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CODIGO: COM-MA-001

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FORMALIZACIÓN POR PARTE DE
MANUAL DE CONTRATACIÓN, LA ALTA DIRECCIÓN
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COMPRAS Y SUMINISTROS
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MANUAL DE
CONTRATACIÓN,
COMPRAS Y
SUMINISTROS

RESPONSABLE
LÍDER DEL PROCESO DE COMPRAS.

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1. OBJETO

Garantizar que los servicios contratados, productos e insumos cumplan con los
requisitos de compra especificados por la Organización.

2. ALCANCE

El presente manual aplica para todas las actividades propias e inherentes del
proceso de gestión de contratación, compras y suministros desde la requisición
hasta la entrega final al cliente interno, así como el seguimiento al cumplimiento
de los proveedores de la Organización.

3. DEFINICIONES

COMPRAS

Se le define como la acción de adquirir bienes y servicios de la calidad


adecuada, en el momento y al precio adecuados y del proveedor más
apropiado.

CLIENTE
Personas o conjunto de ellas con una disposición de responsabilidades,
autoridades y relaciones, que recibe el resultado de un proceso.

PROVEEDOR
Persona o conjunto de ellas con una disposición de responsabilidades,
autoridades y relaciones, que proporciona un producto.

PRODUCTO
Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u operación.

SERVICIO
Resultado de llevar a cabo una actividad en la interfaz entre el proveedor y el
cliente. Generalmente es intangible
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PRESTACIÓN DEL SERVICIO


Aquellas actividades del proveedor necesarias para suministrar el servicio..

INSPECCION
Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de
un producto o servicio, para compararlas con los requisitos especificados y
establecer su conformidad.

ALMACENAMIENTO
Es la actividad mediante la cual los productos o insumos son mantenidos en
condiciones que aseguran que los mismos no van a sufrir alteraciones o
cambios que influyan en la calidad de los productos.

MATERIAL DE EMBALAJE:
Cualquier material empleado para la distribución y transporte de productos o
insumos.

PRODUCTO RECHAZADO:
Producto y/o reactivo para el diagnóstico in vitro con evidencia documental de
que no cumple con uno o más requisitos de calidad establecidos por el
fabricante y por consiguiente no puede ser utilizado.

INSUMO

Bienes y servicios que se utilizan en el proceso de producción

4. RESPONSABILIDAD
El responsable directo del cumplimiento y control del presente manual es el
líder de proceso de Compras.

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Adicionalmente en la Matriz de responsabilidades de compras se definen los


responsables de selección y evaluación de proveedores, elaboración de
órdenes de compra, verificación de producto y servicio comprado e ingreso a
inventario.

5. ACTIVIDADES

5.1. REVISIÓN DE INVENTARIO


El inventario de insumos de uso frecuente es responsabilidad del líder de cada
proceso. El inventario se registra en el formato respectivo. Una vez uno de los
insumos esté llegando a su límite inferior debe hacer la respectiva requisición de
compra en el formato definido para tal fin.

5.2. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

5.2.1. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN INICIAL.

El proveedor interesado en pertenecer al listado maestro de proveedores de la


institución, deberá solicitar la información al responsable del proceso de Gestión
de Contratación, Compras y Suministros quien por comunicación externa
indicará los requisitos y documentos exigidos. El proveedor interesado debe
diligenciar el formato HOJA DE VIDA DE PROVEEDORES que se le envía como
anexo al comunicado; el cual debe devolver el debidamente diligenciado, por
correo electrónico, con la siguiente información:

• Certificado de calidad fecha vigente, si aplica.


• Listado de precios y/o cotizaciones.

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• Portafolio de servicios.
• Plan de logística y distribución (entrega y transporte).
• Rut vigente.
• Certificado cámara de comercio actualizado.
• Fotocopia documento de identidad representante legal.
• Estado de implementación del SG-SST.
• Registro Sanitario Invima fecha vigente, si aplica.
• Certificado de buenas prácticas y manufacturas y buenas prácticas de
elaboración fecha vigente, si aplica.

Una vez recibida la información solicitada, ésta es revisada por el Proceso de


Gestión de Compras en el formato FORMATO LISTA DE CHEQUEO
DOCUMENTOS PROVEEDORES y posteriormente se evalúa, teniendo en
cuenta los criterios de selección establecido en el FORMATO SELECCION DE
PROVEEDORES. Luego es presentado al responsable de selección, quien
revisará y tendrá la autoridad de aceptar o rechazar a los proveedores
interesados. Una vez aprobado se procede a notificar el resultado de la
evaluación al proveedor de forma verbal o escrita.

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5.2.2. EVALUACIÓN PERIÓDICA.

De acuerdo con la periodicidad definida en la matriz de responsabilidad de


compras, se aplicará el formato de evaluación a los proveedores activos, se
comunicarán los resultados a éstos y se solicitarán las acciones a aquellos
que tengan oportunidades de mejora, a las cuales se les hará seguimiento
dejando evidencia en el formato de evaluación de proveedores respectivo,
dejando evidencia en el FORMATO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

5.3. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA


Los responsables de cada proceso diligencian el formato REQUISICIÓN DE
PRODUCTOS Y SERVICIOS y lo envían al líder del proceso de compras.

El líder del proceso de compra elabora las respectivas órdenes de compra,


incluyendo de manera específica todos los requisitos.

5.4. COMITÉ DE COMPRAS.

El Comité de compras de la institución estará conformado por:

• Alta dirección
• Líder Administrativo y Financiera.
• Líderes de procesos operativos
• Resonsable de SST
- Invitado (cuando se requiera o tenga la pertinencia de cualquier miembro
de la institución o junta directiva o cuando sea necesario apoyo tecnológico).

Este se realiza como mínimo una vez al mes y se podrá citar de forma
extraordinaria en caso que se requiera.

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Su finalidad es determinar las compras de la institución con base en los criterios


técnicos, administrativos y científicos, dependiendo el caso de la compra.

Propósito
-Controlar el presupuesto destinado a la compra de suministros.
-Tomar las mejores decisiones de inversión de los recursos de la institución,
priorizando las necesidades de los procesos y la disponibilidad de los recursos.
-Establecer un frente común de la institución frente a los proveedores.

Serán funciones del comité de compras las siguientes:


- Analizar la situación financiera de la empresa, con especial énfasis en los
recaudos y en los gastos del período anterior y el acumulado a la fecha.
- Analizar las necesidades y elaborar el plan de gastos para el período siguiente.
- Aprobar el plan anual de compras y adquisiciones. Esta actividad debe
realizarse cada año en el mes de noviembre para el período siguiente.
- Elegir el método de compras para los suministros, equipos y bienes muebles e
inmuebles (compras directas, cotización, licitación).
- Seleccionar y evaluar los proveedores de la institución y definir las acciones a
tomar con los mismos
- Analizar las ofertas presentadas por los proveedores, teniendo en cuenta la
calidad, precio, oportunidad en la entrega, condiciones de pago y el
sostenimiento de ofertas.
- Adjudicar la compra a los proveedores que presenten la mejor propuesta de
acuerdo a los parámetros anteriores. Todas las compras que se realicen en la
institución se hacen por medio del comité.
- Controlar los pagos a los proveedores para que se hagan de acuerdo a la
antigüedad de la factura y de la disponibilidad presupuestal.

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Cláusula especial: Ningún líder de proceso de compra o integrante del comité de


compras, puede ser proveedor, comprador y evaluador del mismo, siguiendo el
principio de objetividad e imparcialidad en la evaluación de proveedores.

5.5. ÓRDENES DE COMPRAS.

Una vez aprobadas las requisiciones, se procede a diligenciar las órdenes de


compra en el “FORMATO DE ORDEN DE COMPRA”, el cual contiene las
siguientes características:

• Nombre del Proveedor


• Fecha en que se realiza la orden de compra.
• Número de Identificación Tributaria (NIT).
• Tipo de Contribuyente (Si son Grandes Contribuyentes, Auto retenedores,
Régimen Común o Simplificado)
• Descripción de los productos, bienes o servicios a solicitar.
• Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo
• La unidad de medida debe estar descrita de acuerdo al tipo de compra.
• La cantidad solicitada debe ser clara y coincidir con el tipo de unidad de
medida.
• Valor unitario de cada producto, bien o servicio.
• Valor Total de cada producto, bien o servicio.
• Fecha Pactada de entrega.
• Fecha de recibido el producto, bien o servicio.
• Subtotal de las cantidades solicitadas en la orden de compra.
• Descuento esto aplica en caso de compras de contado.
• Iva, Reteiva, y Retefuente dependiendo el tipo de contribuyente.
• Neto a pagar, que es la sumatoria de los ítem correspondientes al
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descuento, iva, reteiva y retefuente.


• Elaborado por, que corresponde a la persona que diligencia el formato.
• Aprobado por, firma la persona autorizada para aprobar la Orden de
Compra.

5.6. RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIO

Recibidos los productos, el funcionario que tenga la pertinencia verifica que las
cantidades y las características técnicas coincidan con lo estipulado en la orden
de compra y se registra en la parte inferior del FORMATO DE ORDEN DE
COMPRA, y defina si el producto es aceptado o rechazado.

Luego del ingreso se radican las facturas en el departamento de contabilidad


para su digitalización.

En caso de que haya alguna inconsistencia en la recepción, el respectivo


responsable diligencia las observaciones pertinentes en el FORMATO DE
ORDEN DE COMPRA, e inmediatamente informa al líder de compras, quien
contactará al Proveedor y le comunica los motivos para que se tomen los
correctivos necesarios y debe reiniciar el proceso para suministrar los faltantes.
Finalmente, una vez sistematizada y radicada la factura en contabilidad, esta
debe ser archivada junto con la orden de compra en el archivo contable.

5. ADQUISICION DE SERVICIOS

Para proveedores de servicio que inciden sobre el producto o servicio de la


organización, aplican los criterios de selección, evaluación y reevaluación de

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proveedores.

Con el fin de formalizar la relación con los contratitas, se debe realizar un


contrato de prestación de servicios en el cual se definan, entre otros:

• Las especificaciones claras y suficientes de los servicios a ser prestados


por el contratista.
• Los canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el
trabajo con los contratistas y sus trabajadores o subcontratista.
• La obligación por parte del contratista de afiliación al Sistema General de
Riesgos Laborales, del personal propio y subcontratistas, de conformidad
con la normatividad vigente, y la forma y frecuencia de verificación por
parte de la Organización
• La obligación del contratista de informar la rotación del personal
(incluyendo subcontratistas) para realizarles la inducción el temas de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
• El cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo por
parte del personal del contratistas y sucontratistas y la forma de verificar
por parte de la organización.

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