MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL, ROL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO. [_servecnoon | so/ai/iot ins Tabla de Contenido 1. OBJETIVO.. 2. GLOSARIO. 3. CONDICIONES GENERALES. 3.1. Ambito de aplicacions... . . : : 312. inewrictonc nara a posvenciin Gel LAZET en enlace Son ne contraparten — acorn én see 3.2.1 Lineamientos para la aceptacién de “contrapartes” 3.2.2. Lineamlentos para las. contrapartes con un nivel de riesgo de LA/FT superior.. 3.2.3. Lineamientos para el conocimiento de las contrapartes.. 3.2.4. Lineamlentos para el control de operaciones de las contrapartes y deteccién de operaciones bind dvdr inusuales. a 6 3.3. Estructura organizacional de la gestién del riesgo de LAYFT.. 6 4. DESARROLLO... : sossengesneenneennee 6 4.1, Descripcién de los controles para la prevencién del LA/FT. 6 4.2. Anélisis y reporte de operaciones sospechosas......... 14 4.2.1, Decisién sobre el reporte a las autoridades... 14 4.2.2. Decisién sobre la iniciacién 0 mantenimiento de la relacién comercial o juridica con la contraparte ‘i is 45 4.2.3, Reportes a las autoridades... ¥ 15 4.3. Archivo de la documentacién e informacién relacionada con la gestién del riesgo de LA/FT sss 16 4.4, Plan de divulgacién interno y externo del sistema de gestién del riesgo de LA/FT.. 17 4.5. Sanciones por incumplimiento . 17 4.6. Deber de reserv 18 iisMANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT} RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO Definir los lineamientos y controles para la prevencién del LA/FT para cada una de las contrapartes que Involucran un factor de riesgo de LA/FT. Banco Pantalla: Banco que no tiene presencia fisica en ningtin pais. "Presencia fisica” significa una ssede (I) correspondiente al banco; (i) ubicada en una direccién fije (en lugar de tener Gnicamente una direccién electrénica) en un pals en el cual el banco esté autorizado a realizar negocios; (ili) en esa ubicacién, el banco debe contar con uno (1) 0 més empleados de tlempo completo y mantener registros operativos de sus operaciones bancarias; y (Iv) que esté sujeta a inspeccién por parte de la autoridad que otorga la licencia en la jurisdiccién de registro del banco. Centros financieros extraterritoriales (OFC- Offshore Financial Centers): Tipicamente se trata de jurisdicciones con un ndmero relativamente alto de entidades financieras dedicadas principalmente a realizar negocios con no residentes. Los OFC generalmente ofrecen todos o algunos de los siguientes servicios: cero impuestos o impuestos muy bajos; regulacién financiera limitada; y secreto y anonimato bancario. Contrapartes: Personas naturales o juridicas con las cuales ECOPETROL tiene vinculos de negocios, contractuales 0 juridicos de cualquier orden. Factores de riesgo de LA/FT: Agentes generadores del riesgo de LA/FT. Financiacién del terrorismo (FT): Financiacién de terrorismo es la recoleccién o suministro de fondos con el conocimiento que van a ser usados total o parcialmente para cometer actos de terrorismo 0 para contribuir en la comisin de actos terroristas. Corresponde a las conducts contempladas en el articulo 345 del Cédigo Penal, modificado por el articulo 16 de la Ley 1121 de 2006. FinCEN: Financial Crimes Enforcement Network. Dependencia del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos que recolecta y analiza informacién para apoyar los esfuerzos de investigacién a las diferentes agencias estatales. GAFI: Grupo de Accién Financiera.Organismo intergubernamental constituido en 1989, que tiene ‘como propésito desarrollar y promover politicas y medidas para combatir el lavado de activos y la financiacién del terrorismo. Emitié las 40+9 recomendaciones para el control del lavado de activos y la financiacién de la actividad terrorista. LA/FT: Sigla utlizada para sefialar lavado de actives y financiacién del terrorismo Lavado de actives (LA): Proceso en virtud del cual los bienes de origen delictivo se integran en el sistema econémico legal con apariencia de haber sido obtenidos de forma licita. Corresponde a las conductas contempladas en el articulo 323 del Cédigo Penal, adicionado por el articulo 8 de la Ley 747 de 2002 y modificado por el articulo 16 de la Ley 1121 de 2006 Listas restrictivas: Son aquellas listas frente a las cuales ECOPETROL se abstendré o buscaré terminar relaciones juridicas 0 de cualquler otro tipo con las personas naturales o juridicas que en ellas 2/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT} RELACTONAMENTO INSTITUCTONAL ROL | UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: 10/11/2010 figuren, Tienen esta caracteristica las listas de las Naciones Unidas, las listas OFAC y las otras listas, que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopcién de controles. ECP-UEC-M-001 Listas de control: Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas restrictivas. Estas listas involucran la calificacién de la contraparte_ que figure en las mismas como de alto riesgo de LA/FT. Estas listas son definidas por la Unidad de Etica y Cumplimiento. Listas OFAC: Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente sefialados (significant designated narcotics traffickers - SDNT LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers SFNT LIST), terroristas globales especialmente sefialados (Significant Designated Global Terrorists -SDGT LIST), cabecillas de organizaciones criminales 0 terroristas o que representan uno o todos los riesgos antes Sefialados. Listas de las Naciones Unidas: Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas. Estas listas son vinculantes pare Colombia conforme al Derecho Internacional Operaciones inusuales: Operaciones que realizan las personas naturales o juridicas, que por su ndmero, cantidad o caracteristicas, no se enmarcan dentro de los sistemas y practicas normales de los negocios de una industria o sector determinado. Operaciones sospechosas: Operaciones que realizan las personas naturales o juridicas, que por su némero, cantidad 0 caracteristicas, no se enmarcan dentro de los sistemas y practicas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas. Reporte de Operaciones Inusuales (ROI): Reporte que se efectla a la Unidad de Etica y ‘Cumplimiento de Ecopetrol de una operacién inusual Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Reporte de una operacién sospechosa que la Unidad de Etica y Cumplimlento de Ecopetrol efectla a la UIAF. Sefiales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantias, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demas informacién que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situacién que escapa a lo que la empresa determine como normal. Unidad de Informacién y Anélisis Financiero (UIAF): Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico que tiene como objetivo prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Actives y Financiacién del Terrorismo en diferentes sectores de la economia. 3.1, Ambito de aplicacién Este manual es aplicable 2 todos los Procesos en los que se presenten factores de riesgo de LA/FT. Las contrapartes que involucran un factor de riesgo de LA/FT y sobre las cuales se determinan los presentes lineamientos, son las siguientes: 3/8MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO ECP-UEC-M-004 Reborede: 1. Accionistas. 2. Operaciones de Tesoreria. 3. Proveedores y contratistas 4. Gestiones inmobiliarias 5. Clientes 6. Socios 0 asociados 7. Subordinadas: filiales y subsidiarias 8. Empleados 9. Convenios 3.2. Lineamientos para la prevencién del LA/FT en relacién con las contrapartes ~ factores de riesgo Para la prevencién del LA/FT, se aplicarén los siguientes lineamlentos. La aplicacién de los referidos lineamientos se llevaré a cabo mediante la aplicacién de los “controles” que se mencionan en el numeral 4.1., para cada una de las contrapartes o factor de riesgo. 3.2.1 Lineamientos para la aceptacién de “contrapartes” |A) No se entabla ninguna relacién de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales 0 juridicas cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones o licitud de sus recursos. Para estos efectos, no se entabla ninguna relacién de negocios 0 de cualquier otro tipo con personas naturales 0 juridicas incluldas en listas consideradas por ECOPETROL como restrictivas. Tampoco se entabla ninguna relacién de negocios o de cualquier otro tipo con personas juridicas cuando alguna de las siguientes personas figure en las mencionadas listas: Socios Representantes legales Miembros de Junta Directiva Accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o més del capital social, aporte o participacién. La constitucién de servidumbres petroleras constituye una excepcién a este lineamiento. En caso que alguno de los propietarios, poseedores u ocupantes figure en las listas OFAC u ONU, la constitucion de [a servidumbre, por motivos de interés publico, eventualmente, podria llevarse a cabo. Sin embargo, siempre que se presente este hecho se debe comunicar de forma inmediata a la Unidad de Etica y Cumplimiento quien hard recomendaciones, para que el area adopte las decisiones del caso, de acuerdo con las caracteristicas del mismo. B) En la medida en que sea juridicamente posible la terminacién de los actos juridicos correspondientes, no se mantienen como contrapartes personas naturales o juridicas incluidas en listas restrictivas 0 cuando sus representantes legales, miembros de Junta Directiva o accionistas, socios 0 asociados que tengan el 5% o més del capital social, aporte 0 participacién, figuren en las mencionadas listas. C) En relacién con el grupo de interés de contrapartes en las relaciones de tesoreria, sélo se entablan relaciones comerciales 0 de negocios con entidades financieras de Colombia o del exterior que se encuentren debidamente supervisadas por el drgano de control correspondiente, que sean de afisMANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: ECP-UEC-M-001 reconocida trayectoria y que tengan implementados mecanismos de prevencién y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (LA/FT). Asi mismo, en relacién con este mismo grupo de interés, no se tienen relaciones comerciales 0 de negocios con entidades que se encuentren en estas circunstancias: Entidades calificadas como “bancos pantalla” Entidades que se encuentren localizadas en Centros financieros extraterritoriales (OFC- Offshore Financial Centers), salvo que: © Pertenezca a Un grupo financiero 0 se encuentre afillada @ una entidad financiera que sea de reconocida trayectoria, que se encuentre vigilada por el organismo de control de su pais de crigen y cuente con adecuados mecanismos de prevencién y control al LA/FT. © Que se encuentre sujeta a supervision por parte de la autoridad del pais que regule al grupo © 2 la entidad financiera matriz. + Entidades ubicadas en paises calificados como no cooperantes segtin el Grupo de Accién Financiera (GaFI) + Entidades sefialadas como de especial preocupacién de lavado de activos ya sea como institucién 0 como jurisdiccién por el FinCEN. + Entidades que se encuentren localizadas en paises sujetos a las sanciones de la OFAC, incluyendo a Estados que patrocinan el terrorismo 3.2.2. Lineamientos para las contrapartes con un nivel de riesgo de LA/FT superior Las contrapartes que reflejan un nivel de riesgo inherente de LA/FT superior, son las siguientes: + Contrapartes que figuran en las listas de control adoptadas por ECOPETROL. La Unidad de ética y Cumplimiento definiré las “lstas de control” que tendré en cuenta ECOPETROL, para estos efectos. + Contrapartes cuyas operaciones han sido reportadas como operaciones inusuales y que la Unidad de Etica y Cumplimiento las defina como de alto riesgo. + Contrapartes que realizan actividades calificadas como de alto riesgo de LA/FT de conformidad,con Ia ley colombiana y los esténdares internacionales para la prevencién del LA/FT. La Unidad de Etica 'y Cumplimiento, determinaré las actividades que ECOPETROL consideraré como de alto riesgo de LA/FT ~ ECP-UEC-F-003 Contrapartes internacionales ubicadas en dreas geogréficas de riesgo superior de LAYFT. La Unidad de Etica y Cumplimiento, determinard las dreas geogréficas que deben considerarse como de alto riesgo de LA/FT ECP-UEC-F-004 La calificacién de alto riesgo sélo se aplica a las siguientes contrapartes: © Proveedores © Clientes + Socios (estos ultimos sélo en cuanto al elemento érea geografica). Frente a las contrapartes que reflejen un nivel de riesgo superior de LA/FT, se consagran controles mas exigentes de vinculacién y control. 3.2.3. Lineamientos para el conocimiento de las contrapartes Para el conocimiento de las contrapartes se aplican los procedimientos definidos en los respectivos Manuales, los cuales permiten la identificacién plena y confiable de las contrapartes, asi como la verificacién de la informacién suministrada por éstos. Sin embargo, para efectos de la prevencién de! 5/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL ROL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: Elaborado Version: 1 10/11/2010 ECP-UEC-M-001 LA/FT, tendrén en cuenta los controles que se definen en el numeral 4.1, para cada una de las contrapartes o factor de riesgo. 3.2.4. Lineamientos para el control de operaciones de las contrapartes y deteccién de operaciones Inusuales Para efecto de determinar eventuales operaciones inusuales se adoptaré un sistema de control de las ‘operaciones de las contrapartes, basado en los siguientes aspectos: '* Principio conozea a su contraparte ‘+ Principio conozca el mercado ‘+ Instrumentos para deteccién de operaciones Inusuales Los anteriores principios e instrumentos, se desarrollarén con la aplicacién de los controles mencionados en el numeral 4.1. 3.3. Estructura organizacional de la gestién del riesgo de LA/FT Son responsables de la gestién del riesgo de LA/FT: La Junta Directiva El Presidente El Oficial de Cumplimiento La Unidad de Etica y Cumplimiento Los responsables de aplicar los controles en los procesos en los que existan factores de LA/FT vaene Los érganos de control de la gestién del riesgo de LA/FT, son los siguientes: ‘A. Comité de Auditoria B. Direccién de Auditoria Interna CC. Revisoria Fiscal 4.1. Descripcién de los controles para la prevencién del LA/FT Control 1. Identificar a las contrapartes. Informacién y decumentacién ‘Ademés de la informacién y documentacién que se solicita dentro de los procesos correspondientes para la Identificacién plena de las contrapartes, para efectos de la prevencién del control del LA/FT, se exige: a. Declaraciones de prevencién y control del LA/FT - ECP-UEC-F-005 b. Certificacién de aplicacién de normas de prevencién del LA/FT, para empresas obligadas a adoptar sistemas de prevencién del LA/FT - ECP-UEC-F-006 ¢. Certificacién de la participacién en el capital de accionistas, socios 0 asociados que tengan el 5% 0 més del capital social, aporte o participacién (ECP-UEC-F-007). Esta certificacién solo se exige 6/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) _ RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO. ECP-UEC-M-001 aoe para el caso de personas juridicas, en las que por su naturaleza sus accionistas, socios 0 asociados no figuran en el certificado de la Camara de Comercio. Dichas declaraciones y certificaciones pueden inclulrse en los formularios utllizados para la identificacin de las contrapartes. Control 2. Identificar a las contrapartes en el proceso de tesoreria Ademis de la informacién y documentacién que se solicita a las contrapartes en el proceso de tesoreria para su identificacién plena, para efectos de la prevencién del control del LA/FT, se exige a) Certificacién en la que se haga constar que se cuenta con apropiados y suficientes mecanismos de prevencién y control que permitan conocer, prevenir y mitigar de manera efectiva los riesgos inherentes al lavado de activos y financiacién del terrorismo (contrapartes nacionales) - ECP-UEC- F-008 b) Certificacién en la que se haga constar que se trata de una entidad financiera supervisada por el érgano de control competente en su pais, que no tiene la calidad de Shell Bank y que cuenta con apropiados y suficientes mecanismos de prevencién y control que permitan conocer, prevenir y mitigar de manera efectiva los riesgos inherentes al lavado de activos y financiacién del terrorismo (contrapartes internacionales) - ECP-UEC-F-009 Control 3. Verificar si la contraparte esta dentro de los lineamientos de aceptacién ‘Antes de entablar una relacién juridica o contractual debe efectuarse una revisién de listas restrictivas (listas de la OFAC y listas de las Naciones Unidas) respecto de las contrapartes correspondientes, sean estas personas naturales o juridicas. Esta revisién le corresponde a cade area duefia del proceso. El control de listas restrictivas en el caso de personas juridicas siempre incluye: Ala persona juridica Representantes legales Miembros de Junta Directiva Accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o mas del capital social, aporte o participacién. Para la revisién de las listas, el responsable tomara los datos de las personas naturales o juridicas a revisar del Certificado de Camara de Comercio y de la relacién de socios con més del 5 % del capital social, aporte o participacién. Esta certificacién solo se exige para el caso de personas juridicas, en las que por su naturaleza sus accionistas, socios 0 asociados no figuran en el certificado de la Camara de Comercio. Cuando se aplique el control de listas y se encuentren coincidencias en alguna de las listas restrictivas se suspende el proceso y no se debe llevar a cabo ningtin tipo de contratacién. Se notifica de inmediato este hecho a la Unidad de Etica y Cumplimiento. Control 4. Verificar si la contraparte est4 dentro de los lineamientos de aceptacién - Gestién Inmobiliari: Antes de adquirir, tomar en arriendo o constituir una servidumbre petrolera deberé efectuarse una revisién de las listas restrictivas de la siguiente forma: 7/8MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: Version: 1 ECP-UEC-M-001 ‘Adquisicién de propiedad de inmuebles para actividades no propias de la industria de hidrocarburos = Toma de inmuebles en arrendamiento © Debe hacerse control de listas restrictivas en relacién con todos los propietarios que consten en el certificado de tradici6n y libertad del inmueble (al menos de los ditimos 20 afios de historia det inmueble). © No se adquiere ni se toma en arrendamiento ningin inmueble en cuyo certificado de tradicién y libertad figure como ditimo propietario una persona que se encuentre en las listas restrictivas. En caso que quienes figuren en las listas restrictivas sean propietarios anteriores se analiza en cada caso si procede o no tomar en arriendo o comprar el inmueble frente al riesgo de extincién de dominio y frente a la posibilidad que dicho hecho sea indicativo del origen ilicito del inmueble. © Sea cual fuere la decisién adoptada, la persona responsable de la verificacion de listas reporta de inmediato este hecho como operacién inusual a la Unidad de Etica y Cumplimiento. © La Unidad de Etica y Cumplimiento sigue el procedimiento previsto en el presente Manual para el andlisis y reporte de operaciones sospechosas Efercicio de servidumbres petroleras: © Debe hacerse control de listas restrictivas en relacién con el ultimo propietario del inmueble que conste en el certificado de tradicién y libertad y/o frente a sus poseedores u ocupantes © Siel titimo propietario y/o sus poseedores u ocupantes figuran en las listas restrictivas, se analiza si existe la posibilidad de no constituir la servidumbre en el inmueble, desde el punto de vista operativo, financiero, juridico, econémico y particularmente en razén a la posible afectacién a la utilidad pdblica involucrada en la industria petrolera. Este andlisis debe estar debidamente sustentado, soportado y documentado, por el area responsable. © Si después del andlisis se concluye que existe la posibilidad de no constituir la servidumbre en el predio respectivo, la servidumbre no se constituye en el mismo. © Si después del anélisis se concluye que es necesario constituir a servidumbre en el predio, por motives de utilidad publica de la industria del petréleo, el drea responsable informard @ la Unidad de ética y Cumplimiento, los estudlos realizados con su respectiva sugerencia, con el fin de ser puesto el caso a consideracion del Comité Etica. El drea responsable, en cada caso, tomaré la decis\én correspondiente y las acciones a seguir, para lo cual debera tener en cuenta las sugerencias de la Unidad de Etica y Cumplimiento y del Comité Etica. © Sea cual fuere la decisién adoptada (constituir 0 no la servidumbre), la persona responsable de la verificacion de listas reporta este hecho a la Unidad de Etica y Cumplimiento como operacién inusual. © La Unidad de Etica y Cumplimiento sigue el procedimiento previsto en el presente Manual para el andlisis y reporte de operaciones inusuales y sospechosas © La Unidad de Etica y Cumplimiento definiré si informa este hecho a la Fiscalia, en cumplimiento el articulo 5 de la Ley 793 de 2002. Adquisicién de propiedad de Inmuebles para actividades propias de la industria de hidrocarburos: ©. Debe hacerse control de listas restrictivas en relacién con todos los propietarios que consten en el certificado de tradicién y libertad del inmueble (al menos de los ultimos 20 afios de historia del inmueble) © Si el ditimo propietario y/o sus poseedores u ocupantes figuran en las listas restrictivas, 0 alguno de los propietarios anteriores que figure en el certificado de tradicién y libertad del inmueble, se analiza si resulta 0 no Imprescindible adquirir el inmueble desde el punto de vista eisMANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT| RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO Elaborado ECP-UEC-M-001 jopiasanie operativo, financiero, juridico, econémico y particularmente en razén a la utilidad publica involucrada en la industria petrolera. © Si después del andlisis se concluye que no es imprescindible adquirir ese inmueble en especifico, existiendo otras opciones, el inmueble no es adquirido, ©. Si después del andlisis se concluye que es necesario adquirir el inmueble por motivos de utilidad pliblica de la industria del petréleo, el rea responsable informard a la Unidad de Etica y Cumplimiento, los estudios realizados con su respectiva sugerencia, con el fin de ser puesto el caso a consideracién del Comité Etica. El érea responsable, en cada caso, tomaré la decisién correspondiente y las acciones a seguir, para lo cual deberd tener en cuenta las sugerencias de la Unidad de Etica y Cumplimiento y del Comité Etica. © En todo caso si se define que es imprescindible adquirir ese inmueble en espectfico, se solicitaré al Ministerio de Minas y Energia acudir al proceso de exproplacién por via administrativa, Control 5. Verificar si la contraparte est dentro de los lineamientos de aceptacién (proceso de tesoreria). Para determinar si la contraparte en las operaciones de tesoreria se encuentra dentro de los lineamientos de aceptacién, se efectuarén las siguientes actividades: © Contrapartes nacionales: © Revisar si la contraparte es entidad financiera supervisada por la Superintendencia Financiera de Colombia © Exigir una certificacién suscrita por representante legal que cuente con facultades suficientes para comprometer a su entidad, en la cual hagan constar que cuentan con apropiados y suficientes mecanismos de prevencién y control que les permitan conocer, prevenir y mitigar de manera efectiva los riesgos inherentes al lavado de activos y financiacién del terrorismo © Solo cuando dicha certificacién sea allegada en forma satisfactorla se entablan relaciones Juridicas con la contraparte. © Dicha certificacién debe actualizarse al menos una vez al afio. ‘= Contrapartes internacionales: © Revisar si la contraparte est ubicada en paises calificados como no cooperantes segiin el Grupo de Accién Financiera (GAFI) © Revisar si la contraparte estd ubicada en paises sujetos 2 las sanciones de la OFAC, Inciuyendo a Estados que patrocinan el terrorismo © Revisar si la contraparte esté sefialada como de especial preocupacién de lavado de activos ya ‘sea como institucién 0 como jurisdiccién por el FINCEN. © Revisar si la contraparte estd ubicada en Centros financieros extraterritoriales (OFC - Offshore ‘ancial Centers) y si se encuentra o no dentro de las excepciones que permiten entablar relaciones comerciales con la misma. © Exigir una certificacién suscrita por representante legal que cuente con facultades suficientes para comprometer a su entidad, en la cual hagan constar: > Que se trata de una entidad financiera supervisada por el érgano de control competente en su pais. > Que no tiene la calidad de Shell Bank > Que cuenta con apropiados y suficientes mecanismos de prevencién y control que les Permitan conocer, prevenir y mitigar de manera efectiva los riesgos inherentes al lavado de activos y financlaci6n del terrarismo 9/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE. ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT, RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: | imcplumcaecood. |. Misborado 7] Snr ECP-UEC-M-001 | Elaborado Version: 2 © Solo cuando dicha certificacién sea allegada en forma satisfactoria se entablan relaciones Juridieas con la contraparte. Dicha certificacién debe actualizarse al menos una vez al afio. Control 6. Determinar tipos de contrapartes que pueden representar un riesgo de LA/FT superior. Para _determinar los tipos de contrapartes que pueden representar un riesgo de LA/FT superior, se efectuarén las siguientes actividades: a) Revisar si la contraparte figura en alguna de las listas de control definidas por la Unidad de Etica y Cumplimiento. En caso de personas juridicas la revisién de listas se hard en relacién con: + La persona juridica + Representantes legales + Miembros de Junta Directiva + Accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o més del capital social, aporte o participacién. Para la revisién de las listas control, el responsable tomard los datos de las personas naturales 0 Juridicas a revisar del Certificado de Camara de Comercio y de la relacién de socios con més del 5 % del capital social, aporte o participacién. Esta certificacién solo se exige para el caso de personas Juridicas, en las que por su naturaleza sus socios 0 asociados no figuran en el certificado de la Cémara de Comercio. b) Revisar si la contraparte realiza actividades calificadas como de alto riesgo de LA/FT de conformidad con la ley colombiana y los estdndares internacionales pare la prevencién del LA/FT - ECP-UEC-F-003. c) En caso de contrapartes internacionales, revisar si la contraparte se encuentra ubicada en dreas geogréficas de riesgo - ECP-UEC-F-004. En cualquiera de estos eventos la contraparte se considera de riesgo superior de LA/FT y es objeto de tuna debida diligencia mejorada, motivo por el cual se deben aplicar a esta contraparte, adicionalmente, los controles definidos en el siguiente punto. Control 7. Aplicar debida diligencia mejorada de contrapartes que representan un riesgo de LA/FT superior Las contrapartes que reciban una calificacién de riesgo de LA/FT superior, son objeto de las siguientes medidas: Realizar entrevistas y/o visitas a los proveedores y clientes. Efectuar actualizacién anual de informacién y documentacién. En el caso en el algtin proveedor 0 cliente de este tipo no actualice la informacién, este hecho es analizado como una “sefial de alerta”. Obtener Ia firma y huella del proveedor o cliente en el formulario de registro. La aprobacién de proveedores o clientes de nivel de riego superior de LA/FT, se lleva 2 cabo por una instancia superior a la que normalmente corresponde de acuerdo con el MANUAL DE DELEGACIONES. 10/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL ROL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO. Elaborado ECP-UEC-M-001 jo/ai/a010 + Igualmente, se debe obtener tal aprobacién para continuar con la relacién comercial en caso en el que un proveedor o cliente de ECOPETROL, adquiera tal calidad. Control 8. Controles para la prevencién del LA/ FT en la realizacién de operaciones con los socios. a, Antes de dar inicio a la operacién objeto del acuerdo de asociacién, se acuerdan con los asociados los lineamientos y controles del LA/FT que serén implementados en relacién con dicha operacién, los responsables de la aplicacién de los mismos y las consecuencias que se derivan del incumplimiento de dichos controles. Preferencialmente se adoptan los lineamientos y controles del LA/FT adoptados por ECOPETROL. En todo caso, si no es posible que el proyecto de asociacién se rija por los lineamientos y controles de ECOPETROL, la Unidad de Etica y Cumplimiento de ECOPETROL define los controles minimos que deben aplicarse en el desarrollo del contrato de asociacién cc. Siel asociado carece de lineamientos y controles del LA/FT se aplican a la operacién respectiva los lineamientos y controles de ECOPETROL y se definen los responsables de su aplicacién y las consecuencias que se derivan de su incumplimiento. d. El érea responsable de! manejo y administracién del respectivo contrato o acuerdo de asociacién implementa mecanismos de seguimiento de los sistemas de prevencién y control de LA/FT en las ‘operaciones realizadas con los asociados. Control 9. Controles para la prevencién del LA/ FT en relacién con las subordinadas (filiales y subsidiarias) ‘a. Los lineamientos y controles para la LA/FT de ECOPETROL son aplicables a todas las subordinadas (filiales, subsidiarias) en Colombia y en el extranjero. b. Para que las subordinadas (fiiales, subsidiarias) acojan los lineamientos y controles adoptados por ECOPETROL, Ia Unidad de Etica y Cumplimiento, remitiré a dichas sociedades los. esténdares minimos que deben cumplir los manuales y procedimientos de prevencién y control del LA/FT de las entidades subordinadas. Con base en dichos esténdares, las subordinadas implementan sus proplos manuales y procedimientos de prevencién y control del LA/FT, los cuales deben ser acordes con la naturaleza y el tipo de operaciones que realicen y las normas legales que les resulten aplicables. d. La subordinada, una vez implementados de manera efectiva las politicas, manuales y Procedimientos de prevencién y control de LA/FT conforme los esténdares minimos establecidos por ECOPETROL, remite a ECOPETROL una certificacién de cumplimiento de esténdares minimos en prevencién y control al LA/FT suscrita por su representante legal. Control 10. Controles para la prevencién del LA/ FT en relacién con la constitucién de empresas o participacién en el capital social Cada vez que ECOPETROL participe en la constitucién de una empresa o participe en su capital en la que, como consecuencia de dicha participacién, se genere una situacién de control de ECOPETROL frente a la sociedad respectiva (y la sociedad adqulera la calidad de subordinada de ECOPETROL), debe 11/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO Elaborado ECP-UEC-M-O01 | Incluirse dentro del proceso de “due dilligence”, un capitulo que comprenda un andlisis de los riesgos de LA/FT. La forma y el alcance de dicho andlisis serén definidos para cada caso por la Unidad de Etica y Cumplimiento. Control 11. Controles para la prevencién del LA/ FT en relacin con los accionist: © Mercado Primario: Frente a cada emisién de acciones de ECOPETROL se define si las acciones se colocardn en forma directa, a través de entes no vigilados por la Superintendencia Financiera o a través de entidades Vigiladas por este organismo. En caso en que se defina que la colocacién de acciones se efectuaré de forma directa o por intermedio de entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera, la Unidad de Etica y Cumplimiento debe disefiar, para cada emisién, un sistema Integral de prevencién y control del LA/FT, que de cumplimiento a las normas que le sean aplicables a ECOPETROL en esta materia, el cual debe ser aprobado por la Junta Directiva y cumplir con los requerimientos de la Superintendencia Financiera. En caso en que se defina que la colocacién de acciones se efectuaré por intermedi de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, la Unidad de Etica y Cumplimiento debe determinar los criterios para la escogencia del intermediario y los mecanismos de verificaci6n del cumplimiento de sus responsabilidades en materia de administracién del riesgo de LA/FT en relacién con la colocacién de la emisién, * Mercado Secundario: En relacién con las acciones de ECOPETROL en circulacién en la fecha de aprobacién del presente Manual, se seguird el siguiente procedimiento: ‘a. DECEVAL, en virtud del contrato de administracién y teneduria de libros de accionistas suscrito con ECOPETROL, informa a la Unidad de Etica y Cumplimiento sobre la adquisicién de acciones de ECOPETROL en el mercado secundario por parte de personas incluidas en listas restrictivas u otras listas que maneje DECEVAL. b. En caso que el adquirente de las acciones figure en listas restrictivas o de control la Unidad de Etica y Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento, aplicando el procedimiento establecido en el presente Manual, analizarén si el caso debe ser 0 no objeto de reporte a las autoridades. En relacién con la negociacién de acciones de ECOPETROL en el exterior en el mercado secundario, ECOPETROL exige con una periodicidad al menos anual a la entidad administradora y depositaria de la emisién una certificacién expedida por el Representante Legal o quien ejerza funciones similares, en que se indique que se ha dado cumplimiento a las normas exigidas en el respectivo pais en materia de prevencién y control de lavado de activos y de la financiacién del terrorismo. Control 12. Controles para la prevencién del LA/ FT en el proceso de pagos + Pagos efectuados a terceros: 1718MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT| RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: Elaborado 10/11/2010 ECP-UEC-M-001 a. Endoso de facturas © Se efectiia un control de listas restrictivas frente a los tenedores legitimos de facturas que han sido endosadas por la contraparte de ECOPETROL (vendedor de los bienes o prestador del servicio). © En caso de figurar dichos tenedores en listas restrictivas, se efectéa un reporte interno de ‘operacién inusual a la Unidad de Etica y Cumplimiento. © La Unidad de Etica y Cumplimiento sigue el procedimiento establecido para el anilisis y reporte de operaciones sospechosas y el procedimiento contenido en el presente Manual. b. Cesién de derechos econémicos © Se efectia un control de listas restrictivas frente a los cesionarios del crédito 0 de los derechos ‘econémicos. © En caso que algin cesionario del crédito 0 de los derechos econémicos figure en las listas restrictivas, se efectia un reporte interno de operacién Inusual 2 la Unidad de Etica y ‘Cumplimiento., © La Unidad de Etica y Cumplimiento sigue el procedimiento establecido para el analisis y reporte de operaciones sospechosas y el procedimiento contenido en el presente Manual Cesién de posicién contractual © Antes de autorizar una cesién de posicién contractual, se efectéa un control de listas restrictivas en relacién con el respectivo cesionario. © Siel ceslonario figura en dichas lista, la cesién no es autorizada por ECOPETROL. © Sin perjuicio de lo anterior, antes de proceder al pago, se efectia un control de listas restrictivas frente a dicho cesionario de posicién contractual. © En caso que figure en las listas restrictivas, se efectua un reporte interno de operaci6n inusual a la Unidac de Etica y Cumplimiento © La Unidad de Etica'y Cumplimiento sigue el procedimiento establecido para el andliss y reporte de operaciones sospechosas y el procedimiento contenido en el presente Manual. Pagos recibidos por Ecopetrol: © Los pagos que efectiien las contrapartes a ECOPETROL deben ser realizados de forma directa y con recursos propios y no a través de terceros ni con recursos de terceros. © Solo se admiten pagos de terceros, por autorizacién previa y expresa de Vicepresidente respectivo, la cual puede darse sdlo en consideracién a circunstancias excepcionales que Imposibiliten o hagan muy gravoso el pago directo. © Antes de dar dicha autorizacién, el drea encargada de la contraparte efectia una verificacién en listas restrictivas del tercero que efectuard el pago. © La autorizacién respectiva solo se puede otorgar si la verificacién de listas da resultados satisfactorios. © En caso que la Coordinacién de Cartera y Recaudo de la Vicepresidencia Financiera detecte que se estan efectuado pagos por terceros no autorizados, efectia un reporte interno de operacién inusual a la Unidad de Etica y Cumplimiento dado que esta circunstancia se considera una sefial de alerta. © La Unidad de Etica y Cumplimiento sigue el procedimiento establecido para el andlisis y reporte de operaciones sospechosas y el procedimiento contenido en el presente Manual. 13/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE | ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) _ | RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL | UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO. ECP-UEC-M-001 Version: 1 | Control 13. Deteccién y reporte de operaciones inusuales *Instrumentos Para realizar el seguimiento y control de las operaciones de las contrapartes y detectar eventuales operaciones Inusuales, los responsables se deben apoyar en los siguientes instrumentos: 2. Conocimiento del mercado (aplicable solo 2 clientes y proveedores) Los responsables del control y seguimiento de las contrapartes deben conocer las caracteristicas particulares de las actividades econémicas de las contrapartes. El conocimiento de la contraparte y del mercado en el que se desenvuelve la contraparte le permite al responsable establecer con claridad cudles son las caracteristicas usuales de los agentes econémicos que participan en él y las transacclones que desarrollan. ‘Se consideran como operaciones inusuales de las contrapartes aquellas que puedan estar por fuera de! mercado en que se desenvuelve la empresa. ‘Asi mismo, el responsable debe considerar como una “operacién inusual” aquella operacién cuya cuantia 0 caracteristicas no guarda relacién con la actividad econémica de la contraparte 0 no se enmarcan dentro de los sistemas y practicas normales de los negocios de una industria o sector determinado. b. “Sefiales de alerta” Para identificar eventuales “sefiales de alerta” de LA/FT que puedan estar ejecutando las contrapartes, el responsable debe tener en cuenta las “sefiales de alerta”. ‘También se considera como una sefial de alerta que configura una operacién inusual el hecho de que la contraparte, sus administradores 0 socios figuren en algunas de las listas restrictivas y de control adoptadas por ECOPETROL, La Unidad de Etice y Cumplimiento realizaré cruces periédicos de todas las contrapartes contra las listas restrictivas, con el fin de determinar si alguna de ellas ha sido incluida en las referidas listas. ‘= Inusualidades en general Cuando en aplicacién de los instrumentos especificados anteriormente se detecten “operaciones inusuales” el responsable debe proceder de Inmediato a reportarias al Oficial de Cumplimiento, por intermedio de la Unidad de Etica y Cumplimiento, para lo cual se tendré en cuenta el modelo de Reporte de Operacién Inusval. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificacién de la operacién como inusual. En el reporte interno se debe dejar constancla del analisis realizado a la operacién inusual detectada, asi como del responsable o responsables de su analisis y los resultados del mismo. 4.2. Anélisis y reporte de operaciones sospechosas 4.2.1. Decisién sobre el reporte a las autoridades 14/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL ROL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO. Elaborado Version: 1 ECP-UEC-M-001 | lad de Etica y Cumplimiento confronta la operacién detectada como inusual, con la informacién acerca de las contrapartes y de los mercados, y reallzaré los demés andlisis que ‘estime pertinente, para lo cual podré apoyarse en el drea de negocios reportante y en las distintas dependencias de ECOPETROL, que dicha Unidad considere pertinente. Con base en dicho andlisis determinaré si la operacién es 0 no sospechosa y presentaré a la Secretarfa General, las recomendaciones del caso. c. La decisién de proceder 0 no al Reporte de Operacién Sospechosa ante la UIAF, es del Oficial de Cumplimiento (Secretaria General), 4. En todo caso que se resuelva hacer un reporte de operacién sospechosa el Oficial de Cumplimiento debe estudiar si, en su criterio, se debe o no presentar una denuncia penal, si se considera que se han presentado y configurado un delito que deba ser puesto en conocimiento de las autoridades competentes. De los ROS efectuados a la UIAF, se presentan informes periddicos al Comité de Auditoria y a la Junta Directiva. 4.2.2. Decisién sobre la iniciacién 0 mantenimiento de la relacién comercial o juridica con la contraparte a. La Unidad de Etica y Cumplimiento, emite una recomendacién en relacién con entablar o continuar ‘© no una relacién comercial o jurfdica con la persona o entidad objeto del reporte y las acciones a seguir, pero corresponde al area de negocios reportante, tomar la decisién respectiva. Los casos especialmente graves y/o relevantes que impacten a la empresa, son sometidos a consideracién del Comité de Etica, bajo el procedimiento establecido para el funcionamiento de dicho Comité b. Para el anterior efecto, la Unidad de Etica y Cumplimiento estudia el caso, pudiendo solicitar la documentacién adicional que considere necesaria. ©. La Unidad de Etica y Cumplimiento en un plazo de 15 dias comunica al érea reportante los resultados del estudio, en reunién en la cual se define igualmente un plan de trabajo sobre la situacién correspondiente. d. Si se define que el caso es relevante 0 grave se remite a consideracién del Comité de Etica. Si no lo es, la Unidad de Etica y Cumplimiento efectia un acompafiamiento al area, trasmitiendo su recomendacién en relacién con el asunto reportado. : @._En caso que el asunto sea consultado al Comité de Etica, la posicién del Comité de Etica, junto con la recomendacién final, debe ser comunicada por la Unidad de Etica y Cumplimiento a la Unidad de Negocio, una ver surtido el procedimiento establecido para el funcionamiento de dicho Comité. f, La Unidad de Negocio debe comunicar a la Unidad de Etica y Cumplimiento la decisi6n adoptada y las acciones que se derivaron de la misma. 9. La Unidad de ética y Cumplimiento efectiia un monitoreo y seguimiento del caso, lo cual incluye un taller de lecciones aprendidas y las acciones a seguir en el corto y mediano plazo. 4.2.3. Reportes a las autoridades ‘a, Reporte de operacién sospechosa (ROS) a la Unidad de Informacién y Analisis Financiero. En caso que el Oficial de Cumplimiento resuelva realizar un ROS debe proceder de la siguiente forma: * El Oficial de Cumplimiento reporta de forma inmediata a la UIAF, las operaciones que se determinaron como sospechosas. + Se debe seguir el instructivo y la proforma establecida por la UIAF. * El Oficial de Cumplimiento debe dejar evidencia del envio del reporte, el cual debe conservar y archivar junto con los documentos soportes de la Investigacién, 15/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT! RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO: ECP-UEC-M-001 El Oficial de Cumplimiento debe reportar, siguiendo este mismo procedimiento, las operaciones intentadas o rechazadas que contengan caracteristicas que les otorguen el cardcter de sospechosas. * En el evento en que durante el respectivo mes, no se haya determinado la existencia de operaciones sospechosas, el Oficial de Cumplimiento debe informar de este hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros dias del mes siguiente, de lo cual se deja evidencla del envio. + Para efectos del ROS, no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva ni identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de actividades llicitas. Sdélo se requiere que se considere que la operacién es sospechosa. + Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado, b. Reporte de transacciones en efectivo En ECOPETROL los pagos en dinero en efectivo se canalizan a través del sistema financiero por lo cual, de conformidad con las normas vigentes, no deben ser reportados. En caja, ECOPETROL no recibe dinero en efectivo. No obstante, si excepcionaimente se llegaren a realizar transacciones en efectivo se deben hacer los reportes que requieran las autoridades competentes, en las condiciones y plazos que éstas exijan. ¢. _ Requerimientos de informacién por parte de autoridades El envio de los reportes exigidos por las normas de prevencién del LA/FT y la respuesta a los requerimientos de informacién por parte de autoridades que constitucional y legalmente estén facultadas para solicitarios, corresponden al Oficial de Cumplimiento. EI Oficial de Cumplimiento supervisa la gestién de todas las Investigaciones o solicitudes de informacién que realicen las autoridades, sobre esta materia El Oficial de Cumplimiento debe hacerse cargo de las respuestas a la Investigacién, solicitudes de informacién, relacionadas con la prevencién del LA/FT. 4.3. Archivo de la documentacién e informacién relacionada con la gestién del riesgo de LA/FT a, Archivo de la documentacién e informacién de las contrapartes El drea encargada del archivo de la documentacién de cada una de las contrapartes es la responsable de su administracién y custodia para poder atender requerimientos de las autoridades y para que pueda ser utilizada para el andlisis de operaciones inusuales que hayan sido detectadas. Cada empleado o persona a cargo de establecer el vinculo con la “contraparte” es responsable de la integridad, veracidad y conflabilidad y confidencialidad de la informacién. Solo tienen acceso a a consulta de informacién de la “contraparte" cada responsable y el Oficial de Cumplimiento. b. Archivo de la documentacién relacionada con operaciones inusuales y reporte de operaciones sospechosas La Unidad de Etica y Cumplimiento es la responsable de la guarda y archivo de la informacién 16/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE | ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT} RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO Elaborado relacionada con operaciones que hayan sido reportadas como operaciones sospechosas, para lo cual conserva los documentos de manera centralizada y organizados secuencial y cronolégicamente y se apoya en una herramienta tecnolégica. ‘Sélo tiene acceso a dicha informacién la Unidad de Etica y Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento. i, Archivo de la decumentacién aclaratoria de la inusualidad En el evento que el Oficial de Cumplimiento no encuentre procedente hacer un reporte de operacién ‘sospechosa, la Unidad de Etica y Cumplimiento archiva toda la documentacién aciaratoria del reporte, junto con el correspondiente reporte de operacién Inusual, dejando constancia de las razones por las que To se considera operacién sospechosa sujeta de reporte a la UIAF. ji, Archivo de la documentaci n soporte de la decisién del reporte EI Oficial de Cumplimiento conserva las copias de los documentos relacionados con los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS), a fin de que los registros de las operaciones celebradas permitan la reconstruccién de las mismas y pueda prestarse oportuna y adecuadamente colaboracién con las autoridades judiciales o administrativas que lo requieran. La Unidad de Etica y Cumplimiento archiva toda la documentacién soporte del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), junto con el correspondiente reporte de operacién inusual, dejando constancia de las azones por las cuales se considera operacién sospechosa sujeta de reporte @ la UIAF. Los documentos originales que soporten el reporte de operacién sospechosa son conservados por la Unidad de Etica y Cumplimiento con las debidas seguridades, a efectos de hacerios llegar de manera completa y oportuna a las autoridades competentes, cuando estas autoridades lo soliciten. 4.4. Plan de divulgacién interno y externo del sistema de gestién del riesgo de LA/FT a. Plan de divulgacién interno sobre los lineamientos y procedimientos para la prevencién del LA/FT La Unidad de Etica y Cumplimiento desarrolla divulgaciones a la totalidad de los empleados de ECOPETROL. la Unidad de Etica y Cumplimiento desarrolla un programa de entrenamiento para todos los empleados y contratistas con responsabllidad especificas de aplicar controles para la prevencién del LYFT. Mediante esta capacitacién se divulgan los procedimientos, los roles y responsabilidades, frente al Sistema de prevencién del LA/FT, de cade una de las dreas responsables de las contrapartes 0 “factores de riesgo” de LAYFT. b. Plan de divulgacién externo sobre los lineamientos y procedimientos para la prevencién de! LA/FT La Unidad de Etica y Cumplimiento realizar divulgaciones externas para las contrapartes externas y los demés interesados externos sobre los lineamientos y controles para la prevencién del LA/FT. 4.5. Sanciones por incumplimiento La Inobservancia del presente Manual se sanciona de conformidad con Io establecido en las directivas corporativas, en el Reglamento Interno de Trabajo y en las normas que sean aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la ley. 17/18MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO Di ACTIVOS (LA) Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (FT) RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL ROL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO. ECP-UEC-M-001 4.6. Deber de reserva La informacién obtenida en desarrollo de los procedimientos y practicas que conforman el sistema de administracién de riesgos del lavado de activos y de la financiacién del terrorismo, esté sometida a reserva lo cual significa que la misma sélo podré ser conocida por la Unidad de Informacién y Andlisis Financiero (UIAF) del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y por la Fiscalia General de la Nacién Previo requerimiento. Por lo tanto todos los érganos y trabajadores de Ecopetrol que tienen Fesponsabilidades asignadas por el presente Manual y los procedimientos que de él se deriven, estén en la obligacién de custodiar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente establecidos. RELACION DE VERSIONES Elaboracién de! manual Este documento fue revisado por el Comité de Auditoria de la Junta Directiva en su sesién del 11 de noviembre de 2010, acta No. 050 y fue aprobade por la Junta Directiva en su sesién del 12 de noviembre de 2010, acta No. 128 08/11/2010 Elabord: Camilo Andrés Rodriguez Teléfono: 2345036 Buzén: Camio,rodniquez@ecopetral.com.ca Dependencia: Unidad de Etica y Cumplimiento, Tad luat! Jefe Uniad de Etica y Cumplimiento AW Wessost f olla Responsable del Macroproceso 18/18