Tema 1 - La función de la Contabilidad en

una empresa
Introducción al tema
Las empresas para alcanzar sus objetivos y metas desarrollan diversas
actividades u operaciones que generan costos de distinta naturaleza,
de acuerdo a la actividad económica que realizan: comerciales,
industriales y de servicios, por lo tanto es necesario contar con un
sistema de costeo que permita medirlos adecuadamente para múltiples
propósitos: planificación de las operaciones, control y evaluación del
desempeño y toma de decisiones a corto y largo plazo. El estudio de
los costos empresariales es de vital importancia en la formación
profesional de futuro licenciado en administración, el aporte de un
sistema contable adecuado a las necesidades de información de una
empresa para que la gerencia pueda planificar, medir el desempeño y
tomar decisiones con eficiencia y eficacia.

En este marco, este primer tema tiene por finalidad analizar cuáles son
las funciones principales que desarrolla el área contable en una
empresa, el papel que desempeña la contabilidad de costos y su
diferencia con la contabilidad tradicional o contabilidad financiera. En
este sentido, partiremos por definir qué es la contabilidad de costos y
cuáles son las principales actividades de los contadores de costos y su
relación con otras áreas de la empresa, así como identificar los factores
que han afectado el desarrollo de la contabilidad de costos y su impacto
en los sistemas de información para el proceso de toma de decisiones
gerenciales.

Contenidos de Aprendizaje

Aprendizajes esperados

Conozcamos ahora las capacidades y actitudes a desarrollar en este primer tema:

Capacidad

 Analiza críticamente las funciones de la contabilidad dentro de una empresa y el papel

de la contabilidad de costos y su relación con otras áreas de la empresa, así como de
los factores que han contribuido a su desarrollo.

Actitudes

 Aprecia y volara la importancia que tiene la contabilidad dentro de una empresa como
parte del sistema de información para toma de decisiones empresariales.

Contenidos de Aprendizaje
Mapa conceptual
Observa detenidamente el siguiente esquema, en el encontrarás de
un “vistazo” de manera sintetizada los principales concepto de la
temática que abordaremos. ¿Qué conceptos o categorías te llaman la
atención?

1.1. Función de la contabilidad en la empresa

1.1. Función de la contabilidad en la empresa

A lo largo de los últimos 25 años, los cambios en el entorno de los negocios han afectado de manera
profunda la contabilidad y la administración de los costos. Algunos ejemplos de ello son el énfasis creciente
en la entrega de valor a los clientes, la administración de la calidad total, el tiempo como elemento
competitivo, los avances de la información y la tecnología de manufactura, la globalización de los mercados,
el crecimiento del sector servicios y la responsabilidad social y ambiental. Estos cambios han sido
impulsados por la necesidad de crear y sostener una ventaja competitiva. En el caso de muchas empresas,
la información que se requiere para obtener una ventaja competitiva ya no puede derivarse de un sistema
de información de administración de costos tradicional. El sistema tradicional se basa en un costeo basado
en funciones y en el control, hoy en día las empresas modernas requieren un sistema de administración de
costos basada en actividades y en estrategias que le proporcione información detallada, exacta y oportuna
para tomar mejores decisiones.

Las empresas se organizan de acuerdo a la actividad económica a la que se dedican. Algunas se

dedican a la actividad comercial, otras a la actividad industrial y otras a los servicios. Según Henry
Fayol, un estudioso clásico de la administración, sostiene que las actividades o funciones típicas de una
empresa son las siguientes: Producción, marketing, finanzas, recursos humanos, sistemas, logística y
contabilidad. De todas las mencionadas, nos ocuparemos en especial de la función que desarrolla el área
de Contabilidad dentro de una empresa.

¿ Te preguntarás, cuáles son las funciones básicas que realiza el área de contabilidad dentro de una
empresa ? . Las funciones son las siguientes:

a.- Se encarga de registrar, clasificar y de resumir todas las transacciones u operaciones que realiza una
empresa durante un determinado periodo o ejercicio contable, expresados en valores monetarios y de
acuerdo a las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados ( PCGA ).

Para cumplir este propósito, la contabilidad utiliza un conjunto de libros o registros principales y
auxiliares, el Plan Contable General revisado, las normas que emite la Comisión Nacional supervisora de
empresas y valores ( CONASEV), Las Normas internacionales de Información Financiera ( NIIF) y los
principios y convenciones contables, así como el código de ética del contador.

b.- Se encarga de la preparación y presentación de los estados financieros de la empresa. Los estados
financieros son un conjunto de reportes que muestran en forma resumida la situación económica y
financiera de una empresa o negocio a una fecha determinada, para su elaboración se debe tener en
cuenta la resolución Nº 103-99 y el Manual para la preparación financiera de la Conasev, según esta
norma los principales estados financieros son los siguientes:

b.1 BALANCE GENERAL

Estado financiero que presenta a una fecha determinada, las fuentes de las cuales se ha obtenido los
fondos que se usan en las operaciones de una empresa (Pasivo y Patrimonio Neto), así como los bienes
y derechos en que están invertidos dichos fondos (Activo).

Documento que presenta la posición financiera de una empresa a una fecha determinada.

Muestra los activos, obligaciones y patrimonio de los accionistas (riqueza neta) de la empresa en una
fecha particular.

Un resumen de la posición financiera de una empresa de una fecha dada que muestra que Activos
Totales = pasivos totales + capital en acciones comunes de los dueños. El Balance General representa
una fotografía de la posición financiera de la empresa en un momento en el tiempo.

A continuación te presento un modelo de la presentación del Balance General de la empresa Distribuidora

El Imperio al 31 de Diciembre del año 2011:
b.2 ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Es un reporte que resume los ingresos y los gastos de una empresa a lo largo de un periodo contable,
generalmente un trimestre o un año. Revela la ejecución de la compañía durante un período particular de
tiempo. Muestra los ingresos por ventas y varios costos, incluyendo gastos de intereses, impuestos, en
los cuales ha incurrido la compañía durante el periodo. Un resumen de los ingresos y gastos de una
empresa durante un período especifico, que termina con una utilidad o pérdida para el periodo después
de impuestos. Presenta un resumen de su rentabilidad a través del tiempo.

A continuación te presento un modelo de la presentación del Estado de Ganancias y pérdidas de la

empresa Distribuidora El Imperio al 31 de Diciembre del año 2011:

b.3 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

Estado financiero que muestra las variaciones ocurridas en las distintas partidas patrimoniales, durante un
período determinado. Presenta los principales cambios en las partidas de capital, capital adicional,
acciones de inversión, excedente de revaluación, reservas y resultados acumulados, que se han
producido de un periodo a otro por capitalización de utilidades, nuevos aportes o emisión de nuevas
acciones, primas o descuentos en la venta de acciones, aumento de las reservas, aumento de las
utilidades y pérdidas del ejercicio y otras que tengan repercusión en las partidas patrimoniales de la
empresa.

b.4 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas, de inversión y de
financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivos a lo largo de un periodo contable.

Un resumen de los ingresos y pagos de efectivo de una empresa durante un ejercicio económico.

A continuación te presento un modelo de la presentación del Estado de Flujos de efectivo de la empresa

Distribuidora El Imperio al 31 de Diciembre del año 2011:
 c.- El área contable, se encarga también del análisis y de la interpretación de la información que
contienen los estados financieros, mediante la aplicación de métodos y técnicas de análisis financiero,
para realizar un diagnóstico sobre los siguientes aspectos:

- Liquidez: es decir determinar la capacidad de pago de la empresa en el corto plazo, haciendo uso de
sus activos disponibles o de rápida conversión a efectivo.

- Endeudamiento y solvencia: Medir el nivel de apalancamiento a corto y largo plazo, la estructura

financiera y la cobertura del patrimonio.

- Rotación: Medir la eficiencia en el uso de los recursos por parte de la Gerencia en la administración de
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, uso de activos en la generación de ingresos y otros
recursos.

- Rentabilidad: Para medir el retorno o rendimiento sobre las ventas, el activo total y el capital de los
propietarios de la empresa.
d.- Se encarga también de la preparación de información financiera para que sirva de soporte en el
proceso de toma de decisiones por parte de la administración de la empresa. La contabilidad debe
elaborar informes o reportes internos para uso exclusivo de la Gerencia sobre los siguientes aspectos:

- Reportes de costos de los productos.

- Análisis y control de costos por áreas de responsabilidad

- Proyecciones de costos y su identificación como costos fijos y variables.

- Aplicación del modelo de costo volumen utilidad en la empresa.

- Proporciona información para desarrollar estrategias y políticas de precios.

- Preparación de presupuestos operativos.

- Elaboración de planes financieros a largo plazo o estratégicos.

- Reportes para medir el desempeño y la eficiencia.

Hoy en día, los administradores utilizan la información contable para identificar los problemas, resolverlos
y evaluar el desempeño. En esencia la información contable ayuda a los administradores a llevar a cabo
sus funciones de planeación, control y toma de decisiones. La planeación es la formulación detallada de
acciones para lograr un fin en particular. El control es la supervisión de la implementación de un plan. La
toma de decisiones consiste en elegir entre diversas alternativas.

1.2. Contabilidad Financiera y Contabilidad de costos

El sistema de información contable de una organización tiene dos
grandes subsistemas: un sistema de contabilidad financiera y un
sistema de contabilidad de costos o gerencial.

La contabilidad financiera se caracteriza porque es de uso obligatorio por parte de las empresas de acuerdo
a las normas vigentes, su finalidad es proporcionar preferentemente información a los usuarios externos
como los inversionistas, bancos, proveedores y entidades reguladoras como la Sunat y la Conasev. Estos
usuarios externos se apoyan en la información financiera, para tomar decisiones de compra o venta de
acciones, compra de bonos u obligaciones, otorgar préstamos y emitir leyes regulatorias y para tomar otras
decisiones financieras. Toda vez que las necesidades de información de este grupo de usuarios externos
son tan diversas y que la información debe ser confiable, el sistema de contabilidad financiera se diseña
según reglas contables y formatos bien definidos, es decir, los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

La Contabilidad de costos o gerencial produce información para los usuarios internos. En específico,
identifica, recopila, mide, clasifica y reporta información útil para los administradores al determinar el costo
de los productos, clientes y proveedores así como de otros objetos relevantes y para la planeación, el
control, la realización de la mejora continua y la toma de decisiones.

La contabilidad gerencial, tiene un enfoque mucho más amplio que la contabilidad de costos. No solo
se ocupa de cuánto cuesta algo, sino también de los factores que generan costos, como el tiempo del
ciclo, la calidad y la productividad de los procesos.

De este modo, la Contabilidad Gerencial exige una profunda comprensión de la estructura de costos de una
empresa. Los administradores deben ser capaces de determinar los costos a corto y largo plazo de las
actividades y de los procesos, así como de los costos de los productos, los servicios, los clientes, los
proveedores y otros objetos de interés. Los costos de las actividades y de los procesos no se reportan en
los estados financieros.
Sin embargo, el conocerlos junto con sus causas fundamentales, reviste importancia crítica para las
empresas que se dedican a tareas como la mejora continua, la administración de la calidad total, la
administración de los costos ambientales, el mejoramiento de la productividad y la administración
estratégica de costos.

Un sistema de información contable de una empresa tiene dos grandes subsistemas: Un sistema de
contabilidad Financiera y un sistema de contabilidad gerencial. Una de las principales diferencias entre
ambos sistemas es el usuario al que va dirigido. La principal finalidad de la contabilidad financiera es
proporcionar información a los usuarios externos, entre los que se encuentran los inversionistas, los
acreedores y los proveedores, las instituciones reguladoras como la Conasev y la Sunat. Estos usuarios
externos se apoyan en la información financiera para tomar decisiones de compra o venta de acciones,
compra de bonos, otorgar préstamos y emitir leyes regulatorias y para tomar otras decisiones financieras.
Como las necesidades de información de este grupo de usuarios externos son tan diversas y que la
información debe ser altamente confiable, el sistema de contabilidad financiera se diseña según reglas
contables y formatos bien definidos, como los PCGA, normas internacionales de información financiera, el
plan contable empresarial y las normas de la Conasev. En cambio la Contabilidad Gerencial produce
información para los usuarios internos, como los gerentes de producción, marketing o finanzas, los
directores de hospitales, los decanos de universidades, el ministro de una cartera, el superintendente u otro
funcionario que requiere de información para tomar decisiones al interno de la empresa, para evaluar los
costos de un segmento de negocio, medir la rentabilidad o el desempeño de un gerente, de un producto,
de una división, de una sucursal o una corporación. La Contabilidad de costos trata de satisfacer los
objetivos del costeo para la contabilidad financiera y para la contabilidad administrativa.

A continuación te presento un cuadro resumen de las principales diferencias entre la contabilidad

financiera y la contabilidad Gerencial o Administrativa:

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1.3. ¿ Qué es la Contabilidad de Costos ?

La contabilidad de costos identifica, define, mide, reporta y analiza los diversos elementos de
los costos directos e indirectos asociados con la producción y la comercialización de bienes y
servicios. La contabilidad de costos también mide el desempeño, la calidad de los productos
y la productividad. La contabilidad de costos es una materia muy amplia y va más allá del
cálculo de los costos de los productos para la valuación de los inventarios, lo cual exigen de
manera predominante los requerimientos de información externa. De hecho, el foco de
atención de la contabilidad de costos está abandonando la antigua valuación de inventarios
para propósitos de información financiera para centrarse ahora en el costeo para la toma de
decisiones.

El principal objetivo de la contabilidad de costos es comunicar información financiera y no

financiera a la administración a efectos de que esta pueda ejercer la planeación, el control y
la evaluación de recursos. La contabilidad de costos proporciona información que capacita a la
administración para que tome decisiones más informadas. De tal modo, la Contabilidad de
costos moderna recibe frecuentemente el nombre de Contabilidad Administrativa puesto
que los administradores de costos usan datos contables para guiar y sustentar sus decisiones.

Ventajas de la Contabilidad de Costos:-

Se presenta algunas de las ventajas que tiene la contabilidad de costos y son las siguientes:

1. Suministra información requerida para las operaciones de planeación, evaluación y control

y salvaguarda de los activos de la empresa, asimismo se comunica con diferentes tipos de
usuarios de la información contable, tanto a nivel interno como externo.

2. Participa en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, a fin de ayudar a

coordinar los efectos directos en todos los niveles de la organización.
1.4 Actividades de los Contadores de costos
Los contadores de costos trabajan estrechamente con muchas
personas que pertenecen a diferentes departamentos o secciones.
Para satisfacer las necesidades de información de otros
departamentos, los contadores de costos reúnen, reportan y analizan
los datos de costos. También determinan todos los costos derivados
de la fabricación de bienes o del suministro de servicios. Utilizan
dichos datos para la medición del ingreso y para la valuación de los
inventarios. Estos datos también ayudan a la administración a
planear y a tomar decisiones operativas. Como parte de su trabajo,
los contadores de costos interpretan los resultados, los reportan a la
administración y proporcionan análisis que ayudan a la toma de
decisiones en los siguientes departamentos:

1.- Marketing: Este departamento desarrolla pronósticos de ventas para hacer posible la
preparación del programa de Producción de los bienes. Las estimaciones de costos, la
competencia, la oferta, la demanda, las influencias ambientales y el uso de la tecnología
determinan el precio de venta.

2.- Ingeniería: Los contadores de costos y los ingenieros convierten las especificaciones de
los nuevos productos en costos estimados. Los contadores trabajan de una manera muy
estrecha con las áreas de marketing y de ingeniería en el proceso del costeo como meta, el
cual implica decidir que se venderá, determinar el precio más competitivo y posteriormente
administrar los costos de manera que se logre el margen de utilidad deseado. Si las
estimaciones de costos no se ajustan al costo meta, los ingenieros hacen los cambios de
diseño respectivos.

3.- Producción: Los contadores de costos trabajan muy de cerca con el personal del área de
fabricación para medir y reportar los costos de manufactura. Al evaluar la eficiencia de los
departamentos de producción en cuanto a la programación y la trasformación de los
materiales en productos terminados, pueden mejorar los métodos usados.

4.- Diseño de sistemas: Los contadores de costos están participando cada vez más en el
diseño de sistemas de manufactura integrado por computadora CIM y de bases de datos
acordes con las necesidades de la contabilidad de costos. Lo ideal es que los contadores de
costos, los ingenieros y los diseñadores de sistemas desarrollen un proceso de producción
flexible que responda a las cambiantes necesidades del mercado.

5.- Tesorería: El área de tesorería utiliza los presupuestos y los reportes de contabilidad
correlativos que desarrollan los contadores de costos para pronosticar los requerimientos de
efectivo y de capital de trabajo. Los reportes de efectivo muy detallados indican el momento
en que habrá excesos de fondos que puedan ser invertidos.

6.- Contabilidad Financiera: Los contadores de costos trabajan de manera muy estrecha
con los contadores financieros que usan la información de costos para valuar el inventario
con propósitos de información externa y determinar el ingreso neto. En muchas empresas,
los contadores de costos también pueden desempeñar actividades de contabilidad financiera.

7.- Recursos humanos: El área de recursos humanos administra los tabuladores de sueldos
y los métodos de pago que se utilizan para calcular la remuneración de cada trabajador. Este
departamento mantiene registros adecuados de mano de obra para propósitos legales y de
análisis de costos.

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1.5 Factores que afectan a la administración de costos

A lo largo de los últimos 25 años, las presiones competitivas mundiales, la desregulación, el crecimiento
del sector servicios y los avances en la tecnología de la información y de la manufactura han
transformado la naturaleza de la economía y han ocasionado que muchas empresas de manufactura y de
servicios cambien en forma trascendental la manera en la cual operan. Estos cambios, a la vez, han
urgido al desarrollo de prácticas de administración de costos innovadoras y relevantes. Por ejemplo se
han desarrollado e implementado sistemas de costeo a base de actividades en muchas organizaciones
industriales. A su vez se ha ampliado el enfoque de los sistemas de contabilidad de administración de
costos, a fin de capacitar a los administradores para que atiendan las necesidades de los clientes y
administren los procesos de negocio de la empresa que se utilizan para crear valor. Una empresa puede
establecer una ventaja competitiva al proporcionarle más valor al cliente por un menor costo que sus
competidores, Para asegurar y mantener una ventaja competitiva, los administradores tratan de mejorar el
desempeño basado en el tiempo, la calidad y la eficiencia. Dentro de estos factores que han afectado a la
administración de costos podemos mencionar los siguientes:

Competencia Global.- Las grandes mejoras en los sistemas de transporte y de comunicación han
conducido a muchas empresas de manufactura y de servicios a un mercado global. Hace varias décadas
las empresas no sabían ni se preocupaban de lo que producían empresas similares en Japón, Francia,
China y Taiwán. Estas empresas extranjeras no eran competidoras, pues sus mercados estaban
separados por grandes distancias geográficas. En la actualidad, tanto las empresas pequeñas como las
grandes se ven afectadas por las oportunidades que ofrece la competencia global. Las mejoras en los
sistemas de transporte y de comunicación aunadas a productos de alta calidad y precios más bajos han
aumentado el nivel de riesgo de todas las empresas. Este nuevo ambiente competitivo ha incrementado la
demanda de información de costos que sea oportuna, exacta y confiable, que permita un mejor control,
una mayor productividad y evaluar la rentabilidad de los segmentos de negocios.

Crecimiento del sector servicios.- A medida que las industrias tradicionales han visto reducida su
importancia, el sector servicios de la economía ha aumentado su participación. Este sector comprende
ahora alrededor de las tres cuartas partes de la economía y del empleo en países como estados Unidos,
Japón y Gran Bretaña. Muchos servicios se exportan, como los servicios de transporte, comunicaciones,
consultoría, servicios financieros, publicidad, turismo, etc. La información de costos no solo es necesaria
en las empresas industriales o manufactureras, sino también en las empresas de servicios, donde
también se ha intensificado la competencia global.

Avances en la tecnología de información.- las empresas utilizan aplicaciones integradas por

computadoras para sus diferentes áreas operativas, así por ejemplo en la empresa moderna, las
computadoras se utilizan para vigilar y controlar las operaciones y los procesos de manufactura, el control
de inventarios, las planillas de remuneraciones, la facturación a los clientes, el control de los fondos y la
contabilización de las operaciones.

Asimismo, el uso cada vez más extensivo de las computadoras personales y portátiles conectadas a una
red interna y externa, hace posible el acceso a la información en forma rápida y en tiempo real desde
cualquier parte del mundo.

El surgimiento del comercio electrónico ( e-commerce) es cualquier forma de negocio que sea ejecutada
mediante el uso de tecnologías de información y comunicación. El comercio por internet, el intercambio
electrónico de datos y los códigos de barras han revolucionado las prácticas tradicionales de hacer
negocios.

Avances en el ambiente de manufactura.- Han aparecido nuevos enfoques en la administración de

operaciones de manufactura como la teoría de restricciones y el sistema de producción justo a
tiempo, que han permitido a las empresas incrementar la calidad, reducir los inventarios, eliminar los
desperdicios y reducir los costos. Los procesos de manufactura automatizados han obtenido resultados
similares. El impacto en el mejoramiento en la tecnología y en las prácticas de manufactura en la
administración de costos es significativo. Los sistemas de costeo de productos, los sistemas de control,
las asignaciones de costos indirectos, la administración del inventario, la estructura de costos, los
presupuestos de capital, el costeo variable y muchas otras prácticas de contabilidad se están viendo
afectadas.

Orientación al cliente.- Las empresas se están concentrando en entregar valor a los clientes con el
objetivo de establecer una ventaja competitiva. Los administradores y contadores se refieren a la cadena
de valor de una empresa como el conjunto de actividades que se requieren para diseñar, desarrollar,
producir, comercializar y entregar productos y servicios a los clientes. El sistema de administración de
costos debe hacer un seguimiento a la información relacionada con una amplia variedad de actividades
importantes para los clientes como la calidad del producto, impacto ambiental, desarrollo de nuevos
productos, los tiempos de entrega, servicios post venta, reclamaciones, promociones y otros.

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