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FECHA: FECHA DE
FORMALIZACIÓN POR PARTE DE
MANUAL DE CONTRATACIÓN, LA ALTA DIRECCIÓN
Logo de la Organización
COMPRAS Y SUMINISTROS
VERSIÓN: LA CORRESPONDIENTE
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MANUAL DE
CONTRATACIÓN,
COMPRAS Y
SUMINISTROS
RESPONSABLE
LÍDER DEL PROCESO DE COMPRAS.
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1. OBJETO
Garantizar que los servicios contratados, productos e insumos cumplan con los
requisitos de compra especificados por la Organización.
2. ALCANCE
El presente manual aplica para todas las actividades propias e inherentes del
proceso de gestión de contratación, compras y suministros desde la requisición
hasta la entrega final al cliente interno, así como el seguimiento al cumplimiento
de los proveedores de la Organización.
3. DEFINICIONES
COMPRAS
CLIENTE
Personas o conjunto de ellas con una disposición de responsabilidades,
autoridades y relaciones, que recibe el resultado de un proceso.
PROVEEDOR
Persona o conjunto de ellas con una disposición de responsabilidades,
autoridades y relaciones, que proporciona un producto.
PRODUCTO
Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u operación.
SERVICIO
Resultado de llevar a cabo una actividad en la interfaz entre el proveedor y el
cliente. Generalmente es intangible
Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de modificación:
CODIGO: COM-MA-001
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FORMALIZACIÓN POR PARTE DE
MANUAL DE CONTRATACIÓN, LA ALTA DIRECCIÓN
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COMPRAS Y SUMINISTROS
VERSIÓN: LA CORRESPONDIENTE
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INSPECCION
Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de
un producto o servicio, para compararlas con los requisitos especificados y
establecer su conformidad.
ALMACENAMIENTO
Es la actividad mediante la cual los productos o insumos son mantenidos en
condiciones que aseguran que los mismos no van a sufrir alteraciones o
cambios que influyan en la calidad de los productos.
MATERIAL DE EMBALAJE:
Cualquier material empleado para la distribución y transporte de productos o
insumos.
PRODUCTO RECHAZADO:
Producto y/o reactivo para el diagnóstico in vitro con evidencia documental de
que no cumple con uno o más requisitos de calidad establecidos por el
fabricante y por consiguiente no puede ser utilizado.
INSUMO
4. RESPONSABILIDAD
El responsable directo del cumplimiento y control del presente manual es el
líder de proceso de Compras.
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5. ACTIVIDADES
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• Portafolio de servicios.
• Plan de logística y distribución (entrega y transporte).
• Rut vigente.
• Certificado cámara de comercio actualizado.
• Fotocopia documento de identidad representante legal.
• Estado de implementación del SG-SST.
• Registro Sanitario Invima fecha vigente, si aplica.
• Certificado de buenas prácticas y manufacturas y buenas prácticas de
elaboración fecha vigente, si aplica.
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• Alta dirección
• Líder Administrativo y Financiera.
• Líderes de procesos operativos
• Resonsable de SST
- Invitado (cuando se requiera o tenga la pertinencia de cualquier miembro
de la institución o junta directiva o cuando sea necesario apoyo tecnológico).
Este se realiza como mínimo una vez al mes y se podrá citar de forma
extraordinaria en caso que se requiera.
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Propósito
-Controlar el presupuesto destinado a la compra de suministros.
-Tomar las mejores decisiones de inversión de los recursos de la institución,
priorizando las necesidades de los procesos y la disponibilidad de los recursos.
-Establecer un frente común de la institución frente a los proveedores.
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Recibidos los productos, el funcionario que tenga la pertinencia verifica que las
cantidades y las características técnicas coincidan con lo estipulado en la orden
de compra y se registra en la parte inferior del FORMATO DE ORDEN DE
COMPRA, y defina si el producto es aceptado o rechazado.
5. ADQUISICION DE SERVICIOS
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proveedores.