Código: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO CONTROL DE Fecha: Junio 12 de 2014

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1 Objetivo
Establecer las actividades necesarias para el control, administración y disposición de los registros del Siste-
ma Integrado de Gestión del Ministerio.

2 Alcance
Este procedimiento aplica para la identificación, el almacenamiento, protección, recuperación y la disposición
de todos los registros generados dentro del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo resulta-
do de la ejecución de sus actividades

3 Definiciones
Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros del SIG y para
permitir su consulta solamente a las áreas afectadas.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espa-
cios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios
y procesos archivísticos.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documenta-
ción que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de docu-
mentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo.
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Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras
a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garanti-
zar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Identificación: acción que permite reconocer los registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y relacio-
narlos con el documento respectivo establecido en el SIG.
Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro.
Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.
Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de activi-
dades desempeñadas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tiempo de retención: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo respectivo después de las transferencias documentales. Las condiciones de control sobre el tiempo
de retención y la disposición de los registros deben ser coherentes con las Tablas de Retención Documental
del Ministerio, listado maestro de registros y lo dictado por la Ley 594 de 2000.

4 Generalidades del procedimiento

El control de los registros se realizará de acuerdo con las políticas y directrices del Procedimiento de Elabo-
ración y Control de Documentos ASIG-PD-01, El Programa de Gestión Documental GD-PG-01 y lineamien-
tos de Gestión de bases de datos para el Ministerio del Trabajo.
Cada dependencia del Ministerio del Trabajo debe administrar sus archivos de acuerdo con las funciones
que se esté desarrollando, estableciendo de esta forma la responsabilidad en:
Almacenamiento: Tipo de soporte donde se encuentra Físico o Digital.
Protección: Tipo de Archivo donde se encuentra el Físico o Digital .
Recuperación: Como llego a la información asegurada, en casos de detrimento de esta.
Tiempo de Retención: Tiempo de archivo en Gestión o Central.
Gestión: Archivo Diario y Primario para la Documentación Generada.
Central: Archivo Diario y Secundario para la Documentación Generada.
Disposición: Actividad para la decisión de la conservación del documento.
Según los requisitos consignados por el listado Maestro de Registros del SIG en los casos que aplique y las
tablas de retención documental y la política de recuperación de información Digital.
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Las Tablas de Retención Documental establecen los parámetros de organización de los archivos de acuerdo
con los documentos producidos o recibidos en relación con las funciones y procesos; se debe tener en cuen-
ta que las copias recibidas y que no se encuentran en la Tabla de Retención Documental, sirven como refe-
rencia a la gestión administrativa y de información de manera temporal o permanente.
Para la organización, identificación y acceso a los archivos de los documentos de Ministerio del Trabajo se
deben aplicar las directrices definidas en el capítulo 4 del “Programa de Gestión Documental” GD-PG-01.
En el capítulo 7 del “Programa de Gestión Documental” se establecen las directrices para el almacena-
miento, conservación y disposición final de los documentos de archivo.

5 Descripción de las actividades

No. Actividad Responsable Registro/Documento

Identificar los registros del Sistema Integrado de

Gestión
Al elaborar o modificar las actividades de docu-
mento o en particular en un procedimiento se
identifican los registros relacionándolos en la Responsable y/o gestor
columna “Registro/Documento”. del proceso
1. N/A
Los registros se identifican en cada una de las
actividades de los procedimientos por el nombre y
el código asignado al formato o por el nombre en
el caso de no ser un formato del SIG como correo
electrónico, fotos, base de datos, aplicativos entre
otros.

Actualizar el listado maestro de registros

Listado maestro de
Para incluir el registro en el Listado Maestro de
2. Administrador del SIG registros ASIG-PD-04-
Registros ASIG-PD-04-F-01
F-01

Diligenciar el registro
Los registros se deben diligenciar garantizando Servidores Públicos
3. que sean legibles, identificables y que proporcio- responsables de ejecu- N/A
nen evidencia de la conformidad con los requisi- tar los procedimientos
tos así como de la operación eficaz, eficiente y
efectiva del Sistema Integrado de Gestión.
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Almacenar el registro
Clasificar, archivar y almacenar los registros ge-
nerados en los procesos según lo establecido en
los criterios mencionados en Generalidades del
Procedimiento. Servidores Públicos
4. Teniendo en cuenta que además de los registros responsables de ejecu- N/A
físicos, se cuenta con registros electrónicos, se tar los procedimientos
deberá garantizar la obtención de las copias de
seguridad (back ups) con la periodicidad requeri-
da.

Proteger el Registro
Conservar el registro para que no sufra alteracio-
Servidores Públicos
nes en su información. Según lo establecido en
5. responsables de ejecu- N/A
los criterios mencionados en Generalidades del
tar los procedimientos
Procedimiento.

Recuperar los registros

Servidores públicos
5. Controlar el uso y consulta de los registros, te- responsables del archi- N/A
niendo en cuenta el nivel de confidencialidad de vo
los mismos y asegurando su integridad.

Disponer finalmente del registro

Servidores públicos
6. Una vez cumplido el período de retención de responsables del archi-
acuerdo con las tablas de retención documental vo
se determina la disposición final de los registros.

Fin
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6 Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral
5).
Actividad 2: La inclusión de un registro en Listado Maestro de Registros ASIG-PD-04-F-01 requiere cumplir
los requisitos consignados por el listado Maestro de Registros del SIG en los casos que aplique, las tablas
de retención documental y la política de recuperación de información Digital.
NOTA: El tipo de archivo y almacenamiento de los registros deberá garantizar su protección, disposición y
recuperación por el tiempo definido.

7. Anexos