Gestión del Centro de Documentación

Código C-PD-PA05.05.07
Procedimiento Versión v.1.0
Seguimiento de devoluciones de RI Fecha 15/02/2017
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Universidad Continental

PROCEDIMIENTO

“SEGUIMIENTO DE DEVOLUCIONES DE RI”

Elaboró / Modificó Revisó Aprobó

Jessica Rojas Castro
Cecilia L. Justino Mérida Cecilia L. Justino Mérida
Himmy Delgado Caro
Gestor de Servicios de Directora Corporativa de Centro Directora Corporativa de Centro
Información de Documentación y Fondo de Documentación y Fondo
Analista de Procesos Editorial Editorial
Firma: Firma: Firma:

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Índice

Índice 2
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. POLÍTICAS 3
4. REFERENCIAS INTERNAS 4
5. REFERENCIAS EXTERNAS 4
6. DEFINICIONES 4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5
8. DIAGRAMA DE FLUJO 10
9. INFORMACIÓN DOCUMENTADA 11
10. CONTROL DE VERSIONES 11
11. APÉNDICES 11

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1. OBJETIVO
Lograr las devoluciones y/o reposiciones de los RI prestados para
disponibilidad de los usuarios de la Corporación Educativa Continental.

2. ALCANCE
Inicia con la coordinación de la verificación de la existencia de los RI y
concluye con el envío de la lista de los mismos para realizar la compra
por reposición. Aplica para todos los usuarios de la Corporación
Educativa Continental.

3. POLÍTICAS
 Las notificaciones de devolución deben ser enviadas
automáticamente por el ‘Sistema de gestión bibliotecaria Aleph’
 La primera notificación ‘Recordatorio de devolución’ será enviado un
día antes de la fecha de vencimiento del préstamo del RI, la segunda
notificación ‘Devolución pendiente’ será enviado durante 5 días
consecutivos cumplido el plazo de devolución y la tercera
notificación ‘Último mensaje – Devolución pendiente’ será enviado a
partir del sexto día pasado la fecha de vencimiento donde se indica
que se realizará la recarga o descuento del costo del RI.
 Toda solicitud de recarga a estudiantes para reposición del RI, se
requerirá a la Oficina de Tesorería; para el caso de docentes y/o
administrativos se informa al jefe de Control Presupuesto.
 Antes de solicitar el recargo o descuento se deberán enviar 10
notificaciones de devolución pendiente.

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4. REFERENCIAS INTERNAS
 C-IN-PA05.05.IERP Instructivo Emisión de reporte de préstamos en el
sistema de gestión bibliotecaria Aleph
 C-IN-PA05.05.IENA Instructivo Emisión de NO Adeudo
 C-IN-PA05.05.IACD Instructivo Atención de casos de devolución
extemporánea
 C-RG-PA05.05.RC Reglamento del Cendoc

5. REFERENCIAS EXTERNA
 Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad

6. DEFINICIONES:

CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
Cendoc Centro de Documentación.

Equipo que permite préstamos, renovaciones y

Máquina de autopréstamo
devoluciones de RI de manera autónoma.

Abreviatura de los Recursos de Información,

contempla a todos los libros, revistas, tesis,
RI
normas técnicas y otros documentos que se
puedan prestar.

Estudiante o colaborador (personal

Usuario administrativo y docente) de la corporación que
haga uso de los servicios o recursos del Cendoc.

Sistema de gestión Sistema de gestión bibliotecaria utilizado en el

bibliotecaria Aleph Cendoc.

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Descripción
Qué Quién Cómo a. Cuándo/ b. Cuánto/ c. Dónde Punto de control
1.1. Ingresar al módulo de circulación del 'Sistema de gestión bibliotecaria
De lunes a sábado durante la
Aleph' y obtener el reporte de préstamos, según el C-IN-PA05.05.IERP a. mañana
‘Instructivo Emisión de reporte de préstamos en el sistema de gestión
bibliotecaria Aleph'. b. 1 hora en promedio.
Coordinar
Gestor de 1.2. Extraer del C-F-PA05.05.07.RP ‘Reporte de préstamos’ los nombres de RI,
verificación
01 Servicios de No aplica
de existencia códigos de barras de RI, código de usuario y códigos de clasificación en
de RI Información
un check - list en Excel.
Módulo de atención.
1.3. Imprimir el check list, entregar el documento al Asistente de Servicios de c. Sistema de gestión bibliotecaria
Aleph. Módulo de circulación.
Información de forma presencial y coordinar la verificación de la
existencia de los RI.
2.1. Buscar los RI no devueltos en los estantes correspondientes, teniendo en
De lunes a sábado después de
cuenta que debe comenzar por el estante donde se ubica el RI y en caso a.
recibir el check list.
de no encontrarlo, buscarlo en los demás estantes o en los carritos de
devolución. b. 2 horas en promedio.
Verificar Asistente de
existencia 2.2. Resolver: ¿se encuentra el RI?
02 servicios de No aplica
física de RI información 2.2.1. Si la respuesta es SÍ, identificar con un check, aspa o resaltado los
RI encontrados en el check list brindado por el Gestor de Servicios
c. En las instalaciones del Cendoc.
de Información y continuar con la actividad Nª 03.
2.2.2. Si la respuesta es NO, continuar con la actividad Nª 04.

Registrar 3.1. Ingresar al Módulo de Circulación del 'Sistema de gestión bibliotecaria

Cuando se encuentre un RI en el En caso de
03 devolución en a.
Aleph' y hacer clic en la pestaña 'Devoluciones'. Cendoc. presentarse alguna
sistema Aleph

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o Máquina de 3.2. Registrar la devolución utilizando la lectora de código de barras y activar situación
autopréstamo b. 1 minuto en promedio por RI. excepcional, se
la seguridad en el sistema '3M pad staff workstation' haciendo clic en el
deberá registrar en
Asistente de ícono de entrada, o realizar la devolución de los RI en la máquina de el C-F-
servicios de - Módulo de atención. PA05.05.07.RDI
información autopréstamo si se encuentra desocupada. - Sistema de gestión bibliotecaria
c. ‘Registro de
3.3. Devolver el check list al Gestor de Servicios de Información. Aleph. Módulo de circulación. incidencias’
- Máquina de autopréstamo

4.1. Recibir el check list revisado por el Asistente de Servicios de Información , Después de recibir el check list
a.
revisado por el auxiliar del Cendoc.
emitir del ‘Sistema de gestión bibliotecaria Aleph‘ el C-F-PA05.05.07.RP En caso de recibir
'Reporte de préstamos' y actualizar en el drive. una solicitud de
Generar Gestor de emisión de No
reporte de 4.3. Actualizar el C-F-PA05.05.07.RD ‘Reporte de deudores’, específicamente b. 5 minutos en promedio. Adeudo aplicar C-
04 Servicios de
deudores Información en el campo Estado, agregar la letra D cuando el RI fue devuelto, de IN-PA05.05.IENA
‘Instructivo Emisión
acuerdo a la información obtenida en el C-F-PA05.05.07.RP 'Reporte de - Módulo de atención. de NO Adeudo’.
préstamos'. - Sistema de gestión bibliotecaria
c.
Aleph. Módulo de circulación.

5.1. Revisar en el check list (devuelto por el Asistente Servicios de Información Inmediatamente después de revisar
a. el check list y el reporte de
del Cendoc) los RI que fueron encontrados en los diversos estantes o deudores. En caso de que el
usuario manifieste la
carritos de devolución.
pérdida del RI
Enviar Gestor de 5.2. De forma paralela continuar con la actividad Nº 06 y resolver: ¿el usuario prestado, aplicar C-
05 mensaje a Servicios de IN-PA05.05.IACD
usuario Información devolvió el RI?
‘Instructivo Atención
5.2.1. Si la respuesta es SI, continuar con la actividad Nº 07. b. 90 minutos en promedio. de casos de
devolución
5.2.2. Si la respuesta es NO, el sistema Aleph enviará de forma
extemporánea’
automática las notificaciones de devolución pendiente hasta el

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décimo día, entre el sexto y quinto día se realiza comunicación

telefónica con el usuario deudor donde se le informa sobre la
- Módulo de atención.
deuda pendiente y continuar con la actividad Nº 08. c. - Correo electrónico del Cendoc
5.3. Revisar diariamente el correo de Cendocvirtual para verificar si algún Virtual

usuario envío respuesta a la notificación.

6.1. Ingresar como mínimo a tres distintas tiendas virtuales y buscar el RI a 5 días después de haber enviado el
a.
primer mensaje al usuario.
reponer. Commented [c1]: Ingresar a las tiendas virtuales
Averiguar Gestor de b. 15 minutos en promedio por RI.
6.2. Revisar el precio y elegir el más adecuado, registrándolo en el C-F- No aplica y buscar el RI a reponer
06 precio de RI Servicios de
Información PA05.05.07.RD Reporte de deudores en el drive del correo del Cendoc.
- Módulo de atención.
c.
6.3. Continuar con la actividad Nº 08. - En la web: tiendas virtuales de RI.
Cuando el usuario se acerca a
7.1. Registrar la devolución en el 'Sistema de gestión bibliotecaria Aleph' a.
devolver el RI.
Registrar Gestor de utilizando la lectora de código de barras y activar la seguridad en el
b. 1 minuto en promedio por RI.
07 devolución Servicios de No aplica
sistema '3M pad staff workstation' haciendo clic en el ícono de entrada
Información - Módulo de atención.
y finalizar el procedimiento. c. - Sistema de gestión bibliotecaria
Aleph. Módulo de circulación.
8.1. Constatar que el ‘Sistema de gestión bibliotecaria Aleph’ haya enviado 10 días después de haber enviado
a.
las 10 notificaciones. el primer mensaje al usuario.
5 minutos en promedio por
8.2. Solicitar mediante un correo electrónico, a la oficina de tesorería que b.
Solicitar mensaje.
descuento o Gestor de
realice la recarga en la pensión, en caso de ser alumno y al Jefe de No aplica
08 recarga de Servicios de
costo de RI Información control presupuestal el descuento en planilla (en caso de ser docente o - Módulo de atención.
c. - Correo electrónico del Cendoc
personal administrativo), en ambos casos se debe adjuntar las datos del Virtual.
usuario y costo del RI.

Realizar En caso de que el

09 a. Cuando se requiera
seguimiento usuario manifieste la

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de descuento 9.1. Consultar, mediante correo electrónico, a la Oficina de tesorería la 5 minutos en promedio por pérdida del RI
o recarga b. prestado, aplicar C-
cancelación de la deuda por RI no devuelto o extraviado. Se debe adjuntar mensaje.
IN-PA05.05.IACD
los datos de los usuarios deudores. ‘Instructivo Atención
Gestor de de casos de
9.2. Consultar, mediante correo electrónico, al jefe de control presupuestal el
Servicios de devolución
descuento en planilla por la cancelación de la deuda por RI no devuelto Módulo de atención / Correo extemporánea’
Información c.
electrónico del Cendoc Virtual.
o extraviado. Se debe adjuntar los datos del docente o administrativo
deudor.
10.1. Actualizar el 'C-F-PA05.05.07.RD Reporte de deudores' de acuerdo a la
Después de recibir correo
información recibida, específicamente se traslada los datos de los
electrónico de respuesta del jefe
a.
usuarios que realizaron el pago o se efectuó el descuento a la hoja ‘Post de tesorería y/o al analista de
control presupuestal.
descuentos’.
Actualizar Gestor de 10.2. Ingresar a la opción 'préstamos' en el 'módulo de circulación' del
10 reporte de Servicios de b. 20 minutos en promedio. No aplica
'Sistema de gestión bibliotecaria Aleph' y borrar el préstamo. Solo para
deudores Información
los casos de pagos realizados y descuentos efectuados.
10.3. Agregar una nota indicando los datos del RI y la modalidad de reposición - Módulo de atención
efectuada en el campo Sanción y nota local 1 del Registro de usuario c. - Sistema de gestión bibliotecaria
Aleph.
en el 'sistema de gestión bibliotecaria Aleph'.
11.1. Filtrar los registros que figuran como pagado en el campo ‘Estado’ de la 2 veces año en los meses de julio y
a.
pestaña ‘Post descuentos’ en el 'C-F-PA05.05.07.RD Reporte de enero Para la adquisición
Enviar lista de b. 1 día promedio de un RI se deberá
Gestor de deudores' para determinar si el RI será adquirido.
libros para evaluar si es
11 compra por Servicios de 11.2. Filtrar los registros que tienen fecha de devolución con más de un año bibliografía básica
reposición Información en algún curso y la
de la pestaña ‘Descuentos’ en el 'C-F-PA05.05.07.RD Reporte de - Módulo de atención.
c. bitácora de
deudores' para determinar si el RI será adquirido. préstamos.

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11.3. Transferir el listado de los RI seleccionados al C-F-PA05.05.01.RIR

‘Registro de RI para reposición’ y notificar a la Coordinadora de Desarrollo
de Colecciones.

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8. DIAGRAMA DE FLUJO:

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9. INFORMACIÓN DOCUMENTADA
MEDIO DE TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN
ALMACENAMIENTO CONSERVACIÓN

C-F-PA05.05.07.RP Reporte de préstamos V.1.0 Digital 24 horas

C-F-PA05.05.07.RD Reporte de deudores V.1.0 Digital 1 año

Registro de RI para reposición V.1.0 Digital 1 año
C-F-PA05.05.01.RIR
Registro de Incidencias V.1.0 Digital 1 año
C-F-PA05.05.07.RDI

10. CONTROL DE VERSIONES

N° de
Solicitado Por Descripción de la Modificación Fecha de Aprobación
Versión

1.0 - - -

11. APÉNDICES:
[NO APLICA]

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