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UNIVERSIDADE DE MOGI DAS CRUZES

MS-PROJECT

Pró-reitoria de Pesquisa, Pós-graduação e Extensão

Curso de Férias

Profª M.Sc. Daisy Éboli

Mogi das Cruzes, 2016
 2

1. INTRODUÇÃO 3
1.1. FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS 3
2. O MS PROJECT 7
2.1. Visão Geral 7
2.2. Criando um novo Projeto 7
2.3. Conhecendo a Área de Trabalho 8
3. Tarefas 10
3.1. Mostrar a tarefa resumo do projeto
3.2. Tipo de Vínculos
3.3. Restrições entre as Tarefas
3.4. Criar tarefas recorrentes
4. Projeto 17
4.1. Informações Iniciais do Projeto 17
4.2. Criando e Alterando Calendários 17
4.3. Linhas de Base 19
4.4. Atualizar uma linha de base 20
5. Recursos 21
5.1. Nivelamento de Recursos 23
5.2. Planejando e Gerenciando com o Project 23
5.3 Caminho Crítico 23
5.4. Comparando Resultados 25
5.5. Visualizando Relatórios 25
Anexo I - Exercício Projeto de Reforma de Escritório 30
Referências 31
 3
1. INTRODUÇÃO

O Microsoft Project é um poderoso instrumento como um programa de

gerenciamento de projetos que você pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar
como uma valiosa fonte de informações para seu projeto.
Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas
familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noções de gerência de projetos
e contando com material complementar sobre o MS Project (além de computador com
o software instalado) poderá tirar proveito dos tópicos aqui apresentados.

1.1. FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS

O aprendizado no MS Project envolve muito mais do que o simples

entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS
Project está intimamente interligado com a disciplina ou a prática da qual este vem
auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender como é o
funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento da gestão
de projetos.
Não será abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as
técnicas e as abordagens em torno da prática de gerenciamento de projetos. Serão
apresentados alguns fundamentos que se tornam imprescindíveis para uma melhor
utilização do MS Project.
Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior
profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos.
A seguir serão expostas algumas definições e informações sobre a gestão de
projetos que serão úteis ao curso de MS Project.

1.1.1. O que é um Projeto?

Segundo Ricardo Vianna Vargas1, projeto pode ser definido como:

UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA

SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SE
DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS
DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E
QUALIDADE.

Ou seja, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas

relacionadas com a clara definição de parâmetros que permitam a efetiva
administração.
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Podemos resumir estas características como abaixo relacionadas, então,
geralmente, um projeto:

• Possui um processo prévio de planejamento;

• Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e
avaliação;
• Não é repetitivo, ou seja, é inovador e é inédito;
• Possui um início e um fim determinados;
• Objetiva gerar um produto com especificações conhecidas e que seja
claro e definido;
• É realizado por pessoas;
• Tem um componente de custo limitado e definido.

Assim sendo, o foco de um projeto é obter uma meta identificada. É

responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da meta, com base nos
parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos;
enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

1.1.2. O que é Gerenciamento de Projetos?

Segundo Margareth Carneiro 1 “o Gerenciamento de projetos é a aplicação de

CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de
projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders
(interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de”:

• Escopo, tempo, custo e qualidade;

• Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não
definidos);
• Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que
participam do projeto direta ou indiretamente.

Isso indica que para o gerenciamento de projetos não é necessário apenas a

vontade ou a necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o
gerente de projeto preciso de conhecimentos específicos da área para melhor
desempenhar as suas funções.

Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com a

abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação das
técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na condução de operações da
empresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é o gerenciamento por
projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros

1
Carneiro, Margareth Fabíola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
 5
projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor
tempo, na melhor qualidade e no melhor custo. ”

1.1.3. Os Fatores Gerenciáveis no MS Project

Os fatores gerenciáveis2 em um projeto para o MS Project são:

Escopo, Tempo e Custo

Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo,

sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência dessas
variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que
a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais.
Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável TEMPO acarretará
em um incremento na variável RECURSOS ou implicará na alteração de alguma
especificação do produto.
Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o
gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a
mudança de curso, garantindo a continuidade do processo.
Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo
das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores
internos e externos ao projeto.

1.1.4. As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão do PMI

O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) áreas de

conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresentá-las
de forma separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de
todas elas estão intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um
projeto sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá
implicar em uma deficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada
tardiamente, não antes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para
encontrar as razões desta deficiência.
Como explica Margareth Carneiro3, “durante algum tempo o principal enfoque
do gerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisas
acontecessem dentro do prazo esperado”. Em algumas empresas, em especial no
governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais orçamentário, ou seja,
quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.
Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, além do
prazo e custos, o ESCOPO (o que deveria ser feito). Foram identificados como

2
Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.
3
Carneiro, Margareth Fabíola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
 6
importante para a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou seja,
atender ao especificado e tratado entre as partes.
Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como
risco e comunicação. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses
riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicação também é
fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um
projeto pode estar fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na
profundidade e no conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua
necessidade ou grau de envolvimento.
Não devemos esquecer que os projetos são executados por pessoas. Então o
cuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoas
especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros
aspectos são também fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas
aquisições também são importantes para a condução de um projeto.
Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de
vários aspectos importantes:

1. Gerenciamento de Integração;
2. Gerenciamento de Escopo;
3. Gerenciamento de Tempo;
4. Gerenciamento do Custo;
5. Gerenciamento da Qualidade;
6. Gerenciamento de Recursos Humanos;
7. Gerenciamento de Comunicação;
8. Gerenciamento de Risco;
9. Gerenciamento de Aquisições.
10. Gerenciamento das Partes Interessadas.

Estas disciplinas juntas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas de cada

uma, apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos
prazos, custos e requisitos desejados.
Na perspectiva do MS Project, todas estas disciplinas ou áreas de
conhecimento podem e devem ser contempladas na realização de um projeto. A
metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos
deverão ser efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a
metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

1.1.5. O Planejamento em Projetos

O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre

encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos
existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se
refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.

Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!

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2. O MS PROJECT
2.1. Visão Geral

O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos, onde

é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variáveis de um
projeto.
O MS Project é uma ferramenta “Windows” e, portanto, utiliza os padrões
conhecidos dessa interface com o usuário. Se você não está familiarizado com o
Windows, a figura abaixo apresenta esta interface.

Figura 1 – Tela Inicial: Gráfico de Gantt

A área de trabalho do Ms Project 2007 é composta por:

• Barra de Menu: Composta pelas guias Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar,
Ferramentas, Projeto, Relatório, Colaborar, Janela e Ajuda.
• Barra de Ferramentas: Inicialmente contém as ferramentas mais utilizadas. Um ícone
lateral permite a edição dessa barra.
• Área de Digitação (Janela de Tabelas e Janela Temporal): No formato padrão, a tela
é dividida em duas partes: a janela de tabelas, que permite a entrada de dados como
nome da tarefa, duração, predecessoras, informações de recursos e etc, e a janela
temporal, que é automaticamente preenchida pelo Project com a representação
visual do projeto que está sendo trabalhado. A área de cada uma dessas janelas pode
ser movida com o auxílio das barras de rolagem horizontal e vertical.
•
2.2. Criando um novo Projeto
Para iniciar um novo projeto, o Project proporciona duas maneiras para fazê-lo: começando
um projeto totalmente novo ou a partir de um modelo pré-existente.
 8
 Projeto vazio: pode ser aberto seguindo as guias menu Arquivo → Novo →
Projeto Vazio ou clicando no ícone correspondente na barra de ferramentas.
Outro modo é através do atalho Control + O.

 A partir de um modelo: Seguindo o mesmo caminho da opção anterior menu

Arquivo → Novo a tela abaixo irá aparecer na parte esquerda.

Figura 2 – Modelo Pré-Existente

Nessa opção o usuário pode escolher entre utilizar um modelo que esteja no próprio
computador ou fazer o download de um modelo online. O próprio Project fornece alguns
modelos que podem ser acessados na aba Modelos do Project seguindo o caminho:
menu;Arquivo;Novo .

2.3. Conhecendo a Área de Trabalho

Ao ser iniciado o Ms Project, será aberto um arquivo intitulado Projeto1. A tela inicial padrão
do é a visualização do gráfico de Gantt, como na figura abaixo:
A área de trabalho do Project é composta por:
• Barra de Menu: Composta pelas guias Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar,
Ferramentas, Projeto, Relatório, Colaborar, Janela e Ajuda.
• Barra de Ferramentas: Inicialmente contém as ferramentas mais utilizadas. Um ícone
lateral permite a edição dessa barra.
• Área de Digitação (Janela de Tabelas e Janela Temporal): No formato padrão, a tela
é dividida em duas partes: a janela de tabelas, que permite a entrada de dados como
nome da tarefa, duração, predecessoras, informações de recursos e etc, e a janela
temporal, que é automaticamente preenchida pelo Project com a representação
visual do projeto que está sendo trabalhado. A área de cada uma dessas janelas pode
ser movida com o auxílio das barras de rolagem horizontal e vertical.
 9
Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos para
se exibir as informações. São eles:

• Os Gráficos - Que representam graficamente as informações. São

gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede,
Gráfico de Recursos e Calendário.

• As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada

linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada
coluna contém um campo onde você insere informações específicas
sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em
geral, chamadas de campos.)

• Os Formulários – Que representam informações em um formato

semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações
sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as

informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, em nosso
curso básico iremos estudar as formas de visualização que são essenciais para a
elaboração e condução de projetos.
Desta forma, as principais visões são:
• O Gráfico de Gantt;
• A Planilha de Recursos;
• O Gráfico de Recursos;
• A Planilha de Uso do Recurso;
• A Planilha de Uso da Tarefa;
• Diagrama de Rede.
2.4. O Gráfico de Gantt:

Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais

utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização
quando inicializamos o software.

O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas

relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as
informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico
de barras.
 10

Figura 1 – Tela Inicial: Gráfico de Gantt

3. Tarefas
Tarefa: No Project, uma tarefa recuada torna-se uma subtarefa da tarefa acima
dela, que se torna uma tarefa de resumo.

Vincular tarefas: Você pode vincular quaisquer duas tarefas em um projeto para
mostrar sua relação (também chamada de uma dependência de tarefa).
 11

Figura 4– aba de tarefas

3.1. Mostrar a tarefa resumo do projeto

Uma tarefa de resumo do projeto exibe todo o projeto em uma única linha com sua própria
barra de tarefas de resumo.

Observação : Quando você aplicar recursos de orçamento a um projeto, a tarefa de resumo

do projeto deve ser exibida.

No Microsoft Project 2010, 2013 e 2016, na guia Formatar, na seção Mostrar/ocultar,

marque ou desmarque a caixa ao lado de Tarefa de resumo do projeto.

3.2. Tipo de Vínculos

Você pode vincular qualquer duas tarefas em um projeto para mostrar seu relação (também
chamada de uma dependência de tarefa). Dependências direcionam o cronograma de
projeto — quando você vincula as tarefas, todas as alterações que você fizer a um afeta o
outro, que afeta o próximo e assim por diante.

1. Clique em Exibição > Gráfico de Gantt.

2. Mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique em duas tarefas que você deseja vincular
(na coluna Nome da Tarefa).
3. Clique em Tarefa > Vincular as Tarefas Selecionadas .
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Cria tarefas que irão se repetir de uma forma recorrente.
Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Você vincula tarefas
definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Por exemplo, uma
tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do início da tarefa "Pintar Parede". Há
quatro tipos de dependência entre tarefas no Microsoft Project:

Apresentação no
Tipo de Relacionamento Descrição Gráfico de Gantt

A tarefa só começa quando

Término - a - Início (TI) a predecessora termina

A tarefa só começa quando

Início - a - Início (II) a predecessora começa

A tarefa só termina quando

Término - a - Término (TT) a predecessora termina

A tarefa só termina quando

Início - a - Término (IT) a predecessora começa

Tabela 1 – Relacionamento entre as tarefas

Para alterar o tipo de vínculo, siga os passos abaixo:

• No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a
linha de vínculo;
• Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vínculo
desejado.
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Figura 12 – Criando relacionamento entre as tarefas

Algumas vezes é necessário incluir tempos de antecipação ou de folga entre as tarefas. A folga
é a situação onde existe um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o início da seguinte e
antecipação é quando uma tarefa se inicia antes da anterior ter atingido o fim.
Para colocarmos esses tempos de folga ou antecipação, basta ir até a coluna “Predecessoras”
e ao lado do número da tarefa que é precedida, digita-se o número de dias de folga (número
positivo) e antecipação (número negativo).
Por exemplo, a tarefa 2 – Colocar os móveis só pode ser começada após a tarefa 1 - Pintar a
casa ser concluída. Dessa maneira, na linha da tarefa dois e na coluna predecessoras,
digitamos: 1TI + 2 dias.

Figura 13 – Inserindo tempo de folga

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3.3. Restrições entre as Tarefas

As restrições impõem limites na forma como o programa calcula as datas de início e de

término das tarefas. Elas podem ser de vários tipos:
• O Mais Tarde Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possível sem
atrasar as tarefas subseqüentes. Não insira uma data de restrição com essa restrição.
• O Mais Breve Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa é a
restrição padrão para tarefas. Não insira uma data de restrição com essa restrição.
• Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica
ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não
terminará antes de uma data específica.
• Não Terminar Depois De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data
específica ou antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa
não terminará após uma data específica.
• Deve Terminar Em: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica.
Define as datas de término antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e
fixa a tarefa na agenda.
• Deve Iniciar Em: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica. Define
as datas de início antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa
na agenda.
• Não Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou
após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará
antes de uma data específica.
• Não Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou
antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará
após uma data específica.

3.3. Definindo a Duração das Tarefas:

Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma

tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa,
conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o
tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma
semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e
semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida.

Não se deve inserir datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O
Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tarefa e
em como elas são relacionadas.

O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo.

Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite a

quantidade de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou
minutos, sem contar o período de folga.
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Você pode usar as abreviações a seguir:

• meses = me
• semanas = s
• dias = d
• horas = h
• minutos = m

3.4. Criar tarefas recorrentes

Se você tem uma tarefa que acontece a cada dois dias ou uma vez por mês — ou em
qualquer intervalo regular — o Project pode criá-la como uma tarefa recorrente para
que você só precise configurá-la uma vez.

Observação : Se você tem uma tarefa repetida que não acontece regularmente, deve criar
uma tarefa separada para cada ocorrência.

1. Clique em Exibição > Gráfico de Gantt.

2. Selecione a linha abaixo onde quer que a tarefa recorrente apareça.
3. Clique em Tarefa, clique na parte de baixo do botão Tarefa e clique em Tarefa
Recorrente.

4. Na caixa Nome da Tarefa, digite o nome da tarefa recorrente.

5. Na caixa Duração, adicione a duração de cada ocorrência da tarefa.
6. Na seção Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente,
Mensalmente ou Anualmente.
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Você pode ajustar a frequência de repetição da tarefa na área à direita dessas
opções. Por exemplo, criar uma tarefa que se repete todas as terças e quintas-feiras,
ou a cada três semanas.

7. Na caixa Iniciar, adicione uma data de início e decida quando a tarefa repetitiva vai
terminar:
o Escolha Terminar após e digite o número de vezes que a tarefa vai se repetir.
o Escolha Terminar em e digite a data quando a tarefa recorrente deve
terminar.
8. Escolha um item da lista Calendário, mas somente se quiser que a tarefa recorrente
tenha um calendário diferente do resto do projeto.

Por exemplo, a tarefa recorrente pode ocorrer durante o turno da noite, enquanto o
resto do projeto acontece durante o horário comercial diurno.

9. Marque O agendamento ignora calendários de recursos para que o Project agende a

tarefa recorrente mesmo que ela ocorra quando não há recursos disponíveis para
trabalhar nela.

Quando você cria uma tarefa recorrente, o Project automaticamente renumera as

identificações de tarefa e coloca um de indicador de tarefa recorrente na coluna de
indicadores

Informações sobre a tarefa para inserir, revisar ou alterar informações complementares da

tarefa.

Você pode:

 Inserir uma data limite para a tarefa se desejar ser avisado sobre prazos não
cumpridos.
 Altere a restrição da tarefa afeta as datas da agenda.
 Especifique o tipo de tarefa da tarefa afetam como alterações nas informações da
tarefa afetam o agendamento.
 Especifique o calendário da tarefa para a tarefa.
 Marca a tarefa como controlada pelo empenho, ou como uma etapa.
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 Identifique o código de EDT (estrutura) de divisão de trabalho para a tarefa.
 Especifique o método a ser usado ao executar a análise de valor acumulado nessa
tarefa.

4. Projeto
4.1. Informações Iniciais do Projeto
Ao iniciar o projeto, é necessária a parametrização de algumas informações. Para isso,
deve acessada a opção menu Projeto → Informações sobre o projeto

4.2. Criando e Alterando Calendários

Utilizar o calendário certo é fundamental no planejamento e controle de projetos. Por isso, o
Project permite o usuário criar seu próprio calendário ou utilizar algum dos três modelos
existentes no programa. Esses calendários permitem controlar os dias úteis de trabalho e a
existência de feriados ou folgas, influenciando diretamente em como os recursos devem ser
atribuídos e como as tarefas devem ser agendadas. Os calendários podem ser aplicados para
todo o projeto, para uma determinada tarefa, para um conjunto de tarefas ou para um
recurso ou mais. Para acessá-los, utiliza-se o caminho: menu Ferramentas → Alterar Período
Útil

Figura 5 – Alterar Período Útil

O Ms Project utiliza três calendários que podem ser personalizados:
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• Padrão: É o calendário mais usual, seu horário é definido de segunda a sexta, das 9h
às 18h e apresenta uma hora de intervalo.
• 24 horas: Neste calendário os recursos são usados de forma ininterrupta, sem período
de folga.
• Turno da Noite: Neste calendário defini-se o horário do turno noturno, que é definido
de segunda a sexta com períodos de trabalho entre 23h e 8h, com uma hora de
intervalo.
Para criar um novo calendário, siga os seguintes passos: menu Ferramentas → Alterar
Período Útil → Criar Novo Calendário. Em seguida, digite o nome do calendário, escolhendo
também a opção de utilizá-lo como calendário base ou como cópia de um calendário já
existente.

Figura 6 – Criar novo calendário base

Para editar um calendário, siga os seguintes passos: menu Ferramentas → Alterar
Período Útil. A edição pode ser feita a partir das guias Exceções, Semanas de Trabalho e
Opções.
• Criando Exceções: planilha onde se define feriados ou dias que não seguem os
horários padronizados do calendário definido. Para detalhar é necessário clicar no
botão Detalhes.

Figura 7 – Detalhes de Exceções

4.4. Alterando a semana de trabalho: planilha onde se define os períodos da semana de
trabalho. Essas alterações funcionam para todos os dias do calendário. Para detalhar é
necessário clicar no botão Detalhes.
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É possível que um calendário base seja apagado no decorrer do andamento do projeto,
porém tal ação não é aconselhável, uma vez que, pode ser que alguns dados podem servir
para comparações futuras. Para excluir um calendário é preciso seguir os seguintes passos:
menu Ferramentas > Organizador > Calendários, em seguida deve-se selecionar o calendário
que deseja eliminar e em seguida clicar no botão Excluir.
Da mesma forma que é possível excluir um calendário, também é possível definir um projeto
a partir da cópia de calendários prontos em um arquivo de calendários anterior, bastando
apenas selecionar o projeto e copiar seus calendários para o GLOBAL.MPT. Com este passo,
estes calendários estarão sempre disponíveis no momento em que novos projetos forem
criados.

Figura 8 – Salvando Cópias de Calendário no Global.MPT

4.3 – Linhas de Base

Quando seu chefe pergunta como seu projeto está fazendo em comparação com o plano
original, a última coisa que você quer dizer é "Não sei." Você pode evitar que o seu emprego
acabe nesta afirmação.

Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho de seu projeto assim que
o projeto está em andamento.
Ao acompanhar o progresso, você trabalha com três tipos de informações: de linha de base,
atual e real.
• Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta informação não
muda a menos que você especifique que deseja mudar a Linha de Base.
• Atual: modelo funcional, que está sempre mudando, para as tarefas que vão ocorrer
depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar à
medida que você recebe novas informações e faz ajustes.
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• Real: as informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já foram
finalizadas. À medida que você insere datas reais para tarefas completadas, as datas
de início e fim para as tarefas programadas remanescentes são atualizadas.

Clique em Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base.

1. Escolha a linha de base a ser definida.

Dica : Você pode definir até 11 linhas de base em um único projeto. Siga este procedimento
para obter instantâneos frequentes de onde as coisas espera.

1. Clique em Projeto inteiro.

Você não precisa de tomar medidas especiais para salvar a linha de base. Quando você salva
seu projeto, a linha de base é salva com ele.

4.4 Atualizar uma linha de base

Se você adicionar uma tarefa ao projeto após a definição de uma linha de base, poderá
adicionar a nova tarefa a essa linha de base.

1. Selecione a nova tarefa que deseja adicionar à linha de base.

Se a tarefa tiver subtarefas, não se esqueça de selecioná-las também.
2. Clique em Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base e selecione a linha
de base que você deseja atualizar.

3. Na caixa de diálogo Definir Linha de Base, selecione a linha de base que você deseja
atualizar.
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Figura 17 – Linha de Base

5. Recursos

O MS Project permite o controle de recursos utilizados no empreendimento, recursos de

trabalho, recursos materiais e recursos de custos.
Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens que são consumidos durante
as atividades. E os recursos de custo permitem adicionar um custo fixo para a atividade
inteira, independente do trabalho desenvolvido. É utilizado, por exemplo, quando a atividade
é um serviço terceirizado, cujos recursos de trabalho e/ou materiais dessa atividade não são
importantes para o conhecimento no projeto.

Para inserir recursos pode-se utilizar o modo “Planilha de Recursos” que é exibido na barra
de modos. Caso não seja mostrado, proceda da seguinte forma: menu Exibir > Mais modos
de exibição > Planilha de Recursos.

Figura 14 – Modo de Exibição da Planilha de Recursos

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As colunas da Planilha de Recursos são:

• Indicador (i): você não pode digitar nesse campo. Ícones podem aparecer durante o
projeto como resposta a alguma ação realizada. Ícones de aviso são exibidos, por
exemplo, quando algum recurso está superalocado. Notas também podem ser
adicionados nessa coluna, com espaço para fornecer informações pelo usuário.
• Nome do Recurso: Identificação do recurso que está sendo inserido.
• Tipo: Podem ser três: Trabalho (para identificar pessoas, equipamentos ou as
facilidades que são atribuídas a uma tarefa e não consumidas durante a tarefa),
Material (para identificar os recursos consumíveis, tais como o cimento, que deve ser
usada na realização do projeto) e Custo (para identificar artigos orçamentais, tais
como os custos de curso, que não são dependentes da quantidade de trabalho ou da
duração de uma tarefa).
• Unidade do material: para recursos materiais, é utilizado para especificar a unidade
de medida. Pode ser definido qualquer tipo de unidade;
• Iniciais: o programa preenche automaticamente, mas o usuário pode escolher as
iniciais do recurso.
• Grupo: adiciona grupo aos recursos caso eles possuam características semelhantes.
Muito utilizado para diferenciar funções e equipes de um projeto.
• Unidades máximas: a quantidade total dos recursos disponíveis.
• Taxa padrão: custo padrão por tempo de trabalho para recursos humanos e custo por
unidade para recursos materiais.
• Taxa h. extra: custo de tempo extra que um recurso recebe caso trabalho acima de
seu tempo padrão.
• Custo/Uso: o custo por cada vez que o recurso é utilizado (fixo).
• Acumular: Especifica como o recurso é pago, se no início, no final ou de acordo com o
tempo de duração (rateado) da tarefa.
• Calendário Base: Especifica o calendário que é utilizado pelo recurso.
• Código: Permite a definição de um código que pode ser utilizado para ordenação,
custo por classificação ou reportagem.

Você pode alocar as unidades do recurso de modo que seja maiores que 100%, o que
corresponde a 1 decimal, valores menores que 100% ou valor zero. Caso você aloque o
recurso com valor igual a 100% (1) o MS Project ira calcular o trabalho e dividi-lo de forma
uniforme na tarefa.
Caso você aloque o recurso com valor menor que 100%, por exemplo, o MS Project ira
calcular o trabalho do recurso e dividi-lo ao longo do tempo da tarefa.
Exemplo: Você pode Ter uma tarefa que dure 4 dias (32h), você aloca um recurso a
esta tarefa e informa que as unidades do recurso serão iguais a 50% (0,5). O MS-Project usa
então a formula de alocação de recursos para calcular o trabalho.

D = 32 horas
 23
U = 0,5 W = D x U
Portanto:
W = 16 horas.

5.1. Nivelamento de Recursos

O Ms Project pode resolver automaticamente os problemas existentes com a redistribuição
de recursos, que consiste em deslocar as atividades que causam conflito, até que todos os
recursos não apresentem uma demanda maior que a disponibilidade.
Ao nivelar o projeto, o Ms Project leva em consideração quais atividades são críticas, as folgas
existentes, o fluxo das predecessoras/sucessoras, durações, restrições de data e prioridades.
A resolução automática por redistribuição pode também atrasar o término do projeto, se for
necessário e assim configurado. Cabe ao gerente do projeto ao simular as opções e resolver
se esta é ou não satisfatória.
Para executar a redistribuição de recursos siga o caminho: menu Ferramentas >
Redistribuir recursos ...

Figura 16 – Nivelamento dos Recursos

5.2. Planejando e Gerenciando com o Project

5.3. Caminho Crítico
As tarefas que causam atrasos no projeto se não forem concluídas conforme programadas
são consideradas tarefas críticas. Essas tarefas críticas formam o caminho crítico. Quando se
aumenta a duração de uma tarefa crítica, o projeto se atrasa. De forma análoga, quando se
encurta a duração de uma tarefa crítica, o projeto é finalizado mais cedo.
 24
Atrasos inesperados ou acréscimo de tarefas podem fazer com que os projetos finalizem
depois do prazo previsto. Desse modo, temos maneiras de encurtar o caminho crítico para
poder finalizar um projeto mais rapidamente.

Figura 15 – Visualização do Caminho Crítico

No gráfico de Gantt o caminho crítico é definido com a cor vermelha, basta ir modo de
Exibição - Gantt de Controle.
A redução do caminho crítico é focalizada na redução da duração de tarefas.
• Mudança na relação entre as tarefas: essa estratégia encurta o caminho crítico sem
acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho.
• Programação de horas extras: essa estratégia encurta a duração das tarefas
• Acréscimo de mais recursos: um projeto pode exigir que você acrescente mais
recursos a uma tarefa crítica para cumprir o seu prazo. Essa estratégia encurta a
duração das tarefas orientadas a recursos.
• Mudando o calendário: se acrescentar mais recursos não é uma opção ao seu projeto,
outra maneira de encurtar o caminho crítico é estender o dia útil ou a jornada de trabalho no
calendário do recurso ou no calendário-base, se vários recursos estiverem alocados às tarefas
cuja duração se deseja encurtar.
• Removendo predecessoras desnecessárias: esta estratégia elimina os atrasos
causados pelas predecessoras que não afetam a tarefa.
A linha de grade tracejada na vertical do Gráfico de Gantt marca a data de hoje na escala de
tempo. As tarefas com barras de Gantt completamente à esquerda da linha da data devem
estar completas. Por exemplo, na ilustração que se segue, a tarefa 24, “Telhamento”, deve
estar 100% completa. As tarefas cujas barras cruzam a linha de data devem estar
parcialmente completas. Por exemplo, a tarefa 29, “Cerâmica de Parede”, já foi iniciada e
deve estar aproximadamente 50% completa. As tarefas à direita da linha de data são
programadas para começar mais tarde. Além disso, as barras de progresso dentro das barras
de Gantt proporcionam uma indicação gráfica do progresso das tarefas.
 25

Figura 20 – Visualizando o Cronograma

5.4. Comparando Resultados
Você pode comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base de
muitas formas. Assim, é possível escolher o método mais conveniente para encontrar o que
você precisa saber.
Quando você salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que
estão programados no momento para campos da Linha de Base. Se você precisar ver em
quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa
Variação. Esta visualização de tabela exibe datas de início e fim de linha de base, em conjunto
com as datas programadas de início e fim. O MS Project também calcula a diferença entre as
datas de linha de base e as datas programadas.
Depois que os dados reais são inseridos, o seu cronograma muda consideravelmente.
Agora você precisa comparar o cronograma atual com o seu plano para ver o desempenho do
projeto. Além da tabela Variação, que aplicou anteriormente, a visualização Gantt de Controle
permite lhe comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo
as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.

5.5. Visualizando Relatórios

Para acionar os relatórios visuais clique em Relatórios > Relatórios Visuais. A partir daí
você poderá:
• Criar um relatório visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office
Visio a partir de um modelo de relatório interno com base em dados no projeto ativo;
• Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatório visual;
• Editar um modelo existente para um relatório visual; Salvar dados do relatório
como um banco de dados.
 26

Figura 21 – Relatórios Visuais

Botões e opções disponíveis na tela:
• Novo Modelo
 27

Figura 22 – Relatórios Visuais: Novo Modelo

• Editar Modelo

Se você marcar a caixa de seleção Selecionar Campos e clicar no botão Editar Modelo, a
caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos será aberta para que você possa
modificar os campos usados no modelo.

Figura 23 – Editando Modelo de Relatório Visual

 28

• Gerenciar Modelo
Clique nesse botão para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os
modelos. Por padrão, o conteúdo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 é listado.
Você pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela.

• Incluir modelos de relatório de

Quando essa caixa de seleção é marcada, o botão Modificar ficará disponível para que você
possa navegar até o local do modelo. Por padrão, essa caixa de seleção é desmarcada.

• Modificar
Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar até outro local do
computador ou da rede para adicionar modelos de relatório às guias. Esse botão está
disponível apenas quando a caixa de seleção “Incluir modelos de relatório de” é
selecionada.

• Salvar Dados
Abre a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Salvar Dados de Relatório. Com essa caixa de
diálogo, você pode salvar os dados de relatório para o projeto atual, personalizar os campos
usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatório.

• Modo de Exibição
Coleta os dados necessários do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office Excel
ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatório selecionado.

O Project possui vários relatórios definidos, que oferecem informações em 6 áreas gerais:
Visão Geral, Atividades Atuais, Custos, Atribuições, Carga de Trabalho, e uma opção
Personalizado, onde o usuário pode criar seu próprio formato de relatório.
Para acionar os relatórios clique em Relatórios > Relatórios ...

Figura 24 – Tipos de Relatórios

 29

• Visão Geral: Este relatório exibe informações sobre o projeto todo, incluindo tarefas
cruciais, tarefas resumo, acontecimentos importantes e informações sobre o
planejamento.
• Atividades atuais: Este relatório mostra informações sobre as tarefas, como por
exemplo: tarefas que ainda não foram iniciadas, em desenvolvimento, completas,
para serem iniciadas, atrasadas, etc.
• Custos: Este relatório mostra todas as informações sobre o custo, incluindo tarefas e
recursos que ultrapassaram o orçamento, capital de giro semanal e montante ganho.
• Atribuições: Este relatório mostra as informações dos recursos atribuídos ao projeto.
• Carga de Trabalho: Este relatório mostra a utilização das tarefas e informações sobre
o uso dos recursos.
 30

Anexo I - Exercício Projeto de Reforma de Escritório

Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritório.

ATIVIDADES DURAÇÃO
Início do Projeto 0d
Planejamento 10d
Escrever proposta 3d
Contratar arquiteto 2d
Localizar nova instalação 1s
Apresentar a proposta 2d
Aprovação pela corporação 0d
Negociar novo aluguel 4d
Finalizar plantas 2s
Selecionar subcontratados 1,5s
Contratar empresa de mudanças 3d
Submeter plantas 1,5s
Permissão recebida 0d
Remodelagem 10d
Demolição do espaço existente 3d
Estruturar paredes interiores 4d
Instalação elétrica 6,5d
Instalação de linhas telefônicas e de dados 3d
Terminar paredes 2s
Instalar portas e hardware 3d
Pintura 4d
Instalar carpetes no espaço do escritório 3d
Instalar vinil: sala do servidor 3d
Acabamento e fixação final 1s
Testar sistemas 2d
Retocagem 3d
Limpeza final 2d
Remodelação completada 0d
Mudança 2d
Espaço do escritório 2d
Desconectar computadores/equip. 2d
Desmontar móveis 2d
Mudar móveis/equip./caixas 4h
Montar móveis 2d
Reconectar computadores/equip. 2d
Espaço do escritório completado 0d
Sala do servidor 2d
Desconectar servidor 2d
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Mover servidor 4h
Reconectar servidor 2d
Testar servidor 1d
Sala do servidor completada 0d
Reinauguração do Escritório 0d

Referências

1. PRADO, Darci. Usando o MS Project 2003 em Gerenciamento de Projetos – Belo

Horizonte Ed. DG, 2004.
2. VARGAS, Ricardo Vianna. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo
Diferenciais Competitivos – Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
3. MENDES, João Ricardo B. – Gerenciamento de Projetos – RJ, Ed. Ciência
Moderna, 2006.
4. SILVA, R. V. da. Apostila – MS Project 2007 Professional. 3ª Edição. 2008.
5. PET Engenharia Civil UFPR, MS PROJECT 2007. 2010.
6. Equipe Técnica da HS Soluções em Informática, Microsoft Project 2007. 2008.
7. FRANÇA, Oscar. Gerenciamento de Projetos utilizando o Ms-Project 2010.

MS-Project 2013 31/31