MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA CÓDIGO:

PROCESO/SUBPROCESO: BIENES Y SERVICIOS / SERVICIOS GADAD03-P002

GENERALES
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO y VERSION: 02
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1. OBJETO:
Asegurar que los bienes muebles e inmuebles de la Alcaldía de Cartagena operen óptimamente, para
contribuir al cumplimiento de las actividades y al logro de la misión de la entidad.

2. ALCANCE:
Aplica a todas las dependencias de la Alcaldía de Cartagena

3. GLOSARIO:

3.1. Bienes muebles: Se considera todo bien que tiene la característica de poder ser movido
de un lugar a otro: equipo de oficina (mesa, silla, librero, equipos de cómputo etc.)

3.2. Bien Inmueble: Se considera a todo bien que se encuentra fijo al suelo y no puede ser
movido o desplazado, siendo estos edificios, terrenos, etc.

3.3. Mantenimiento Preventivo: Rutina de servicio específico, realizado al bien mueble o

inmueble, con la finalidad de reducir posibles danos, para lograr un número menor de
ejecuciones de rutinas de mantenimiento correctivo.

3.4. Mantenimiento Correctivo: Rutina de reparación de bien mueble o inmueble, mediante

el arreglo o sustitución de la parte afectada.

4. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:

o Director Administrativo de Apoyo Logístico.

o Subdirector de Servicios Generales
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5. POLITICAS DE OPERACIÓN:

5.1. El Subdirector de Servicios Generales en conjunto con los jefes de departamento y el

jefe del Área, realizan la verificación de la Infraestructura y equipo semestralmente.

5.2. El Director Administrativo de Apoyo Logístico / Subdirector de Servicios Generales,

reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que
éstos requieran.

5.3. El Subdirector de Servicios Generales, elaborará un Programa de Mantenimiento

Preventivo de la Infraestructura y Equipo, que será considerado por los departamentos
para la administración de los recursos correspondientes y cumplimiento del mismo.

5.4. El Director Administrativo de Apoyo Logístico / Subdirector de Servicios Generales

con apoyo de los jefes de los Departamentos, de acuerdo a los recursos financieros y
humanos disponibles, realiza internamente o a través de proveedores evaluados y
seleccionados, el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo según sea el caso, de los
bienes muebles e inmuebles que lo requiera de manera inmediata, usando la solicitud
de mantenimiento (formato de solicitud de mantenimiento)

5.5. Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al

Programa de Mantenimiento Preventivo, y Mantenimiento Correctivo todo aquel que
se realice de acuerdo a una solicitud de servicio de mantenimiento debido a una
contingencia fuera del Programa correspondiente que requiere atención inmediata y
que afecta la prestación del servicio.

5.6. Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y atender los mantenimientos

correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los
recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad
con los procesos misionales y estratégicos establecidos. por ejemplo: alex aquí vas a
colocar esos procesos mas importantes.
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6. DESCRIPCIÓN DE TAREAS:

No. TAREA RESPONSABLE

Elabora programa de mantenimiento
Subdirector de Servicios Generales
1 Preventivo y Correctivo.

Recibe el programa para su análisis y aprobación o Director Administrativo de Apoyo Logístico

2
no
Si es devuelto realiza modificaciones indicadas Subdirector de Servicios Generales
3

Autorización el programa ajustado Director Administrativo de Apoyo Logístico

4
5 Envía al subdirector para su ejecución y
Secretaria
seguimiento
Elabora autorizaciones de trabajos al personal o
6 contratista autorizado. Profesional Especializado
7 Envia autorizaciones Secretaria
8 Informe de cumplimiento del cronograma Profesional Especializado

9 Elaboración del Acta final de la prestacion del

Secretaria
servicio
Medición de la satisfaccion o no del servicio, lo cual
10 se hará mediante el sistema de encuesta Profesional Especializado
11 Elaboración Acta final de la prestacion del servicio Secretaria

Director Administrativo de Apoyo Logístico/

Autorización del acta final
Subdirector de Servicios Generales
12

Conformación del expediente económico Subdirector de Servicios Generales

13

Autorización de pago Director Administrativo de Apoyo Logístico

14
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7. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO SUBDIRECTOR DE SERVICIOS

DE APOYO LOGÍSTICO/ SUBDIRECTOR DE GENERALES
SERVICIOS GENERAL PREVENTIVO CORRETIVO

DETECTA FALLA O
INICIO CONTINGENCIA

1
A
VERIFICA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO
SOLICITA
MANTENIMIENTO
ELABORA PROGRAMA
CORRETIVO
DE MANTENIMIENTO 2
PREVENTIVO B

SI ¿ES UN
MANTENIMIENTO
INTERNO

NO 4

APLICA INSTRUCTIVO DEL SGC PARA

LA IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE
PROCESOS EXTERNOS
VERIFICA Y EVALÚA EL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
ASIGNA ORDEN DE TRABAJO
REALIZA REQUISICIÓN DE BIENES
Y/O SERVICIOS Y SUPERVISA 5
3 NO
¿LIBERA?
REGISTRA MANTENIMIENTO REALIZADO

SI
6
FINAL
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SECUENCIA DE
ACTIVIDAD RESPONSABLE
ETAPAS.
1.1. El Director Administrativo de Apoyo
Logístico y el Subdirector de Servicios
Generales
con el apoyo del jefe del Área realizan un  Director Administrativo
recorrido con el fin de verificar las instalaciones. de Apoyo Logístico.
1. VERIFICA
INSTALACIONES. 1.2. Evalúan los espacios y equipos que necesitan  Subdirector de Servicios
mantenimiento.
Generales
1.3. Las áreas responsables de realizar el
mantenimiento requisita en formato de solicitud
de mantenimiento.

2.1. Con base en la lista de verificación de

Infraestructura y equipo, y las solicitudes
2. ELABORA recibidas elabora su Programa de
PROGRAMA DE Mantenimiento
MANTENIMIENTO.  Subdirector de Servicios
2.2. Determina si el mantenimiento es interno o Generales
externo. SI es Interno pasa a la etapa 3. NO
es Interno pasa a la etapa 4

A.1 En la operación del equipo detecta la

A. DETECTA FALLA O necesidad de mantenimiento correctivo al  Jefe de Departamento
CONTINGENCIA presentarse una falla contingente o Área Solicitante

A.1 Detecta necesidad de mantenimiento a la

infraestructura derivada del deterioro o
factores no considerados.

B1 Elabora solicitud de mantenimiento.

C1 Entrega la solicitud de mantenimiento al
B. SOLICITA Subdirector de Servicios Generales de  Jefe de Departamento
MANTENIMIENTO. realizar el mantenimiento para que o Área Solicitante
programe el servicio.
D1 Pasa al punto 2.
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3.1. Considerando el recurso humano disponible

asigna Orden de Trabajo, con base al
Programa de Mantenimiento Preventivo, en
el caso del mantenimiento preventivo.
3. ASIGNA ORDEN DE
TRABAJO, REALIZA 3.2. En el caso del mantenimiento correctivo la  Director Administrativo
REQUISICIÓN DE Orden de trabajo se elaborará en base a la de Apoyo Logístico.
BIENES Y/O solicitud de mantenimiento
SERVICIOS Y  Subdirector de Servicios
SUPERVISA 3.3. Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios y Generales
TRABAJOS aplica el Instructivo de Compras Directas
para abastecer los insumos requeridos en el
mantenimiento.

3.4. Supervisa la realización del Mantenimiento.

SI es Interno pasa a la etapa

3.