Manual de Aprendizaje Excel Contable

Colegio de Contadores Públicos de La Libertad
Comité de Informática
Curso de Alta Especialización
GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

EN MS EXCEL
MANUAL DE APRENDIZAJE - 2013
Franklin Uriol Gonzales

Gestión de Sistemas Contables en Ms Excel y Tecnología SISCONT CCPLL
MANUALDE APRENDIZAJE
GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

EN MS EXCEL Y TECNOLOGÍA SISCONT
CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 2

Curso de Alta Especialización en:
“GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

EN MS EXCEL”
1. DESCRIPCIÓN GENERAL
Las tendencias tecnológicas de nuestros tiempos nos obligan a utilizar y reforzar todas las
herramientas de Informática a nuestro alcance de acuerdo a nuestras necesidades y alcances de
procesar información. Es por ello que el Ms Excel se convierte en una opción de herramienta ideal
para nuestra labor empresarial.
Así mismo el avance de la profesión contable obliga a buscar soluciones que generen un valor
agregado adicional y que representen un apoyo en el procesamiento, control y análisis de
información contable. En este curso se desarrollamos el proceso de los Registros contables,
Reportamos Libros Contables hasta llegar a los Estados Financieros con el soporte Informático del
Ms Excel, dándose énfasis al desarrollo de habilidades en aplicación de las herramientas que
permitan al participante mejorar y agilizar su labor profesional.
2. DIRIGIDO
A Contadores Públicos, Técnicos, estudiantes y público interesado en labores contables.

3. REQUISITO PREVIO
Es muy importante y obligatorio tener conocimientos básicos de Ms EXCEL.
4. METODOLOGÍA
El curso se desarrollara a través de clases expositivas por parte del profesor

sobre los temas y herramientas programadas para cada sesión. Los alumnos
deben prestar cuidadosa atención y resolver los ejercicios y asignaciones
impartidas por el profesor. Para alcanzar los objetivos propuestos, la
metodología de evaluación incluye lo siguiente:
 Asistir obligatoriamente a clases

 Resolución de Trabajos y ejercicios propuestos por el profesor
 Examen Final
5. SISTEMA DE CALIFICACIÓN
Asistencia a clases : 30%

Resolución de Ejercicios : 30%
Examen Final : 40%
6. SESIONES DE CLASE:
El curso será desarrollado en 36 sesiones presenciales (45 minutos).
8. CERTIFICACIÓN:
Al concluir el curso en forma aprobatoria, el participante recibirá:
1. Diploma otorgado por el Colegio de Contadores Públicos de La Libertad como:
Especialista en:
“GESTIÓN DE "GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES EN MS EXCEL"

9. REFERENCIAS DEL PROFESOR
Franklin Uriol Gonzales
 MBA CENTRUM Católica, Maestría en Administración de Negocios con

Mención en Dirección Estratégica de Empresas – Pontificia Universidad
Católica del Perú – PUCP
 Maestría en Educación con mención en Docencia y Gestión Educativa –
Escuela Internacional de Postgrado de la Universidad Cesar Vallejo
 Post-Grado en Gestión Empresarial con Tecnologías de Información en la
Escuela de Administración de Negocios para Graduados – Universidad ESAN
 Contador Público Colegiado – Universidad Nacional de Trujillo – UNT
 Docente de la Universidad Privada del Norte - UPN
 Docente de la Universidad Cesar Vallejo - UCV
 Docente de la Universidad Católica los Ángeles de Chimbote
 Docente de la Escuela de Negocios Da Business
 Gerente General de Sistemas & Contadores S.A.C.
 Representante de SISCONT – Perú Región Norte
 Presidente del Comité de Informática y Sistemas del Colegio de Contadores
Públicos de La Libertad
 Ha sido Contador General de empresas comerciales y de servicios
 Es Consultor en temas de Informática Contable y Estrategia Empresarial
 Es autor de diversos artículos de actualidad profesional publicados en la
revista institucional del Colegio de Contadores Públicos de La Libertad.
 Es creador de software aplicativos en Ms Excel para Contadores

10. CONTENIDO: El Curso de Alta especialización se desarrollara a través de 8 capítulos con los
siguientes contenidos:
Capitulo 1: Fundamentos Avanzados en Excel

Sesión 1 : Formulas y Funciones Avanzadas
Sesión 2 : Tablas Dinámicas en Ms Excel 2007
Sesión 3 : Formas e Hipervínculos
Sesión 4 : Control de Inventarios y Reportes de Stock
Sesión 5 : Diseño de Sistema de Contabilidad
Sesión 6 : Creación de Tablas y Plan de Cuentas
Capitulo 2: Contabilidad de Registros Auxiliares en Excel

Sesión 7 : Desarrollo del Registro de Ventas y Compras – formato 2010
Sesión 8 : Automatización por Validación y Formulas
Sesión 9 : Reporte Mensual de Declaración Tributaria
Sesión 10 : Declaración Anual de Operaciones con terceros - DAOT
Sesión 11 : Automatización del Asiento de Centralización
Sesión 12 : Desarrollo de Registro Compras y reportes
Capitulo 3: Gestión de Planillas de Remuneraciones en Excel

Sesión 13 : Registro de Datos de Personal e Historial de Impuestos
Sesión 14 : Formato del Libro de Planillas de Remuneraciones
Sesión 15 : Automatizaciones de Datos Generales del Trabajador
Sesión 16 : Automatización de Ingresos: Remuneraciones, Asig. Familiar, Horas Extras
Sesión 17 : Automatización de Egresos: ONP, AFP, Retención de 5º categoría
Sesión 18 : Automatización de Aporte: Essalud
Capitulo 4: Reportes y Control de Beneficios Laborales de Planilla

Sesión 19 : Registro de Operaciones de Planilla
Sesión 20 : Automatizaciones del Asiento Contable de Planilla
Sesión 21 : Emisión de la Boleta de Pago
Sesión 22 : Emisión del Libro Planilla de Remuneraciones
Sesión 23 : Automatización de Control de Gratificaciones
Sesión 24 : Automatización de Liquidación de CTS y Vacaciones Truncas

Capitulo 5: Libros de Contabilidad Principal en Excel

Sesión 25 : Desarrollo de Hoja de Asientos Contables
Sesión 26 : Registro de Monografía y Asientos de Ajuste
Sesión 27 : Libro de Inventarios y Balances
Sesión 28 : Libro Caja-Bancos
Sesión 29 : Libro Diario
Sesión 30 : Libro Mayor
Capitulo 6: Estados Financieros en Excel

Sesión 31 : Hoja de Trabajo del Balance de Comprobación
Sesión 32 : Balance General
Sesión 33 : Estado de Resultados de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza y Función
Sesión 34 : Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Sesión 35 : Estado de Flujo de Efectivo
Sesión 36 : Seguridad y Protección en ms Excel 2007

CAPITULO 1: Fundamentos Avanzados en Excel
SESIÓN 1: Formulas y Funciones Avanzadas
FORMULA: BUSCARV
Busca un valor específico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor
de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación
se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.
Sintaxis de Formula
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
EJEMPLO
Nº Apellidos Nombre Puesto Fecha nacimiento

1 Dávila Nancy Rep. de ventas 8 de diciembre de 1968
2 Fernández Andrés Vicepresidente de ventas 19 de febrero de 1952
3 Lugo Janet Rep. de ventas 30 de agosto de 1963
4 Perales Margarita Rep. de ventas 19 de septiembre de 1958
5 Benítez Sandra Jefe de ventas 4 de marzo de 1955
6 Salaverry Miguel Rep. de ventas 2 de julio de 1963
Nº
Nombre
Puesto
Notas Importantes:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

FORMULA: SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis de Formula
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa
como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier
operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO
Nº Gastos reales Gastos previstos

1 1500 900
2 500 900
3 500 925
Total 2500 2725
Decisión
Notas Importantes:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

SESIÓN 2: Tablas Dinámicas en Ms Excel 2007
INTRODUCCIÓN.
Es común que nuestra hoja de cálculo (Excel) contenga muchos datos, pero ¿sabe lo que todos
esos números significan? Sus datos ¿responden a todas sus preguntas? Los informes de tabla
dinámica pueden ayudar a analizar datos numéricos y responder a preguntas al respecto.
En cuestión de segundos puede ver quién ha vendido más, y dónde. Vea qué unidad de negocio
ha sido el más rentable, y qué producto ha sido el más vendido. Haga preguntas y vea las
respuestas.
Con los informes de tabla dinámica, puede ver la misma información de maneras distintas con tan
solo unos clics. Los datos se ponen en su sitio, contestan a sus preguntas y le dicen lo que
significan los datos.
DEFINICIÓN.
Un informe de de Tabla Dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes

volúmenes de datos. Este informe esta especialmente diseñado para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el

usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos categorías y subcategorías,
crear cálculos y formulas personalizadas.
 Expandir y contraer niveles de datos para destacar resultados y desplazarse hacia abajo
para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los daos
de origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e
interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

CREACIÓN DE UN INFORME CON TABLA DINAMICA
Para crear un informe de Tabla Dinámica, se necesita primero tener una base de datos (lista de
datos).
Fecha Zona Vendedor Articulo Cantidad Precio Venta Condición
04/01/2007Trujillo Torres Televisor 3 500 1,500 Crédito

04/01/2007La Esperanza Sánchez DVD 2 300 600 Contado
05/01/2007Trujillo García Televisor 1 500 500 Contado
08/01/2007Trujillo Torres Equipo sonido 2 800 1,600 Crédito
12/01/2007La Esperanza Gonzales Televisor 5 500 2,500 Contado
15/01/2007Moche Quiroz Televisor 3 500 1,500 Crédito
15/01/2007Moche Araujo DVD 1 300 300 Crédito
15/01/2007Trujillo Sánchez Equipo sonido 4 800 3,200 Crédito
20/01/2007La Esperanza Torres Televisor 2 500 1,000 Contado
24/01/2007Moche Gonzales DVD 6 300 1,800 Contado
25/01/2007Trujillo Sánchez Televisor 5 500 2,500 Crédito
PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINAMICA

Paso 1: Hacer clic en la pestaña “Insertar” a lo cual se habilitara el menú que se muestra a
continuación

Paso 2: Hacer clic en la opción “Tabla dinámica” y aparece una ventana “crear tabla dinámica”
Paso 3: Seleccionar la base de datos, hacer clic en “Nueva hoja de cálculo” y en “Aceptar”

Paso 4: Dirigirse a la “Lista de campos de tabla dinámica” que aparece al costado de la hoja.
Paso 5: Hacer un clic en los cuadros o nombres de los campos en el orden que se desea
diseñar (para Rótulos de fila). Así mismo arrastrar para los casos de campos de valores.

Paso 6: Cambiar la configuración del campo haciendo clic en los botones de Valores y
después escoger “Configuración de campos”. Luego escoger “Suma” y aceptar.

Paso 7: Después de Obtener un informe, podemos personalizar el reporte de acuerdo a

preferencias del usuario. Para ello mantener activa la tabla dinámica y hacemos un clic en Diseño.
Hacer un clic dentro del informe

SESIÓN 3: Formas e Hipervínculos en Ms Excel 2007

FORMAS
Paso 1: Hacer clic en “Insertar”, después en “Formas” y luego escoger el diseño
Paso 2: Luego de escoger la “Forma” deseada, procedemos a dibujarla y finalmente con

un clic derecho podemos insertar texto dentro de la “Forma”.
Agregar texto

HIPERVINCULOS
Paso 1: Hacer un clic derecho en la “Forma” y después escoger Hipervínculo.
Paso 2: Después de aparecer la ventana “insertar hipervínculo”, hacer un clic en

“Marcador”

Paso 3: Hacer clic en la Hoja deseada, en este caso escogeremos “Tabla Dinámica” y
después “Aceptar”.
Paso 4: Después “OTRA VEZ” hacemos un clic en “Aceptar” y Finalmente

hacemos un clic en una celda en blanco. Posteriormente cuando se posiciones
cobre la forma el cursor se mostrará como un “mano”, la cual le permitirá
trasladarse hacia la otra hoja deseada.

SESIÓN 4:
Control de inventarios y Reportes Stock
En una hoja de Excel diseñar el siguiente cuadro
Después diseñar la siguiente hoja:

Después mediante una Tabla dinámica se reporta

SESIÓN 5:
Diseño de Sistema de Contabilidad

Ahora usted creará un nuevo Libro de Excel, al cual le asignará el nombre SISTEMA DE
CONTABILIDAD, luego en la Hoja 1 diseñará una presentación del Sistema propuesto a
continuación según el dibujo. No obstante usted puede diseñarlo de acuerdo a sus
preferencias y/o necesidades. Esta hoja 1 será renombrada como: “Menú Principal”.
Para realizar el diseño a usted solo le bastará utilizar las herramientas de “Formas” e
“Hipervínculos”. Adicionalmente puede utilizar letras y colores comunes del Excel.
Usted pondrá propio nombre

como nuevo desarrollador Su propio correo

SESIÓN 6:
Creación de Tablas y Plan de Cuentas
Hoja 1: DATOS DE LA EMPRESA
En una nueva hoja con el nombre de “Datos de la Empresa” crear el siguiente cuadro:
Usted podrá utilizar la lista propuesta o hacer una lista mucho más amplia de acuerdo a
las necesidades de su empresa.
Hoja 2: TIPO DE CAMBIO

En una nueva hoja asignada con el nombre “Tipo de Cambio” se diseñará un listado del
tipo de cambio desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre del año en curso.

Hoja 3: Data de Proveedores: Crear una tabla donde registraremos por única vez a
nuestros proveedores con sus datos requeridos. Después de hacer la tabla Por favor ingresar
algunos datos.
Hoja 4: Data de Clientes: Crear una tabla donde registraremos por única vez a nuestros
Clientes con sus datos requeridos. Después de hacer la tabla Por favor ingresar algunos datos.

Hoja 5: Tablas Fiscales: Crear una tabla (lista) para los Periodos (meses) y otra tabla
para los comprobantes de pago de acuerdo a los códigos emitidos por Sunat.

Hoja 6: PLAN DE CUENTAS

Crear una nueva hoja asignada con el nombre “Plan de Cuentas” y diseñar la lista
IMPORTANTE: Debe completar el Plan de cuentas a utilizar (para efectos pedagógicos

podría incluir solo las mas importantes para el desarrollo del curso)
Consideraciones:
 EL plan de cuentas se debe realizar en 3 columnas (de ser necesario por el

tamaño del nombre de la cuenta se debe ampliar el ancho de la columna).
 Se registra en la columna de CUENTA ANALITICA DE REGISTRO el nivel más
detallado que se utilizará para registrar los asientos contables
 En la columna de CUENTA DIVISIONARIA o SUB CUENTA, se debe digitar el
nombre de la cuenta en la que se encuentra incluida la Cuenta Analítica, esto
implica que se repetirá la Cuenta Divisionaria (se recomienda digitar una vez y
activar el arrastre).
 En la columna CUENTA PRINCIPAL se digitar la cuenta en la que esta incluida la
cuenta divisionaria, esto implica que se repetirá la cuenta Principal (se recomienda
digitar una vez y activar el arrastre).

CAPITULO 2: Contabilidad de Registros Auxiliares en Excel
SESIÓN 7: Registro de Ventas y Compras – 2010
Registro de Ventas
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios
La SUNAT, mediante la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha

establecido disposiciones relacionadas con los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, las cuales estarán vigentes a partir del 1 de enero de 2007. Posteriormente es
publicado en El Peruano la Res. Nº 230-2007-SUNAT, mediante la cual se prorroga hasta el 01
de enero del 2009, y después al 2010 la entrada en vigencia de las nuevas normas sobre libros y
registros contables.
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se

detalla a continuación:
a. Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.

b. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
c. En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar
la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.
d. Tipo de comprobante de pago o documento (según tabla 10).
e. Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina
registradora, según corresponda.
f. Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie
o por número de la máquina registradora, según corresponda.
g. Tipo de documento de identidad del cliente (según tabla 2).
h. Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento
de identidad; según corresponda.
i. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de
personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido
paterno, apellido materno y nombre completo.
j. Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.
k. Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada
con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho
impuesto.
l. Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.
m. Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.
n. Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el
caso.
o. Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.
p. Importe total del comprobante de pago.
q. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.

r. En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará

referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá
registrar la siguiente información:
i. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.

ii. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).
iii. Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
iv. Número del comprobante de pago que se modifica.
Hoja: Registro de Ventas.- Diseñar el siguiente modelo.
Continuación…

Registro de Compras
REGISTRO DE COMPRAS
Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se

detalla a continuación:
a. Número correlativo del registro o código único de la operación de compra.

b. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
c. Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros
de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, télex y telegráficos, lo
que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de
compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes,
utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de
intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
d. Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que
apruebe la SUNAT (según tabla 10).
e. Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración
Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se
consignará el código de la dependencia Aduanera (según tabla 11).
f. Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración
Simplificada de Importación.
g. Número del comprobante de pago o documento o número de orden del
formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto,
tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no
domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la
Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros
documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la
importación de bienes.
h. Tipo de documento de identidad del proveedor (según tabla 2).
i. Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según
corresponda.
j. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de
personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido
paterno, apellido materno y nombre completo.
k. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal
y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones
gravadas y/o de exportación.
l. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición
registrada conforme lo dispuesto en el literal k).
m. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal
y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de
exportación y a operaciones no gravadas.
n. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición
registrada conforme lo dispuesto en el literal m).
o. Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito
fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones
gravadas y/o de exportación.
p. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición
registrada conforme lo dispuesto en el literal o).

q. Valor de las adquisiciones no gravadas.

r. Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda
utilizarlo como deducción.
s. Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
t. Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.
u. Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la
utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior,
cuando corresponda.
En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto

del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará,
según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados
a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de
exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de
exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a
operaciones no gravadas.
v. Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.

w. Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando
corresponda.
x. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
y. En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará
referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá
registrar la siguiente información:
i. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.

ii. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).
iii. Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
iv. Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda,
señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas
utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a
operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a
operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones
gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en

las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el
párrafo anterior.
z. Totales.

El participante diseñara el siguiente Registro de Compras – formato 2010
Continuación…

Continuación…

SESION 8:
Automatización por Validación y Formulas
ASIGNACIÓN DE NOMBRE
Para poder crear las validaciones necesitamos primero tener Listas Renombradas, mediante el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar o sombrear la lista que se necesita.

2. Hacer clic derecho y escoger “Asignar nombre a un Rango”.
3. Escribir el nombre que se desea.

VALIDACIONES: Para facilitar la entrada de datos o limitar las entradas a determinados

elementos que define el usuario para facilitar las entradas de datos o para limitar las entradas a
determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas
válidas que se originan de otras celdas de la hoja de cálculo. Al crearse la validación mostrará la
siguiente lista desplegable en la celda validad.
Paso 1. Seleccionar el área en la que se desea validar una lista
Seleccionar
Paso 2. Hacer clic en Datos y Validación de Celdas

Paso 3. Aparece una ventana VALIDACION DE DATOS en el cual se debe hacer clic en
CONFIGURACIÓN. Después en el criterio de Validación se debe seleccionar la opción “Lista” y
después en Origen es importante poner primero el signo igual ( = ) y después escribir el nombre de
la Lista necesaria y finalizar con Aceptar.
Resultado. La validación de la lista dará como resultado lo siguiente :

FORMULAS: Para las celdas de Razón Social, Tipo de cambio, Cuentas se utilizará formulas
apropiadas que se crearan de acuerdo a nuestras necesidades.
Formula del RUC:
FORMULA
Validación y Formulas de las Cuentas Contables en el Registro de Ventas:

SESION 9:
Reporte Mensual de Declaración Tributaria
 Con el uso de una Tabla dinámica diseñar un Reporte

SESION 10:
Declaración de Operaciones con Terceros
(Reporte DAOT)
 Con el uso de una Tabla dinámica diseñar un Reporte

SESION 11:
Automatización del Asiento de Centralización
Asiento de Centralización de Ventas:
 Se diseñara un reporte especial utilizando las Tablas dinámicas y sus conocimientos de

contabilidad para poder conseguir los importes necesarios para el asiento de centralización
en Libros principales.
SESION 12:
Desarrollo del Registro de Compras y

Reportes
El participante realizará lo siguiente:
1. Diseñara el Registro de Compras y respectiva automatización
2. Utilizando las Tablas Dinámicas creará el Reporte Mensual, La DAOT y Asiento contable
de centralización de Compras y Gastos.
 El alumno puede aportar nuevas formas de diseño de creerlas necesarias.

CAPITULO 3: GESTIÓN DE PLANILLA DE REMUERACIONES EN EXCEL
(Presentación opcional)

SESIÓN 13:
Registro de Datos de Personal

e Historial de Impuestos
Hoja: Datos de Personal.- En esta hoja se debe diseñar un modelo del Registro de
Trabajadores.
Primera Parte
Segunda Parte

Hoja: Historial de Impuestos.- En esta hoja se debe diseñar una hoja que contenga los
datos históricos de los porcentajes de impuestos y aportes relacionados con asuntos
laborales.
Primera Parte:
Segunda Parte:

SESIÓN 14:
Formato de Libro Planillas
Primera Parte:
Segunda Parte:
Tercera Parte:

SESIÓN 15 :
Automatización de Datos del Trabajador
Automatización: De acuerdo a las indicaciones del Profesor usted debe realizar

validaciones y formulas en la hoja “Libro Planilla”.
 Se Valida la columna de Periodo
 Se Valida la columna de Nombre
 En la columna de “DNI”; se desarrolla la formula aquí mostrada.
 En las siguientes columnas debe crear las formulas respectivas con la asistencia e
indicaciones del Profesor.

SESIÓN 16 :
Automatización de Ingresos: Remuneración,

Asignación Familiar y Horas Extras
Automatización: De acuerdo a las indicaciones del Profesor usted debe realizar las
formulas en la hoja “Libro Planilla”.
 Formula para Remuneración Básica
 Formula para Asignación Familiar
 Formula para Horas Extras

SESIÓN 17:
Automatización de Egresos: ONP, AFP,
Retenciones de 5º Categoría
Automatización: De acuerdo a las indicaciones del Profesor usted debe realizar las
formulas en la hoja “Libro Planilla”.
 Aporte a la ONP
 Aporte a la AFP
Aporte Obligatorio

 Comisiones y Prima de Seguro

Para calcular los aportes se utilizara una tabla auxiliar “COMISIONES Y PRIMA” el
cual en su opción PERIODO referenciará el de LIBRO PLANILLA.
Los Porcentajes de Comisión y Prima de Seguro serán tomados de Historial de
Impuestos de acuerdo al periodo con la formula “BUSCARV”.
Comisión
Prima de Seguro
 Retención de Impuesto a la Renta 5º Categoría
Para Calcular el Impuesto (a favor o en contra)
Para Calcular La Retención

SESIÓN 18:
Automatización de Aportes: Essalud
 Aporte a ESSALUD
CAPITULO 4: REPORTES Y CONTROL DE BENEFICIOS LABORALES
SESIÓN 19 :
Registro de Operaciones de Planilla
1. Se debe utilizar la Sesión para terminar y absolver consultas del registro

de la planilla.

SESIÓN 20:
Automatización del Asiento Contable de Planilla
 Diseñar el formato de Asiento de Planilla y Validar las Cuentas Contables.
 Utilizar la formula “SUMAR.SI” para registrar la columna de “Parcial” referenciando

la información de la hoja “LIBRO PLANILLA”.
 Sumar los parciales en su respectiva Cuenta Principal.

SESIÓN 21:
Emisión de La Boleta de Pago

SESIÓN 22:
Emisión del Libro Planillas de
Remuneraciones

SESIÓN 23:
Automatización de Control de
Gratificaciones
Con los conocimientos contables laborales cada alumno debe

diseñar un modelo que automatice el pago de gratificaciones de
acuerdo a los Meses y días trabajados en el semestre
correspondiente. A continuación solo un modelo (opcional).

SESIÓN 24:
Automatización de Liquidación de CTS y
Vacaciones Truncas
El alumno después de las sesiones 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 21
estará en condiciones de crear un modelo propio que se ajuste
a sus necesidades, aplicando la práctica adquirida en el curso.
Se recomienda hacerlo personalmente.

CAPITULO 5: LIBROS PRINCIPALES EN EXCEL
SESIÓN 25:
Desarrollo de la Hoja Registros Contables
INSTRUCCIONES: Diseñar el siguiente formato
VALIDACIÓN Y FORMULAS: Después del diseño corresponde realizar la validación de

las columnas “Periodo” y “Cuenta Analítica”
Posteriormente se debe hacer las formulas que nos permitan el registro automático de la
Cuenta Divisionaria y Cuenta Principal.

SESIÓN 26:
Registro de Monografía Contable y Asientos
de Ajuste

SESIÓN 27:
Libro de Inventarios y Balances
Formato SUNAT
Formato Excel

Formato SUNAT
Formato Excel
Para los saldos Deudores y Acreedores es necesario la siguiente formula:
Para saldo deudor:
Para Saldo Acreedor:
Y Finalmente se realiza una sumatoria

SESIÓN 28:
Libro Caja - Bancos
Instrucciones:
Crear una Tabla Dinámica y diseñar un reporte que muestre la Cuenta 10 Caja y Bancos

SESIÓN 29:
Libro Diario
Formato Tradicional

Nuevo Formato SUNAT
Nuevo Formato Excel

SESIÓN 30:
Libro Mayor
Formato Tradicional Clásico

Nuevo Formato SUNAT
Nuevo Formato Excel
Para lograr el “Objetivo Formato”, debemos trabajar con las opciones de:
 Diseño; “Estilo de Tabla dinámica medio 15”.
 Diseño de Informe (compacta, esquema, tabular)
 Opciones, Configuración de Campo (desmarcar “forma compacta” según la
necesidad)

CAPITULO 6: ESTADOS FINANCIEROS EN EXCEL
SESIÓN 31: Hoja de Trabajo del Balance de

Comprobación
Paso 1: En la Hoja “Registro de Asientos Contables”, se debe seleccionar toda el área que
servirá de base para el diseño del Balance de comprobación.
Seleccionar
Paso 2: Hacemos clic en INSERTAR y después en Tabla Dinámica

Paso 3: Al aparecer la “Lista de Campos de tabla dinámica” se debe seleccionar los campos
adecuados para el diseño.
Paso 4: Se debe completar las columnas de; “Saldos”, “Balance”, “EE.GG.PP Naturaleza” y
“EE.GG.PP Función” en forma manual.

Paso 5: Agregar al costado de Plan de Cuentas un código identificador de Cuenta:
Paso 6: Insertar una columna Antes de la Lista de Cuentas con el titilo: “EE.FF.” y luego se
realizará una formula.
Luego: En la primera celda crear la siguiente formula:

=SI(B8=0,0,BUSCARV(B8,'PLAN DE CUENTAS'!D4:E305,2,0))
Donde: Se busca encontrar la letra (A,P,N,R,F,M,O) que le corresponde a cada cuenta

contable de acuerdo a la clasificación del Plan de Cuentas

Paso 7: Luego en las Columnas respectivas realizar las siguientes formulas:
7.1 Para Columna SALDOS:
 Tener en cuenta que en las siguientes formulas:
D= Debe
H= Haber
Para el Saldo Deudor: =Si(D>H,D-H,0) Para el Saldo Acreedor: =Si(H>D,H-D,0)
 Luego de realizar las Formulas para los primeras celdas de los saldos Deudor y
Acreedor, se debe dar Arrastre a estas formulas para toda la columna.

7.2. Para Columna BALANCE:
(Asumiendo que la celda A8 esta a la altura de la Cuenta 10)
 Para la Columna del Activo:
=SI(A8="A",E8,0)
 Para la Columna del Pasivo:
=SI(A8="P",F8,0)
 Luego de realizar las Formulas para las primeras celdas del Activo y Pasivo; Arrastre la
formula para toda la columna.

7.3. Para Columna EE.GG.PP Naturaleza:
=SI(A8="N",E8,SI(A8="R",E8,0))
=SI(A8="N",F8,SI(A8="R",F8,0))
 Luego de realizar las Formulas para las primeras celdas de Pérdida y Ganancia;
Arrastre la formula para toda la columna.

7.4. Para Columna EE.GG.PP Función:
=SI(A8="F",E8,SI(A8="R",E8,0))
=SI(A8="F",F8,SI(A8="R",F8,0))
 Luego de realizar las Formulas para las primeras celdas de Pérdida y Ganancia;
Arrastre la formula para toda la columna.

Paso 8: Luego se debe totalizar las columnas y determinar las diferencias para obtener la
“Utilidad” o “Pérdida” según sea el caso.
Para Obtener las Diferencias Automáticamente:
Hacer los siguientes formulas:
Activo: =SI(H30>G30,H30-G30,0)
Pasivo: =SI(G30>H30,G30-H30,0)
Pérdida Naturaleza: =SI(J30>I30,J30-I30,0)
Ganancia Naturaleza: =SI(I30>J30,I30-J30,0)
Pérdida Función: =SI(L30>K30,L30-K30,0)
Ganancia Función: =SI(K30>L30,K30-L30,0)
Paso 9: Finalmente se debe Validar las Cuentas Principales al final de Total general de la
Tabla Dinámica para así poder ser leído en El Balance General

SESIÓN 32:
Balance General
Paso 1: En una hoja nueva de Excel se realizará un diseño apropiado para un modelo de
Balance (usted puede escoger entre el modelo T o modelo Informe)
Paso 2: Luego proceder a “Validar” la lista de Cuentas Principales

Paso 3: Luego de “Validar”, se debe asignar las mismas cuentas que se obtienen en el Balance de
Comprobación y después realizar las siguientes formulas:
 Para Cuentas del Activo:

=Si(Cta=0,0,buscarv(Cta,'Balance de Comprobación'!$B$8:$L$50,6,0))
 Para Cuentas del Pasivo y Patrimonio

Las cuentas 19, 29 y 39 también deben tener esta formula
Paso 4: En la Cuenta 59 “Resultados Acumulados” comprobar que lee el rango del La Hoja de
Trabajo del Balance de Comprobación

SESIÓN 33:
Estado de Resultados de Ganancias y
Pérdidas
Por Naturaleza
Paso 1: En una hoja nueva de Excel se realizará un diseño apropiado para un modelo del
Estado de Ganancias y Pérdidas (Estado de Resultados) por Naturaleza
Paso 2: Luego Proceder a realizar las formulas similares a las del Balance General para
poder obtener los importes que corresponden
Para los Saldos de Ganancia:

Para los Saldos de Pérdida:


Por FUNCIÓN
Estado de Ganancias y Pérdidas (Estado de Resultados) por Función
Paso 2: Luego Proceder a realizar las formulas similares a las del Balance General para
poder obtener los importes que corresponden
Para los Saldos de Ganancia:

Para los Saldos de Pérdida:


SESIÓN 34:
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Paso 2: Validar las cuentas contables Principales en los encabezados del formato y agregar
una fila especial en la parte inferior donde debe ingresar 1 (si tuvo movimiento) ó 0 (si no tuvo
movimiento.
Paso 3: Se debe realizar la formula de búsqueda para referenciar los importes iniciales.
Paso 4: Se debe realizar la formula de búsqueda para referenciar los importes finales.

SESIÓN 35:
Estado de Flujo de Efectivo
Paso 1: En una hoja nueva de Excel se realizará el listado de conceptos y luego se asignara un
nombre (“Actividad” y “Flujo”)

Paso 2: Luego debemos validarlo en la Hoja de REGISTRO ASIENTOS CONTABLES.
Paso 3: Crear una Tabla Dinámica diseñando el formato del Flujo de Efectivo.

SESIÓN 36:
Seguridad y Protección en Ms Excel 2007
Paso 1: Sombrear toda la Hoja. Después activar “Formato de Celdas” y Seleccionar la opción
“Proteger” y activar las opciones de Bloqueda y Oculta.
Paso 2: Luego debemos seleccionar solo las celdas que deseamos que sean trabajadas y luego
escoger la opción “Proteger” y desactivar las opciones de Bloqueda y Oculta.

Paso 3: Finalmente hacer clic REVISAR y PROTEGER HOJA e inscribir la contraseña

respectiva.

MANUALDE APRENDIZAJE
GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES EN MS EXCEL
Cada Participante adquiere herramientas que puede utilizar de la forma más

conveniente y aplicable a sus necesidades.
Esperamos haber contribuido con sus labores y le animamos a continuar en las
innovaciones para el desarrollo de nuevas formas de trabajo .

GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES EN MS EXCEL
FRANKLIN URIOL GONZALES
Email: uriolfranklinuriol@hotmail.com
Celular: 949623340

Manual de Aprendizaje Excel Contable

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Colegio de Contadores Públicos de La Libertad

Curso de Alta Especialización

GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

MANUAL DE APRENDIZAJE - 2013

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GESTIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

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 MBA CENTRUM Católica, Maestría en Administración de Negocios con

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Capitulo 1: Fundamentos Avanzados en Excel

Capitulo 2: Contabilidad de Registros Auxiliares en Excel

Capitulo 3: Gestión de Planillas de Remuneraciones en Excel

Capitulo 4: Reportes y Control de Beneficios Laborales de Planilla

CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 6

Capitulo 5: Libros de Contabilidad Principal en Excel

Capitulo 6: Estados Financieros en Excel

CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 7

CAPITULO 1: Fundamentos Avanzados en Excel

SESIÓN 1: Formulas y Funciones Avanzadas

de otra columna de dicha matriz de tabla.

Nº Apellidos Nombre Puesto Fecha nacimiento

CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 8

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO

Nº Gastos reales Gastos previstos

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SESIÓN 2: Tablas Dinámicas en Ms Excel 2007

Un informe de de Tabla Dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes

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CREACIÓN DE UN INFORME CON TABLA DINAMICA

Fecha Zona Vendedor Articulo Cantidad Precio Venta Condición

04/01/2007Trujillo Torres Televisor 3 500 1,500 Crédito

PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINAMICA

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Paso 7: Después de Obtener un informe, podemos personalizar el reporte de acuerdo a

Hacer un clic dentro del informe

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SESIÓN 3: Formas e Hipervínculos en Ms Excel 2007

Paso 2: Luego de escoger la “Forma” deseada, procedemos a dibujarla y finalmente con

CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 16

Paso 2: Después de aparecer la ventana “insertar hipervínculo”, hacer un clic en

CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 17

Paso 4: Después “OTRA VEZ” hacemos un clic en “Aceptar” y Finalmente

CPC. Franklin Uriol Gonzales Página 18

En una hoja de Excel diseñar el siguiente cuadro