Base de Datos SND

Creación De Tablas, Inserción de Datos y

Relaciones.
SND

En este ejercicio de ACCESS aprenderemos a gestionar de una manera sencilla y rápida

el almacén de una empresa dedicada al suministro de componentes informáticos. La
empresa deberá llevar un control minucioso del estocaje que queda en almacén así
como de los pedidos que sus numerosos clientes realizan. Para ello, será necesario crear
tres tablas: Clientes, Almacén y Pedidos. Los pasos para la creación e introducción de
datos los detallaremos a continuación.

Ent rar en Access.

1.- A través del botón Inicio.

Para entrar en Access a través del botón Inicio, basta con hacer clic sobre él, y una vez
desplegado, desplazar el ratón hasta Todos los Programas. Microsoft Office, Microsoft
Access y hacer clic sobre él.

2.- A través de un acceso directo en la barra de tareas o en el escritorio.

Creaci ón de l a base de dat os SND

Una vez hemos logrado acceder a Microsoft Access, lo siguiente será crear la base de
datos aparecerá la siguiente pantalla

1. Pinchar en nuevo.

2. En el panel derecho Base de datos en Blanco, en nombre seleccionamos la

carpeta amarilla hacer clic y posicionarse en la carpeta que desea o el PENDRIVE.
Aquí debe poner el nombre de la base de datos.

3. En el caso que nos ocupa escribiremos SND. Y hacemos clic en el botón Crear.

Aparecerá la imagen que mostramos a continuación

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En el panel izquierdo Tabla1

Seleccionamos Tabla1 y Hacemos clic en Diseño de Tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo donde daremos nombre a la primera tabla en este caso
Clientes.

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Haga clic en Aceptar.

Crear l a t abla CLIENTES a t ravés Vi st a de Di seño

Lo primero que haremos es hacer clic en Tablas/Crear tablas en vista de diseño e
introducimos los siguientes nombres de campos.

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Al poner el formato el signo del > cuando se trata de tipo Texto, lo que estamos
indicado es que aunque escribamos en minúsculas la Tabla nos devolverá los datos en
Mayúsculas.

Nombre de campo Tipos de Formatos

datos
CodCliente Número Campo Clave.
Empresa Texto Tamaño del campo 30, Formato >
Nombre Texto Tamaño del campo 30, Formato >
Apellidos Texto Tamaño del campo 40, Formato >
Dirección Texto Tamaño del campo 50, Formato >
Localidad Texto Tamaño del campo 20, Formato >
Provincia Texto Tamaño del campo 20, Formato >
CodPostal Texto Tamaño del campo 9, máscara de entrada 00000;0;_
CargoContacto Texto Tamaño del campo 20
Teléfono Texto Tamaño del campo 20, máscara de entrada 000 000 000
e-mail Texto Tamaño del campo 25
FechaPrimerPedido Fecha Fecha corta

Para la Introducir la máscara de entrada en CÓDIGO POSTAL haz clic en el botón

Y lo primero que nos pregunta es un cuadro de diálogo que si queremos guardar la

tabla primero.

Nos aparece el asistente y seleccionamos la opción Código Postal. Una vez

seleccionado hacemos clic en Finalizar.

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Verá que en el cuadro propiedades aparece:

Creamos Una máscara de entrada para el TELÉFONO, para ello hacemos clic en Máscara
de entrada en , pero no nos interesa el formato que nos propone Access, por lo tanto
vamos a definirla, para ello hacemos seleccionamos Número de Teléfono, hacemos clic
en Siguiente y aparece una pantalla en la que nos pide que la definamos, en la caja de
texto escriba 000 000 000. Lo que pretendemos es que parezcan los números de
teléfonos en grupos de 3 e 3 dígitos y separados por espacio.

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Ante la pregunta cómo queremos almacenar los datos indicamos con los símbolos de
la máscara

Pinchamos en Siguiente y Finalizar.

Observa como aparecerá la Máscara de entrada.

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Crear l a t abla al m acén

1.- Hacer clic en el botón Crear/Tabla y elegir la opción Vista diseño de la ventana
Nueva tabla. Aceptamos para continuar.

2- La ventana que nos encontramos por defecto nos debe parecer familiar, pues la
utilizamos en el ejercicio anterior pues bien, introduciremos los campos necesarios y le
aplicaremos el tipo de dato apropiado. Sería conveniente hacer uso de la tecla TAB. Esta
tabla tendrá la siguiente estructura:

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Siendo el Campo Clave Código de Artículo. De tipo numérico

3.- Cerramos la tabla a través del menú de control y la guardamos con el nombre
ALMACEN.

Crear la tabla PEDIDOS

Nombre del campo Tipo de dato

Numero_Pedido Autonumerico
Codigo_Cliente Número
Codigo_Articulo Número
Fecha Fecha/hora
Vendedor Texto
Cantidad Numérico

El campo clave es Numero_Pedido

1. Para cambiar el diseño de la tabla PEDIDOS, la seleccionamos y pulsamos el botón

Vista Diseño.

Rel aci ones

Necesitamos relacionar las tablas por un campo que tengan en común lo único que
necesitamos es que sea siempre de tipo texto o numérico, es decir que tengan el mismo
formato.

1.- Para establecer las relaciones hacemos Herramientas de Base de datos, y

seleccionamos el botón relaciones.

También podemos establecer las relaciones desde el menú herramientas.

2.- Agregamos la tres tablas y pulsamos el botón Aceptar.

3.- Para establecer la relación entre la tabla CLIENTES y la tabla PEDIDOS, pulsamos
sobre el campo CodCliente de la tabla CLIENTES y lo arrastramos hasta el campo
Codigo_Cliente de la tabla PEDIDOS.

4.- En la ventana Modificar relaciones que nos aparece, hacemos clic en la casilla de
verificación Exigir integridad Referencial. Con ello nos aseguramos de que no daremos

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 Escuela Financiera
BASE DE DATOS SND

de alta ningún pedido de un cliente que no haya sido dado de alta anteriormente en la
tabla CLIENTES.

Comprobamos como la relación es de uno a infinito.

5.- Para establecer la relación entre la tabla ALMACEN y la tabla PEDIDOS, pulsamos
sobre el campo CodArticulo de la tabla ALMACEN y lo arrastramos hasta el campo
Codigo_Articulo de la tabla PEDIDOS.

6.- Hacemos clic en la casilla Exigir integridad referencial. Comprobamos como la

relación es de uno a infinito.

7.- El resultado final después de haber creado las relaciones debe ser el siguiente:

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Int roduci r dat os en l a t abl a ALMACÉN

Int roduci r dat os en l a t abl a CLIENTES A TRAVÉS DE UN

FORMULARIO

1.- La forma que hemos visto hasta ahora de introducir datos en las tablas, es poco
atractiva. Para hacerlo de otra manera, Access dispone de FORMULARIOS, que no son
más que objetos cuya función principal es la introducción de datos, para luego
consultarlos, Seleccione la Tabla Clientes.

2.- Hacemos clic en el botón CREAR / FORMULARIOS utilizando el asistente

3.- La primera ventana del asistente, permite seleccionar la tabla que necesitamos
introducir los datos, que en este caso será CLIENTES.
Podemos crear el formulario con algunos campos solamente, pero en este caso
utilizaremos todos. Para ello, hacemos clic en el botón Añadir Todos, que permitirá
pasar todos los campos al cuadro Campos seleccionados.

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4.- Pulsamos el botón Siguiente para continuar.

5.- La siguiente ventana permite elegir entre las distintas distribuciones que existen a la
hora de crear un formulario, podrá visualizarlas pulsando los botones de opción.
Elegimos En columnas y pulsamos Siguiente.

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6.- La siguiente ventana nos permite dar nombre al formulario que hemos creado, que
en este caso dejamos el que nos da Access por defecto, CLIENTES. También podemos
elegir entre: Abrir el formulario para introducir los datos, o Modificar el diseño,
elegimos la primera opción y pulsamos el botón Finalizar.

8.- La apariencia del formulario la modificaremos en otro ejercicio, pues no forma parte
de éste. Ya estamos preparados para introducir los datos que presento en la siguiente
tabla.

Clientes
CodCliente Empresa Nombre Apellidos
1 GRIS MÓNICA GAW MAYORET
2 PASCUAL MANUELA CÁCERES CABALLERO
3 IKEA LAURA SANTOS DE LA ROSA
4 CARREFOUR MARIA COSTA ARROYO
5 MACRO JOSE CÓRDOBA PÉREZ
6 FORD JUAN PÉREZ GARCÍA
7 CEGF MANOLO JIMÉNEZ JIMÉNEZ
8 C.I. ANABEL SÁNCHEZ PÉREZ
9 OPTICA LO VES LUIS RUIZ PEREDA
10 CALZADOS SÁNCHEZ PEDRO SÁNCHEZ JIMÉNEZ

Clientes
Dirección Localidad Provincia CodPostal
C/ALCOBENDAS, 3 MONTBLAC TARRAGONA 56253
C/ ESPERANTO BADALONA BARCELONA 56852
C/ MÉRIDA BARCELONA BARCELONA 56485
C/CARPIO MÉRIDA BADAJOZ 45454
C/ TORRE. 2 ALCOBENDAS MADRID 28020
C/ALCALÁ TORROX MÁLAGA 29010
C/ POSTIGO LUCENA CÓRDOBA 14080
C/ MONTALBÁN BENALMÁDENA MÁLAGA 29052
C/ ANCHA MÁLAGA MÁLAGA 29003
C/ PEREGRINO MÁLAGA MÁLAGA 29003

Clientes
CargoContacto Teléfono email Fecha del primer pedido
JEFE DE PRENSA 952 222 222 monica@gris.com 12/05/2010
JEFE COMERCIAL 953 333 333 manuela@pascual.com 13/05/2011
CONTABILIDAD 954 444 444 laura@ikea.es 18/02/2012
PUBLICIDAD 955 555 555 maria@carrefour.com 19/02/2001
ADMINISTRACIÓN 966 666 666 jose@macro.es 11/11/2011

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 Clientes
CargoContacto Teléfono email Fecha del primer pedido
ECONOMÍA 977 777 777 juan@forespaña.es 12/10/2010
FORMACIÓN 988 888 888 manolo@gegf.es 01/12/2011
ALMACÉN 910 101 010 anabel@elcorteingles.com 05/05/2013
TESORERÍA 911 111 111 luisruiz@optica.es 01/03/2014
ALMACÉN 912 121 211 pedro@zapateriasanchez.com 25/02/2014

Pedi dos

Almacén
Codigo de Cliente Código de Artículo Fecha Vendedor
1 1 12/05/2010 Comercial 1
1 4 10/12/2011 Comercial 2
2 2 12/05/2013 Comercial 3
2 5 15/06/2013 Comercial 1
1 3 18/09/2012 Comercial 2
1 2 14/02/2014 Comercial 3
2 1 01/02/2014 Comercial 1
4 6 31/01/2014 Comercial 2
7 8 15/02/201 Comercial 3
8 5 03/03/2014 Comercial 1

Nota
Si los datos no están correctamente introducidos puede que nos dé error y no podamos
seguir, si no sabe cómo resolverlo pulse la tecla ESC, borrando el registro completo y
volvemos a rellenar los datos.

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