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CETPRO “PACASMAYO” Módulo Ofimática

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL

Excel viene siendo desde hace mucho tiempo una herramienta necesaria y eficaz para el desarrollo de
ejercicios de tipo financiero, estadístico, matemático, entre otras muchas aplicaciones que tiene Excel.
Esta nueva versión, posee un nuevo entorno mejorado, el cual es llamado un entorno orientado al
usuario, el cual quiere decir que ha sido hecho con el ánimo de facilitar el trabajo y el desarrollo de
aplicaciones con Excel. Office Excel 2013 es un potente programa de hoja de cálculo integrada a Microsoft
Office Systems, ideal para compartir, analizar y administrar información.
Más filas y columnas y otros límites:
Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Excel 2013 admite hasta más
de 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo. Específicamente la cuadrícula de Excel tiene
1.048.576 filas, por 16.384 columnas que van desde la A hasta XFD.

Especificaciones y límites de Excel 2013:

CARACTERÍSTICA LÍMITE MÁXIMO

Tamaño de la Hoja de cálculo 1.048.576 filas, por 16.384 columnas
Ancho de la columnas 255 puntos
Alto de la fila 409 puntos
Número total de caracteres que puede
37.767
contener una celda
En función de la memoria disponible (Número
Número de hojas en un libro
predeterminado 1)
Precisión numérica 15 dígitos
Número más alto que puede escribir en una
9,9999999999999E+307
celda
Número positivo mas alto permitido 1,79769313486231E+307
Longitud del contenido de una fórmula 8.192 caracteres
Lista deplegables de filtros 10
Estilos de relleno 32
1.024 fuentes globales disponibles; 512 para cada
Tipos de fuentes distintas
libro
Paneles en una ventana 4
Rangos seleccionados 2.048
Categorías de funciones definidas por el
255
usuario
Argumentos en una función 255
Niveles anidados de funciones 64
Número de funciones disponibles de hoja de
341
cálculo disponibles
64.000 hojas de cálculo que pueden hacer
Dependencia entre hojas de cálculo
referencia a otras hojas.
4.000 mil millones de fórmulas pueden depender
Dependencia en una sola celda
de una sola celda.
Grosor y estilos de líneas 16

Arrancando Excel:
Para iniciar Excel realice los siguientes pasos:
1° INICIO/ Microsoft Excel o también doble clic en el ícono de acceso directo.
2° finalmente clic en Microsoft Excel. Mientras carga Excel carga la siguiente imagen:

A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observarás la pantalla Inicio la cual nos permite
realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear
un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla
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1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la

primera vez que abres Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme
hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo.
2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos
permitirá abrir archivos localizados en nuestro equipo.
3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y
abre la ventana principal de Excel.
4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las
características de Excel 2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo
por la herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios.
5. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en
Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y
ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo.
6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una
búsqueda de plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda
que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio.
7. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y
que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de
búsqueda.
8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en
línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a
través de Excel 2013.

Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que hayamos abierto algún libro existente
se mostrará la ventana principal de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que
pasaremos la mayoría del tiempo utilizando cada una de sus partes
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 En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido que

nos permite colocar los comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha área. De
manera predeterminada tenemos el botón Guardar y los comandos Hacer y Deshacer.
 La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los comandos de
Excel que nos ayudan a trabajar con la herramienta. Los comandos están organizados en fichas y
de manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botón Archivo
que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para guardar,
abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales.
 Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma importancia
ya que nos permite ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con los datos. Así mismo
en esta área tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la dirección de la celda que
está actualmente seleccionada.
 El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas están
identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde colocamos nuestros datos.
De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede
encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de trabajo. Junto a dicha
etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas.
 En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la
herramienta mostrará mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los
botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro así como el nivel de
acercamiento de la hoja.

Desplazamiento a través de la hoja de cálculo:

Acción Combinación de Teclas

Se mueve arriba o debajo al extremo del libro actual Ctrl + ; Ctrl +
Se mueve de extremo derecho a izquierdo de un libro Ctrl + ; Ctrl +
Al principio de una fila Inicio
Al principio de una hoja activa Ctrl + Inicio
A la última celda de la hoja con contenido Ctrl + Fin
Hacia abajo una pantalla Re Pág
Hacia arriba una pantalla Av Pág

Con la tecla Bloq Despl, se activa o desactiva, el modo despliegue. En este modo, se mueve la pantalla,
no el cursor de la siguiente forma:
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Acción Combinación de Teclas

Se mueve arriba o abajo una fila
Derecha o izquierda una columna
A la esquina superior izquierda de la ventana Inicio
A la esquina inferior derecha de la ventana Ctrl + Inicio

LAS HOJAS DE TRABAJO DEL LIBRO

Una hoja de trabajo está constituida por: columnas, filas, celdas, rangos, pestañas de hojas.
1. Las hoja de trabajo COLUMNAS Y FILAS, las columnas están nombradas por letras desde A hasta
XFD y las filas se nombran con números.
2. La intercesión de columna fila se llaman CELDAS y las celdas se nombran con el nombre de la
columna seguido de la fila ejemplo: A1. B2, D5, F7 etc
3. El conjunto de celdas seleccionadas se llama RANGO, el rango se nombra con la primera celda
seguida de dos puntos y el nombre de la celda final, ejemplo: A1:A6, B4:F8, etc.
4. Para cambiar el nombre de cada hoja le hacemos doble clic, escribimos el nombre y enter.
5. Para cambiar el color: clic derecho/color de etiqueta/elegimos un color en la paleta y listo.

Cambiar el alto de una fila o el ancho de una columna

Lo hacemos manualmente ubicándonos en las líneas que dividen los encabezados, dar clic sostenido y
arrastrar hasta definir el ancho o alto

Ejercicio 01:
Ingresa los siguientes datos en Excel y familiarízate con la nueva interfaz de Excel orientado al usuario.
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ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Entiéndase por administración de archivos, a manipular los mismos, o sea crear nuevos archivos,
guardarlos, recuperar archivos, entre otras muchas funciones que veremos en el desarrollo de esta
sesión.
Crear un nuevo libro en blanco:
Existen muchas formas de crear un nuevo documento, después de haber iniciado Excel:
 La primera es mediante La opción Nuevo de la ficha ARCHIVO.
 Otra forma es utilizando el teclado presionando simultáneamente CTRL + U.
Almacenamiento de Archivos:
Luego de haber creado un nuevo libro, con toda la información
que usted desea, lo más lógico sería que quiera guardar esta
información:
Guardar y Guardar como: Si un archivo va a ser guardado por
primera vez, no importa que comando usemos, ambas llamarán
al cuadro de diálogo Guardar como. El procedimiento para
guardar un archivo nuevo es el siguiente:
 De la barra de acceso rápido, clic en el botón guardar o
también presione las teclas CTR + G, o también de clic
Archivo/ Guardar como.
En cuadro de diálogo que se muestra se le puede asignar un
nombre de archivo y finalmente pulsamos el botón Guardar. Los
archivo en Excel por defecto se guardan con la extensión XLSX,
si intenta cerrar un archivo antes de grabarlo, por defecto se
nos mostrará un aviso en el cual nos pedirá que guardemos los cambios realizados en el libro actual.

Protección de Archivos: Excel nos brinda una opción de seguridad para nuestro
trabajo, esto es a través de contraseñas o password. Para tal caso existen dos
tipos de protección del documento de Excel, uno de ellos es la protección de
la hoja de trabajo y la otra es protección del libro entero. Para ello haga lo
siguiente:
 Active la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo celdas de clic
en el botón formato. Seleccione la opción Proteger Hoja, con lo cual
se nos mostrará el cuadro de diálogo Proteger Hoja; en este cuadro de
diálogo ingrese la contraseña para desproteger la hoja, además puede
seleccionar algunas acciones que puede permitir que los usuarios
realicen.
 Otra forma de acceder al cuadro ei diálogo Proteger Hoja , es mediante la ficha
revisar y pulsando el botón proteger Hoja.
Para proteger un Libro realice lo siguiente:
 En la ficha Revisar de la cinta de opciones da clic sobre Proteger libro; del listado
seleccione la opción Proteger estructura y ventanas:
 En este cuadro de diálogo active la casilla Estructura, para proteger la estructura
de un libro, y para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y
posición cada vez que se abra el libro. Luego proceda a ingresar su contraseña y su confirmación.

Apertura de Archivo: El Abrir un archivo es una tarea bastante sencilla, se puede decir que tenemos tres
caminos que son: Haciendo clic en la ficha de color verde ARCHIVO/ Abrir./Equipo/Examinar.
 Mediante la combinación de teclas CTRL + A; cualquiera de estas tres ordenes nos llevará al
cuadro de diálogo Abrir, el cual se muestra a continuación:
En el cuadro de diálogo Abrir debemos ubicar nuestro archivo en la ruta donde lo guardamos, una vez
hecho esto solo lo seleccionamos y pulsamos en el botón Abrir y listo; o en su defecto también podemos
darle doble clic al nombre del archivo y este se abrirá.
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FORMATO DE CELDAS EN EXCEL

Formato de Celdas: Excel nos brinda la posibilidad de controlar la
visualización de los valores numéricos y presentación de los textos. Para
aplicar formatos realice lo siguiente:
 Presionando las teclas CTRL + 1. Nos muestra el cuadro de
diálogo Formato de Celdas:
a. Ficha Número:
Veamos a continuación una descripción de las categorías que poseemos
dentro de la opción de formatos, tanto para números como para texto.
Formato general, Formato número, Formato Moneda, Formato
contabilidad
Formato fecha, Formato hora
Formato porcentaje, Formato fracción
Formato científica, Formato de texto, especial
Para personalizar un numero elegir: Personalizada/en TIPO/ asignar la cantidad de ceros que
representaran cada dígito.
Formatos en la cinta de opciones:
Excel nos permite aplicar los
formatos de texto y número de una
manera mucho más rápida y sin
necesidad du utilizar el cuadro de
diálogo, esto es posible mediante el
grupo NÚMERO de la ficha INICIO
de la cinta de opciones. En este
grupo podemos aplicar casi todos
los formatos que se encuentran en
el cuadro de diálogo Formato de
celdas.
b. Ficha alineación: En esta ficha, podemos ver las múltiples opciones de alineación, ya sea en horizontal
o vertical, así como opciones de ajuste de textos. Por otro lado Excel ofrece desde la cinta de
opciones en el grupo alineación, sin la necesidad detener que acceder al cuadro de diálogo Formato
de Celdas.
c. Ficha Fuente: La pestaña fuente nos permite dar los formatos de
textos más usuales, como el tipo de fuente, el estilo el tamaño dela
fuente entre otros. De igual modo también se pueden aplicar desde la
Cinta de opciones, todas ellas dentro del grupo fuente. Esto nos facilita
el trabajo con el formato de texto, color de celdas, tipos y color de
bordes, entre otras opciones.

d. Ficha Bordes: Se usa cuando deseamos hacer un cuadro en Excel, como

por ejemplo un cuadro estadístico, mediante esta pestaña podemos
darle a las líneas del cuadro las características personalizadas que
deseemos, ya que podemos elegir el olor delas líneas así como el grosor
que éstas poseerán y el estilo de las líneas. Los bordes en la Cinta de
opciones, ya se encuentra dentro del grupo de fuentes.
e. Relleno: Entiéndase por relleno a los colores de las celdas, es decir el
sombreado de las celdas, por defecto las celdas de Excel se
encuentran son color, pero podemos seleccionar un color determinado. Se puede aplicar desde la
cinta de opciones, pero desde el grupo fuentes.
f. Proteger: En esta pestaña podemos bloquear u ocultar celdas para impedir su edición. No se podrá
bloquear u ocultar celdas a menos que la hoja de cálculo este protegida.
Combinar y centrar: Combina las celdas seleccionadas (rango) quitando las líneas de división y
convirtiéndola en una sola celda; al mismo tiempo centra el cursor en medio de la celda combinada.
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EJERCICIO
Ingresa los siguientes datos en la hoja de cálculo y aplica los formatos (bordes, sombreados, alineaciones,
formato de número personalizado, fecha, moneda, entre otros) tal y como se muestra en la imagen,
finalmente guarda el archivo en tu carpeta con el nombre Ejercicio 03.
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Ejercicio 04
FORMULAS EN EXCEL

Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las fórmulas
pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso
Para trabajar con fórmulas tenga en cuenta:
 Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado
de la fórmula aplicada. X|x
 Cada fórmula utiliza uno o más operadores aritméticos.
 Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos. Cuando
utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además de otros
 Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por
ejemplo, la fórmula =15+4*3 expresa que se multiplique 4 por 3 y, a continuación, se le
sume 15 al anterior resultado para producir 27 como resultado final.

Componentes de una fórmula: Una fórmula en Excel puede contener cualquiera de los siguientes
elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.
Operadores: Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con
los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos,
de comparación, texto y de referencia.
Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta
o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar
los siguientes operadores aritméticos.

Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como
operadores de comparación tenemos los siguientes:
(Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor
lógico: VERDADERO o FALSO).

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3+3

- (signo menos) Resta B3-B1

Cambio de signo -A1
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* (asterisco) Multiplicación B3*C3

/ (barra diagonal o slash) División D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2

Operador de comparación Significado Ejemplo

= ( igual ) Igual a A1=B1

> ( mayor ) Mayor que A1>B1

< ( menor ) Menor que A1<B1

>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1

<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1

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FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL

El formato condicional permite aplicar formato a celdas
individuales, que permanecen inactivos, hasta que los valores de
dicha celdas almacenen el estado predeterminado.

Para aplicar formato condicional lo único que hay que hacer es

seleccionar el rango de celdas a quienes se desea aplicar formato
condicional, posteriormente elegir el formato deseado; entre los
formatos tenemos:
a. Resaltar reglas de celdas:
Dentro de este comando encontramos opciones como:
 Es mayor que: Aplica el formato a las celdas que son
mayores que; en el cual aparecerá un cuadro de
diálogo donde indicaremos el valor o la referencia de
celda a la que se evaluará. Si utiliza
referencia de celdas siempre tiene que ir
antepuesto el símbolo $ antes de la columna
así como de la fila, Ejem: $A$4; después de
indique o personalice el formato (color
fuente, relleno, etc) que desea aplicar.
 Es menor que: Aplica formato a las celdas
que son menores que el valor especificado
para todo el rango seleccionado. Siga el
mismo procedimiento detallado
anteriormente.
 Entre: Da formato a las celdas
comprendidas entre los valores
especificados.
 Es igual a: Aplica formato a las celdas que
son iguales que el valor indicado en el cuadro de
diálogo.
 Texto que contiene: Aplica formato a las celdas que
contengan solo texto. Para ello en el cuadro de diálogo
mostrado ingrese el texto a evaluar.
 Una Fecha: Aplica formato a las celdas que contengan
una fecha.
 Duplicar valores: Aplica formato a las celdas que
contengan el mismo valor aplicándose para ello el mismo
formato.
 Más Reglas: Muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Donde usted mismo personalizará su propia regla y el
formato que desee.
b. Reglas superiores e Inferiores
 10 Mejores: Aplica formato al rango seleccionado cuyos valores sean las 10 celdas que
contengan los valores superiores, usted puede indicar que sea menor o mayor a 10 valores.
 10% mejores: Aplica formato a las celdas cuyo valor sea superior.
 10 Inferiores: Aplica formato a las celdas cuyo rango esté en la parte inferior al los 10 valores
inferiores del rango seleccionado.
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 10% peores: Aplica formato a las celdas cuyo rango esté en la parte inferior.
 Por encima del promedio: Aplica formato a las celdas que están por encima del promedio.
(Media aritmética)
 Por debajo del promedio: Aplica formato a las celdas que están por debajo del promedio.
c. Barra de datos:
Muestra una barra coloreada e la celda. La longitud de la barra representa el valor en la celda, una
barra más larga representa un valor mayor. Para aplicarlo solo seleccione el rango y elija esta
opción.
d. Escala de color:
Muestra un degradado de dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color, representa
el valor de la celda.
e. Conjunto de iconos:
Muestra un ícono del conjunto de iconos anteriores en cada celda. Cada icono representa un valor
en la celda.
f. Nueva regla: Activara el cuadro de diálogo Nueva Regla de Formato, donde usted elegirá el
tipo de regla y editar el formato que se aplicará.
g. Borrar regla: Permite Borrar las reglas
de las celdas seleccionadas y también
borrar las reglas de toda la hoja.
h. Administrar reglas:
Puede haber mas de un formato
condicional para una celda o un grupo
de celdas, para ver la regla o de reglas
que contiene una celda de clic en el
botón formato condicional de la cinta
de opciones y de la lista desplegable de
clic en la opción Administrar reglas.

EJERCICIO:
 Ingresa a Excel, ingresa los siguientes datos, aplica los diferentes formatos de celdas, como
bordes sombreados, fuentes, alineación, entre otros.
 Aplica formato condicional como se te detalla a continuación:
- Al rango (A4:A19) aplica formato condicional de Barra de datos Azul degradado (empezar en 0001).
- Al rango (C4:C19) si el sexo es Femenino el formato debe ser Relleno rojo claro con texto
rojo oscuro; si es Masculino el relleno debe ser verde con texto verde oscuro.
 El Rango (D4:D19) aplicar formato condicional de tal manera que si las notas son >=10.5 deben
ser azules, si son <=10.4 deben ser de color rojo, y si están entre 12 y 15 deben ser de color verde.
 Para el rango (F4:I19) aplicar formato condicional de tal manera que para las notas aprobatorias
deben ser de color azul y las notas desaprobadas de color rojo; al mismo tiempo aplicar formato
condicional al rango de edades formato de 3 signos, y al rango de los PROMEDIOS, formato
3simbolos en circular.
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FUNCIONES
Funciones: Son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados
Argumentos, en un orden determinado o estructura.
Argumentos: Los argumentos pueden ser números, textos, valores lógicos como Verdadero o Falso. El argumento
que se designe deberá generar un valor válido para el mismo.
Estructura: La estructura de una función empieza por el signo Igual, seguido del nombre de la función; seguido de
los paréntesis de apertura; los Argumentos de la función separados por comas y un
paréntesis de cierre.
Antes de empezar a utilizar las funciones aritméticas recordaremos
el uso adecuado de los rangos.
Rangos: Un rango está conformado por dos o más celdas seleccionadas en una hoja de
cálculo; los cuales pueden ser adyacentes o no adyacentes. Ejemplo: A3:F15
Estructura de una función.
1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el
nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados
por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.
2. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una
celda y presione MAYÚS+F3.
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices
(matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz

Función SUMA
* Devuelve la suma aritmética de un conjunto de valores
* Sintaxis: =SUMA(Rango_de_valores)
Función PROMEDIO
* Devuelve el promedio aritmético de un conjunto de valores
* Sintaxis:
=PROMEDIO(Rango_de_valores)
Función MAX
* Devuelve el valor MÁXIMO contenido en un conjunto de valores
* Sintaxis: =MAX(Rango_de_valores)
Función MIN
* Devuelve el valor MÍNIMO contenido en un conjunto de valores
* Sintaxis: =MIN(Rango_de_valores)
Función CONTAR.SI
* Devuelve la cantidad de celdas en un rango que cumple con una condición.
* Sintaxis: =CONTAR.SI(Rango , criterio)
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