Universidad del Bosque

Facultad de Ingeniería
Programa Ingeniería de Sistemas
Ingeniería de Software III
Proyecto #1: Proceso de arquitectura empresarial Expo-Impo el
Bosque
Profesor: Carlos Andrés López (lopezcarlosa@unbosque.edu.co)

CONTEXTO:

Expo-Impo el Bosque es una empresa de un grupo empresarial que está conformado por diferentes compañías
que ofrecen diferentes servicios, dentro de los cuales sobresalen la exportación, importación, servicios
aduaneros, bodegaje, almacenamiento y transporte a nivel nacional.

Expo-Impo el Bosque se ha caracterizado por ser un grupo con alta responsabilidad y muy buena imagen; esto
lo ha conseguido ofreciendo un buen servicio de garantía, un servicio integral que no lo ofrecen la mayoría de
los competidores, buenos precios; un excelente y constante servicio de acompañamiento a los clientes con
profesionales expertos en el negocio.

Además, un cliente tiene a su mano diferentes alternativas de cotizar, consultar, obtener asesoría, solicitar
algún servicio y adquirir cualquier producto mediante la diversidad de medios que están a la mano del cliente
como el call center, portal web, redes sociales, asesores personalizados, entre otros.

Para el grupo es muy importante ir mejorando continuamente; sus directivas en decisión estratégica han
tomado la iniciativa de llevar a cabo un proceso de arquitectura empresarial, en consecuencia han decidido
contratar a un grupo de ingenieros especialistas en ingeniería de software para que hagan un diagnóstico,
presenten alternativas y elaboren un mapa de ruta que permita pasar del estado actual (AS-IS) al estado ideal
(TO-BE).

Como empresa madura ya cuenta con un levantamiento previo y documentado de los macro procesos de
importación, exportación, transbordo e integraciones.

Expo-Impo el Bosque dentro de su proceso de importación cuenta con varios acuerdos dentro de los cuales
existe uno con una gran empresa de transporte Marítimo (TRANS OCEAN) que se traduce en un importante
aliado que juega un papel indispensable en el mejoramiento continuo que la compañía quiere emprender.

Es así que en la importación se inician los siguientes subprocesos:

1. Registro anticipado de datos

2. Llegada y descarga del buque
3. Liberación
4. Contenedores
5. Cierre del comodato

Registro anticipado de datos

El proceso inicia cuando el cliente ha comprado mercancía en el exterior y contrata a Expo -Impo el Bosque
para que le brinde todos los servicios de le permitan traer sus compras a territorio nacional, el cliente ha hecho
un pago inicial por los servicios seleccionados.
Registro anticipado es el proceso por el cual TRANS OCEAN le comunica a Expo -Impo el Bosque el
itinerario de los buques de todo su recorrido.
El proceso inicia cuando TRANS OCEAN envía un correo a Expo -Impo el Bosque indicando cual es el
itinerario y arribos de los buques a los respectivos puertos de Surámerica.
El área de operaciones recibe el correo para registrar uno por uno cad a viaje programado con sus respectivos
arribos, buques y rutas en el sistema de gestión llamado Expo -Impo-Itinerarios.
Adicional a la anterior información; en cada arribo, buque y ruta se relaciona la información de la mercancía
que se encuentra en cada contenedor.

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Llegada y descarga del buque

Este es el momento en que el buque llega a puerto colombiano (Buenaventura, Cartagena, Barranquilla o
Santa Marta) y para eso el área de operaciones registra el arribo en Expo -Impo-Itinerarios.
Previo al arribo operaciones realiza una planeación de los muelles, grúas, descargues, espacios, contenedores,
etc. En un Excel formulado que con el paso de tiempo ha ido mejorando y evolucionando pero que tiene el
riesgo de que en algún cambio en una de sus muchas fórmulas, la planeación se vaya al piso, lo anterior
porque Expo-Impo-Itinerarios no cuenta con módulo de planeación de almacenamiento.

Adicionalmente, el área de documentación es notificado del arribo por correo o telefónicamente y debe
generar, para informar a la DIAN, un archivo XML y cargarlo en el sistema de esta entidad para legalizar el
trámite aduanero.
Por otro lado, esta misma área debe enviar un archivo plano con la información del arribo a la Dirección
Marítima; el envío se realiza mediante una conexión FTP donde se sube en un File Server de la Dirección
Marítima.
Así mismo deben reportarle a la sociedad portuaria con un papel físico mediante una empresa de mensajería la
cantidad de contenedores para el tema de descarga y almacenamiento.
Las anteriores tareas de generación de archivos o documentos se hace a través de una herramienta
desarrollada In House a la medida llamada GENARITI que toma algunos datos de Expo -Impo-Itinerarios, se
complementan con otros ingresados por UI.
Luego de hacer el descargue de los buques y ubicarlos en la sociedad portuaria, se le envía un correo
informando de este evento a TRANS OCEAN y de la misma manera se le informa al siguiente puerto.

Liberación

En esta fase se verifican los pagos del cliente en el CRM de la compañía, es decir SAP, esta consulta arroja no
solo la información del cliente y sus pagos sino el detalle de la mercancía que está importando, esta labor la
realiza el área de Cartera y si está todo en orden, da la autorización para la liberación como tal de la
mercancía.
La liberación es el procedimiento por el cual se autoriza y formaliza la salida de la mercancía de un cliente de
las bodegas de almacenamiento de sociedad portuaria.
Posteriormente se le hace entrega de la documentación al cliente físicamente med iante empresa de mensajería
y se realiza la autorización de la liberación ante la sociedad portuaria de la misma forma.

Contenedores

Si el cliente al momento de la liberación solicita un préstamo del contenedor; se deben realizar dos
operaciones para que pueda sacar su mercancía y transportarlo a su sitio de destino:
1. El área de contenedores mediante unas credenciales asignadas, ingresa al sistema de la sociedad
portuaria llamado CONTAINERS AVAILABLE para informar tanto el préstamo como la salida del
contenedor.
2. El área de facturación le genera un cobro al cliente por el préstamo del contenedor a través de su
sistema llamado PAGO EFECTIVO que contiene el detalle del contenedor con toda su mercancía,
así, el cliente tiene 3 formas de realizar el pago,
a. A través directamente de la CAJA con efectivo o tarjeta de crédito y el funcionario de esta
área además de recibir el monto respectivo, registra esta operación en PAGO EFECTIVO.
b. A través de una consignación; el banco reporta a través de un archivo plano mediante un
proceso todas las noches los pagos realizados. PAGO EFECTIVO todas las noches revisa el
archivo plano y registra el pago.
c. A través de pagos on line, por medio de la plataforma PagoYA quién permite ser consultado
a través de un servicio web cuando un pago haya sido realizado.

Cierre de comodato

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Este es el paso final donde el cliente tiene que devolver el contendor, el área de contenedores realiza una
inspección para revisar el aseo e identificar el estado de este; rayones, golpes, abolladuras, etc .
Si el cliente entregó el contenedor sin aseo o con algún deterioro, el área de contenedores reporta eso
mediante correo al área de facturación para que le haga un cargue a su pago y el cliente cancele por alguna de
las 3 alternativas de pago; si por el contrario su entrega está en orden, se le debe entregar su paz y salvo.

Expectati vas de Expo-Impo el Bosque

1. Unificación de información
2. Mejorar o eliminación de procesos manuales
3. Revenue (Evitar que no se pierda dinero por problemas en los procesos de n egocio)
4. Paperless
5. Integración entre sistemas
6. Trazabilidad y rastreo de las mercancías para los clientes

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