está la Barra de Acceso Rápido, situada por defecto en la parte superior junto al botón Office nos servirá para ejecutar
acciones, colocación de objetos o aplicación de formato de forma rápida y simple.
Esta barra permite la inserción de nuevos botones para que el usuario pueda incluir sus métodos más utilizados haciendo el uso
del programa más rápido y versátil.
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Ahora cada planilla de Excel tiene 1.048.576 filas y las columnas llegan a XFD.
En términos de seguridad, ahora se puede proteger cada hoja de una planilla, junto con la funcionalidad ya conocida en versiones
anteriores de poder proteger el archivo completo.
Formato de archivos
Uno de los cambios drásticos junto a la interfaz, es el nuevo formato de archivo que utiliza Microsoft Office y específicamente
Excel. Ahora el formato está basado en XML 1 , el cual tiene la ventaja de hacer más livianos en tamaño los archivos generados en
Excel y en general en Microsoft Office.
La nueva extensión ahora es XLSX, la que tiene un tamaño más reducido y mejor capacidad de recuperación en caso de
corrupción, permitiendo trabajar con más eficiencia y seguridad. Todos los archivos que se guardan en Excel 2007, quedan por
defecto con la extensión XLSX, es decir, nombre_archivo.xlsx
Por un lado, el nuevo formato de archivo tiene la desventaja de que no es compatible con versiones anteriores de Excel, pero da
la opción de guardar como libro de Excel 97-2003, tal como se muestra en la siguiente imagen.
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Para más referencia sobre XML visite http://goo.gl/sHu8
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También, en los equipos que tengan Excel 2003, se puede instalar un paquete de compatibilidad con la versión 2007, la que
puede ser descargada 2 en forma gratuita desde el sitio de Microsoft.
Una de las grandes ventajas del nuevo formato es el tamaño reducido que se logra para un mismo archivo, generado por ejemplo
con Excel 2003 y 2007, tal como se puede comprobar en la imagen siguiente, que muestra la diferencia de tamaño para un
mismo archivo (mismo contenido).
Hay que recordar que Microsoft Excel, trata los archivos como libros, el que contiene múltiples hojas que corresponden a las
planillas y cada una de ésta, se compone de celdas, en las cuales podemos ingresar información.
OpenOffice
OpenOffice es un conjunto de herramientas muy parecidas a Microsoft Office, con la gran particularidad que es gratuita y puede
ser descargada desde el sitio web. Ofrece aplicaciones para crear documentos, planillas de cálculo, presentaciones, base de
datos, entre otras.
Con gran similitud a la interfaz de Office 2003, OpenOffice es una buena alternativa gratuita que se integra bien con documentos
de Microsoft Office.
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Para descargar paquete de compatibilidad ir al sitio http://goo.gl/ILqa
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Se debe practicar libremente el ingreso a Excel 2007, crear un libro nuevo y recorrer la nueva interfaz para familiarizarse con las
nuevas características. Grabar el archivo para verificar su formato.
• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo el siguiente video en Youtube sobre el nuevo entorno de Excel 2007.
http://goo.gl/h6m8
http://goo.gl/sHu8
http://es.openoffice.org/
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CLASE 2
Desplazamiento
Excel ofrece varias formas de moverse entre las celdas de cada planilla, así de como introducir y modificar los diferentes tipos de
datos disponibles.
Solo una parte de la hoja es visible en la ventana del libro (archivo). Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor
número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Una forma de desplazamiento es a través del teclado, en la siguiente tabla, se indican las teclas que permiten algún tipo de
movimiento a través de la planilla.
Movimiento Tecla
Celda abajo Flecha abajo
Celda arriba Flecha arriba
Celda derecha Flecha derecha
Celda izquierda Flecha izquierda
Pantalla abajo AvPag
Pantalla arriba Re Pag
Primera celda (A1) Ctrl + Inicio
Primera celda de columna activa Fin + Flecha arriba
Ultima celda de columna activa Fin + Flecha abajo
Primera celda de fila activa Fin + Flecha izquierda
Ultima celda de fila activa Fin + Flecha derecha
Otra forma de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, es escribir su referencia
(columna y fila, por ejemplo A1) en el cuadro de texto a la izquierda de la de la barra de fórmulas.
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Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Para hacerlo, hay que colocar el cursor
del mouse sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares, en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como se puede observar en la siguiente imagen:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:
• ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
• TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la
flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
• CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la
misma.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después del ingreso.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla DELETE del
teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, se puede seleccionar la celda adecuada, después se activa la
Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.
Se debe practicar el ingreso de datos en una hoja y el desplazamiento en todo el libro, entre hojas y celdas, para familiarizarse
con el ingreso de datos.
Modificar los datos ingresados directamente en las celdas y utilizando la barra de fórmulas.
RECURSOS COMPLEMENTARIOS
• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo el siguiente video en Youtube sobre como introducir datos en Excel 2007.
http://goo.gl/cHAI
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CLASE 3
Formato de celdas
Cada celda en una planilla Excel puede tener un formato diferente, es decir, color, fondo, tipo y tamaño de letra, entre otras
opciones de formato.
Existen diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y
cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en
la celda.Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color
de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, se puede utilizar los cuadros de diálogo o la cinta de opciones. A
continuación se describen dos formas, en cualquiera de las dos primero se deberá previamente seleccionar el rango de celdas al
cual se quiere modificar el aspecto:
Fuente: En la pestaña Inicio grupo Fuente se puede cambiar la letra, el tamaño y color, como también el color de relleno de
la celda, aplicar negrita, cursiva o subrayado. Si se desean más opciones clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo
Fuente.
Alineación: Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de
una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, se debe seleccionar el rango de celdas
al cual queremos modificar la alineación, luego clic las opciones que se encuentran en la pestaña Inicio, grupo Alineación,
ahí se puede aplicar alineación a la izquierda, a la derecha, al centro o justificado, como también
alinear el texto en la parte inferior, superior o al centro. También se pueden combinar 2 o más
celdas, las que quedara como si fuera una sola. Si se desean más opciones clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Alineación.
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Bordes: se pueden crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de
cálculo añadiendo bordes, se selecciona el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto, hacer clic sobre la flecha
que se encuentra bajo el grupo Fuente y aparecerá un cuadro de diálogo, clic sobre la pestaña Bordes y aplicar las opciones
que se deseen.
Numero: se puede modificar la visualización de los números en la celda, seleccionar el rango de celdas al cual se quiere
modificar el aspecto de los números y seleccionamos la pestaña Inicio y el grupo Numero de la cinta, finalmente aplicar la
categoría correspondiente, si se desean
decimales o el símbolo $. Si se desean más
opciones clic en la flecha que se encuentra al
pie del grupo Número.
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Filas y columnas
Los métodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas y columnas, se orienta a darle un
aspecto más ordenado y estructurado a una hoja de cálculo.
Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila o el ancho de una columna dependiendo del tipo de letra
más grande utilizado en esa fila y/o columna.
También se pueden realizar ajustes manuales al ancho o alto de una columna o fila, respectivamente. Primero,
manualmente utilizando el mouse se colocar el puntero en la línea situada debajo del número de la fila o columna
que se desee modificar, mantener pulsado el botón del mouse y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme se
mueve el mouse, la altura de la fila o el ancho de la columna cambian.
Otra opción es utilizar el menú que se ofrece a través de la cinta y se debe seleccionar las filas o columnas a las que
se quiera modificar la altura o ancho. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que
nos encontramos.Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio, elegir la opción Alto de fila o
Ancho de columna. Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila o Ancho de columna en el que se tendrá que indicar
el alto de la fila o ancho de columna, para indicar decimales utilizar la
coma ",".Escribir la altura o ancho deseado y finalmente hacer clic sobre
el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
Crear una planilla con los datos dados, aplicando los siguientes requerimientos:
Los valores de las notas tienen formato numérico con un decimal y están centrados, con color azul.
Los datos del encabezado (alumno, certamen1, etc.) están en negrita
Los valores correspondientes a los nombres de alumnos están alineados a la izquierda.
Los bordes utilizados son de tipo simple (línea continua, grosor estándar), color cafe.
En total eximidos y total examen, utilizar la función CONTAR.SI
Guardar el archivo con el nombre Ejercicio1 (ejercicio1.xlsx)
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• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo el siguiente video en Youtube sobre formato básico en Excel 2007.
http://goo.gl/XK8h
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CLASE 4
Proteger hoja
Dentro de las nuevas opciones de seguridad que ofrece Excel 2007, está la posibilidad
de proteger los contenidos de la hoja en forma independiente, es decir, podemos
proteger cada una de las hojas que tiene la planilla de cálculo.
Para poder proteger una hoja, podemos hacer clic en el botón derecho del mouse
sobre la hoja que queremos proteger y seleccionamos la opción Proteger hoja del
menú contextual que aparece. O también podemos llegar a la misma opción a través
del botón formato en la pestaña Inicio de la cinta.
Aparece un cuadro de dialogo, el cual nos permite proteger la hoja y su contenido, colocando opcionalmente una contraseña e
indicando lo que permitiremos hacer a los usuarios que acceden a la planilla de cálculo. Es importante indicar que lo que quede
marca se permitirá hacer al usuario, por lo tanto, si queremos que no se acceda a cierta acción sobre nuestra hoja, hay que
desmarcar las opciones.
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Proteger libro
También existe la opción de bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo,
o que muestren hojas de cálculo ocultas. También se puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las
ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplica a todo el libro.
Para aplicar la seguridad a todo el libro ir a la pestaña Revisar de la cinta Ribbon y en el grupo Cambios, seleccionar Proteger
libro, luego Proteger estructura y ventanas.
Se desplegará un cuadro de dialogo, en el cual se puede seleccionar lo que queremos proteger del libro (estructura y/o ventanas),
junto con poder ingresar una contraseña.
Una vez que se protege un libro no se podrá agregar, eliminar, mover o cambiar el nombre de las hojas, así como ocultarlas o
mostrarlas.
Para quitar la protección al libro, basta con ir nuevamente a la pestaña Revisar de la cinta y en el grupo Cambios, seleccionar
Proteger libro, luego Proteger estructura y ventanas y nos pedirá la contraseña que se ingresó al momento de proteger el libro.
Proteger archivo
Una característica de seguridad que Excel 2007 ofrece al igual que las versiones anteriores, es la protección al archivo completo,
colocándole una contraseña de apertura y/o escritura, es decir, al momento de abrir el archivo Excel, nos solicitara una
contraseña y si además queremos modificar el contenido o la estructura del libro, también opcionalmente nos pedirá una clave.
La seguridad mediante contraseña en el nivel de libro usa el cifrado avanzado para proteger el libro frente a accesos no
autorizados. Se puede definir una contraseña al guardar el libro. Puede especificar dos contraseñas distintas que deben escribir
los usuarios para:
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Abrir y ver el libro: Esta contraseña está cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.
Modificar el libro: Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a conceder permiso a usuarios específicos para
que modifiquen los datos del libro y guarden los cambios en el archivo.
Estas contraseñas se aplican a todo el libro. Para conseguir una seguridad óptima, debe asignar siempre una contraseña para
abrir y ver el archivo. Para otorgar a usuarios específicos permiso para modificar los datos, puede ser conveniente asignar ambas
contraseñas.
Importante: Es importante utilizar siempre contraseñas seguras que ojala combinen mayúsculas, minúsculas, números y
símbolos para que sean menos vulnerables. Una contraseña segura puede ser Y6dh!et5, por el contrario, una contraseña
vulnerable: casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar sin necesidad de escribirla.
Para proteger el archivo, ir al botón Office y seleccionar Guardar Como, en el cuadro de dialogo que aparece, hacer clic en el
botón Herramientas, luego seleccionar Opciones generales, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Se abrirá un cuadro de dialogo, en el cual se puede marcar la opción para que Excel 2007 genere un archivo de respaldo (.bak) y
el ingreso de las contraseñas, tanto para apertura (cuando se abre el archivo) como de escritura, se abre el archivo pero no se
puede modificar sin la clave. Es importante indicar que ambas contraseñas son excluyentes y opcionales.
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Al archivo ejercicio1.xlsx generado anteriormente, proteger la hoja que tiene la tabla con los datos y colocarle una
contraseña, desmarcando todas las opciones, para que nada se pueda modificar en dicha hoja.
Adicionalmente y para mayor seguridad, guardar el archivo con una contraseña de apertura y escritura.
• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en Youtube sobre seguridad en Excel 2007.
http://goo.gl/0Frk
http://goo.gl/U2Pn
http://goo.gl/ZW9L
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CLASE 5
Fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se
escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden
determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes
que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de
los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores
aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos.
Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden
en que aparecen.
Comparación
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
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Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor)
Aritméticos Lógicos
Exponenciación (^) Not
Negación (-) Or
Multiplicación (*) y División (/) And
Suma (+) y Resta (-)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a
derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta
en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un
resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Ejemplo:
=SUMA(A1:C8)
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de
celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a la formula:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
Las fórmulas pueden contener más de una función y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Hay funciones matemáticas y
trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del
signo =.
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Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone
de una ayuda o asistente para utilizarlas, así resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda, hay que situarse en la celda donde queremos introducir la función, hacer clic en
la pestaña Fórmulas y elegir la opción Insertar función.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el
recuadro Buscar una función y a continuación hacer clic sobre el botón Ir, de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función las funciones que tienen
que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O
seleccionar una categoría, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca
por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde se deben ingresar los argumentos de la función: Este cuadro
variará según la función que se haya elegido, en este caso se eligió la función SUMA ().
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En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4.
Para ello, hacer clic sobre el botón Minimizar para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseada como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas
hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrastrarlo hasta la última celda
del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento, sólo en caso de que existiera. Si se ingresa un
segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero y así sucesivamente.
Cuando se tengan ingresados todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel permite que una función tenga como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que se obtendrá valores 3 y 2 respectivamente, después
realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma se puede realizar operaciones
realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.
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CLASE 6
Función Promedio
Ejemplo:
=PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4
=PROMEDIO(C3:C5) donde C3 es igual a 23, C4 es igual a 34 y C5 es 56, devuelve 38
Función Min
Función Max
Función SI
Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa. Esta función es muy
útil para obtener valores dependiendo de alguna condición.
Ejemplo:
=SI(5=5;"Es verdad";"No es verdad") devuelve Es verdad
=SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es
negativo.
Función Contar
Esta función, permite contar el número de celdas de un rango de celdas, solo si son números.
Ejemplo:
=CONTAR(B4:B8)devuelve 5, que es la cantidad de celdas con números entre B4 y B8.
Función Contar.Si
Esta función, permite contar el número de celdas de un rango de celdas con números, pero siempre y cuando se cumpla una
condición dada.
Ejemplo:
=CONTAR.SI(B4:B8;">150") devuelve 3, donde B4 es 234, B5 es 45, B6 es 66, B7 es 778 y B8 es 444.
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Crear una planilla con los datos dados, aplicando los siguientes requerimientos:
Calcular promedio por alumnos y por certámenes, utilizando función promedio.
Calcular nota máxima y mínima por certámenes, utilizando funciones max y min, respectivamente.
Determinar la situación, tomando en consideración que el promedio por alumno, debe ser mayor o igual a 4, si
es así, está aprobado, de lo contrario, reprobado. Utilice la función Si.
Calcular la cantidad de aprobados y reprobados con la función contar.si.
• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en Youtube sobre formulas y funciones en Excel 2007.
http://goo.gl/H68J
http://goo.gl/DyPm
http://goo.gl/lhf6
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CLASE 7
Ordenar datos
Excel 2007 al igual que versiones anteriores tiene la funcionalidad de ordenar los datos que se encuentran en una
planilla, dado varias posibilidades de orden.
Generalmente, esta función está orientada a los datos en listas que se encuentran en una hoja de cálculo, donde se
puede reflejar en forma correcta el orden de los datos de acuerdo a algún criterio.Excel puede hacerlo de forma
simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para aplicar un orden simple, por ejemplo ordenar una lista con nombres de clientes
(nombre, apellido, dirección, teléfono, correo, etc.) por el apellido, debemos
posicionarnos en la columna del apellido, después podemos acceder a la pestaña
Datos y pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre
uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea
ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles
al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la
columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la
dirección, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar, aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde se pueden
seleccionar los campos por los que se quiere ordenar (pulsando Agregar Nivel para agregar un campo), si se ordena
según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según) y el Criterio de ordenación, donde se elige si el
orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
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Filtro automático
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la planilla, seleccionar aquellos
que se correspondan con algún criterio.
Para utilizar el Filtro se seleccionan de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (se puede
mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro).
Continuando con el ejemplo anterior, si se pulsa, sobre la flecha del campo Apellido, aparece un menú desplegable
como el que se muestra en la imagen, donde ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si se marca Pérez, Excel filtrará todos los registros que tengan Pérez en el apellido y las demás filas
'desaparecerán' de la lista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones, tal como se visualiza en la
siguiente imagen:
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Texto en columnas
Una funcionalidad de Excel útil cuando se tienen datos en una planilla que queremos separar, por ejemplo, tenemos
los siguientes datos:
Y se quiere separar el apellido del nombre para tenerlos en columnas separadas, entonces se puede aplicar la
función Texto en columnas, la que se encuentra en la pestaña Datos.
Primero se selecciona la columna con los datos que se quieren separar. Se sugiere
agregar la columna donde quedaran los datos separados (también se pueden dejar
en otra planilla). Luego se presiona el botón Texto en columnas, que está en la
pestaña Datos, aparece un asistente para convertir el texto en columnas.
Paso 1: elegir el tipo de datos originales, por lo general Excel automática propone el tipo según los datos que se
seleccionan.
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Paso 2: establecer el separador contenido en los datos, que es el criterio por el cual Excel separara los datos. Para
nuestro ejemplo, elegimos espacio. Se puede visualizar inmediatamente como quedaran los datos.
Paso 3: opcionalmente se puede elegir el formato de los datos y el destino, por defecto, Excel deja los datos
separados en la columna que se encuentra a la derecha de los datos de origen.
Finalmente, presionar el botón Finalizar y Excel dejara los datos tal como se muestran en la siguiente imagen:
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RECURSOS COMPLEMENTARIOS
• Sitio Web: se sugiere ver video en YouTube sobre filtros y orden de datos en Excel 2007
http://goo.gl/E2ZS
http://goo.gl/QRQr
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CLASE 8
Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. La utilización de gráficos
hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos
clasificados por filas y columnas.
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni
ningún otro tipo de objeto.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña
Insertar.
Es recomendable que se seleccione el rango de celdas que se quiere graficar, de esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Existen diversos tipos de gráficos que se pueden insertar haciendo clic en el tipo para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos se puede encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos
los tipos de gráfico. Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al
hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
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Si se selecciona un rango de celdas se visualizara el nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las
características predeterminadas del gráfico escogido.
En la pestaña Presentación se podrá encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por ejemplo, se podrá decidir
que ejes mostrar o si se quiere incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto se encuentra en la
sección Ejes.
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué opciones de texto se mostrarán en el gráfico.
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Finalmente se encuentran las opciones de la sección Fondo que permiten modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el
cuadro de cálculo.
También se puede ir a la pestaña Formato, donde se encuentra la sección Estilos de forma que se utiliza para enriquecer la
visualización de los objetos.Para ello, simplemente se selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes
(áreas, barras, leyenda, etc.) y luego hacer clic en el estilo que más se ajuste a lo que se busca.
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También se puede seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo. Cuando se tiene un elemento seleccionado aparecen
diferentes tipos de controles.
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, hacer clic sobre ellos y arrastrarlos para modificar sus
dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares se podrá modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que
se haya establecido, de esta forma se podrá escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
Excel también permite decidir la posición del gráfico en el documento. Además de poder establecer su tamaño y
moverlo por la hoja de cálculo también se podrá establecer su
ubicación.
Se abrirá un cuadro de dialogo donde mostrara algunas opciones. La primera opción Hoja nueva permite establecer
el gráfico como una hoja nueva. Se tendrá la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no se podrá
contrastar los datos numéricos si se mantiene en una hoja aparte. Escribir un nombre en el cuadro de texto y hacer
clic en Aceptar.
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Graficar para todos los alumnos sus promedios (en porcentaje). Tipo de grafico circular 3D, debe incluir título del
gráfico, etiqueta de datos (porcentaje) y leyenda. Debe quedar guardado en una hoja nueva (con nombre grafico 1)
dentro del libro.
• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en YouTube sobre creación de gráficos en Excel 2007.
http://goo.gl/kwnh
http://goo.gl/nO2R
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CLASE 9
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no
los datos origen, etc.
.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Se tomara como ejemplo, un conjunto de datos de los artículos de un negocio con el número de código y el mes de
compra, además se conoce la cantidad comprada.
Se creara una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada
mes. Hacer clic en la pestaña Insertar y luego hacer clic en Tabla dinámica (también se puede desplegar el menú
haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí se puede indicar el lugar donde se
encuentran los datos que se quieren analizar y el lugar donde se desea ubicar.
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En este caso se indica que se van a seleccionar los datos de un rango de celdas y que se quiere ubicarla en una
hoja de cálculo nueva. También se puede crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel 2007. En el caso de seleccionar dicha opción se deben seleccionar todas las celdas que
vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla, tal como se muestra en la siguiente imagen:
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Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta
herramienta se podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
Para ello simplemente se tienen que arrastrar los elementos que se ven listados a su lugar correspondiente al pie del
panel.
En este ejemplo se debería arrastrar el campo Código a Rótulos de fila, el campo Mes a Rótulos de columna y
finalmente el campo Precio a la sección Valores.
Se puede visualizar que la estructura es la que se ha definido anteriormente, en el campo fila tenemos los códigos,
en el campo columnas están los meses y en el centro de la tabla las sumas de las cantidades.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones.El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así
que en cualquier momento se puede quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto se puede ver que rápidamente la estructura de la tabla puede cambiar y obtener otros resultados.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente se selecciona la tabla en su totalidad y se presiona la tecla Supr.
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• Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en YouTube sobre creación de tablas dinámicas en Excel 2007.
http://goo.gl/jRsC
http://goo.gl/f5Sd
CLASE 10
Formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar
las celdas según el valor contenido en ella.
En esta última opción, existen varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de
su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Se utilizan las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.
La opción Nueva regla permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a
aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que se ve en la imagen.
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En este cuadro se selección a un tipo de regla. Normalmente se requiere que se aplique el formato únicamente a las celdas que
contengan un valor.
En Editar una descripción de reglase debe indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. De esta
forma si se basa en el Valor de la celda se puede elegir entre varias opciones, como pueden ser un valor entre un rango mínimo y
máximo, un valor mayor que, un valor menor que, entre otros. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas
que contengan el valor a comparar.
Si se hace clic en el botón Formato se ingresa en un cuadro de diálogo donde se puede escoger el formato con el que se
mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar el color de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.
Al hacer clic en el botón Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la
celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Validación de datos
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es
validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda, se debe seleccionar la celda que se quiere validar, luego se accede a la pestaña Datos y
pulsamos Validación de datos. Aparecerá un cuadro de diálogo Validación de datos como el que se visualiza en la imagen donde
se puede elegir entre varios tipos de validaciones.
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En la siguiente tabla aplicar formato condicional a todas las celdas que contengas notas y dejar en color rojo, todas
las que sean menor que 4. Adicionalmente, aplicar validación de datos a todas las celdas que tienen notas,
permitiendo solo decimales, que incluya las celdas en blanco y que sean menores o iguales que 7,0
• Sitio Web: se sugiere ver el siguiente video en YouTube sobre formato condicional y validación de datos en Excel 2007.
http://goo.gl/0xbg
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CLASE 11
Una de las funcionalidades que ofrece Excel 2007 es la de obtener datos desde fuentes externas, como una base de datos, un
archivo de texto un sitio web. El objetivo de esta característica, es tener la posibilidad de crear planillas de cálculo con datos
externos a Excel.
Excel 2007 ofrece principalmente la obtención de datos desde Access y SQL Server, desde un archivo de texto plano y desde un
sitio web.
Desde Access
Haciendo clic enDesde Access, aparecerá el diálogo Abrir para que se elija de qué base de datos Access se desea importar los
datos, una vez elegida la base y una lista de tablas y consultas, si existe solo una tabla, omite este cuadro de dialogo y exporta
directamente los datos a Excel.
Como ejemplo, usaremos una base de datos Access llamada bd_prueba, que contiene una tabla llamada alumnos.
Al importar los datos a Excel, se activan automáticamente los filtros y formato a la tabla con los datos, tal como se muestra en la
siguiente imagen:
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Desde web
Otra opción para importar datos, es a través de un sitio Web. Haciendo clic sobre esta opción, se abrirá una ventana delaconsulta
web, donde se debe ingresar la dirección web del sitio (URL) que se desea obtener datos y presionar el botón Ir o la tecla
ENTER. Una vez que se carga el sitio, se presiona el botón Importar. Se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la
página web.
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Finalizada la importación de los datos desde el sitio web, Excel despliega un cuadro de dialogo en el cual consulta donde se
dejaran los datos, hacer clic en el botón Aceptar para finalizar.
Finalmente, dependiendo del sitio web y los datos de éste, se mostraran los datos en la planilla de cálculo, como por ejemplo se
muestra en la siguiente imagen:
Desde texto
También se pueden importar datos desde un archivo de texto plano sin formato, para este ejemplo, se usara el
archivo de texto llamado datos.txt, el cual contiene 8 filas de datos, tal como se puede visualizar en la siguiente
imagen:
Teniendo el archivo de texto, desde Excel se hace clic en el botón Desde texto en la pestaña Datos, lo que abrirá un
cuadro de dialogo pidiendo el archivo de texto.
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Luego de buscar y seleccionar el archivo de texto, se iniciara el asistente para importar texto.
Paso 1: elegir el tipo de datos originales, por lo general Excel automática propone el tipo según los datos que se
seleccionan.
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Paso 2: establecer el separador contenido en los datos, que es el criterio por el cual Excel separara los datos. Para
nuestro ejemplo, elegimos espacio. Se puede visualizar inmediatamente como quedaran los datos.
Paso 3: opcionalmente se puede elegir el formato de los datos y el destino, por defecto, Excel deja los datos
separados en la columna que se encuentra a la derecha de los datos de origen.
Para terminar la importación, se presiona el botón Finalizar, aparece una pequeña ventana, solicitando la ubicación
de los datos.
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Finalmente, los datos son importados desde el archivo de texto y quedan en la planilla seleccionada, tal como se
muestra en la siguiente imagen:
1. Obtener desde un sitio web a elección, los datos a través de Excel 2007 y guardarlos en una planilla.
2. De acuerdo al archivo de texto (datos.txt, ver imagen) sin formato entregado, se pidetener datos externos desde
el archivo y guardarlos en formato Excel 2007 como una planilla.
• Sitio Web: se sugiere ver el siguiente video en YouTube sobre obtener datos externos desde un sitio web en Excel 2007.
http://goo.gl/TfD8
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CLASE 12
Creando macros
Cuando se trabaja con un libro personalizado, es decir, que se ha definido con una serie de características específicas como
puede ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, se pierde mucho
tiempo en formatear todo el libro si se dispone de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en el
libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.
La forma más fácil de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel 2007.Este grabador de
macros permite grabar las acciones deseadas.
Para grabar una macro se debe acceder a la pestaña Vista y desplegar el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar
la opción Grabar macro.
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Para comenzar la grabación de la macro se pulsa el botón Aceptar y a continuación, en la barra de estado,
aparecerá un botón que permite detener la grabación.
A partir de entonces se deben realizar las acciones que se quieran grabar, es conveniente no seleccionar ninguna
celda a partir de la grabación, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la
selección puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que se deseen grabar, se presiona el botón Detener de la barra de estado, o
accediendo al menú de Macros y haciendo clic enDetener grabación.
Ejecutar macros
Una vez creada una macro, se puede ejecutar las veces que se requiera. Antes de dar la orden de ejecución de la
macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las
acciones de la macro.
Para el ejemplo, se creó una macro que automáticamente da formato a
las celdas seleccionadas, entonces se tendrá que seleccionar las
celdas previamente antes de ejecutar la macro.
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Crear una macro de nombre grafico que permita crear un gráfico simple de columnas para representar todas las notas de los
certámenes de los alumnos con formato a elección, según datos de la imagen siguiente. La macro debe asignarla a un botón de
la barra de acceso directo y a la combinación de tecla CTRL + y
• Sitio Web: se sugiere ver video de YouTube sobre macros en Excel 2007:
http://goo.gl/RiBZ
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CLASE 13
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja de cálculo antes de imprimirla. Es aconsejable ver la Vista de
Diseño de página para poder ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseño de página, seleccionar la pestaña Vista y elegir la opción Vista de Diseño de página.
En el centro de la ventana aparecerá una página de la hoja de cálculo. Se observa en la parte inferior de la ventana la información
que se está visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).
Desde esta vista se puede seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que se sabe cómo
quedará en la hoja al imprimirla.
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Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página se puede utilizar la opción Vista preliminar que se
encuentra en el botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
En caso de tener más de una página, se puede cambiar la página a visualizar utilizando los siguientes botones:
: Para ir a la página anterior. También se puede presionar la tecla RePág del teclado.
: Para ir a la página siguiente. También se puede presionar la tecla AvPág del teclado.
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Si la hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero
del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la página.
Configuración de página
Excel 2007 ofrece la opción de modificar variables que afectan a la presentación de las páginas
impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otros.Si se
desea modificar algunos de las variables anteriores, desde la vista preliminar, se debe hacer clic en el
botón Configurar página.
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel
que se utilizaran y otros parámetros.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
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Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.
En esta ficha existen dos recuadros, en los cuales aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado aparece el tipo de encabezado elegido, en este caso no hay ninguno. Presionando la flecha de la
derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.
En el recuadro Pie de página aparece el tipo de pie de página elegido, en este caso no hay ninguno. Presionando la flecha de la
derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.
Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página.
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Dentro del cuadro de diálogo Configurar página existe la ficha Hoja que permite definir cómo se imprimirán los datos contenidos
en la hoja.
En Área de impresiones puede indicar qué rango de celdas se quiere imprimir. En Imprimir título se puede activar cualquiera de
las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior: para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila
que está indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda: para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna
indicada en el recuadro.
Líneas de división: para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro: por si se tienen asignados colores en la hoja y se va a utilizar una impresora en blanco y negro o no se
quiere gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador: para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la
impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas: para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las
letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
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Impresión
Para poder imprimir las planillas de cálculo, hay que hacer clic en el botón Office y luego en la opción Imprimir, se desplegara un
cuadro de dialogo, como el que se visualiza en la siguiente imagen:
En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que está instalada en el equipo.En caso de querer cambiarla,
hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.
En el recuadro Intervalo de páginas, se puede indicar si se quiere imprimir todas las páginas o sólo un rango de ellas,
especificándolo en Desde: y Hasta
En el recuadro Imprimir, se puede indicar si se desea imprimir todo el libro o sólo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja
activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.
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