Informes gerenciales

Hola estimados aprendices mi nombre es Santiago López, soy egresado del Tecnólogo en
Gestión Logística y ahora me desempeño como coordinador de operaciones logísticas de
una importante multinacional. Mis instructores del SENA me invitaron para que, dada mi corta
pero nutrida experiencia, los acompañe en este recorrido de aprendizaje.

¡Empecemos!

Para finalizar el proyecto de formación que han estado trabajando a lo largo de estos meses, es
fundamental entrar a perfeccionar la forma de presentar los informes. Uno de los más importantes es
el Informe de gerencia, que, cómo Tecnólogos en Gestión Logística, debemos estar en condiciones
de presentar.

La razón fundamental de su importancia, es que la gerencia, que lleva a cabo la toma de decisiones,
debe contar, siempre, con información apropiada, precisa y confiable.
Muchas veces, los gerentes solicitan reportes con
información oportuna, pero si no está realizado de
manera adecuada, la función de la auditoría puede
no tener efectividad, disminuye la oportunidad
de contar con una herramienta de análisis de la
planeación y, por lo tanto, elimina la posibilidad de
elaborar planes de mejora para la compañía.

Para asegurar su efectividad, mediante técnicas

administrativas de suministro y manejo información,
durante las auditorías y ejercicios de revisión de
indicadores de gestión se realiza la planeación para
la toma de decisiones por parte del equipo auditor
y los jefes de área, para lo que, en éste punto, toma
protagonismo los informes gerenciales, que se
toman como base para el diseño, implementación
y administración de estos sistemas empresariales.

Estimado aprendiz, durante el desarrollo del presente

material, usted podría seguir los lineamientos
básicos, así como las características principales
como precisión y oportunidad, que deben tener los
informes de gerencia para que puedan cumplir con
su meta principal que debe ser que el cumplimiento
de los objetivos de la compañía.

¡Bienvenidos!

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Levantamiento deinformación para preparación de informes gerenciales

Técnicas para levantamiento de información

La información se puede tomar de fuentes
primarias, secundarias y terciarias.

En el caso de las fuentes primarias, es

importante recordar que son las que proveen un
testimonio o evidencia directa sobre el tema de
investigación. Son escritas durante el tiempo que
se está estudiando o por la persona directamente
implicada en la realidad o hecho que se está
registrando. (Cobatab, s.f.)

La compilación de los datos es suministrada por especialistas en cada una de las materias a trabajar
y se debe estructurar de tal manera que permita tener la claridad suficiente, como para alcanzar
la máxima calidad en la información para que, posteriormente, permita tomar las decisiones más
acertadas posibles.

Para llevarlo a cabo es fundamental una ordenada planificación. La planificación para recolectar la
información debe ser diseñada por los expertos y el director del departamento de marketing, o el área
que lo requiera y este encargada, la cual deberá ser aprobada y, de esta manera, tener la posibilidad
de trazar un proceso de recolección que culmine con un análisis e interpretación de los resultados,
certero y confiable.

A continuación podemos apreciar las áreas que se contemplan en el diseño de un plan de recolección
de datos primarios.

Plan de Enfoques de Instrumentos

Métodos de
muestra investigación de
contacto
investigación

Figura 1. Planeación de la recopilación de datos primarios

Fuente: Adaptado de Cobatab (s.f.)

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 Métodos de contacto: Plan de la muestra:
Métodos de
contacto • Correo Plan de
muestra
• Unidad de muestreo
• Teléfono • Tamaño de muestra
• Personal • Procedimiento de muestreo

Enfoques de investigación: Instrumentos de investigación:

Enfoques de Instrumentos
investigación • Observación de • Cuestionario
investigación
• Encuesta • Instrumentos mecánicos
• Experimento
• Entrevistas
• Fotografías

En el caso de las fuentes secundarias, estas respaldan el análisis e interpretación de las fuentes pri-
marias y generalmente dan paso a las investigaciones.

Fuentes internas
• Estados financieros
• Soportes contables (facturas, inventarios)
• Informes de ruta
• Tiquetes de báscula
• Otros informes gerenciales

Publicaciones gubernamentales
• Departamento nacional de estadísticas
• Ministerio de Transporte
• Ministerio de Comercio Industria y Turismo
• Agremiaciones

Publicaciones periódicas y libros

• Revistas de logística
• Publicaciones de agremiaciones
• Publicaciones de organismos multilaterales de impulso al comercio internacional

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Datos comerciales
• Pueden ser suministrados por firmas especializadas contratadas por los gremios para hacer en-
cuestas o estudios
• Información comercial
• Páginas web corporativas y blogs

Validación de información

Tan importante como la consecución de la información, que en nuestro caso, en el área de logística
se basa en datos estadísticos producto de diversas investigaciones tanto del sector público como del
sector privado, en cuanto a infraestructura, movilización de carga y pasajeros, es de vital importancia
la verificación y confiabilidad de la misma.

Por lo anterior, y tomando en cuenta que son estas las fuentes de información, se realizaran inves-
tigaciones y se plantearán estrategias de mejoramiento tanto para el sector público como el sector
privado de la logística, es importante establecer una metodología clara y concisa para la verificación
de la información recolectada.

Núñez (2002) recomienda los siguientes

aspectos para tener en cuenta a la hora de
verificar las fuentes de información y que deben
ser aplicados tanto a la información primaria
como a la secundaria, como páginas web, libros,
artículos, etc.

Verificar que se conoce

al autor y a la institución
que publica el documento
y suministra la forma de
contactar con ellos.
Exactitud

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 Establecer si la fuente contiene
información puntual, no
se encuentra minada de
información publicitaria y es clara,
coherente y sin polarización en la
presentación de la información.
Objetividad
Revisar si se mencionan
las características del
autor. Es preferible que en
el caso de documentos
de páginas web, estén en
dominios como .edu, .gov,
Autor .org o .net o cualquier otro
oficial.

Comprobar que la página Revisar si la información

o el documento ha sido
actualizado regularmente
y en caso de tener enlaces
verificarlos también.
Actualidad
puede verse apropiadamente
y no está limitada por cobros,
tecnologíadelosnavegadores
o requerimientos de software.
Cobertura

Almacenamiento de la información

“Para cualquier sistema ordenado, las unidades

de almacenamiento son aquellas que permiten
guardar física o virtualmente archivos de datos
de todo tipo.” (Definición ABC, s.f.)

Tan importante como la recolección de la

información en caso de fuentes primarias
o secundarias, es la custodia de dicha
información y su utilidad para ser entrelazada
con otros sistemas de información.

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Aunque existe información que es necesario guardar en documentos impresos por términos legales,
como la información contable o de tipo aduanero, que por ley debe tener un término de prescripción
de entre 5 y 10 años, en general, se utilizan unidades de almacenamiento, que “serán todos aquellos
dispositivos, internos o externos, que almacenan la información de un sistema dado” (Definición ABC,
s.f.)

Las unidades de almacenamiento pueden ser fijas o extraíbles y podemos mencionar los discos du-
ros, los DVD, CD, memorias USB, entre otras.

Preparar tablas y gráficas para generación de informes

Diseño de tablas y gráficas para informes gerenciales

La elaboración de estos recursos en los informes gerenciales cobran importancia en la medida que
nos permiten agrupar la información en periodos de tiempo y llevar a cabo contrastes y comparara-
ciones de la evolución de las cifras con respecto a los objetivos de la organización para presentarlos
de manera amigable y de fácil comprensión para todos los niveles.

En general, la información que se presenta en las tablas y gráficas de informes gerenciales es la si-
guiente:

• Gestión financiera
• Gestión de recursos humanos
• Gestión de producción
• Gestión de control interno
• Gestión de aprovisionamiento
• Gestión de informática
• Gestión de planeación

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Funciones de hojas de cálculo para informes

Como ya hemos mencionado, los sistemas de información computarizados son de uso ya imprescindible
en todas las empresas y sus herramientas se convierten en una forma de consolidar la información de
acuerdo a las necesidades de cada área.

Una de las principales herramientas es el software de hoja de cálculo (Calc o Excel) que cuenta con
utilidades como las plantillas, que permiten consolidar información de tipo contable y financiera y en
general estadística, que cualquier empresa pueda manejar. Esta herramienta simplifica el trabajo, ya
de por si facilitado, con el uso de hojas de cálculo.

$ 550.000

$ 500.000

$ 450.000

$ 400.000

$ 350.000

$ 300.000 Ventas Bogotá

$ 250.000 Ventas Medellín
$ 200.000 Ventas Cali
$ 150.000

$ 100.000
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Usted puede consultar el siguiente enlace que le permite conocer las herramientas básicas de Excel
para que después lo aplique en la realización de un informe consolidado:

Clic para ver la información

https://www.youtube.com/watch?v=TbeCs3YjZN4&feature=youtu.be

Mediante este tipo de herramientas, se pueden hacer medición de los procesos y evaluación de
indicadores mediante formatos condicionales, filtros avanzados, tablas dinámicas, macros, etc.

Tenga en cuenta que existen otras aplicaciones y programas de gran utilidad. Una de ellas se utiliza
para el manejo de bases de datos que permite la parametrización de ellos, tanto en su diseño como
el sistema de ejecución. El programa más popular y comercial es Access, mediante el cual se puede
realizar la creación de la bases de datos, se pueden hacer consultas básicas de búsqueda o de
duplicados, de no coincidentes, de totales, actualización y de acción.

Preparación del informe

Elementos de los informes gerenciales

Con este aspecto, nos referimos a los elementos que componen el informe propiamente dicho, que a
diferencia de una investigación o proyecto de tipo académico, el texto es mucho más conciso, dado
que su enfoque se basa en los resultados esperados y no en la explicación de un procedimiento, a
menos de que este aspecto sea donde se ubique el fallo y sea necesario hacer el recorrido para tener
la claridad en el informe.

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 Debe contener el título del informe, nombre del autor, ciudad y fecha, en el
centro de la página, y el nombre de la compañía centrada en la parte inferior
de la página.
Portada

http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos/
hipermedias/27_informes_gerenciales/_img/figura5.png

Es el listado en donde se presentan los elementos que conforman el informe

en el orden en los que está organizado el documento. Incluye los títulos de
los capítulos, sub-capítulos, secciones, todo con numeración de las páginas
Tabla de
contenido
y complementos, por lo que es importante realizarlo una vez terminado el
proyecto.

http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos/
hipermedias/27_informes_gerenciales/_img/figura7.png

Se deben elaborar otros listados diferentes que contengan la información

correspondiente a todas las figuras y tablas con su título y número consecutivo
Índice,
respectivo, así como la paginación.
figuras y
tablas http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos/
hipermedias/27_informes_gerenciales/_img/figura6.png

El resumen debe incluir el título del informe, los nombres de los que trabajaron
en él, reconocimientos, metas y objetivos.
Resumen
Es recomendable seguir los siguientes pasos para la elaboración del resumen:
• Formulación precisa del objetivo del informe
• Descripción del método o procedimiento utilizado, que consiste en una
explicación de las técnicas que se usaron para la recolección de la información
para arrojar los resultados obtenidos
• Presentación de las conclusiones o resultados obtenidos, los datos
recolectados y el tratamiento que se les dio
• Análisis, que es una exposición de los hechos, circunstancias y detalles que
constituyen la verdadera razón de ser del informe (Cedeño, 2009)

También, en algunos casos, puede ser necesario incluir una versión del resumen
en inglés (abstract), pero al igual que en el resumen, no es recomendable que
exceda una página.

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 Debe ser una presentación global, clara, y concisa del contenido del informe
gerencial, el cual no debe incluir los resultados esperados o las conclusiones
y, al ser lo primero que se lee al entregar el informe, debe tener una redacción
Introducción
y ortografía impecables.

Para su redacción completa se deben tener en cuenta aspectos como los

antecedentes, relevancia del informe, motivación, objetivos generales y
específicos de cada área, resultados esperados, etc.

Está constituido por los títulos, subtítulos, partes o secciones que conforman
el contenido del informe. Es el grueso del informe, en donde se describe
detalladamente la metodología de recolección de datos o fichas técnicas del
Cuerpo
indicador, los resultados de los indicadores de gestión, la discusión de los
resultados, comparación con los objetivos, entre otros puntos.

En cuanto a las ilustraciones: figuras, gráficas y cuadros, cobran vital

importancia en los informes gerenciales, dado que como hemos visto todas
las herramientas informáticas son una eficiente ayuda para presentar e
interpretar los datos y resultados del informe. Bajo el término genérico de
cuadros se agrupan las tablas y otras formas de presentación de los datos,
ya sean estadísticos, matemáticos o de otra índole, los que se escribirán en
columnas verticales e hileras horizontales, en orden correlativo. (Universidad
de los Andes, 2005)

La ilustración es la representación gráfica de datos y comprende gráficos,

esquemas, mapas, dibujos, cartogramas, organigramas, etc. (Cedeño, 2009)

En un informe gerencial las conclusiones deben aportar los resultados del

balance entre los resultados esperados y los obtenidos y, por lo tanto, las re-
Conclusión comendaciones para lograr el cumplimiento de las metas de la organización.

Igualmente, es importante que las conclusiones incluyan el alcance que tuvo

el informe, así como las limitaciones en términos de exactitud de los datos.
Por otra parte también se pueden incluir las determinaciones a tomar como
consecuencia de los resultados obtenidos, siempre con el fin de contribuir el
crecimiento y desarrollo de la organización.

“Se sugiere incorporar los siguientes aspectos:

• Resultados obtenidos.
• Comparación con los objetivos esperados.
• Conclusión general.

Las conclusiones deben tener una redacción clara, concreta y directa, y no

son un resumen del informe.” (Cedeño Viteri, 2009)

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 Contiene una lista de las fuentes o referencias bibliográficas y cibergráficas
utilizadas y citadas en el informe. Una referencia bibliográfica o cibergráfica
Fuentes es el conjunto de elementos que permite la identificación de las publicacio-
nes utilizadas en la elaboración del informe, sea tomado de fuentes físicas o
virtuales.

Redacción de informes

Este tipo de informes son de suma importancia para los responsables de la administración de la or-
ganización, sea pública o privada, puesto que permiten comparar y contrastar la información de los
diferentes departamentos, y con ella se idean estrategias para la resolución de conflictos y mejora-
miento de indicadores de gestión.

Teniendo esto en cuenta, los informes gerenciales deben estar íntimamente referenciados con la in-
formación clave que realmente necesita la gerencia y los integrantes de la junta directiva, con el fin
de dar a conocer y hacer seguimiento al producto de la gestión y procesos de una compañía en un
periodo de tiempo determinado, ya sea semanal, mensual, trimestral o anual, aunque con la tecno-
logía actual, que ya hemos detallado anteriormente, la información puede ser analizada diariamente
por todos los niveles que dan autorización en la empresa.

¡Atención, no olvide!

Es importante que la información se reciba a

tiempo y contenga los puntos claves del tema
tratado. Recuerde que la información debe ser
concreta y práctica tomando en cuenta quien
la recibe y la responsabilidad para interactuar
con ella.

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Conclusión

El informe gerencial es una herramienta esencial hoy en día en todas las organizaciones, puesto que
permiten dar a conocer el estado de las operaciones en todos los niveles y áreas. En esa medida, son
importantes porque brindan la posibilidad de comparar y contrastar los resultados con los objetivos
generales y específicos de la organización, para saber, a ciencia cierta, en donde hay problemas, y
de esta manera posibilitar al área de gerencia plantear soluciones y llevar a cabo una adecuada toma
de decisiones.

Fuentes

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ciembre de 2013 de http://www.latindex.ucr.ac.cr/econ-28-1/economia-28-1-08.pdf

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Cobatab (s.f.). Desarrollo de informes. Recuperado el 2 de 12 de 2013, de http://www.cobatab.edu.

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%20DE%20PROGRAMAS%20DE%20CAPACITACION%20DE%20IV%20SEM/Desarrollo%20Comuni-
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CONTENIDOS%20DE%20AP

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Créditos

Diana Yamile Contreras l.

Experto Técnico pedagógico

Carlos Andrés Huertas

Asesor didáctico

Natalia Catalina Perea

Diseñadora

Andrés Felipe Salcedo O.

Programador

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