POLITICAS DE USO DE LOS RECURSOS

TECNOLOGICOS, INFORMATICOS Y
TELECOMUNICACIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL
DE MEDELLÍN (PUSER)

RODRIGO ALBERTO MENDOZA VEGA

Jefe Oficina Asesora Planeación

JOHARI ALBERTO DELAGADO PEÑA

Contralor Auxiliar de Desarrollo Tecnológico

MEDELLÍN, NOVIEMBRE DE 2012

 CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN 3

1. Uso de los equipos de computo (hardware). 4

2. control de acceso de los usuarios a la red de datos. 6

3. Uso del software (programas y aplicativos). 7

4. Uso y manejo de la Información. 9

5. Uso del correo electrónico. 10

6. Uso de la Internet. 12

7. Uso Intranet. 13

8. Uso de las impresoras 14

9. Realizar copias de seguridad. 14

10. Acceso a Internet por módems inalámbricos. 14

11. Uso de Teléfonos. 15

12. Uso de los Equipos de Videoconferencia 16

 INTRODUCCION

Este manual ha sido adoptado por la Contraloría General de Medellín y es de

carácter obligatorio cumplimiento y contiene la información necesaria que permita
a todos los funcionarios y contratistas conocer las políticas y normas de
administración y uso de los recursos tecnológicos, informáticos y comunicaciones
de la Contraloría General de Medellín con el fin que tomen conciencia sobre la
necesidad de proteger los equipos y el software cuya finalidad y es la de contribuir
al cumplimiento de la misión institucional,.

Conscientes de la gran importancia del uso adecuado de los recursos que este
desarrollo tecnológico involucra, se han planteado las Políticas de Uso y
Seguridad de los Recursos Informáticos -PUSER-, que deben ser cumplidas por
todos los funcionarios, contratistas usuarios que utilicen cualquiera de las
herramientas informáticas, comunicaciones (teléfonos) que ofrece la Red de la
entidad. La violación o desacato a alguna de estas disposiciones, dará lugar al
respectivo proceso disciplinario, y a la reposición del bien si es necesario.

El objetivo principal de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico es brindar

a los usuarios los recursos tecnológicos e informáticos con la cantidad y calidad
que demandan y tener continuidad en el servicio los 365 días del año de manera
confiable.

La política administrativas y de uso de los recursos tecnológicos e informáticos

será revisada regularmente por la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico
para asegurar que refleje correctamente los cambios normativos y el desarrollo y
la evolución de la tecnología de la información y comunicaciones.

EL NO ACATAMIENTO DE ESTAS NORMAS PUEDE ACARREAR A

SANCIONES O PROCESOS DISCIPLINARIOS.

3
POLITICAS DE USO DE LOS RECURSOS TECNOLOGICOS, INFORMATICOS
Y TELECOMUNICACIONES (PUSER)

Los recursos tecnológicos, informáticos y de telecomunicaciones están asignados

a la organización (No a las personas) para cumplir de forma eficiente las diferentes
labores, por lo tanto la Oficina asesora de Planeación, a través de la Contraloría
Auxiliar de Desarrollo Tecnológico podrá libremente, reasignarlos de acuerdo con
las necesidades del momento.

Los usuarios son responsables de acatar y seguir los procedimientos

administrativos establecidos para la utilización y el mantenimiento de los
siguientes elementos tecnológicos, informáticos y de telecomunicaciones:

1. Uso de los equipos de computo (hardware)

Las revisiones técnicas de los equipos solo podrán ser realizadas por personal
autorizado de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico, por lo tanto en
ningún momento, quien opere o maneje determinado equipo, debe efectuar
arreglos o intentos de reparación.

La responsabilidad de manejo, control, protección, administración y utilización del

equipo está en cabeza de cada uno de los usuarios y cada uno de éstos tendrá
registrado en su cartera, los recursos informáticos asignados.

Todo usuario de recurso(s) informático(s) deberá velar por la preservación de

éstos, teniendo presente las siguientes directrices:

 Mantener limpia la zona donde se encuentran los equipos de cómputo.

 No ingerir alimentos ni líquidos cerca o sobre los equipos; con ello se evita la
caída o derrame que cause posible deterioro a los componentes de los
equipos.

 No fumar cerca de los equipos de cómputo.

4
 El teclado y mouse deben ser tratados con suavidad, no hay necesidad de
golpear o presionar fuertemente las teclas; por ningún motivo agarre estos
elementos por el cable, puede ocasionar averías.

 Realice el apagado del computador con el procedimiento adecuado para ello,

que es con el sistema operativo Windows, opción apagar.

 La limpieza del lugar donde estén los recursos informáticos, deberá ser
realizada por el personal de aseo de la Contraloría Auxiliar de Recursos
Físicos, siempre y cuando éstos estén apagados o bloqueados. Se
recomienda trapear el lugar y limpiar los equipos y escritorios en forma suave
sin sacudir

 Los equipos y demás recursos informáticos asignados a cada funcionario son

para uso en trabajos de la Entidad y no para realizar trabajos de tipo
personal, tales como: postgrado, universidad, colegios, entre otros. Además
no deben ser usados como “laboratorio”, intentando manipular los archivos de
configuración del sistema, para lo cual solo está autorizado el personal de la
Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

 Está totalmente prohibido el uso de los computadores, y recursos informáticos

en general, por parte de personal ajeno a la Organización.

 Sólo los computadores portátiles están protegidos con el seguro móvil y

pueden ser retirados de la Entidad en cualquier momento por el responsable
del equipo después de diligenciar el formato de salida de equipos.

 Informar a la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico cualquier

novedad que se presente en la red, las aplicaciones, los equipos o sus
instalaciones.

 Ninguna dependencia podrá destapar, desconectar el hardware o alterar las

conexiones existentes en la red de la Contraloría a fin de no alterar los
recursos informáticos ofrecidos por la Entidad.

Cumpliendo con las normas para instalaciones eléctricas, ambientales y de

seguridad.

 No se deben intercambiar elementos entre equipos sin la autorización de la

Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

5
  Solo el personal de Desarrollo Tecnológico (informática) está autorizado para
realizar las configuraciones de los equipos e instalar el software en los
mismos.

 No se deben conectar equipos diferentes al computador, en los tomas color

naranja (tomas de la UPS).

 Por ningún motivo desconecte los equipos que están en red, ni conecte
equipos o impresoras adicionales sin previa autorización de la Contraloría
Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

Respecto a los cables:

 No pararnos en ellos o pisarlos con cualquier tipo de objeto.

 No doblarlos o halarlos fuerte.

 No cortarlos.

 No maltratar, ni pisotear las canaletas por donde ellos pasan.

Se debe tener especial cuidado con los cables, ya que de este depende una
buena comunicación de los datos a través de la red.

2. Control de acceso y contraseñas de los usuarios a la Red de Datos.

La Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico previa solicitud de la Contraloría

Auxiliar de Talento Humano entregará una clave y contraseña a cada usuario; la
cual es de carácter privada e individual.

Todos los usuarios que acceden a recursos informáticos de la red de la

Contraloría General de Medellín, requieren de una única e intransferible
identificación, la cual consiste en un USERNAME (nombre de usuario) con su
respectivo PASSWORD (clave de acceso) para el usuario y un nombre de
máquina para el computador. Adicional a esto se requiere del nombre del
DOMINIO al que se acceda.

6
Es responsabilidad de cada persona manejar la confidencialidad de esta
identificación, por lo tanto se le recomienda no entregar su cuenta de usuario, ni
contraseña a nadie.

Cada usuario es responsable de cambiar periódicamente su clave de acceso al

sistema, mínimo cada mes.

Los usuarios de computadores deberán tener la precaución de terminar la sesión

en el sistema cada vez que se ausenten de su escritorio, para que no se pierda la
confidencialidad de la información que está a su cargo.

Ninguna persona debe utilizar el código de otro usuario para acceder a los
servicios de la red (por ejemplo: los diferentes sistemas de información, el correo
electrónico, la agenda y todos los servicios en general).

3. Uso de Software (Programas y Aplicativos)

Se prohíbe instalar y utilizar software no autorizado por la Contraloría Auxiliar de

Desarrollo Tecnológico.

Se prohíbe copiar archivos o programas de propiedad de la Contraloría General de

Medellín y/o alterar el software instalado.

Ningún usuario o dependencia deberá adquirir software sin la debida aprobación y

autorización de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

Las instalaciones de software en los computadores de la Entidad, sólo podrán ser

realizadas por personal autorizado por la Contraloría Auxiliar de Desarrollo
Tecnológico.

Todo programa o aplicación que haga un funcionario de la Contraloría General de

Medellín por encargo y autorización de los directivos de la Entidad, es propiedad
de ésta, tanto en fuentes como en objetos.

Los programas fuentes no deben ser entregados a funcionarios que no tengan

vinculación con la entidad.

7
El software instalado en los diferentes equipos es de uso exclusivo de la Entidad y
ningún usuario podrá disponer de ellas para fines personales o de terceros.

Se prohíbe el retiro y la copia de cualquier aplicativo de propiedad o en licencia a

favor de la Entidad, lo que constituye hurto y se convierte en piratería, con efectos
penales.

No se permite instalar ni temporal, ni permanentemente, software que no haya

sido adquirido por la Entidad. Si por algún motivo es necesario instalar un
software de propiedad del usuario en un computador, deberá hacerse bajo
autorización escrita de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico y la
licencia deberá permanecer en las instalaciones de la Entidad, durante el tiempo
que se tenga instalado dicho software.

Todo software o aplicativo de propiedad de la Entidad, deberá tener la respectiva

licencia que da derecho a su utilización; en caso de ser software de uso libre se
debe tener especificado la página web que especifica dicha tipo de licencia.

Los usuarios no podrán fotocopiar los manuales de que dispongan en sus oficinas,
ya que de esta manera se está incurriendo en una forma de piratería.

Los siguientes casos se consideran copia ilegal del software (piratería) y esta
expresamente prohibido:

 Cuando se hacen copias adicionales de un programa dentro de una

organización para uso entre los empleados. Los cambios de discos entre
amigos fuera del ambiente de trabajo.

 La duplicación ilegal y venta de software con derechos de autor (falsificación),

frecuentemente diseñada para que el producto parezca legítimo.

 Piratería a través de boletines electrónicos (BBS) e Internet: es cuando en un

boletín electrónico se instala software con derechos de autor, sin la
autorización del titular del derecho de autor.

Se entiende como copia ilegal de programa las siguientes situaciones:

 La instalación en la memoria temporal de una computadora cuando se ejecuta

el programa desde un disco, desde el disco duro, desde un CD-ROM, u otro
medio de almacenamiento.

8
 La copia del software en otro medio, como un CD, USB desde el disco duro de
una computadora.

 La ejecución del programa en una computadora desde un servidor de red en el

que reside o se ha guardado el software.

Uso de los programas en red: La licencia de servidor otorga el derecho a instalar

software de servidor en un computador que actúa como servidor de la red. Para
acceder o utilizar los servicios del software del servidor, desde una estación de
trabajo de cliente, necesita adquirir una licencia de acceso de cliente separada; es
decir, la licencia de servidor permite su instalación en la red, y la licencia de
acceso de cliente permite utilizarla.

Teniendo en cuenta estas leyes, la Contraloría General de Medellín. Define que si

en algún momento la Entidad se ve afectada por una situación de este tipo, el
usuario del equipo responderá en forma personal por las demandas legales y
situaciones de deshonra que se cursen contra la Entidad.

4. Uso y manejo de la información

La información es uno de los activos más valiosos de una organización por lo tanto
debemos cumplir con las siguientes normas de manejo de la misma:

Cada que se borren archivos y se envíen a la papelera de reciclaje, se deberá

tener la precaución de eliminarla al finalizar la sesión de trabajo con el perfil de
usuario respectivo, de lo contrario cualquiera podría recuperar sus archivos y
obtener información privada, además de que se estaría llenando inadvertidamente
el disco duro.

Las carpetas compartidas con determinados usuarios deben ser restringidas

mediante permiso a estos usuarios.

El uso del Internet y Correo Electrónico no es de propósito personal; la utilización

de estos servicios la verifica constantemente el Administrador de la Red.

Cada usuario es responsable de mantener respaldada su información más

relevante con el fin de poder recuperarla en caso de daños de su equipo.

Está prohibido divulgar información reservada de la Entidad a otras personas de la

misma Entidad o terceros, si no se está autorizado para ello.

9
No se permite alterar o manipular información en contra de la Entidad.

Toda solicitud de recursos hecha a la Contraloría Auxiliar de Desarrollo

Tecnológico quedará soportada en el formato "Solicitud de Soporte Técnico”, la
cual es diligenciada por la secretaría de esta dependencia, quién preguntará:
nombre del funcionario, ubicación y problema a solucionar, sin este requisito
ningún requerimiento será atendido.

5. Uso del correo electrónico

El uso del correo electrónico será primordialmente para el apoyo en el desempeño

de las labores inherentes a cada cargo y facilitará la comunicación y conectividad
institucional.

Todo usuario del correo electrónico deberá leer y responder oportunamente los
mensajes y citaciones que se le envíen por este medio; con el fin de aprovechar el
mayor beneficio que ofrece el correo electrónico que es la rapidez y efectividad de
las comunicaciones.

Cualquier mensaje de correo que sea enviado a través del servidor de la Entidad,
lleva consigo el nombre de la Contraloría General de Medellín, por lo tanto, con el
fin de garantizar el honor, la distinción y la dignidad de la institución, se prohíbe
rotundamente usarlo para alguna de las siguientes actividades:

1 Difundir al interior o al exterior de la entidad material fotográfico que contenga

escenas de sexo explícito o implícito, nudismo, violencia o cualquier otra que
vaya en contra de la moral de la sociedad.

2 Enviar correo a más de una persona de la entidad que contenga información

que no haya sido solicitada por los destinatarios.

3 Fomentar las cadenas o correo SPAM tanto al interior como al exterior de la

institución. Estas cadenas atentan contra la seguridad y el buen rendimiento
de la red, por lo tanto quedan totalmente prohibidas.

4 Utilizar el correo para hacer promociones y propagandas comerciales.

5 Divulgar información de instituciones políticas, militares o con ánimo de lucro,

ya que esta herramienta es de uso exclusivo para fines institucionales de la

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 Contraloría, entidad que se caracteriza por ser un organismo Oficial, imparcial,
de la comunidad y por la comunidad.

6 Servir de mecanismo para la proliferación de virus informáticos enviando

archivos de dudosa procedencia y que no tienen nada que ver con las
funciones de la institución.

7 Enviar correos a más de un destinatario de la red sin que su fin no sea difundir
una directriz de tipo administrativa o cualquier otra que no vaya estrictamente
ligada al cumplimiento de la misión institucional.

8 No se permite el uso del correo electrónico para envío de tarjetas de

felicitaciones o motivos especiales, invitaciones particulares, negocios
personales y en general comunicaciones de tipo personal.

9 El uso de la correspondencia en forma electrónica, permite disminuir costos,

por lo cual no se deberá imprimir lo recibido por e-mail mientras no sea
necesario o autorizado, pues esto generaría un costo adicional para la Entidad.

10 .Enviar correo con archivos de grandes tamaños que alteran la prestación

de un buen servicio al resto de los usuarios.

Se recomienda además borrar archivos con más de 30 días de antigüedad puesto

que ocasionan el congestionamiento de los buzones. El usuario deberá optimizar
el uso del espacio del disco duro del Servidor del Correo, conservando el número
mínimo de mensajes almacenados para evitar la saturación del mismo.

La revisión de su correo por lo menos una vez al día será obligatoria, puesto que
el fin perseguido por la institución es la comunicación y conectividad con todos los
funcionarios y constantemente se envían directrices administrativas a través de
este medio; además al no hacerlo, causa represamiento en el servidor de correo
alterando así su buen desempeño.

Se prohíbe expresamente: Enviar, publicar, difundir o transmitir a través de

medios informáticos de la entidad, de información con las siguientes
características:

- Enviar información que lesione o desconozca los derechos de cualquier otra

persona, incluyendo su derecho a la intimidad.

11
- Enviar información que posea contenidos falsos, obscenos, pornográficos,
ofensivos o discriminatorios.

- Enviar información que restrinja o inhabilite a otros usuarios del uso del sistema o
disminuya la eficiencia de los equipos informáticos.

- La difusión de cualquier contenido político.

-La promoción de actividades no licitas.

Se le recuerda que el uso del correo por fuera de Entidad mediante OWA, se debe
realizar preferiblemente desde sitios seguros y no olvidar cerrar la sección cuando
termine de acceder a su correo.

6. Uso de la Internet

Con el ánimo de fomentar la investigación y la búsqueda de nuevos conocimientos

relacionados con su trabajo, que contribuyan a su mejoramiento personal y/o
profesional , deberá usarse moderadamente y siguiendo los lineamientos
establecidos en estas políticas:

1. La Internet es para el uso de investigación y la búsqueda de información

relacionados con su trabajo; y como tal este deberá primar sobre cualquier otro
objetivo o uso que se le quiera dar; cualquier uso inadecuado de estos servicios
que interfiera con la imagen de la Contraloría General de Medellín será
considerado una violación a esta política y estará sujeto a las sanciones
correspondientes.

2. La Contraloría General de Medellín se reserva el derecho a filtrar el

contenido al que el usuario puede acceder a través de Internet desde los recursos
y servicios propiedad de la empresa, así como a monitorizar y registrar los
accesos realizados desde los mismos; en caso de que un usuario considere
necesario acceder a alguna dirección incluida en una de las categorías filtradas,
debe contactar al administrador de la red quien determinará la pertinencia de
dicha solicitud.

3. Por motivos de seguridad y para evitar virus, está prohibido la descarga de

software desde Internet; en caso de necesitar debe ser con la autorización
expresa de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

12
4. En caso de necesitar descargar información desde la internet debe tener en
cuenta la propiedad intelectual, los usuarios deberán respetar y dar cumplimiento
a las disposiciones legales de derechos de autor, marcas registradas y derechos
de propiedad intelectual.

5. El usuario tendrá precaución al usar cuentas de FTP ANONYMOUS, debido

a que estas cuentas llevan un registro de uso para sus propias estadísticas y
análisis de utilización. Esto es, en virtud de que algunas anomalías en su uso,
pueden resultar perjudiciales para la Institución por lo que le recomendamos
consultar al personal competente.

6. Está prohibido la descarga de material gráfico que contenga actividad

sexual, nudismo, violencia o cualquier otra actividad que vaya en contra de los
principios y valores de la Entidad será causa justificada para una sanción
disciplinaria.

7. El uso de Internet para la revisión de correo electrónico que el usuario tenga

en otras páginas está permitido, pero cuando se haga desde un computador de la
Red de la Contraloría General de Medellín, deberá observar los mismos
lineamientos estipulados para la utilización del servicio de correo interno.

8. No podrá utilizarse el servicio de Internet para ninguna actividad ilegal o que

atente contra la ética, buen nombre y dignidad de la Contraloría General de
Medellín.

9. A través de Internet se puede acceder a otras redes de diferentes países,

cada uno con normatividad diferente en cuanto al uso de la información dispuesta
para sus visitantes, en todo caso el usuario deberá observar el respeto y el
cumplimiento a las leyes dispuestas en cada uno para no comprometer en nada el
nombre de la institución.

10. No es recomendable dejar abiertas páginas que se actualizan

periódicamente ni varias conexiones simultáneas, ya que consumen recursos y
congestionan la de red innecesariamente.

11. No deben utilizarse aplicaciones de Mensajería Instantánea (Por ejemplo

MSN Messenger o Yahoo Messenger) o Voz Sobre IP (VoIP) (Por ejemplo Skype)
sin previa autorización de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

7. Uso de la Intranet

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Para el acceso a Intranet, aplican las mismas normas de conducta relacionadas
con Internet, adicionalmente se deben tener en cuenta las siguientes políticas de
uso:

1. Podrán ser usuarios de la intranet todos los funcionarios de la Contraloría

General de Medellín registrados en el dominio “CONTRALORIA”.

2. Los usuarios deben acceder a los servicios, a través del browser estándar
definido por la Entidad.

3. Las cuentas de acceso a Intranet, sólo pueden crearse para funcionarios de la

entidad y son de carácter personal e intransferible.

4. No se puede publicar información de fuentes ajenas al Ente de Control sin

recibir previa autorización escrita por parte del Contralor (a).

5. No se debe utilizar material de otros medios de comunicación (textos, videos,

música, fotos, etc.) en forma electrónica, sin obtener autorización escrita por
parte de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico quien verificará si
cuenta con la licencia de copia.

8. Uso de las impresoras

Ningún recurso informático de la Contraloría General de Medellín podrá usarse

para fines diferentes a los asuntos de trabajo. Las impresiones que se elaboren
con estos recursos en ningún momento podrán ser de carácter personal.

En caso de presentar problemas en el momento de imprimir debe evitar manipular

los elementos de la impresora, se debe comunicar con la línea de soporte a la
extensión 8051.

9. Realizar copias de seguridad

La Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico es responsable de efectuar

diariamente el procedimiento para los backups de las bases de datos de los
servidores que tiene bajo su custodia.

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Cualquier Contraloría Auxiliar, funcionario o tercero que requiera la copia de una
de las bases de datos de la Entidad, deberá pedir la respectiva autorización al jefe
de la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico.

Los usuarios son los responsables de realizar periódicamente el respaldo de la

información vital de su misión de sus equipos de cómputo, así mismo el jefe de la
dependencia debe implementar las políticas necesarias para el resguardo de su
información, estipulando mecanismos y tiempos para la realización del backup y
controlando el cumplimiento de este procedimiento.

10. Acceso a internet por Módems Inalámbricos.

Los módems de internet inalámbrico deben estar sólo en cartera de los jefes de
las diferentes Contralorías Auxiliares, para el buen uso y administración de este
recurso según directriz de Secretaría General.

11. Uso de teléfonos

La Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico es la encargada de la instalación

y configuración de los teléfonos IP y de la asignación del número de la extensión.

Todas las extensiones que se instalen tendrán acceso a llamadas locales, para
realizar llamadas nacionales y/o, Internacionales, los usuarios solamente podrán
realizarlas con una autorización del Secretario General.

Políticas Referentes a Mantenimiento

Para los teléfonos de Ref. VVX 1500 (ejecutivo) con pantalla táctil (Touchscreen)
debe limpiarse con un paño de algodón y uno de microfibra.

Con el primero paño humedecido se debe limpiar la pantalla con movimientos

suaves y circulares, sin presionar. Con el de microfibra secar la superficie, con el
paño de microfibra también se pueden limpiar rápidamente el polvo acumulado sin
"mojar" la pantalla.

Para remover la grasa sin dejar manchas, se debe usar alcohol isopropílico, que al
contrario del alcohol etílico, no deja la pantalla amarillenta o blanquecida con el

15
paso del tiempo. También es muy útil para limpiar la parte plástica o metálica del
equipo.

Los teléfonos de referencias 321 y el 650 se pueden limpiar con un paño de

microfibra y eliminar polvo acumulado sin "mojar" la pantalla.

No utilizar un trapo demasiado mojado para limpiar la parte plástica del teléfono,
recuerde que el teléfono tiene circuitos electrónicos y puede causar cortos
circuitos. Debe hacerse con un paño húmedo que no escurra agua.

Políticas Referentes a Usuarios

Cuando se requiera la compra de un equipo de telefonía para un usuario, deberá

contar con una justificación por escrito de acuerdo a las funciones del usuario
directo, para ser autorizada por la C.A Desarrollo Tecnológico.

Las comunicaciones telefónicas deben ser breves y concisas, facilita la

comunicación y no congestiona las líneas.

Mantenga el volumen de repique de su teléfono fijo en medio o bajo, recuerde que

tiene compañeros trabajando.

Están prohibidas las llamadas personales para operar negocios particulares, así
mismo los empleados no deberán dar su número telefónico o extensión para
dichos motivos.

Queda estrictamente prohibido instalar, conectar físicamente o de manera

inalámbrica cualquier tipo de teléfono sin la previa autorización de la C.A
Desarrollo Tecnológico.

El no utilizar adecuadamente los recursos (teléfono, buzón, entre otros) será

motivo de suspensión de los mismos.

Cualquier daño ocasionado por mal uso o descuido del usuario puede conllevar a
proceso disciplinario y pagar de su cuenta los gastos generados por la reparación
o remplazo del aparato telefónico.

Para el cambio del número de la extensión deberá contar con una justificación por
escrito para ser autorizada por la C.A Desarrollo Tecnológico.

12 Uso de los equipos de videoconferencia

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La C. A. de Desarrollo Tecnológico será la encargada de instalar y configurar los
equipos de videoconferencia, cualquier cambio debe ser autorizado por esta
dependencia.

Políticas Referentes a Mantenimiento

Para los TV LCD y cámaras debe hacerse con un paño de algodón y uno de
microfibra.

Con el primero paño humedecido se debe limpiar la pantalla con movimientos

suaves y circulares, sin presionar; con el paño de microfibra secar la superficie,
así mismo se pueden limpiar rápidamente el polvo acumulado sin "mojar" la
pantalla.

Para remover la grasa sin dejar manchas, se debe usar alcohol isopropílico, que al
contrario del alcohol etílico, no deja la pantalla amarillenta o blanquecida con el
paso del tiempo. También es muy útil para limpiar la parte plástica o metálica del
equipo.

No utilizar trapo mojado en la parte plástica, debe hacerse con uno húmedo,
recuerde que el teléfono tiene circuitos electrónicos.

Políticas referentes a seguridad y control

La C.A Desarrollo Tecnológico será la única que podrá autorizar el servicio de

videoconferencia; y se debe solicitar mediante memorando dirigido al Contralor
Auxiliar con al menos dos días de anticipación, en el cual deberá indicarse por
medio de un formato lo siguiente:

− Día, hora y lugar a la que se realizará la videoconferencia.

− Nombre de la persona que estará como responsable y quien coordinará la

videoconferencia.

− Nombre de sitios que intervendrán en la Videoconferencia.

− Tiempo de duración estimado en horas.

− Videoconferencia será grabada.

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Está estrictamente prohibido el uso con fines de lucro de los enlaces y sistemas
pertenecientes al Sistema de Videoconferencia de la Contraloría General de
Medellín.

Es responsabilidad del solicitante y/o organizador garantizar la permanencia del

personal de apoyo logístico y técnico responsable del auditorio donde se lleve a
cabo la videoconferencia.

Todo nodo vinculado a la videoconferencia que no observe las normas y

procedimientos específicos de las videoconferencias (cancelación de micrófono,
tiempo de interacción), es susceptible a ser desconectada de la videoconferencia
en donde incumpla dichas normas sin previo aviso.

La confirmación de la transmisión del evento está sujeta a la realización de una o

mas pruebas satisfactorias, entendiéndose por satisfactoria la efectiva
conectividad con el nodo remoto.

No se permite la partición en la videoconferencia de nodos que no hayan

participado en las respectivas pruebas.

En todo sitio remoto debe existir un coordinador responsable del evento tanto para
la realización de las pruebas, como para la realización de la videoconferencia.

El solicitante y/o organizador debe suministrar los elementos descritos por el grupo
de videoconferencia establecidos en el formato de requerimiento.

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